如何成為主管得力助手

如何成為主管得力助手專業(yè)秘書訓(xùn)練第一頁(yè)，共八十頁(yè)。1專業(yè)秘書的定義一位秘書可以說是一位主管的助理，他（她）們：具備熟練的辦公技能無(wú)需旁人指揮而能負(fù)責(zé)完成任務(wù)表現(xiàn)積極主動(dòng)，運(yùn)用判斷力行事在他（她）的許可權(quán)內(nèi)做決策他（她）們同時(shí)也是溝通，協(xié)調(diào)及合作的中樞，使大家能合力為達(dá)成公司目標(biāo)努力第二頁(yè)，共八十頁(yè)。2專業(yè)秘書的工作職能協(xié)助主管達(dá)成工作目標(biāo)加強(qiáng)、擴(kuò)大主管的社會(huì)關(guān)系輔助主管的例行業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)聯(lián)系中心部門窗口促進(jìn)部門工作推展參與工作小組推動(dòng)專案工作辦公室管理/資訊管理客戶服務(wù)/公共關(guān)系第三頁(yè)，共八十頁(yè)。3秘書工作特性服務(wù)性復(fù)雜性事務(wù)性時(shí)效性主動(dòng)性創(chuàng)造性

第四頁(yè)，共八十頁(yè)。4秘書應(yīng)具備的工作技能電腦語(yǔ)言人際關(guān)系/溝通技巧-口頭，文字資訊搜尋整理組織計(jì)劃能力專案管理其他基本秘書工作技能第五頁(yè)，共八十頁(yè)。5秘書應(yīng)具備的工作知識(shí)公司組織、人事、產(chǎn)品、產(chǎn)業(yè)公司、部門、主管及個(gè)人之工作目標(biāo)公司制度、慣例、規(guī)定及作業(yè)程序基本管理知識(shí)電腦及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)知識(shí)第六頁(yè)，共八十頁(yè)。6我們的優(yōu)勢(shì)常能取得第一手信息掌握先機(jī)擁有寬廣的個(gè)人發(fā)揮空間良好的人脈關(guān)系基礎(chǔ)較多機(jī)會(huì)應(yīng)用觀察敏銳度了解主管的工作模式及想法第七頁(yè)，共八十頁(yè)。7新世紀(jì)秘書的挑戰(zhàn)關(guān)鍵才能客戶導(dǎo)向人際建立分析思考說服影響積極主動(dòng)發(fā)揮關(guān)鍵才能的原則了解需求快速回應(yīng)顧客滿意度第八頁(yè)，共八十頁(yè)。8數(shù)位秘書工作八大法則嚴(yán)守機(jī)密，取得信任公私分明，一視同仁工作準(zhǔn)確迅速隨時(shí)讓人感覺到我的存在積極搜集資訊，傳遞資訊隨時(shí)隨地做好聯(lián)絡(luò)工作先一步做好所有準(zhǔn)備工作誠(chéng)懇有禮，時(shí)常微笑第九頁(yè)，共八十頁(yè)。9成功秘書的特質(zhì)大將之風(fēng)解決問題的企圖心與技巧從公司的眼光看事情完善的基本技能積極正面思考廣大人際關(guān)系承擔(dān)責(zé)任即時(shí)回饋敏銳的觀察力及反應(yīng)力自我提升的期許第十頁(yè)，共八十頁(yè)。10ASecretaryIsExpectedtoLooklikeaGirlActionlikeaLadyThinklikeaManWorklikeaHorse

第十一頁(yè)，共八十頁(yè)。11搞定主管有一套HowtoManageYourBoss第十二頁(yè)，共八十頁(yè)。12與主管共事需知1了解他的工作重心及緊急度了解他的人際風(fēng)格類型了解他的人際網(wǎng)絡(luò)了解他的情緒和壓力正確接受及傳達(dá)指令保持良好的溝通對(duì)主管的地位及能力表示敬意第十三頁(yè)，共八十頁(yè)。13了解他！細(xì)心的上司-你工作更要謹(jǐn)慎性急的上司-你要維持高效率愛交際的上司-你要具備公關(guān)知識(shí)，禮貌的對(duì)待他的朋友脾氣壞的上司-你要有絕大的耐心及包容心沒有時(shí)間觀念、松散的上司-你要有組織力、協(xié)助他爭(zhēng)取時(shí)間疑心病的上司

-你要更坦然、更盡忠職守取得信賴第十四頁(yè)，共八十頁(yè)。14與主管共事需知我接受命令時(shí)是否留意到：主管呼叫時(shí)，是立刻有精神得回應(yīng)？是否用5W1H的方法記下命令內(nèi)容？是否耐心聽主管把話說完？是否向主管重復(fù)確認(rèn)命令的重點(diǎn)？不清楚的地方是否問明白？是否就自己的能力、完成期限、命令的難易度…等，檢討自己執(zhí)行的可能性？第十五頁(yè)，共八十頁(yè)。15主管交辦事項(xiàng)MEMO表交辦事項(xiàng)具體內(nèi)容確認(rèn)What做什么When何時(shí)完成Where使用場(chǎng)所Who相關(guān)人員Why理由與目的How方法與手段Howmany多大與多少Howmuch預(yù)算第十六頁(yè)，共八十頁(yè)。16PDSSee檢討Plan計(jì)劃Do實(shí)施5W1H下個(gè)計(jì)劃第十七頁(yè)，共八十頁(yè)。17回報(bào)注意時(shí)效向發(fā)出命令的人回報(bào)，不可越級(jí)先說結(jié)論，再說過程報(bào)告簡(jiǎn)潔第十八頁(yè)，共八十頁(yè)。18結(jié)論

[非常抱歉，還沒有做好]理由

[由于剛才接到客戶抱怨電話，處理上費(fèi)了些時(shí)間…..]經(jīng)過

[現(xiàn)在大概完成了三分之三……]對(duì)策

[我盡快辦好。再三十分鐘完成，來(lái)得及嗎？]第十九頁(yè)，共八十頁(yè)。19傳遞訊息的注意事項(xiàng)正確，忠實(shí)，完整不可添加已意不可歪曲事實(shí)不可遺漏重點(diǎn)不可模棱兩可不可妄加判斷Confirm!Confirm!Confirm!第二十頁(yè)，共八十頁(yè)。20與主管共事（2）協(xié)助主管事先發(fā)現(xiàn)問題迅速響應(yīng)主管要求主動(dòng)提供主管需要的訊息資料剔除不必要的工作及接觸電話訪客信件等省下主管時(shí)間提出具建設(shè)性建議第二十一頁(yè)，共八十頁(yè)。21替主管安排約會(huì)注意時(shí)間分辨輕重緩急去輕就重酌留彈性時(shí)間邊更盡早通知適時(shí)將相關(guān)文件交給主管確認(rèn)重要約會(huì)提醒主管準(zhǔn)時(shí)赴約第二十二頁(yè)，共八十頁(yè)。22老板最不喜歡的六個(gè)理由那不是我的工作我忘記了我不知道你沒告訴我我猜想我的工作太多了第二十三頁(yè)，共八十頁(yè)。23設(shè)定工作優(yōu)先級(jí)了解主管個(gè)性需求對(duì)所有主管一視同仁不抱怨不批評(píng)主管溝通徹底一次做對(duì)保持工作水準(zhǔn)同類工作一起做避免拖延-過手一次處理請(qǐng)求他人協(xié)助為多位主管工作第二十四頁(yè)，共八十頁(yè)。24主管心目中的理想秘書五心做事要細(xì)心工作要專心學(xué)習(xí)要用心經(jīng)常保持開心后援工作要做得令人放心為主管分擔(dān)工作，使主管在競(jìng)爭(zhēng)激烈的商場(chǎng)上，得以更有充足的時(shí)間及精神全力以赴，立于不敗之地(自己的飯碗也保得住)。做好份內(nèi)工作，讓主管在客戶或上司面前拿出漂亮的成績(jī)單第二十五頁(yè)，共八十頁(yè)。25專業(yè)秘書自我檢核表我了解組織的任務(wù)與經(jīng)營(yíng)理念嗎？我了解主管的工作執(zhí)掌嗎？我了解主管的工作目標(biāo)嗎？我了解主管的工作習(xí)慣嗎？我了解主管的長(zhǎng)處與短處嗎？我了解主管的工作壓力嗎？我了解主管對(duì)我的工作期許嗎？我了解自己在部門中扮演的橋梁角色嗎？我工作時(shí)想到的是如何把[我們]的工作做好，而不只是把[我]的工作做好。主管不在公司時(shí)，我能把辦公室工作安排得順暢嗎？第二十六頁(yè)，共八十頁(yè)。26為了把工作做得更好，我該加強(qiáng)哪些能力與知識(shí)？第二十七頁(yè)，共八十頁(yè)。27人生過程階段幼兒學(xué)習(xí) 1---6歲基礎(chǔ)學(xué)習(xí) 6---25歲經(jīng)驗(yàn)累積 25---35歲發(fā)揮專長(zhǎng) 35---45歲高原期 45---55歲就業(yè)第二春，退休計(jì)劃 55---65歲第二十八頁(yè)，共八十頁(yè)。28與秘書相關(guān)的節(jié)目國(guó)際秘書周

四月的最后一周（ThelastfullweekofApril)國(guó)際秘書日

秘書周的周三（Wednesdayofsecretariesweek)老板日

10月16日第二十九頁(yè)，共八十頁(yè)。29秘書的時(shí)間管理第三十頁(yè)，共八十頁(yè)。307years=27,375days

(1/3sleep)

18,250days第三十一頁(yè)，共八十頁(yè)。31你的時(shí)間值多少錢？

本表以小時(shí)計(jì)算你的時(shí)間的價(jià)值，以每年244個(gè)8小時(shí)工作天計(jì)算（假設(shè)每周工作五天，減去假日與假期）若你年薪為每小時(shí)的價(jià)值（四舍五入）

每分鐘的價(jià)值￥20，000￥10.00￥0.17￥25，000￥13.00￥0.21￥30，000￥15.00￥0.26￥35，000￥18.00￥0.30￥40，000￥20.00￥0.34￥50，000￥26.00￥0.43￥60，000￥31.00￥0.51￥75，000￥38.00￥0.64第三十二頁(yè)，共八十頁(yè)。32時(shí)間管理的理念時(shí)間的特性時(shí)間是人生中獨(dú)特且必要的資源時(shí)間的供給無(wú)彈性時(shí)間無(wú)法租、買、借時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)蓄累積時(shí)間無(wú)替代品時(shí)間過了就不能重來(lái)時(shí)間本身是無(wú)法管理的第三十三頁(yè)，共八十頁(yè)。33

時(shí)間管理的原則效率與效能Efficient效率：把時(shí)間做對(duì)Effective效能：做對(duì)的事情80/20原理重要的少數(shù)，瑣碎的多數(shù)，重點(diǎn)管理關(guān)鍵工作關(guān)鍵人物關(guān)鍵活動(dòng)第三十四頁(yè)，共八十頁(yè)。34時(shí)間管理的方法訂出計(jì)劃，設(shè)立優(yōu)先順序工作計(jì)劃表了解優(yōu)先順序---第一優(yōu)先重要且緊迫之事---第二優(yōu)先重要且不緊迫之事情---第三優(yōu)先緊迫但不重要---第四優(yōu)先不重要不緊迫的例行工作科技的運(yùn)用電腦軟體Microsoftproject,Outlook,etc.PDA第三十五頁(yè)，共八十頁(yè)。35時(shí)間管理的方法萬(wàn)用手冊(cè)行事例與日程表便條與備忘錄通訊簿名片簿提醒自己的方法小紙條鬧鐘outlook第三十六頁(yè)，共八十頁(yè)。36我有這些好習(xí)慣嗎？自我管理=好習(xí)慣=效率事先要有安排排定優(yōu)先順序臨事要集中精神溝通要徹底避免雜亂無(wú)章不苛求盡善盡美不要怕說“不”不要拖延要能當(dāng)機(jī)立斷善用零碎時(shí)間養(yǎng)成“過手一次”的處理原則第三十七頁(yè)，共八十頁(yè)。37請(qǐng)你訂出周一的工作計(jì)劃1緊急事項(xiàng)處理2重要事項(xiàng)處理3聯(lián)絡(luò)/追蹤事項(xiàng)4會(huì)議計(jì)劃5今天完成事項(xiàng)第三十八頁(yè)，共八十頁(yè)。38幫主管安排日程-設(shè)計(jì)“日程預(yù)定表”“日程預(yù)定表”最好是一周一張，一個(gè)月四-五張，以便于查閱在一張表中，每天都有四個(gè)固定欄位：時(shí)間、活動(dòng)項(xiàng)目、結(jié)果、備注活動(dòng)項(xiàng)目固定為會(huì)議、面談、受訪、聚會(huì)、出差、演講等，最好用不同符號(hào)來(lái)代表，如三角表示會(huì)議、圓表示面談、方表示受訪等結(jié)果欄要填上如期或更動(dòng)，最好是寫明更動(dòng)的情況備注欄專門記載重要事項(xiàng)填寫例子：上司今天有三個(gè)活動(dòng)，我們先在確定時(shí)間旁的活動(dòng)項(xiàng)目上填10：30與某公司某總經(jīng)理在公司開會(huì)（三角）、11：30接受某電視臺(tái)訪問（方）、12：30與某教授在飯店會(huì)餐（圓）再在結(jié)果欄上記下：如果順利則打V；如果有更動(dòng)句寫改至某月某日某時(shí)備注欄上可以寫：某公司寫某大型超市/公司或受訪主題為L(zhǎng)G產(chǎn)品的促銷活動(dòng)商討等第三十九頁(yè)，共八十頁(yè)。39幫主管安排日程-運(yùn)用“日程預(yù)定表”例行會(huì)議可提早填入“日程預(yù)定表”中下周日程最好在本周四或周五再確認(rèn)一次，并影印一份交給上司，同時(shí)，以口頭提醒上司每日下班前將第二天日程交給上司，并做口頭說明，如果來(lái)不及，一定要在當(dāng)天上司到達(dá)公司時(shí)立即告之養(yǎng)成隨時(shí)將變更情形及新日程填入“預(yù)定表”中的良好習(xí)慣，以確保內(nèi)容的正確性在公司放長(zhǎng)假或上司出差、休假后，將上司回公司后一周內(nèi)日程影印給上司，并做口頭說明用另一張記下其他相關(guān)部門或公司內(nèi)重要干部的日程，以便在上司需要了解時(shí)，立即說明情況條例外界與上司往來(lái)密切者的動(dòng)向，并主動(dòng)將情報(bào)報(bào)告上司，以做為上司與人交談時(shí)的重要資訊上司活動(dòng)中凡是與其他部門或同仁有關(guān)者，在確定前要再通知一次。如果是個(gè)人或人數(shù)少的單位可以用電話或口頭通知：如果會(huì)議，最好發(fā)“會(huì)議通知”，并存入檔案事前先確認(rèn)上司活動(dòng)所使用的場(chǎng)地是否安排妥當(dāng)臨時(shí)性的日程，衡量輕重后，可立即與上司商量插入，并安排其他受影響的活動(dòng)，再將更動(dòng)情形，通知相關(guān)人員或單位第四十頁(yè)，共八十頁(yè)。40

把握今天因?yàn)樽蛱觳贿^是一場(chǎng)夢(mèng)而明天只是一個(gè)幻影。但是好好地度過今天，就會(huì)讓每一個(gè)昨天都是一場(chǎng)美夢(mèng)，而每個(gè)明天都是可預(yù)見的希望。因此，好好地把握今天。第四十一頁(yè)，共八十頁(yè)。41有效率的整理辦公桌桌面的整理辦公桌抽屜的安排除非是極機(jī)密的文件，公司的文件資料應(yīng)盡量放在公開的柜、架上在自己專用或私人文具上做明顯記號(hào)個(gè)人辦公環(huán)境可以適當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)個(gè)人品位第四十二頁(yè)，共八十頁(yè)。42桌面的整理用一只組合式文具把常用的文具放在里面，如各式各色的筆、訂書機(jī)、訂書釘、剪刀、美工刀、小尺、回紋針、大頭針、圖釘、修正液等。其他如：計(jì)算器、印臺(tái)、名片整理盒、便條紙、桌歷、公文夾等都可以放在桌面上，以便方便取用。第四十三頁(yè)，共八十頁(yè)。43辦公桌抽屜安排可以按自己的習(xí)慣做分類整理，私人物品（如皮包、化妝品、衛(wèi)生用品、私人物件、衣物….）應(yīng)集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不著公司文件。第四十四頁(yè)，共八十頁(yè)。44個(gè)人辦公環(huán)境可以適當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)個(gè)人品位種一盆水生植物、養(yǎng)有尾小魚、插鮮花或干燥花，掛幅藝術(shù)作品，桌墊下壓一張藝術(shù)作品，或隔板墻上掛一幅自己欣賞的詩(shī)句…..在求同存異中可以幫助上司和同事更了解你。在適當(dāng)?shù)奈恢梅N植綠色植物。如：會(huì)客室茶幾上、門與走道之間、主管辦公桌對(duì)角上（財(cái)位）、辦公室的死角上等。

第四十五頁(yè)，共八十頁(yè)。45一切由我開始生長(zhǎng)在沒有根據(jù)的民族，我們都有著壯志凌云,當(dāng)我還年輕的時(shí)候，我決定改變世界,在我年長(zhǎng)一點(diǎn)的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)這個(gè)志向過于宏大,所以我決定改變我的國(guó)家,等我更老成的時(shí)候，我又發(fā)現(xiàn)這個(gè)志向太遙遠(yuǎn),所以我決定改變我的城市,后來(lái)我發(fā)現(xiàn)連這個(gè)也辦不成的時(shí)候,我決定改變我的家人.現(xiàn)在，在我生命的晚年，我才了解我應(yīng)該改變自己.如果，我“從自己開始”我就可能回改變我的家人，我的城市，甚至我的國(guó)家.誰(shuí)知道，說不定我可以改變世界……….一位猶太長(zhǎng)老的臨終遺言

第四十六頁(yè)，共八十頁(yè)。46會(huì)議記錄與安排第四十七頁(yè)，共八十頁(yè)。47為什么要開會(huì)開會(huì)最主要的目的就是傳遞信息(information)與達(dá)成決議/任務(wù)（mission)信息布達(dá)意見溝通達(dá)成決議解決問題開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)分享第四十八頁(yè)，共八十頁(yè)。48會(huì)議的規(guī)劃與安排會(huì)議前的準(zhǔn)備：決定日期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者擬定會(huì)議議程分發(fā)開會(huì)通知準(zhǔn)備開會(huì)資料察看布置場(chǎng)地安排會(huì)議器材、用品安排茶點(diǎn)、住宿、交通第四十九頁(yè)，共八十頁(yè)。49會(huì)議規(guī)劃與安排投影片的制作要點(diǎn)：清晰，易說每張字型不超過兩種每張顏色不要太多一張一個(gè)主題字?jǐn)?shù)不可太多清單行例整齊，條理不亂多用圖形第五十頁(yè)，共八十頁(yè)。50會(huì)議的規(guī)劃與安排會(huì)議當(dāng)天的準(zhǔn)備:查看會(huì)議場(chǎng)所的布置視聽器材，桌椅安排報(bào)到手續(xù)、資料分發(fā)貴賓與講員接待文具用品、茶點(diǎn)安排第五十一頁(yè)，共八十頁(yè)。51會(huì)議記錄三步驟聽做筆記---決議，負(fù)責(zé)人，完成期限是重點(diǎn)Whodowhatandwhen---使用縮略語(yǔ)---使用速記符號(hào)撰寫會(huì)議記錄第五十二頁(yè)，共八十頁(yè)。52會(huì)議記錄時(shí)間：地點(diǎn)：出席者：列席者：缺席：記錄：決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人完成期限第五十三頁(yè)，共八十頁(yè)。53Symbol

Meaning=Equals,is即、是Isnotequalto不是、不等于Approximately,about大概、大約Leadsto,resultsin導(dǎo)致Theresultof,dueto由于、因?yàn)镈rops,reduces下降、減少Rises,increase上升、增長(zhǎng)∵Becauseof因?yàn)椤郥herefore所以第五十四頁(yè)，共八十頁(yè)。54與會(huì)者應(yīng)注意事項(xiàng)了解會(huì)議的性質(zhì)、目的、出席人員充分了解自己負(fù)責(zé)的議題準(zhǔn)備好足夠的資料提供與會(huì)者準(zhǔn)時(shí)出席熱心參與記得帶筆記本做筆記-有專業(yè)精神遵守發(fā)言程序，規(guī)定及時(shí)間限制不在會(huì)議中打或接聽行動(dòng)電話第五十五頁(yè)，共八十頁(yè)。55與會(huì)者應(yīng)注意事項(xiàng)發(fā)言切題，適時(shí)，簡(jiǎn)明扼要，有組織討論時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方不同意見并仔細(xì)聆聽服從多數(shù)尊重少數(shù)不在會(huì)議中交頭接耳，或有不當(dāng)肢體語(yǔ)言第五十六頁(yè)，共八十頁(yè)。56會(huì)議效率評(píng)估會(huì)議評(píng)量是否準(zhǔn)備議程開會(huì)目的清楚與否是否指定會(huì)議記錄者是否準(zhǔn)時(shí)開始與結(jié)束是否照議程進(jìn)行適時(shí)整合眾人意見決議工作分配妥當(dāng)對(duì)主席之建議：該如何提升會(huì)議品質(zhì)第五十七頁(yè)，共八十頁(yè)。57充分準(zhǔn)備

善用檢核表

第五十八頁(yè)，共八十頁(yè)。58會(huì)議/座談會(huì)檢查表一、一般設(shè)備桌子椅子簡(jiǎn)報(bào)架講臺(tái)空調(diào)、聲光茶水及餐點(diǎn)黑（白）板、麥克筆/電子白板二、文具筆訂書機(jī)/針膠帶日歷橡皮筋便條紙回紋針三、視聽器材麥克風(fēng)錄音機(jī)錄放影機(jī)延長(zhǎng)線電視機(jī)幻燈機(jī)投影機(jī)（指示棒）電影放映機(jī)Notebook四、其他（檢查會(huì)議清單）議程地圖禮物紀(jì)念品資料服務(wù)人員座位安插花、盆景指標(biāo)感謝函交通安排名牌、桌牌海報(bào)第五十九頁(yè)，共八十頁(yè)。59文件處理與檔案管理第六十頁(yè)，共八十頁(yè)。60秘書之文件處理緊急（immediateattention)簽字/核準(zhǔn)(approval/signature)一般業(yè)務(wù)(normal/routineaction)閱讀/參考(information/reading)第六十一頁(yè)，共八十頁(yè)。61名片的分類及管理要點(diǎn)筆畫/字母行業(yè)別地區(qū)別主題別收到一張新名片，都要把見面日期或情況記在名片上隔段時(shí)間要把名片拿出來(lái)重新過濾第六十二頁(yè)，共八十頁(yè)。62秘書處理信件/文件的權(quán)限完全不能拆封，只作轉(zhuǎn)交完全可以自行拆封處理除了上司的私人信函（封套上寫有機(jī)密、親啟者）外，都可以代為開啟閱讀，并做適當(dāng)處理第六十三頁(yè)，共八十頁(yè)。63處理文件的幾項(xiàng)通則需要回復(fù)的一般信件，可先行處理，如果沒有充分把握的，可以向資深同事請(qǐng)教，或向上司口頭請(qǐng)示，并記下要點(diǎn)，草擬內(nèi)容后，再請(qǐng)上司過目簽核公文處理完畢后，應(yīng)存檔留底公文需要有協(xié)辦單位，應(yīng)迅速移交相關(guān)單位或人員上司較無(wú)參考價(jià)值的資料可轉(zhuǎn)交其他部門如果有重要函件，但上司無(wú)暇閱讀，可以利用空檔，用口頭提醒上司，將內(nèi)容作簡(jiǎn)略說明第六十四頁(yè)，共八十頁(yè)。64處理文件的幾項(xiàng)通則不可積壓，要盡速作適當(dāng)處理須要核對(duì)可以先行過濾，如報(bào)價(jià)單、申請(qǐng)書、請(qǐng)款單等用紅筆將公文要點(diǎn)勾畫出，方便上司閱讀如有附件參考資料，一并付后提交重要公文信函交與上司時(shí)，可以口頭說明要點(diǎn)，若上司不在用書面說明，讓上司迅速掌握要點(diǎn)須上司親自拆閱的信函/文件，要迅速呈交。如果上司不在，可用透明夾標(biāo)上顯著日期第六十五頁(yè)，共八十頁(yè)。65資料系統(tǒng)化的管理原則要以“隨時(shí)需要交接”的心情建立資料/檔案管理的系統(tǒng)著手整理之前，要妥善規(guī)劃善用檔案管理工具，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要有前瞻性養(yǎng)成隨手歸檔的習(xí)慣，不要積壓第六十六頁(yè)，共八十頁(yè)。66個(gè)人生活資料檔案理財(cái)/保險(xiǎn)收據(jù)/證明健康記錄待辦事項(xiàng)各種證件食譜/運(yùn)動(dòng)第六十七頁(yè)，共八十頁(yè)。67秘書工作檔案公司組織機(jī)構(gòu)圖公司產(chǎn)品介紹目錄公司參考制度資料會(huì)議檢核表各種證件Menu老板人際網(wǎng)絡(luò)第六十八頁(yè)，共八十頁(yè)。68公關(guān)資料如何建檔公關(guān)檔的項(xiàng)目個(gè)人基本資料:姓名、別號(hào)、性別、年齡、生日、職位、職稱、學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、著作等特殊資料：專長(zhǎng)、特技、特殊貢獻(xiàn)、特殊榮譽(yù)、個(gè)性、癖好、品位、家庭狀況等與他人相關(guān)資料：如某人某單位的某人是兄弟，又與某人是師生，某人與某恩是親人或眷屬等一般往來(lái)記錄：如你送了什么禮物、對(duì)方回贈(zèng)什么禮物：什么時(shí)候請(qǐng)對(duì)方便餐，談了什么主題業(yè)務(wù)往來(lái)記錄：這個(gè)項(xiàng)目對(duì)業(yè)務(wù)人員特別重要，要記載拜訪的次數(shù)、每次拜訪的要點(diǎn)、成交項(xiàng)目、付款情況…..等，記載得越詳細(xì)，對(duì)客戶的掌握就會(huì)越準(zhǔn)確公關(guān)檔案管理公關(guān)檔案的分類和管理，可以參考名片整理的分類結(jié)構(gòu)和管理要點(diǎn)，不過，公關(guān)檔案的管理要比有一般名片還精確，一旦知道對(duì)方有任何變動(dòng)或有任何新資料，應(yīng)該立即更動(dòng)或記錄，因?yàn)楣P(guān)運(yùn)作是不容許有誤失的第六十九頁(yè)，共八十頁(yè)。69剪報(bào)應(yīng)把握的原則針對(duì)一個(gè)主題要做長(zhǎng)期的剪貼，切勿一曝十寒，終斷了資訊的連續(xù)性為了節(jié)省時(shí)間，不必逐條細(xì)讀每一條訊息。讀報(bào)可以先瀏覽大標(biāo)題，再看小標(biāo)題，可以特別留意專欄、專論或特刊。讀雜志可以看目錄及各篇提要，選定之后再看內(nèi)容選好簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容之后，要養(yǎng)成立刻在空白處，加上日期、出處、期數(shù)或版數(shù)的習(xí)慣辦公室和報(bào)紙是大家共看的，因此，不要在一大早就把當(dāng)天的報(bào)紙剪妥，不防先用紅筆注明，等接近下班時(shí)或等第二天再剪，或是隔兩、三天再處理，最好是排一個(gè)固定的時(shí)間，專門處理剪報(bào)有些公司印制有粘貼剪報(bào)的專用紙張，粘貼后，應(yīng)立刻在固定欄位置填入日期、出處、版數(shù)、期數(shù)、頁(yè)數(shù)等資料雜志通常需要整本保存，有必要個(gè)別收集的資料，不防用影印的方式留存不需要整本留存的雜志，就把值得參考的資料剪下來(lái)做適當(dāng)處理。由于雜志的可讀性較高、時(shí)效性也較長(zhǎng)，因此，最好是每三個(gè)月、半年，甚至一年，再集中處理。市面上的報(bào)章、雜志非常多，公司不可能全部訂閱，為了讓資料收集得更完整，不防定期到外面尋找。例如：圖書館、專業(yè)資料室、書店等地方影印或購(gòu)買，回來(lái)后再做整理第七十頁(yè)，共八十頁(yè)。70剪報(bào)整理、流通的方法剪報(bào)整理剪報(bào)分類并沒有一定的方法，只要分出大方面，經(jīng)過一段時(shí)間，如果單項(xiàng)累積的剪報(bào)太多時(shí)，可以按內(nèi)容再分細(xì)目剪報(bào)整理最好是用活頁(yè)的資料夾，先設(shè)計(jì)大小固定的剪報(bào)紙，上面有刊載日期、出處、版數(shù)、頁(yè)數(shù)、期數(shù)、分類項(xiàng)目的欄位，在某一邊打洞，以便于裝訂把同類的剪報(bào)按日期放入同類資料，待活頁(yè)裝得不夠時(shí)，再增加一個(gè)新的資料流通把同一時(shí)期的各類剪報(bào)貼好后，先按日期排好，讓部門內(nèi)同事自由傳閱后，簽名為記。待大家都瀏覽過后，再依分類整理歸檔直接將剪報(bào)整理歸檔，再明列新增資料目錄，分別交給每一位同事，請(qǐng)同事依需要自行參考取閱一位優(yōu)秀的資料管理人員，除了定期剪貼資料外，更能隨時(shí)把新的資料用口頭傳輸給同事，讓公司能迅速了解社會(huì)動(dòng)態(tài)第七十一頁(yè)，共八十頁(yè)。71其他相關(guān)資料的整理產(chǎn)品說明書：按不同的品名分類、再按不同廠商分小項(xiàng)。如果一家廠商有不同產(chǎn)品，最好按廠家分：為了方便查閱，一家廠商最好有雙份說明書，一份按品名分，一份按廠家分同行活動(dòng)資料：在報(bào)張、雜志等大眾媒體上收集同行的報(bào)道、活動(dòng)情況、人事異動(dòng)，也可以利用機(jī)會(huì)收集相關(guān)廣告、宣傳品，好充分掌握同行動(dòng)態(tài)。這類資料只要依行業(yè)分大項(xiàng)，再細(xì)分公司就可以了，同時(shí)，每隔一段時(shí)間，應(yīng)進(jìn)行過濾，剔除過于老舊的訊息相關(guān)產(chǎn)品價(jià)格：這種資料與自己公司關(guān)系最為重大，但卻是最不容易收集的資料，不防運(yùn)用機(jī)智，明察暗訪，只要有任何消息，立刻用紙筆記下，再存入相關(guān)廠商資料檔中總而言之，隨時(shí)保持高度機(jī)智，而聰明的收集情報(bào)，再做整理，疏通，就能享受資訊帶來(lái)的好處，不久之后，自然就培養(yǎng)自己對(duì)本行的深度和廣