第四章辦公室環(huán)境的布置與管理

第四章辦公室環(huán)境的布置與管理第1頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三教學(xué)策劃學(xué)習(xí)目的:本章重點(diǎn)介紹辦公室事務(wù)中的辦公環(huán)境和用品管理,幫助你盡快熟悉辦公室的工作環(huán)境，提高工作效率。學(xué)習(xí)重點(diǎn):1、辦公環(huán)境管理的內(nèi)容與要求；

2、辦公環(huán)境管理的措施。學(xué)習(xí)難點(diǎn):1、如何布置辦公室；

2、辦公室安全管理的方法與技巧；

3、識(shí)別辦公室安全隱患；

4、技能訓(xùn)練。第2頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三一、辦公室環(huán)境的含義（重點(diǎn)）

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

上司及文秘人員的辦公室、問訊處、接待室或會(huì)議室等。第3頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三二、辦公環(huán)境的管理原則

（重點(diǎn)）方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。(1)創(chuàng)造舒適而工作效率高的環(huán)境。(2)塑造組織形象。(3)建立擋駕制度。(4)有利于保密工作。上司的工作內(nèi)容、愛好、年齡和個(gè)性。第4頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三想想看：辦公室的七大效率殺手有哪些？

1、空氣殺手；2、光線殺手；

3、聲音殺手；4、空間殺手；

5、設(shè)備殺手；6、文件殺手；

7、職能殺手。第5頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三三、辦公室的布局與布置（1）布局

①封閉式布局。②開放式布局第6頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三（2）辦公環(huán)境布置（難點(diǎn)）

①布置要點(diǎn)

營造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。第7頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三②布置的原則1

辦公室，采用一個(gè)大間。桌子，使用同一大小。檔案柜，應(yīng)與其他柜子的高度一致。布置，采用直線對(duì)稱。有許多客戶來訪的部門，通常置于入口處。主管的辦公區(qū)域，需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間。主管的工作區(qū)域，位于部屬座位之后方。第8頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三②布置的原則2全體職員的座位，應(yīng)面對(duì)同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。公共空間和私人空間，應(yīng)保持一定的獨(dú)立性。桌與桌之間，應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品，應(yīng)放在伸手可及的地方。辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。

第9頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三考考你安裝隔音設(shè)備配備合適光源選擇理想的辦公桌椅合理放置辦公設(shè)備調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度選擇合適的屏風(fēng)、窗簾、檔案柜怎樣優(yōu)化辦公設(shè)備？第10頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三考考你怎樣美化辦公環(huán)境？辦公室裝飾辦公室綠化第11頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三四、辦公室的視覺環(huán)境管理1包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。1.覆蓋物，它包括墻壁、天花板、地面、門窗、支柱等上面的覆蓋物。(1)有效地使用顏色。(2)顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。第12頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三辦公室的視覺環(huán)境管理22．照明：1）光線的量；2）光線的質(zhì)；3）光的設(shè)計(jì)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：①降低光源強(qiáng)度；②避免直接光射；③避免物體遮光。

第13頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三五、辦公室的聽覺環(huán)境管理

聽覺環(huán)境：指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。

第14頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三六、辦公室的空氣環(huán)境管理

1)溫度：

2）濕度：3）新鮮度

：4）清潔度：22～26℃40%～60%

25米／秒打掃、拖洗、擦凈、上臘與打光等。第15頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三清理和清掃的范圍

辦公用品、書架上的書籍、文件夾里的資料、地毯、整套沙發(fā)裝飾、抽煙工具、掛畫、擺設(shè)、廢物筒。第16頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三

文員辦公室的布置辦公桌、電話、文件夾、各種筆、膠水、剪刀、回形針、印盒等文具、辦公桌抽屜里的物品、文件柜等。（下班前）第17頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三七、辦公室的保健與安全環(huán)境管理

1、保健＊定期健康檢查；＊灌輸衛(wèi)生知識(shí)；

＊采取疾病預(yù)防；＊保持環(huán)境整潔；

＊推行健康運(yùn)動(dòng)；＊舉辦康樂活動(dòng)。

第18頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三2、安全管理

（1）樹立安全意識(shí)掌握基本的法律知識(shí)，用法律保護(hù)自己的合法勞動(dòng)權(quán)益；上崗前認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺遵守有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織有關(guān)的規(guī)章制度；細(xì)心檢查并主動(dòng)識(shí)別存在于工作場所及機(jī)器設(shè)備等的隱患，并及時(shí)排除或向上司報(bào)告，盡快解決，以維護(hù)好健康安全的工作環(huán)境。第19頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三(2)識(shí)別辦公室安全隱患1（難點(diǎn)）辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。第20頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三(2)識(shí)別辦公室安全隱患2辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露、拖曳電話線或電線、電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?、?fù)印機(jī)的輻射、違規(guī)操作等。-工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品、女士的長頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備、復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上、在辦公室里抽煙、不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。-消防隱患：如亂扔煙頭、滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)、滅火器前堆放物品、火災(zāi)警報(bào)失靈等.第21頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三(3)進(jìn)行安全檢查

包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：

要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。

前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分；

后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。

第22頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三

隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無窗簾遮陽有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來人員沒有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)第23頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱故障原因維修要求維修負(fù)責(zé)人第24頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三（4）安全管理重點(diǎn)

＊

防盜在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的保安人員24小時(shí)值班。

＊

防火火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。

＊

防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。

第25頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三相關(guān)知識(shí)通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是:1.確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；2.發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；3.如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直至解決；4.將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過程

認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。第26頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三辦公用品的發(fā)放和管理

1（1）辦公用品主要包括五大類：①

紙簿類包括復(fù)印紙、標(biāo)簽紙、復(fù)寫紙、信封、筆記本、收據(jù)本等；②

筆尺類包括各類筆、橡皮、赤子、修正液等；③

裝訂類包括訂書器、剪刀、膠帶、大頭針、曲別針等；④

歸檔用品包括文件夾、檔案袋、收件日期戳等。

辦公用易耗品主要有哪些？

第27頁，共29頁，2023年，2月20日，星期三辦公用品的發(fā)放和管理2（2）辦公用品發(fā)放程序：①

專人管理發(fā)放；②

規(guī)定發(fā)放時(shí)間；③

急需物品處理；④

印制物品申請(qǐng)表；⑤

填寫申請(qǐng)表，主管批準(zhǔn)；⑥

清點(diǎn)核實(shí)物品；⑦

提醒