人事檔案管理制度及登記表

公司人事檔案管理制度第一章總則第一條為了將企業(yè)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和運(yùn)用。特制訂本制度。其次條檔案與借閱的定義。檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的，對企業(yè)和社會(huì)有利用與保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式與載體的歷史記錄。借閱是指本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、復(fù)印等利用方式。第三條本制度適合公司總部及各辦事處及分支機(jī)構(gòu)。其次章人事檔案分類第四條員工人事檔案詳細(xì)分為分四大類：即入職檔案、職位檔案、薪酬考核檔案、其他檔案。第五條入職檔案。1.個(gè)人簡歷、員工入職登記表、面試評價(jià)表、身份證、戶口本、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。2.動(dòng)合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。第七條職位檔案。職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。職務(wù)變動(dòng)申請、職位職務(wù)變更記錄。第八條薪酬考核檔案。試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。季度/年度考核記錄表、考核成果、考核面談?dòng)涗洝９ぷ饔涗?、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。第九條其他檔案。個(gè)人黨、團(tuán)相關(guān)資料。各類嘉獎(jiǎng)、懲罰記錄。離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等、其他協(xié)議第三章檔案的歸檔、核對與傳遞第十條歸檔的程序如下：首先，對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。其次，根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的詳細(xì)位置。登記《人事檔案登記表》，見附件1。最終，在書目上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。將新材料放入檔案盒中，同時(shí)備份電子版。第十一條人事檔案的核查核對。檢查和核對時(shí)保證人事檔案完整、平安的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯(cuò)誤等。第十二條檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列狀況下，也要進(jìn)行檢查核對：第十三條突發(fā)事務(wù)之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)覺某些損害之后，如發(fā)覺材料變霉，發(fā)覺了蟲蛀等。第十四條人事檔案的轉(zhuǎn)遞。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等緣由引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：=1\*GB2⑴取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。=2\*GB2⑵在檔案底賬上注銷。=3\*GB2⑶填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》。=4\*GB2⑷按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，剛好退回。人事檔案的利用第十五條人事檔案的利用有以下三種方式：即查閱、借出訪用、出具證明材料。第十六條查閱。設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進(jìn)行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。第十七條借出訪用。相關(guān)人員為完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，必需將人事檔案借出訪用時(shí)采納的方式。借閱人必需履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時(shí)間不能超過一周，須要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。見附件第十八條出具證明材料。一般由于運(yùn)用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等要求須要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實(shí)狀況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)仔細(xì)校對、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。人事檔案的管理第十九條在通過以上方式管理人事檔案時(shí)，必需符合肯定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整平安的重要保證。詳細(xì)分為以下三種：其次十條查閱手續(xù)。查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者填寫《檔案利用申請表》，見附件2。在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等狀況；其次，查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；最終，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則賜予批準(zhǔn)。其次十一條外借手續(xù)。首先，借檔人員寫出借檔申請，內(nèi)容與查檔報(bào)告相像；其次，借檔人員（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清晰并由借檔人員簽字；最終，歸還時(shí)，剛好在外借登記上注銷。其次十二條出具證明材料的手續(xù)。單位、部門或個(gè)人須要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，供應(yīng)證明材料；最終，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。人事檔案保密規(guī)定及保存期限其次十三條公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。其次十四條公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。附件1人事檔案登記表一、基本狀況姓名性別誕生日期照片民族身高體重政治面貌籍貫婚否最高學(xué)歷畢業(yè)院校所學(xué)專業(yè)身份證號(hào)碼戶口所在現(xiàn)住址郵編聯(lián)系電話教化經(jīng)驗(yàn)（從最高學(xué)歷起先）起止時(shí)間學(xué)校名稱所學(xué)專業(yè)學(xué)歷工作經(jīng)驗(yàn)起止時(shí)間公司名稱職位聯(lián)系電話家庭狀況姓名與本人關(guān)系所在單位職務(wù)聯(lián)系電話其他技能汽車駕駛□A照□B照□C照□其他駕齡：年證書駕駛計(jì)算機(jī)操作會(huì)好用軟件：□word□excel□photoshop其他：嫻熟程度：□差□一般□嫻熟□精通打字速度：字/分鐘語言實(shí)力外語語種：口語實(shí)力：□差□一般□嫻熟□精通聽寫實(shí)力：□差□一般□嫻熟□精通二、入職狀況所屬部門擔(dān)當(dāng)職務(wù)正式入職時(shí)間轉(zhuǎn)正時(shí)間備注三、檔案所含資料應(yīng)聘人員申請表人員檔案登記表試用期人員轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表身份證復(fù)印件學(xué)歷證書復(fù)印件勞動(dòng)合同檔案查閱申請單申請人所屬部門柜號(hào)卷名份數(shù)文件類型份頁□原件□復(fù)印件文件名稱查閱事由檔案密集□一般□密□機(jī)密□絕密查閱方式□借出本單位□借閱□查閱□摘記□復(fù)印□其他查閱日期預(yù)料歸還日期部門主管審批：檔案所屬部門審批：總經(jīng)理審批：實(shí)際歸還簽章檔案室確認(rèn)簽收二、員工變動(dòng)審批表姓名：到職日期：在職部門：現(xiàn)任職務(wù)：調(diào)動(dòng)事項(xiàng)：□公司內(nèi)調(diào)職□辭職□薪金調(diào)職□公司間調(diào)職□辭退□其他調(diào)職專用：崗位變動(dòng)：由公司崗位至公司崗位薪金變動(dòng)：由元/月至元/月其他補(bǔ)助：生效日期：備注：離職專用：離職緣由：員工簽字確認(rèn)：通知日期：最終工作日：當(dāng)月累計(jì)天考勤備注：審批：直屬上級(jí)：行政部/人力資源：財(cái)務(wù)部：總經(jīng)理：董事長：日期：______年____月___三、員工獎(jiǎng)懲記錄表填表日期：姓名入職日期部門崗位獎(jiǎng)懲事由：獎(jiǎng)懲依據(jù)：獎(jiǎng)懲確定：人力資源看法：副總經(jīng)理看法：總經(jīng)理看法：被獎(jiǎng)懲