食品、XX集團(tuán)采購管理制度實(shí)施操作指南

食品、XX集團(tuán)采購管理實(shí)施操作指南第一章 總則第一條 本操作指南所指采購的范圍，是指以貨幣資金或其他財(cái)產(chǎn)及其權(quán)利為對價(jià)而取得貨物和服務(wù)的行為， 包括購買、租賃、委托、雇傭等。工程以及與工程有關(guān)的貨品、服務(wù)采購，按《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》 、《廣東省實(shí)施<中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法>辦法》等法律法規(guī)以及嶺南集團(tuán)、食品 /XX集團(tuán)有關(guān)管理的制度執(zhí)行。第二條實(shí)行一體化采購與分層次采購相結(jié)合，逐步構(gòu)建集團(tuán)一體化采購平臺(tái)。對帶有通用性且具備一體化采購條件的，實(shí)行一體化采購；不具備條件的，由各企業(yè)自行組織采購。第三條應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采購集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)品和服務(wù)的原則。同等條件下，優(yōu)先向集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)采購。第四條 本操作指南適用于食品、 XX集團(tuán)及屬下企業(yè)。第二章 基本要求第五條組織架構(gòu)。參照《食品、XX集團(tuán)不相容崗位分離控制管理制度》，按照不相容職務(wù)分離的控制原則，屬下企業(yè)應(yīng)建立健全采購管理組織架構(gòu)，不相容職務(wù)至少包括：請購與審批，供應(yīng)商選擇與審批，采購合同的擬定于審核，采購、驗(yàn)收-1-與記錄，付款申請、審批、執(zhí)行崗位分離，記錄與對賬。第六條 定期輪崗和培訓(xùn)。對采購過程中關(guān)鍵崗位人員的管理參照《食品、XX集團(tuán)高風(fēng)險(xiǎn)崗位名單報(bào)備及交流輪崗制度》執(zhí)行，原則上連續(xù)從事同一采購崗位超過三年的，應(yīng)進(jìn)行輪崗。企業(yè)應(yīng)每年組織采購人員定期培訓(xùn)，對新采購人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)考核合格后方能上崗。第七條 采購活動(dòng)中，采購人員及相關(guān)人員與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，必須主動(dòng)申報(bào)并回避。采購當(dāng)事人（采購方、采購代理機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商等）不得互相串通、操縱采購活動(dòng)。第八條 采購基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建及維護(hù)（一）采購詢價(jià)。定期對采購貨物與服務(wù)進(jìn)行市場調(diào)查詢價(jià)和比價(jià)，詢價(jià)小組應(yīng)由不同部門人員組成，不少于 3人。詢價(jià)對象不低于三個(gè)供應(yīng)商。市場調(diào)查詢價(jià)方式和渠道應(yīng)包括供應(yīng)商報(bào)價(jià)、走訪市場、互聯(lián)網(wǎng)價(jià)格信息等。詢價(jià)結(jié)果作為各類貨物與服務(wù)采購定價(jià)的重要參考依據(jù)。日常性的采購，每月至少進(jìn)行一次市場調(diào)查詢價(jià)。（二）供應(yīng)商。建立供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、考核的動(dòng)態(tài)競爭管理機(jī)制，逐步完善供應(yīng)商信息庫，形成供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、考核、淘汰標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)應(yīng)定期跟蹤審查供應(yīng)商的資質(zhì)證明、業(yè)績證明文件及履約情況。每年至少進(jìn)行一次供應(yīng)商綜合評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果進(jìn)行篩選和調(diào)整。（三）評審人員。建立采購環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)競爭管理機(jī)制，從內(nèi)-2-部或外部選取各類專家評審人員，組建和完善評審專家信息庫，每年至少一次對其履職的誠信、專業(yè)勝任、服務(wù)態(tài)度進(jìn)行審查并進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。第三章 流程管理第九條 采購計(jì)劃和預(yù)算管理（一）年度采購計(jì)劃包含編制說明及采購清單，各企業(yè)根據(jù)嶺南集團(tuán)核準(zhǔn)后的年度采購計(jì)劃分期分批實(shí)施采購。（二）采購計(jì)劃變更必須經(jīng)過批準(zhǔn)才可實(shí)施，對采購計(jì)劃變更而增加的預(yù)算按照《食品、 XX集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度》第四章全面預(yù)算管理內(nèi)相關(guān)條款執(zhí)行。（三）采購方式主要有公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、擇優(yōu)競價(jià)、商務(wù)談判、直接采購和市場詢價(jià)六種方式。采購方式應(yīng)遵循以下五個(gè)步驟確定：參照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》有關(guān)規(guī)定，達(dá)到公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)條件的，必須按要求進(jìn)行公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)采購。未到達(dá)公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)條件的，原則上采取擇優(yōu)競價(jià)方式采購，擬邀請供應(yīng)商必須達(dá)到 3家或3家以上。在擇優(yōu)競價(jià)中，如出現(xiàn)遞交報(bào)價(jià)文件或者符合性審查的單位不足3家但不少于2家的，經(jīng)集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察室及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后可轉(zhuǎn)為商務(wù)談判方式進(jìn)行采購。-3-如符合只能從唯一供應(yīng)商采購，或發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購，或?yàn)楸ＷC原來采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套要求的，繼續(xù)采購不超過原合同 10%的等情況，可采用直接采購方式進(jìn)行采購。采購的貨物規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、小額零散、且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。第十條 采購實(shí)施程序（一）各屬下企業(yè)采購、使用等部門人員組成采購工作小組，按照本指南第八點(diǎn)第 3小點(diǎn)的要求、企業(yè)采購管理規(guī)定以及采購項(xiàng)目的金額和特點(diǎn)確定采購方式。（二）選用公開招標(biāo)、邀標(biāo)方式的，需委托招標(biāo)代理實(shí)施采購工作，要求如下：事前報(bào)備。在實(shí)施采購前需將采購方式和采購文件及采購計(jì)劃上報(bào)集團(tuán)公司備案（備案材料及時(shí)間要求詳見附件 1），經(jīng)集團(tuán)公司上報(bào)嶺南集團(tuán)回復(fù)后方可實(shí)施采購。備案不免除采購單位的相關(guān)責(zé)任。編制采購文件。根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求依法依規(guī)編制采購文件。采購文件中包含采購須知（合格條件、評審方法等）、用戶需求書和合同條款等內(nèi)容。采用綜合評分法評標(biāo)的價(jià)格權(quán)值，電器設(shè)備、辦公自動(dòng)化設(shè)備、家具、辦公消耗用品、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等貨物類的價(jià)格權(quán)值不得低于50%，服務(wù)類項(xiàng)目的價(jià)格權(quán)值不得低于30%。-4-發(fā)出采購文件。采購文件上網(wǎng)公告或向供應(yīng)商發(fā)出采購文件。競價(jià)文件開始發(fā)出之日起至競投單位提交競投文件截止之日止，不得少于 5日；采購緊急的期限可以適當(dāng)縮短，但最短不得少于 3日。采購人根據(jù)競價(jià)文件明確的競投文件遞交截止時(shí)間、遞交地點(diǎn)開展競投文件接收工作。采購答疑。報(bào)價(jià)人對采購文件有疑問的，可以在競投文件截止日前向采購人提出詢問，采購人應(yīng)當(dāng)及時(shí)作出答復(fù)，但答復(fù)的內(nèi)容不得涉及商業(yè)秘密、其他報(bào)價(jià)人及報(bào)價(jià)信息。（三）選用擇優(yōu)競價(jià)方式企業(yè)可自行組織采購，也可視情況委托招標(biāo)代理進(jìn)行采購。需參考招標(biāo)、邀標(biāo)的程序按照要求進(jìn)行編制采購文件、組織采購評審等，具體要求如下：擇優(yōu)競價(jià)可采用綜合評分法或最低價(jià)法確定中選供應(yīng)商。企業(yè)如自行組織采購，采購企業(yè)組織包括采購部門、使用部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門在內(nèi)的評審小組進(jìn)行采購評審工作，評審小組不得包含采購小組工作人員，監(jiān)察審計(jì)部門全程參與監(jiān)督。評審小組成員根據(jù)采購項(xiàng)目類型和采購金額大小確定有3人以上單數(shù)組成；需要特殊技能的采購項(xiàng)目，也可從外部聘請?jiān)u審專家作為評審成員參評，但其人數(shù)不得超過總?cè)藬?shù)的三分之一。評審后，評審小組要出具全體成員簽名的評審報(bào)告，推薦成交供應(yīng)商的候選名單和優(yōu)先順序。-5-工程及與工程有關(guān)貨物、服務(wù)的擇優(yōu)競價(jià)采購按照《廣州嶺南國際企業(yè)集團(tuán)有限公司工程建設(shè)項(xiàng)目擇優(yōu)競價(jià)管理辦法（試行）》執(zhí)行。（四）采用商務(wù)談判的，必須由商務(wù)談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進(jìn)行談判。在談判上，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、 價(jià)格和其他信息。談判文件有實(shí)質(zhì)性變動(dòng)的，談判小組應(yīng)當(dāng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。（五）確定供應(yīng)商。評審工作完成后，評審小組需形成書面評審結(jié)論，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子推薦中選單位，選擇供應(yīng)商。當(dāng)?shù)谝怀山还?yīng)商候選人放棄成交資格的，經(jīng)審核同意，可確定第二成交供應(yīng)商候選人為中選單位，或者重新組織采購。采購項(xiàng)目評審?fù)瓿珊笮栊纬蓵娌牧仙蠄?bào)集團(tuán)審批，獲得批復(fù)同意后由采購單位與中選供應(yīng)商簽訂采購合同。采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)采購的，完成采購評審工作后，需按要求（附件1）將評審結(jié)果上報(bào)嶺南集團(tuán)備案。第十一條合同管理按照食品、XX集團(tuán)《合同管理辦法》執(zhí)行。（一）合同審查。采購合同至少應(yīng)通過采購部門、使用部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及監(jiān)督部門的審查。（二）合同簽訂。發(fā)出中標(biāo)通知書后 30日內(nèi)或在采購文件-6-約定的時(shí)間內(nèi)按審批后的格式內(nèi)容簽訂合同。（三）合同履行。合同簽訂后，各相關(guān)部門須跟蹤合同執(zhí)行情況，做好采購貨物的入庫、驗(yàn)收工作，并做好采購服務(wù)的過程控制及后評價(jià)。第十二條付款審批按照《食品、XX集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度》中第十五章付款審批程序及權(quán)限內(nèi)相關(guān)條款執(zhí)行。第十三條應(yīng)急采購程序。如有緊急情況發(fā)生，需要采購不屬于采購計(jì)劃內(nèi)的物資，應(yīng)報(bào)請集團(tuán)公司同意，采購過程中完善手續(xù)進(jìn)行審批，建立完善應(yīng)急采購程序。第十四條檔案管理按照《食品、XX集團(tuán)檔案綜合管理制度匯編》中涉及的檔案管理制度相關(guān)條款執(zhí)行。屬于歸檔范圍的采購文件應(yīng)在采購項(xiàng)目完成后60日內(nèi)移交檔案管理部門歸檔和保管。第四章 廉潔要求第十五條各級領(lǐng)導(dǎo)、采購部門和使用部門的相關(guān)人員在采購工作中應(yīng)遵守廉潔“十不準(zhǔn)”要求。（一）不準(zhǔn)把應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目通過化整為零規(guī)避公開招標(biāo)或擅自采用其他采購方式。（二）不準(zhǔn)擅自改變采購標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁違反規(guī)定增加采購數(shù)量、篡改采購貨物規(guī)格和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。（三）不準(zhǔn)授意、指使、暗示、強(qiáng)令違規(guī)制定貨物的品牌、-7-型號和服務(wù)商等（特殊情況只能從唯一供應(yīng)商采購的除外） 。（四）不準(zhǔn)違規(guī)設(shè)定投標(biāo)人入圍條件，嚴(yán)禁以不合理的條件限制或者排斥潛在投標(biāo)人。（五）不準(zhǔn)向他人透露可能影響公平競爭的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的情況，如評標(biāo)委員會(huì)成員的名單，已獲取招標(biāo)文件的簽證投標(biāo)人的名稱、數(shù)量、標(biāo)底等。（六）不準(zhǔn)在招標(biāo)采購過程中與投標(biāo)人進(jìn)行單獨(dú)協(xié)商談判。（七）不準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)人員及其親屬違規(guī)直接插手采購工作。（八）不準(zhǔn)與供應(yīng)商勾肩搭背、單獨(dú)與供應(yīng)商接觸、私下接受供應(yīng)商或與供應(yīng)商有利益關(guān)系的單位及個(gè)人的宴請、外出旅游、消費(fèi)娛樂、禮品、禮金、有價(jià)證券等；嚴(yán)禁借采購之機(jī)，為父母、配偶、子女及其他特定關(guān)系人謀取不正當(dāng)利益。（九）不準(zhǔn)互相串通、弄虛作假，以不合理的條件對供應(yīng)商實(shí)行差別待遇或歧視待遇，或有意刁難供應(yīng)商，故意拖欠款項(xiàng)，并借機(jī)謀取不正當(dāng)利益等違規(guī)行為。（十）不準(zhǔn)通過說情、批示、打招呼、暗示或強(qiáng)令等形式干擾、妨礙查處采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)違法行為。第五章 監(jiān)督檢查第十六條 各企業(yè)的采購工作情況， 應(yīng)納入信息公開范圍，主動(dòng)接受監(jiān)督。任何單位和個(gè)人有權(quán)對采購中的違紀(jì)違法行為依法進(jìn)行舉報(bào)。-8-第十七條采購企業(yè)監(jiān)察審計(jì)部門（未設(shè)臵監(jiān)察審計(jì)部門的，由企業(yè)實(shí)施日常監(jiān)督職能的人員）對采購全過程進(jìn)行監(jiān)督。主要包括：（一）采購人編制采購預(yù)算、采購計(jì)劃的執(zhí)行情況；（二）采購決策、采購方式、價(jià)格去頂、采購程序及信息公開的執(zhí)行情況；（三）采購合同的訂立、履行、驗(yàn)收和資金支付情況；（四）采購文件審批、備案事項(xiàng)的執(zhí)行情況；（五）對供應(yīng)商詢問和質(zhì)疑的處理情況；（六）法律、法規(guī)規(guī)定的其他事項(xiàng)。第十八條各企業(yè)應(yīng)對采購人員進(jìn)行績效考核，考核內(nèi)容包括采購計(jì)劃、采購進(jìn)度、質(zhì)量控制、成本控制等?？己巳藛T由集團(tuán)公司監(jiān)察審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門人員組成，考核以定性與定量相結(jié)合的方式進(jìn)行，采用專項(xiàng)檢查與全面檢查相結(jié)合的考核方式。第十九條集團(tuán)監(jiān)察審計(jì)部門負(fù)責(zé)對各直屬企業(yè)采購事項(xiàng)定期及不定期開展專項(xiàng)審計(jì)工作，并提出整改建議，同時(shí)要求嚴(yán)格落實(shí)整改措施，并將整改情況納入年度考核。第二十條政府監(jiān)督管理部門或嶺南集團(tuán)監(jiān)督管理部門對采購活動(dòng)進(jìn)行檢查，采購當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映情況，提供有關(guān)材料。-9-第六章 責(zé)任追究第二十一條 采購人員違反本指南和《食品、 XX集團(tuán)采購管理制度》中要求的行為，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)，不構(gòu)成犯罪的，由上一級主管企業(yè)或部門組成調(diào)查小組，對其違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查， 并根據(jù)調(diào)查結(jié)果和責(zé)任認(rèn)定進(jìn)行追究：（一）經(jīng)濟(jì)賠償。對因違規(guī)、瀆職造成企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)損失人員，可按程序以責(zé)任大小和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行賠償。（二）責(zé)任追究。對因違規(guī)、組織造成企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)損失50萬元（含50萬元）以上的直接責(zé)任人，除追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還應(yīng)對責(zé)任人實(shí)行問責(zé)。對未造成直接經(jīng)濟(jì)損失或經(jīng)濟(jì)損失難以計(jì)量的，但其違規(guī)行為惡劣或已造成惡劣影響，可單獨(dú)進(jìn)行問責(zé)。責(zé)任問責(zé)方式分為誡勉談話、通報(bào)批評、停職、降職、撤職、解除合同等六種。對上述違規(guī)行為應(yīng)承擔(dān)責(zé)任的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員，按照使用范圍，根據(jù)《嶺南集團(tuán)企業(yè)國有資產(chǎn)損失責(zé)任追究暫行辦法》或本企業(yè)制度的國有資產(chǎn)損失責(zé)任追究暫行辦法的規(guī)定進(jìn)行問責(zé)，并納入企業(yè)廉政建設(shè)考核內(nèi)容。第二十二條因采購工作人員的違規(guī)行為影響中標(biāo)、成交結(jié)構(gòu)或者可能影響中標(biāo)、成交結(jié)果的，按下列情況分別處理：（一）未確定中標(biāo)、成交供應(yīng)商的，終止采購活動(dòng)。（二）中標(biāo)、成交供應(yīng)商已經(jīng)確定但采購合同尚未履行的，依法撤銷合同，從合格的中標(biāo)、成交候選人中另行確定中標(biāo)、-10-成交供應(yīng)商。第二十三條對供應(yīng)商違反規(guī)定獲得中標(biāo)或成交資格以及供應(yīng)商在合同履行過程中損害我方利益的，構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)，不構(gòu)成犯罪的，按以下方式處理：（一）合同已簽訂尚未履行的，依法撤銷合同，從合格的中標(biāo)、成交候選人中另行確定中標(biāo)、成交供應(yīng)商。（二）合同尚未履行完畢的，依法中止履行合同，待對方消除影響和賠償損失后，繼續(xù)履行合同，否則依法解除合同，并按照合同條款進(jìn)行索賠。（三）在集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)將其列入不良行為供應(yīng)商名單。第七章 附則第二十四條對嚴(yán)重自然災(zāi)害和企業(yè)不可抗力時(shí)間所實(shí)施的緊急采購、涉及國家安全和企業(yè)商業(yè)秘密的采購以及其他經(jīng)集團(tuán)公司同意的特殊采購，不適用本指南。第二十五條本指南為對《食品、XX集團(tuán)采購管理制度》的細(xì)化和補(bǔ)充，條款中如有與《嶺南集團(tuán)深化采購改革和健全采購管理的若干規(guī)定（暫行）》和《食品、XX集團(tuán)采購管理制度》不符的情況，以《嶺南集團(tuán)深化采購改革和健全采購管理的