(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明

(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明誠(chéng)信、專業(yè)、凝聚33/34目錄TOC\o"1-3"\h\z采購(gòu)系統(tǒng)使用說明 2第一節(jié)基礎(chǔ)信息 21.1設(shè)置審批環(huán)節(jié) 21.2設(shè)置審批流程 41.3采購(gòu)類別定義 61.3.1采購(gòu)類別定義 61.3.2采購(gòu)物品維護(hù)&供應(yīng)商維護(hù) 7第二節(jié)采購(gòu)管理 82.1申購(gòu) 82.2審批 132.3采購(gòu) 152.3.1采購(gòu)訂單查詢 162.3.2申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu) 172.3.3緊急申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)單 182.4驗(yàn)收 192.4.1未確認(rèn)收貨記錄查詢窗口 212.4.2待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢窗口 222.4.3驗(yàn)收單 24第三節(jié)價(jià)格管理 253.1供應(yīng)商報(bào)價(jià) 253.2價(jià)格審核 283.3物品定價(jià) 293.4定價(jià)審核 32第四節(jié)其他 334.1合同管理 334.1.1合同管理列表 334.1.2新合同 344.2采用下期定價(jià) 364.3手工更新定價(jià)報(bào)價(jià) 36(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。采購(gòu)系統(tǒng)使用說明采購(gòu)管理系統(tǒng)是整個(gè)物流系統(tǒng)的中樞，對(duì)內(nèi)聯(lián)系著部門，將部門的要求反映為采購(gòu)訂單，并將收貨憑證轉(zhuǎn)交收貨部門作為驗(yàn)收依據(jù)。對(duì)外，采購(gòu)系統(tǒng)聯(lián)系合適的供應(yīng)商，從而達(dá)到物品的采購(gòu)。采購(gòu)系統(tǒng)主要有以下功能：生成采購(gòu)訂單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)及市場(chǎng)價(jià)搜集、物品按期定價(jià)等。生成采購(gòu)訂單有兩種方式：一種是根據(jù)部門應(yīng)用系統(tǒng)各部門及倉庫提出的申購(gòu)單的批后單，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)采購(gòu)訂單；另一種是根據(jù)手工的批后單輸入采購(gòu)訂單（一般用于申購(gòu)功能未使用或未完全使用）。第一節(jié)基礎(chǔ)信息采購(gòu)業(yè)務(wù)重點(diǎn)：廠商報(bào)價(jià)、物品定價(jià)、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)等。每個(gè)酒店采購(gòu)物品都有一定的審批流程，使用采購(gòu)系統(tǒng)前，必須先正確合理的設(shè)置好審批流程。審批流程的設(shè)定主要有兩方面的工作：審批環(huán)節(jié)、審批流程，如下圖所示。1.1設(shè)置審批環(huán)節(jié)所有審批環(huán)節(jié)的匯總，并指定每個(gè)審批環(huán)節(jié)中有效人員的工號(hào)，便于設(shè)置審批流程時(shí)采用。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。執(zhí)行系統(tǒng)維護(hù)→審批環(huán)節(jié)維護(hù)，打開審批環(huán)節(jié)維護(hù)窗口，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。窗口左邊是全部審批流程環(huán)節(jié)列表，中間是各環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息：項(xiàng)目說明編碼即審批環(huán)節(jié)的流水號(hào)，增加環(huán)節(jié)時(shí)，編碼自動(dòng)生成；審批環(huán)節(jié)即審批環(huán)節(jié)描述；分部門審批每個(gè)審批環(huán)節(jié)下可能涉及整個(gè)酒店多個(gè)部門的操作人員，而有些操作被限制只能本部門人員操作與本部門相關(guān)的業(yè)務(wù)。如針對(duì)部門經(jīng)理來說，大部分酒店應(yīng)該都是部門經(jīng)理只允許審批與本部門相關(guān)的單子窗口右邊是功能按鈕：按鈕說明插入增加審批環(huán)節(jié)；刪除刪除窗口中部選中環(huán)節(jié)（即所指行）；保存保存修改過的內(nèi)容。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。雙擊窗口左邊某環(huán)節(jié)，窗口中部顯示該環(huán)節(jié)審批人員列表。如下圖所示，部門經(jīng)理環(huán)節(jié)，有權(quán)限的操作員有LH、ZLJ等14位。操作員增加、刪除的方法同環(huán)節(jié)的處理。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。1.2設(shè)置審批流程根據(jù)酒店既定的審批流程，利用已經(jīng)設(shè)置好的環(huán)節(jié)，設(shè)置審批流程。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。執(zhí)行系統(tǒng)維護(hù)→審批流程維護(hù)，打開審批流程維護(hù)窗口，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。該窗口左邊顯示審批流程列表，右邊顯示各審批流程的基本信息：項(xiàng)目說明流程編號(hào)即審批流程的流水號(hào)，增加流程時(shí)，編號(hào)自動(dòng)生成；流程名稱流程名稱，根據(jù)酒店實(shí)際情況命名；單據(jù)限額審批單據(jù)的最高金額數(shù)；單筆限額審批單據(jù)中單筆最高金額數(shù)；類型審批類型分：部門申領(lǐng)、一般申購(gòu)、緊急申購(gòu)，含義如下：部門申領(lǐng)：指部門領(lǐng)料通過系統(tǒng)完成，類似于申購(gòu)的流程即申領(lǐng)人先填寫領(lǐng)料單，之后進(jìn)入審批流程，按類似于申購(gòu)的流程處理。一般申購(gòu)：需求不是很迫切，走正常的流程：先填申購(gòu)單然后審批然后轉(zhuǎn)采購(gòu)最后驗(yàn)收入庫。緊急申購(gòu)：針對(duì)于酒店使用來說需求比較急迫的物品，系統(tǒng)有專門針對(duì)于這種情況的審批流程，有些酒店是先實(shí)施后補(bǔ)單子補(bǔ)流程。雙擊流程列表中的某流程，如“物資申購(gòu)（付智）”，窗口左邊顯示審批流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)及允許使用該流程的人員列表。如下圖所示，該審批流程如下：(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。采購(gòu)員（付智）審批→采購(gòu)經(jīng)理審批→財(cái)務(wù)主任審批(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。（1）、單擊〖A.插入〗，審批流程設(shè)定處增加一記錄，單擊選擇環(huán)節(jié)；（2）、環(huán)節(jié)確認(rèn)后，可依次插入允許使用該流程的人員列表，方法同（1）；1.3采購(gòu)類別定義采購(gòu)類別，是指將采購(gòu)中一些性質(zhì)相近的物品歸到同一個(gè)類里，比如將每天都要采購(gòu)的蔬菜，或者每旬都要定價(jià)的蔬菜等歸到同一個(gè)采購(gòu)類別里，然后可以在采購(gòu)或定價(jià)的時(shí)候一起調(diào)出。在這個(gè)功能里，主要做采購(gòu)類別定義，采購(gòu)物品維護(hù)，采購(gòu)供應(yīng)商維護(hù)等。1.3.1采購(gòu)類別定義執(zhí)行采購(gòu)管理→采購(gòu)類別定義，打開如下窗口。項(xiàng)目含義在這里可以定義采購(gòu)類別，各項(xiàng)含義是：項(xiàng)目說明編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)生成類別名稱由操作人員自定義采購(gòu)周期輸入該類物品的到貨周期，因?yàn)槟壳跋到y(tǒng)中暫時(shí)沒有使用該信息，操作的時(shí)候可以隨便輸入1或者其他數(shù)字。類型根據(jù)實(shí)際的需要選擇為定價(jià)用，采購(gòu)用或者兩者兼用，默認(rèn)取價(jià)參數(shù)是用于定價(jià)功能里對(duì)該類別定價(jià)時(shí)自動(dòng)取定價(jià)和默認(rèn)供應(yīng)商的依據(jù)，可以不輸入而使用系統(tǒng)默認(rèn)的取價(jià)參數(shù)。具體看系統(tǒng)參數(shù)說明之取價(jià)參數(shù)設(shè)置。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。功能按鈕說明功能按鈕說明插入插入新記錄，采購(gòu)類別編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。刪除刪除光標(biāo)所在記錄行。保存保存所作修改。1.3.2采購(gòu)物品維護(hù)&供應(yīng)商維護(hù)單擊采購(gòu)類別列表下面的某個(gè)采購(gòu)類別，窗口如下圖所示。右邊上半部分可對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行操作，右邊下半部分可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行操作?？梢圆蛔龉?yīng)商的維護(hù)，在該類別物品定價(jià)的時(shí)候?qū)?huì)顯示所有供應(yīng)商（最多顯示十個(gè)有效供應(yīng)商）的報(bào)價(jià)。采購(gòu)物品維護(hù)&供應(yīng)商維護(hù)操作同類別維護(hù)，不再贅述。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。第二節(jié)采購(gòu)管理一般酒店的申購(gòu)流程如下：2.1申購(gòu)(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。該功能主要用于酒店物品的申購(gòu)。單擊窗口左邊，單擊流程中的申購(gòu)（或執(zhí)行采購(gòu)管理→申購(gòu)），打開申購(gòu)單，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。操作步驟（1）、按實(shí)際情況輸入【申購(gòu)部門】、【審批流程】代碼，顯示部門及流程名稱。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。若操作員不熟悉這些代碼，可以選用系統(tǒng)幫助，操作如下：?jiǎn)螕簟旧曩?gòu)部門】處（也可按F1），彈出『部門代碼幫助』窗口，單擊選擇對(duì)應(yīng)部門；用相同的方法選擇【審批流程】。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。（2）、光標(biāo)在【物品編號(hào)】處，輸入物品名稱或名稱的拼音縮寫，回車，打開『物品代碼幫助』窗口如下圖所示，選擇物品代碼，回車即可?；颍骸疚锲肪幪?hào)】處，按F1，打開『物品幫助—多行輸入選擇』窗口，單擊選擇目標(biāo)物品，可多選，多選方式有兩種①、連選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；②、間隔多選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。（3）、單擊〖確定〗，窗口如下圖所示。界面最下方將在用戶變換物品的時(shí)候顯示不同的幫助信息，默認(rèn)提供了包括庫存量，定價(jià)，最低報(bào)價(jià)，最近進(jìn)貨記錄等相關(guān)信息，可以對(duì)用戶的申購(gòu)提供信息幫助。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。（4）、輸入【申購(gòu)數(shù)量】、【限到貨日期】等項(xiàng)；（5）、單擊，自動(dòng)生成申購(gòu)單號(hào)，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。注意：(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。在諸如物品編碼、申購(gòu)部門等類似的編碼輸入處，使用系統(tǒng)代碼幫助將極大的提高操作的效率。操作方法：輸入處雙擊、按F1或直接回車可打開幫助窗口。申購(gòu)單菜單功能說明：功能名工具欄按鈕說明打印對(duì)顯示的內(nèi)容進(jìn)行打印。新單新增單據(jù)，其中申購(gòu)部門、審批流程、物品編號(hào)、申購(gòu)數(shù)量、限到貨日期是必輸項(xiàng)。存盤保存單據(jù)。銷單刪除單據(jù)。插入明細(xì)在單據(jù)末增加一條記錄。刪除明細(xì)刪除光標(biāo)所在行記錄查詢查詢自己填寫的單據(jù)首張調(diào)入自己填寫的第一張單據(jù)。上一張調(diào)入自己填寫的上一張單據(jù)，如果當(dāng)前是第一張，將保持為當(dāng)前張。下一張調(diào)入自己填寫的下一張單據(jù)，如果當(dāng)前是最后一張，將新增單據(jù)。末張調(diào)入自己填寫的最后一張單據(jù)。計(jì)算器調(diào)用計(jì)算器應(yīng)用程序。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有申購(gòu)數(shù)量，限到貨日期，其他要求，申購(gòu)理由。如，當(dāng)前記錄的【限到貨日期】是2006/06/18，單擊，所有明細(xì)的【限到貨日期】都修改為2006/06/18。自動(dòng)補(bǔ)倉根據(jù)所選倉庫的當(dāng)前庫存量，物品的最低，安全庫存自動(dòng)生成申購(gòu)單。該倉庫的物品必須在臺(tái)賬中發(fā)生過。退出關(guān)閉申購(gòu)窗口。2.2審批申購(gòu)單據(jù)新建完成后，將按照選定的審批環(huán)節(jié)流動(dòng)至各環(huán)節(jié)相關(guān)人員進(jìn)行審批。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。單擊窗口左邊，單擊流程中的審批（或執(zhí)行采購(gòu)管理→審批），打開當(dāng)前操作員有權(quán)限審批的單據(jù)，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。單擊有權(quán)限對(duì)需要審批的單據(jù)進(jìn)行審批，進(jìn)入操作界面后在白框處點(diǎn)擊，出現(xiàn)勾和叉分別表示同意或否決。在稍下的地方進(jìn)行供應(yīng)商或單價(jià)的選擇或詢價(jià)信息的輸入。在最右下方可以輸入自己的審批意見。光標(biāo)點(diǎn)擊不同行將顯示不同的物品的信息，包括一些物品的基礎(chǔ)信息。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。審批單菜單功能說明：(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。功能名工具欄按鈕說明打印對(duì)顯示的內(nèi)容進(jìn)行打印。全部批準(zhǔn)將每一條能審批的記錄一次性打勾。全部否決將每一條能審批的記錄一次性打叉。全部遞交將所有記錄直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的審批。全部轉(zhuǎn)審將每一條能審批的記錄進(jìn)行一次打圈。轉(zhuǎn)審的意思是中止當(dāng)前單據(jù)的順序?qū)徟?，并指定下一環(huán)應(yīng)該的審批人（權(quán)限），如果擁有（不推薦使用轉(zhuǎn)審，這樣審批流程將不嚴(yán)格按順序執(zhí)行，需要事后的跟蹤）轉(zhuǎn)審權(quán)限，在操作界面第二區(qū)的最右側(cè)將出現(xiàn)轉(zhuǎn)審環(huán)節(jié)字樣，在此可以進(jìn)行轉(zhuǎn)換其他環(huán)節(jié)的選擇。轉(zhuǎn)審操作要求轉(zhuǎn)審審批完畢后回到初始那個(gè)環(huán)節(jié)審批，遞交則不必返回直接到初始環(huán)節(jié)的下一個(gè)環(huán)節(jié)。批準(zhǔn)將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進(jìn)行打勾。否決將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進(jìn)行打叉。遞交將當(dāng)前記錄直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的審批。轉(zhuǎn)審將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進(jìn)行打圈。撤銷審批撤銷自己審批的單據(jù)（注必須在下一環(huán)審批前和采購(gòu)部采購(gòu)前才能撤銷），撤銷單據(jù)將自動(dòng)進(jìn)行存盤刷新，自己不需再點(diǎn)擊存盤按鈕。單據(jù)查詢查詢自己能審批的單據(jù)同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列（注：必須對(duì)當(dāng)前行有審批的權(quán)利），目前適用的列有批準(zhǔn)數(shù)量，限到貨日期，轉(zhuǎn)審環(huán)節(jié)。審批意見模板編輯選擇編輯自己的常用審批意見。審批意見拷貝將當(dāng)前行的審批意見拷貝到該張單據(jù)的其他能審批的行。注意：遞交和轉(zhuǎn)審的概念對(duì)比舉例：比如當(dāng)前物品的審批流程是：部門經(jīng)理->采購(gòu)員->財(cái)務(wù)總監(jiān)->總經(jīng)理假設(shè)當(dāng)前審批環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)總監(jiān)，（1）如果選擇批準(zhǔn)，那么審批流程不變，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成總經(jīng)理；（2）如果選擇遞交，且轉(zhuǎn)審（遞交）環(huán)節(jié)選擇信息總監(jiān)，那么審批流程變成：部門經(jīng)理->采購(gòu)員->財(cái)務(wù)總監(jiān)->信息總監(jiān)->總經(jīng)理，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成信息總監(jiān)。（3）如果選擇轉(zhuǎn)審，且轉(zhuǎn)審（遞交）環(huán)節(jié)選擇信息總監(jiān)，那么審批流程變成：部門經(jīng)理->采購(gòu)員->財(cái)務(wù)總監(jiān)->信息總監(jiān)->財(cái)務(wù)總監(jiān)->總經(jīng)理，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成信息總監(jiān)。2.3采購(gòu)申購(gòu)單據(jù)審批后，方可進(jìn)行采購(gòu)。單擊窗口左邊，單擊流程中的采購(gòu)（或執(zhí)行采購(gòu)管理→采購(gòu)），打開如下圖。采購(gòu)有三種情況：一是直接下采購(gòu)定單（用于無審批的情況，特別是日常蔬菜肉類等采購(gòu)）；二是將申購(gòu)的批后單轉(zhuǎn)成采購(gòu)定單；三是緊急申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)單，分別對(duì)應(yīng)『采購(gòu)定單查詢與申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)』窗口三標(biāo)簽頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。2.3.1采購(gòu)訂單查詢?nèi)缟蠄D所示，窗口上半部分顯示采購(gòu)定單（默認(rèn)只顯示新單、待驗(yàn)收、返回單，如需查看其他類型的定單要點(diǎn)擊查詢按鈕，『直接采購(gòu)定單查詢條件』窗口，如下圖所示）；下半部分顯示當(dāng)前選中行所相關(guān)的進(jìn)貨記錄；窗口右邊顯示可用的各功能按鈕，含義及用途簡(jiǎn)介如下表所示。按鈕說明查詢按條件查詢采購(gòu)定單數(shù)據(jù)。新增新增直接采購(gòu)定單，單擊〖新增〗，打開新建采購(gòu)定單窗口，按實(shí)際輸入各項(xiàng)信息，存盤生成類型為“直采”的新單。修改選中目標(biāo)定單，單擊〖修改〗，打開采購(gòu)定單，即可修改。核對(duì)核對(duì)當(dāng)前行所在記錄，核對(duì)后定單狀態(tài)由新單（或返回單）→待驗(yàn)收。撤核撤銷核對(duì)當(dāng)前行所在記錄，定單狀態(tài)由待驗(yàn)收→新單。全核全部核對(duì)所有狀態(tài)為新單或返回單的記錄。保存核對(duì)或撤核后，存盤，確認(rèn)變化，系統(tǒng)保存變化信息。打印對(duì)顯示的內(nèi)容進(jìn)行打印。導(dǎo)出將當(dāng)前列表導(dǎo)出為txt文本，可以用于數(shù)據(jù)備份或者數(shù)據(jù)交換。查詢單擊〖查詢〗，打開『直接采購(gòu)定單查詢條件』窗口，如下圖所示。系統(tǒng)默認(rèn)顯示狀態(tài)為新單、待驗(yàn)收、返回單的定單，操作員可通過單擊選擇窗口右邊的“狀態(tài)組合”，顯示其他狀態(tài)定單。輸入各條件，單擊〖確定〗，顯示查詢結(jié)果。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。狀態(tài)說明新單新剛做好的單據(jù)記錄。待驗(yàn)收新單或返回單被核對(duì)后的記錄，待驗(yàn)收狀態(tài)的記錄可以被驗(yàn)收功能檢索到，從而生成收貨記錄。完成待驗(yàn)收記錄通過收貨并且全部到貨（只有部分到貨記錄維持待驗(yàn)收狀態(tài)等待下一次收貨），如全部到貨并且數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商等與定單完全一致，記錄狀態(tài)是完成。取消取消是待驗(yàn)收的記錄沒有送貨就被中止收貨（如果送過貨后被中止就是異常完成了）。異常完成如果只是全部到貨而數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商等不完全一致，則該記錄狀態(tài)變成異常完成（全部到貨只是表示供應(yīng)商完成了定單任務(wù)，不再進(jìn)行送貨）。異常批示異常完成的記錄經(jīng)常確認(rèn)狀態(tài)變成異常批示，表示這些記錄的異常情況經(jīng)過了確認(rèn)（但由于采購(gòu)定單涉及到蔬菜肉類等采購(gòu)，數(shù)量不匹配是正常的現(xiàn)象，所以出現(xiàn)異常完成的記錄大部分都是正常完成，所以異常完成的記錄確認(rèn)功能暫不開放，異常批示的記錄實(shí)際是不存在的）。返回單待驗(yàn)收被撤核的記錄。2.3.2申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)單擊“申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)”標(biāo)簽頁，上半部分顯示所有申購(gòu)批后單，下半部分顯示物品相關(guān)幫助信息，如下圖所示。操作員可對(duì)申購(gòu)批后的單據(jù)進(jìn)行組織生成采購(gòu)定單。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。功能按鈕說明(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。按鈕說明刷新重新檢索申購(gòu)批后單數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢采購(gòu)定單數(shù)據(jù)。默認(rèn)廠商針對(duì)已經(jīng)做過定價(jià)的物品，單擊默認(rèn)廠商，選中的物品如果已經(jīng)定過價(jià)就直接顯示相應(yīng)的定價(jià)供應(yīng)商，沒有定過價(jià)采購(gòu)員詢價(jià)后填入，通過直接叫貨或組織訂單處理。直接叫貨如上圖窗口，單擊窗口左邊的多選框，選中單據(jù)，單擊右邊的〖直接叫貨〗按鈕，直接生成待驗(yàn)收狀態(tài)的采購(gòu)定單，注意要求左邊的申購(gòu)單信息完備（包含供應(yīng)商或有默認(rèn)的供應(yīng)商）。組織定單如上圖窗口，選中左邊的單據(jù)，單擊右邊的〖組織定單〗，把所有選中的單據(jù)組織到一張采購(gòu)定單里，進(jìn)入采購(gòu)定單操作界面。中止采購(gòu)如上圖窗口，選中左邊的單據(jù)，單擊右邊的〖中止采購(gòu)〗，當(dāng)前申購(gòu)批后單不再進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于從未實(shí)施過采購(gòu)的，則申購(gòu)單狀態(tài)變?yōu)椴少?gòu)實(shí)施取消，如實(shí)施過部分，則變?yōu)椴少?gòu)實(shí)施完成（部分采購(gòu)）。全部選中輔助功能，幫助選中左邊所有記錄。2.3.3緊急申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)單緊急申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)單的窗口及功能使用同“申購(gòu)批后單轉(zhuǎn)采購(gòu)”，請(qǐng)參見上不部分說明。2.4驗(yàn)收驗(yàn)收是采購(gòu)管理與存貨管理的接口，通過驗(yàn)收，采購(gòu)定單生成驗(yàn)收記錄，然后存貨管理可以對(duì)這些記錄進(jìn)行審核，記帳等生成存貨明細(xì)帳。單擊窗口左邊，單擊流程中的驗(yàn)收（或執(zhí)行采購(gòu)管理→驗(yàn)收），即可進(jìn)入。未確認(rèn)收貨記錄若有未確認(rèn)的收貨記錄，系統(tǒng)彈出如下提示信息；單擊〖是（Y）〗，打開『未確認(rèn)收貨記錄查詢』列表，如下圖所示，可對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。單擊〖否（N）〗，打開『待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢』列表，如下圖所示，在這里可以選擇物品進(jìn)行驗(yàn)收。無未確認(rèn)收貨記錄若沒有未確認(rèn)收貨記錄，單擊“驗(yàn)貨”圖標(biāo)，則直接打開如下窗口。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。未確認(rèn)收貨記錄與確認(rèn)過的收貨記錄并無多大區(qū)別，只是一個(gè)標(biāo)志不同。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。未確認(rèn)收收貨記錄主要可能由以下原因產(chǎn)生，在驗(yàn)收操作界面操作時(shí)（驗(yàn)收操作請(qǐng)參閱以下說明），由于記錄沒有單價(jià)或者操作員沒有存盤的權(quán)限，又或者由于業(yè)務(wù)需求，先打印出來給部門確認(rèn)然后再正式保存，而單擊臨時(shí)保存按鈕造成的。2.4.1未確認(rèn)收貨記錄查詢窗口『未確認(rèn)收貨記錄查詢』窗口如下圖所示，窗口左邊顯示未確認(rèn)收貨記錄基本信息，藍(lán)色表示該記錄被選中；窗口右邊是功能按鈕。功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索未確認(rèn)收貨記錄數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢未確認(rèn)收貨記錄數(shù)據(jù)。修改進(jìn)入驗(yàn)收操作界面，修改未確認(rèn)的收貨記錄。新價(jià)對(duì)顯示的未確認(rèn)的單據(jù)進(jìn)行價(jià)格更新（按定價(jià)），已經(jīng)有價(jià)格的不更新。全新對(duì)顯示的未確認(rèn)的單據(jù)進(jìn)行價(jià)格更新（按定價(jià)），已經(jīng)有價(jià)格的也更新。保存對(duì)價(jià)格更新進(jìn)行保存。全部確認(rèn)一次性確認(rèn)所有未確認(rèn)記錄。打印打印未確認(rèn)收貨記錄列表。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。2.4.2待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢窗口『待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢』窗口如下圖所示，窗口左邊顯示待驗(yàn)收采購(gòu)記錄基本信息，藍(lán)色表示該記錄被選中；窗口右邊是功能按鈕。功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索待驗(yàn)收采購(gòu)定單數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢待驗(yàn)收采購(gòu)定單數(shù)據(jù)驗(yàn)收單擊〖驗(yàn)收〗，進(jìn)入驗(yàn)收操作界面，驗(yàn)收物品。中止收貨中止藍(lán)色選中記錄的收貨，該記錄狀態(tài)將從待驗(yàn)收變成異常完成或者取消（部分到貨的記錄變成異常完成，沒有到貨的記錄變成取消）。打印打印待驗(yàn)收采購(gòu)定單列表。驗(yàn)收方法1、『待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢』窗口，雙擊目標(biāo)記錄，打開明細(xì)，驗(yàn)收這一筆記錄；2、選中一條記錄，單擊〖驗(yàn)收〗，則驗(yàn)收該記錄相關(guān)的整張單據(jù)；3、選中多條記錄（選擇的方法請(qǐng)見后面說明），單擊〖驗(yàn)收〗，則驗(yàn)收選中的多條記錄。選擇記錄的方法(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。連選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。間隔多選：?jiǎn)螕暨x擇第一條目標(biāo)記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。待驗(yàn)收采購(gòu)定單和未確認(rèn)收貨記錄的區(qū)別(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢顯示的是采購(gòu)定單，待驗(yàn)收狀態(tài)；(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。未確認(rèn)收貨記錄查詢則是庫存單，是由采購(gòu)定單驗(yàn)收操作而形成的收貨單。2.4.3驗(yàn)收單打開『收貨記錄』窗口的方法1、『待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢』窗口，雙擊明細(xì)紀(jì)錄；2、『待驗(yàn)收采購(gòu)定單查詢』窗口，單擊窗口右邊的〖驗(yàn)收〗；3、『未確認(rèn)收貨記錄查詢』，雙擊明細(xì)記錄；4、『未確認(rèn)收貨記錄查詢』，單擊窗口右邊的〖修改〗；『收貨記錄』窗口『收貨記錄』窗口如下圖所示，操作員輸入【到貨數(shù)量】，【驗(yàn)收確認(rèn)】、【簽收人】等，〖存盤〗，采購(gòu)定單將會(huì)生成進(jìn)貨記錄。窗口上方是菜單及常用功能按鈕，窗口中部顯示待驗(yàn)收記錄，下方提示庫存、供應(yīng)商等信息，供操作員參考。重要功能按鈕說明按鈕圖標(biāo)說明存盤保存驗(yàn)收記錄信息。臨時(shí)保存臨時(shí)保存驗(yàn)收記錄信息（即生成未確認(rèn)驗(yàn)收記錄）。單據(jù)查詢查詢驗(yàn)收單。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有效期，完成。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。第三節(jié)價(jià)格管理價(jià)格管理流程如下：3.1供應(yīng)商報(bào)價(jià)多方報(bào)價(jià)，可以作為定價(jià)或采購(gòu)、申購(gòu)的價(jià)格參考。新建報(bào)價(jià)單操作步驟：（1）、單擊窗口左邊，單擊流程中的供應(yīng)商報(bào)價(jià)（或執(zhí)行采購(gòu)管理→供應(yīng)商報(bào)價(jià)），打開『供應(yīng)商報(bào)價(jià)（新單）』窗口，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。（2）、【供應(yīng)商名】處按F1或單擊，打開『供應(yīng)商代碼幫助』，如下圖所示，單擊選擇供應(yīng)商，【供應(yīng)商名】處顯示所選供應(yīng)商名。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。（3）、輸入【起始日期】、【終止日期】，光標(biāo)移到【物品編號(hào)】處，用類似（1）的方法選擇物品，輸入每種物品的【報(bào)價(jià)】，存盤，報(bào)價(jià)單建立完成。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。重要功能按鈕說明按鈕圖標(biāo)說明打印打印顯示的報(bào)價(jià)信息。新單新增報(bào)價(jià)單。存盤保存報(bào)價(jià)信息。銷單刪除報(bào)價(jià)單。增行新增一行報(bào)價(jià)記錄。刪行刪除光標(biāo)所在行記錄。單據(jù)查詢查詢自己所做的未審核的報(bào)價(jià)單計(jì)算器調(diào)用計(jì)算器應(yīng)用程序同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有備注等。3.2價(jià)格審核用于對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息進(jìn)行審核確認(rèn)，以保證其有效性（審核過的報(bào)價(jià)信息才是真正有效的，可以作為定價(jià)或者申購(gòu)采購(gòu)的參考）。單擊窗口左邊，單擊流程中的價(jià)格審核（或執(zhí)行采購(gòu)管理→價(jià)格審核），打開『供應(yīng)商報(bào)價(jià)審核查詢』窗口，如下圖所示，該窗口列出了當(dāng)前所有未審核的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。重要功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索未審核的單據(jù)。查詢按條件查詢未審核的單據(jù)。核對(duì)核對(duì)當(dāng)前行記錄（藍(lán)色選中）。取消取消已經(jīng)核對(duì)的記錄，需要注意的是已經(jīng)保存過就無法取消了，而且保存過的數(shù)據(jù)也無法在此列表上看到，真正要撤核要到供應(yīng)商報(bào)價(jià)查詢?nèi)?shí)現(xiàn)。全核全部核對(duì)未審核的報(bào)價(jià)單據(jù)（顯示的）。保存核對(duì)或全核后需要保存才能生效。查看查看供應(yīng)商報(bào)價(jià)的詳細(xì)信息，單擊〖查看〗，打開『供應(yīng)商報(bào)價(jià)查看』窗口即可。列表中，直接雙擊目標(biāo)記錄，也可打開『供應(yīng)商報(bào)價(jià)查看』進(jìn)行查看。導(dǎo)出導(dǎo)出未審核的供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息（txt格式）。3.3物品定價(jià)物品定價(jià)用于給物品在周期內(nèi)定價(jià)，有定價(jià)的物品在采購(gòu)的時(shí)候可以自動(dòng)跳出。新建物品定價(jià)單(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。（1）、單擊窗口左邊，單擊流程中的物品定價(jià)（或執(zhí)行采購(gòu)管理→物品定價(jià)），打開『物品定價(jià)（新單）』，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。（2）、輸入【采購(gòu)類別】、【起始日期】、【終止日期】，光標(biāo)移到【物品編碼】處，選擇物品。（3）、輸入每種物品的【本期定價(jià)】，選擇每種物品的【選定供應(yīng)商】、【定價(jià)理由】、【備選供應(yīng)商】等，單擊〖存盤〗，定價(jià)單建立完成，如下圖所示。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。重要功能按鈕說明『物品定價(jià)』工具欄按鈕部分同供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等，且簡(jiǎn)單易懂，因此不再贅述，只對(duì)重要的功能進(jìn)行說明。按鈕圖標(biāo)說明歷史曲線顯示物品定價(jià)的歷史走勢(shì)曲線。設(shè)置參考區(qū)間當(dāng)系統(tǒng)參數(shù)取價(jià)參數(shù)設(shè)置值為5時(shí)，設(shè)置參考區(qū)間可以作為自動(dòng)取定價(jià)和供應(yīng)商的依據(jù)（按區(qū)間內(nèi)數(shù)量加權(quán)）。自動(dòng)取定價(jià)和默認(rèn)供應(yīng)商按系統(tǒng)參數(shù)取價(jià)參數(shù)設(shè)置，選擇合適的定價(jià)和供應(yīng)商，具體看系統(tǒng)參數(shù)說明。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有本期定價(jià)和默認(rèn)供應(yīng)商等。3.4定價(jià)審核對(duì)定價(jià)單進(jìn)行審核，以確保其有效性。審核過的物品定價(jià)才能自動(dòng)在系統(tǒng)中發(fā)生作用。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第29頁。(采購(gòu)管理)采購(gòu)系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第29頁。單擊窗口左邊，單