行政制度管理大全

PAGEPAGE33行政管理制度大全

第一節(jié)辦公事務(wù)管理崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對日常行政事務(wù)進(jìn)行計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的綜合競爭力。其主要職責(zé)如圖3-1所示。職責(zé)1職責(zé)1組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核職責(zé)3負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費用等工作職責(zé)4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責(zé)5負(fù)責(zé)公司的各種公章證照管理，并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作職責(zé)6起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況職責(zé)7搞好與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責(zé)8受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理職責(zé)9負(fù)責(zé)檢查本部門的安全、消防工作職責(zé)10負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件職責(zé)11負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議職責(zé)2起草、擬訂辦公用品的需求計劃，報直接上級審批職責(zé)12完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事件的處理圖3-1辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)著辦公用品、辦公設(shè)備、檔案管理等工作，其主要職責(zé)如圖3-2所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助部門主管做好各項辦公事務(wù)制度草擬工作職責(zé)3負(fù)責(zé)公司辦公家具設(shè)備、辦公用品的采購工作職責(zé)4負(fù)責(zé)辦公用品的登記、發(fā)放管理職責(zé)5負(fù)責(zé)制定辦公家具、設(shè)備、用品的采購流程職責(zé)6負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)職責(zé)7負(fù)責(zé)計算機(jī)信息資料管理職責(zé)8負(fù)責(zé)公司圖書、資料、合同等文檔的管理職責(zé)9提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進(jìn)工作職責(zé)2積極落實上級要求的各項任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)職責(zé)10對于其他部門不符合行政事務(wù)管理規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查職責(zé)11協(xié)助其他部門作好會議、接待工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作圖3-2辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)三、行政辦公秘書崗位職責(zé)秘書的任務(wù)是負(fù)責(zé)為公司領(lǐng)導(dǎo)處理那些可以由他人完成的工作并為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好準(zhǔn)備。這些工作無論大小，都應(yīng)該看做是領(lǐng)導(dǎo)的重要工作來接受。工作內(nèi)容包括公文的收發(fā)、公章管理、高級接待等工作，其主要職責(zé)如圖3-3所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作職責(zé)3負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作職責(zé)4妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備職責(zé)5嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類文件職責(zé)6及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作職責(zé)7起草會議文件，及時完成會議記錄、紀(jì)要工作。職責(zé)8按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會議職責(zé)9陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出席重要商務(wù)接待及對外聯(lián)絡(luò)工作職責(zé)10協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草各項規(guī)章制度職責(zé)11按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動職責(zé)2負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作圖3-3秘書崗位職責(zé)第二節(jié)辦公事務(wù)管理制度一、辦公用品訂購審批單第1章總則第1條本公司為規(guī)范辦公用品的發(fā)放工作，特制定本規(guī)定。第2條公司各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。第3條辦公用品的采購與管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第4條本制度適用于公司全體員工。第2章辦公用品的申請第5條對于日常易耗品申請，直接由申請部門填寫申請單（見下表），經(jīng)主管簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。易耗品申請單部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）年月日年月日第6條各部門如申購辦公用品，還必須另填一份訂購審批單（見下表），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。辦公用品訂購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間訂購原因：部門主管審批意見：行政部門審批意見：簽字：年月日如果金額超過審批權(quán)限請行政總監(jiān)簽批意見：簽字：年月日第7條在申請書中要寫明所要物品、數(shù)量、質(zhì)量規(guī)格。第3章辦公用品的購買第8條為了統(tǒng)一限量、控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買都由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買審批單”的前提下就近采購。在這種情況下，辦公事務(wù)部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同審批單一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。第9條購買量的確定。根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。第10條供應(yīng)商的確定。辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時，必須貨比三家選擇其中價格、質(zhì)量最優(yōu)者。第11條辦公事務(wù)部門必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡（見下表）”，卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及哪個商店訂購等。訂購進(jìn)度控制卡項目物品名稱訂購日期訂購數(shù)量單價物品來源到貨日期辦公事務(wù)人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第12條所訂購辦公用品送到后，辦公事務(wù)部門要按送貨單進(jìn)行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購進(jìn)度控制卡上做好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。第13條收到辦公用品后，對照訂購單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章、做好登記，轉(zhuǎn)交出納室負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第4章辦公用品的核發(fā)第14條辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的申請單，在所需物品全部到庫后，填寫辦公用品分發(fā)通知書（見下表）。辦公用品分發(fā)通知書需求部門需求人到貨時間物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價合計今物品已于年月日到達(dá)我部門，請于年月日之前領(lǐng)取接受人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第15條辦公事務(wù)專員進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。第16條用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品分發(fā)通知書，轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。第5章辦公用品的保管第17條辦公事務(wù)部門必須對所有入庫辦公用品一一填寫臺賬（見下表）。辦公用品臺賬項目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備注編制：行政部填寫人（簽字）：第18條必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保護(hù)措施。第19條辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)。盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整理臺賬，使兩者一致。第20條印刷制品與各種用紙的管理按照盤存的臺賬為基準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計算出余量。一旦一批消耗品完，應(yīng)立即寫報告遞交辦公事務(wù)主管。第21條非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償、自購。第22條所有辦公用品非工作原因嚴(yán)禁帶出公司。第6章辦公用品的報廢處理第23條報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單（見下表），辦公事務(wù)專員要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可做報廢處理。報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價出廠時間使用時間報廢類型報廢原因以上物品本部門申請報廢處理意見：部門主管（簽字）辦公事務(wù)專員□同意報廢處理□不同意報廢處理辦公事務(wù)專員（簽字）：辦公事務(wù)主管□同意報廢處理□不同意報廢處理辦公事務(wù)主管（簽字）：第24條對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。第25條報廢品不得隨意丟棄，應(yīng)集中存放、集中處理。第7章辦公用品使用的監(jiān)督第26條辦公事務(wù)部門定期核對用品申請書與實際使用情況。第27條辦公事務(wù)部門不定期核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。第28條辦公事務(wù)部門不定期對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，杜絕浪費辦公用品行為。第8章附則第29條本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通知。第30條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。二、辦公設(shè)備管理制度第1章總則第1條為了保證公司辦公設(shè)備正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條本制度所指辦公設(shè)備包括電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。第3條本制度適用于公司全體員工。第2章辦公設(shè)備購買第4條辦公設(shè)備購買由各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一以招標(biāo)形式購買。第5條對于臨時增購的辦公設(shè)備要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方可。第3章電腦使用管理第6條專人專管⑴每臺電腦指定專門人員上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。⑵電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。第7條操作規(guī)定⑴嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項，嚴(yán)禁使用電腦玩電子游戲。⑵不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤，防止病毒入侵。⑶嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。第8條病毒防護(hù)⑴裝有軟驅(qū)的計算機(jī)一律不得入網(wǎng)。⑵對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，任何在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。⑶對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，其軟件的安裝由電腦室負(fù)責(zé)。⑷任何計算機(jī)需安裝軟件時，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)安裝。⑸所有計算機(jī)不得安裝游戲軟件。⑹數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。⑺軟件在使用前，必須確保無病毒。⑻任何人未經(jīng)過他人同意，不得使用他人的電腦。第9條硬件保護(hù)⑴除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機(jī)設(shè)備。⑵硬件維護(hù)人員在拆卸計算機(jī)時，必須采取必要的防靜電措施。⑶硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。⑷各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實所轄計算機(jī)及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。⑸各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保所用計算機(jī)及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。⑹所有帶鎖的計算機(jī)，在使用完畢或離去前必須上鎖。⑺對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電設(shè)施以保護(hù)電源。第10條電腦保養(yǎng)⑴保持電腦的清潔，嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西等，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。確保所用的電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好狀態(tài)。⑵定期（每月末）對電腦內(nèi)資料進(jìn)行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料，保證電腦內(nèi)運行空間的暢足。備份的磁盤由電腦管理員保管。⑶定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第4章電話使用管理第11條電話由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用。第12條每次通話時間以3分鐘為限。通話時應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。第13條使用前應(yīng)對通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。第14條各種外線電話須配置專用長途電話記錄表，并逐次記錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項以及交涉結(jié)果。該記錄表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。第15條長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。第5章打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理第17條打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理使用，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。第18條打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印、復(fù)印的時間、標(biāo)題、份數(shù)、密級，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可。第19條凡需打印的文件、表格等，字跡要清楚、語句要通順。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對。第20條為確保復(fù)印機(jī)的安全運轉(zhuǎn)，每天開機(jī)時間不宜過長，急件經(jīng)主管批準(zhǔn)后，方可臨時開機(jī)。第21條打印復(fù)印人員要嚴(yán)守文件內(nèi)容，做到不泄密、不失密。第6章傳真機(jī)使用管理第22條傳真機(jī)由專人保管使用，其他人員不得自行使用。第23條不得使用傳真機(jī)傳送個人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第24條建立傳真登記、簽收制度，立檔備案。第25條每天下班后，傳真機(jī)設(shè)置為自動接收，以防止遺漏重要文件。第7章其他辦公設(shè)備使用管理第26條專管專用。公司所有辦公設(shè)備都要指定專人使用，其他人員若使用必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)方可。第27條辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，以免老化影響使用。第28條辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全。如果能夠上鎖，全部上鎖；如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失，要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第8章辦公設(shè)備使用監(jiān)管第29條公司辦公事務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備使用情況進(jìn)行不定期檢查。第30條公司辦公事務(wù)部門對塊規(guī)使用人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。三、文書檔案管理制度（一）文書管理制度第1章總則第1條為使公司公文處理準(zhǔn)確、及時，提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量，特制定本辦公。第2條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由辦公室事部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第3條辦公事務(wù)部門指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印等事宜。第2章公文的種類第4條公司的的通用公文種類⑴請示向上級部門請求請示、批準(zhǔn)的事項。⑵報告向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示事項。⑶決定對公司重要事項或重大活動作出安排。⑷決議經(jīng)過會議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項。⑸批復(fù)上級答復(fù)下級的請示事項。⑹通知在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。⑺通知傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文；傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項。⑻通報表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況。⑼函對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題，請有關(guān)部門批準(zhǔn)。⑽會議紀(jì)要記載和表達(dá)會議重要精神及議定事項，要求與會單位共同遵守執(zhí)行。第5條文書的保密等級劃分⑴絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。⑵秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。⑶機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。⑷普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。第3章文書的收發(fā)第6條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置。⑴一般文書予以啟封，分送給各部門。⑵私人信件直接送收信人。⑶分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回。第7條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上做好登記。第4章文書制作規(guī)范第8條公文格式⑴公文內(nèi)容①發(fā)文號：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成，位于文頭與界欄線上。②收文機(jī)關(guān)：向上級的請示、報告，一般只寫一個主送單位，需同時報送另一個上級部門的，用“抄送”；對同級或下級則用“抄送”。③標(biāo)題：對公文主要內(nèi)容的概括和反映，是公文的眉目。④正文：公文的主體部分。⑤發(fā)文機(jī)關(guān)：制發(fā)文的單位，位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫全稱或通用簡稱。⑥公文日期：包括年、月、日，寫在公文末尾，一般以印刷日期為準(zhǔn)，重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。⑦公文印章：加印在發(fā)文日期中間。⑧密級：保密文件注明密級。⑨附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標(biāo)題。⑵用紙格式本公司公文用紙一律以A4為標(biāo)準(zhǔn)紙，左側(cè)裝訂。⑶印裝格式①公文均采用橫書橫排。②單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。③裝訂可用釘裝、膠粘辦法。第9條文書的署名⑴公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。⑵對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第10條文書的蓋章⑴在正文上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。⑵如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。⑶以部門或公司名義起草的文書，須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第11條文書制作注意事項⑴文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。⑵起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，并加以證明，附上相關(guān)資料與文件。⑶必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。⑷對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，并且必須署名。第5章文書的整理與保存第12條文書的整理與保存⑴全部完結(jié)的文書，在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”原則對文件整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。⑵公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。⑶分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存；另一類是一般的文書，留存各部門保管。第13條文書的保存年限⑴永久保存文書包括：章程、股東大會及董事會議記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。⑵保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；資金工資與津貼有關(guān)文書；財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。⑶保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。⑷保存1年的文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第14條注意事項⑴重要的機(jī)密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。⑵保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。⑶銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。⑷如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。⑸必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。（二）檔案管理制度第1條管理部門1、文書結(jié)案后，原稿由行政部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。2、各分公司檔案分類目錄及編號原則，由公司辦公事務(wù)部門統(tǒng)一制定。第2條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收：1、檢查文件的文書及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入；2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)；3、文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室；4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門；5、有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。檔案目錄表檔號：卷名：本案文件目錄件數(shù)收文號來文號發(fā)文號頁數(shù)備注第3條文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則左方裝訂為原則；2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；3、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第4條檔案分類⑴檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。⑵檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”“小類”二級。⑶同一“小類”（或“細(xì)類”）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。⑷每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。⑸檔號的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第5條檔案名稱及編號⑴檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表明檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。⑵各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。⑶檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。⑷檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。⑸檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第6條檔案編號⑴新檔案。應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。⑵檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。⑶檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。⑷檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第7條檔案管理⑴歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。⑵檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第8條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特寫者外，依下列規(guī)定辦理。⑴永久保存①公司章程；②股東名冊；③組織規(guī)程及辦事細(xì)則；④董事會及股東會記錄；⑤財務(wù)報表；⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；⑦不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；⑧工程設(shè)計圖；⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。⑵10年保存①預(yù)算、決算書類；②會計憑證；③事業(yè)計劃資料；④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。⑶5年保存①期滿或解除之合約；②其他經(jīng)核定保存5年的文書。⑷1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。⑸各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其他有效期予以保存。第9條檔卷清理⑴檔案管理人員應(yīng)該及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。⑵保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第10條調(diào)卷程序⑴各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向管檔人員借閱。⑵借閱檔案包括文件資料必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。⑶案卷不許借出，只借在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。⑷檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”應(yīng)按歸還日期先后整理，以備催還。⑸借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。⑹借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。⑺借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。⑻外單位借閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。⑼外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。⑽檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。“調(diào)卷單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。?1條調(diào)卷管理⑴“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間以一周為限，如有特殊情況需延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程度重新辦理。⑵調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負(fù)責(zé)處理。⑶調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，請變更調(diào)卷登記，不得私自接受。⑷調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。（三）文書檔案立卷歸檔制度第1章總則第1條為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。第2條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第3條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第2章文件材料的收集管理第4條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。第5條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正體與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)）第6條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議方辦部門收集歸卷。⑴公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。⑵本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。第7條各部門專（兼）職文書的職責(zé)⑴了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。⑵認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。⑶承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第3章歸檔范圍第8條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀(jì)錄等。第9條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第10條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第11條本公司各種獎懲、活動、任免等資料。第4章平時歸卷第12條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第13條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第14條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第15條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記簿上注明。第5章立卷第16條立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第17條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第18歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第19條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第20條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第21條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第22條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。第23條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第24條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。第25條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。四、往來信件管理制度第1章總則第1條目的。為規(guī)范報刊、信件管理，確保其準(zhǔn)確投遞和分發(fā)，特制定本制度。第2條行政部負(fù)責(zé)公司信件的管理，并落實專人負(fù)責(zé)。第3條信件分類⑴依其重要性分別歸類，一般分為電報類，限時信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司、機(jī)構(gòu)的其他部門來函，親啟信函，報刊，雜志，商品目錄及其他廣告宣傳資料，包裹等。⑵報刊雜志、商品目標(biāo)和郵購廣告，除與主管有直接關(guān)系，一般由辦公室人員處理。這類信件數(shù)量大，主管無暇一一過目，辦公人員可做重點報告，或者用紅筆將有關(guān)事項勾出，以便主管參閱。⑶對于親啟信函，除主管有指示可以拆所有的信件外，不應(yīng)拆注明“親啟”的信件。如誤拆，應(yīng)立即封妥，并簽名注明“誤拆”字樣。第4條拆信或包裹⑴拆信。拆信時，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先將信在桌子上輕敲，使信內(nèi)物品落上底部，以免拆時受損。拆信后，必須注意下列事項。①查看信紙上的地址是否與信封上的相同，如果不同，以信封為準(zhǔn)，故信封必須保留。②查看信上是否有寫信人的簽名，并對照信封，找到寫信人的姓名。③查看信是否有耽誤，可從郵戳及信上注明的日期做出判斷。耽誤的原因可能是寫信在信寫好時未立即寄出，或由于郵局耽誤所致。④信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或匯票時，應(yīng)核對金額是否相符，如果無誤，在信上注明“核對無誤”；如果有差錯，要注明差異之處。⑤信封的郵戳有時可作證明用，信封需妥善保存。可以在信封上蓋個收信日期章，依收信日期排列，直到確定信件已無用后再一起銷毀。⑵拆包裹。拆包裹時可用刀子或其他工具。在拆時，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果是訂購的東西，可取出訂單核對，看寄來的物品是否正確無誤，填寫核對單交會計部門，通知物品已收到。⑶其他。拆刊物時先請示上級領(lǐng)導(dǎo)刊物如何處理。領(lǐng)導(dǎo)一般讓辦公人員先看一遍，然后夾上便條指出主管想看的文章，并標(biāo)明頁數(shù)。隨著辦公人員工作經(jīng)驗的增加，可以閱讀文章時，標(biāo)出重點，準(zhǔn)備綱要，以利查閱。⑷誤投郵件，必須退回郵局。如果是已遷走的公司的郵件，如知其新地址，可幫忙轉(zhuǎn)過去。第5條收發(fā)信件登記簿信件登記設(shè)立收發(fā)登記簿，每日重要郵件，包括來信及專信，都需登記在收發(fā)登記簿中，尤其是掛號信、包裹等。登記簿通常記錄收、發(fā)信件的日期，以備日后查詢。第6條分信來信如以單位為收件人，拆開后應(yīng)按信件的類別，由各部門接收。如是個人函件，可直接交由收件人。如是公事，分信時需注意以下原則：⑴用紅筆勾出信件要點，節(jié)省他人閱讀時間；⑵對于需要回復(fù)或需上級領(lǐng)導(dǎo)指示的信件，可加注在信紙邊上，供上級裁決。第3章回信事宜第7條回信程序在回信時必須考慮信件的重要性與時效性。有些信件只是簡單的詢問或例行通函，處理比較簡單，可直接由辦公人員回復(fù)。有些信件，需請示主管之后才能回復(fù)。有些甚至必須收集資料，并經(jīng)主管審核后，才能回復(fù)。要注意的是，不論簡單還是復(fù)雜的信件，在回信時，應(yīng)仔細(xì)閱讀來函，清楚該回復(fù)事項，以及需準(zhǔn)備的資料，這樣才不會遺漏?；匦诺某绦虬▉硇牛苯踊貜?fù)或請示上級，回復(fù)（擬稿、打樣、核對、簽名），寄信（核對、裝封、郵寄），復(fù)印件歸檔。第8條回信注意事項要寫好一封回信，應(yīng)把握以下要點。⑴清楚。寫信時應(yīng)措辭明白清楚，使閱信人能立即明了內(nèi)容，不致引起誤會。最忌模棱兩可的表達(dá)方式。⑵正確。書信寫作，正確是不可或缺的要素。信件內(nèi)容不正確，易引起糾紛。要避免夸張或過分含蓄。⑶具體。所謂“具體”就是要言之有物，措辭、文意切中要領(lǐng)，據(jù)實直陳，切忌空泛、抽象。⑷完備。所有的信件都是為某種目的而寫，信中該寫的內(nèi)容不可遺漏。如果一封信寫得不完備，不但不能達(dá)到目的，甚至還會引起相反的效果。⑸簡潔。書信應(yīng)力求簡潔，切忌冗長。須知商場中人，業(yè)務(wù)繁忙，沒時間閱讀連篇累牘的信件。因此，在詞能達(dá)意的原則下，語言力求簡明了。⑹謙恭。謙恭有禮是商場上的重要法則。接待顧客固然要有禮貌，寫信時也不能缺少。有禮貌的信會博得收信人的好感。但亂用恭敬的詞句，也是不對的。⑺體諒。寫信人在寫信時，不能只顧從自己的立場出發(fā)，而應(yīng)設(shè)身處地為對方著想。具體地說，提起任何事物，應(yīng)少用第一人稱，要把對方的利益放在最重要的位置。第4章外發(fā)信件第9條各部門若有信件外發(fā)，經(jīng)辦人員須在當(dāng)天下午四點前將外發(fā)信函、包裹送至行政部，并填寫快遞、掛號、包裹外發(fā)登記表，行政部四點前將當(dāng)日外發(fā)信件清點，交郵局工作人員寄發(fā)。五、公司印章管理制度第1章總則第1條為規(guī)范公司印章的管理，特制定本辦法。第2條本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第3條公司印章的制定、改刻與廢止的方案由行政部經(jīng)理提出。第2章印章的種類第4條正式印章，指公司章、董事會章、監(jiān)事會章以及公司所屬分支機(jī)構(gòu)印章。第5條專用印章，指公司財務(wù)專用章、人事專用章，各職能部門章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、監(jiān)事會辦公室章、保衛(wèi)工作專用章以及分支機(jī)構(gòu)財務(wù)專用章、分公司人事專用章等用于指定用途的印章。第6條人名用章，指以公司法定代表人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。第3章印章的使用范圍第7條公司公章的使用范圍⑴發(fā)送正式公文、電函、傳真件等；⑵報送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計劃、業(yè)務(wù)報表、財務(wù)報表等；⑶授權(quán)委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等；⑷簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等；⑸上崗證、先進(jìn)集體和個人榮譽(yù)證書等；⑹需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。第8條董事會、監(jiān)事會印章使用根據(jù)公司章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。第9條分公司和職能部門印章使用范圍，根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于第7條的全部或部分項目。第10條各職能部門印章使用范圍⑴在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系；⑵用于對外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。第4章印章的制刻第11條印章刻制和更換的申請和審批⑴公司印章、董事會和監(jiān)事會印章，由公司行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。⑵分公司印章，由分公司根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。⑶公司內(nèi)部各部門之間信函往來，以部門負(fù)責(zé)人簽字或內(nèi)部網(wǎng)上部門信箱為準(zhǔn)。若部門因工作需要而要求刻印章，應(yīng)另行申請，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制。⑷印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應(yīng)向上級單位提出書面制發(fā)申報。第12條印章的刻制公司各類印章由行政部到公安機(jī)關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后在公安機(jī)關(guān)指定的專營單位刻制。第13條各類印章的規(guī)格、材質(zhì)⑴公司印章、董事會印章、監(jiān)事會印章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑵公司專用章（除財務(wù)專用章外）和分公司印章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑶分公司人事專用章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑷財務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第5章印章的使用管理第14條使用公司印章或高級職員名章時應(yīng)當(dāng)填寫“公司印章使用申請單”（見下表），寫明申請事項，征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人。公司印章使用申請單用章人姓名用章部門蓋章時間用單類別印章名稱蓋章文件主要內(nèi)容申請人部門主管意見行政部意見批準(zhǔn)人意見第15條使用部門印章和分公司印章，需在申請單位上填寫用印理由，然后送交所屬部門經(jīng)理，獲得認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交印章管理人。第16條公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。第17條代理實施用印的人要在事后將用印依據(jù)和用印申請單交印章管理人審查。同時用印依據(jù)及用印申請單上應(yīng)用代理人印章。第18條公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時間。第19條常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫申請單的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)件人姓名記入一覽表以備查考。第20條公司印章的用印，依照以下原則進(jìn)行：公司、部門名章及分公司名章，分別用于以各自名義行文時；職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時使用。第6章印章的保管第21條公司印章的保管，應(yīng)衽印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財務(wù)專用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。第22條正式印章、人事專用章啟用前，有關(guān)部門應(yīng)將印章保管人員名單報公司主管部門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應(yīng)在變動當(dāng)日內(nèi)通知公司主管部門。第23條印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時保管人，并做好交接記錄。第24條印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。第25條印章應(yīng)存放在安全、保密處。第7章印章的停用第26條印章內(nèi)容需要變更或機(jī)構(gòu)終止時，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。第27條因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用五日內(nèi)，由保管人寫出印章停用說明，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報行政部。第28條印章散失、損毀、被盜時，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交說明原因的報告書，行政部經(jīng)理則應(yīng)根據(jù)情況依相關(guān)規(guī)定的手續(xù)處理。第29條除特別需要，由行政部經(jīng)理將廢止印章保存3年。六、圖書資料管理制度第1章總則第1條本公司圖書的購進(jìn)、保管、整理、外借與歸還等管理業(yè)務(wù)均按本規(guī)定辦理。第2條圖書資料是指由公司行政部統(tǒng)一購進(jìn)、管理的圖書、刊物和報紙。圖書資料主要用于促進(jìn)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)合理動作，提高本公司所有職員專業(yè)水平，使公司在經(jīng)營道路上創(chuàng)造出自己的經(jīng)營風(fēng)格。第3條本規(guī)定的制定、修改與廢除，由行政部提議、常務(wù)董事會決定。第2章圖書的選購第4條行政部負(fù)責(zé)對圖書市場的調(diào)查研究，尋找合適的圖書。第5條購買圖書由行政部根據(jù)“公司學(xué)習(xí)計劃”，以及各部門的申請要求進(jìn)行，并由行政部經(jīng)理對購買圖書的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制與檢查。第6條行政部必須逐月、逐年制定圖書購買計劃。圖書采購人員按計劃實施采購。第7條如果屬購進(jìn)圖書，則在接收圖書時支付現(xiàn)金，結(jié)清圖書書款，并注意控制預(yù)算，不得超支。第3章圖書的整理與借閱第8條圖書資料的目錄及借閱情況由行政部的具體管理人員按日更新后在內(nèi)部網(wǎng)上公布，公司職員可通過內(nèi)部網(wǎng)查詢圖書使用情況。第9條所有圖書都必須按圖書管理卡（見下表）要求進(jìn)行登記，注明購入時間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月以及必要的項目，并且把卡片分類放入各索引柜內(nèi)，以便于檢索。圖書類別分類號圖書名稱圖書編號作者購入時間出版社名稱出版年月備注編制：填寫人（簽字）：第10條公司職員借閱使用圖書期間要愛惜，不得污損圖書資料。行政部的圖書管理人員在收回圖書資料時要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)污損要追究當(dāng)事人責(zé)任。第11條圖書資料一般借閱期限為一個月，對于不按時歸還的，行政部圖書管理人員要及時催還。每次每人限借雜志一本、書藉兩本，期限已至而未歸還者，應(yīng)承擔(dān)一定責(zé)任。第12條公司職員不得將圖書資料轉(zhuǎn)借他人，職員如丟失圖書資料，需照價賠償。第1章總則第1條為了使公司員工能夠適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，能夠更加規(guī)范化處理電子資料，特制定本制度。第2條本制度適用于公司全體員工。第3條本制度中電子資料包括電子文字、數(shù)據(jù)信息、圖片、圖像及聲音等。第2章電子資料的來源第4條外來資料⑴外來電子資料，主要指通過互聯(lián)網(wǎng)或外部存儲設(shè)備（如U盤、硬盤等）獲得的電子版資料。⑵外部資料電子化，主要指公司各部門從外部獲得的非電子版資料，為了修改、保存等目的，通過一定的手段（如掃描、輸入等）將其電子化，生成電子版資料。第5條內(nèi)部資料⑴內(nèi)部電子資料，包括公司內(nèi)部各種文件、合同等的電子版本以及因某種需要而編制的各種電子資料（如PPT、數(shù)碼照相攝像等）⑵內(nèi)部資料電子化，指公司為了保存、修改等需要把非電子資料轉(zhuǎn)化為電子資料。第3章電子資料的類別第6條共享資料，指公司內(nèi)部員工可以共同分享的電子信息，一般為供企業(yè)內(nèi)部員工學(xué)習(xí)成長及一般性工作指導(dǎo)類電子文件。第7條核心資料，指對公司經(jīng)營發(fā)展有一定影響的，流傳范圍限制在一定范圍內(nèi)的資料，一般包括企業(yè)核心流程、企業(yè)發(fā)展計劃等。第8條絕密資料，指對公司發(fā)展有重大影響的，流傳范圍限定在為數(shù)不多的幾個人的范圍內(nèi)的資料，一般包括新的創(chuàng)意、核心技術(shù)資料等。第4章電子資料的控制管理第9條共享資料的控制管理。共享資料由各部門指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，本公司員工可以共享，如果有需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)部門主管同意。第10條核心資料的控制管理。本公司所有核心資料由行政部指定專人統(tǒng)一管理，部門主管級以上人員登記后可以使用，其他人員確因工作需要使用核心資料需經(jīng)行政部經(jīng)理同意。核心資料除行政部做必要備份外任何人不得拷貝、復(fù)制，其他人員確因工作需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理同意并登記記錄版本編號。第11條絕密資料的控制管理。絕密資料由總經(jīng)理指定專人管理，任何人需要使用絕密電子資料必須經(jīng)過總經(jīng)理審批。其他人員確因工作需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理同意并登記記錄版本編號。第5章電子資料的安全管理第12條本公司所有電子資料都必須備有必要的備份，以免發(fā)生意外事故。第13條核心電子資料與絕密電子資料要嚴(yán)格控制版本數(shù)量，并指定責(zé)任人跟蹤記錄，以免泄密。第14條文件加密。本公司所有核心電子資料與絕密資料必須進(jìn)行加密。目前的加密方法包括硬加密和軟加密兩種。前者指用物理的方法進(jìn)行加密，如在存有數(shù)據(jù)和文件的光盤上用激光打孔加密等；后者指對數(shù)據(jù)或文件進(jìn)行加密，如采用“密鑰”的處理方法等。第15條定期檢查。電子資料的負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)數(shù)據(jù)和文件的保存、使用價值及存儲介質(zhì)的壽命長短，明確規(guī)定對備份文件進(jìn)行檢查的間隔時間，以有效地保證各種存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件的完整性和準(zhǔn)確性。第16條防病毒管理。電子資料的負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對電子資料的存儲介質(zhì)進(jìn)行病毒檢查，防病毒軟件一定要確保最新版本。七、辦公用品領(lǐng)用表年月日部門領(lǐng)用人核發(fā)序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人：主管：保管員：八、辦公設(shè)備登記表年月日設(shè)備名稱編號廠名或品牌出廠時間購買時間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價格存放地點環(huán)境要求主要用途簡介：管理部門負(fù)責(zé)人使用部門責(zé)任人九、辦公文書會簽單1．文件會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年月日時限普通件急件特急件密級普通秘密機(jī)密絕密標(biāo)題會簽順序單位收文時間發(fā)文時間會簽人（簽字）1月日時月日時2月日時月日時3月日時月日時備注注：會簽文件附在會簽單后。２．對外行文單編號：日期擬稿人職務(wù)、姓名行文字號行文標(biāo)題內(nèi)容簡介經(jīng)濟(jì)審核人法律審核人行政部經(jīng)理總經(jīng)理備注３．發(fā)文目錄表文件號文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號明細(xì)帳頁備注十、印章使用登記表１．印章使用審批表編號用章部門蓋章時間公章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱備注：用章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途。２．印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號公章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注十一、文書檔案借閱審批表編號文書檔案名稱密級起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因：借閱人（簽字）：年月日行政部意見：主管（簽字）：年月日批準(zhǔn)人意見：批準(zhǔn)人（簽字）：年月日十二、辦公用品管理流程１．辦公用品購買流程①①確定購買計劃②挑選物品驗收物品購貨發(fā)票③提貨辦公用品入庫開始結(jié)束供應(yīng)商行政部２．辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門行政部結(jié)束⑤信息存檔②審相關(guān)部門行政部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否是開始①填寫領(lǐng)用單否是十三、辦公設(shè)備購買流程采購人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門１．辦公設(shè)備購買審批流程采購人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門②審核⒊⑹核②④審核③審核采購程序是否開始①購買申請單結(jié)束②審核⒊⑹核②④審核③審核采購程序是否開始①購買申請單結(jié)束２．辦公設(shè)備詢價流程行政總監(jiān)否行政總監(jiān)否是①搜尋價格信息②整理成價格報告可行③辦公用品比價流程行政部開始結(jié)束３．辦公設(shè)備比價流程否否①篩選供貨商②分別與商家洽談確定候選商家③辦公用品采購流程審核是開始結(jié)束行政部行政總監(jiān)４．辦公設(shè)備采購流程否否采購部行政部相關(guān)部門行政總監(jiān)收集價格資料編寫詢價報告①審批②審批洽談價格購買設(shè)備辦理入庫領(lǐng)用設(shè)備③審批是開始結(jié)束是資料存檔

十四、文書檔案管理流程１．發(fā)文管理流程相關(guān)部門行政部相關(guān)部門行政部有關(guān)部門行政總監(jiān)是草擬文本開始結(jié)束①審核②審核③會簽否會簽④審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否2．收文管理流程③③秘書回復(fù)④具體辦理行政主管審核①領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱②傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)行政部相關(guān)部門是否是否開始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔3．檔案歸檔流程①①準(zhǔn)備資料是否合格②資料匯總分類歸檔上架③重新整理相關(guān)部門行政部是否搜集資料開始結(jié)束4．檔案借閱歸還流程否否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門①審核②審核③審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開始結(jié)束借閱申請單否是否辦理注銷5．檔案銷毀流程是是否①提出銷毀檔案申請②審批④銷毀開始③審批結(jié)束相關(guān)部門行政部行政總監(jiān)信息存檔十五、往來信件管理流程否否外部單位秘書部門主管分類整理①請示主管主管意見回復(fù)擬稿核對封裝寄回原單位②直接回復(fù)是否是開始來信結(jié)束

十六、公司印章管理流程相關(guān)部門行政總監(jiān)行政部１．相關(guān)部門行政總監(jiān)行政部主管主管審核①審核②審核③公安部門批文④制刻印章啟用印章否是制刻申請開始結(jié)束是否2．印章使用流程相關(guān)部門相關(guān)部門行政部行政總監(jiān)①審核②公司章③審核⑤審核④請示否加蓋印章用印登記加蓋部門章用印登記否是用章申請開始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔十七、公司證照管理流程移交人移交人行政部使用部門開始①移交登記、保管②申請使用④使用流程③是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是第五節(jié)辦公事務(wù)管理方案一、辦公用品采購方案下面是某公司辦公用品采購方案，供讀者參考。一、總體規(guī)劃（一）目的為加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范采購行為，控制成本，加強(qiáng)支出的準(zhǔn)確性和可控性，制定本方案。（二）辦公用品范圍本方案所指辦公用品是用于日常辦公使用，購買價值達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的文具、工具及各種耗材。（三）采購實施辦公用品由行政部統(tǒng)一進(jìn)行采購。二、采購審核（一）公司內(nèi)部各部門以季度為單位向行政部提交本部門的辦公用品需求計劃表，由行政部對其進(jìn)行審核匯總。（二）行政部根據(jù)各部門的辦公用品匯總及庫存辦公用品的實際存量，制定公司季度辦公用品采購計劃。（三）按照辦公用品采購制度的要求進(jìn)行審批，通過后開始采購。三、采購調(diào)查（一）行政部采購人員根據(jù)確定的采購計劃搜集辦公用品的質(zhì)量、價格信息，并對其進(jìn)行比較。（二）行政部采購人員要根據(jù)對市場信息的分析，編制辦公用品詢價報告。（三）行政部采購人員按照辦公用品采購制度的要求進(jìn)行詢價報告的審批。四、采購實施（一）行政部采購人員按照審批后的詢價報告對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。（二）行政部采購人員分別與候選供應(yīng)商進(jìn)行洽談，比較其辦公用品的價格、質(zhì)量。（三）行政部采購人員確定最終供應(yīng)商，請行政部主管審核。（四）行政部采購人員通知財力部劃款購買辦公用品。五、采購終結(jié)（一）行政部采購人員向供應(yīng)商索要發(fā)票、保修卡等資料。（二）采購回來的辦公用品經(jīng)檢驗合格可以辦理入庫手續(xù)，行政部采購人員持發(fā)票辦理報銷手續(xù)，采購結(jié)束。六、注意事項（一）行政部采購人員如在自己親友處購買辦公用品必須向主管申明。（二）公司各部門因臨時工作需要購買辦公用品的，需經(jīng)行政部主管許可，事后補(bǔ)辦入庫手續(xù)。二、辦公設(shè)備采購方案下面是某公司辦公設(shè)備采購方案，供讀者參考。一、總則（一）目的。為加強(qiáng)本公司辦公設(shè)備采購管理工作。提高設(shè)備采購管理的計劃性和透明度，特制定本方案。（二）適用范圍本方案所指辦公設(shè)備包括計算機(jī)、投影儀、復(fù)印機(jī)等。（三）采購實施辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一進(jìn)行采購。申購程序（一）制定計劃設(shè)備器材采購應(yīng)有計劃，避免盲目性和零敲碎打。每年年底，各有關(guān)部門應(yīng)將第二年擬采購的設(shè)備器材的計劃報行政部；年中需添置的設(shè)備器材，有關(guān)部門也應(yīng)預(yù)先擬定計劃報行政部。（二）申購計劃單包括的產(chǎn)要內(nèi)容1、儀器名稱（包括附件、備件）；2、型號、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計單價；3、生產(chǎn)廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話；4、申請購置理由；5、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程度；6、本公司有否此儀器設(shè)備。（三）設(shè)備費用預(yù)算測算行政部對各部門報上來的辦公設(shè)備計劃進(jìn)行預(yù)算測算，看是否超出部門預(yù)算。（四）行政部門對各部門的計劃表進(jìn)行綜合，按照辦公設(shè)備購買審批流程進(jìn)行審批。三、市場調(diào)查（一）行政部指定專人收集辦公設(shè)備供應(yīng)商資料，具體方式包括：1、電話咨詢；2、電話郵件索要設(shè)備技術(shù)參數(shù)資料與宣傳資料；3、通過到專賣店調(diào)查樣品；4、要求供應(yīng)商提供成功案例。（二）通過了解各個供應(yīng)商客戶來了解辦公設(shè)備運行情況。（三）通過了解供應(yīng)商原材料提供商的資料來獲得供應(yīng)商的資料。（四）通過供應(yīng)商競爭對手了解辦公設(shè)備情況。四、采購審批（一）行政部采購人員通過技術(shù)質(zhì)量、價格、售后服務(wù)、付款方式、送貨方式等方面進(jìn)行綜合比較，編寫辦公設(shè)備詢價方案。（二）按照辦公設(shè)備審批流程對詢價方案進(jìn)行審批。五、采購實施（一）行政部采購人員按照審批后的詢價報告對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。（二）行政部采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)于價格、售后服務(wù)的協(xié)商，擬訂辦公設(shè)備購買合同文本。（三）行政部組織相關(guān)部門對合同文本進(jìn)行評審，評審?fù)ㄟ^后通知財務(wù)部做好付款手續(xù)。六、完成采購（一）設(shè)備到達(dá)后，由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行驗貨，驗收內(nèi)容包括：1、包裝有效性；2、整機(jī)完整性；3、配套材料；4、零配件數(shù)量；5、使用說明書、圖紙、有關(guān)資料及產(chǎn)品合格證書，并說細(xì)填寫驗收單，根據(jù)發(fā)票辦理財務(wù)報銷、入庫手續(xù)和財產(chǎn)登記入冊。（二）行政部采購人員持發(fā)票辦理報銷手續(xù)，采購結(jié)束。（三）退貨。設(shè)備器材在驗收和安裝調(diào)試中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、殘缺零件及資料不全等，由行政部負(fù)責(zé)與生產(chǎn)廠家、外商、商檢等有關(guān)部門辦理退貨、索賠或追補(bǔ)等事宜。個人電話配備方案下面是某公司個人電腦配備方案，供讀者參考。一、總則(一)目的為提高公司員工工作效率，改進(jìn)對公司便攜式電腦的管理，增強(qiáng)大體上人責(zé)任感，提高使用率，簡化后期維護(hù)管理，特制定本管理辦法。（二）購買方式公司與個人共同出資購買，設(shè)備所有權(quán)雙方共有，累計使用5年后產(chǎn)權(quán)歸個人。（三）適用范圍1、公司部門經(jīng)理及以上級別的員工。2、因工作需要配備便攜式電腦的正式員工。二、配備細(xì)則（一）公司為正式員工配備的便攜式電腦，使用年限為5年，每年設(shè)備折舊率分別按35％、30％、20％、10％、5％計算。（二）配備1、符合配備規(guī)定的人員按照自愿的原則，配備電腦。2、初次配備。采取公司與個人按不同比例出資的方式購買，使用5年后產(chǎn)權(quán)歸個人所有的方式配備新便攜式電腦。產(chǎn)權(quán)歸個人前，公司只配備一次，不得再次提出購置新便攜式電腦的申請。具體郵資比例如下表所示。公司補(bǔ)貼比例表員工類型總經(jīng)理各部門總監(jiān)部門經(jīng)理一般員工公司出資比例80％70％60％50％3、重新配備便攜式電腦累計使用年限已滿5年，原使用人可提出重新配備申請，部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司統(tǒng)一購置。如果累計使用年限已滿5年，原使用人不提出新購申請，設(shè)備繼續(xù)留公司使用。（三）便攜式電腦的配備購買公司定期列出當(dāng)前便攜式電腦市場占有率前幾位的品牌，供個人選擇，并接受員工對采購價格提供的信息，員工選擇后，匯總再進(jìn)行采購。（四）如果個人提出特別需要配置或特別品牌便攜式電腦，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)特批后，提交公司統(tǒng)一采購。（五）對于本方案下發(fā)時已經(jīng)在使用的便攜式電腦，按照5年折舊的辦法，根據(jù)不同使用時間，按照現(xiàn)值計算出設(shè)備凈值，然后公司和個人各承擔(dān)一定的比例；累計使用滿5年后，產(chǎn)權(quán)歸個人。（六）所有便攜式電腦個人承擔(dān)費用部分，上繳公司財務(wù)，個人出資部分最長允許分6個月從工資中扣除。三、日常使用維護(hù)維修便攜式電腦每年由公司購買資產(chǎn)保險，便攜式電腦在產(chǎn)權(quán)歸個人前，或產(chǎn)權(quán)歸個人后但繼續(xù)在公司使用者，遵照以下辦法。（一）升級改造公司所有的便攜式電腦，使用1年內(nèi)不予升級；使用滿1年后，需要升級改造者，由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公司給予升級，費用由公司和人人按1：1的比例分?jǐn)?。（二）維修凡非人為因素造成的設(shè)備損壞與故障，公司負(fù)責(zé)維護(hù)維修，費用由公司承擔(dān)。（三）保險賠償凡發(fā)生損壞、丟失或其他情況，使用人出具一定有效證明扣，由公司向保險公司索賠，保險公司的理賠全部歸使作者。使用者重新購置新便攜式電腦繼續(xù)使用，使用年限仍以原來設(shè)備使用時間計算。四、保障條款（一）便攜式電腦的所有權(quán)最后轉(zhuǎn)移給個人后，公司在固定資產(chǎn)賬務(wù)上將做相應(yīng)處理。（二）若員工中途離職，累計使用未滿5年，產(chǎn)權(quán)未歸個人者，根據(jù)自愿原則，由原使用者補(bǔ)齊其設(shè)備公司承擔(dān)部分的凈值，設(shè)備歸原使用者所有；或者設(shè)備及所有附件、備件、相關(guān)資料全部退回公司，公司根據(jù)該設(shè)備剩余凈值，退還屬于使用者出資的部分。（三）各職能管理部門暫時預(yù)留一臺公用便攜式電腦。（四）在便攜式電腦所有權(quán)未歸個人之前，或所有權(quán)歸個人但繼續(xù)留公司使用者，配備便攜式電腦，不再配備臺式計算機(jī)。四、行政公文處理方案下面是某公司行政公文處理方案，供讀者參考。一、總則(一)目的為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、特制定本方案。（二）文書管理原則1、準(zhǔn)確無誤原則（1）文書運轉(zhuǎn)的每個環(huán)節(jié)和階段，包括起草、審核、簽發(fā)、印制、蓋章、傳閱等，不能出現(xiàn)任何錯漏。（2）撰寫文書必須符合現(xiàn)行法律法規(guī)，不能產(chǎn)生與法律法規(guī)相沖突的意思表達(dá)。（3）行文準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)弄虛作假的行為。2、迅速及時原則在文書的運轉(zhuǎn)過程中，必須根據(jù)公文內(nèi)容的輕重緩急，及時做出處理，做到不積壓、不拖拉。3、安全保密原則文書從形成到終止，必須嚴(yán)守保密紀(jì)委和保密制度，做到不失密、不泄密。4、集中統(tǒng)一原則文書工作，必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、要求管理權(quán)責(zé)統(tǒng)一、制度統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。二、收文處理（一）普通文書的處理程序1、由部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批復(fù)以及其他必要的處理，或者由其指定的下屬對文書進(jìn)行具體處理。2、處理過程中如果遇到重要或異常事項，必須及時與上級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。3、各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與相關(guān)部門商議后方能給予解決。（二）機(jī)密文書的處理程序1、機(jī)密文書原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。2、指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明所涉及的事項及事項的要點和發(fā)文者姓名。3、到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自開啟，如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條約束。（三）文書的閱覽程序1、某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)交給文書的主管。2、有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記本”，閱覽者按照“傳閱登記本”欄目進(jìn)行填寫，并最終交還文書的主管。三、發(fā)文處理（一）對外行文操作流程1、擬稿（1）由具體承辦人員起草，并由部門負(fù)責(zé)人審核。（2）對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。在各分、子公司有必要發(fā)文時，在公司后加下屬企業(yè)全稱。（3）發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。2、核稿（1）擬稿完畢后填寫發(fā)文擬稿單，一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。（2）審核有問題時與有關(guān)當(dāng)事人溝通，統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。3、簽發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見、姓名、日期。4、編號由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文文號。5、繕印、校對（1）急件應(yīng)先行處理。（2）保密件應(yīng)由專人打印。（3）打印扣校樣、廢紙、蠟紙等應(yīng)委善處理。（4）校對專人處理，以原稿為準(zhǔn)，重要文件多人校對。（5）打印、校對責(zé)任人簽名。6、蓋章、發(fā)文登記在校對完畢無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印。7、填寫登記簿8、封發(fā)（1）發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。（2）查驗無誤后信件封口，填寫準(zhǔn)確，注明急件、密級。（二）對內(nèi)行文處理程序1、對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。2、特殊情況下各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。3、對內(nèi)行文由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。四、分歧意見的處理在文書處理過程中，各部門存在意見分歧，則由行政部郵面進(jìn)行協(xié)商，如果協(xié)商不一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。五、客戶檔案管理方案下面是某公司客戶檔案管理方案，供記者參考。一、目的本方案立足于建立完善的國際市場客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶檔案管理規(guī)程。以提高國際市場營銷效率，擴(kuò)大國際市場占有率，與本公司交易伙伴建立長期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。二、適用范圍企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的國際市場直接客戶與間接客戶都應(yīng)納入本制度的適用范圍。三、內(nèi)容（一）客戶基礎(chǔ)資料客戶資料主要是通過營銷人員對客戶進(jìn)行的電話訪問和電子郵件訪問搜集來的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多以建立客戶數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)?？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的基本情況、所有者、管理者、資質(zhì)、創(chuàng)立時間、與本公司交易時間、企業(yè)規(guī)模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。（二）客戶特征服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒐疚幕?、?jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（員工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。（三）業(yè)務(wù)狀況主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。（四）建檔方法主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件和以往出現(xiàn)的信用問題等。四、建檔方法（一）建立客戶檔案系統(tǒng)本制度規(guī)定客戶基礎(chǔ)資料的取得形式哪下，并采用數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行：1、由銷售代表在進(jìn)行市場調(diào)查和客戶訪問時時行整理匯總；2、向客戶郵寄客戶資料表，請客戶填寫；3、委托專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項調(diào)查。（二）客戶分類利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類，在于提高銷售效率，增加企業(yè)在國際市