合同協(xié)議人防辦合同管理辦法

齊齊哈爾市人防辦合同管理辦法第一章 總則第一條：為了規(guī)范市人防辦合同管理程序，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范風(fēng)險，提高管理效能，制定本管理辦法。第二條：本辦法適用于市人防辦機(jī)關(guān)及其直屬事業(yè)單位。第三條：本辦法所指的合同是指除勞動合同、消防合同、安全合同外，市人防辦及其直屬單位與平等主體的自然人、法人或其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議（勞動合同、消防合同、安全合同的管理可參照本辦法執(zhí)行）。第四條：本辦法所稱的合同管理是指對合同立項、 意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。第五條：市人防辦合同管理實行分級歸口管理與集中控制相結(jié)合的管理體制。第六條：簽訂合同，除即時清結(jié)外，都必須采用書面形式。第七條：市人防辦法規(guī)辦為合同歸口管理部門。第八條：需要以市人防辦或者所屬單位名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人。第九條：紀(jì)檢、財務(wù)部門依其職責(zé)對合同訂立、 履行、變更、精品文檔交流解除全過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。第二章 職責(zé)第十條：歸口管理部門職責(zé)一、貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦部門提供法律服務(wù)。二、建立健全本單位合同管理制度，監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬單位合同管理情況。三、參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。四、統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證、鑒證事宜，管理合同專用章。五、負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制度。六、組織合同管理知識培訓(xùn)，負(fù)責(zé)合同承辦人員資格審查。七、在會簽或參與重大合同談判過程中，負(fù)責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性。八、市人防辦領(lǐng)導(dǎo)部署的其他相關(guān)管理工作。第十一條：合同承辦部門職責(zé)一、負(fù)責(zé)合同立項，指定合同承辦人，進(jìn)行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、組織合同的談判。三、起草合同文本，并組織審查會簽。精品文檔交流四、組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。五、負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。六、負(fù)責(zé)合同檔案的管理。七、負(fù)責(zé)所屬單位報送市人防辦審核合同事項的辦理。八、收集本辦法的執(zhí)行情況信息，并提出修改意見。第十二條：合同審查會簽部門職責(zé)一、財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的價款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財產(chǎn)合法、安全性進(jìn)行審查；對合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估，出具書面意見。二、審計部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動用審批手續(xù)的合法性以及合同價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進(jìn)行審查。三、相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。第十三條：合同承辦人職責(zé)承辦人應(yīng)對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負(fù)責(zé)，對期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題，按國家有關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，須及時與本部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門進(jìn)行協(xié)商，并以承辦人為主進(jìn)行處理。第十四條：紀(jì)檢部門職責(zé)精品文檔交流負(fù)責(zé)對合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對合同管理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查處理， 提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定，并可根據(jù)需要進(jìn)行專項監(jiān)察。第三章 程序第十五條：合同簽訂程序1、意向接觸確定合作主要條件及運(yùn)作方式，開展相關(guān)合作條件或價格方面的咨詢，或者按招投標(biāo)管理規(guī)定組織招標(biāo)。2、資信調(diào)查確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括：1）具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件，且真實有效。涉及專營許可的，具備相應(yīng)的許可證明文件；涉及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)（等級）證書。2）經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項目的需要。3）具有履約能力，必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計的財務(wù)報表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。4）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴(yán)重違約事實；在簽署本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。5）在簽署本合同時，不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或精品文檔交流行政機(jī)關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。6）其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項。對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人，如果必須與其簽訂合同時，應(yīng)由其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。3、草擬合同文本1）人防工程租賃使用合同應(yīng)使用國家人防辦、國家工商行政管理總局制定的合同示范文本。其他合同應(yīng)參照國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或示范文本，并結(jié)合實際需要予以適用或借鑒。2）合同一般包括以下條款：（一）當(dāng)事人的姓名或者名稱，以及住所；（二）標(biāo)的；（三）數(shù)量、質(zhì)量；（四）價款、經(jīng)費(fèi)、報酬；（五）履行期限、地點(diǎn)和方式；（六）違約責(zé)任；（七）解決爭議的方式；（八）訂立合同的時間和地點(diǎn)；（九）根據(jù)法律規(guī)定、合同性質(zhì)以及當(dāng)事人約定應(yīng)當(dāng)訂立的條款。3）具有支付條件的合同，首期預(yù)付款原則上不超過合同總價款的30%；如數(shù)額較大或必須超過，合同他方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)保。4）合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。5）合同文本份數(shù)按實際需要確定，但我方應(yīng)至少保證承辦部門、歸口管理部門各存一份。4、談判精品文檔交流重大合同應(yīng)組成談判小組進(jìn)行談判，一般應(yīng)有財務(wù)、技術(shù)、法律、監(jiān)察審計及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。1）召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主談人員，統(tǒng)一部署。2）承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人匯報，必要時向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。3）談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。5、審查會簽1）承辦人填制審查會簽單，附合同草案，連同合同立項依據(jù)、他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，送會簽部門審查。2）審查會簽部門應(yīng)提出具體的審查意見，如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。3）審查意見書應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負(fù)責(zé)人簽字。4）合同審查會簽部門對合同的審核期限，一般不超過五個工作日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過八個工作日；特別緊急的合同，應(yīng)在 24小時內(nèi)審查完畢。（5）審查會簽意見處理精品文檔交流根據(jù)合同所涉及項目的具體情況，經(jīng)承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識的意見，修改合同草案。出于項目本身需要及各種客觀條件的限制，承辦人認(rèn)為無法采納審查會簽意見的，應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，由本部門領(lǐng)導(dǎo)與審查人溝通，由主管領(lǐng)導(dǎo)決定是否更改。6、送審。承辦人應(yīng)對下列事項進(jìn)行核實：1）當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)是否符合要求。2）合同項目是否符合法律、法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件。3）合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范。4）合同項目是否列入年度投資計劃。承辦人將《立項登記審批表》連同合同草案、會簽單、會簽部門審查意見書、談判備忘錄，以及承辦部門認(rèn)為必須提交的其他說明材料，送歸口管理部門審核。7、歸口管理部門審核。（1）對符合本辦法規(guī)定的程序和要求，所附資料齊全的合同，由歸口管理部門經(jīng)辦人在會簽單上簽字、統(tǒng)一編號。2）對未按本辦法規(guī)定履行相應(yīng)程序、所附資料不全的合同，由歸口管理部門提出補(bǔ)正意見，承辦部門整改。8、審批。精品文檔交流歸口管理部門審核、編號后，由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要的，在簽署意見后送法定代表人審批。分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，根據(jù)《立項登記審批表》記載的事項、部門意見及相關(guān)情況，決定是否批準(zhǔn)。9、簽署。承辦人對合同逐頁簽字后，送法定代表人簽署。法定代表人簽署后，送歸口管理部門加蓋合同專用章。承辦人應(yīng)將合同副本留存歸口管理部門備案。合同他方由代理人承辦、代簽合同的，應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。10、根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定， 辦理合同鑒證、公證或?qū)徟?、備案手續(xù)。第十六條 變更或解除程序1、合同需要變更或解除時，合同承辦部門應(yīng)在與合同歸口管理等部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本辦法的相關(guān)規(guī)定辦理。2、合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時與歸口管理等部門溝通情況、請示合同簽署人后，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書面答復(fù)對方。如果必須變更或解除，應(yīng)與他方達(dá)成變精品文檔交流更或解除合同的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按本辦法的相關(guān)規(guī)定辦理。3、對因不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整而使合同不能履行或延期履行的，應(yīng)及時書面通知對方，主動與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。4、有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。5、需經(jīng)有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同，變更或解除合同應(yīng)報原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。6、經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。第十七條 糾紛處理程序合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》 、《民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。1、合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。2、出現(xiàn)糾紛時，承辦部門應(yīng)立即向合同簽署人和歸口管理部門報告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。3、合同糾紛協(xié)商、調(diào)解，應(yīng)由合同承辦部門與歸口管理部門共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時，應(yīng)在法律規(guī)定的時效期間內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，精品文檔交流承辦部門應(yīng)商同歸口管理部門確定代理人、應(yīng)對方案等，并向簽署人、法定代表人請示。第十八條 檔案管理與使用程序1、歸口管理部門依據(jù)合同審核情況，實施動態(tài)檔案管理。2、合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由承辦人整理、保管合同檔案，并按市人防辦有關(guān)檔案管理的規(guī)定及時歸檔。具體范圍包括：合同正式文本及附件、立項登記審批表、會簽單、審查會簽意見書，與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料，合同他方當(dāng)事人資信證明材料、雙方法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明，合同履行中的電傳、信函、電報、圖表等，變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等、有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等以及其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。合同檔案的使用，按市人防辦檔案及商業(yè)秘密管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十九條 監(jiān)督管理程序1、合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。2、審查會簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定，對合同項目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。精品文檔交流3、市人防辦及所屬單位內(nèi)部的部處、科、室等職能部門一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件。4、在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的，由紀(jì)檢部門按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處，并會同人事部門追究責(zé)任單位（部門）負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：1）不按本辦法規(guī)定簽訂、履行合同的；2）訂有重大缺陷或無效合同的；3）不按法律或本辦法規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的；4）應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的；5）提供虛假資料的；6）不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的；7）未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或擅自轉(zhuǎn)委托的；8）與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的；9）泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的；10）延誤糾紛處理法定時效期間的；11）在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。5、財務(wù)（審計）部門、歸口管理部門對在專項審計、日常管理中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反映。精品文檔交流第四章 附則第二十條 本辦法未盡事宜，按《合同法》 、《人民防空法》、《黑龍江省實施〈中華人民共和國人民防空法〉條例》 、《齊齊哈爾市人民防空條例》等國家法律、法規(guī)及規(guī)范性文件執(zhí)行。本辦法如與國家日后頒布的法律、法規(guī)及規(guī)范性文件相沖突，按國家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)范性文件執(zhí)行，并立即修訂。第二十一條 本辦法公布之日起施行。附：1、 市人防辦合同立項登記審批表；2、 市人防辦合同審核會簽單。齊齊哈爾市人民防空辦公室二○一一年八