國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案管理實(shí)施辦法-國際關(guān)系學(xué)院和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

PAGEPAGE11國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案管理實(shí)施辦法總則第一條為了加強(qiáng)國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案工作，充分發(fā)揮科技檔案的作用，根據(jù)《國家安全機(jī)關(guān)科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，制定本辦法。第二條科學(xué)技術(shù)檔案是指院校在基本建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像等載體材料。科技檔案按其內(nèi)容和形成特點(diǎn)，分為基本建設(shè)、設(shè)備儀器和科學(xué)技術(shù)研究（簡稱基建、設(shè)備、科研）三類。基建、設(shè)備、科研三類中下設(shè)三級類目，共中綜合類部分按《文書檔案管理實(shí)施辦法》整理、立卷。第三條科技檔案工作是科技管理工作的一部分，基建科、物資科及科研部門應(yīng)做到下達(dá)科技任務(wù)與提出科技材料的歸檔要求同步；檢查工作進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；鑒定、驗(yàn)收科技成果與鑒定、驗(yàn)收科技材料同步。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗(yàn)收。第四條科技檔案是學(xué)院檔案的組成部分，由院辦檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。科技文件材料的立卷科技文件材料的立卷要求（一）組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，維護(hù)其成套性，完整性，便于保管利用。（二）與科研、設(shè)備、基建關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入有關(guān)基建、設(shè)備、科研類中統(tǒng)一立卷。（三）不同價值和不同密級的科技文件材料，在保持其固有內(nèi)在聯(lián)系前提下，適當(dāng)分別立卷，如不易分開，可按價值小的服從價值大的、密級低的服從密級高的原則立卷。（四）案卷厚度一般不超過100張。同一類材料多時，可分立數(shù)卷。第六條科技檔案材料的歸檔：科技文件材料實(shí)行由科技承辦單位立卷制度，每項科技任務(wù)完成后（周期長的科技項目可分階段），由項目負(fù)責(zé)人或指定的專人將需要?dú)w檔的科技文件資料收集齊全，進(jìn)行系統(tǒng)整立卷后，移交院辦檔案室?？萍嘉募牧系囊话懔⒕矸椒ǎㄒ唬┗悾喊垂こ添椖俊獑雾椆こ谭诸惲⒕?。每個獨(dú)立工程分別立卷。一個工程項目的文字材料按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等過程立卷?；üこ虉D紙按基建、結(jié)構(gòu)、水暖、通風(fēng)、電氣等不同工種立卷。（二）設(shè)備類：按臺（套）——管理性文件、圖紙分類立卷。每臺（件）設(shè)備、儀器分別立卷。每一臺（件）設(shè)備、儀器的文字材料按依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)用維修等管理性文件及隨機(jī)圖紙、說明書、手冊等技術(shù)資料分別立卷。圖紙可按設(shè)備結(jié)構(gòu)（組件或部件）立卷。（三）科研類：按課題——階段分類立卷。每個科研課題分別立卷。一個科研課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段立卷。上述各類，如一個科技項目形成的文件材料不多，可綜合立卷。案卷內(nèi)科技文件材料的排列（一）基建、設(shè)備、科研等各類案卷內(nèi)科技文件材料一般按其自然形成過程排列。（二）管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。（三）圖樣材料，可根據(jù)圖樣目錄和編號進(jìn)行排列，總平面圖在前，裝配圖、零件圖和大樣圖在后。（四）科研材料按成果在前，依據(jù)性、試驗(yàn)性記錄材料在后的順序排列。（五）密不可分的科研文件材料按批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后；文字材料在前，圖樣在后的順序排列。第九條案卷的編目（一）案卷頁號：案卷內(nèi)科技文件材料在有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單頁書寫的，在右下角編寫頁號；雙面書寫的，正面在右下角編寫頁號，背面在左下角編寫頁號。（二）卷內(nèi)文件目錄：按照卷內(nèi)科技文件材料的排列次序，逐件（份）填寫。已有圖紙目錄的可不再填寫。卷內(nèi)文件目錄置卷內(nèi)文件之首（不編寫頁號）。（三）卷內(nèi)文件備考表：記載立卷和案卷使用過程中需要說明的問題。卷內(nèi)備考表放卷內(nèi)文件底頁之后（不編寫頁號）。（四）案卷封面：案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，案卷封面的填寫要書寫工整。第十條案卷的裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內(nèi)不同尺寸的技術(shù)文件要折疊為統(tǒng)一幅面（底圖不能折疊，應(yīng)平展或卷式存放），除去金屬物。裝訂案卷要填寫頁次號，不裝訂案卷，卷內(nèi)文件每一件單份裝訂（方法同上）并按照卷內(nèi)目錄編排次序排列有序?？萍紮n案的歸檔與保管第十一條科技檔案的歸檔要求各類科技文件材料整理組成的案卷，經(jīng)工程負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人審查后，由本部門兼職檔案人員統(tǒng)一向檔案室移交歸檔。移交單位可留用復(fù)制件或多余的副本長期備用。（二）幾個單位協(xié)作完成的科技項目，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將副本送交主辦單位整理歸檔，以確?？萍紮n案的完整性。（三）基建工程和科研課題的科技文件材料在任務(wù)完成半年內(nèi)歸檔，周期長的科研項目可按階段逐步歸檔；設(shè)備技術(shù)文件材料在設(shè)備安裝、調(diào)試完畢或運(yùn)轉(zhuǎn)正常驗(yàn)收后歸檔。（四）凡歸檔的科技文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖紙清晰。（五）科技文件材料一般歸檔一份。有原件（稿）的必須歸原件（稿）。重要的及今后使用頻繁的可酌情增加副本歸檔。（六）各部門移交科技檔案時要填寫檔案移交登記目錄，檔案室驗(yàn)收后，交接雙方簽字，各執(zhí)一份備查。（七）對已歸檔的科技文件材料需要補(bǔ)充或修改時，必須經(jīng)本科研部門主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師批準(zhǔn)同意，填寫修改申請單。檔案室對補(bǔ)充歸檔的科技文件材料應(yīng)及時整理編目，歸檔材料不多的，可歸于相關(guān)的案卷內(nèi)；歸檔材料較多的，可單獨(dú)立卷。底圖于修改后歸檔保存，藍(lán)圖于修改前和修改后同時歸檔保存。第十二條檔案室接收科技檔案后的分類編目（一）編寫案卷號。各類檔案按案卷接收的時間先后分別順編案卷號。一個基建工程項目、一種設(shè)備儀器、一個科研課題，只編一個案卷號，一卷多冊的編分冊號。（二）編制案卷目錄。科技檔案的類別號用漢語拼音字母“J”表示。分別按基建、設(shè)備、科研檔案案卷號順序編制案卷目錄，編定基建檔案為1號目錄、設(shè)備檔案為2號目錄、科研檔案為3號目錄?？萍紮n案的借閱利用第十三條借閱主管范圍的科技檔案，須經(jīng)主管單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的科技檔案不向外單位提供，如確有特殊需要時，須經(jīng)本機(jī)關(guān)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十四條未經(jīng)許可，借閱者不得任意抄錄和復(fù)制檔案材料。第十五條檔案室要編制多種檢索工具，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作?？萍紮n案的鑒定與銷毀第十六條科技檔案的鑒定工作要在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，由院辦公室主任、科技人員、檔案人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。第十七條鑒定工作包括：對案卷保管期限和密級確需調(diào)整的提出調(diào)整意見，對已超過保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定審查，剔除、銷毀失去保存價值的科技檔案。第十八條鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組要寫出鑒定工作報告，內(nèi)容包括：鑒定小組成員名單、工作概況、鑒定范圍、做法、案卷保管期限調(diào)整情況、銷毀檔案數(shù)量等，并編制科技檔案銷毀清冊，報送院主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。第十九條銷毀檔案工作由檔案室負(fù)責(zé)，指派兩人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字?？萍紮n案銷毀清冊由檔案室長期存檔備查?？萍嘉募牧蠚w檔范圍和保管期限第二十條科技文件材料歸檔范圍和保管期限表按本實(shí)施辦法附表執(zhí)行。第二十一條根據(jù)科技文件材料的現(xiàn)實(shí)和歷史價值確定其保管期限，分為永久（50年以上）、長期（50年以下15年以上）和短期（15年以下）三種。保管期限從科技文件材料處理完畢次年算起。附則第二十二條本實(shí)施辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。附表1：國際關(guān)系學(xué)院科研檔案歸檔范圍和保管期限表附表2：國際關(guān)系學(xué)院基建檔案歸檔范圍和保管期限表附表3：國際關(guān)系學(xué)院設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表附表1：國際關(guān)系學(xué)院科研檔案歸檔范圍和保管期限表（一）綜合序號類目名稱保管期限1、科研行政管理文件（包括請示、報告及批復(fù)）長期2、科研計劃管理文件材料長期3、科研成果管理文件材料長期4、申報科研基金有關(guān)報告及批復(fù)長期（二）科研準(zhǔn)備階段序號類目名稱保管期限1、開題報告與課題論證材料長期2、任務(wù)書、合同、協(xié)議書永久3、課題研究計劃、設(shè)計長期4、課題投資和預(yù)決算材料短期（三）研究實(shí)驗(yàn)階段序號類目名稱保管期限1、研究試驗(yàn)大綱、各種考察、試驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)整理、永久分析以及原始記錄材料2、數(shù)據(jù)處理材料、包括計算機(jī)處理材料永久（如程序設(shè)計說明、框圖、計算結(jié)果）附表2：國際關(guān)系學(xué)院基建檔案歸檔范圍和保管期限表（一）綜合序號類目名稱保管期限1、上級有關(guān)基建工作的文件長期2、基建工作規(guī)章制度長期3、基建工作計劃、總結(jié)、報告及批復(fù)長期4、基建工作總體規(guī)劃永久5、基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表永久6、全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖（規(guī)劃局審計圖）永久7、水、電、氣管道分布圖永久8、地質(zhì)勘探、地形測量材料永久（二）可行性研究序號類目名稱保管期限1、項目建議書及上級批復(fù)（許可證）永久2、可行性研究報告永久3、項目評估永久4、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告永久5、設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書永久（三）設(shè)計基礎(chǔ)材料序號類目名稱保管期限1、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察永久記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報告2、地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、長期觀測記錄3、水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料永久（四）設(shè)計文件序號類目名稱保管期限1、初步設(shè)計短期2、技術(shù)設(shè)計永久3、施工圖設(shè)計永久4、技術(shù)秘密材料、專利文件永久5、設(shè)計計算書長期6、總體規(guī)劃設(shè)計永久7、設(shè)計評價、鑒定及審批長期8、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)永久（五）工程管理文件序號類目名稱保管期限1、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書永久2、承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3、施工執(zhí)照永久4、消防、衛(wèi)生等條件和水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書永久5、產(chǎn)權(quán)證書永久（六）施工序號類目名稱保管期限1、土地施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要短期（2）施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施長期施工安全措施、施工工藝（3）原材料構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期（4）建筑材料實(shí)驗(yàn)報告長期（5）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批永久（6）施工定位測量地質(zhì)勘察永久（7）土、巖試驗(yàn)報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久（8）隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、長期事故處理報告（10）分項、分單位工程質(zhì)量檢查、評定長期（11）交工驗(yàn)收記錄證明長期（12）竣工報告、竣工驗(yàn)收報告永久2、設(shè)備及管線、電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要短期（2）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批永久（3）焊接試驗(yàn)記錄、報告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄長期（4）隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄長期（5）強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報告長期（6）調(diào)試、試驗(yàn)、整定記錄長期（7）性能測試和校核長期（8）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長期（9）管線清洗、通水、消毒記錄短期（10）管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄永久（11）電氣、儀表操作、聯(lián)動試驗(yàn)短期（12）電氣裝置交接記錄短期（13）中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定長期（14）竣工報告、竣工驗(yàn)收報告永久（七）竣工驗(yàn)收序號類目名稱保管期限1、竣工驗(yàn)收報告永久2、全部竣工圖紙永久3、質(zhì)量評審材料永久4、工程現(xiàn)場聲像材料永久5、竣工驗(yàn)收會議決議文件永久（八）基建財務(wù)管理序號類目名稱保管期限1、工程概算、預(yù)算、決算永久2、交付使用的固定資產(chǎn)永久

附表3：國際關(guān)系學(xué)院儀器設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表綜合管理序號類目名稱保管期限1、上級有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件長期2、本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度長期3、設(shè)備工作計劃、報告及批復(fù)、總結(jié)、調(diào)查材料長期4、本校儀器、設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費(fèi)分配方案長期5、本校儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢、調(diào)撥報告和批復(fù)長期6、本校有關(guān)儀器、設(shè)備的綜合性統(tǒng)計材料（含電教設(shè)備統(tǒng)計）長期儀器設(shè)備項目序號類目名稱保管期限1、引進(jìn)、購置高、精密尖端設(shè)備儀器的請示報告、審批文件永久2、定購合同、恰談協(xié)議、會談紀(jì)要、記錄等長期3、進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件長期4、設(shè)備儀器出廠合格證、圖紙（結(jié)構(gòu)圖、裝配圖、線路圖等）、長期說明書5、國內(nèi)設(shè)備儀器裝箱單、開箱驗(yàn)收單、工具單、備品備件單長期6、安裝、調(diào)試記錄、性能鑒定和驗(yàn)收記錄、保修單長期

供應(yīng)商調(diào)查管理制度總則1．1制定目的為了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應(yīng)商之調(diào)查，及本公司合格供應(yīng)商之年度復(fù)查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權(quán)責(zé)單位采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章