2015版質(zhì)量管理體系文件與記錄管理程序

北京市xxxxxxxx制品有限公司文件編號(hào)XXX-QEP01-26頁碼文件名稱程序文件生效日期2016-04-01版本A.0制定部門管理者代表類別總綱XXX-QEP-08.文件與記錄管理程序1.0目的對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系文件進(jìn)行控制，確保在使用場(chǎng)所均能得到適用文件的有效版本。加強(qiáng)對(duì)記錄的控制，以提供符合要求和質(zhì)量環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。2.0適用的范圍適用于本公司對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系所使用的文件和記錄的控制。3.0定義：無4.0職責(zé)4.1行政部是本程序的編制、修改并實(shí)施歸口管理的部門；品管部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理。4.2各部門均是本程序的配合并實(shí)施的單位。4.3最高管理者（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)管理（質(zhì)量環(huán)境管理）手冊(cè)批準(zhǔn)。4.4管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)和批準(zhǔn)程序文件。5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、照片、標(biāo)準(zhǔn)樣品或其他電子媒體及其組合等。質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件是質(zhì)量與環(huán)境管理體系運(yùn)行的依據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的作用。本公司的質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件的范圍包括：形成文件的質(zhì)量與環(huán)境方針和目標(biāo)；管理手冊(cè)；為了貫徹ISO9001/14001標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的流程性文件和記錄；確保對(duì)過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需要的文件和記錄，例如質(zhì)量計(jì)劃、程序文件和相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文件；記錄，闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動(dòng)的證據(jù)的文件；其他文件。例如流程卡、作業(yè)指引等，標(biāo)準(zhǔn)中雖未規(guī)定，但在實(shí)際活動(dòng)中需要。5.2管理手冊(cè)5.2.1管理手冊(cè)是規(guī)定本公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系的綱領(lǐng)性文件。5.2.2管理手冊(cè)的主要內(nèi)容有：質(zhì)量/環(huán)境管理體系覆蓋的范圍，包括任何不適用的細(xì)節(jié)與不應(yīng)用的合理性；為質(zhì)量/環(huán)境管理體系編制的形成文件程序的引用；質(zhì)量/環(huán)境方針和目標(biāo)；質(zhì)量/環(huán)境管理體系過程之間相互作用的表述。5.2.3手冊(cè)的結(jié)構(gòu)、詳略程度和格式編排，應(yīng)結(jié)合本公司的類型、規(guī)模及產(chǎn)品或過程的復(fù)雜程度、文化和風(fēng)格進(jìn)行編制，標(biāo)準(zhǔn)并未作統(tǒng)一規(guī)定。5.2.4公司的管理手冊(cè)由管理者代表編制與審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。5.3文件控制5.3.1文件控制，指對(duì)質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的編寫、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、檢索、訪問、更改、再批準(zhǔn)和標(biāo)識(shí)、回收、作廢等全過程活動(dòng)的管理。5.3.2本公司管理體系文件控制的主要內(nèi)容如下：文件發(fā)布前，應(yīng)得到其適宜性和充分性的批準(zhǔn),批準(zhǔn)權(quán)限見下表區(qū)分制定審核核準(zhǔn)管理手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理流程性文件ISO推行小組各部門會(huì)簽管理者代表指導(dǎo)性文件責(zé)任人員文件編寫人員直接上司在文件實(shí)施中，由于各種原因發(fā)生變化時(shí)（例如公司的組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品范圍、工作流程和適用法律法規(guī)發(fā)生變化時(shí)），應(yīng)對(duì)文件原文進(jìn)行評(píng)審，確定是否需要更改。本公司的管理體系文件在每年最少評(píng)審一次（在管理評(píng)審會(huì)議中進(jìn)行），由管理者代表牽頭，各職能部門對(duì)所管理的文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要更改，應(yīng)報(bào)公司相關(guān)的責(zé)任人對(duì)更改后的文件進(jìn)行再批準(zhǔn)。識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài)。文件修訂的方法分為劃線式修改（在文件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內(nèi)容）換頁和換版三種。修訂由公司文控中心統(tǒng)一組織，修改申請(qǐng)人填寫《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心對(duì)受控文件統(tǒng)一修改，修改后的文件需要再次按照的規(guī)定批準(zhǔn)。文件的版本用大寫英文字母“A、B、C，……”表示；若文件儲(chǔ)存：記錄的儲(chǔ)存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲(chǔ)存期間不丟失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋（盒、夾）標(biāo)識(shí)。保護(hù)：當(dāng)年的記錄由本部門保管，跨年度的記錄由公司行政部建檔保管，專業(yè)性記錄平時(shí)可由相關(guān)人員分散保管，審核時(shí)或歸檔時(shí)交由文件員統(tǒng)一保管。記錄應(yīng)與其他質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。檢索：為便于檢索和快速查找，各單位應(yīng)建立相關(guān)記錄表格清單，行政部建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒、夾）內(nèi)建立記錄目錄，隨時(shí)把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時(shí)查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并履行借閱手續(xù)，閱后及時(shí)收回。保存期：一般的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行記錄保存3年，產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另定保存期，施工工程質(zhì)量及驗(yàn)收記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。處置：對(duì)過期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、實(shí)施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔。填寫記錄應(yīng)完整，保持清晰可辨，不準(zhǔn)用鉛筆填寫記錄。記錄不準(zhǔn)擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。5.5文件保密公司文件資料按保密程度分為絕密文件、機(jī)密文件、普通文件、公開性文件、宣傳資料。公司各部門按照不同的保密等級(jí)對(duì)文件實(shí)施管控防止泄密。5.5.1絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：財(cái)務(wù)分析報(bào)告；對(duì)高層管理者的考核報(bào)告；對(duì)工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料。5.5.2機(jī)密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：公司注冊(cè)及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程設(shè)計(jì)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書，以及合同、協(xié)議文本；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料。5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。通常情況下包括以下幾類：平時(shí)各種工作流程、指引、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作來往文件（不涉及絕密、機(jī)密的文件）；各類一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等；行政管理工作