合同管理制度

—合同管理制度第一部分總則為強化XXX有限公司（簡稱公司）各項合同管理工作，維護公司的合法權益，進一步推動合同程序化、標準化、標準化管理，降低在工作中的履約風險，提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益，樹立良好的企業(yè)信譽，依據(jù)《合同法》、《民法通則》等有關法律、法規(guī)規(guī)定，結合公司實際，制定本制度。一、合同管理定義合同管理是指合同的草擬、審批、簽訂、執(zhí)行監(jiān)督、信息反應等。包括從資信調查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結歸檔等全過程的管理。二、適用范圍本制度所稱的公司合同是指公司所屬職能部門以公司名義與公司外各類法人、自然人、其他各類經(jīng)濟組織所進行的各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各種合同、協(xié)議、章程等。本制度不包括以下所列事項的合同：1、公司融資部簽訂的貸款、融資合同；2、開發(fā)部簽訂的土地出讓合同、開發(fā)戰(zhàn)略協(xié)議；3、行政綜合部簽訂的目標責任書、勞動合同、福利合同、保密協(xié)議；4、財務管理部的公司建立、合并、重組、股權收購等合同；以上合同的簽訂由各管理部門進行完善，并出具管理方案，審批后單獨下發(fā)相應管理制度。三、合同管理原則1、合法性原則：工程合同管理必需全面符合有關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權益能夠依法受到愛護。2、事前簽訂原則：合同應在經(jīng)濟事項發(fā)生前簽署，禁止各類業(yè)務未簽署合同即先行實施。3、公正公正原則：在合同的草擬、談判、簽訂過程中，必需要公正公正的進行合同的商務談判、簽訂工作。在合同履行過程中，要公正公正的對其進行考評，使公司與優(yōu)秀的合作單位建立長期戰(zhàn)略合作關系。4、標準化原則：在合同管理過程中，應不斷完善合同范本，為公司以后的合同簽訂作為重要的依據(jù)。在經(jīng)濟事項發(fā)生時，如沒有相應的合同范本，應當組織相關人員對合同進行草擬工作后，再進行逐級審批。第二部分管理機構和職責一、材料部職責公司材料部是公司支出類合同管理的草擬、報審、簽訂、監(jiān)督執(zhí)行機構；負責監(jiān)督檢查工程相關合同的訂立和履行，協(xié)調解決合同履行中的問題，制定、檢查并完善合同管理制度；在法定代表人授權下，參與合同糾紛的仲裁與訴訟等活動。二、銷售部職責公司銷售部是公司相應收入類合同管理的草擬、報審、簽訂、監(jiān)督執(zhí)行機構；協(xié)調解決合同履行中的問題，制定、檢查并完善合同管理制度；在法定代表人授權下，參與合同糾紛的仲裁與訴訟等活動。三、公司合同管理相關部門主要職責（一）材料部1、負責對外簽訂支出類的合同；2、依據(jù)公司授權組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；3、組織、協(xié)調合同檢查及合同會簽程序；4、監(jiān)督、了解各類合同的簽訂、履行、變更、解除等事項，為與供應商戰(zhàn)略合作管理提供評價信息來源；5、建立合同檔案，對合同及其糾紛處理資料進行登錄、統(tǒng)計、保管并提供查詢服務；6、負責合同中數(shù)量、單價、總價及付款條款的審核，依據(jù)其是否超本錢提出審批看法；7、按時向公司領導照實匯報合同管理、簽訂、履行中的問題，發(fā)現(xiàn)無效合同和利用合同進行違法活動時，應按時實行措施；8、建立公司工程承包合同管理網(wǎng)絡，保證工程承包合同管理信息精確、網(wǎng)絡暢通、反應按時；9、宣傳、貫徹國家有關法律法規(guī)，建立健全公司工程承包合同管理制度，檢查工程承包合同管理制度執(zhí)行情況；10、開展業(yè)務培訓和宣傳，組織合同管理經(jīng)驗溝通與總結，提高合同管理人員業(yè)務素養(yǎng)；11、負責做好合同內有關商業(yè)信息的保密工作。（二）法務主要職責1、負責督導公司條款合同以及部分非格式合同的起草制定，對部分重大及重要合同的條款內容進行審核，防止顯現(xiàn)法律漏洞，確保合同的完好性；2、負責公司工程承包合同合法性及法律風險檢查；3、負責指導和處理以公司資質中標工程的合同法律糾紛，并提供相關法律詢問；4、幫助進行重大合同的可行性分析，并提出書面分析報告。參與公司重大合同的談判及文件起草工作；5、對公司各類合同的鑒定及履行情況進行監(jiān)督、檢查；6、負責合同糾紛引起的法律訴訟的處理；7、參與公司組織投標工程的簽約期合同評審。第三部分合同過程管理一、合同的擬定（一）通用合同的擬定（銷售收入類合同）通用合同由銷售部負責組織擬定，定稿后印刷成制式文本，由公司檔案室統(tǒng)一進行管理，建立相應領用制度，合同簽訂過程中，除將空白部分填寫完好外，有特別事項商定的在末頁備注中表達，商定內容多的可添加附頁?？梢赃\用制式合同的，必需運用，如因特別情況不能運用的，需書面申請并經(jīng)營銷總監(jiān)和董事長共同審批同意前方可執(zhí)行，并將書面申請與合同一并存檔。（二）非通用合同、制式合同及其他合同的擬定（除銷售收入類以外）1、非通用合同由材料部進行合同范本的草擬之后，由相關專業(yè)部門對其進行修改和補充后作為與合作方談判的依據(jù)，作為此類業(yè)務合同的范本。2、制式合同由材料部定期組織相關部門進行修訂、完善，并對制式合同享有最終解釋權。3、經(jīng)相關部門審核、材料部修訂后的合同范本，材料部須嚴格根據(jù)合同范本簽訂合同，除技術要求、合同價款、付款方式等可變條款外，其他條款各相關業(yè)務部門不得進行修改，如確需重新修訂的，由材料部以書面通知的方式知會相關部門。注：單體工程如分期或分塊進行的，合同中必需明確說明，詳細到期次和樓號，承包范圍也需明確說明。二、合同審批權限（一）合同審批授權（依據(jù)公司運行情況調整時進行編制）（二）支出類合同的審批流程及其表單1、合同簽訂、審批流程發(fā)起部門（制定招標計劃）材料部（組織招標、投標單位選中、組織擬訂合同發(fā)起部門、預算部、法務參與合同條款擬訂）材料部（組織合同談判發(fā)起部門、預算部、法務參與）材料部（編制合同會簽單并組織合同會簽發(fā)起部門、預算部、法務、發(fā)起部門所在系統(tǒng)主管領導、財務、副總經(jīng)理、董事長依據(jù)權限）材料部（依據(jù)會簽看法進行修訂、并負責簽訂合同與用章審批）材料部（進行合同存檔發(fā)起部門、預算部和財務進行合同備案）。2、審批流程說明（1）發(fā)起部門為招標選購需求的提請部門，發(fā)起部門制定本業(yè)務單元的招標計劃（詳見招標選購管理制度），并報送公司材料部。（2）材料部依據(jù)發(fā)起部門的招標需求組織招標工作，按招標程序和審批程序確定中標單位后，材料部組織相關部門人員起草或修訂合同。（3）合同擬定完成后，材料部聯(lián)合法務、預算部及相關部門與中標單位就合同主要條款及合同詳情進行洽談，并最終確定合同內容。（4）合同內容確定后，材料部由專人負責制作《合同會簽單》（見附1），并填寫工程名稱、編號、合同名稱、合同金額、承包單位、合同簽訂依據(jù)等基礎信息。（5）填寫完成后的《合同會簽單》附帶合同文本，經(jīng)由發(fā)起部門負責人簽字確認后，材料部指派專人負責合同會簽審批環(huán)節(jié)的《合同會簽單》流轉工作。（6）《合同會簽單》及附帶合同文本由材料部指派專人，依次呈送發(fā)起部門、法務、預算部、發(fā)起部門主管領導、財務總監(jiān)、副總經(jīng)理、董事長等審批。法務負責對合同的法律條款進行審核，預算部負責合同價款構成部分的審核，發(fā)起部門的上級主管領導，主要負責從專業(yè)角度對合同履約條款進行審核，財務總監(jiān)負責合同付款條件的審核，經(jīng)上述領導審核通過后的《合同會簽單》及附帶合同文本由副總經(jīng)理審批，審批通過后由董事長依據(jù)上述部門的審核、審批看法，對合同進行最終審批。（7）《合同會簽單》審核審批的任何一個環(huán)節(jié)尚未通過，則由相關審核審批責任人填寫會簽看法，并反應至材料部進行合同修訂，直至最終確認合同全部條款。（8）合同確定后，材料部負責與中標單位簽署合同，并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章。（9）合同蓋章完成后，由材料部負責對合同原件及《合同會簽單》統(tǒng)一存檔，同時在發(fā)起部門、行政綜合部、預算部等相關部門對合同（附合同會簽單）復印件進行備案，財務部保存原件。（部分合同需要向物業(yè)公司進行備案，備案合同清單由物業(yè)公司以工作聯(lián)系單的形式發(fā)至相關部門，相關部門賜予協(xié)作）。3、合同簽訂會簽要求（1）材料部提供合同文本，附合同報價單，解答審核、審批過程中領導的詢疑。（2）合同擬定、會簽、簽訂、蓋章等工作要求在中標通知書下發(fā)后三日內完成（工程類15天內完成），合同會簽過程，相關部門之間應強化協(xié)調協(xié)作，加快合同審批進度。（三）收入類合同的審批流程及其表單1、合同簽訂、審批流程銷售部（制定合同范本）法務、營銷總監(jiān)（審核合同范本）銷售部（與工程所在地房產部門溝通、依據(jù)審核看法修改合同、編制合同會簽單、組織合同會簽）法務、營銷總監(jiān)、董事長（合同會簽）銷售部（修訂合同并統(tǒng)一蓋章）銷售部（合同存檔）財務部（合同備案）2、審批流程說明（1）銷售部擬定收入類合同范本；（2）合同擬定完成后，發(fā)起部門聯(lián)合法務、相關部門就合同主要條款進行協(xié)商，并最終確定合同內容。（3）合同內容確定后，發(fā)起部門到工程所在地房管部門進行合同發(fā)本審核；（4）審核通過后，發(fā)起部門填寫完成后的《合同會簽單》附帶合同文本，經(jīng)由發(fā)起部門負責人簽字確認后，指定本部門專人負責合同會簽審批環(huán)節(jié)的《合同會簽單》流轉工作，按上述審批流進行審批。（5）合同審批完成后，發(fā)起部門對合同進行統(tǒng)一蓋章，并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章。（6）當蓋章合同運用完時（連續(xù)運用原范本），直接并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章即可，無需走合同審批單。三、合同的履行（一）支出類合同履行1、合同依法成立后，即具有法律約束力，一切與合同有關的部門和人員，應嚴格履行合同規(guī)定的義務，確保合同履行。2、各類合同分別由承辦部門和合同管理部門組織履行，把握合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題按時匯報請示，盡快解決。3、合同的執(zhí)行部門應同時負責記錄和監(jiān)督對方合作單位的履約情況，保存有關的單據(jù)、信函等文字資料；并由合同管理員按月填寫對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明，其中必需列明和驗證對方各項履約行為和承諾（如質量、進度等），以此作為付款的根本依據(jù)。每月的對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明必需由合同執(zhí)行部門經(jīng)理審核簽字，分別報材料部、預算部和財務部備案。4、合同結算條款規(guī)定對方有付款義務的，合同執(zhí)行部門應按付款條款中的規(guī)定按時間向對方收取，由財務部統(tǒng)一出具發(fā)票。5、合同結算條款規(guī)定本公司有付款義務的：（1）執(zhí)行合同的各部門應按照財務部門有關規(guī)定和合同詳細商定，在合同簽訂后向財務部報送工程整體用款計劃備案；（2）執(zhí)行合同的各部門應填寫《合同款支付申請表》，本表一式X份，由預算部、財務部、執(zhí)行部門分別留存；（3）款項撥付的根本依據(jù)是資金計劃及由合同執(zhí)行部門提交的'對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明，款項撥付必需在根據(jù)審批流程逐級審批同意前方可進行。詳細流程參見相關工程付款流程審批方法。6、合同履行過程中顯現(xiàn)的問題，工程經(jīng)辦人應按時催促解決。如無法履約，應向預算部門、副總經(jīng)理及董事長匯報，維護公司的合法權益；（二）收入類合同履行詳見營銷管理制度中的合同管理部分四、合同的變更與解除（一）支出類合同的變更與解除1、合同一經(jīng)簽訂立刻產生法律效力，任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同商定答應變更、解除合同的條件時，可以進行變更或解除合同；2、未履行完的合同需變更或解除時，必需由材料部查清原因，會同合同管理部門研討并提出看法，經(jīng)主管領導審核后，同對方進行協(xié)商。達成全都看法時，雙方必需簽署書面協(xié)議，不得單方修改、廢止或任意口頭變更。合同變更和解除后，承辦部門應按時通知其他有關部門和簽證機關；3、合同違約必需依法追究責任方的違約責任。對方違約時，必需由承辦部門按規(guī)定索取違約金，假如由于違約給我方造成的經(jīng)濟損失超過違約金時，還應索取賠償金；4、工程竣工驗收時，應由工程主管部門出具驗收證明，并附帶施工方的請款報告經(jīng)合同管理部門核實并確認與合同相符后，報主管領導審批，才賜予以結算付款；否則，財務管理部門有權拒絕支付款項；5、質保期滿合同履行完畢，由預算部門進行核實后，按時歸檔。工程類合同的質保款支付會簽單上必需設物業(yè)公司簽章欄，經(jīng)物業(yè)公司總經(jīng)理簽字確認后才能根據(jù)正常審批流進行審批支付。（二）收入類合同的變更與解除詳見營銷管理制度中的合同管理部分五、合同糾紛的處理（一）支出類合同糾紛的處理流程1、合同在履行過程中產生糾紛時，合同履行部門應依據(jù)合同中有關糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進行解決；當協(xié)商不成時，必需向上級主管領導、法務進行匯報，并在三個工作日內提供有關資料，任何部門或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄，更不得隱瞞實情；2、法務在接到報告三個工作日內提出法律處理看法。依據(jù)合同糾紛的不憐憫況，向公司有關領導匯報，經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)董事長批準后，可向仲裁委員會或直接向人民法院起訴；3、如糾紛進入法律訴訟程序解決，應按《合同法》、《民事訴訟法》等有關法律法規(guī)和本方法處理。4、糾紛大事處理準備的資料：（1）合同文本，包括附件、變更或者解除的協(xié)議，有關的電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權托付書、介紹信、傳真及其他有關資料等；（2）開工、驗收、提貨、發(fā)票等有關單位票據(jù)；（3）貨款的承付、托收憑證，有關的財務賬目；（4）產品的技術標準、質量標準；（5）證人證言；（6）其它與處理糾紛有關材料。5、處理合同糾紛，應特別留意以下問題：（1）在證據(jù)可能喪失或以后難以取得的情況下，按時實行證據(jù)保全措施；（2）發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉移財產將使我方權益難以完成時，適時依法申請實行財產保全措施；（3）對于債權債務關系明確、合法且雙方對債務無異議的，依法按時向人民法院申請支付令或提起訴訟；（4）做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查；（5）凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明原因、分清責任，要求責任人員擔當責任，并責成提出補救措施。6、雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、