高科產(chǎn)業(yè)公司行政管理規(guī)定

高科產(chǎn)業(yè)公司行政管理規(guī)定一、辦公用品管理1、辦公用品的申購(gòu)：⑴各部門(mén)每月25號(hào)報(bào)下月辦公用品需求計(jì)劃，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；⑵行政部統(tǒng)一審核、匯總、整理各部門(mén)采購(gòu)需求，并經(jīng)核查庫(kù)存狀況后制訂申購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。2、辦公用品的領(lǐng)用：⑴耐用辦公用品：包括：計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)、文件欄、文件夾、剪刀、直尺、打孔器等。于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新，遺失自理。⑵易耗辦公用品：易耗辦公用品分為兩部分：部門(mén)所需用品和個(gè)人所需用品。①部門(mén)所需用品包括：傳真紙、復(fù)（寫(xiě)）印紙、打印紙、打印墨水。由部門(mén)負(fù)責(zé)使用人員領(lǐng)取，行政部專(zhuān)管人員登記發(fā)放。②個(gè)人所需用品包括：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書(shū)針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙等。由部門(mén)按計(jì)劃領(lǐng)用。③部門(mén)需印制單據(jù)、表格、宣傳品等，均由部門(mén)自行設(shè)計(jì)樣式，提出印制數(shù)量，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政部統(tǒng)一印制。3、管理規(guī)定：⑴辦公用品實(shí)行歸口統(tǒng)一采購(gòu)，其他部門(mén)不得擅自采購(gòu)，并遵循質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，嚴(yán)格控制成本。⑵領(lǐng)取辦公用品時(shí)必須書(shū)寫(xiě)申請(qǐng)單，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審查簽字后，方可憑單到行政部領(lǐng)物，辦公用品更換時(shí)按以舊換新原則辦理，特殊用品除外。⑶嚴(yán)禁員工將公司辦公用品帶回家私用。⑷辦公用品設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，用品入庫(kù)需根據(jù)入庫(kù)單嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與進(jìn)貨相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫(kù)，登記入賬。⑸辦公用品保管實(shí)行“三清、三一致”，即材料清、帳目清、數(shù)量清，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。⑹做好出庫(kù)管理。在日清月結(jié)的條件下，月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門(mén)統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。并根據(jù)部門(mén)領(lǐng)物登記表，逐一準(zhǔn)確計(jì)算并匯總當(dāng)月領(lǐng)用物品的總金額，報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及各部門(mén)，實(shí)施辦公用品費(fèi)用控制。⑺各使用單位或個(gè)人應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公物品，各類(lèi)物品非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。員工離職應(yīng)交回或移交所領(lǐng)用辦公用品，耐用辦公用品如有缺失，則按價(jià)在工資中扣除。二、辦公設(shè)備管理1、辦公設(shè)備包括汽車(chē)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、攝像機(jī)、照相機(jī)、辦公桌、資料柜、會(huì)議桌、空調(diào)等。2、辦公設(shè)備是公司的固定資產(chǎn)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)其使用、保養(yǎng)。使用人應(yīng)對(duì)自己保管和使用的辦公設(shè)備負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作使用。使用人應(yīng)經(jīng)常檢查設(shè)備的運(yùn)行情況、安全性，確保設(shè)備正常運(yùn)行及重要文件、資料的安全。3、辦公設(shè)備一般不外借，特殊情況外借由行政部經(jīng)理呈報(bào)總裁批準(zhǔn)。公司內(nèi)部設(shè)備借用，也應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或行政部經(jīng)理批準(zhǔn)并登記，以明確責(zé)任和加強(qiáng)管理。4、工作時(shí)間不準(zhǔn)使用公司電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲、聽(tīng)音樂(lè)、看電影。使用辦公設(shè)備處理私人事務(wù)，按規(guī)定崗位繳費(fèi)，違者視情節(jié)輕重給予處罰。5、辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，操作員無(wú)修復(fù)把握時(shí)不要擅自處理，應(yīng)通知行政部，由行政部請(qǐng)專(zhuān)職技師修理。6、打印、復(fù)印文件資料應(yīng)嚴(yán)格控制份數(shù)，非外發(fā)性、正規(guī)性文件一律盡量使用環(huán)保紙（即二次使用）打印、復(fù)印和傳真，杜絕浪費(fèi)。7、軟盤(pán)、色帶、碳粉、墨盒、復(fù)印紙、打印紙等耗材，各部門(mén)根據(jù)需要提前三天向行政部提出申請(qǐng)計(jì)劃，以便行政部安排采購(gòu)。三、通訊設(shè)備管理1、通訊設(shè)備包括：電話(huà)、傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等。2、通訊設(shè)備的使用管理：⑴長(zhǎng)途電話(huà)：①撥打長(zhǎng)途電話(huà)必須使用IP號(hào)碼，不使用IP號(hào)碼的將取消長(zhǎng)途功能；②嚴(yán)禁用長(zhǎng)途電話(huà)閑聊，通話(huà)時(shí)間超過(guò)10分鐘的通話(huà)將予核實(shí)；③公司所屬單位之間所在辦公崗位人員的工作聯(lián)絡(luò)以QQ聯(lián)絡(luò)為主，如無(wú)必要不可用電話(huà)；④?chē)?yán)禁因私撥打長(zhǎng)途電話(huà)，月底核查話(huà)費(fèi)清單，如查實(shí)屬私人電話(huà)，將按話(huà)費(fèi)兩倍扣款，享受手機(jī)費(fèi)補(bǔ)貼的將予取消當(dāng)月電話(huà)補(bǔ)貼；⑵市內(nèi)電話(huà)①通話(huà)內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，盡量縮短通話(huà)時(shí)間；②享受話(huà)費(fèi)補(bǔ)貼人員嚴(yán)格控制撥打私人電話(huà)；⑶傳真①禁止用傳真機(jī)撥打電話(huà)；②不接收非公司工作、業(yè)務(wù)需要或非預(yù)約傳真件；③非公司工作需要不發(fā)送私人傳真。⑷對(duì)講機(jī)：對(duì)講機(jī)為公司保安值班專(zhuān)用，不得私用。⑸移動(dòng)電話(huà)：享受公司話(huà)費(fèi)補(bǔ)貼的移動(dòng)電話(huà)，每天（包括節(jié)假日）24小時(shí)不能關(guān)機(jī)，一個(gè)月內(nèi)電話(huà)關(guān)機(jī)超過(guò)3次，當(dāng)月話(huà)費(fèi)不予報(bào)銷(xiāo)。3、通訊設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)：（1）各通訊設(shè)備使用者應(yīng)嚴(yán)格按使用說(shuō)明書(shū)操作，正確使用；（2）電話(huà)單機(jī)由使用人定期擦拭保養(yǎng)；（3）通訊設(shè)備發(fā)生故障由使用單位（人）及時(shí)向行政部申告，由行政部統(tǒng)一安排處理；（4）通訊設(shè)備（對(duì)講機(jī)）遺失（被搶、被盜視同遺失），當(dāng)事人賠償新置費(fèi)用的50-100％；（5）有意損壞通訊設(shè)備，當(dāng)事人按原值賠償，并視情節(jié)輕重給予處罰。5、離職、調(diào)離人員的通訊設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)收回。四、報(bào)刊、圖書(shū)管理公司報(bào)刊、圖書(shū)的訂閱、購(gòu)買(mǎi)、收發(fā)、保管、借閱及閱覽室的管理由行政部負(fù)責(zé)。1、報(bào)刊、圖書(shū)的訂閱與購(gòu)買(mǎi)（1）行政部負(fù)責(zé)編制每年的報(bào)刊、圖書(shū)的訂閱計(jì)劃，并具體辦理訂閱事項(xiàng)；（2）各部門(mén)因工作需要購(gòu)買(mǎi)各類(lèi)工具書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)書(shū)籍等，需事先提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部安排購(gòu)買(mǎi)。特殊情況也可由申請(qǐng)部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)，但事后必須及時(shí)到行政部登記、蓋印，再按圖書(shū)借閱規(guī)定補(bǔ)辦借閱手續(xù)。2、報(bào)刊、圖書(shū)的收發(fā)、保管與借閱（1）公司總部由前臺(tái)接待文員負(fù)責(zé)每日?qǐng)?bào)刊的收發(fā)、整理與保管；（2）公司廠(chǎng)部由保安負(fù)責(zé)接收、清點(diǎn)每日的報(bào)刊、圖書(shū)，并及時(shí)送交行政文員進(jìn)行復(fù)核和分發(fā)；（3）前臺(tái)文員、行政文員應(yīng)及時(shí)將各類(lèi)圖書(shū)登記備案、蓋印，專(zhuān)業(yè)技術(shù)類(lèi)圖書(shū)由資料室統(tǒng)一保管，文化生活類(lèi)圖書(shū)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交閱覽室保管；（4）資料室圖書(shū)嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，借閱人須按規(guī)定辦理借閱和歸還手續(xù)。借閱人在借閱期間負(fù)責(zé)保管好所借書(shū)籍，不得撕、剪、拆、涂、畫(huà)等。如有損壞或遺失，除照原價(jià)賠償外，將視情節(jié)輕重處以罰款。3、閱覽室圖書(shū)管理（2）員工須嚴(yán)格遵守閱覽室管理規(guī)則，愛(ài)惜報(bào)刊、圖書(shū)；（3）所有報(bào)刊、雜志均只限在閱覽室內(nèi)閱讀，一律不外借。其它圖書(shū)在辦理借閱手續(xù)后方可借出閱覽室。五、工卡管理規(guī)定1、工卡由人力資源部在員工報(bào)到之時(shí)制發(fā)。2、員工在上班時(shí)