項目的策劃與實施現(xiàn)代管理學的應用

BFA骨干互勵交流（四）

項目的策劃與實施

－－現(xiàn)代管理學的應用北京大學商業(yè)金融協(xié)會(BFA)第一頁，共五十六頁。1假如你是麥肯錫公司的咨詢顧問……２００×年××月××日晚，離BFA“中美比較發(fā)展論壇”開始還有３０分鐘時間，光華管理學院２０３會議室才打開。突然發(fā)現(xiàn)：No椅子，no桌子，no橫幅，no投影儀，no話筒，nowater……10分鐘后，美國大使館官員和演講嘉賓到場。整個BFA骨干運動起來，跑來跑去，找這找那。最后，……尊敬的麥肯錫××顧問，問題出來了，BFA的項目經(jīng)理和骨干該如何做，以避免將來出現(xiàn)類似的情況？開動腦筋吧！2002-12-72第二頁，共五十六頁。請項目經(jīng)理張云鵬發(fā)表高見。我們面對的問題是如何更好的服務會員，對于張云鵬也是難得的挑戰(zhàn)自我；很好的一次面對面的友情互勵，為的是將來更好的誠信合作。我們心中充滿希望:

共創(chuàng)BFA精英帝國！2002-12-73第三頁，共五十六頁。問題與事件分類結構性問題與非結構性問題判斷依據(jù)：問題方式的頻率問題信息的完備性問題是否具有總結出經(jīng)驗、方法或標準問題結果是否可以被預期講座和論壇屬于哪類問題？你自己所在的項目呢？結構性問題如何處理呢？非結構性問題呢？2002-12-74第四頁，共五十六頁。結構性問題的程序化方法第五頁，共五十六頁。5結構性問題解決的程序化方法政策原則和指導思想問題規(guī)則應不應該和如何做的問題步驟與程序具體的，如何操作的問題2002-12-76第六頁，共五十六頁?？紤]“退貨”例子政策使顧客滿意規(guī)則哪類商品可以退步驟和程序誰來做出最終的推貨決定處理流程等2002-12-77第七頁，共五十六頁。程序化處理的優(yōu)點提高了決策的質量極大的節(jié)省了決策的時間具有很強的可操作性項目新成員快速培訓資料為后來人留下一筆寶貴的財富2002-12-78第八頁，共五十六頁。中國企業(yè)基礎管理落后的核心表現(xiàn)：

結構性問題非程序化處理！這將導致占用管理人員的絕大部分的時間。與國外成熟公司相去甚遠，如麥當勞。BFA目前遇到的很多情況也是一種結構性問題的非程序化處理。為什么？思考。2002-12-79第九頁，共五十六頁?？赡艿脑蛑R方面的限制。下屬謀求私利。領導維持權威，保持對下屬的控制力。企業(yè)處于初創(chuàng)，快速發(fā)展期，還沒有來得及。2002-12-710第十頁，共五十六頁。BFA的結構性問題

程序化處理方法舉例

（供討論）更多的程序化處理方法：請各個項目和部門主管分析本項目或部門的特點，找出可能存在的結構性問題，起草程序化處理方法。第十一頁，共五十六頁。11一、新設項目的審批政策大力鼓勵骨干利用協(xié)會平臺，開展各類與協(xié)會理念一致的項目與活動。規(guī)則項目設立的條件是：可以服務會員可以挑戰(zhàn)并發(fā)展骨干的能力符合協(xié)會共創(chuàng)精英帝國的遠景目標2002-12-712第十二頁，共五十六頁。新設項目的審批（續(xù)）步驟和程序請項目申請人做好事前調查，提前一個星期撰寫計劃書，在骨干互勵交流會議上演示，解答其他骨干提出的問題。由理事會成員最終決定項目是否設立，并決定是否予以資源支持。會員獨立理事和理事會成員負責監(jiān)督項目運作，與其計劃書承諾相對照。人力資源部為新項目協(xié)調人力資源。2002-12-713第十三頁，共五十六頁。二、拉贊助的程序化處理政策誠信合作實事求是不卑不亢互利雙贏2002-12-714第十四頁，共五十六頁。拉贊助的程序化處理（續(xù)）規(guī)則誠信合作：真誠與對方交流合作，預算不要要價過高；對方如果給出條件太低，說明不夠誠信，格外小心。實事求是：不要隨便承諾，特別是超出能力范圍的承諾；遇到需要重大決策時，請在仔細思考后，給出答復。不卑不亢：在對外聯(lián)絡時，BFA給你無限的信心支持！希望你找到那種提起B(yǎng)FA，驕傲就油然而生的感覺。對方也會被這種精神所打動?；ダp贏：為協(xié)會發(fā)展和服務會員謀求適當資源；同時，要以贊助商（我們的客戶）為導向，高質量完成承諾條件，發(fā)展長期關系，讓贊助商滿意。2002-12-715第十五頁，共五十六頁。拉贊助的程序化處理（續(xù)）步驟和程序撰寫項目計劃書，計劃書包括執(zhí)行概要、協(xié)會簡介、活動簡介和意義、詳細計劃、贊助商回報、預算與支付方式、項目核心成員介紹等部分，計劃書盡量圖文表格并茂，用ppt格式更好。注意：最好一個公司一份計劃，計劃書有針對性的包含對該公司專門設計的贊助回報（后面互勵交流會有計劃書寫作輔導）通過各種渠道與目標贊助商聯(lián)系，一般是公司的企劃部、公關部、總裁辦公室等負責這樣的事情。如果不知道該公司有哪些部門，問接線員哪部門負責這個事情。不要誰接電話就跟誰說一氣，要先詢問一下，哪位是負責與高校聯(lián)系的專人，直接找到適當?shù)娜?。針對幾家核心目標公司通過互聯(lián)網(wǎng)等媒體進行公司情況調查，掌握公司最新動向和戰(zhàn)略導向，找出該項目與公司戰(zhàn)略的結合點加以包裝。2002-12-716第十六頁，共五十六頁。贊助商回報一般包括：冠名權、校內宣傳策劃、開發(fā)潛在市場、媒體宣傳、人才資源等。用簡短打動人心的話語電話說明情況，注意：利用掌握的信息站在對方的立場上考慮，總結出核心賣點，向對方說明這是一個難得的機會，如果對方不抓住就會后悔的。將計劃書用mail、fax等方式發(fā)給對方，并留下聯(lián)系方式。發(fā)出后，電話確認對方收到。將所有聯(lián)絡過的公司的部門、聯(lián)絡人、對方反應等信息記錄好，作為資源備案，留存協(xié)會人力資源部，供其他項目組共享使用。隔一到二天后，有禮貌的打電話與對方聯(lián)絡，詢問結果。盡量要求與公司面談。面談時，不要穿著非正式服裝，最好有整體professional形象，項目組各個方面的人員都參加，帶上計劃書打印稿３份，必要時，買一些北大的紀念品。2002-12-717第十七頁，共五十六頁。面談前，做好充分的準備，制定面談策略。面談過程中，注意傾聽，并掌握談判的主動，分析對方心理，找到對方的談判心理底線，以及對方最關心的問題，團隊協(xié)作采取不同的擊破戰(zhàn)略。面談結束時，不一定要有一個基本的結論。很多時候，需要回來討論商量。（后面的互勵交流有談判技巧的培訓）面談后，以協(xié)會的名義給面談者寫一封感謝信（Thankyouletter），進一步強調我們的賣點。對方同意贊助后，打電話表示感謝。簽訂協(xié)約書，贊助最好是一次到位。項目經(jīng)理代表協(xié)會簽字。資金由協(xié)會財務部統(tǒng)一監(jiān)督管理，原則上打入團委賬戶。（協(xié)會非法人單位，沒有自己的賬戶）總結經(jīng)驗，與其他項目共享。2002-12-718第十八頁，共五十六頁。三、宣傳策劃方案政策協(xié)會發(fā)展的主要工作之一，不惜重金加強配合具體的活動招募參加者擴大協(xié)會影響和知名度宣傳樹立協(xié)會理念增強骨干和會員的榮譽感2002-12-719第十九頁，共五十六頁。宣傳策劃方案（續(xù)）規(guī)則事先做好立體的、有效的、全方位、創(chuàng)新性的宣傳策劃方案宣傳部和各個項目組友情合作，共同策劃整個協(xié)會要有整體的對外形象，特別是在協(xié)會理念方面，這是我們的特色（差異化意味著市場機會）2002-12-720第二十頁，共五十六頁。步驟和程序由宣傳部統(tǒng)籌各項目組宣傳人力資源項目組和宣傳部共同制定宣傳戰(zhàn)略和時間表宣傳傳統(tǒng)渠道包括：橫幅、海報（包括Ａ４海報，在宿舍樓）、傳單、bbs（各個相關版面）、newsletter（重要活動兩天一提醒）、網(wǎng)站（北大新聞網(wǎng)，協(xié)會網(wǎng)站），等等其他創(chuàng)新性渠道可能包括：氣球、路燈標牌、超大型展板、一致的顯眼的服裝，等等2002-12-721第二十一頁，共五十六頁。2002-12-722第二十二頁，共五十六頁。其他可能程序化的結構性問題講座、論壇方面邀請人、宣傳、會務（設備、主持、水、照相、引路牌等）、會場氣氛、會后總結Newsletter、website新聞的采集、各項目組的協(xié)助、信息的發(fā)送、技術問題交流宣傳、主持、會務、會場氣氛模擬股市為參賽選手解決注冊、交易等技術問題的匯總，培訓方式等，太多了。求職技巧培訓活動的模塊化操做（可以做的模塊給贊助商列出來，每個模塊我們如何做，都有詳細的計劃）財務部日常工作人力資源部日常工作其他（大家可以提出）2002-12-723第二十三頁，共五十六頁。但是，如果完全的程序化處理，

缺點是？活動沒有生機了。大家也沒有積極性了。怎么辦,各位McKinsey’sconsultant?2002-12-724第二十四頁，共五十六頁。沒有任何項目僅僅是結構性問題！所有的項目都是結構性問題和非結構性問題的混合物，比如這次的中日論壇。在結構性問題程序化解決完后，創(chuàng)造性和靈活性就體現(xiàn)對非結構性問題的分析和解決上。這也就是我們?yōu)槭裁凑f“BFA是在座各位發(fā)揮能力的一個舞臺”的原因。項目在組成上是沒有一個定式的，可能由無數(shù)結構性問題組成的一個非結構性的問題。如何組成，就看人的創(chuàng)造能力了。2002-12-725第二十五頁，共五十六頁。非結構性問題的創(chuàng)造性方法第二十六頁，共五十六頁。26如何使決策具有創(chuàng)造性、說服力？

有分析思路嗎？在策劃階段，你有哪些新主意使項目更加成功？為什么有這些變化會更好？對于你自己所在的項目呢？如何分析這個問題？如何做一個合格的consultant？如何做一個合格的TeamLeader?只要你掌握了戰(zhàn)略思維和分析思維的能力，提高決策素質，其實并不難。2002-12-727第二十七頁，共五十六頁。決策的過程與方法問題識別（結構性vs.非結構性）確定解決問題的標準將標準按照重要程度排隊（賦予權重）提出項目的可執(zhí)行性目標將可執(zhí)行性目標分解針對分解后的要素提出計劃對方案進行評價（風險偏好、經(jīng)驗）決策的實施與評價2002-12-728第二十八頁，共五十六頁。避免負面沖突的決策過程確定目標，路徑和約束條件將目標（標準）按重要性排序方案提出（不得否定性評價）方案整理按照事先約定的標準進行篩選第二十九頁，共五十六頁。29確定決策標準決策標準源于組織的目標、戰(zhàn)略、組織擁有的資源、組織的外部環(huán)境能夠為組織提供的機會和施加的限制。在BFA，這些都非常清晰：目標與戰(zhàn)略：共創(chuàng)BFA精英帝國（會員，骨干），促進協(xié)會的知名度和發(fā)展。組織擁有的資源：有贊助的項目vs.無贊助的項目組織的外部環(huán)境：北大的條件與機遇（如學生非常聰明，從而競爭性較強，所以要有BFA特色）2002-12-730第三十頁，共五十六頁。對于中日項目……決策標準（主要就是戰(zhàn)略目標）總的、大的目標：共創(chuàng)BFA精英帝國！讓會員從日本的經(jīng)驗中學習知識讓骨干在活動的組織中鍛煉與日本使館建立長期關系，籌集資源擴大協(xié)會知名度按照重要性排序（賦予權重）2002-12-731第三十一頁，共五十六頁。提出方案與計劃第一步

制定可執(zhí)行性目標確定可執(zhí)行性目標明晰、定量、可考核建立在合理的假設基礎上目標要有一定的挑戰(zhàn)性短期目標與長期目標一致掌握的資源與權力是否足以實現(xiàn)目標反饋《意識流》：自尊自信＝Ｋ×成就/理想目標2002-12-732第三十二頁，共五十六頁。以麥當勞（中關村餐廳）為例……可執(zhí)行性目標：２００３年，銷售收入上升１２％。2002-12-733第三十三頁，共五十六頁。對于中日項目……可執(zhí)行性目標會員效益最大（人數(shù)超過１５０人，滿意率超過７０％）骨干挑戰(zhàn)自我能力（五項能力全部挑戰(zhàn)，并記錄挑戰(zhàn)歷程）日本大使館方面滿意（愿意下學期繼續(xù)和我們合作）2002-12-734第三十四頁，共五十六頁。提出方案與計劃第二步

可執(zhí)行性目標分解你是consultant,對于麥當勞，銷售收入上升１２％的目標分解：促銷？提高質量？價格下降？品種增加？擴大規(guī)模？這些都對，但似乎有些沒有邏輯性2002-12-735第三十五頁，共五十六頁。麥當勞的可執(zhí)行性目標分解銷售收入上升１２％，第一種分解價格銷售量銷售收入上升１２％，第二種分解人均消費量顧客人數(shù)哪種好？2002-12-736第三十六頁，共五十六頁。麥當勞的可執(zhí)行性目標進一步分解銷售收入上升１２％人均消費量品種增加搭售促銷提高質量價格增加2002-12-737第三十七頁，共五十六頁。顧客人數(shù)老客戶提高回頭率贈券電話送餐新客戶開發(fā)在附近做廣告宣傳麥當勞招牌盡量醒目2002-12-738第三十八頁，共五十六頁?？蓤?zhí)行性目標分解總結用結構化、戰(zhàn)略性思維來思考強大的分析能力的運用從最基本的事實出發(fā)，尋找問題的關鍵點，構建分析架構“如果是這樣，那么會怎么樣？”“如果需要這樣，那么他的決定因素是怎樣？”頭腦風暴的經(jīng)典體現(xiàn)商業(yè)創(chuàng)造力的本質來源2002-12-739第三十九頁，共五十六頁。對于中日項目……可執(zhí)行性目標分解可執(zhí)行性目標是會員效益最大（人數(shù)超過１５０人，滿意率超過７０％）骨干挑戰(zhàn)自我能力（五項能力全部挑戰(zhàn)，并記錄挑戰(zhàn)歷程）日本大使館方面滿意（愿意下學期繼續(xù)和我們合作）2002-12-740第四十頁，共五十六頁。會員效益最大數(shù)量質量富有特色的宣傳時間安排合理地點合理有吸引力的題目更加清楚的媒介反饋的作用幻燈片打印幻燈片中文翻譯非傳統(tǒng)渠道的運用我們定題目日本定題目方便我們改進2002-12-741第四十一頁，共五十六頁。骨干挑戰(zhàn)自我完成任務的能力人際交往能力管理能力領導藝術能力個人素質能力2002-12-742第四十二頁，共五十六頁?！疤魬?zhàn)自我”要挑戰(zhàn)的能力細分列表完成任務的能力專業(yè)知識技術、影響力、業(yè)績導向、主動性、效率、創(chuàng)新、靈活性、質量關注意識、不斷改進的精神。人際交往能力團隊精神、人際意識、服務導向、解決沖突的能力、溝通能力、對組織的認識、建立良好的關系、跨文化的敏感意識。個人素質能力正直誠信、自我發(fā)展能力、決斷能力、決策素質、應對壓力、分析思維能力、概念思維能力。管理能力團隊建設能力、激勵他人、授權他人、培養(yǎng)他人。領導藝術能力遠見卓識、戰(zhàn)略思維能力、開拓進取的能力、管理變革的能力、確立工作重點、工作目標原則和價值觀2002-12-743第四十三頁，共五十六頁?？蛻簦ㄈ毡敬笫桂^）滿意度活動組織方面骨干人員方面參加人數(shù)會場氣氛會務組織誠信合作禮貌接待能力卓越音樂等經(jīng)常匯報溝通活動后的總結2002-12-744第四十四頁，共五十六頁。提出方案與計劃第三步

行動計劃五個要素WhatWhenHowwellResourcesWho比如：富有特色的宣傳等2002-12-745第四十五頁，共五十六頁。項目策劃summary（important!）問題識別（結構性vs.非結構性）確定解決問題的標準將標準按照重要程度排隊（賦予權重）提出項目的可執(zhí)行性目標將可執(zhí)行性目標分解針對分解后的要素提出計劃對方案進行評價（風險偏好、經(jīng)驗）決策的實施與評價2002-12-746第四十六頁，共五十六頁。提出方案避免發(fā)生的問題社會逍遙群體思維負面沖突共同知識2002-12-747第四十七頁，共五十六頁。請各項目組按照咨詢公司的分析思路，制定本項目的方案。注意分清楚結構化問題和非結構化問題。你也是咨詢顧問了！Welldone!2002-12-748第四十八頁，共五十六頁。Summaryfortoday結構性問題程序化處理非結構性問題創(chuàng)造性處理分析問題與決策的過程進一步了解了組織理念（價值觀）和戰(zhàn)略在決策中的重要性2002-12-749第四十九頁，共五十六頁。Summary完成任務的能力專業(yè)知識技術、影響力、業(yè)績導向、主動性、效率、創(chuàng)新、靈活性、質量關注意識、不斷改進的精神。人際交往能力團隊精神、人際意識、服務導向、解決沖突的能力、溝通能力、對組織的認識、建立良好的關系、跨文化的敏感意識。個人素質能力正直誠信、自我發(fā)展能力、決斷能力、決策素質、應對壓力、分析思維能力、概念思維能力。管理能力團隊建設能力、激勵他人、授權他人、培養(yǎng)他人。領導藝術能力遠見卓識、戰(zhàn)略思維能力、開拓進取的能力、管理變革的能力、確立工作重點、工作目標原則和價值觀2002-12-750第五十頁，共五十六頁。我們的協(xié)會理念書寫評選標準：理念表現(xiàn)充分看著順眼過目不忘2002-12-751第五十一頁，共五十六頁。關于今后的互勵交流我們還將努力將它辦得有特色，大家有收獲，希望對于大家管理項目和個人成長會很有幫助。但作為一個經(jīng)常性的活動，希望人員相對固定。要求項目經(jīng)理和部門經(jīng)理、會長、副會長必須參加。其他骨干和會員，歡迎一起參加，但要登記，為了方便組織管理（如印制資料等方面），如果決定登記就要一定來。請大家上交調查問卷2002-12-752第五十二頁，共五十六頁。業(yè)績考核與獎勵對項目和項目經(jīng)理的考核本學期期末或短