檔案信息化管理制度(2篇)

檔案信息化管理制度【關(guān)鍵詞】信息化［摘要］檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。［關(guān)鍵詞］信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，與人類社會(huì)發(fā)展同步，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動(dòng)其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。第二，要通過檔案信息化整合，帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級(jí)檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對于信息化條件下____檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作。根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)該遵循：“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)：第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干____伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。檔案工作要在未來社會(huì)中占據(jù)一席之地，必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力，檔案人員要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案信息的獲取能力。長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案信息化管理制度（二）第一章總則第一條依據(jù)《預(yù)算法》、《會(huì)計(jì)法》及《____案治理?xiàng)l例》，為了保證區(qū)檔案工作正常進(jìn)行，增強(qiáng)對檔案維護(hù)____的治理，提高資金運(yùn)用效益，結(jié)合我區(qū)實(shí)踐工作特點(diǎn)，制訂我區(qū)檔案維護(hù)____治理暫行規(guī)則。第二條檔案維護(hù)____起原于區(qū)級(jí)財(cái)務(wù)專項(xiàng)撥款，首要用于____施行檔案急救、維護(hù)、檔案信息化建設(shè)及檔案事業(yè)發(fā)展所需等。第三條檔案維護(hù)____的治理與運(yùn)用準(zhǔn)則（一）嚴(yán)守法律，突出重點(diǎn)。檔案維護(hù)__要嚴(yán)厲依照國家有關(guān)財(cái)政規(guī)章準(zhǔn)則的規(guī)則運(yùn)用，集頂用于檔案維護(hù)治理工作，防止渙散運(yùn)用。（二）科學(xué)安排，合理裝備。確定檔案維護(hù)的項(xiàng)目，依據(jù)項(xiàng)目標(biāo)目的和任務(wù)，科學(xué)合理地編制資金預(yù)算，杜絕隨意性，克勤克儉，厲行節(jié)省。（三）獨(dú)自核算，專款專用。__歸入單位財(cái)政統(tǒng)一治理，自力核算，專款專用，嚴(yán)禁挪作他用。（四）信息公開，承受監(jiān)督。對檔案維護(hù)__經(jīng)費(fèi)的安排和運(yùn)用狀況（非保護(hù)信息）等，實(shí)時(shí)予以公開，承受監(jiān)督。第二章資金的立項(xiàng)和預(yù)算第四條檔案維護(hù)__預(yù)算立項(xiàng)順序（一）區(qū)__局依據(jù)昔時(shí)應(yīng)達(dá)工作目的確定項(xiàng)目內(nèi)容，作為確立項(xiàng)目預(yù)算決定計(jì)劃的根據(jù)，申報(bào)項(xiàng)目時(shí)需編制明細(xì)內(nèi)容，提出初步意見。（二）對評(píng)審當(dāng)選項(xiàng)目標(biāo)資金預(yù)算進(jìn)行審議，并將后果公開尋求意見；并依據(jù)反應(yīng)的意見，對項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行復(fù)議。（三）區(qū)__局修訂復(fù)議項(xiàng)目明細(xì)預(yù)算后，將相關(guān)資料報(bào)財(cái)務(wù)部分審批。第五條檔案維護(hù)__預(yù)算編制依據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算要求編制項(xiàng)目資金預(yù)算，對各項(xiàng)支出的測算根據(jù)、事由、規(guī)范、用處等進(jìn)行具體闡明。第六條檔案維護(hù)__預(yù)算普通不作調(diào)整，確有需要調(diào)整時(shí)，按規(guī)則順序從新上報(bào)審批。第三章資金的運(yùn)用和治理第七條檔案維護(hù)__歸入?yún)^(qū)檔案部分門預(yù)算統(tǒng)一治理。第八條檔案維護(hù)____開支范圍（一）開展全區(qū)檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)工作經(jīng)費(fèi)；（二）開展急救、征集、維護(hù)檔案的相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)；（三）檔案搜集、整治工作經(jīng)費(fèi)；（四）檔案條目輸入、掃描、采集、維護(hù)工作經(jīng)費(fèi)；（五）檔案庫房除濕、照明電費(fèi)、消毒費(fèi)；（六）檔案收集維護(hù)和服務(wù)費(fèi)；（七）檔案治理工作配套軟件和固定資產(chǎn)置辦經(jīng)費(fèi)；（八）檔案工作先進(jìn)表揚(yáng)工作經(jīng)費(fèi)。第九條檔案維護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用順序（一）區(qū)____局年頭分月列出用款方案，報(bào)區(qū)財(cái)務(wù)局立案。（二）區(qū)____局每月依據(jù)用款方案進(jìn)行申報(bào)，區(qū)財(cái)務(wù)局按預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度審批下達(dá)。（三）區(qū)____局相關(guān)營業(yè)科室提出運(yùn)用項(xiàng)目、目標(biāo)、辦法，報(bào)單位主管指導(dǎo)____同意后，嚴(yán)厲依照檔案維護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開支范圍處理支出。嚴(yán)禁運(yùn)用檔案維護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)付出各類罰款、投資和與檔案維護(hù)專項(xiàng)工作無關(guān)的捐錢、資助等，嚴(yán)禁以任何方法變相謀取私利；經(jīng)費(fèi)運(yùn)用中觸及縣政府收購的，依照縣政府收購有關(guān)規(guī)則執(zhí)行。第四章資金的監(jiān)督和檢查第十條區(qū)____局應(yīng)堅(jiān)持、健全資金運(yùn)用治理的監(jiān)督約束機(jī)制，對項(xiàng)目標(biāo)一切資金開支，做到審批手續(xù)齊備，賬目清晰，內(nèi)容真實(shí)，核算精確，監(jiān)督辦法得力，保證資金的安全和合理運(yùn)用，并積極共同財(cái)務(wù)部分、審計(jì)部分的檢查工作，自覺承受檢查和監(jiān)督。第十一條關(guān)于預(yù)算執(zhí)行進(jìn)程中，不按規(guī)則治理和運(yùn)用專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，或不實(shí)時(shí)編報(bào)決算、不按規(guī)則進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，存鄙人列行為之一的，將依照《