cpri培訓課程解決問題五步走

CPRI專題課程：解決問題五步走教育培訓部2013.2課程開發(fā)：課程目標通過這次學習，達到：提升解決問題的意識明晰分析與解決問題的一般步驟初步掌握問題樹、金字塔原理等工具與原則能夠針對給定問題進行有條理的分析熱身環(huán)節(jié)：籌備一次團隊建設活動你面臨這樣的問題：分組討論10分鐘每組3分鐘陳述討論結果與思路你所在的組織近來工作較多，團隊持續(xù)忙碌了相當一段時間。院長感覺最近大家有點疲憊，干勁不高，需要休息，而又缺乏凝聚力，所以希望你來負責組織一次針對所有員工的團隊建設活動。你有3個人可以協(xié)助你一起籌備，但你是最終負責人?；顒訒r間已經確定是在下周末。你如何設計并籌備這次團隊活動呢？熱身環(huán)節(jié)思考：分析解決問題的思路結果我們的最終方案是什么？此方案能否解決問題？過程如果你認為此方案能解決問題，為什么？你的團隊分析解決問題的過程是什么？如果你認為此方案無法解決問題，是討論過程中的什么因素導致了這樣的結果？討論中是否在某環(huán)節(jié)“卡住”？解決問題的常見誤區(qū)：在討論中偏離目標，偏離要解決的問題方案脫離實際，可行性差難以把握討論進程，超出時間、預算等資源控制過程缺乏邏輯，缺乏說服力……熱身環(huán)節(jié)：籌備一次團隊建設活動你面臨這樣的問題：你所在的組織近來工作較多，團隊持續(xù)忙碌了相當一段時間。院長感覺最近大家有點疲憊，干勁不高，需要休息，而又缺乏凝聚力，所以希望你來負責組織一次針對所有員工的團隊建設活動。你有3個人可以協(xié)助你一起籌備，但你是最終負責人。活動時間已經確定是在下周末。你如何設計并籌備這次團隊活動呢？怎樣有條理地分析解決這個問題呢？問題：設計并籌備一次團隊建設活動限制條件：時間：下周末參與人員：所有員工目的：1）休息，緩解工作壓力2）增強凝聚力第一步：定義問題——要解決的問題究竟是什么？你所在的組織近來工作較多，團隊持續(xù)忙碌了相當一段時間。院長感覺最近大家有點疲憊，干勁不高，需要休息，而又缺乏凝聚力，所以希望你來負責組織一次針對所有員工的團隊建設活動。你有3個人可以協(xié)助你一起籌備，但你是最終負責人?；顒訒r間已經確定是在下周末。你如何設計并籌備這次團隊活動呢？如何開展團隊活動如何進行活動設計活動目的活動形式活動地點活動時間……如何進行活動籌備人員安排活動前活動中活動后物資采辦支持性活動前期調研后期評估…………第二步：確定關鍵子問題——最需要解決哪些問題？不重要/可忽略重點考慮第三步：問題規(guī)劃——按什么順序、誰來做？任務類別子任務描述負責人協(xié)助者截止日期確定活動形式收集20個可能的活動形式張三李四2月12日調研大家的喜好李四王五2月13日了解活動預算張三2月13日分析確定5個備選活動形式，讓院長最終確定張三2月14日撰寫活動計劃書張三李四，王五2月15日人員安排分解籌備任務王五張三，李四2月16日確定人員需求王五李四2月18日組織相關人員的會議王五張三，李四2月18日……第四步：信息收集與分析——哪些因素需要考慮？哪些數(shù)據(jù)需要分析？如何解決？例：確定五個備選的活動形式搜集信息分析得出結論從過往記錄中篩選網絡搜索學習其他組織經驗咨詢專家意見……根據(jù)目標各維度進行分析備選活動形式密室逃脫室外烤肉農家樂一起做飯羽毛球賽可行性KTV密室逃脫團隊活動分析目標切合度低高高一起做飯羽毛球賽農家樂室外烤肉聚餐跨省旅游猜燈謎第五步：方案提出與展示——最終結論是什么？需要和誰溝通？如何溝通與展示？溝通匯報對院長：我們的活動形式首選為密室逃脫，預算XXX。選擇這個方案是因為：能夠最好的提高團隊凝聚力花費可以控制在預算之內員工興趣度很高對全體員工：團隊建設活動確定在X月X日，形式為XXX需要大家提前準備XXX考慮因素選項溝通形式口頭匯報？演示？書面匯報？溝通對象決策者？參與者？溝通內容征求意見？通知決定？…………培養(yǎng)解決問題能力的重要性面對問題，不再迷茫與害怕抽絲剝繭一步步分解有條理地獲得解決方案，讓問題都迎刃而解提高洞察力和分析能力，更好地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題解決問題的能力是可以培養(yǎng)的么？解決問題的能力是天生的，只有那些才思敏捷、邏輯性強的人才能很好地分析、解決問題。解決問題的能力是可以鍛煉的。任何一個有才之士都能獲得這種能力。有序的思維工作方式并不會扼殺靈感及創(chuàng)造力，反而會助長靈感及創(chuàng)造力的產生。通過系統(tǒng)性的訓練，可以培養(yǎng)和提升解決問題的能力！公益組織總會面對各種錯綜復雜的問題項目管理籌款財務宣傳志愿者管理……項目進度落后籌不到錢財務狀況差知名度不夠志愿者流失率高……籌款能力不足員工流失率高項目執(zhí)行力差項目效果差工作類別典型問題問題關系例背景簡述A組織項目執(zhí)行過程中經常發(fā)生變更現(xiàn)象，這嚴重影響著整個組織的運作和管理。組織的負責人任命你帶領一個團隊解決這個問題，力爭減少項目變更的情況，讓組織運作更井井有條。項目命名為——減少項目變更：ProjectChangeReduction案例PCR解決問題五步走定義問題確定關鍵子問題問題規(guī)劃信息收集與分析方案提出與展示12345第一步：定義問題一個對的問題往往比一個對的答案更重要。對問題本身同樣需要不斷質疑和深究。一個問題的演變定義問題的重要性志愿者管理人力規(guī)劃變革管理“龐大的志愿者群體沒很好利用起來”“已有志愿者管理制度，但缺人負責”如何優(yōu)化志愿者管理？如何優(yōu)化人力規(guī)劃？“員工做事憑熱情，缺乏條理，自信心不足，缺乏主動性和領導力”如何提升員工能力，讓組織文化成功轉型？表象本質例SMART原則一個好而清晰的問題（目標）需要符合SMART原則Specific

具體Measurable

可衡量Attainable

可實現(xiàn)Relevant

相關Time-bound

有時限“等待時間太久了！”平均等待時間我們能否在8周內，將平均客戶等待時間從15分鐘降低到5分鐘？例定義問題定義什么是“項目變更”？——項目實行與最初計劃不符這是一個真實存在的問題么？是行業(yè)中普遍存在的問題？是否值得去關注和改正？根據(jù)SMART原則設定一個合理而且可衡量的目標：經過調研，我們了解現(xiàn)在的項目變更比例大致是80%比較合理且可達到的變更比例應該是小于40%可以在兩個月內實現(xiàn)和衡量最終問題目標定位：在兩個月內，通過流程優(yōu)化等方式，將項目變更比例從80%降低到40%以內，以促進項目按時推進。案例PCR第二步：確定關鍵子問題問題樹：將大問題劃分為多個子問題是什么為什么使用什么時候使用當你在解決問題初始階段、對問題知之甚少時將一個大問題分解為小的子問題子問題可以回答“是什么”或者“怎樣”展示了各種候選解決方案的可能性主要問題子問題1子問題2金字塔原則和MECE關鍵內容子觀點支撐論據(jù)水平關系垂直關系MECE:MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive不重不漏分解問題注意事項分解問題的粒度需要適宜太大：子問題依然過大，難以分析與實施太小：子問題過多、過于瑣碎，分析工作負擔重20/80原則效果100806040200時間和精力十全十美尋求關鍵答案020406080100“可落實為工作計劃”為佳先解決關鍵問題，不苛求十全十美確定關鍵子問題項目變更率高目標變更率高方案變更率高團隊變更率高機構戰(zhàn)略模糊導致項目目標不清晰重要相關方意見更改頻繁機構戰(zhàn)略變更導致目標變更計劃不具可行性管理執(zhí)行能力跟不上資源儲備不足重要相關方影響實施團隊管理能力不強，人員安排不妥機構人力變更頻繁根據(jù)對機構的訪談調查，確定了這三個關鍵子問題案例PCR第三步：問題規(guī)劃項目管理工具使問題規(guī)劃更清晰運用甘特圖、風險管理表等工具，可落實和明晰解決問題的分工情況項目整體進度項目風險分析問題規(guī)劃問題描述子任務描述負責人截止日期重要相關方意見更改頻繁典型案例相關方訪談張三2月4日相關方管理流程梳理張三2月6日相關方管理對標分析張三2月8日管理執(zhí)行能力跟不上項目管理者訪談李四2月5日項目管理工具與流程調研李四2月8日項目管理培訓現(xiàn)狀調研李四2月9日項目管理人員能力評估李四2月10日資源儲備不足過往知識管理現(xiàn)狀調查王五2月4日組織現(xiàn)有資源利用率評估王五2月6日資源拓展需求調研王五2月7日案例PCR第四步：信息收集與分析數(shù)據(jù)收集來源人文檔活動數(shù)據(jù)類型定性定量方法閱讀理解詢問觀察工具調查問卷研究訪談行業(yè)領袖競爭對手其他行業(yè)值得參考的財務情況成本控制很好，僅為我們成本的80%盈利比我們高1%通過增加IT投入減少人力成本營銷策略大量運用新媒體與知名雜志合作，突出“健康”口碑營銷積極參與公益組織架構扁平化，項目驅動每年一次調整，共5層，架構相對固定社區(qū)型對標分析——他山之石將調研問卷與訪談結果進行整理總結，并將其與最佳實踐（或其他值得參考的實例）分析進行對比，尋找差距和快速提升點例2x2矩陣利用2x2矩陣，可以很好地展示、分析不同選擇之間的差別給予信息

–InformationGiving直接對話-Dialogue收集信息–InformationGathering咨詢建議-Consultation重要性+重要性-被影響的程度-被影響的程度+相關方影響分析可行性KTV密室逃脫團隊活動分析目標切合度低高高一起做飯羽毛球賽農家樂室外烤肉聚餐跨省旅游猜燈謎例例信息收集與分析問題描述子任務描述負責人截止日期管理執(zhí)行能力跟不上項目管理人員能力評估李四2月10日問卷訪談優(yōu)點：數(shù)量大，客觀，好操作缺點：靈活性差，不夠深入優(yōu)點：開放，靈活，可以深入挖掘更多信息缺點：費時費力，不能大量進行目標人群：基層項目人員目標人群：項目經理，關鍵崗位案例PCR第五步：方案提出與展示相關方分析、溝通與影響為了方案可以更好地實施，需要在實施前與涉及到的相關方進行分析與溝通，爭取其同意或進行一定影響。計劃識別問題，區(qū)分主次識別相關方，區(qū)分主次確定溝通目標與范圍執(zhí)行評估溝通的流程與結果執(zhí)行溝通所達成的內容后續(xù)跟進各相關方溝通設計溝通過程參與者前期準備進行溝通、對話整合建立內部能力明確角色建立流程與工具方案提出與展示良