采購管理制度（范本06）

目的使集團總部及分子公司采購管理規(guī)范化、標準化；有效控制采購成本。范圍適用于集團總部及分子公司所有的采購行為。權責總部各職能部門、各分子公司：根據生產或工作需要提出采購需求；物資采購部：編制采購計劃，采購物品詢價、物品采買；分子公司總經理：負責本單位1500元（含）以下非固定資產采購的審批；總裁：負責分子公司1500元以上非固定資產采購的采購審批；固定資產采購、采購合同的審批權限按有關審批權限規(guī)定執(zhí)行。采購原則貨比三家、保質保量、節(jié)約成本。原則上所有物品都由集團物資采購部統(tǒng)一采購。各分子公司急用、少量、金額較小的，可酬情安排在當地采購，但須報備采購部備案。材料申購部門劃分機械設備：使用單位生產耗材：生產單位辦公用品及其它公共用品：各使用單位報，人事行政部門匯總建材產品：基建部門其它材料：使用部門流程：見下圖流程經辦責任人提交要求需求申請需求單位單位負責人每月28日前各需求單位在每月底28日前將次月的采購計劃報集團采購部審核匯總物資采購部29日1、在每月29日前匯總各單位的采購申請，依采購類別審批權限呈報核準2、在接到申請計劃時，須根據實際需求情況仔細審核。按審批權限報批物資采購部需求單位當月1、根據采購物品需用日期進行采價，按權限報批后方可購買；2、無法采購或延期須及時告知需求單位；3、如有臨時采購，特殊情況的，請購單位須以電話或其他方式預審批，事后及時補辦審批手續(xù)。需求單位到貨時1、根據請購單和采購合同內質量要求予以驗收；2、辦理入庫手續(xù)，并將入庫手續(xù)傳回采購部門進行報銷。流程說明：需求單位要根據生產實際需要如實提出采購申請計劃，切實依請購單上如實填寫物件名稱、規(guī)格、數量、需用日期，以及質量要求。1.2緊急請購時，由請購部門在《申購單》注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。采購人員必須配合緊急采購。礦山作業(yè)、機械設備易損易壞，保證生產持續(xù)、正常，需要購置備品配件。采購的備品配件除了保質保量外，還必須符合規(guī)范程序。單位主管必須根據實際情況予以核實，有必要的須加以控制、刪減，并于每月29日前報公司采購部匯總。物資采購部如實匯總各單位提交的采購申請數量，按權責報批后盡可能安排統(tǒng)一采購，開出請購單，要求依需求時間安排采購任務。1.6物資采購部須在收到《采購計劃表》一天內依審批權限報批，并通知采購人員；生產過程易耗品需經總裁審批方可采購；請購單位依請購單上注明的各類條件予以采價。數量較大、金額較大或質量期較長（或須在使用過程檢驗質量）的還須簽定合同，注明付款條件，方式，保質期等要素。采購員根據申購單，首先確認單價（根據市場行情）后進行采購，盡可能以正式發(fā)票及收據付款。杜絕用煙殼紙和其他紙張等收條，同時在發(fā)票及收據上注明用途、部門，并辦理入庫驗收手續(xù)；請購單位應在接到核準后的請購單后的五個工作天內采價完畢，并將書面采價情況（采購合同）按權限報批。請購單的開立、傳送：適用表單：固定資產請購使用《固定資產請購單》，非固定資產請購使用普通《申購單》。固定資產請購時，請購經辦人員應依實際情況需要開立請購單，并注明物品的品名、規(guī)格、數量等詳細內容經部門負責人審批后交財務等相關部門會簽后送采購部。非固定資產請購時，請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參考庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數量、需求日期等詳細內容經部門負責人審批后送采購部。.3請購單開立時應考慮請購單審批時間及供應商交貨時間適當提前，考慮到交貨期等因素，一般情況下，本地可采購的物品，到少要比需用日期提前一周申請；要到外地（福州以外）采購的物品，到少要比需用日期提前一個月申請。采購管理內容供應商開發(fā)采購人員要不斷加強學習，了解熟悉各種原物料的相關知識，加強信息獲取能力的培養(yǎng)，針對所需采購的商品或服務，系統(tǒng)地對資源市場進行調查，了解供應情況。在對供應市場有了一定了解后，采購人員應初步選擇一些供應商進行接觸尋找潛在合格的供應商。2詢價、比價、議價采購經辦人員接到請購單后應根據請購件的緩急進行計劃并尋找供應商進行詢價，詢價時應參考市場行情及過去采購記錄。采購詢價原則上至少應找兩家供應商。采購人員對供應商的報價必須進行比價、議價，在保證供貨品質的前提下最大限度降低采購價格。7.3訂購7.3.1請購物品的價格經審批后，采購人員即可向供應商訂購物品，訂購時應以降低

采購風險，控制采購成本及保證質量為原則。7.3.2采購合同的應按《合同管理制度》相關要求進行合同草擬及呈報評審。7.4進度控制7.4.1采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段控制采購作業(yè)進度，每個階段都要即時跟蹤，防止出現斷料而影響生產的情況出現，也要避免過多的不合理庫存。.4.2當出現進度異常情況時，要即時上報并向相關部門反饋情況以商討應對辦法。物流配送批量采購盡量要求供應商送貨上門，盡量避免自提。采購員應在采購合同中注明運輸條件以及運輸方式、運輸費用承擔者等。驗收入庫根據有關倉儲管理規(guī)定對物品辦理驗收手續(xù)，并通知倉庫收料，將請購單倉庫聯交于倉庫作為收料依據，同時通知相關部門驗收。倉庫根據驗收報告收料，并開出入庫單交于采購。付款核銷.1整理付款采購完成并經倉庫收料后，由采購人員整理資料向財務部申請付款或核銷。相關資料必須完整，包括發(fā)票、請購單、入庫單等。.2異常處理.1退換貨處理:經驗收不合格的商品，由驗收部門提供驗收報告，采購部根據驗收報告通知供應商退貨或換貨。2.2對不到位服務，采購應通知供應商改善。11其它1供應商管理.1確立主、次供應商。物資采購部應對供應商的產品或物料質量、供貨能力和價格進行分析評價，確定主供應商和次供應商。.2采購人員應積極主動經常保持與供應商間的溝通，與供應商保持良好的關系。11.1.3物資采購部應對供應商進行定期考核，在供應商確定后，就應定期對其按產品退貨率、交貨逾期率和問題配合度等方面進行評價考核，淘汰不良供應商。11.2電腦化作業(yè)管理采購部應建立數據庫，對相關采購資料進行電腦化管理以方便查詢、比價及提高效率。11.2.2請購單及合同均需錄入電腦。12相關制度:12相關制度:《財務管理制度》《合同管理制度》(TB-CG(2005)(TB-CG(2005)C-01)(TB-CG(2005)C-02)(TB-CG(2005)C-03)《采購計劃表》《申購單》《固定資產請購單》實施日期及解釋權：本規(guī)定2022年4月第一次修訂，2022年7月1日起發(fā)布實施，之前發(fā)布的相應規(guī)定同時廢止。本規(guī)定解釋權歸集團物資采購部，修訂時亦同。固定資產請購單編號:TB-CG(2005)C-03請購編號： 申請日期：2005年月日公司部門請購者填寫品名規(guī)格說明庫存數量申購數量預計金額需求日期2005年月日用途說明請購者部門負責人財務管理部執(zhí)行副總裁總裁董事局主席說明：詢價記錄和收貨記錄在背面1、本表單在集團各單位需請購固定資產如：辦公設備、辦公家俱、通訊工具等使