2023年某集團公司檔案管理制度

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篇1:某集團公司檔案管理制度

某某集團公司檔案管理制度

4.1總則

4.1.2本制度所指的檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術檔案、聲像檔案等。

4.1.3公司的各類檔案必需按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料，都要根據(jù)本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

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4.1.4公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性，公文上的各種附件一律不得抽存。公文結案后，應準時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，必需將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀。

4.2檔案的收集與管理

4.2.1堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應設立兼職檔案管理員，負責管理本部門的文件資料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動，應準時通知公司檔案主管部門。

4.2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。

4.2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。

4.2.4一項工作由幾個部門參加辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。

4.2.5公司工作人員外出學習、考察、調查討論或參與行業(yè)主管部門召開的會議等公務活動的人員，在核報旅差費時，必需將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù)，由行政人事部檔案管理人員簽字認可后，財務部門才能賜予報銷。

4.2.6本公司召開全公司性的會議，由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù)，由辦公室檔案管理人員簽字認可后，財務部門才能報銷相關的會議費用。

4.2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責是：

①了解本公司(部門)的工作業(yè)務，把握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍，收集并管理本公司(部門)的文件資料;

②仔細執(zhí)行文件資料歸檔制度，對本公司(部門)承辦的文件資料準時收集歸檔。，每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢，并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的狀況下，文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理，財務檔案暫由財務部管理，工程技術檔案暫由工程部管理，聲像檔案暫由企業(yè)進展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);

③承辦人員借用檔案資料時，應根據(jù)檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。

4.3歸檔范圍

4.3.1重要的會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、閱歷材料、會議紀錄等。

4.3.2上級機關發(fā)來的與公司有關的打算、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資料。

4.3.3本公司制發(fā)的全部正式文件和與有關單位往來的文書。

4.3.4本公司向上級的請示與上級機關的批復。

4.3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的方案、總結、報告、請示、批復、報告、會議紀錄等。

4.3.6本公司與相關單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。

4.3.7本公司關于中、高層管理人員職務任免的文件資料，以及員工考核、獎懲的文件資料。

4.3.8本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。

4.3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。

4.4平常歸檔

4.4.1各部門對已處理完畢或批存的文件資料要準時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

4.4.2各部門應依據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平常文件資料歸檔使用的"案卷類目'。"案卷類目'的條款必需簡明準確，并編上條款號。

4.4.3公文承辦人員應準時將已處理完畢或經(jīng)領導批存的文件資料收集齊全、加以整理，交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。

4.4.4兼職檔案管理人員應準時將立卷的文件資料，根據(jù)"案卷類目'的條款放入平常保存文件夾內(nèi)對號入座，予以保存，并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。

4.5立卷

4.5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質量，立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責，公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。

4.5.2案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有關聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和使用。

4.5.3歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應齊全完整。

4.5.4在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數(shù)一般文電假如與密件有親密聯(lián)系，也可伴同絕密文電立卷。

4.5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷，但跨年度的請示和批復，應放在復文年立卷。沒有復文的，放在請示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y放在針對的最終一年立卷?？缒甓鹊臅h文件放在會議開幕年。其它文件的立卷根據(jù)有關規(guī)定執(zhí)行。

4.5.6卷內(nèi)文件資料應區(qū)分不憐憫況進行排列，密不行分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點，應保持文件之間的親密聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

4.5.7卷內(nèi)文件材料應按排列挨次依次編寫頁號。裝訂的案卷應當統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。

4.5.8永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件名目。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)名目放在卷首。

4.5.9有關卷內(nèi)文件材料的狀況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無狀況可說明，也應當將立卷人、檢查人的姓名和日期填上，以示負責。備考表應置于卷尾。

4.5.10案卷封面應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。

4.5.11案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件要去掉金屬物質，對破壞的文件資料應加以裱糊。字跡已集中的應復制并與原件一并立卷。案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

4.5.12案卷各部份的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件名目)文件封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存。

篇2:客房衛(wèi)生檔案管理制度

客房衛(wèi)生檔案管理制度

1、公共場所衛(wèi)生管理檔案有專人負責，專人、專柜保管。

2、公共場所衛(wèi)生管理檔案每年進行一次系統(tǒng)整理。

3、衛(wèi)生監(jiān)督部門的檢查筆錄、看法書等相關材料及本單位日常檢查記錄、獎懲看法等準時歸檔。

檔案內(nèi)容：證照：衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照、從業(yè)人員健康合格證明和衛(wèi)生學問培訓合格證明、健康相關產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件或備案文件（復印件）等。衛(wèi)生管理制度。衛(wèi)生管理組織機構或衛(wèi)生管理人員與從業(yè)人員崗位職責。發(fā)生傳染病傳播或健康危害事故后的處理狀況。衛(wèi)生操作規(guī)程。公共用品用具選購、驗收、出入庫、儲存記錄。公共用品用具清洗、消毒、檢測記錄。設備設施維護與衛(wèi)生檢查記錄?？諝赓|量、集中空調通風系統(tǒng)檢測記錄。投訴與投訴處理記錄。

有關記錄：包括公共用品消毒記錄，場所自身檢查與檢測記錄，培訓考核記錄，從業(yè)人員因患有有礙公眾健康疾病調離直接為顧客服務崗位記錄，集中空調通風系統(tǒng)清洗消毒記錄等。

有關證明：包括預防性建筑設計審核文件，集中空調通風系統(tǒng)竣工圖紙，消毒設施設置狀況等。

篇3:檔案代保管協(xié)議

20**年月保管檔案協(xié)議

甲方（托付方）：_________________________

乙方（保管方）：_________________________

__________________（以下簡稱甲方），_______________經(jīng)友好協(xié)商達成如下協(xié)議：

一、乙方同意為甲方代保管保險業(yè)務檔案，期限暫定為_____年（從第一批檔案進入開頭計算時間到_____年后為止），保管期限滿后，甲已雙方未提出疑義，甲乙雙方再行協(xié)商續(xù)簽。

二、保管費用：甲乙按每年每標準延長米_____元（__________元整）交納保管費用（標準延長米的長度為_____米，高度為標準檔案盒高度即_____公分。每一標準延長米應放置標準檔案盒_____盒。代保管費用包括：庫房占用費、檔案柜、架使用費、除濕、空調水電費及檔案供應利用費等）。

三、結算方法：

1．每年1月按上年度實際使用狀況計算費用；

2．新增部分從檔案移進檔案館次日，按實際使用狀況結算至年末，其次年重新按年度計費。

四、付款方式：支票（乙方供應帶稅務章正規(guī)發(fā)票）

五、乙方供應的檔案庫房，保管條件應當符合國家標準，乙方保證甲方的檔案平安，完整。如保管期限滿（在不續(xù)約的狀況下），乙方應當將全部保管資料完整地交還甲方，如有損失（不行抗力的緣由除外）乙方應當擔當法律責任，并對因此給甲方造成的損失予以賠償。

六、甲方人員持有本單位簽章的查檔調閱單依據(jù)調閱單指定的查閱內(nèi)容可以隨時在正常的工作日查閱甲方的業(yè)務檔案，乙方為其供應服務。

甲方在急需查閱檔案時，乙方可為甲方傳真檔案復印件，傳真號碼以及傳真接受人另行確定，并且將傳真后的任何形式的檔案材料標記后放回原檔案中。

乙方不得直接接待公檢法部門的查閱檔案人員，如遇此類狀況，應在甲方允許的狀況下，由甲方人員伴隨方可查閱檔案。

七、甲方人員原則上不得將檔案帶出檔案館，如遇特別狀況，須經(jīng)甲乙雙方有關部門領導批準并辦理相關手續(xù)。

八、代保管檔案的移交：甲方向乙方移送檔案后，按卷、盒辦理簽收手續(xù)，乙方在保管工作中要加強管理，如消失問題，乙方應擔當法律責任，并對給甲方造成的經(jīng)濟損失予以賠償。

九、因乙方保管不善致使甲方檔案損毀，按國家《檔案法》、《合同法》有關條款處理，因檔案內(nèi)在質量造成檔案字跡褪變，乙方不予負責。

十、甲乙雙方應根據(jù)協(xié)議條款全面履行義務，不得違約，未盡事宜，雙方可以協(xié)商解決，協(xié)商不全都，可由甲方所在地法院管轄