25 文件和記錄管理規(guī)定

文件和記錄管理規(guī)定1、職責企業(yè)管理者代表對文件控制工作全面負責，記錄按不同部門有部門負責人統(tǒng)一管理。綜合部門負責質(zhì)量管理文件的管理和控制，并負責文件的接受和整理歸檔文件。技術(shù)部門負責技術(shù)文件、記錄的管理和控制。各有關(guān)部門按各自的職責、權(quán)限，對本部門的文件、相關(guān)記錄進行管理和控制。各種外來文件接管轄分工由主管部門管理和控制。2、工作程序文件分類控制與編號綜合部門負責質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理文件控制，包括質(zhì)量手冊、管理制度、崗位責任制度技術(shù)部門（質(zhì)量、設(shè)備、計量）負責與生產(chǎn)質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)文件、記錄控制，包括技術(shù)標準（產(chǎn)品標準、原材料標準、外購外協(xié)標準、試驗方法標準，標志包裝運輸儲存標準）、工藝文件、操作規(guī)程、圖樣、設(shè)備管理資料、計量管理資料、食品安全資料等。各種類型受控文件的編號按《文件編號規(guī)定》執(zhí)行。企業(yè)文件分為受控文件和非受控文件，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件為受控文件，所有受控文件包含在《企業(yè)文件清單》中。a綜合部門根據(jù)各部門上報文件和實際，對所有文件進行標識，編制《文件清單》，并按《文件編號規(guī)定》對受控文件進行管理《文件清單》由部門領(lǐng)導審查，報管理者代表批準后使用，并保存記錄。b企業(yè)所使用的《質(zhì)量管理手冊》要加蓋“受控文件”印章其受控文件根據(jù)各主管部門情況需要加蓋印章。文件編號與審批各職能部門負責《質(zhì)量手冊》的編寫，綜合部門負責匯總編審后，經(jīng)管理者代表審核，報最高管理者批準后實施，由綜合部門發(fā)放。共同使用的管理文件由各部門組織編寫，部門負責人審核，確定發(fā)放范圍，報分管領(lǐng)導批準后發(fā)放實施，同時送綜合部門備案。各部門用于內(nèi)部使用的管理文件，由本部門組織編寫，確定發(fā)放范圍，由部門負責人批準后發(fā)布實施，送綜合部門備案。224技術(shù)性文件由相關(guān)技術(shù)部門組織編寫，部門負責人審核報技術(shù)部門匯總批準，確定發(fā)放范圍，發(fā)布實施，并送綜合部門備案。225各種圖樣應由具備相應職稱的技術(shù)人員編制，按規(guī)定的程序進行審查簽定，由技術(shù)負責人批準后實施，并送綜合部門備案。凡編制完成的文件，均按規(guī)定進行編號，并由編號部門或人，審核人、批準人簽字，未作說明的批準日期即為實施日期。確保現(xiàn)場使用文件為現(xiàn)行有效版本。3.3文件的評審與更改。對重要的文件更改應附有充足的依據(jù)，如遇到組織機構(gòu)、產(chǎn)品、工藝設(shè)備、法律法規(guī)等發(fā)生變化，由主管部門等拿出方案，一周內(nèi)組織相關(guān)部門采用會議或匯簽的形式對原文件進行評審與更改，對確定修改的文件要再次進行批準。其他管理文件和技術(shù)文件批準時即視為評審。文件需要更改時，由文件更改部門或提出人填寫“文件更改通知單”，報主管部門審批。文件更改的審核、批準按本程序中4.2條進行。文件更改批準后，由文件管理人員按照文件發(fā)證范圍，發(fā)放“文件更改通知單”,文件持有者按通知單要求在文件上統(tǒng)一更改按照“文件更改的通知單”要求在文件上統(tǒng)一更改，按照“文件編號規(guī)定”的要求,在文件中做好修改狀態(tài)標識，確保文件現(xiàn)行修改狀態(tài)予以標識。3.4文件發(fā)放。文件由歸口管理部門指定專人發(fā)放，文件領(lǐng)用人應在部門受控文件清單上簽字。確需復印的文件，使用部門應填寫“文件處理單”，并標明復印份數(shù)，經(jīng)發(fā)放部門領(lǐng)導批準后復印，重要文件需經(jīng)主管領(lǐng)導批準后復印。當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應到文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，填寫“文件處理單”，交回破損文件，并補發(fā)新文件，新文件仍延用原文件編號，由發(fā)文部門將破損文件進行銷毀，并在“文件清單”中注明。當使用人將文件丟失后，應重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫“文件處理單”，補發(fā)新文件時應給予新的發(fā)文號，并在“文件清單”中注明。文件持有人調(diào)離崗位時，應將文件交回文件管理部門。文件換版與作廢。文件經(jīng)多次更改或進行大幅度修改時應換版，由原發(fā)放部門填寫“文件處理單”，由原審批部門審批后下發(fā)，再版文件編號按“文件編號規(guī)定”執(zhí)行。作廢文件由文件管理部門管理人員收回，需要銷毀的文件，由管理人員統(tǒng)一登記后，經(jīng)批準后方可銷毀。需作資料保存的加蓋“作廢”印章并注明保存字樣存檔。文件、記錄管理編制審核批準后的文件正稿和底稿移交綜合部門檔案室，手續(xù)按“檔案工作管理制度”執(zhí)行，存入光盤的文件應備份歸檔借閱文件按“檔案管理制度”規(guī)定執(zhí)行。按照工藝流程不同崗位有不同的記錄，記錄人員做好記錄，統(tǒng)一有部門負責人管理，一年交由文件管理部門集中管理。各種外來文件，分別由主管部門收集、發(fā)放，并負責注明其有效性，送綜合部門備案。外來文件應列入“文件清單”中，必要時經(jīng)主管領(lǐng)導簽字發(fā)放至文件使用部門。文件管理人員與文件持有人、記錄人員的職責。文件、記錄管理人員負責及時把文件發(fā)至使用部門或個人，負責收集整