某公司客戶接待流程

1/10.一、目的待、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理"的原則。二、范圍適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、職責(zé)人事行政部為公司接待工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計(jì)劃,協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù),提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后,須報(bào)人事行政部,并提供詳細(xì)信息協(xié)助擬定接待計(jì)劃,需董事長或總經(jīng)辦協(xié)調(diào)的重要接待應(yīng)提前2天告知。四、具體流程和規(guī)定接待流程主要分：接待準(zhǔn)備、接送/酒店/用餐安排、會談和參觀、用餐宴請、后續(xù)工作接待前的接待前的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要組成部分,是整個接待工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備工作包括來訪信息的確認(rèn)、補(bǔ)充；確定接待規(guī)格；制定接待計(jì)劃等方面。訪信息客戶信息的收集,是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到客戶來訪的信息后,首先應(yīng)確認(rèn)來訪人〔1、來訪客人情況：包括來訪人數(shù)、主要成員姓名、身份<職務(wù)、級別等>、性別、民族<在食宿等方面有無特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣>、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。國外客戶還要說明是否有國內(nèi)代理隨行和翻譯?！?、來訪計(jì)劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。〔3、國外客戶到訪,需要我方發(fā)送邀請函辦理簽證的,要請對方提供來訪人員的護(hù)照全名,護(hù)照號碼,并請客戶確認(rèn)內(nèi)容后發(fā)送正式的邀請函。2/10.此外,還應(yīng)告知客戶我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息,便于雙方的溝通和信息的及時更新。聯(lián)系時要注意復(fù)述關(guān)鍵信息,如人名、電話號碼、日期、航班班次等,請對方確認(rèn),以保準(zhǔn)2、補(bǔ)充相關(guān)信息為了保證接待效果,對客戶,特別是重要客戶,對口人員要了解客戶更多的信息。包括客戶的詳細(xì)資料,公司背景,公司實(shí)力,經(jīng)營狀況,經(jīng)營范圍,區(qū)域市場,經(jīng)營模式,客戶此次來訪的目的,主要對什么感興趣,國家習(xí)俗,習(xí)慣和喜好,以及需注意的細(xì)節(jié)。對口接待人員/部門在提交《接待申請表》的時候,須將這些資料一并提交,以便公司領(lǐng)導(dǎo)參考。3、規(guī)格定位一般來講,接待規(guī)格依據(jù)實(shí)際情況分為三種形式。〔1、對等接待：這是最常見的接待規(guī)格,指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和客人的職務(wù)、級別大體相式。〔2、高格接待：是指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo)比客人職務(wù)高而采取的一種接待形式?！?、低格接待：是指陪客比來客職務(wù)低而采取的一種接待形式。在接待工作的準(zhǔn)備中,只有對接待規(guī)格做出正確的定位,才能確定應(yīng)該邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)出席,如何安排車輛和行程,從而完成接待計(jì)劃。4、行程安排如有需要,與客戶商討參觀訪問行程表,發(fā)送郵件或傳真讓客戶確認(rèn),同時讓相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備。特別要注意現(xiàn)場看哪些產(chǎn)品、參觀哪些場所,揚(yáng)長避短,把想展示給客戶的東西特別是國外客戶商務(wù)性的、務(wù)實(shí)的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。實(shí)際到訪的時候,嚴(yán)格按照行程計(jì)劃來做<甚至故意嚴(yán)格去做也無妨>,常能給外商以好的印象。5、公司信息的把握主要接待人員首先應(yīng)該對公司產(chǎn)品、生產(chǎn)流程、技術(shù)參數(shù)有一定的了解,特別是國外客戶到訪,事前最好準(zhǔn)備一些關(guān)于公司的英文介紹,產(chǎn)品和整個生產(chǎn)流程的英文資料,以免現(xiàn)場翻譯3/10.出現(xiàn)困難。另外,對于一些客人可能問到的問題要提前準(zhǔn)備好。如果有總經(jīng)理或者董事長出席的情況,最好事先跟領(lǐng)導(dǎo)溝通談話內(nèi)容。6、準(zhǔn)備接待材料和工作〔1、參觀接待可能用到的物品：投影儀〔及相關(guān)演示內(nèi)容、數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的CD盤刻錄的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹、產(chǎn)品圖冊、計(jì)算器、針對性的報(bào)價(jià)單等。到達(dá)時提前在LED燈牌上顯示。〔3、會議室的安排〔確認(rèn)使用哪個會議室,接待資料的預(yù)備,包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備,以及相關(guān)需要展示給客戶的其他資料。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡,內(nèi)容可以包括：企業(yè)的競爭優(yōu)勢,清晰的組織結(jié)構(gòu)圖,生產(chǎn)流程,企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),投訴渠道,研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力,歷史榮譽(yù),開發(fā)的項(xiàng)目介紹,實(shí)驗(yàn)室的參觀,負(fù)責(zé)人的資歷介紹,榮譽(yù)證書,各種認(rèn)證等。〔4、事先準(zhǔn)備好接機(jī)牌〔如有必要,提前安排好司機(jī)和車輛〔確保車輛整潔可靠,油量充足,做好接待衛(wèi)生〔尤其是公司大門、大廳、會議接待室等,交待門崗相關(guān)接待事項(xiàng)〔提前開啟噴泉、客人來到時電話通知前臺和行政主管?！?、水果、咖啡、茶及一些小食品糖果的準(zhǔn)備?！?.、客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備〔如有需要。準(zhǔn)備工作完成后,應(yīng)查漏補(bǔ)缺。提前半天或一天須再次落實(shí)人員、地點(diǎn)、車輛等的準(zhǔn)備情況。政部根據(jù)要求安排接待所需司機(jī)和車輛,保證車輛清潔,安全提前到達(dá)接客戶的地點(diǎn)〔如機(jī)場候客區(qū)等,如有必要,要備好4/10.主動地自我介紹,幫助客戶拿行李。待來賓到齊、行李件理位置和行車路線。當(dāng)日,接待人員應(yīng)提前致電來訪方次征詢客人的行程打算,然后再具體定訂,如果有變動,要時,在接待外國來訪者時,若賓主雙方皆不止一個,則為其雙方到酒店,辦理好入住手續(xù)后,要再跟客戶確認(rèn)下一步的行程特別是一級和二級接待,陪同人員也要到門口送行,至于到機(jī)5/10.公司簡介、產(chǎn)品資料等、紙筆、茶水杯、水至?xí)劦攸c(diǎn)后,先進(jìn)行主客之間的相互介紹。按照禮儀,應(yīng)先在出入方便的位置,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和來賓的需要隨時提供服間。。6/10.是否需要全程陪同。如果需要陪同,應(yīng)事先或地區(qū)的有關(guān)信息,屆時為來賓介紹。同時還要高級政府部門領(lǐng)導(dǎo)或名人來廠參觀視察,過程中可以安務(wù)、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要要內(nèi)外有別,嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密,對不宜攝影攝像的場合,接待、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)慣、重點(diǎn)照賓的職務(wù)身份及宴請對象的飲食習(xí)慣而定,例如是采用中餐時交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價(jià)格合理、服定進(jìn)餐地點(diǎn),用餐房間或席位,并預(yù)留余地。提舉行正式宴請應(yīng)發(fā)請柬。若是級別較7/10.到場進(jìn)行布置。其具體工作內(nèi)容有：在餐廳門花。司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請重要客人時,可以采用分餐上息,并安排身份相同的人員陪同,待客人到齊后,主人再員坐在餐桌最靠外的位上,并在自己身旁略騰飯的進(jìn)度,適時提醒服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和。如果在外就餐工作助餐,往往不固定用餐者的座次。這樣既可免除座不僅可用以款待數(shù)量較多的來賓,而且還可以較好地8/10.沙拉>開胃菜>湯>主菜>甜品>咖啡/茶。談進(jìn)程短湊時,可征詢其意見,外購麥當(dāng)勞等快知行政主管,并提前安排好菜單及食材配果臨時安排,需要和后勤人員確認(rèn)食堂當(dāng)天是否有足夠的客戶走后,及時發(fā)郵件給客戶,一是問候,二是將本次訪問雙方達(dá)成的共識,或者會議記錄,備忘錄發(fā)給客戶,敦促這個項(xiàng)目的執(zhí)行?？腿俗吆髮懸环飧兄x函感