佳程廣場管理處財務(wù)部管理制度匯編模板

佳程廣場管理處財務(wù)部管理制度匯編資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。佳程廣場管理處財務(wù)部管理制度匯編目錄1.0財務(wù)基本原則12.0財務(wù)公開監(jiān)督制度23.0財務(wù)預(yù)算制定44.0借款管理制度55.0現(xiàn)金管理制度66.0銀行管理制度77.0應(yīng)收賬款管理規(guī)定108.0庫存管理制度129.0固定資產(chǎn)管理制度1410.0存入保證金管理1511.0內(nèi)部往來管理1612.0公共事業(yè)費繳款流程1713.0代收代繳費用管理1814.0有償服務(wù)收費管理1915.0管理費支出管理規(guī)定2016.0應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度2117.0維修基金管理制度2218.0印章使用制度2319.0會計檔案管理規(guī)定2420.0物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細(xì)2621.0停車場收費管理制度2722.0汽車加油IC卡管理制度2923.0確定采購類別3024.0收費管理制度33財務(wù)基本原則北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個項目接受委托后,有自己獨立的銀行賬戶,管理費收取標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過業(yè)主同意的約定收費標(biāo)準(zhǔn)。項目(大廈)的日常運營費用從管理費的收入中支出,管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有,運營不足的由共同業(yè)主承擔(dān)。項目核算適用的會計制度為:外商投資企業(yè)會計制度。項目核算適用會計處理原則是:權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。項目(大廈)所有的運營費用,將按照投標(biāo)或年初時的項目預(yù)算進(jìn)行控制、分配以及預(yù)提,每月的營業(yè)稅金經(jīng)過仲量聯(lián)行北京總公司代繳。管理者酬金收取,采用按月收取約定的金額或者約定的比例;而有關(guān)管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關(guān)條款執(zhí)行。管理費收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則:仲量聯(lián)行管理的項目,管理費收取的標(biāo)準(zhǔn)采取以支定收的原則,根據(jù)項目每年所做出的運營預(yù)算來確定管理費收取的價格。如果是補貼式經(jīng)營的,按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。應(yīng)收賬款不計提壞賬準(zhǔn)備,采用實際轉(zhuǎn)銷法進(jìn)行賬務(wù)處理。固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。財務(wù)公開監(jiān)督制度制定財務(wù)管理公開監(jiān)督制度,是為增加財務(wù)管理的透明度,真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公平、公正的市場競爭機制。年度預(yù)算編報的規(guī)定物業(yè)管理公司每年的財務(wù)預(yù)算編報必須遵循”量出而入,以支定收,收支平衡”的基本原則;年度預(yù)算中費用支出特定項目的變動程度,如員工薪金、福利增減的變動幅度等,將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定,同時,還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會的同意,方能列入預(yù)算;年度預(yù)算報表中每一項目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說明;年度預(yù)算報表須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批后,方可執(zhí)行。收費標(biāo)準(zhǔn)公開化物業(yè)管理公司所有的收費標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開,而且在北京有關(guān)物價管理部門備案。同時,在執(zhí)行過程中,嚴(yán)格按公開的收費標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費。管理費收費標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批經(jīng)過。物業(yè)管理公司對客戶有償服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn),在執(zhí)行前,將要向所有的客戶公示。各項服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費、人工費、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤。費用支出公開化年度的各項費用開支必須控制在年度預(yù)算內(nèi);若個別支出出現(xiàn)超支情況,物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋;日常運行設(shè)備的改進(jìn)、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對外分包的,應(yīng)經(jīng)過招標(biāo)方式公平競爭,擇優(yōu)選擇承包商各項費用支出堅持?？顚Ｓ?不可挪作她用,特別是維修基金的使用和管理。經(jīng)營狀況與財務(wù)報表公開化每月20日給發(fā)展商/業(yè)主委員會報送財務(wù)報表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。每年度年底向發(fā)展商/全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務(wù)狀況。每年的財務(wù)狀況須經(jīng)會計師事務(wù)所進(jìn)行年度審計,審計結(jié)果報送發(fā)展商/業(yè)主委員會并接受所有業(yè)主的查詢。大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。維修基金的來源有兩種,1、所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金;2、管理公司運行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時,須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會/業(yè)主大會批準(zhǔn)。相關(guān)財務(wù)報表資產(chǎn)負(fù)債表損益表現(xiàn)金流量表管理費回收率分析營運計劃與實際支出對比表財務(wù)預(yù)算制定為確保管理正常運作,提高財務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強成本控制,制定預(yù)算制定方案。相關(guān)職責(zé)財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務(wù)預(yù)算,每年11月份著手編制下年度的財務(wù)收支預(yù)算。費用支出部門詳細(xì)提供過往12個月財務(wù)資料;客戶資料管理部門詳細(xì)提供過往12個月電費和水費統(tǒng)計表的明細(xì)資料。各部門提供下一年度的費用預(yù)算開支計劃;總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。編制要求堅持”以支定收,收支平衡”為預(yù)算原則,以發(fā)展商/業(yè)主委員會審批的收費標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則;根據(jù)各部門提供資料,進(jìn)行分析及計算;將計算分析出的數(shù)據(jù)資料,形成初稿;預(yù)算編制按規(guī)定格式進(jìn)行,對于預(yù)算中的項目須附上注解,并提交總物業(yè)經(jīng)理審核;提交發(fā)展商/業(yè)主委員會審批;發(fā)展商/業(yè)主委員會審批經(jīng)過后貫徹執(zhí)行。資料處理用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進(jìn)行歸檔登記;年度預(yù)算執(zhí)行完成后,應(yīng)與實際數(shù)進(jìn)行對比分析,并作為預(yù)算附件資料,連同預(yù)算資料一齊保存。借款管理制度借款僅限于支付本物業(yè)的運行費用,不得為其它項目/物業(yè)墊付。借款人員憑已批準(zhǔn)的采購申請表進(jìn)行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行,不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。借款人應(yīng)填寫借款申請單,經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金,借款人應(yīng)及時拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金,一般不得超過當(dāng)月月底財務(wù)結(jié)賬之前。經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后,由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。借款清算報銷后,借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。大廈總物經(jīng)理能夠授權(quán)批準(zhǔn)支付現(xiàn)金或者現(xiàn)金借款金額為RMB1000(含1000)元以下的款項,超過此標(biāo)準(zhǔn)支出現(xiàn)金必須由總公司HeadofMS簽字批準(zhǔn)方可支出款項?，F(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作,特制定本制度。嚴(yán)格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金,嚴(yán)格分清收支兩條線。做好庫存現(xiàn)金的保管工作,現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里,同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動密碼鎖,確保其安全。對指定使用備用金的人員,必須進(jìn)行定期檢查、核對,庫存現(xiàn)金不得超過核定的限額。建立和健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結(jié),賬款相符,杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金,不私自設(shè)立”小金庫”。對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項,必須經(jīng)過銀行結(jié)算。對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同,具體規(guī)定如下:送存金額在人民幣20,000元以上50,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班陪同前往;送存金額在人民幣50,000元以上100,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班及1名保安員陪同前往;送存金額在人民幣100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存?，F(xiàn)金使用范圍:職工工資、津貼;個人勞動報酬;根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各項獎金;各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人其它支出;向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其它物資的價款;出差人員隨身攜帶的差旅費;零星支出;中國人民銀行確定支付現(xiàn)金的其它支出?，F(xiàn)金報銷程序由申請人填寫報銷明細(xì)表,表中應(yīng)列明報銷項目、報銷金額,并不得涂改,經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效;報銷明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn),發(fā)票上應(yīng)列明采購物品的數(shù)量、單價、金額,若發(fā)票金額為合計數(shù),須附有由供貨方開具購物明細(xì)單;需要強調(diào)的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的發(fā)票,如果是違反國家規(guī)定發(fā)票,財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷人任何報銷。報銷單需經(jīng)申請人所在部門經(jīng)理、大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn),并由財務(wù)部出納對發(fā)票的合法性進(jìn)行初步審核;報銷明細(xì)單經(jīng)總公司物業(yè)財務(wù)部、物業(yè)部副董事及總公司物業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后由出納通知報銷人領(lǐng)款;當(dāng)月費用盡量當(dāng)月報銷;項目每月向總公司申請的零用現(xiàn)金,包括:日常零用現(xiàn)金、誤餐補助、離職員工工資等,每月定期支付日期是15日和25日,而且所有的申請匯總后,直接經(jīng)過銀行劃轉(zhuǎn)至項目總物業(yè)經(jīng)理賬戶,然后,項目出納從總物業(yè)經(jīng)理的賬戶提取現(xiàn)金支付員工的各項報銷。銀行管理制度銀行支票管理制度購買開戶行支票支票付款申請項目執(zhí)行程序付款申請單填寫;付款合同;支付款項報價;采購申請表;材料物品入庫單;必要的解釋說明;總公司執(zhí)行程序送總公司時登記電腦記錄;MS財務(wù)審查付款申請資料;進(jìn)入支票簽字流程;項目取回簽署完畢支票登記;項目執(zhí)行付款支票付款登記網(wǎng)上銀行管理制度物業(yè)管理項目的管理收款程序收款依據(jù)合同約定;收款賬單;繳費通知單;公示的服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn);收款方式現(xiàn)金收款,只限于人民幣現(xiàn)金,不包括任何外幣現(xiàn)金;支票收款,包括人民幣支票和人民銀行允許在中國進(jìn)行交易的外幣支票,例如:美元支票、港幣支票等,然后執(zhí)行簽字背書程序;電子收款,所有幣種與支票使用幣種相同;刷卡支付,除在中國境內(nèi)流通的各種國內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外,外卡的卡種只限于Master,Visa,大來卡等國際通用的信用卡。收費確認(rèn)開具稅務(wù)發(fā)票;開具收款收據(jù);填寫銀行進(jìn)賬單正確填寫進(jìn)賬單名稱;正確填寫網(wǎng)上銀行的賬號;正確填寫進(jìn)賬單金額,包含RMB、USD、HKD等;回單確認(rèn)與網(wǎng)上銀行余額查詢相符付款程序填寫完整的付款申請書寫清具體付款內(nèi)容或者服務(wù)項目;相關(guān)合同、貨比三家分析、招標(biāo)分析、報價單等;國地稅的正式發(fā)票;必要的解釋說明;付款審批流程確認(rèn)審批流程執(zhí)行完畢確認(rèn)公司各類管控人員簽字確認(rèn)同意,而且所有付款需要的檔案資料齊全;總公司財務(wù)提交付款申請所有的審批流程自行完畢,由MS財務(wù)部統(tǒng)一將各項目的付款申請錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng),等待總公司相關(guān)人員簽批;MShead執(zhí)行付款批準(zhǔn)和確認(rèn)程序財務(wù)部提交記錄以后,按照公司亞太區(qū)的規(guī)定執(zhí)行,即MSHead授權(quán)RMB15000元以下及RMB15000元的付款;RMB15000元以上的付款申請需要提請MSHead和總公司執(zhí)行總經(jīng)理兩個人共同簽字支付;打印付款記錄作為記賬憑證付款程序執(zhí)行完畢后,所有的項目銀行付款憑證需要由每個項目的出納到項目指定銀行賬戶領(lǐng)取回單,而且作為記賬憑證。資產(chǎn)及基金賬戶的管理項目負(fù)責(zé)人申請付款程序操作員確認(rèn)客戶租金已經(jīng)劃撥到公司銀行賬戶,并核對每筆款項金額的準(zhǔn)確性。計算應(yīng)交稅金金額及應(yīng)撥付至北京中央托收賬戶的租金金額。填寫付款申請(使用公司統(tǒng)一格式,請見附件),申請時應(yīng)附稅金計算清單及客戶交款清單,填寫后以電子郵件形式發(fā)送給項目經(jīng)理(Dido),項目經(jīng)理將申請單進(jìn)行審核無誤后打印并簽字確認(rèn)。申請單經(jīng)項目經(jīng)理審核無誤后須上遞至亞洲區(qū)董事(LarryHui)進(jìn)行審批。經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后,將申請單返回給項目經(jīng)理,由其安排項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)上銀行付款操作。網(wǎng)上銀行操作程序操作員收到經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字確認(rèn)的付款申請后,即可登陸ICBC網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付操作,并按照畫面指引填寫相應(yīng)必輸項目,提交操作后等待(亞洲區(qū)董事)授權(quán)。亞洲區(qū)董事(LarryHui)經(jīng)過登陸網(wǎng)上銀行,查看操作員提交的詳細(xì)內(nèi)容,選擇批準(zhǔn)或拒絕命令(RMB15000.00元以下的付款業(yè)務(wù),含RMB15000.00元,由LarryHui直接批準(zhǔn)),便可提交到銀行進(jìn)行處理;RMB15000.00元以上的業(yè)務(wù),LarryHui審核批準(zhǔn)后,須進(jìn)行轉(zhuǎn)入上一級授權(quán)操作(由DavidHand)進(jìn)一步授權(quán)。DavidHand對RMB15000.00元以上的業(yè)務(wù),經(jīng)過登陸網(wǎng)上銀行,根據(jù)LarryHui已經(jīng)授權(quán)的交易進(jìn)行進(jìn)一步授權(quán)操作。應(yīng)收賬款管理規(guī)定物業(yè)管理公司根據(jù)《管理公約》及項目的具體實際情況,特制訂應(yīng)收賬款管理的原則、方法、制度及相關(guān)措施如下:收取原則及計算標(biāo)準(zhǔn)管理費的收取原則:物業(yè)管理費實行上收費的原則,即本月的月中或者月底收取下月的管理費。公共事業(yè)費及相關(guān)雜費的收取原則:實行下收費的原則,即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費、水費、煤氣費等實際消耗量發(fā)生的金額。公共事業(yè)費用的讀表時間為每月10日或者月底。收取方法業(yè)主(租戶)能夠?qū)⒐芾碣M或公共事業(yè)費以現(xiàn)金、支票或者刷卡的形式直接交到管理處的財務(wù)部,也能夠經(jīng)過銀行轉(zhuǎn)賬支付。應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施管理處實行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時發(fā)送及時收回的原則。每月有關(guān)部門將準(zhǔn)確無誤的相關(guān)數(shù)據(jù)13日下午五時前送到財務(wù)部。財務(wù)部每月13至14日將原始數(shù)據(jù)錄入電腦和制作賬單,每月16日將所有的管理費、公共事業(yè)費賬單發(fā)送完畢,每月底的最后一天為付款的最后期限;如果執(zhí)行月底發(fā)賬單的,比照上述時間進(jìn)行調(diào)整。交費期限:自發(fā)出賬單之日起,兩個星期內(nèi)交納。付款人如遇特殊情況不能及時付款,應(yīng)以書面形式通知管理處財務(wù)部。財務(wù)部將酌情向公司申請適當(dāng)延長付款人的付款期限。逾期管理:如果業(yè)主(租戶)未有特殊情況,在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費用,管理處將在賬單最后交款日過后的第1天發(fā)送第一次催款單,催款單約定7天的有效付款日期;第一次催款單發(fā)送7日后仍為支付的,將要發(fā)送第二次催款單,7日后,客戶未付款的將要發(fā)送催款信,通知客戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強制措施。滯納金的計算標(biāo)準(zhǔn)為:按天計算滯納金每天滯納金金額=付款人應(yīng)付金額總數(shù)×0.5‰滯納金總額=每天滯納金金額×逾期天數(shù)逾期天數(shù)包括國家法定假日和每周的休息日。如果逾期超過2個月(從付款的最后期限之日起),在收取滯納金的同時,物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會提出書面報告,經(jīng)業(yè)主/業(yè)主委員會同意后,對未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知,明確在通知的7日后,將采取停止供電、水或煤氣等相應(yīng)的措施,以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟上的損失。對惡意拖欠費用的業(yè)戶,堅決采取相應(yīng)的法律措施。手續(xù)費的收取:針對逾期付款超過2個月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費,作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關(guān)費用的補償。超過付款期限2個月以上的,每次收取手續(xù)費￥300元。庫存管理制度供貨商選擇的原則采購前的準(zhǔn)備工作:第一要填寫商品/物料采購申請單,經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后報大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認(rèn)比價的程序,不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同,具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下:RMB1,00以下的能夠直接購買。RMB1,00-RMB10,00的需填寫報價單。RMB1,000-RMB10,000的至少需要三家報價,已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較,只需在續(xù)簽新合同時進(jìn)行比較。RMB10,000-RMB100,000的采購至少需要四家報價。RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。在索取供貨商的報價的同時供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績報告。以上的比價不包括政府壟斷的項目,比價的目的不只是價格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù),產(chǎn)品質(zhì)量情況等。根據(jù)采購合同的性質(zhì)不同,簽訂合同的代表人也有所不同,比如:需要動用大廈的維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會或者發(fā)展商的同意,項目日常運營分包合同必須由總公司的MS部門負(fù)責(zé)人簽署。在對供貨商進(jìn)行比價的同時,要填寫商品/物料采購對比表。對比表的填寫項目與采購金額相關(guān),同時在表上要體現(xiàn)出申請人、申請部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見,填寫選擇此供貨商的原因。結(jié)賬方式主要以月結(jié)的方式,即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單,送貨然后每月底,由庫房管理員與財務(wù)部、供貨商核對,每月底核對正確后,由庫房管理員申請付款。除特殊情況外,所有維修材料應(yīng)盡可能從公司指定供應(yīng)商處購買。工程材料采購及管理材料采購需要履行的手續(xù)工程部根據(jù)實際工作安排,填寫材料采購計劃,遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃,才能實施采購,工程部不得擅自通知供貨商采購材料?？偽飿I(yè)經(jīng)理能夠根據(jù)具體實際情況決定是否進(jìn)行采購,以及選擇材料供貨商。供貨商將材料送達(dá)項目后,應(yīng)第一時間通知工程部經(jīng)理,工程部經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗收入庫。材料出入庫的管理設(shè)置專人管理工程部材料庫房,直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。每次材料入庫,庫管員必須按照材料類別填寫入庫單和登記庫房賬本,詳細(xì)填寫入庫數(shù)量,金額,并在入庫單上注明供應(yīng)商名稱,而且將入庫單及時送交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理,以便于財務(wù)記帳。材料出庫時應(yīng)填寫出庫單,并必須在出庫單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。材料的入庫和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認(rèn)。建議庫房管理采用以舊換新的原則,即更換一個新的配件或用電器,要有換下來舊的配件或用電器補庫。如果出現(xiàn)未補庫情況要查明原因,有必要的情況下,要寫書面報告。每月底庫管員要對庫存材料進(jìn)行清點,結(jié)出月底每類材料的余額和庫存數(shù)量。而且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財務(wù)部,以便財務(wù)部進(jìn)行記賬和核對。庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫房情況信息包括庫房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價格,以及需要改進(jìn)和完善的地方等。財務(wù)部將要每季度對工程庫存材料進(jìn)行抽查盤點,每年年底要進(jìn)行一次全面盤點。固定資產(chǎn)管理制度固定資產(chǎn)的范圍和分類:物業(yè)管理機械、設(shè)備、大型專用工具或單價在2,000元以上而且耐用年限在二年以上的非專用機械設(shè)備、工具等;固定資產(chǎn)分為安全設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、工程設(shè)備、交通工具、通訊設(shè)備等。固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理:固定資產(chǎn)實行分級管理,財產(chǎn)管理部門應(yīng)建立明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記表。使用部門應(yīng)掌握本部門的物品情況,建立物品使用登記簿;購入、自制和饋贈的固定資產(chǎn),一律開具驗收單,連同購買發(fā)票一并由財務(wù)入固定資產(chǎn)賬及固定資登記表,標(biāo)明編號;固定資產(chǎn)領(lǐng)用時,應(yīng)填寫領(lǐng)用單,并由使用部門負(fù)責(zé)人或使用人在領(lǐng)用單上簽名,表明該設(shè)備已由其保管使用;固定資產(chǎn)的報廢、報損應(yīng)由公司有關(guān)部門填寫報廢、清理單,經(jīng)財務(wù)管理部門審核后,報總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可核銷。固定資產(chǎn)的管理:固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)公司全部固定資產(chǎn)的管理,辦理固定資產(chǎn)的購置、驗收、領(lǐng)發(fā)、建表、報廢、報損的處理。財務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)核算工作,做到賬、表、物相符,每年末進(jìn)行一次清點、核對,并及時調(diào)整賬目。為保證固定資產(chǎn)賬和實物的準(zhǔn)確性,固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合,定期進(jìn)行盤點,盤盈、盤虧要填表,經(jīng)過財務(wù)部調(diào)整賬、表使其相符;對固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時查明原因,并報總物業(yè)經(jīng)理審批,根據(jù)不同情況作不同處理;管理部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值易耗品三級明細(xì)賬,由專人負(fù)責(zé)登記清點;部門之間進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)撥,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理,調(diào)撥時應(yīng)先由部門填寫一式二份調(diào)撥申請單,并及時登記,然后經(jīng)雙方部門領(lǐng)導(dǎo)和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生效,使用部門不得自行處理。固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理,即折舊的殘值率為原值10%,電子類和普通設(shè)備的折舊年限為5年,大型機械設(shè)備、耐用設(shè)備折舊年限為。存入保證金管理為規(guī)范對客戶所繳交的押金、保證金的管理,正確反映其變動狀況,特制定本管理規(guī)定。裝修保證金收繳管理裝修保證金收繳管理為客戶進(jìn)行裝修的施工單位,必須繳納裝修保證金,裝修保證金按照管理公司有關(guān)裝修管理規(guī)定收取。裝修保證金退還管理裝修保證金退還的前提條件為工程驗收合格?？蛻粞b修工程完工,提出驗收申請,工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會同設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位對其進(jìn)行驗收并在單位工程驗收記錄上簽署合格,方可申請退還押金。財務(wù)部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗收合格及退還保證金的意見,核實其保證金繳交情況,簽署意見。辦理退款時,出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性,要求客戶在收據(jù)或說明書上簽收確認(rèn),并登記其有效證件的號碼;經(jīng)核實無誤后,進(jìn)入辦理退款程序。施工出入證押金管理為客戶進(jìn)行裝修的施工人員,必須辦理施工出入證,同時按規(guī)定繳交施工出入證押金。施工出入證押金收繳管理根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定,向施工人員收取施工出入證押金。施工出入證押金退還管理施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關(guān)申請表退還押金;管理公司應(yīng)根據(jù)審查后的施工證件,在申請表上簽署意見后轉(zhuǎn)交財務(wù)部辦理退款手續(xù)。財務(wù)部人員審核無誤后,方可辦理退款。內(nèi)部往來管理為了統(tǒng)一規(guī)范項目物業(yè)管理公司與仲量聯(lián)行北京總公司財務(wù)及人事部的往來單據(jù)交接及時,保證各部門工作順利進(jìn)行,經(jīng)各部門協(xié)商一致,特將單據(jù)的傳遞時間規(guī)定如下:考勤報送時間:項目物業(yè)管理公司需于每月5日前將上月臨時工考勤表、每月10日前將正式員工考勤表報送總公司人事部。臨時工工資發(fā)放時間:人事部保證物業(yè)財務(wù)部于每月8日前往取得臨時工工資明細(xì)單,經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時送回,物業(yè)財務(wù)部將于每月10日發(fā)放臨時工工資。餐補發(fā)放時間:人事部保證物業(yè)財務(wù)部于每月13日前往取得誤餐補明細(xì)單,經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時送回,物業(yè)財務(wù)部將于每月15日發(fā)放員工餐補。取得、發(fā)放員工工資時間:物業(yè)財務(wù)部將于每月26日到總公司領(lǐng)取員工工資明細(xì)單,經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時送回,以保證員工工資于月底前發(fā)放。取得員工保險單據(jù)的時間:總公司財務(wù)及人事部保證項目物業(yè)管理公司于每月28日取得員工保險明細(xì)單。與總公司財務(wù)核對往來賬時間:總公司財務(wù)保證隨時傳遞與項目物業(yè)管理公司往來單據(jù),每月28日至本月最后一天與總公司往來賬核對清楚。以上時間安排均遇節(jié)假日提前。公共事業(yè)費繳款流程公共事業(yè)費用經(jīng)過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項目包括:水費、電費、燃?xì)赓M或電話費。托收的首要前提條件為,付款單位與收取費用的相關(guān)部門簽訂了托收協(xié)議。方案A:使用發(fā)展商的銀行賬戶作為托收的基本賬戶發(fā)展商與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議,同意該項目發(fā)生的所有公共事業(yè)費用從發(fā)展商的銀行賬戶劃轉(zhuǎn);每月政府相關(guān)的收費部門經(jīng)過銀行從發(fā)展商的賬戶上劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用。同時,發(fā)展商財務(wù)部確認(rèn)此托收費用為應(yīng)收物業(yè)管理公司款項;物業(yè)管理公司財務(wù)部依據(jù)發(fā)展商財務(wù)部提供的資料確認(rèn)應(yīng)付款項;物業(yè)管理公司財務(wù)部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計算實際消耗量,乘以相應(yīng)的收費標(biāo)準(zhǔn),確認(rèn)應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用。發(fā)展商代付的公共事業(yè)費用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認(rèn)為公共區(qū)域的費用;物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計算,每月工程部的讀表日期為10日,在每月12日下午5時之前,將財務(wù)部設(shè)計的讀表盤送交財務(wù)部。財務(wù)部在每月16日(如果遇到節(jié)假日將要適當(dāng)提前)發(fā)送公共事業(yè)賬單給客戶,客戶自收到賬單之日起的2周內(nèi)付款;每月13日前,發(fā)展商將電話托收單復(fù)印件提供給物業(yè)管理公司,以便物業(yè)公司進(jìn)行賬單處理;財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商及客戶等;每月月底結(jié)賬時要與發(fā)展商財務(wù)部對往來賬,雙方確認(rèn)往來款項以后,作為付款申請或者費用抵扣的依據(jù)。方案B:以物業(yè)管理公司獨立的銀行賬戶作為托收的基本賬戶。物業(yè)管理公司與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議,同意所管理項目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號劃轉(zhuǎn);政府相關(guān)收費部門經(jīng)過銀行從物業(yè)公司的賬號上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用,同時在扣除應(yīng)該向客戶收取的水電費后,作為該項目的公共區(qū)域的費用;水電等公共事業(yè)費用的讀表及發(fā)單方式與方案A的第5項相同;此種方案不涉及應(yīng)付發(fā)展商款項的問題,也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題,只是物業(yè)管理公司與政府收費部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來;財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商、及客戶。以上是托收程序的兩種方案,具體的有關(guān)費用催繳和處理方案,在應(yīng)收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。代收代繳費用管理代收代繳電話費每月12日之前,必須將上月的客戶電話費清單和發(fā)展商已繳納的電話費發(fā)票復(fù)印件送交到物業(yè)管理公司財務(wù)部會計的手里。作為物業(yè)管理公司確認(rèn)應(yīng)收款項的依據(jù)。每月16日財務(wù)部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商,如果遇到節(jié)假日,賬單的發(fā)送日期和第1項操作程序相應(yīng)提前。財務(wù)部將要按照具體的付款信息確定電話費賬單發(fā)送的對象,客戶使用的發(fā)送給客戶;空號和發(fā)展商承諾付款的發(fā)送給發(fā)展商。電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同,即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時間。如果超過財務(wù)部確認(rèn)的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由,財務(wù)部將要按照應(yīng)收款項管理規(guī)定,進(jìn)行相應(yīng)的處理和措施,對于60天內(nèi)仍不交納電話費或所欠電話費超過電話押金者,物業(yè)管理公司將強行切斷電話,并責(zé)成欠費者墊付兩個月押金,從該電話押金中抵補未收回的電話費。由于電話費用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為,每月月底物業(yè)管理公司的財務(wù)部須與發(fā)展商的財務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部往來款項的確認(rèn),具體的確認(rèn)函需要雙方財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),同時,也能夠作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。以上的付款申請或者往來款項的抵扣是指物業(yè)財務(wù)部實際收回的電話費金額,不應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項。電話費從發(fā)展商賬戶劃款,如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商,則電話押金應(yīng)放在物業(yè)管理公司;如只將收到多少電話費就劃給發(fā)展商多少,則電話押金存入發(fā)展商賬戶。代供應(yīng)商收取的費用為了嚴(yán)格遵守北京市稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定,對管理公司的各項代收款項進(jìn)行有效的管理,現(xiàn)對管理公司的代收款項的條件做出明確規(guī)定:收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同,否則,將不予代收。必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。代收款項到達(dá)管理公司的賬戶后,收款人才能向管理公司申請支取款項。收款人所提供給管理公司的發(fā)票,必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票(即4月1日起實施的新規(guī)定),而且發(fā)票必須真實有效。管理公司將按發(fā)票上的財務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。在收到代收款項后,管理公司將代扣代繳營業(yè)稅,稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān),管理處不予承擔(dān)。有償服務(wù)收費管理為提高服務(wù)質(zhì)量,加強對有償服務(wù)收費的管理,特制定本規(guī)定。工作程序先服務(wù)后收費管業(yè)部對客戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫記錄并輸入電腦,根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價目表標(biāo)準(zhǔn)計費后填入維修單;維修人員在客戶同意服務(wù)價格后,為客戶提供有償服務(wù),最后請客戶對維修效果進(jìn)行驗收并在維修單上簽字確認(rèn),第一聯(lián)給管業(yè)部,第二聯(lián)返工程部,第三聯(lián)交財務(wù)部;各服務(wù)項目完成后,工程人員應(yīng)填寫維修時間、耗料情況,并簽 署后交倉庫管理員進(jìn)行庫存登記;當(dāng)工程維修單與工程部核對后,財務(wù)部每月15日前將上月的維修費用列入有關(guān)客戶的繳費通知書計費收取。其它要求維修人員對客戶提供服務(wù)后,不能直接向客戶收取現(xiàn)金,更不能接受客戶的小費或其它饋贈物品;若客戶要求的服務(wù)超出現(xiàn)服務(wù)范圍時,維修人員應(yīng)禮貌地給予合理解釋,并盡最大能力提供協(xié)助(如資料提供等),最后將情況反映至管理部負(fù)責(zé)人;根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務(wù)需求,物業(yè)管理公司應(yīng)及時增減服務(wù)項目或修訂收費標(biāo)準(zhǔn)。管理費支出管理規(guī)定管理費的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費”取之于客戶,用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定,是為加強對管理費用開支的管理,確保管理費支出的合理性。管理費主要支出項目共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費;公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用;公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費;公共區(qū)域清潔、殺蟲費用;管理人員支出,包括工資、福利、制服及裝備等;物業(yè)管理公司酬金(按管理合同規(guī)定);大廈保險費;審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用;固定資產(chǎn)折舊費;應(yīng)急及不可預(yù)測費用;稅費;行政辦公費用;其它為管理的合理支出。管理費支出監(jiān)管每年度的管理費開支必須按年度預(yù)算項目執(zhí)行;每月的管理費用支出應(yīng)按本預(yù)算執(zhí)行,如每一具體項目的費用支出超過預(yù)算金額,物業(yè)管理公司必須在季度和年度財務(wù)報表做出合理解釋。每年度管理費開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項目執(zhí)行;凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴(yán)禁在管理費中列支;財務(wù)部負(fù)責(zé)對每年度管理費支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測費用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費用后,剩余部分以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測費用的使用和管理,結(jié)合實際情況,特制定本管理制度。提取管理事故基金的計提列入年度管理費預(yù)算,屬于管理預(yù)算的一部分,按月預(yù)提或者實際發(fā)生時一次性使用。應(yīng)急及不可預(yù)測費用不單獨設(shè)立專戶儲存,但賬務(wù)處理時,單獨列示反映。支出管理應(yīng)急及不可預(yù)測費用應(yīng)?？顚Ｓ?應(yīng)急及不可預(yù)測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應(yīng)急費用或者意外損失,更側(cè)重于社會公共物品的支出,如預(yù)防SARS購買的各種消毒用品用具;某些恐怖活動造成的損失等。結(jié)存管理應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)存應(yīng)在每月會計報表中反映,并在財務(wù)報告中說明其使用項目、使用情況等。應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。維修基金管理制度為規(guī)范維修基金的運作、使用及管理,根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定,并結(jié)合物業(yè)的實際情況,特制定本制度?；饋碓此型瑯I(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金;管理公司運行的盈余;物業(yè)管理公司需要使用維修基金時,須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會批準(zhǔn)和書面授權(quán)?；鹩猛揪S修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開支?；鹗褂霉芾砭S修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃,經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會審定后實施,且使用時不能超出審批限額,如若超出需要單獨向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會申請。結(jié)存管理公司應(yīng)根據(jù)運作情況,對基金進(jìn)行合理的管理,實行?？顚Ｓ?不準(zhǔn)挪作她用。物業(yè)管理公司應(yīng)及時向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況,在財務(wù)報告中予以說明;其結(jié)余情況應(yīng)報送發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會,接受業(yè)主監(jiān)督。印章使用制度發(fā)票數(shù)據(jù)實行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章,每個項目只允許使用自己的發(fā)票編號章,不允許借用其它項目的發(fā)票印章;支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章,不得簽發(fā)空白支票。對開據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專用章,報銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。報表、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等,必須根據(jù)工作程序進(jìn)行蓋章,保證合法性和責(zé)任性。會計檔案管理規(guī)定針對會計檔案的重要性,根據(jù)企業(yè)會計管理規(guī)定,制定以下管理規(guī)定。會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要憑證和證據(jù)。具體包括:會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證;會計賬薄類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其它會計賬簿;報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其它財務(wù)報告;其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。項目每年形成的會計檔案由財務(wù)部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊,并編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終結(jié)后,由財務(wù)部保管1年。期滿之后,由財務(wù)部專人保管而且存放于專用的保管地點。財務(wù)部保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),方可代查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限,從會計年度終結(jié)后的第一天開始計算。定期保管期限為、兩類。本規(guī)定的會計保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。會計檔案的具體名稱如有同本規(guī)定附表所列檔案名稱不相符的,能夠比照類似檔案的保管期限辦理。保管期滿的會計檔案,除第(七)條規(guī)定的情形外,能夠按照以下程序銷毀;由財務(wù)部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;總物業(yè)經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由行政和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷;監(jiān)銷人在監(jiān)銷會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總物業(yè)經(jīng)理。保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。采用電子計算機進(jìn)行會計核算,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細(xì)應(yīng)收賬款和其它應(yīng)收款清單(明細(xì)到每個單元)。應(yīng)付賬款和其它應(yīng)付款清單(明細(xì)到每個單位、具體公司)。與應(yīng)付款項相關(guān)的合同或協(xié)議以及采購申請(要有合同清單)。有線電視收視許可證以及相關(guān)的國外頻道收視繳費協(xié)議。保險合同以及保險繳費單。公共事業(yè)費托收的合同或者合同編號以及相關(guān)聯(lián)系電話。賬單的發(fā)送清單(明細(xì)到每一個單元)。繳費人聯(lián)系清單包括聯(lián)系電話和聯(lián)系人姓名等。維修基金清單包括相關(guān)的用途和金額。審計報告,所有的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益以審計報告為準(zhǔn),如果發(fā)展商或者業(yè)主委員會不能接受審計結(jié)果,管理處將要不承接原物業(yè)公司的任何負(fù)債或者資產(chǎn)。停車場收費管理制度本規(guī)定僅適用于北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所管理的物業(yè)項目,此項規(guī)定的前提為,停車場的硬件環(huán)境已經(jīng)達(dá)到收費條件;停車場的實際情況已經(jīng)在相關(guān)部門備案,而且得到符合經(jīng)營條件的批復(fù);收費標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)對外公示。與車場產(chǎn)權(quán)所有人已經(jīng)簽訂委托經(jīng)營停車場的協(xié)議,而且明確相關(guān)收益的分配方案或者標(biāo)準(zhǔn)。收費方式根據(jù)委托經(jīng)營協(xié)議中的相關(guān)費用收取標(biāo)準(zhǔn),具體有以下及種情況:時租收費方式,時租收費方式是指根據(jù)對外公示的收費標(biāo)準(zhǔn),按照時間計算收費金額。按月收費方式,是指車場產(chǎn)權(quán)所有人與車輛使用已經(jīng)簽訂停車位租賃協(xié)議,管理公司依據(jù)租賃協(xié)議進(jìn)行定期收費。此種方式包括兩種情況,一是租金中包含車位管理費;二是租金中不包含車位管理費。未租賃停車位收費,是指車場產(chǎn)權(quán)所有人需要承擔(dān)的未對外出租或者自用的停車位管理費。發(fā)票管理根據(jù)租賃合同中界定的租金包含內(nèi)容的不同,發(fā)票的出據(jù)人不同,具體情況如下:時租收費,時租收費的方式所使用的發(fā)票為北京市地方稅務(wù)局統(tǒng)一印制的停車收費定額發(fā)票;此種發(fā)票只有有停車服務(wù)經(jīng)營許可證的企業(yè)才能夠領(lǐng)用,因此由我司直接向北京市地方稅務(wù)局申領(lǐng),并由車輛收費員直接提供給停車人。按月收費,按月收費有兩種情況中,租金中包含管理費的發(fā)票,能夠由管理公司提供;租金中不包含管理費的租金發(fā)票由受益人直接提供,與管理公司無關(guān),管理公司向車位使用人或者產(chǎn)權(quán)人單獨收取管理費,并提供相應(yīng)的發(fā)票。未租賃停車位的每月管理費由產(chǎn)權(quán)人承擔(dān),管理公司直接向其收取管理費。收款管理每個停車場配備適當(dāng)數(shù)量的停車收費管理員,負(fù)責(zé)日常收費和停車疏導(dǎo)管理。適合月租和未租賃收費標(biāo)準(zhǔn)的客戶,必須到管理公司財務(wù)部或者產(chǎn)權(quán)人處交費,不能經(jīng)過車場管理人員交納。時租收費每天財務(wù)部出納要負(fù)責(zé)檢查車場管理員的收費情況,經(jīng)過核對發(fā)票的使用情況,核對其上交車位費的正確性;每天收費管理員早晚兩次到出納處結(jié)算費用,具體時間為:早上9:15結(jié)算上天晚上收費;晚上18:00結(jié)算當(dāng)天收費。車場管理員每天要到財務(wù)部結(jié)算當(dāng)天的收費金額,同時領(lǐng)取相應(yīng)的定額發(fā)票。如果出現(xiàn)票款不符和款項丟失情況,財務(wù)部出納要及時報告項目總物業(yè)經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理,同時追查原因;對責(zé)任人按所丟失或者短款金額10倍,進(jìn)行賠償。車場保安員和保安領(lǐng)班,有權(quán)監(jiān)督車場收費員的收款行為,如果出現(xiàn)徇私舞弊行為,管理處除了追償損失之外,還要追究其法律責(zé)任,同時,立即從公司除名。租金結(jié)算每月底管理公司財務(wù)部與發(fā)展商/業(yè)主結(jié)算當(dāng)月實際收到的停車位租金;具體的計算方案按照管理公司與發(fā)展商/業(yè)主簽訂的委托合同中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。汽車加油IC卡管理制度鑒于現(xiàn)在項目使用的車輛不斷增加,為了能夠更好的為公司提供服務(wù),減輕每位司機墊付資金的壓力,同時,加強公司的車輛管理、完善項目報銷管理制度,便于從總量上控制汽車日常耗油情況,財務(wù)部結(jié)合北京市規(guī)定取消油票使用的規(guī)定,建議每個有車輛的項目購買車輛加油IC卡,司機以按月充值的形式加油。具體操作為:每月月底最后一天,司機根據(jù)上月實際使用的油量,填寫油量申請報告,報總物業(yè)經(jīng)理審批核準(zhǔn),報財務(wù)部申請支票,申請購買油量至IC卡;平時司機按實際耗油情況,持刷卡記錄到財務(wù)部登記”汽車加油IC卡使用記錄”;。每月28日前,司機須將當(dāng)月加油情況上報至項目財務(wù)部,需要提交機打發(fā)票(特殊情況除外,如出差至外地不能夠使用IC卡情況),需要提供車輛行駛里程和每次加油的具體情況(即加油清單)。財務(wù)部負(fù)責(zé)人于每月底核對IC卡金額,填寫”汽車耗油量分析表”,并確定下月用量預(yù)算以及上月車輛使用的行駛里程是否合理。財務(wù)部應(yīng)對公司用車的汽油消耗量作連續(xù)監(jiān)督,分析其消耗的合理性,按時填報”汽車耗油量分析表”,并及時反饋信息給大廈總物業(yè)經(jīng)理及總公司。加油IC卡由司機保存,不允許丟失,如有丟失司機需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。確定采購類別采購類別整體能夠分為五部分,即分包服務(wù)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、工程維修材料、外部專業(yè)服務(wù)以及行政/辦公用品。分包服務(wù)保潔服務(wù),選聘保潔服務(wù)的主要的原因是降低成本和風(fēng)險,提高專業(yè)服務(wù)水平。選聘了專業(yè)的保潔服務(wù)公司,能夠不需要單獨購買各類保潔設(shè)備及承擔(dān)設(shè)備折舊、不需要支付人員招聘成本進(jìn)而降低成本;由于保潔公司為每一個項目在提供服務(wù)期間上了責(zé)任保險,因此,在每一個項目由于保潔服務(wù)人員過失造成的損失,由保潔服務(wù)公司承擔(dān),這樣就分?jǐn)偤徒档土诉\營風(fēng)險。保安服務(wù),屬于專業(yè)工種的服務(wù),需要具備一定的身體素質(zhì)和專業(yè)的技能。聘任專業(yè)的保安服務(wù)公司能夠保證保安服務(wù)人員的素質(zhì),避免保安人員水平參差不齊以及降低由于水平較低進(jìn)行的培訓(xùn)成本。成品保護(hù),此項服務(wù)主要針正確是剛剛落成的新項目,特別是項目的交接是分批分次進(jìn)行的,在所有的工程完工前,交樓的部分與施工的部分需要完整的分離,或者交樓后有許多收尾性的工作需要完成,都需要成品保護(hù)服務(wù)。電梯操作,主要針正確是工程未全部完工或者客戶提出特別的要求,需要此項服務(wù)。工服制作,此項服務(wù)對于仲量聯(lián)行及所有的客戶十分重要,因為工裝代表的是我司員工的整體精神面貌和服務(wù)水平,因此,需要提供此項服務(wù)的供應(yīng)商必須能夠滿足員工及管理階層的需要。量體裁衣或者提供統(tǒng)一市場號碼標(biāo)準(zhǔn)制作的工裝,穿上工裝以后使所有的員工充滿自信。停車場管理服務(wù)工服洗滌,由于我司員工的管理層服裝和普通員工的服裝面料質(zhì)量不同,每個部門的服裝面料質(zhì)量也不盡相同,因此,需要工服洗滌供應(yīng)商在洗滌方面提供分類洗滌和分層次的洗滌。清運生活垃圾,建議由環(huán)衛(wèi)局承擔(dān)。清淘化糞池,建議由環(huán)衛(wèi)局承擔(dān)。綠化服務(wù)花卉租擺其它設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備維護(hù)屬于專業(yè)性非常強業(yè)務(wù)范圍,每一個維護(hù)項目都需要專業(yè)的服務(wù)公司提供強有力的協(xié)作。電梯維保,由于每個項目使用的電梯品牌不同,因此在確認(rèn)維保服務(wù)供應(yīng)商時,要選擇不同的專業(yè)公司,進(jìn)而保證專業(yè)服務(wù)的質(zhì)量和水平。同時,專業(yè)公司的現(xiàn)場維護(hù)人員,必須是持證上崗,有良好的服務(wù)意識。配電室維護(hù),配電室維護(hù)公司需要了解整個項目的電路情況和變配電情況。因為電力對整個項目所有設(shè)備的正常運行至關(guān)重要,因此從業(yè)人員必須持有電力部門核發(fā)的專業(yè)上崗證和專業(yè)技能。同時,服務(wù)公司必須具備合法專業(yè)資質(zhì)和從業(yè)資格證書。中控系統(tǒng),專業(yè)公司的服務(wù)能夠使系統(tǒng)保持穩(wěn)定,而且能夠及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)潛在的問題,充分發(fā)揮系統(tǒng)的功效。保安系統(tǒng),保安系統(tǒng)涵蓋的范圍包括周界防范、門進(jìn)系統(tǒng)等,其穩(wěn)定性直接影響項目的安全。通訊系統(tǒng),通訊系統(tǒng)包括保安對講系統(tǒng)、大廈整體通訊系統(tǒng),對外分包的主要目的是此項服務(wù)的專業(yè)性很強,各種數(shù)據(jù)險繁多,需要專業(yè)的技術(shù)人員和專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行檢測和維護(hù)。分包服務(wù)能夠解決專業(yè)技術(shù)人員不足和技術(shù)不精帶來的問題。消防系統(tǒng),消防系統(tǒng)屬于特種專業(yè)技能范疇,所有的消防設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng),按照國家政府相關(guān)部門的要求,必須是持有政府相關(guān)部門核發(fā)專業(yè)資質(zhì)的公司提供,消防系統(tǒng)的架構(gòu)發(fā)生變化時需要專業(yè)的公司進(jìn)行設(shè)計和申報審批。作為公共安全的一部分,消防系統(tǒng)對于項目本身和社會公眾十分重要。因此在選擇供應(yīng)服務(wù)商時,需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的審查。樓宇消防檢測、電氣安全檢測檢測,1次/12個月(國家或政府職能部門指令項目)。給排水系統(tǒng),此系統(tǒng)包括冷水、熱水、直飲水、中水處理系統(tǒng)以及相關(guān)的輔助系統(tǒng),此系統(tǒng)的供應(yīng)商為單一的政府壟斷服務(wù),可是,相關(guān)的服務(wù)輔助系統(tǒng)的供應(yīng)服務(wù)商能夠進(jìn)行相應(yīng)的選擇,例如:水箱清洗、化糞池清洗等。生活水水質(zhì)化驗,1次/年(衛(wèi)生局監(jiān)督所)、水箱清洗,1次/年(建議由衛(wèi)生監(jiān)督所推薦清洗單位)?？照{(diào)系統(tǒng),空調(diào)系統(tǒng)大致能夠分為三種形式,即中央空調(diào)、戶式中央空調(diào)、分體式空調(diào),可是,空調(diào)系統(tǒng)的專業(yè)性十分強,品牌的不同,空調(diào)的構(gòu)造有所不同,因此,在選擇空調(diào)系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)服務(wù)商時,一定要有專業(yè)性。同時,要對技術(shù)人員專業(yè)性進(jìn)行考核。衛(wèi)星電視系統(tǒng),此系統(tǒng)主要側(cè)重的式公寓項目,其包括:境內(nèi)外電視節(jié)目的接收、系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)、系統(tǒng)線路維護(hù)等,由于境外電視節(jié)目屬于國家限制接收范疇,因此,需要進(jìn)行特別的申請。同時,相關(guān)的接收設(shè)備專業(yè)性十分強,需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行檢測和維保。俱樂部設(shè)備,俱樂部的設(shè)備包括:泳池清潔設(shè)備、水質(zhì)檢測設(shè)備、健身設(shè)備、球類設(shè)備設(shè)施等,由專業(yè)的公司提供相關(guān)的設(shè)備設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng),能夠提高設(shè)備的使用率,同時,為客戶提供專業(yè)的設(shè)備操作指導(dǎo)。避雷系統(tǒng)檢測,1次/年(政府指令性檢測單位)。供水、供熱外網(wǎng)管道維護(hù)(政府指令)。高壓電纜維護(hù)(政府指令)。其它行政/辦公用品印刷品,包括名片印刷、各類運營紀(jì)錄本印刷以及每個項目提供個性化服務(wù)需要的表格印刷等。辦公文具,包括辦公期間需要的各類文具,筆、紙張、尺子等。辦公設(shè)備維保,辦公設(shè)備主要是項目辦公使用的電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等定期維護(hù)保養(yǎng),以及電腦的應(yīng)急服務(wù)等,另外,公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)和電子郵件系統(tǒng)維護(hù)也屬于設(shè)備維護(hù)范疇。飲用水,是客戶和員工的日常飲用水的提供。專業(yè)書刊,指物業(yè)管理方面的專業(yè)書刊、雜志、期刊;工程技術(shù)、會計、安全規(guī)范等專業(yè)性的書刊雜志;有利于提高各項服務(wù)水平的刊物等。報紙雜志,報紙雜志主要是指放置于項目公共區(qū)域的大堂、休息室等地方供客戶閱覽。其它工程維修材料工程材料的供應(yīng)商需要有品種齊全、貨源充分的產(chǎn)品提供,項目維修材料的供應(yīng)商大致能夠范圍三個檔次,即高等檔次,能夠提供高檔次各類維護(hù)維修材料及各種世界知名品牌;中等檔次,能夠提供各類國內(nèi)知名品牌同時確保產(chǎn)品的質(zhì)量;低檔次,能夠提供普通居民使用的易耗產(chǎn)品,僅僅滿足大廈的臨時需要。下面是項目日常維修需要的材料大致9種分類:空調(diào)材料消防材料強電材料弱電材料給排水材料土建材料通訊材料電梯材料其它外部專服務(wù)外部審計,此項服務(wù)的專業(yè)性十分強。為了體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公正的原則,每個項目在年底時需要聘請專業(yè)的審計公司進(jìn)行審計,同時,審計公司要發(fā)表獨立的審計意見,而且向所有的業(yè)主公示。法律顧問,法律顧問提供的服務(wù)包括,對內(nèi)解決勞工糾紛,對外解決項目與客戶、服務(wù)供應(yīng)商、政府相關(guān)部門等的法律關(guān)系。其它收費管理制度收費標(biāo)準(zhǔn): 物業(yè)管理費:實行上收費的原則,即本月的月中或月底收取下月的管理費,收費標(biāo)準(zhǔn)見附表。有償服務(wù)費:實行先服務(wù)后收費的原則,收費標(biāo)準(zhǔn)見附表。 電費: 實行下收費的原則,既每月發(fā)送出的賬單是上月的電費,收費標(biāo)準(zhǔn)見附表。 賬單發(fā)送時間: 為了讓客戶更清楚了解每月應(yīng)付的各項費用及賬單準(zhǔn)時發(fā)放及時收回的原則,每月16日將所有的管理費、公共事業(yè)費、有償服務(wù)費賬單發(fā)送完畢,月底的最后一天為付款的最后期限。 每月20日發(fā)送本月的催款單,通知客戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強制措施。 滯納金的計算標(biāo)準(zhǔn):滯納金總額=應(yīng)付總金額×0.5‰×逾期天數(shù) 往來賬款的結(jié)算: 在收付款中應(yīng)唱收唱付,應(yīng)收一分不多,應(yīng)付一分不少。收取現(xiàn)金時,要與客戶當(dāng)面點清,防止假幣。如出現(xiàn)假幣,與客戶協(xié)調(diào),說明情況后請客戶更換疑似假幣的人民幣后收取。 財務(wù)報表報送時間: 每月10日前報出上月財務(wù)報表,報送物業(yè)總經(jīng)理、總公司及開發(fā)商財務(wù)部,并留存開發(fā)商簽收作為報表呈送依據(jù)。 附表1: 物業(yè)管理相關(guān)費用收取標(biāo)準(zhǔn) 1.寫字樓客戶項目費用標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)管理費USD3.00元/建筑平方米/月物業(yè)管理費按金三個月物業(yè)管理費總和電費RMB0.98元/KWH水費RMB6.10元/M3(單元內(nèi)衛(wèi)生間或茶水間用水,包括排污費)加時空調(diào)費建筑面積低于2,000M2(一層)RMB800元/小時建筑面積2,000——4,000M2(兩層)RMB1,200元/小時建筑面積4,000——6,000M2(三層)RMB1,600元/小時24小時客戶機房空調(diào)費RMB100元/建筑平方米/月停車場租金固定車位費RMB1,250.00元/月.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)非固定車位費RMB1,000.00元/月.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)時租車位費RMB5.00元/小時.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)物業(yè)管理相關(guān)費用收取標(biāo)準(zhǔn) (餐飲客戶)項目費用標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)管理費USD3.40元/建筑平方米/月物業(yè)管理費按金三個月物業(yè)管理費總和電費RMB0.98元/KWH水費RMB6.10元/M3(包括排污費)天然氣費RMB2.40元/M3加時空調(diào)費用RMB800元/小時24小時客戶機房空調(diào)費RMB100元/建筑平方米/月停車場租金固定車位費RMB1,250.00元/月.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)非固定車位費RMB1,000.00元/月.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)時租車位費RMB5.00元/小時.車位(含物業(yè)管理費200.00元/月.車位)物業(yè)管理相關(guān)費用收取標(biāo)準(zhǔn)(金融客戶)項目費用標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)管理費USD3.20元/建筑平方米/月物業(yè)管理費按金三個月物業(yè)管理費總和電費RMB0.98元/KWH水費RMB6.10元/M3(包括排污費)加時空調(diào)費RMB850元/小時24小時客戶