公文管理標準

-17-保利協(xié)鑫電力燃料有限公司企業(yè)標準GCL/RL-RSXZ-02-2012公文管理標準2012年10月15日發(fā)布2012年10月15日實施保利協(xié)鑫電力燃料有限公司發(fā)布前言本標準由人力資源與行政部負責提出。本標準由人力資源與行政部負責起草。本標準主要起草人：樂劍鋒審核：樂劍鋒審定：張祥批準：張祥本標準由人力資源與行政部負責解釋。本標準于二○一二年十月十五日正式發(fā)布。本標準于二○一二年十月十五日正式實施。保利協(xié)鑫電力燃料有限公司企業(yè)標準公文管理標準GCL/RL-RSXZ-02-2012為使保利協(xié)鑫電力燃料有限公司(以下簡稱“公司”)各級公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，做到有章可循，制訂本標準。1.范圍本標準規(guī)定了公司公文管理職責及規(guī)范，適用于公司各部門。2.引用標準《國家行政單位公文處理辦法》、《協(xié)鑫集團公文管理標準》。3.總則3.1公文是公司內(nèi)部管理過程形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹協(xié)鑫集團、公司董事會決策，發(fā)布行政規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。3.2公司全面應用電子公文，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量。行文要少而精，注重效用。4.管理職責4.1公司人力資源與行政部是公文處理的職能管理部門，所有正式文件都歸口這一部門管理，其主要職責是：⑴制訂、落實公文處理業(yè)務規(guī)范，做好公司的公文處理工作；⑵對各部門的公文處理工作進行指導，組織經(jīng)驗交流和業(yè)務培訓；⑶負責公文辦理過程中的督查工作，推動公司決策部署的貫徹落實；⑷做好公司辦公自動化系統(tǒng)建設；⑸負責公文處理中的安全保密工作，開展經(jīng)常性的保密教育和保密檢查，落實安全保密措施。4.2公司各部門要重視公文處理工作，應配備專職或兼職文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，公正廉潔，熟悉有關專業(yè)知識和操作技能。5.公文處理5.1公文由人力資源與行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、用印、歸檔和銷毀。5.2公文處理工作必須做到及時、準確、安全，并嚴格執(zhí)行保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，保守公司秘密。6.公文種類公司公文種類主要包括通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要，具體適用范圍如下：⑴“通知”適用于發(fā)布公司有關制度、規(guī)定、任免干部、傳達上級單位的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的公文，發(fā)布要求下級單位辦理的事項。⑵“通報”適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。⑶“報告”適用于向上級單位匯報、反映情況，提出意見和建議，答復上級單位的詢問。⑷“請示”適用于向上級單位請求指示、批準事項。⑸“批復”適用于答復下級單位請示事項。⑹“函”適用于平行單位、部門或不相隸屬單位商洽工作、聯(lián)系業(yè)務、詢問和答復問題等。⑺“會議紀要”適用于記載、傳達會議主要精神和議定事項，要求有關單位按會議商定的內(nèi)容和要求的時限辦理。。7.公文格式7.1公文一般由公文名稱、秘密等級、緊急程度、份數(shù)序號、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。具體格式參見附錄。7.2公文應當在每頁下方外口用阿拉伯數(shù)碼標注頁數(shù)。7.3公文的文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)，一律左側(cè)裝訂。7.4公司內(nèi)部公文提交EC審批流程前，要套好對應公文格式。8.行文規(guī)則8.1各部門的行文關系，應當根據(jù)各自的隸屬關系和職權(quán)范圍確定。8.2公司及所屬各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級有關業(yè)務部門行文；也可以根據(jù)本級領導授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級行文。8.3向下級部門的重要行文，如實施辦法、實施細則等規(guī)范性文件或涉及計劃、預算、機構(gòu)、人事、薪酬等內(nèi)容的公文，應當同時抄送直接上級部門，但轉(zhuǎn)發(fā)該部門的公文除外。各部門向下一級的重要行文，應當抄送本級部門領導。8.4行文請示要求做到：⑴一文一事，具有可操作性。⑵一般只主送一個部門(包括向有關主管部門請求批準的“函”)；如需同時送其他部門，可以用抄送形式，但不得同時抄送下級部門。⑶除領導直接交辦的事項應當寫明原由，并通過行政管理部門轉(zhuǎn)報外，不得直接送領導者個人。⑷一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級部門，并在文中寫明越級的理由。⑸按規(guī)定應由主管部門審批或先行審核的請示事項，應當報送主管部門處理，不得越過主管部門直接向公司或協(xié)鑫協(xié)鑫集團請示。⑹受雙重領導的部門向上級部門請示，應當寫明主送部門和抄送部門，由主送部門負責答復。上級部門向受雙重領導的下級部門行文，必要時應當抄送其另一上級部門。⑺要求批轉(zhuǎn)的請示，應當代擬批轉(zhuǎn)部門的通知稿。⑻“報告”中不得夾帶請示事項，不應出現(xiàn)“請批復”、“請審批”等字樣。8.6凡是能通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的事務性問題，不必行文。對下級部門的請示事項，除按規(guī)定必須正式行文批復的外，可采取抄告領導同志批示等方式予以答復。8.7屬于部門職權(quán)范圍的事項，應當由部門自行發(fā)文或者由幾個部門聯(lián)合發(fā)文，不要報請公司批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。一年一度需要重點布置的工作，無特殊情況，一般也應當由有關主管部門發(fā)文。須經(jīng)公司審批的事項，經(jīng)公司領導同意后，也可以由部門發(fā)文，文中可以注明已經(jīng)公司領導同意。9.公文辦理9.1公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括傳遞、擬辦、批辦、承辦、督查、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、用印、發(fā)送、歸檔、銷毀等程序。9.2需要辦理的公文，人力資源與行政部應當根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，及時提出擬辦意見經(jīng)EC由分管領導人審批；或者交有關部門辦理，內(nèi)容涉及幾個部門的，應當確定一個主辦單位。緊急公文，應當提出辦理時限。9.3承辦部門接文后，應當抓緊辦理并及時答復辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的公文，應當迅速退回交辦的部門并說明理由。9.4凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會簽，有關部門應當積極協(xié)作配合。上報的公文，經(jīng)過反復協(xié)商，如有關部門意見仍不一致，應當向上級部門如實反映。部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級部門有權(quán)責令糾正或者撤銷。9.5各級承辦部門要有專人負責督查工作。要建立督查工作網(wǎng)絡，健全督查工作制度，加大督查力度，提高督查質(zhì)量。督查的重點是：⑴重要文件的貫徹落實情況；⑵重大決策、重要部署以及發(fā)展規(guī)劃等的貫徹實施情況；⑶重要會議議定事項的執(zhí)行情況；⑷領導同志重要批示的貫徹落實情況；⑸領導關注以及員工關心的熱點問題。對列入督查的事項，要按照職責分工確定承辦單位，提出具體辦理要求，并根據(jù)輕重緩急，做到緊急事項跟蹤督查，重要事項重點督查，一般事項定期督查。承辦部門對督查事項應按要求指定專人辦理，并在規(guī)定時限反饋有關情況。對確有特殊原因不能按期辦結(jié)的，要向交辦的部門說明情況并提出進一步辦理的意見。10.草擬公文10.1公文草擬要做到：⑴符合法律、法規(guī)、規(guī)章，黨和國家的方針、政策及協(xié)鑫集團的有關規(guī)定，所提措施和辦法切實可行。如提出新的政策性措施或者超出現(xiàn)行規(guī)定范圍的，應當加以說明。⑵情況屬實，觀點明確，層次清楚，前后照應，文字精煉，篇幅力求簡短。⑶用字用詞準確、規(guī)范，標點妥貼。使用簡稱應當前后一致，一般先用全稱，加以說明后再使用簡稱。⑷人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時間準確。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，公文中的數(shù)字應當使用阿拉伯數(shù)碼。⑸引文準確無誤，刪節(jié)得當，必要時注明出處。引用公文應當列出標題，并在標題之后用括注標明發(fā)文字號。⑹根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。⑺使用國家法定計量單位。一些政策性強、涉及面廣的重要公文在草擬過程中，要廣泛征詢各方面的意見，組織有關部門和專家進行論證。10.2公文送領導人簽發(fā)之前，必須由人力資源與行政部進行審核。審核的重點是：⑴有無必要行文，發(fā)文規(guī)格是否恰當。⑵是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則；需要與有關部門協(xié)商、會簽的，是否經(jīng)過協(xié)商、會簽。⑶公文內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)、規(guī)章，公司的發(fā)展戰(zhàn)略及協(xié)鑫協(xié)鑫集團有關規(guī)定；與本部門過去發(fā)出且繼續(xù)生效的公文有無矛盾；是否具有可操作性。⑷文種使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。⑸層次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否簡潔，通順、確切。10.3公文應當按簽發(fā)權(quán)限送相關領導人簽發(fā)。⑴政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示”、“報告”，由正職領導人或者主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。⑵內(nèi)容屬于副職領導人分管范圍的公文，可由副職領導人簽發(fā)；如同時涉及其他副職領導人分管范圍的，應當先送其他副職領導人審核或者會簽。⑶屬于履行手續(xù)的公文和內(nèi)容已經(jīng)會議決定的公文，經(jīng)授權(quán)，可由行政管理部門負責人簽發(fā)。10.4上報的公文如有下列情況，上級部門的主辦部門可退回呈報部門并提出處理意見：⑴請示內(nèi)容不符合法律、法規(guī)、規(guī)章，協(xié)鑫集團發(fā)展戰(zhàn)略，及公司的有關規(guī)定，又不作必要說明的。⑵無特殊情況越級請示或者越過主管部門直接向公司請示的。⑶涉及其他部門的事項，未與這些部門充分協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但仍不一致，未能如實反映的。⑷請示事項可以在來文部門職權(quán)范圍內(nèi)自行解決或者可以與其他部門協(xié)商解決的。⑸一文多事、多頭主送、不蓋公章和其他明顯違反《公司公文管理標準》有關規(guī)定的。10.5秘密公文必須由機要人員傳遞，其中絕密級公文一律由機要人員或者指定的專職人員負責簽收和管理。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。10.6上級單位的秘密公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)下一級相關領導人或者行政管理部門負責人批準，可以在一定范圍內(nèi)分發(fā)。11.電子公文歸檔辦理完畢的公文，由機要秘書在EC上自動歸檔，被授權(quán)的部門可在EC上的收文反饋中瀏覽。所有歸檔的文件機要秘書要進行備份、加密，單獨保存，歸檔文件要包括PDF版、WORD版、審批單等。12.附錄附錄A-1通知格式附錄A-2傳真格式附錄A-3請示格式附錄A-4報告格式附錄A-5匯報格式附錄A-6會議紀要格式附錄A-7PPT格式______________________附錄A-1通知格式：附錄A-2傳真格式：附錄A-3請示格式：附錄A-4報告格式：附錄A-5匯報格式：附錄A-6會議紀要格式：附錄A-7PPT格式：當我被上帝造出來時，上帝問我想在人間當一個怎樣的人，我不假思索的說，我要做一個偉大的世人皆知的人。于是，我降臨在了人間。我出生在一個官僚知識分子之家，父親在朝中做官，精讀詩書，母親知書答禮，溫柔體貼，父母給我去了一個好聽的名字：李清照。小時侯，受父母影響的我飽讀詩書，聰明伶俐，在朝中享有“神童”的稱號。小時候的我天真活潑，才思敏捷，小河畔，花叢邊撒滿了我的詩我的笑，無可置疑，小時侯的我快樂無慮?！芭d盡晚回舟，誤入藕花深處。爭渡，爭渡，驚起一灘鷗鷺。”青春的我如同一只小鳥，自由自在，沒有約束，少女純凈的心靈常在朝陽小，流水也被自然洗禮，纖細的手指拈一束花，輕拋入水，隨波蕩漾，發(fā)髻上沾著晶瑩的露水，雙腳任水流輕撫。身影輕飄而過，留下一陣清風。可是晚年的我卻生活在一片黑暗之中，家庭的衰敗，社會的改變，消磨著我那柔弱的心。我?guī)缀鯇ι罱^望，每天在痛苦中消磨時光，一切都好象是灰暗的。“尋尋覓覓冷冷清清凄凄慘慘戚戚”這千古疊詞句就是我當時心情的寫照。最后，香消玉殞，我在痛苦和哀怨中凄涼的死去。在天堂里，我又見到了上帝。上帝問我過的怎么樣，我搖搖頭又點點頭，我的一生有歡樂也有坎坷，有笑聲也有淚水，有鼎盛也有衰落。我始終無法客觀的評價我的一生。我原以為做一個著名的人，一生應該是被歡樂榮譽所包圍，可我發(fā)現(xiàn)我錯了。于是在下一輪回中，我選擇做一個平凡的人。我來到人間，我是一個平凡的人，我既不著名也不出眾，但我擁有一切的幸福：我有溫馨的家，我有可親可愛的同學和老師，我每天平凡而快樂的活著，這就夠了。天兒藍藍風兒輕輕，暖和的春風帶著春的氣息吹進明亮的教室，我坐在教室的窗前，望著我擁有的一切，我甜甜的笑了。我拿起手中的筆，不禁想起曾經(jīng)作詩的李清照，我雖然沒有橫溢的才華，但我還是拿起手中的筆，用最樸實的語言，寫下了一時的感受：人生并不總是完美的，每個人都會有不如意的地方。這就需要我們靜下心來閱讀自己的人生，體會其中無盡的快樂和與眾不同?！案徊蛔x書富不久，窮不讀書終究窮。”為什么從古到今都那么看重有學識之人？那是因為有學識之人可以為社會做出更大的貢獻。那時因為讀書能給人帶來快樂。自從看了《丑小鴨》這篇童話之后，我變了，變得開朗起來，變得樂意同別人交往，變得自信了……因為我知道：即使現(xiàn)在我是只“丑小鴨”，但只要有自信，總有一天我會變成“白天鵝”的，而且會是一只世界上最美麗的“白天鵝”……我讀完了這篇美麗的童話故事，深深被丑小鴨的自信和樂觀所折服，并把故事講給了外婆聽，外婆也對童話帶給我們的深刻道理而驚訝不已。還吵著鬧著多看幾本名著。于是我給外婆又買了幾本名著故事，她起先自己讀，讀到不認識的字我就告訴她，如果這一面生字較多，我就讀給她聽整個一面。漸漸的，自己的語文閱讀能力也提高了不少，與此同時我也發(fā)現(xiàn)一個人讀書的樂趣遠不及兩個人讀的樂趣大，而兩個人讀書的樂趣遠不及全家一起讀的樂趣大。于是，我便發(fā)展“業(yè)務”帶動全家一起讀書……現(xiàn)在，每每遇到好書大家也不分男女老少都一擁而上，爭先恐后“搶書”，當我說起我最小應該讓我的時候，卻沒有人搭理我。最后還把書給撕壞了，我生氣地哭了，媽媽一邊安慰我一邊對外婆說：“孩子小，應該讓著點?！蓖馄艆s不服氣的說：“我這一把年紀的了，怎么沒人讓我呀？”大家人你一言我一語，誰也不肯相讓……讀書讓我明白了善惡美丑、悲歡離合，讀一本好書，猶如同智者談心、談理想，教你辨別善惡，教你弘揚正義。讀一本好書，如品一杯香茶，余香繚繞。讀一本好書，能使人心靈得到凈化。書是我的老師，把知識傳遞給了我；書是我的伙伴，跟我訴說心里話；書是一把鑰匙，給我敞開了知識的大門；書更是一艘不會沉的船，引領我航行在人生的長河中。其實讀書的真真樂趣也就在于此處，不是一個人悶頭苦讀書；也不是讀到好處不與他人分享，獨自品位；更不是一個人如癡如醉地沉浸在書的海洋中不能自拔。而是懂得與朋友，家人一起分享其中的樂趣。這才是讀書真正之樂趣呢！這所有的一切，不正是我從書中受到的教益嗎？我閱讀，故我美麗；我思考，故我存在。我從內(nèi)心深處真切地感到：我從讀書中受到了教益。當看見有些同學寧可買玩具亦不肯買書時，我便想到培根所說的話：“世界上最庸俗的人是不讀書的人，最吝嗇的人是不買書的人，最可憐的人是與書無緣的人。”許許多多的作家、偉人都十分喜歡看書，例如毛澤東主席，他半邊床上都是書，一讀起書來便進入忘我的境界。書是我生活中的好朋友，是我人生道路上的航標，讀書，讀好書，是我無怨無悔的追求。下午13：00—17：00度。全體員工都必須自覺遵守工作時間，實行不定時工作制的員工不必打卡。3.1.2.2打卡次數(shù)：一日兩次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡時間：打卡時間為上班到崗時間和下班離崗時間；3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡應填寫《外勤登記表》,注明外出日期、事由、外勤起止時間。因公外出需事先申請，如因特殊情況不能事先申請，應在事畢到崗當日完成申請、審批手續(xù)，否則按曠工處理。因停電、卡鐘（工卡）故障未打卡的員工，上班前、下班后要及時到部門考勤員處填寫《未打卡補簽申請表》，由直接主管簽字證明當日的出勤狀況，報部門經(jīng)理、人力資源部批準后，月底由部門考勤員據(jù)此上報考勤。上述情況考勤由各部門或分公司和項目文員協(xié)助人力資源部進行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申請：由于工作性質(zhì)，員工無法正常打卡（如外圍人員、出差），可由各部門提出人員名單，經(jīng)主管副總批準后，報人力資源部審批備案。3.1.2.7參與手工考勤的員工，需由其主管部門的部門考勤員(文員)或部門指定人員進行考勤管理，并于每月26日前向人力資源部遞交考勤報表。3.1.2.8參與手工考勤的員工如有請假情況發(fā)生，應遵守相關請、休假制度，如實填報相關表單。3.1.2.9外派員工在外派工作期間的考勤,需在外派公司打卡記錄;如遇中途出差,持出差證明,出差期間的考勤在出差地所在公司打卡記錄;3.2加班管理3.2.1定義加班是指員工在節(jié)假日或公司規(guī)定的休息日仍照常工作的情況。A．現(xiàn)場管理人員和勞務人員的加班應嚴格控制，各部門應按月工時標準，合理安排工作班次。部門經(jīng)理要嚴格審批員工排班表，保證員工有效工時達到要求。凡是達到月工時標準的，應扣減員工本人的存休或工資；對超出月工時標準的，應說明理由，報主管副總和人力資源部審批。B．因員工月薪工資中的補貼已包括延時工作補貼，所以延時工作在4小時（不含）以下的，不再另計加班工資。因工作需要，一般員工延時工作4小時至8小時可申報加班半天，超過8小時可申報加班1天。對主管(含)以上管理人員，一般情況下延時工作不計加班，因特殊情況經(jīng)總經(jīng)理以上領導批準的延時工作，可按以上標準計加班。3.2.2.2員工加班應提前申請，事先填寫《加班申請表》，因無法確定加班工時的，應在本次加班完成后3個