會議的種類與工作原則

學(xué)習(xí)文檔僅供參考學(xué)習(xí)文檔僅供參考會議的種類與工作原則〔一〕會議的種類會議作為人們從事社會活動或從事各項工作的一種重要手段和方法，其應(yīng)用十分廣泛，因而可以從不同角度劃分類型。1．按會議的規(guī)模劃分會議的規(guī)模是相對的，通常依據(jù)出席會議人數(shù)的多少可分為四類：(1)小型會議。一般是指少則幾人，多則幾十人參加的會議，但往往不少于3人。兩人會面、交談通常不稱為會議。如各種辦公會、座談會、現(xiàn)場會。小型會議一般安排在工作現(xiàn)場或小型會議室召開。(2)中型會議。一般是指人數(shù)在幾十人至數(shù)百人參加的會議。如節(jié)日慰問會、表彰會、學(xué)術(shù)交流會和大型企事業(yè)單位的職代會。中型會議根據(jù)與會人員數(shù)量，可安排在會議廳或禮堂召開。(3)大型會議。一般是指人數(shù)在千人至數(shù)干人參加的會議。如全國人民代表大會、博覽會、交易會。大型會議一般在禮堂、會堂或劇場、會議中心召開。(4)特大型會議。一般是指人數(shù)在萬人以上的集會。如大型節(jié)日集會、慶祝大會等，特大型的會議一般可在體育場、露天廣場召開。2．按會議內(nèi)容劃分(1)綜合性會議。一次會議要討論和研究多方面的問題，如各級人民代表大會、政府常務(wù)會議等。(2)專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的事情或工作，如專題討論會、年度銷售會議等。3．按會議的性質(zhì)劃分(1)決策性會議。決策性會議是指擁有立法權(quán)或決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)層，為了制定和頒布有針、政策、法規(guī)或就某些問題進(jìn)行商討，對重大事項做出決策而召開的會議。決策性會議大致包括以下兩種：①代表性會議。是指按照法定的程序，為了制定頒布法律、法規(guī)，選舉產(chǎn)生新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子等重大事項而召開的會議。如各級人民代表大會等。②領(lǐng)導(dǎo)辦公會議。是指由各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部定期召開的，研究日常工作中重要事項，并做出決策的會議。如各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)辦公會議、董事會議等。(2)非決策性會議。非決策性會議是不產(chǎn)生需要貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)或不做出決策的會議。非決策性會議又可分為以下幾種：①日常辦公會議。通常是指根據(jù)本單位、本部門的工作職能，具體研究、討論日常工作的會議。如工作例會、辦公會議等。②咨詢性會議。通常是指在做出重大決策、具體開展工作之前，邀請有關(guān)專家對決策目標(biāo)和方案進(jìn)行可行性的咨詢、論證的會議。如投資咨詢會等。③總結(jié)交流會議。通常是指在工作任務(wù)完成之后，對工作中的情況和問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)交流的會議。如經(jīng)驗交流大會、工作總結(jié)大會等。④洽談?wù)勁行詴h。通常是指圍繞商業(yè)活動達(dá)成合作事宜，簽訂合同協(xié)議的會議。如訂貨會、商務(wù)洽談會等。⑤進(jìn)修培訓(xùn)會議。通常是指為了提高職工業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化理論知識，加強(qiáng)專業(yè)技能而召開的會議。如公文寫作培訓(xùn)會議等。⑥慶典性會議。通常是指為了慶祝重要節(jié)日、重大事件或工作取得重大成果而召開的會議。如聯(lián)歡會、慶祝大會、周年慶等。⑦商品展示和推介性會議。通常是指由商品生產(chǎn)單位舉辦的，在某一場所和一定期限內(nèi)，用展示的形式，向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣自己的新產(chǎn)品。如新產(chǎn)品發(fā)布會等。4．按會議所跨的地域范圍劃分(1)國際性會議。指會議的內(nèi)容涉及不同國家和地區(qū)，與會者來自不同國家和地區(qū)的會議，如聯(lián)合國大會、國際經(jīng)濟(jì)發(fā)展會議、南北對話、西方國家首腦會議和亞太經(jīng)濟(jì)合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議等。(2)全國性會議。指會議的內(nèi)容涉及全國性問題，參加會議的人員來自全國各個地區(qū)的會議，如全國人民代表大會。(3)地區(qū)性會議。指省、市、縣或其他地區(qū)性的會議，如市政府常務(wù)會議等。(4)部門性會議。根據(jù)部閂的工作職能而召開的會議，如部門職工例會、業(yè)務(wù)洽談會、新產(chǎn)品推介會、銷售會議、培訓(xùn)會議、客戶咨詢會、獎勵會議等。5．按會議的目的劃分根據(jù)會議的具體目的，大致可以分為以下幾類。但在實際操作中，同一個會議常常包含其中之一或更多的目的。(1)說明會議。主要以信息的傳遞為目的。說明會議是把上層做出的決策，單方面地傳遞給下層的會議，可以有提問和答復(fù)，但是沒有討論、表決。(2)研究會議。主要是以信息的交換和相互啟發(fā)為目的。相互啟發(fā)就是對于一些個人未能注意的問題，彼此交換看法和經(jīng)驗。會議上雖然會有討論，但不以表決的方法做出決定。(3)解決問題會議。主要是以做出決定為目的。針對某些特定問題或議案，通過參加者的討論、表決的方式，獲得解決問題方案的會議。會議上，有時以原方案為基礎(chǔ)，請參加會議的人員想出改善方案。這既能收集與會者的智慧，同時又能讓每個人都有參與感。(4)溝通協(xié)調(diào)會議。以溝通信息、調(diào)解矛盾為目的。在一個企業(yè)中，往往會出現(xiàn)部門與部門之間、職工與職工之間意見分歧、產(chǎn)生矛盾的情況，甚至影響到工作的整體進(jìn)展。有時候就需要讓雙方坐在一起，消除誤會、溝通信息、進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。(5)創(chuàng)意會議。以收集創(chuàng)意為目的，由參加會議者自由發(fā)揮想象力，借以收集、開發(fā)更多創(chuàng)意，所以也稱為開發(fā)型會議。許多廣告公司、媒體公司有時會開一些開發(fā)創(chuàng)意的會議，通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。6．按會議的形式劃分(1)圓桌會議。這是指大約10?20名的人員，圍著圓桌而坐，各自以平等的地位自由發(fā)言的會議。在某些國際會議中，主席和各國代表的席位不分上下尊卑，可防止其他排座方式可能出現(xiàn)的一些代表席位居前、居中，另一些代表居后、居側(cè)的矛盾，更能表達(dá)各國平等原則和協(xié)商精神。現(xiàn)“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞，是國家之間以及國家內(nèi)部一種重要的協(xié)商和討論形式。⑵公開討論會議(forum)。古羅馬時期，人們集會用的廣場稱為“fo-rum”，由此衍生出的名稱。是指大家就某一個公開的議題各抒己見，熱烈討論的會議。(3)代表人會議。這是指從參加者當(dāng)中迭出兩名以上的代表人，在全體人員面前彼此討論特定的議題，接著由全體人員公開討論并質(zhì)詢的會議。(4)演講型討論會議。由幾位專門人員，在全體人員討論之前，從各自的立場發(fā)表對特定議題的意見，再由全體公開討論質(zhì)詢。(5)小組討論。參加者人數(shù)太多時，事先將全體人員分成幾個小組，分別由各個小組討論不同的議題，再由小組推派的代表整理小組的意見。小組討論時，有時像打翻蜂窩般的嘈雜，所以也稱作蜂音會議"buzzsession”。(6)議會型討論。這是在預(yù)先分發(fā)有關(guān)議題的詳細(xì)資料，使參加者對內(nèi)容都熟知的前提下，讓贊成者和反對者各自發(fā)表意見，而省略全體的討論，并付諸表決。這是一種重視表決勝于討論的會議。在股東會議時，如果人數(shù)太多而且時間有限，也可采用這種方式。(7)頭腦風(fēng)暴會議。這是以自由暢想、收集較多的創(chuàng)意為目標(biāo)的會議。對聽提出的創(chuàng)意，不在當(dāng)場予以批評。所收集的創(chuàng)意、點子，應(yīng)當(dāng)另外開會整理、評估、聚集，并使之具體化。(8)遠(yuǎn)程電信會議。利用電腦、、電子黑板及各種人機(jī)通信系統(tǒng)召開的會議。這種形式的會議有多種，有的只涉及聲頻通信〔電信會議〕，有的則提供了視頻傳輸〔電視會議〕。不僅可以通過聲音或聲像組合的方式相互通信，而且電腦和也可以在沒有通信者現(xiàn)場參與的情況下相互通信〔發(fā)送和接收電文或圖形〕。與會者防止了費(fèi)時又費(fèi)錢的遠(yuǎn)程旅行。7．按會議的職級劃分(1)股東會議。股東大會是公司最高權(quán)力機(jī)構(gòu)。股東會議就是由公司的出資者〔股東〕出席的，定期或臨時召開的會議。會議主要審議批準(zhǔn)公司年度財務(wù)預(yù)算、利潤分配和彌補(bǔ)虧損方案，決定公司經(jīng)營方針和投資計劃，選舉更換董事，修訂公司章程等。(2)董事會。董事會是公司的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。董事會議是由全體董事〔被全體股東任命經(jīng)營公司的人員〕出席的，定期或臨時召開的會議。會議主要決定和批準(zhǔn)總經(jīng)理提出的計劃、年度經(jīng)營、資金使用等方面的報告，批準(zhǔn)財務(wù)報表，收支預(yù)算、年度利潤分配方案，制定公司的規(guī)章制度，決定聘用總經(jīng)理等高級職員等。(3)高層管理人員會議。是由公司高屢管理人員參加的會議。比方在總經(jīng)理的主持下重點討論公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，組織實施董事會決議；組織實施公司年度經(jīng)營計劃和投資方案等工作。(4)中層管理人員會議。是召集處長、科長、部門經(jīng)理等中層管理人員的會議。該類會議是在公司做出決策后，進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營活動的正式會議，通常定期舉行。(5)職工大會。由企業(yè)全體職工參加的會議。主要有發(fā)動大會和總結(jié)評比大會。前者是鼓舞士氣，調(diào)動職工積極性和工作熱情；后者意在總結(jié)經(jīng)驗，展望未來，向全體職工提出新的希望和要求。(6)部門會議。這種會議是在每一個部門內(nèi)部所舉行的，以解決問題及傳遞信息為目的，以工作場所為單位的會議?！捕硶h的工作原則會議是一種形式和手段，是工作方法而不是工作目的。會議都是圍繞某一特定目標(biāo)而開展的，要使會議到達(dá)預(yù)期的效果，就必須遵循會議工作的有關(guān)原則。會議的工作原則主要有以下幾個方面：1．必要性會議是實施決策、計劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)等現(xiàn)代管理職能必不可少的重要手段，是貫徹政策、統(tǒng)一思想、布置工作、溝通信息、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)的有效途徑。會議對于領(lǐng)導(dǎo)者而言，是進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和管理的一種必要手段。會議如果開得適度合理，有利于推開工作的進(jìn)展，可以提高工作效率。但是，如果召開過多的會議，就可能使人陷入“茫茫會?！敝校焕诠ぷ鞯拈_展。中共十五屆六中全會就明確提出：“改良領(lǐng)導(dǎo)萬式和工作方法，下決心精簡會議和文件，改良會風(fēng)和文風(fēng)?！碧岢瞿懿婚_的會議堅決不開，可以合并開的會議合并召開。要不要開會，值不值得開會，是掌握會議必要性的前提。堅持必要性的原則就必須根據(jù)內(nèi)容和實際情況來準(zhǔn)確判斷采用會議這種形式的價值，即與其他形式〔如發(fā)文件， 聯(lián)系，派人直接到基層〕相比，開會是否是最好的手段。這樣，才能做到不必要開的會堅持不開，可開可不開的會也不開，或者是將幾個會合在一起開。現(xiàn)在有些政府機(jī)構(gòu)已在漸漸試行“無會日”，提出如果沒有特殊緊急情況，能通過、文件解決問題的絕不集中開會。同時也提出對一些不必要的表彰會、慶功會一律不準(zhǔn)召開。通常當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，需要及時開會：(1)遇到危機(jī)突發(fā)事件，足以使目前工作停滯，需要及時集體協(xié)商、處理時；(2)-項決定或一項管理方法的推出，非經(jīng)會議的形式不能產(chǎn)生法定效力時：(3)事情較為緊急，有關(guān)人員采取逐層、分頭商議的方法已行不通時；(4)采用會議的形式是將特定情況〔內(nèi)容〕向有關(guān)人員了解或告知的最快捷或最簡便的方式時。2．高效性會議，看似平淡，實則不然。英特爾前總裁安迪?格魯夫就將會議作為撬動企業(yè)效率的重要杠桿。所以，在“低碳經(jīng)濟(jì)、節(jié)能減排、綠色行動”的宗旨下，我們也應(yīng)積極開展“綠色會議”。綠色會議就是指講求高效性。這就是說，開會也有投入與產(chǎn)出的問題?！巴度搿?，包括為召開會議所消耗的人力、物力、財力和時間；而“產(chǎn)出”，指的是會議的結(jié)果。要使會議取得一定的成果，當(dāng)然需要一定的投入。高效率的要求，就是要盡可能地減少投入，但與此同時又要到達(dá)最正確的效果。然而，目前的會議效果如何呢？有資料顯示，即使是高科技企業(yè)的會議，也僅有49%稱得上是有效率的會議，會議浪費(fèi)了經(jīng)理人1/3還多的時間，更令人吃驚的是，竟然很少有人能確切說出時間到底浪費(fèi)在哪里。1989年美國南加州大學(xué)的愛倫堡傳播學(xué)院針對為何開會無效率做了調(diào)查后發(fā)現(xiàn)：職工常常在開會前兩小時才接到通知，而且鮮有書面?zhèn)鬟_(dá)；即使有，會議也未必按照所寫的時間準(zhǔn)時召開。而且與會者認(rèn)為其在會議中的角色向來受限，未必能言其所恩。目前許多會議效率不高的主要原因，可以歸納為以下五點：(1)時間。管理大師彼得?德魯克說過：“時間是管理者最稀有的資源”。但是我們可以看到有的會議被安排在事務(wù)繁多的周一，領(lǐng)導(dǎo)精力分散，無法全身心投入，或者被安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會，從而也會影響會議的效率。此外，臨時會議也要盡量選擇與會者感到方便的時間。對于一般會議來講，會議的召開時間越長，效率也就越低。應(yīng)該提倡開短會、講短話，一般會議時間控制在兩個小時之內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)講話不超過1小時，工作匯報或典型發(fā)言不應(yīng)冗長，應(yīng)言簡意賅、突出重點。(2)地點。會議場所的選擇，要依據(jù)會議的目的和程序，預(yù)計與會的人數(shù)，選擇有會議設(shè)施的酒店或旅館、單位的會議禮堂或大型會議中心等。選擇會址，要考慮到與會者和會議的主辦者是否便于前往。如果需要住宿的會議，還要考慮到會場與住宿地點的距離。一般來說，兩者之間的距離越近越方便．否則在路途上要花費(fèi)大量的時間，就會影響會議的效率。(3)開會對象的選擇。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍和人員名單。多大規(guī)模何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層次或何種身份的人參加，這里所說的層次，一般指參加會議入員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是根據(jù)會議的需要，邀請參加會議人員的專業(yè)、知識背景要符合會議的主題。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆的“名人”，其實他們的專業(yè)、研究領(lǐng)域與會議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”效應(yīng)來提高企業(yè)的知名度。這樣做雖然可能會引起一時轟動，但卻增加了成本，造成了不必要的浪費(fèi)。最終，很有可能是必須出席會議的未能到會，來的一部分是一些可有可無的參加者，從而影響了會議的效率。所以，在擬定會議范圍或人員名單時，應(yīng)將應(yīng)當(dāng)參加會議的人員列入名單，無關(guān)人員排除在外。(4)主持人的能力。會議主持人缺乏影響力、說服力和組織能力，被參會者牽著鼻子走，或者會議主持人自顧自發(fā)表言論，而不顧會議的既定議程，這樣也不能進(jìn)行有效的溝通。(5)開會的原因和目的不明確。如果與會者連對開會的原因、目的以及討論的議題都不明確的話，肯定也會影響會議的效率。在《卓有成效的管理者》．一書中，德魯克極為精辟地指出：“卓有成效的管理者，知道他們能從會議中得到什么，也知道會議的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會自問：我們?yōu)槭裁匆羞@次會議？是為了某項決策？是為了宣布什么？還是為了理清什么？他會在事箭想清楚會議的目的，想清楚要求什么報告，以及想清楚報告的用意。他一定堅持開會需有所真正奉獻(xiàn)?！?．目標(biāo)性幾乎所有的會議都是為了到達(dá)某一目的、解決某一問題而召開的。有時公司為了培養(yǎng)團(tuán)隊精神，回憶過去的工作經(jīng)驗與教訓(xùn)，以便更好地推動來年工作的開展，就會召開年度總結(jié)會議；有時公司為了開發(fā)人力資源，提高職工的業(yè)務(wù)水平，就需要舉行企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)會議；有時為了溝通思想、互通信息，公司就可能會舉行座談會；公司如果遇到像消費(fèi)者對產(chǎn)品投訴、公司聲譽(yù)受到影響這樣的危機(jī)事件時，就需要及時召開會議，共同探討解決方案，重新樹立企業(yè)良好形象或者召開新聞發(fā)布會，澄清事實。4．嚴(yán)肅性開會，作為一種重要管理手段具有其鮮明的嚴(yán)肅性。而有時候有些領(lǐng)導(dǎo)對會議的嚴(yán)肅性缺乏足夠的認(rèn)識，想什么時候開會就什么時候開會，要開什么會就開什么會，想開多久就開多久。有些會議缺乏明確的目的和必要的準(zhǔn)備，議而不決，大家聚在一起七扯八扯，破壞了會議的嚴(yán)肅性。為了維護(hù)和保持會議嚴(yán)肅性和權(quán)威性，首先必須要明確開會的議題、目的，即確定為什么召開這次會議；其次，計劃要周全，設(shè)立會議組織機(jī)構(gòu)，妥善安排會議各方面的相關(guān)工作；再次，準(zhǔn)備充分，一些大型的會議要事先擬好會議預(yù)案，做好會議召開所必需的各項準(zhǔn)備工作；最后，議程要落實，保證會議的每個環(huán)節(jié)按原定的計劃進(jìn)行。5．節(jié)儉性小到企事業(yè)單位會議，大到地區(qū)、全國性會議，無不“牽一發(fā)而動全身”?，F(xiàn)在，“三天一大會，兩天一小會”成為很多領(lǐng)導(dǎo)干部的真實寫照。并且，會議組織者容易走人這樣一個誤區(qū)：為了博得與會人員的好評，特別是領(lǐng)導(dǎo)的嘉賞，過度講究排場，形式主義泛濫。