2023年軟件公司文書(shū)管理制度

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篇1:軟件公司文書(shū)管理制度

軟件股份有限公司文書(shū)管理制度

第一章總則

第一條

為確保公司的文書(shū)事務(wù)正常順當(dāng)進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

其次條

本制度所指文書(shū)，包括以下內(nèi)容：

1、高層決策文件以及對(duì)基層下達(dá)的文件

2、會(huì)議文件、紀(jì)要與傳閱文件

3、公司規(guī)定的各項(xiàng)基本制度

4、業(yè)務(wù)工作往來(lái)公文、信件、傳真

5、公司購(gòu)置的圖書(shū)、報(bào)刊、雜志

第三條

全部文書(shū)歸公司全部并保藏，任何個(gè)人不得占有。

第四條

必需嚴(yán)格保守公司文件的機(jī)密。

第五條

凡公司重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以書(shū)面形式進(jìn)行。

第六條

文件的起草、領(lǐng)取與寄送，原則上由公司行政部負(fù)責(zé)。

其次章文件的起草

第七條

凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特別規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特別規(guī)定外，也適用本制度。

第八條

公務(wù)文件應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求精確?????規(guī)范。

第九條

文件的起草必需征得主管同意，并且在主管有了明確的打算之后進(jìn)行。文件起草只是一個(gè)"文書(shū)化'的過(guò)程與結(jié)果。

第十條

文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日，以便處理。

第十一條

在文件有必要加蓋公司印章時(shí)，須經(jīng)主管同意批準(zhǔn)后，去印章保管員處申請(qǐng)加蓋公司印章。

第十二條

公文印章加印在發(fā)文日期中間。

第十三條

制作文件的用紙，除特別狀況外，原則上采納A4規(guī)格。

第十四條

保密文件注明密級(jí)。

第十五條

附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。

第十六條

文件書(shū)寫(xiě)需符合公文種類(lèi)，使用規(guī)范格式，詳見(jiàn)附表1。

第三章文件的簽發(fā)

第十七條

公司文件按類(lèi)別分為公司經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)文件，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案類(lèi)文件，組織人事檔案類(lèi)文件，一般文件等。

第十八條

公司經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)文件(如公司股東會(huì)議文件、決策委員會(huì)文件、執(zhí)委員會(huì)文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營(yíng)方案書(shū)、合同書(shū)、公司制定的規(guī)章制度等)原則上由行政辦公室起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

第十九條

公司類(lèi)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件(如年度決算報(bào)告，軟件注冊(cè)證等業(yè)務(wù)用公文等)由財(cái)務(wù)部門(mén)起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

其次十條

公司組織人事檔案類(lèi)文件(如短期勞動(dòng)協(xié)議書(shū)、勞動(dòng)合同書(shū)、保密合同等)由行政辦公室起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

其次十一條

公司一般文件(如部門(mén)提案、會(huì)議紀(jì)要、通知、申請(qǐng)等)由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草、辦公室審核編號(hào)，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

其次十二條

文件的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：

1、公司內(nèi)文件，一般往來(lái)文件只需主管署名;單純的上報(bào)文件，或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文件，只需部門(mén)署名;重要文件，按責(zé)任范圍由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。

2、對(duì)外文件，如合同書(shū)、責(zé)任狀、回執(zhí)、公告等重要對(duì)外文件，一律署董事長(zhǎng)職務(wù)與姓名。假如是董事長(zhǎng)托付事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。

其次十三條

文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對(duì)無(wú)誤后方能復(fù)印、蓋章。

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第四章文書(shū)的收發(fā)

其次十四條

公司全部文書(shū)的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

其次十五條

收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報(bào)刊、信件、傳真的發(fā)送、登記，以及特別文件資料的遞送。

其次十六條

文書(shū)由行政辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。

其次十七條

簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文書(shū)的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)和人員，不得積壓遲誤，屬于急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

其次十八條

對(duì)于珍貴物品、匯款、郵包，要進(jìn)行特地登記，并由個(gè)人簽字領(lǐng)取。收件登記表詳見(jiàn)附表2。

其次十九條

寫(xiě)明各部門(mén)或個(gè)人收啟的，如系公文應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。

第三十條

未經(jīng)登記的文書(shū)材料，不得先行使用、閱讀。

第一節(jié)文件管理

第三十一條

公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式，按其重要性和機(jī)密程度，由行政辦公室確認(rèn)以一種或兩種形式發(fā)放，分類(lèi)處理和歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

第三十二條

不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機(jī)密文件，核稿人應(yīng)注明"保密'字樣，并請(qǐng)示簽發(fā)人，確定報(bào)送范圍。機(jī)密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。

第三十三條

一般文件無(wú)秘級(jí)，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。

第三十四條

文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)專(zhuān)送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱(chēng)、報(bào)送日期、簽發(fā)部門(mén)(人)、接件人等事項(xiàng)登記在冊(cè)備查，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。機(jī)密文件應(yīng)由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。文件發(fā)放登記表見(jiàn)附表3。

第三十五條

有必要在各部門(mén)傳閱的文件，必需附上"文件閱辦登記表'，按規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見(jiàn)附表4。

第三十六條

個(gè)人不得保存公司文件，借閱文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件清理移交。

第三十七條

對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)做出指示的文件，行政辦公室應(yīng)準(zhǔn)時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

第三十八條

下發(fā)的與部門(mén)有關(guān)的文件，在處理看法上假如存在分歧，應(yīng)上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。

其次節(jié)圖書(shū)管理

第三十九條

公司對(duì)全部購(gòu)置的圖書(shū)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門(mén)購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)，均需到行政辦公室登記編目，備案后方能允許借閱。

第四十條

員工購(gòu)買(mǎi)業(yè)務(wù)類(lèi)應(yīng)用書(shū)籍需公司報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)遵循公司圖書(shū)管理的統(tǒng)一流程。

第四十一條

購(gòu)書(shū)人須提出申請(qǐng)，供應(yīng)所購(gòu)書(shū)籍明細(xì)單，由部門(mén)經(jīng)理簽字;

第四十二條

圖書(shū)管理員審核公司是否已有此類(lèi)書(shū)籍;

第四十三條

購(gòu)書(shū)人攜所購(gòu)書(shū)籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫(kù)登記(內(nèi)容包括書(shū)名、價(jià)格、購(gòu)書(shū)人簽字);

第四十四條

行政辦公室依據(jù)購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)資料發(fā)票逐一登記、編號(hào)、加蓋公章。

第四十五條

圖書(shū)借閱時(shí)限為1個(gè)月，借書(shū)人應(yīng)在期限內(nèi)準(zhǔn)時(shí)歸還圖書(shū);如需續(xù)借，到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù);

第四十六條

圖書(shū)歸還時(shí)要完好無(wú)缺，如圖書(shū)有損壞則由借書(shū)人按損壞程度賠償;

第四十七條

圖書(shū)為公司的公共財(cái)產(chǎn)，不得據(jù)為己有。

第五章文件的存檔與廢除

第四十八條

公司經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。

第四十九條

文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政部專(zhuān)職人員歸存。

第五十條

文件的存檔應(yīng)根據(jù)文件的編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)編輯歸檔。

第五十一條

按年度計(jì)，年底將重要的、經(jīng)整理編號(hào)的文件按類(lèi)別進(jìn)行匯總，裝訂成冊(cè)，存入檔案。

第五十二條

保存期限按下列規(guī)定確定：

1、永久保存。凡屬于規(guī)章、指令、決議及人事勞資文件，都?xì)w為"永久保存'文件。

2、保存五年。沒(méi)有必要永久保存的文件，保存期從編輯日起算，可保存五年。

第五十三條

保存期滿或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要連續(xù)保存的文件，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀。廢除必需經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議，報(bào)董事長(zhǎng)認(rèn)可，由行政辦公室予以登記執(zhí)行。

篇2:辦公室文書(shū)管理制度

辦公室文書(shū)管理制度

第一條

管理要點(diǎn)

1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順當(dāng)進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的平安性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知、公告、提案看法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)）、宣揚(yáng)資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必需標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可依據(jù)文書(shū)詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、依據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

其次條

制度規(guī)范

1、依據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)支配，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、根據(jù)文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文依據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，全部文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū)，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需仔細(xì)學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平常歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)比編號(hào)列出整理清單。

5、依據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。

6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)覺(jué)文書(shū)丟失，辦公室人員必需查明緣由，照實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告，若未查明緣由，則由辦公室負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)。

7、違反以上規(guī)定者根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條

流程設(shè)計(jì)

起草文書(shū)填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))張貼存檔更新名目(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷(xiāo)毀

篇3:文書(shū)文秘工作細(xì)則

文書(shū)文秘工作細(xì)則

1、文件打印要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，初稿統(tǒng)一用環(huán)保紙打印，重要文稿的領(lǐng)導(dǎo)修改稿要妥當(dāng)保存，打印文檔要分類(lèi)執(zhí)行統(tǒng)一版式、統(tǒng)一字號(hào)、統(tǒng)一臺(tái)頭。用印文件要有備份存檔，附用印審批，形成登記表。準(zhǔn)時(shí)整理電腦中的電子文檔資料，合理歸檔。

2、打印、復(fù)印、掃描、傳真要執(zhí)行登記制度，對(duì)文檔的內(nèi)容、用途、頁(yè)張形成統(tǒng)計(jì)。要預(yù)備把握各種文件、證照、資質(zhì)的復(fù)印、掃描、傳真要求及技巧，體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)精神。

3、文件的裝訂：常規(guī)文件采納左側(cè)二釘?shù)姆椒ㄑb訂，要求邊距適中；孔洞材料要求折頁(yè)整齊，美觀大方。對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料,應(yīng)根據(jù)A4紙型的尺寸加以折疊,盡量削減折疊層次,折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。文檔裝訂時(shí),正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后；結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。有文