新版公司行政管理制度

年5月29日新版公司行政管理制度文檔僅供參考XX公司行政管理制度第一章公司年度計(jì)劃、經(jīng)營目標(biāo)及預(yù)算書的制定制度(一)總則1、為指導(dǎo)年度計(jì)劃、經(jīng)營管理目標(biāo)及財(cái)務(wù)預(yù)算書的制定,使其真正成為指導(dǎo)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件,能夠總攬工作全局,規(guī)范其程序,特制訂本制度。2、公司將計(jì)劃管理貫穿于各項(xiàng)管理之中,用計(jì)劃管理來指導(dǎo)其它各項(xiàng)工作。將計(jì)劃管理與目標(biāo)管理相結(jié)合,與檢查考核相結(jié)合,達(dá)到每個(gè)部門、每個(gè)員工每年、每月、每日都有工作目標(biāo)。經(jīng)過每個(gè)員工完成當(dāng)天工作計(jì)劃,累計(jì)完成每個(gè)部門乃至整個(gè)公司當(dāng)月的工作計(jì)劃。如此日積月累無限循環(huán),將旭陽煤化工事業(yè)做專、做精、做強(qiáng)、做大。3、本辦法適用于每年10月份至年底前對下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃,經(jīng)營管理目標(biāo)的起草以及財(cái)務(wù)預(yù)算書的編制審定等項(xiàng)工作。(二)制訂辦法1、公司的年度計(jì)劃是根據(jù)公司發(fā)展需要,依據(jù)各部門提供的大量數(shù)據(jù)信息,特別是對公司外部同行業(yè)的相關(guān)信息進(jìn)行認(rèn)真分析、研究后制定出來的,用于指導(dǎo)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。2、每年10月份開始編制公司年度計(jì)劃及經(jīng)營管理目標(biāo),內(nèi)容包括下一年度計(jì)劃完成的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、主要的發(fā)展目標(biāo)、主要的管理目標(biāo)。3、公司總體計(jì)劃由總管理部負(fù)責(zé)組織起草,并安排各系統(tǒng)起草下一年度計(jì)劃,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)編訂公司下一年度預(yù)算。4、計(jì)劃起草完后召開專題討論會(huì),由公司經(jīng)辦會(huì)對計(jì)劃初稿進(jìn)行審議討論,提出修改意見。5、總管理部根據(jù)討論會(huì)提出的修改意見,組織各系統(tǒng)進(jìn)行修改,確定下一年度的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、主要發(fā)展目標(biāo)、主要的管理目標(biāo)。(三)目標(biāo)分解辦法1、公司的年度計(jì)劃、經(jīng)營管理目標(biāo)確定后,各部門根據(jù)公司年度計(jì)劃和管理目標(biāo)中的相關(guān)內(nèi)容,分解落實(shí)相關(guān)內(nèi)容,制定出本部門應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)作為年度計(jì)劃,計(jì)劃必須具體、可操作,工作目標(biāo)和完成時(shí)間明確、清晰。2、公司經(jīng)辦會(huì)成員要根據(jù)公司年度目標(biāo),制定出個(gè)人年度工作計(jì)劃,并將年度計(jì)劃分解落實(shí)到每個(gè)月。3、部門根據(jù)公司和部門年度計(jì)劃和部門實(shí)際情況,將年度目標(biāo)逐月進(jìn)行分解落實(shí),制定出每個(gè)月的部門計(jì)劃目標(biāo),部門年度、月度計(jì)劃需經(jīng)主管副總批準(zhǔn)。4、各部門要將部門計(jì)劃指標(biāo)要按分工分解到崗位、到人,個(gè)人再制定出具體實(shí)施計(jì)劃。5、各項(xiàng)計(jì)劃的制定必須考慮周全,對外界變化因素要敏感,有充分的預(yù)見性,把未來可能對整體目標(biāo)的沖擊和不利影響減到最低程度,即所謂的預(yù)測性。6、制定計(jì)劃一定要突出主要目標(biāo),避免出現(xiàn)抓小放大的不良現(xiàn)象。7、計(jì)劃要有先進(jìn)性,又有可行性,即計(jì)劃指標(biāo)不宜過低,不應(yīng)讓各部門很輕易地完成或超額完成計(jì)劃。計(jì)劃指標(biāo)也不能過高,否則很難調(diào)動(dòng)員工的積極性。8、制定計(jì)劃應(yīng)讓全員參與,廣泛討論,集思廣益,提高員工的自我管理意識(shí)。(四)實(shí)施、考核與獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)辦法1、各部門按計(jì)劃,按時(shí)間分解指標(biāo)時(shí)做到前緊后松,凡事向前趕而不往后拖,留有調(diào)整的余地。2、保持計(jì)劃的權(quán)威性,確因無法抗拒的因素導(dǎo)致計(jì)劃無法執(zhí)行時(shí),要提前經(jīng)公司經(jīng)辦會(huì)審議修改計(jì)劃指標(biāo)。否則要如實(shí)按計(jì)劃指標(biāo)進(jìn)行考核。3、部門要克服一切困難,確保各項(xiàng)計(jì)劃的完成。在計(jì)劃實(shí)施過程中沒有客觀,只有結(jié)果。4、在強(qiáng)調(diào)計(jì)劃權(quán)威性的同時(shí),也應(yīng)對計(jì)劃執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的疏漏內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行修正。還要根據(jù)情況的變化對計(jì)劃進(jìn)行補(bǔ)充完善。這種計(jì)劃的修正、補(bǔ)充完善都要在經(jīng)辦會(huì)、調(diào)度會(huì)上討論確定后成文發(fā)到有關(guān)部門,作為執(zhí)行考核依據(jù)。5、為了把計(jì)劃管理落到實(shí)處,必須加強(qiáng)考核力度。即每個(gè)月每個(gè)部門的計(jì)劃完成情況要與部門員工報(bào)酬經(jīng)過考核的方式掛鉤,而每個(gè)員工每天工作目標(biāo)完成的好壞直接與報(bào)酬收入掛鉤。6、公司年度計(jì)劃中,應(yīng)明確規(guī)定公司完成經(jīng)濟(jì)指標(biāo)情況與職工報(bào)酬掛鉤方式,形成一種目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制。第二章制度管理辦法一、總則1、為規(guī)范公司制度本身的制訂、修改等管理工作,特制訂本辦法。2、本辦法適用于公司及各部門制度的管理。二、制度分類1、公司管理制度可分為兩級:一級制度為適用于全公司或需全公司范圍內(nèi)發(fā)放,由公司相關(guān)職能部門制訂,由公司統(tǒng)一發(fā)放、約束全公司所有員工的管理制度;二級制度為適用于系統(tǒng)或部門內(nèi)部,由系統(tǒng)或部門制訂和發(fā)放,用來加強(qiáng)本系統(tǒng)和部門內(nèi)部管理的管理制度。2、公司所有二級制度應(yīng)依據(jù)一級制度制訂,并服從公司一級制度的管理,不得與一級制度相沖突或相背離。三、部門職責(zé)1、總經(jīng)理:負(fù)責(zé)掌控公司管理制度體系的導(dǎo)向;負(fù)責(zé)批準(zhǔn)頒布公司級管理制度、流程等。2、分管副總:負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)職能部門制度制定的立項(xiàng)進(jìn)行審批;負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)職能部門起草的公司級管理制度、流程等進(jìn)行審核;負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)部門制度進(jìn)行審批。3、總管理部:負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門建立、健全公司各項(xiàng)規(guī)章制度;負(fù)責(zé)制訂年度制度修編計(jì)劃,并在年底完成公司制度全新匯編版本;負(fù)責(zé)在各職能部門編寫制度過程中給以必要的指導(dǎo)和支持;負(fù)責(zé)對各職能部門所編寫的管理制度、流程等進(jìn)行登記和審核;負(fù)責(zé)公司各種規(guī)章制度的分類編號(hào);負(fù)責(zé)公司級制度的印制、登記發(fā)放和存檔。4、職能部門:負(fù)責(zé)根據(jù)需求和規(guī)定進(jìn)行制度編制的立項(xiàng)和編制,確保管理制度的適宜性\o"論文資料網(wǎng)"、有效性和可操作性,必要時(shí)對該管理制度或流程進(jìn)行解釋。5、制度涉及相關(guān)部門負(fù)責(zé)配合制度編寫部門的工作,提供必要的支持,提出自己的意見和建議。四、制訂程序1、制度編制或修訂原則(1)制度的編制應(yīng)符合國家法律、法規(guī)要求;符合社會(huì)公認(rèn)的道德規(guī)范要求;(2)制度的編寫要適應(yīng)公司現(xiàn)實(shí)及未來管理需求,有可操作性和實(shí)用性;(3)制度條款最終解釋權(quán)歸制度編制部門。2、有下列要求時(shí),產(chǎn)生制度編制需求(1)公司經(jīng)營管理工作產(chǎn)生新的要求;(2)公司運(yùn)營狀況出現(xiàn)問題,需采取管理措施;(3)管理層提出新的經(jīng)營管理要求;(4)員工提出的合理建議。3、制度制訂程序一級制度(公司級制度)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要,職能部門向主管副總經(jīng)理申請后,進(jìn)行起草,完成后,交本制度涉及的有關(guān)部門討論并提出意見,完成后交總管理部企管進(jìn)行審核,修改后報(bào)部門主管副總審核,總經(jīng)理審核或經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后,總管理部統(tǒng)一編號(hào)印制,下發(fā)各單位或部門實(shí)施。二級制度(部門級制度)根據(jù)部門管理需要,經(jīng)主管副總批準(zhǔn),由需求部門自行起草,交總管理部審核修改,主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由總管理部統(tǒng)一編號(hào)、存檔,下發(fā)實(shí)施。二級制度的效力僅限于部門內(nèi)部,不涉及其它部門。4、制度制訂或修訂要求(1)責(zé)任部門根據(jù)制度修訂計(jì)劃修訂制度,部門經(jīng)理應(yīng)注意確認(rèn)下列事項(xiàng),以確保管理制度制訂的質(zhì)量。①制度制訂人或小組的業(yè)務(wù)能力和經(jīng)驗(yàn)資格;②制度制訂的文本質(zhì)量;③制度制訂的時(shí)效性;④制度制訂內(nèi)容涉及其它部門時(shí),與其溝通協(xié)調(diào),達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。(2)具有跨部門管理內(nèi)容的,還應(yīng)經(jīng)其它部門審核和會(huì)簽,相關(guān)部門應(yīng)配合制度編寫部門,提出本部門的會(huì)簽意見。(3)總管理部應(yīng)對新制訂制度進(jìn)行登記審核,內(nèi)容如下:①對新編制度與原有制度的相容和支持程度進(jìn)行評估,對于原有與之相關(guān)制度的有效性進(jìn)行正確評定,將相互抵觸或相互交叉的制度進(jìn)行與之對比,如相同或相近返回制度制定部門從新制訂,如原有制度不具有可執(zhí)行性,必要時(shí)將所有與之相關(guān)的制度進(jìn)行全部修改或統(tǒng)一,減少制度的交叉。②對制度的格式進(jìn)行校核,如:格式、排版等是否符合規(guī)定要求,對沒有按規(guī)定要求的予以整改,并按統(tǒng)一制度文件格式排版。③無特殊情況,總管理部應(yīng)在兩天內(nèi)審核完畢,并告知制度編寫部門。(4)所制訂的制度經(jīng)總經(jīng)理簽批經(jīng)過后,由總管理部統(tǒng)一編號(hào)下發(fā),打印室將附有行文單的電子版文件留存,放局域網(wǎng)一份,發(fā)檔案室一份。(5)制度起草人員必須到該制度所指向的管理對象崗位上進(jìn)行調(diào)研,充分溝通,然后組織起草。(6)總管理部對公司所有制度進(jìn)行把關(guān)負(fù)責(zé),各部門應(yīng)積極將所起草的制度文件發(fā)總管理部企業(yè)管理人員審核。出現(xiàn)內(nèi)容抵觸現(xiàn)象,對相關(guān)部門和人員予以處罰。五、制度格式1、制度匯編制訂必須符合統(tǒng)一的格式,依次為:篇、章、節(jié)(或用”一”)、條(或用”1”)、款,篇界定系統(tǒng),章界定具體制度,節(jié)界定制度內(nèi)的段落,條和款是制度內(nèi)的具體內(nèi)容?！惫?jié)”、”款”能夠省略。2、制度正文內(nèi)容要詳細(xì)、全面,每一項(xiàng)均有明確的要求,有明確的責(zé)任人、檢查人和處罰條款。除正文內(nèi)容外,還包括名稱、編號(hào)、適用范圍、實(shí)施時(shí)間;行文單上應(yīng)具備名稱、編號(hào)、適用范圍、發(fā)布范圍、實(shí)施和發(fā)布時(shí)間、擬稿部門、審核、批準(zhǔn)等其它信息。<制度匯編>能夠省略各制度的編號(hào)。3、制度名稱制度名稱由以下幾種方式表示:某某制度某某辦法某某規(guī)定某某條例某某程序(流程)某某規(guī)程4、制度編號(hào)根據(jù)公司文件發(fā)放編號(hào)順序統(tǒng)一編號(hào)。5、適用范圍制度管轄的范圍:本制度適用于”全體員工”、”**系統(tǒng)”、”**部門”、”**工段”、”**班組”、”**崗位”。6、發(fā)布范圍制度發(fā)放的范圍:一級制度發(fā)放到各部門,二級制度發(fā)放到各工段、班組,但必須在總管理部備案。7、實(shí)施時(shí)間制度開始執(zhí)行實(shí)施的時(shí)間:由制度明確規(guī)定日期或由批準(zhǔn)人確定。8、發(fā)布時(shí)間制度發(fā)布的時(shí)間:一級制度一般在公司級大會(huì)或明文頒布,二級制度在系統(tǒng)會(huì)議或部門行文頒布。9、擬稿部門、審核人、批準(zhǔn)人擬稿、審核、批準(zhǔn)必須落實(shí)到人和部門,明確責(zé)任。10、打印格式:管理制度打印格式制度名稱(二號(hào)黑體,加粗),制度編號(hào)(四號(hào)仿宋體),而且居中;正文用三號(hào)仿宋體,行距25磅,首行縮進(jìn)2個(gè)字符。六、制度執(zhí)行1、已批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的制度,由總管理部按發(fā)放范圍、發(fā)布時(shí)間,發(fā)到各有關(guān)部門或人員手上。每次發(fā)放時(shí),總管理部應(yīng)做好簽收記錄并保管好這些記錄。2、適用于全體員工的制度發(fā)到各部門,由各部門負(fù)責(zé)將制度宣傳落實(shí)。3、為了更好地執(zhí)行制度,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將公司制度和部門制度分冊訂立保管好,并按照制度中要求的發(fā)放范圍組織學(xué)習(xí),傳達(dá)落實(shí)到人。4、每一項(xiàng)制度開始執(zhí)行時(shí)都要進(jìn)行廣泛的宣傳,個(gè)別項(xiàng)目必須有警示牌。這些警示牌根據(jù)需要確定設(shè)置的區(qū)域和數(shù)量,特別是一些需要人人知道的制度條款,要力求宣傳到人人皆知。5、公司全體人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度,按制度做好各項(xiàng)工作。若出現(xiàn)違反制度的行為,將由各級管理者及有關(guān)部門按照相應(yīng)的處罰規(guī)定進(jìn)行處理。6、為了加大制度的執(zhí)行力度,必須對每個(gè)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行考核,必須對每個(gè)部門內(nèi)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行考核。對部門內(nèi)各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況可參照工作考核的方法進(jìn)行考核。7、對各部門內(nèi)各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況由總管理部和監(jiān)察部進(jìn)行考核,一般考核到部門負(fù)責(zé)人,考核結(jié)果與部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月考核得分掛鉤。8、對各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況由總管理部進(jìn)行經(jīng)常性的檢查,或進(jìn)行不定期的抽查;部門要組織日常自我檢查和定期檢查。同時(shí),要廣泛發(fā)動(dòng)員工進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào),由監(jiān)察部核實(shí)處理,形成齊抓共管的局面,確保各項(xiàng)制度的落實(shí);并對出現(xiàn)的問題進(jìn)行收集和記錄,總管理部根據(jù)收集的信息及時(shí)對有關(guān)人員進(jìn)行處理或?qū)τ嘘P(guān)制度進(jìn)行修訂。9、對各部門內(nèi)制度執(zhí)行情況的好壞要做為干部業(yè)績考核的重要內(nèi)容,人力資源部門要將有關(guān)資料存入干部個(gè)人檔案,做為干部升遷評定的依據(jù)。10、監(jiān)察審計(jì)部對總管理部在公司層面上的制度落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢察,對各部門執(zhí)行制度情況進(jìn)行抽查和記錄。11、部門經(jīng)理要對本部門執(zhí)行制度情況負(fù)責(zé);總管理部經(jīng)理要對公司內(nèi)執(zhí)行制度情況負(fù)責(zé)。若因管理不到位、執(zhí)行不徹底、監(jiān)督不得力而造成重大違章違紀(jì)現(xiàn)象或當(dāng)班人數(shù)30%以上違紀(jì)的,將追究部門經(jīng)理、總管理部經(jīng)理的失職責(zé)任。12、公司所有員工應(yīng)根據(jù)新制度要求履行工作職責(zé)\o"論文資料網(wǎng)",開展工作,各級管理人員要確保員工理解、掌握制度要求。13、員工在執(zhí)行制度過程中發(fā)生的任何疑問,可向部門經(jīng)理、主任征詢或?qū)で髱椭?員工有義務(wù)對制度的有效應(yīng)用提出建議和意見,但不得影響其貫徹與執(zhí)行。七、制度的修改1、修改意見的提出:對制度的修改意見可由制度的起草部門、執(zhí)行部門、監(jiān)察部門或各種會(huì)議提出。2、修改程序A、由提出部門或總管理部填寫”文件更改申請表”,說明需修改的制度名稱、位置、更改原因及更改內(nèi)容,以及影響到的其它文件和制度名稱;B、由提出部門經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn);C、向與該修改有關(guān)聯(lián)的部門進(jìn)行溝通并征求意見;D、部門制度的修改由主管副總批準(zhǔn);公司制度由總管理部修訂,總經(jīng)理批準(zhǔn);E、修改內(nèi)容經(jīng)批準(zhǔn)后,若是對公司制度的修改,由提出部門將修改審批表交管理部文印室,文印人員建立收發(fā)記錄并下發(fā)執(zhí)行;若是部門文件的修改,由部門自行發(fā)放并執(zhí)行;F、制度修改通知的發(fā)放范圍要與該制度的發(fā)放范圍及數(shù)量相一致;G、制度的更改可采取”劃改”的方式,即將原內(nèi)容用雙橫線劃掉,在原內(nèi)容上側(cè)寫明修改后內(nèi)容。如更改內(nèi)容較多,可采取換頁或換版重新制訂。3、制度的換頁和換版A、若在同一頁上更改超過三處,或一次更改超過三行則必須換頁;B、若在一個(gè)制度上更改超過五處,則必須換版,進(jìn)行重新制訂;C、換頁的程序同”修改程序”,換版需根據(jù)公司發(fā)文要求走發(fā)文審批程序;D、換版后,制度的名稱不變,編號(hào)按現(xiàn)行文件編號(hào)編排。八、制度的廢止與再造1、制度廢止的原因:A、制度的內(nèi)容已落后于公司現(xiàn)狀;B、制度的內(nèi)容與經(jīng)營管理不相適應(yīng);C、組織機(jī)構(gòu)的變更或撤消;D、其它特定目的。2、制度廢止的程序同制度制訂和修改的審批程序;3、制度廢止后,發(fā)放部門要將廢止制度收回集中銷毀,或在制度封面加蓋”作廢”章,以防廢止制度的使用與公司當(dāng)前管理發(fā)生矛盾。4、制度創(chuàng)新再造制度的創(chuàng)新再造是指根據(jù)經(jīng)營、管理的最新需求和潛在需求,結(jié)合公司實(shí)際情況,不失時(shí)機(jī)地起草制訂適合公司發(fā)展的新制度,制訂辦法遵循公司管理制度制訂程序。九、管理表格1、所有制度涉及到的表格要附在制度之后,一并進(jìn)行傳閱和審批。2、制度匯編性質(zhì)的文件所涉及到的管理表格另行單獨(dú)匯編。十、制度保管1、各部門對所收到公司制度和本部門制定的制度進(jìn)行嚴(yán)格保管,防止丟失;2、不允許將公司制度外借其它單位,如需索取,按檔案管理有關(guān)規(guī)定程序辦理。十一、本制度最終解釋權(quán)歸總管理部,自下發(fā)之日起執(zhí)行。第三章會(huì)議管理制度一、總則為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理,保證會(huì)議的時(shí)間、質(zhì)量和效果,特修訂本制度。本制度適用于公司內(nèi)部各種會(huì)議。二、管理檢討會(huì)1、目的和意義:對公司、部門和個(gè)人的工作進(jìn)行深入地檢查,主要是發(fā)現(xiàn)問題,總結(jié)教訓(xùn),提出整改措施。對一個(gè)階段的工作進(jìn)行總結(jié),以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正,并對下一階段的工作進(jìn)行部署,以便心中有數(shù),目標(biāo)明確。2、時(shí)間、地點(diǎn):管理檢討會(huì)一般在每年的4月、8月、12月召開3次。地點(diǎn)一般選擇在公司會(huì)議室,以及其它便于封閉式管理的場所。3、會(huì)議由總經(jīng)理主持,總管理部組織,公司中層以上干部參加,員工代表和會(huì)議主題所涉及的部門全體員工能夠列席。4、會(huì)議形式:采用封閉式管理。參會(huì)人員由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排行動(dòng),禁止外出,會(huì)議期間臨時(shí)請假由總經(jīng)理批準(zhǔn),隔絕一切業(yè)務(wù)和其它活動(dòng),關(guān)閉通訊工具(會(huì)務(wù)組安排專人負(fù)責(zé)對外聯(lián)系的可打開手機(jī),但要求不能影響會(huì)議進(jìn)程)。5、會(huì)議內(nèi)容:(1)對過去半年或一年工作進(jìn)行總結(jié);對生產(chǎn)經(jīng)營和管理等工作進(jìn)行全面檢討;對公司和部門滯后的工作查找原因;(2)對下半年或一年公司、部門工作做系統(tǒng)的安排和部署;(3)中層以上干部自查自糾,對個(gè)人的職務(wù)行為、生活行為進(jìn)行全面檢討;(4)研究討論公司發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展規(guī)劃以及發(fā)展中的新專題和新觀點(diǎn);(5)審議職能部門提交的重要報(bào)告;6、記錄和紀(jì)要:會(huì)議由總管理部安排專人記錄。會(huì)后整理出會(huì)議紀(jì)要發(fā)放,并送檔案室留存。7、內(nèi)容落實(shí):對會(huì)議提出的整改措施和需解決的問題等,由管理部進(jìn)行梳理,整理出公司的項(xiàng)目手冊、問題手冊,列入公司年度工作總帳,并報(bào)集團(tuán)總管理部?？偣芾聿控?fù)責(zé)對問題手冊和項(xiàng)目手冊進(jìn)行跟蹤檢查,督促落實(shí)。對于不能按期落實(shí)者,對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。三、經(jīng)理辦公會(huì)經(jīng)理辦公會(huì)是公司日常管理的最高行政決策機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對公司階段性重大問題的決策和落實(shí)。1、目的和意義:為解決當(dāng)前經(jīng)營管理中的重大事項(xiàng)、重要人員安排、規(guī)劃修改等涉及公司戰(zhàn)略的重大問題,協(xié)調(diào)各系統(tǒng)、各部門的工作,為迫切需要解決的問題進(jìn)行決策。2、時(shí)間、地點(diǎn)、頻次:經(jīng)理辦公會(huì)時(shí)間視總經(jīng)理的工作安排;地點(diǎn)一般為公司會(huì)議室,亦可臨時(shí)由總經(jīng)理指定;每月召開一次(特殊情況除外);3、主持、組織、參加:會(huì)議由總經(jīng)理主持;主管行政的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織并制定辦公會(huì)議題;經(jīng)理辦公會(huì)成員全體參加,亦可召開由其它人員參加的擴(kuò)大會(huì)議。4、會(huì)議內(nèi)容:討論并安排近期公司戰(zhàn)略層面重點(diǎn)工作;討論或通報(bào)公司近期重大事件;討論并經(jīng)過重大人事變動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整;探討公司近期發(fā)展、經(jīng)營、生產(chǎn)、管理重大事項(xiàng)等。5、記錄和紀(jì)要:由公司經(jīng)辦會(huì)秘書負(fù)責(zé)記錄和整理紀(jì)要,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)給與會(huì)人員及相關(guān)部門,報(bào)集團(tuán)兩辦會(huì)成員。6、內(nèi)容落實(shí):由公司總管理部主管督辦的企管負(fù)責(zé)督辦檢查會(huì)議的落實(shí)情況,并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)結(jié)果。四、客戶座談會(huì)1、目的和意義:為加強(qiáng)與上下游客戶的聯(lián)系,提升公司在客戶心中的地位和影響力,建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系,達(dá)到共盈的商業(yè)目的。2、時(shí)間、地點(diǎn)、頻次:公司每年年中或年底在本公司(或外地其它地點(diǎn))召開一次,或在公司舉行重大活動(dòng)時(shí)邀請重要客戶參加。3、主持、組織、參加:由集團(tuán)營銷公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持,供應(yīng)部、銷售部、運(yùn)輸部可分別組織,總管理部協(xié)助組織工作,主要邀請我公司進(jìn)行資質(zhì)評定后的信譽(yù)優(yōu)良的合格客戶參加。4、會(huì)議形式:采用開放式自由發(fā)言或宴會(huì)式交流。5、會(huì)議內(nèi)容:主持人致歡迎詞,介紹公司基本情況;介紹公司過去一年來的主要工作業(yè)績及公司未來一年的經(jīng)營目標(biāo)和客戶策略;之后征求客戶對公司經(jīng)營發(fā)展的意見和建議。會(huì)議可發(fā)表共同宣言,促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略聯(lián)盟的實(shí)現(xiàn)。6、接待要求:供應(yīng)部、銷售部、運(yùn)輸部負(fù)責(zé)接待,參會(huì)客戶要有登記,并負(fù)責(zé)收取各代表的名片和發(fā)放紀(jì)念品。五、月度公司大會(huì)1、目的和意義:為對上月的工作完成情況進(jìn)行總結(jié)和對下月的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行明確,對發(fā)生事件進(jìn)行表彰或通報(bào)批評,公司每月召開一次例會(huì)。2、時(shí)間、地點(diǎn):每月6日(如遇節(jié)假日另行通知),在公司北院員工培訓(xùn)中心召開。3、主持、組織、參加:由一名公司高層主持,總管理部負(fù)責(zé)制定各車間(部門)座次表,各車間(部門)按照總管理部制定的座次表列隊(duì)入座。4、會(huì)議內(nèi)容:上月總結(jié)、下月計(jì)劃、行業(yè)發(fā)展形勢、重要通知、通報(bào)(批評和表彰)、流動(dòng)紅旗頒獎(jiǎng)、員工演講;其它需要全體員工了解、學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容。5、內(nèi)容落實(shí):各相關(guān)部門自行落實(shí),月底由歸口部門進(jìn)行考核。六、周調(diào)會(huì)1、目的和意義:為協(xié)調(diào)各部門階段性工作,公司定期召開專題周調(diào)會(huì)。2、時(shí)間、地點(diǎn):每周六(如有變更另行通知)上午10點(diǎn)在會(huì)議室召開周調(diào)會(huì)。3、主持、組織、參加:由會(huì)議所涉及專題的主管副總主持,總經(jīng)理出席。由總管理部負(fù)責(zé)組織各相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員參加。4、會(huì)議內(nèi)容:每周一個(gè)主題,依次為生產(chǎn)和設(shè)備分析會(huì)、財(cái)務(wù)和增收節(jié)支分析會(huì)、安全和營銷分析會(huì)、管理和工程分析會(huì)。5、記錄和紀(jì)要:每次會(huì)議由總管理部負(fù)責(zé)記錄,并寫出會(huì)議紀(jì)要報(bào)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo),送各副總閱,發(fā)至公司各部門,并由總管理部存檔。6、內(nèi)容落實(shí):總管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議內(nèi)容的落實(shí)情況,對未完成者,對部門經(jīng)理予以考核。七、晨調(diào)會(huì)1、目的:為提高效率,促進(jìn)部門及系統(tǒng)間的協(xié)調(diào)配合,加強(qiáng)部門經(jīng)理對所屬員工工作的督促領(lǐng)導(dǎo),每日早晨召開部門晨調(diào)會(huì);加強(qiáng)各系統(tǒng)、部門間工作協(xié)調(diào),強(qiáng)化公司對每個(gè)部門工作的監(jiān)督,每日召開公司、系統(tǒng)晨調(diào)會(huì)。2、會(huì)議要求:1)老廠區(qū)晨調(diào)會(huì)分南院職能部門會(huì)議和北院生產(chǎn)系統(tǒng)部門會(huì)議,而且在北院統(tǒng)一召開公司級晨調(diào)會(huì)①南院職能部門,每日早7:40在辦公樓前列隊(duì),由總管理部經(jīng)理助理領(lǐng)誦旭陽精神。各系統(tǒng)或部門安排本系統(tǒng)和部門的工作。會(huì)議結(jié)束后,南院職能部門正職或主持工作副職在8:10分以前到前一天晚上值班經(jīng)理指定地點(diǎn),參加公司生產(chǎn)系統(tǒng)晨調(diào)會(huì)。②北院生產(chǎn)系統(tǒng),每日早7:40在調(diào)度樓下小院進(jìn)行,由調(diào)度長領(lǐng)誦生產(chǎn)系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)精神。主管生產(chǎn)的副總講話,進(jìn)行當(dāng)天重點(diǎn)工作安排,如遇領(lǐng)導(dǎo)有事不能參加晨調(diào)會(huì),由生產(chǎn)部主持。③8:10召開公司級生產(chǎn)系統(tǒng)晨調(diào)會(huì),在值班經(jīng)理指定地點(diǎn)進(jìn)行,主持人為主管生產(chǎn)的副總或由其指定人員。會(huì)議議程:生產(chǎn)部專人匯報(bào)昨天晨調(diào)會(huì)工作完成情況,值班經(jīng)理匯報(bào)值班情況,行政值班匯報(bào)違規(guī)違紀(jì)情況,質(zhì)管部經(jīng)理通報(bào)產(chǎn)品質(zhì)量情況及問題,安環(huán)部經(jīng)理通報(bào)和安排安全工作,主持人協(xié)調(diào)安排各部門需要協(xié)調(diào)的工作,并布置當(dāng)日工作。2)園區(qū)分職能部門、生產(chǎn)(焦化、甲醇)和工程(焦化項(xiàng)目部、甲醇項(xiàng)目部)三個(gè)組。①園區(qū)職能部門,每日早07:40在中控樓前進(jìn)行,由管理部科長以上人員領(lǐng)誦旭陽精神,并傳達(dá)公司精神。②園區(qū)生產(chǎn)部門,每日早07:40在生產(chǎn)崗位上指定地點(diǎn)統(tǒng)一列隊(duì),由調(diào)度長領(lǐng)誦旭陽精神,生產(chǎn)部經(jīng)理進(jìn)行當(dāng)天重點(diǎn)工作安排。③園區(qū)工程部門,每日早07:40在工程部召開,由主管工程的副總主持,指定人員領(lǐng)誦旭陽精神,主持人主要對當(dāng)天重點(diǎn)工作進(jìn)行安排。④園區(qū)公司級晨調(diào)會(huì),08:00甲醇、焦化各部門的正職或主持工作副職列隊(duì),統(tǒng)一到焦化值班經(jīng)理指定地點(diǎn)召開晨調(diào)會(huì),由園區(qū)主管工程的副總主持。會(huì)議議程:匯報(bào)昨天晨調(diào)會(huì)工作完成情況,值班經(jīng)理匯報(bào)當(dāng)日值班情況,行政值班匯報(bào)違規(guī)違紀(jì)情況,質(zhì)管部通報(bào)產(chǎn)品質(zhì)量情況及問題,安環(huán)部通報(bào)和安排安全工作,主持人協(xié)調(diào)安排各部門需要協(xié)調(diào)的工作,布置當(dāng)日工作。3、參加人員:1)南院晨調(diào)會(huì):辦公樓所有人員,包括所有中高層領(lǐng)導(dǎo)。2)北院晨調(diào)會(huì):段長以上所有人員。3)北院公司晨調(diào)會(huì):值班經(jīng)理、行政值班、總管理部、生產(chǎn)部、安環(huán)部、質(zhì)管部、基建項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、采購部、供應(yīng)部、銷售部、運(yùn)輸部等部門負(fù)責(zé)人,當(dāng)班調(diào)度、會(huì)議地點(diǎn)所屬車間(部門)負(fù)責(zé)人、段長、班長。4)園區(qū)晨調(diào)會(huì):生產(chǎn)系統(tǒng)段長以上所有人員;工程系統(tǒng)所有人員;職能科室所有人員。5)園區(qū)公司級晨調(diào)會(huì):值班經(jīng)理、行政值班、總管理部、生產(chǎn)部、安環(huán)部、質(zhì)管部、焦化項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、采購部、甲醇車間等部門在園區(qū)日常負(fù)責(zé)人,當(dāng)班調(diào)度、會(huì)議地點(diǎn)所屬車間(部門、工號(hào))負(fù)責(zé)人、段長、班長。4、其它要求1)其它部門如有需要在公司級晨調(diào)會(huì)通報(bào)或協(xié)調(diào)的工作可委托本系統(tǒng)參會(huì)人員代為轉(zhuǎn)達(dá)。2)應(yīng)參公司級晨調(diào)會(huì)的部門負(fù)責(zé)人因事不能參加晨調(diào)會(huì)時(shí),相應(yīng)工作安排,由會(huì)議主持人與其本人溝通安排。3)值班經(jīng)理負(fù)責(zé)在生產(chǎn)區(qū)域、施工現(xiàn)場或需要協(xié)調(diào)的問題所在地選定會(huì)議地點(diǎn),由調(diào)度在通告欄填寫并通知所選地點(diǎn)所屬的車間(部門、工號(hào))相關(guān)人員參加。4)在公司級晨調(diào)會(huì)上,對所在崗位存在的問題進(jìn)行答復(fù)與解決,會(huì)上所安排的工作由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)督辦,到期完不成的報(bào)總管理部根據(jù)公司相關(guān)管理辦法進(jìn)行考核,月底在工資中兌現(xiàn)。5)公司晨調(diào)會(huì)會(huì)議期間,凡違反會(huì)議規(guī)定者,由生產(chǎn)部按照公司<會(huì)議管理制度>標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核,月底匯總報(bào)總管理部在個(gè)人工資中兌現(xiàn)。其它各系統(tǒng)、部門晨調(diào)會(huì)人員參會(huì)情況由管理部不定期進(jìn)行抽查,老廠區(qū)南院中高層參會(huì)情況由總管理部每天記錄。八、民主生活會(huì)1、目的和意義:為了增進(jìn)干部與員工、干部與干部、員工與員工之間的相互理解,做到及時(shí)有效溝通,創(chuàng)造一個(gè)寬松、團(tuán)結(jié)的人文環(huán)境,公司各系統(tǒng)要定期召開民主生活會(huì)。2、時(shí)間、地點(diǎn):車間各班組每月召開一次。各部門每季度召開一次生活會(huì)。時(shí)間由各部門自行選定,地點(diǎn)可在辦公室、會(huì)議室,培訓(xùn)室,也可在公司以外的其它場所(業(yè)余時(shí)間)。公司高層干部每季度召開一次生活會(huì),由總經(jīng)理組織并主持。3、主持、參加:由本系統(tǒng)、本部門負(fù)責(zé)人主持,本系統(tǒng)或部門的全體員工參加,三班作業(yè)員工可分期參加。一般崗位召開生活會(huì),總管理部派人參加,重點(diǎn)崗位召開生活會(huì),監(jiān)察部派人參加。4、會(huì)議形式:自由發(fā)言式。參會(huì)人員要保證不少于5分鐘的發(fā)言時(shí)間,會(huì)前準(zhǔn)備好發(fā)言材料。5、會(huì)議內(nèi)容:工作障礙、生活困難、感情交流、相互幫助、批評與自我批評,對企業(yè)的一些好得建議等。6、會(huì)議要求:①員工要將自己近來工作中的缺點(diǎn)和不足以及對本部門和公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題坦誠地表示出來;會(huì)上要虛心接受領(lǐng)導(dǎo)和同事們對自己工作的點(diǎn)評;對其它同事工作的優(yōu)缺點(diǎn)客觀地給予評價(jià)。②高層領(lǐng)導(dǎo)要對自己一季度以來在執(zhí)行集團(tuán)和公司決策上出現(xiàn)的失誤與不足以及在帶隊(duì)伍方面存在的主觀問題形成文字發(fā)言材料;將自己分管系統(tǒng)與其它系統(tǒng)在協(xié)調(diào)與配合上出現(xiàn)的問題講透,并將需要溝通的管理環(huán)節(jié)講出來。③各部門都要建立民主生活會(huì)臺(tái)帳,設(shè)專人記錄和管理,監(jiān)察部將不定期對各部門民主生活會(huì)組織召開情況進(jìn)行抽查,沒有嚴(yán)格按公司制度執(zhí)行的部門,對部門主管領(lǐng)導(dǎo)每次給予100元處罰。④車間組織的民主生活會(huì)無特殊情況,車間主任要參加,特殊情況可委派副主任或主任助理參加,會(huì)議情況要以紀(jì)要形式上報(bào)車間。7、各部門要將員工會(huì)議發(fā)言做好記錄,對合理化建議要安排落實(shí),暫時(shí)受客觀因素的影響無法或難于落實(shí)的要和員工做好解釋工作;總管理部要對高層發(fā)言做好記錄形成紀(jì)要。8、對于員工亟待解決的問題,總管理部要及時(shí)同公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通,在最短時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。對于好的意見和建議,相關(guān)部門論證后報(bào)請公司批復(fù)實(shí)施。對好的意見和建議,要參照<關(guān)于實(shí)行全員合理化建議、舉報(bào)以及獎(jiǎng)勵(lì)的管理規(guī)定>給予獎(jiǎng)勵(lì)。由監(jiān)察部審核后,報(bào)人力資源部落實(shí)。九、座談會(huì)(一)公司各級座談會(huì)1、目的和意義:及時(shí)傳達(dá)公司精神,傾聽員工心聲,做好高層領(lǐng)導(dǎo)與一般員工的交流,達(dá)到管理的扁平化效果。2、時(shí)間、地點(diǎn):1)公司每月召開一次座談會(huì),地點(diǎn)在公司會(huì)議室。2)各車間(部門)每季度召開一次座談會(huì),地點(diǎn)能夠在部門培訓(xùn)室、會(huì)議室。3)工段、班組每月召開一次座談會(huì)。3、主持、組織、參加:由員工所在部門經(jīng)理組織、主持;主管副總經(jīng)理、總管理部和監(jiān)察審計(jì)部人力資源部相關(guān)人員參加,座談部門的全體員工或員工代表參加(當(dāng)班的三班作業(yè)員工除外)。4、會(huì)議形式:會(huì)前做好準(zhǔn)備,擬定出書面座談會(huì)議主題,自由發(fā)言。5、會(huì)議內(nèi)容:將本部門存在的問題、難點(diǎn),員工工作中遇到的工作障礙及對部門和公司的看法作為座談主題,圍繞主題各抒己見、敞開心扉并對公司管理、發(fā)展提出合理化建議。座談會(huì)主題也可由總管理部制定。6、記錄和紀(jì)要:座談部門經(jīng)理負(fù)責(zé)記錄,會(huì)后整理出紀(jì)要。7、內(nèi)容落實(shí):需要公司有關(guān)部門落實(shí)的工作由總管理部對需落實(shí)的內(nèi)容進(jìn)行督促落實(shí),對未按時(shí)完成者,及時(shí)向員工說明并對部門負(fù)責(zé)人予以考核。(二)干部員工座談會(huì)1、目的經(jīng)過近距離的座談、溝通,讓大家講出自己的想法、困惑、困難,包括工作上的、個(gè)人的、家庭的,同時(shí)了解大家當(dāng)前最關(guān)心的問題是什么,公司、部門、工段、班組存在的主要問題是什么,經(jīng)過座談了解、掌握第一手資料,以最終達(dá)到發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的目的。2、形式和要求1)高層干部與下屬或員工的座談,座談對象包括:經(jīng)理(主任)、助理、段長、班長、員工骨干,選擇其中部分人員參加,保證每月至少組織一次小范圍座談會(huì);同時(shí)要與所有直接下屬都要進(jìn)行一對一座談,而且人數(shù)不少于10人次,本系統(tǒng)人數(shù)不足的可與其它系統(tǒng)同等級別人員座談。2)部門經(jīng)理(主任)與本部門工段長以上干部和員工代表的座談,部門內(nèi)部自行組織,每月至少進(jìn)行一次。座談人數(shù)可多可少,同時(shí)要與所有直接下屬都要進(jìn)行一對一座談,而且人數(shù)不少于10人次,本部門人數(shù)不足的可與其它部門同等級別人員或員工座談。3)座談會(huì)的干部方負(fù)責(zé)做好談話記錄或摘要,對于反映的問題要積極與相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)溝通、協(xié)調(diào)。高層領(lǐng)導(dǎo)與中層領(lǐng)導(dǎo)的座談情況及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào),中層領(lǐng)導(dǎo)與工段長和助理級的座談情況向主管副總匯報(bào),對于涉及公司方面的重要問題隨時(shí)向總經(jīng)理反饋。具體座談時(shí)間靈活掌握,每個(gè)月可分階段和座談對象層次進(jìn)行。3、座談中提出問題的落實(shí)和反饋每次座談,座談干部要對提出的問題及時(shí)給予答復(fù),不能當(dāng)面立即答復(fù)的,在座談后3天內(nèi)給予答復(fù),被答復(fù)人能夠監(jiān)督,如三天內(nèi)無答復(fù)或答復(fù)不滿意可直接向座談干部上一級反映。對于敷衍了事的答復(fù)和不按時(shí)答復(fù),座談干部上一級可根據(jù)實(shí)際情況對座談干部給予1—3分的考核。對于座談中提出的好的建議,被公司采納,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)一次給予2—5分的獎(jiǎng)勵(lì)。建議較為突出,給公司帶來較大效益,可報(bào)公司經(jīng)辦會(huì)審議,給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。以上獎(jiǎng)勵(lì)和考核,由主管副總或主管部門領(lǐng)導(dǎo)月底匯總交總管理部企管給予落實(shí)。十、總結(jié)表彰會(huì)1、目的和意義:為了發(fā)揚(yáng)先進(jìn)員工的積極進(jìn)取精神,鼓勵(lì)先進(jìn),鞭策落后,公司組織召開總結(jié)表彰大會(huì)對一年內(nèi)涌現(xiàn)出的先進(jìn)典型進(jìn)行表彰。2、時(shí)間、地點(diǎn):總結(jié)表彰大會(huì)每年年底召開一次,于春節(jié)前一周內(nèi)在公司大會(huì)議室召開,一般與公司年底月度大會(huì)議一起在公司大會(huì)議室召開。3、主持、組織、參加:由一名公司領(lǐng)導(dǎo)主持,總管理部組織,全體員工參加。4、會(huì)議內(nèi)容:總結(jié)公司一年來的工作;宣讀先進(jìn)團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)員工名單;介紹先進(jìn)事跡;領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)榮譽(yù)證書及獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品。5、內(nèi)容落實(shí):先進(jìn)員工事跡,在廣播站廣播一個(gè)月;先進(jìn)員工照片在"光榮榜"展示半年。十一、員工聯(lián)誼會(huì)1、目的和意義:為了與員工建立溝通渠道,使辛苦了一年的員工有一個(gè)更廣泛的交流空間,公司每年度舉辦員工聯(lián)誼會(huì)。2、時(shí)間、地點(diǎn)、頻次:員工聯(lián)誼會(huì)每年舉辦一次,時(shí)間一般選在春節(jié)前一周內(nèi)的一個(gè)晚上,地點(diǎn)在市區(qū)內(nèi)選一大酒店。3、主持、組織、參加:由一名公司領(lǐng)導(dǎo)主持,總管理部組織,管理、生產(chǎn)、技術(shù)骨干員工和中高層干部參加。4、會(huì)議形式:宴會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等。5、會(huì)議內(nèi)容:高層班子成員向大家致意;主持人簡述公司過去一年的業(yè)績和對未來發(fā)展規(guī)劃的設(shè)想;員工代表發(fā)言;宴會(huì)開始。6、總管理部負(fù)責(zé)組織紀(jì)念品發(fā)放。十二、部門例會(huì)1、目的和意義:為了協(xié)調(diào)部門內(nèi)部人員之間的工作,使每個(gè)人的工作形成一個(gè)有機(jī)的整體,向著更有利于公司發(fā)展的方向前進(jìn),部門要定期召開例會(huì)。2、時(shí)間、地點(diǎn)、頻次:部門例會(huì)每月一次,一般選擇在每月25日或部門另行安排;職能部門在公司會(huì)議室,生產(chǎn)車間可在各車間培訓(xùn)室或崗位上召開。3、主持、組織、參加:由部門經(jīng)理主持,職能部門全體員工參加,生產(chǎn)車間可分段進(jìn)行或只要求班組長以上人員參加,會(huì)后由工段長負(fù)責(zé)將會(huì)議內(nèi)容安排個(gè)班長傳達(dá)給員工。部門例會(huì)可與部門座談會(huì)、生活會(huì)合并到一起同時(shí)召開,車間開會(huì)參加范圍必須達(dá)到班組長以上。4、會(huì)議形式:部門經(jīng)理主持,職能部門管理崗位員工輪流發(fā)言,生產(chǎn)車間班組長以上必須發(fā)言,員工可自由發(fā)言。5、會(huì)議內(nèi)容:部門經(jīng)理下達(dá)下月工作計(jì)劃及個(gè)人分工情況;上月總結(jié),對員工表現(xiàn)予以評價(jià);員工匯報(bào)個(gè)人工作狀況及需要領(lǐng)導(dǎo)予以協(xié)調(diào)的工作,提出關(guān)于部門管理的意見和建議。6、記錄和紀(jì)要:部門經(jīng)理安排專人負(fù)責(zé)記錄,需協(xié)調(diào)解決的盡快協(xié)調(diào)解決。十三、違反會(huì)議制度情形及考核(一)違反情形:1、遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開的開始時(shí)間內(nèi)未到的,計(jì)為遲到。2、早退。凡參加會(huì)議人員,未經(jīng)主持人同意在會(huì)議結(jié)束前離開。3、缺席。請假并得到批準(zhǔn),未參加會(huì)議情況為缺席。4、隨意進(jìn)出。凡參加會(huì)議人員,如未經(jīng)主持會(huì)議人同意擅自進(jìn)出會(huì)議場所視為隨意進(jìn)出。5、各部門未按上述時(shí)間、頻次要求召開會(huì)議。(二)考核:公司層面會(huì)議按一下辦法考核,部門內(nèi)部會(huì)議,各部門可根據(jù)具體情況定。1、公司層面會(huì)議遲到、早退、開會(huì)期間接打手機(jī)、開會(huì)期間手機(jī)鈴響、開會(huì)期間隨意進(jìn)出、打瞌睡、私下議論每次處以:①員工10元的罰款;②中層20元的罰款;③高層50元的罰款;2、公司層面會(huì)議缺席每次處以:(1)無故不參加或未請假者:①員工給予30元罰款;②中高層給予100元罰款;(2)請假者:①員工10元的罰款;②中高層50元的罰款;3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。各會(huì)議于集團(tuán)會(huì)議發(fā)生沖突時(shí),公司會(huì)議服從集團(tuán)會(huì)議,參會(huì)人員因參加集團(tuán)會(huì)議而遲到、缺席不予考核。如會(huì)議更改時(shí)間而與其它部門或系統(tǒng)會(huì)議沖突,所涉及的參會(huì)者遲到或缺席不予考核。十四、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸總管理部。第四章統(tǒng)計(jì)管理制度一、總則第一條為加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)管理工作,建立健全公司內(nèi)部統(tǒng)計(jì)體系,保證統(tǒng)計(jì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性,為公司領(lǐng)導(dǎo)提供日常管理及經(jīng)營決策依據(jù),充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用,特制定本制度。第二條公司統(tǒng)計(jì)工作在集團(tuán)和總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,各部門統(tǒng)計(jì)工作在總管理部和本部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行并重視部門之間的溝通與合作。第三條統(tǒng)計(jì)人員按制度履行職責(zé),各部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對統(tǒng)計(jì)工作的重視,為統(tǒng)計(jì)工作提供必要的條件。二、統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)第四條統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)是對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析,提供統(tǒng)計(jì)資料、實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。第五條統(tǒng)計(jì)人員要做好統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)工作,規(guī)范本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)統(tǒng)計(jì)核算指標(biāo)體系,完善統(tǒng)計(jì)核算方法。保證相關(guān)部門之間統(tǒng)計(jì)核算方法、指標(biāo)涵義及處理口徑的一致。各部門設(shè)計(jì)報(bào)表必須附帶指標(biāo)解釋即指標(biāo)的涵義、計(jì)算方法、口徑及范圍的描述,其核算方法經(jīng)確立之后不得隨意更改。第六條為提高統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量,生產(chǎn)技術(shù)部門要不斷完善計(jì)量設(shè)施與計(jì)量方法,為統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。各車間、生產(chǎn)技術(shù)部門及質(zhì)檢部要配合統(tǒng)計(jì)人員原始資料的采集工作。第七條為加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)預(yù)測與分析工作,各級統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)加強(qiáng)指標(biāo)的分析,經(jīng)常深入實(shí)際,調(diào)查了解有關(guān)指標(biāo)的波動(dòng)原因,為分析和預(yù)測提供資料。三、統(tǒng)計(jì)人員與統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)第八條根據(jù)公司建立統(tǒng)計(jì)體系的需要,總管理部作為公司統(tǒng)計(jì)管理職能部門,負(fù)責(zé)公司綜合統(tǒng)計(jì)管理的具體工作,設(shè)綜合統(tǒng)計(jì)員一名。生產(chǎn)部設(shè)生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員一名,質(zhì)管部設(shè)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)員一名,有關(guān)部門(各生產(chǎn)車間、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部、銷售部、技術(shù)部、人力資源部、工程項(xiàng)目部等部門)分別設(shè)專職或兼職統(tǒng)計(jì)員一名。(兼職統(tǒng)計(jì)員確認(rèn)變更時(shí),隨時(shí)報(bào)到管理部,以便數(shù)據(jù)直接收取)第九條各部門統(tǒng)計(jì)崗位職責(zé)及工作內(nèi)容:1、公司綜合統(tǒng)計(jì)崗位職責(zé):(1)、負(fù)責(zé)編制國家統(tǒng)計(jì)部門或當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門制定的定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表,完成國家對企業(yè)的統(tǒng)計(jì)調(diào)查任務(wù)。負(fù)責(zé)編制省行業(yè)協(xié)會(huì)制定的定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表并按時(shí)向集團(tuán)報(bào)出。(2)負(fù)責(zé)本公司生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營、基建、人力資源各系統(tǒng)部門統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作,督促各部門按時(shí)完成基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫、收集、審核工作,保證各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的數(shù)據(jù)采集真實(shí)、可靠。(3)負(fù)責(zé)梳理健全公司生產(chǎn)技術(shù)、能源消耗、勞動(dòng)工資、財(cái)務(wù)狀況等統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系,建立并完善綜合統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。2、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)崗位職責(zé):(1)在生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集整理生產(chǎn)過程中工藝操作指標(biāo)執(zhí)行情況、設(shè)備運(yùn)行狀況及影響生產(chǎn)故障原因等相關(guān)數(shù)據(jù),并做好分析預(yù)測工作。(2)負(fù)責(zé)主要產(chǎn)品產(chǎn)量、質(zhì)量及原料消耗相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)收集、整理、分析工作,形成文字結(jié)論報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),發(fā)揮統(tǒng)計(jì)的監(jiān)督指導(dǎo)生產(chǎn)作用。(3)生產(chǎn)報(bào)表內(nèi)容及時(shí)間:生產(chǎn)情況日報(bào)表于次日早九點(diǎn)前報(bào)送集團(tuán)生產(chǎn)管理部、總經(jīng)理、主管生產(chǎn)副總、總管理部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門。負(fù)責(zé)向集團(tuán)生產(chǎn)管理部匯報(bào)工作。每月1日將產(chǎn)品產(chǎn)量、原料消耗月報(bào)表報(bào)送總經(jīng)理、生產(chǎn)副總、總管理部、財(cái)務(wù)部。(4)在每月最后一日下午2:30組織相關(guān)部門(財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部、銷售部、備煤車間、化產(chǎn)車間等相關(guān)部門)對化產(chǎn)品、洗油、硫酸、原料煤、焦炭等產(chǎn)品和原料等進(jìn)行盤點(diǎn)并出具產(chǎn)成品、原料盤點(diǎn)表,報(bào)送生產(chǎn)副總、總管理部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門。(5)負(fù)責(zé)公司各單位耗電統(tǒng)計(jì)工作。每月月底編制耗電明細(xì)表、匯總表報(bào)總管理部、財(cái)務(wù)部。(6)負(fù)責(zé)建立一套完整系統(tǒng)的生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備及能源消耗指標(biāo)體系并制定相關(guān)數(shù)據(jù)采集、核算及填報(bào)流程。(7)每月1日將上月工序能耗表報(bào)總管理部等相關(guān)部門。3、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)崗位職責(zé):(1)負(fù)責(zé)進(jìn)廠煤、進(jìn)廠洗油、硫酸各種原料質(zhì)量指標(biāo)、班產(chǎn)和出廠焦炭的統(tǒng)計(jì)分析工作并據(jù)日常積累的相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。(2)報(bào)表內(nèi)容及時(shí)間:每月1日將上月質(zhì)量月報(bào)及分析報(bào)生產(chǎn)副總、總管理部、生產(chǎn)部等相關(guān)部門。4、有關(guān)部門統(tǒng)計(jì)崗位職責(zé):(1)在本部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,完成本部門相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)及分析工作。每月1日將上月編制出的報(bào)表經(jīng)部門經(jīng)理審核后,主管副總簽字后報(bào)公司總管理部及有關(guān)業(yè)務(wù)部門各一份(財(cái)務(wù)部報(bào)表次月3日報(bào)總管理部)。(2)負(fù)責(zé)建立健全產(chǎn)品經(jīng)營銷售、安全環(huán)保、勞動(dòng)工資、基建工程等方面統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系,溝通協(xié)調(diào)相關(guān)部門之間數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn),保證月報(bào)表數(shù)據(jù)質(zhì)量及一致性,防止數(shù)出多門、亂發(fā)報(bào)表。四、統(tǒng)計(jì)資料的提供、積累和保管第十條公司各部門統(tǒng)計(jì)資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,一律以本部門統(tǒng)計(jì)人員所掌握的統(tǒng)計(jì)資料為準(zhǔn),對外提供數(shù)據(jù)必須與總管理部綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表保持一致。第十一條各級領(lǐng)導(dǎo)使用所需要的統(tǒng)計(jì)數(shù)字,應(yīng)由同級統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)提供,以便克服使用統(tǒng)計(jì)數(shù)字混亂的現(xiàn)象。第十二條各部門編制的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和加工整理后的統(tǒng)計(jì)資料,必須妥善保管,不得外借、損壞和遺失。未公開的資料不準(zhǔn)對外泄密。每年一月份對上年度的統(tǒng)計(jì)資料、原料記錄臺(tái)帳由各部門整理后統(tǒng)一交檔案室歸檔。五、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的管理與考核1、公司各種報(bào)表要遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的原則,不得以任何理由虛報(bào)、瞞報(bào)和漏報(bào)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。2、公司對外報(bào)表必須經(jīng)公司本部門經(jīng)理簽批,主管副總審閱,總經(jīng)理批準(zhǔn)才能報(bào)出。報(bào)表不得涂改,不能違犯國家政策,不得弄虛作假。內(nèi)部報(bào)表各接受單位不得向外透露、借閱報(bào)表及數(shù)據(jù),不得丟失,否則將對部門經(jīng)理及保管人員予以嚴(yán)肅處理。3、為更好梳理公司內(nèi)部統(tǒng)計(jì)體系,各部門需將現(xiàn)用所有報(bào)表樣表及指標(biāo)解釋說明送管理部綜合統(tǒng)計(jì)員存檔,如有變更,隨時(shí)報(bào)送。(發(fā)現(xiàn)一次未存檔,給予50元考核)4、公司各部門所有對外報(bào)表(含給集團(tuán)報(bào)送報(bào)表)必須報(bào)一份給總管理部綜合統(tǒng)計(jì)員備查存檔以便保證對外數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性(能夠報(bào)送電子版)發(fā)現(xiàn)一次未存檔考核責(zé)任人20元。5、對本制度所列內(nèi)部報(bào)表每遲報(bào)一天,罰責(zé)任人10元。數(shù)據(jù)不實(shí)者,一項(xiàng)次罰責(zé)任人5元。對外報(bào)表執(zhí)行國家<統(tǒng)計(jì)法>之規(guī)定。六、本制度涉及處罰一律由總管理部統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人報(bào)總管理部經(jīng)理審批,告知當(dāng)事人及當(dāng)事人部門經(jīng)理后由行政督察列入當(dāng)月通報(bào)。七、本統(tǒng)計(jì)管理制度解釋權(quán)歸總管理部。第五章印鑒管理制度為有效控管公司各類印鑒之制發(fā)、保管、用印、借用、廢止等行為,以降低公司營運(yùn)之風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司利益,特制定本制度。一、公司印鑒種類1、刻有本公司名稱或法定代表人姓名之印章(包括公章、法人章及各項(xiàng)業(yè)務(wù)專用章等)。業(yè)務(wù)專用章指公司向政府機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)構(gòu)登記使用的,及業(yè)務(wù)需求申請制刻的刻有本公司名稱、法定代表人姓名及特定業(yè)務(wù)用途的印章。2、工會(huì)、黨委及部門章:刻有公司黨委、工會(huì)、部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注”內(nèi)部專用章”。二、印鑒制發(fā)、保管職責(zé):1、公司公章、法人章和公司經(jīng)營主要業(yè)務(wù)專用章由總管理部填寫<印鑒制作申請表>,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后持有效期內(nèi)的<營業(yè)執(zhí)照>復(fù)印件到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)申請制作后備案。由公司總管理部機(jī)要秘書負(fù)責(zé)保管用印。2、各部門所有業(yè)務(wù)用章必須由申請部門填寫<印鑒制作申請表>,經(jīng)部門經(jīng)理、行政副總審批后交機(jī)要秘書刻制后制作印模,編號(hào)登記并建立<印鑒清冊>。由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽字后領(lǐng)取。不準(zhǔn)私自刻制和繳銷,否則對部門經(jīng)理和責(zé)任人予以下崗警告處分,造成損失的給予相應(yīng)處罰。如有部門經(jīng)理人事變動(dòng)及時(shí)到總管理部辦理移交手續(xù),依據(jù)<印鑒清冊>辦理印鑒保管人變更登記。如不及時(shí)辦理移交手續(xù),給予原保管人和現(xiàn)任部門經(jīng)理各50元處罰,期間出現(xiàn)任何問題由原保管人擔(dān)負(fù)全部責(zé)任。3、各部門業(yè)務(wù)用章的監(jiān)印單位為總管理部?？偣芾聿繎?yīng)對各級印鑒的日常保管使用進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。并于每年年底對公司所有印鑒進(jìn)行盤點(diǎn),與印鑒保管部門逐一核對。各部門應(yīng)出具印鑒使用、調(diào)用等登記表并保存重要用印文件材料交檔案室存檔,沒有印鑒使用記錄的單位給予部門經(jīng)理及其指定保管人各50元罰款。盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)異常時(shí),監(jiān)印單位應(yīng)進(jìn)一步核查并出具處理意見。4、各部門印鑒由本部門指定專人保管,所有印鑒必須存放在加鎖的柜屜內(nèi),防止丟失。非保管人員不得擅自使用。5、印鑒保管人要加強(qiáng)責(zé)任心,盡職盡責(zé),認(rèn)真執(zhí)行本辦法,不得自行決定加蓋印鑒處理問題,各級領(lǐng)導(dǎo)也不得越權(quán)使用印鑒。6、印鑒的更換由保管部門提出申請,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由總管理部統(tǒng)一辦理。三、印鑒的管理和使用(一)、公司印鑒1、公司內(nèi)部各種證照復(fù)印件、勞動(dòng)合同、員工檔案、員工個(gè)人關(guān)系證明材料、及其它介紹信、證明信、申請等,由行政副總最終簽批后方可用印。2、質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系三層文件,由管理者代表簽批后用印。3、融資系統(tǒng)材料,由系統(tǒng)主管副總或河北旭陽總經(jīng)理簽字后方可用印。4、財(cái)務(wù)開戶、貼現(xiàn)等財(cái)務(wù)手續(xù)由系統(tǒng)主管領(lǐng)導(dǎo)最終簽批用印。5、公司內(nèi)部發(fā)文出具行文單由總經(jīng)理簽批后用印下發(fā),屬于系統(tǒng)或部門范圍內(nèi)文件的,主管副總核準(zhǔn),行政副總簽批用印。6、所有以公司名義發(fā)出的重要文函(包括文件、請示、報(bào)告、通知、信函等),必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后用印,用印數(shù)必須與批準(zhǔn)打印的份數(shù)一致。7、非重要對外上報(bào)材料由主管副總、行政副總簽批后用印。8、集團(tuán)各部門用印需出具集團(tuán)介紹信并由主管經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可用印(能夠傳真簽字)。9、所有印鑒使用,應(yīng)建立登記制度,注明用印日期、函件內(nèi)容、份數(shù)、批準(zhǔn)人、用印人等內(nèi)容,介紹信要留有存根,證明信要留底一份,以備存查。10、印鑒不得用于私人函件。11、嚴(yán)禁開空白介紹信,特殊情況必須由總經(jīng)理批準(zhǔn),并帶回填寫內(nèi)容后的文件原件或復(fù)印件。出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)由申請用印人和其主管領(lǐng)導(dǎo)共同承擔(dān)。總管理部視風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任性質(zhì)及給公司造成損失程度提出處理意見由總經(jīng)理批示。12、凡需用印的文函,專管人員要先檢查(包括:批準(zhǔn)者、文函格式、份數(shù)等),后用印。如有異議,需弄清情況,請示領(lǐng)導(dǎo)確定。13、公司印鑒使用杜絕電話口頭審批,如特殊情況以郵件、短信、傳真等形式發(fā)給公司機(jī)要秘書留存。14、公司合同已實(shí)行網(wǎng)上OA審批的,不允許紙質(zhì)簽批(特殊情況由主管總經(jīng)理說明情況簽批;所有合同沒有按規(guī)定流程預(yù)先完成審批,特別緊急情況需終簽人電話先行蓋章的,給予蓋章?？墒峭瑫r(shí)給予申請用印人以工作延誤行政處罰50元。此處罰名義上開給申請用印人,具體責(zé)任可由部門領(lǐng)導(dǎo)確定再行處罰。(二)、部門印鑒1、各部門的印鑒,在處理各部門工作或授權(quán)范圍內(nèi)的自行處理。公司管理制度辦法規(guī)定的或一些重大事項(xiàng)仍需向管理系統(tǒng)總經(jīng)理助理和總經(jīng)理請示報(bào)告,未經(jīng)總經(jīng)理、主管副總批準(zhǔn),各部門不得加蓋印鑒對外處理重大問題。2、財(cái)務(wù)專用章、法人章(財(cái)務(wù)專用)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé),實(shí)行兩章分離、保管與使用分離,不允許一人兼管兩章,不允許一人既使用又保管,不允許一人攜兩章外出。否則予以財(cái)務(wù)經(jīng)理下崗警告處分;造成公司損失的,部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任。四、印鑒調(diào)用1、一般情況不允許個(gè)人帶公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人代表章外出。特殊情況需填寫”河北旭陽印鑒調(diào)用審批表”,申請部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,由總經(jīng)理最終簽批,如總經(jīng)理未在公司由行政副總簽批,總管理部機(jī)要秘書登記備案,方可調(diào)用。(帶章人必須為兩人及兩人以上共同負(fù)責(zé))并按約定時(shí)間歸還,否則給予調(diào)用人和部門經(jīng)理50元處罰。2、集團(tuán)部門調(diào)用印鑒需由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和公司總經(jīng)理簽批,方可用印。調(diào)用印鑒表復(fù)印一份由用印人帶回交集團(tuán)部門領(lǐng)導(dǎo)保管,用印人調(diào)離部門或離職時(shí),部門領(lǐng)導(dǎo)接管印章并及時(shí)通知印鑒保管單位。3、印鑒調(diào)用后出現(xiàn)任何風(fēng)險(xiǎn)和損失由調(diào)用人及所屬部門領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)全部責(zé)任。4、調(diào)用人帶出后,必須保存用印文件材料,歸還印章時(shí)一并存檔。五、印鑒遺失、作廢管理1、印鑒保管人發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或被人盜用,應(yīng)及時(shí)向總管理部經(jīng)理提出書面報(bào)告,由總管理部印鑒管理人辦理申明作廢手續(xù),以免造成不良后果。視事件嚴(yán)重程度由總管理部會(huì)同監(jiān)察審計(jì)部給予印鑒管理人員、主管領(lǐng)導(dǎo)罰款、下崗警告、調(diào)離崗位、辭退等處罰。2、印鑒因磨損嚴(yán)重等原因需報(bào)廢時(shí),由該印鑒保管單位填寫<印章報(bào)廢申請表>,呈主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)總管理部按印鑒類別辦理相關(guān)聲明手續(xù)。并由保管單位與監(jiān)印單位即總管理部人員共同在場的情況下,對印鑒進(jìn)行銷毀。六、本制度涉及處罰一律由總管理部印鑒負(fù)責(zé)人報(bào)總管理部經(jīng)理審批,告知當(dāng)事人及當(dāng)事人部門經(jīng)理后由行政督察列入當(dāng)月通報(bào)。七、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第六章公文管理制度一、總則第一條為了做好河北旭陽焦化有限公司(以下簡稱公司)的公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。第二條公司的文件是在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法經(jīng)營和進(jìn)行管理活動(dòng)的重要工具。各職能部門要充分利用這一工具,為公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定,確保公司秘密的安全。第六條總管理部是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各職能部門公文處理工作。第七條各職能部門負(fù)責(zé)人要高度重視公文處理工作,遵守本辦法并加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。二、公文種類第八條常見公文種類主要有:(一)決定用于對重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。(二)通知傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相隸屬部門的公文;傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項(xiàng)。(三)通報(bào)用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。(四)報(bào)告用于向上級機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門的詢問。(五)請示用于向上級機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門請求指示、批準(zhǔn)。(六)批復(fù)上級答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。(七)意見用于對重要問題提出看法和處理辦法。(八)函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(九)會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式第九條公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、主題詞、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。(一)凡以公司名義對上行文或公司內(nèi)部有重大人事變動(dòng)、重要制度等需要行文時(shí),采用紅頭文件。(二)發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。(三)發(fā)文字號(hào)由公司的代字、年份、序號(hào)組成,用3號(hào)仿宋體字,居中排列;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),年份應(yīng)標(biāo)全稱,用括號(hào)”[]”括入;序號(hào)不標(biāo)虛位(即1不編為001)。(四)上行文(”請示”或”報(bào)告”)應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名,發(fā)文字號(hào)居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字,”簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字,后列全角冒號(hào),簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)。(五)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明公司名稱。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。字體采用2號(hào)小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布?；匦袝r(shí)要詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。(六)主送機(jī)關(guān)(單位)指主要收受和辦理公文的機(jī)關(guān)(單位),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空一行,左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí),回行時(shí)仍頂格,最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。(七)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)”附件”,后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱,序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼,附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)”附件”。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件。(八)公文除”會(huì)議紀(jì)要”以外,應(yīng)當(dāng)加蓋公司印章。印章應(yīng)蓋在落款和發(fā)文年月日處,做到騎年蓋月,擺位端正,圖案清晰。印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線壓在成文時(shí)間上。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r(shí),采用調(diào)整行距、字距的辦法解決,不得采取”此頁無正文”的辦法。。(九)公文日期包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(十)公文如有附注(需要說明的其它事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。用3號(hào)仿宋體字居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。(十一)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！敝黝}詞”用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào),詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字,詞目之間空一字。(十二)抄送機(jī)關(guān)(單位)指除主送機(jī)關(guān)(單位)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機(jī)關(guān)(單位),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)”抄送”,后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開,回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對齊,最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)(或主題詞)之下,占1行位置,用3號(hào)仿宋體字,左右各空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。校對和打字位于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間之下占1行位置,用3號(hào)仿宋體字,左右各空1字。版記:主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、校對和打字作為版記的要素,前3個(gè)各要素之下均加一條反線,寬度同版心。版記位于公文最后一頁,最后一個(gè)要素置于最后一行。(十三)文字從左至右橫寫、橫排。第十條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。四、行文規(guī)則第十一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。第十二條”請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān)(單位)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得同時(shí)抄送其下級機(jī)關(guān)(單位)?！眻?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。第十三條需上級批復(fù)的請示,應(yīng)逐級上報(bào),不得越級。五、發(fā)文辦理第十四條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十五條公司綜合性文件及公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的擬稿任務(wù),由總管理部負(fù)責(zé)起草,對涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文,有關(guān)業(yè)務(wù)性工作由職能部門負(fù)責(zé)起草。第十六條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:(一)符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,要切實(shí)可行并加以說明。(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)鮮明,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)(單位)的行文關(guān)系確定。(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為”一、”,第二層為”(一)”,第三層為”1.”,第四層為”(1)”。(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。(十)擬制文稿應(yīng)用鋼筆、圓珠筆書寫,嚴(yán)禁用鉛筆,修改和簽批時(shí),應(yīng)寫在天、地及右白上,注意不壓、不過裝訂線。第十七條簽發(fā)對外行文:(一)對外申請、證明、相關(guān)單位函件等涉及營銷、運(yùn)輸、采購等一般業(yè)務(wù)的由主管副總簽發(fā)用印。(二)對外材料涉及安全環(huán)保、工程項(xiàng)目手續(xù)等關(guān)鍵重大事項(xiàng)的,由總經(jīng)理簽發(fā)用印。第十八條公司內(nèi)部發(fā)文的定義、范圍及基本發(fā)放原則

(一)、公司內(nèi)部發(fā)文指各職能部門擬發(fā)的面向全公司范圍的各類制度、規(guī)定、監(jiān)察通報(bào)、處理意見及人事任免等具有法定效力和規(guī)范體式,有一定存檔和備查價(jià)值的文書,文種主要有決定、通知、通報(bào)、意見、會(huì)議紀(jì)要等。(二)、公司內(nèi)部發(fā)文管理統(tǒng)一由總管理部負(fù)責(zé)審核并確定密級、分類編號(hào);具體分類編號(hào)及蓋章原則如下:1、公司層面各項(xiàng)基本規(guī)章制度,一律用旭河×發(fā)【××年】×號(hào);并加蓋公章。另:公司基本制度需要修訂變更時(shí),一律整體重新以”修訂版”發(fā)文,標(biāo)注原文作廢;不允許制度需要變更主要條款時(shí),以隨時(shí)、不斷增加補(bǔ)充規(guī)定、細(xì)則、辦法類形式下發(fā)。例如:關(guān)于生產(chǎn)系統(tǒng)的設(shè)備、工藝、安全環(huán)保等方面,用旭河技發(fā)【××年】×號(hào);關(guān)于人事勞資方面,用旭河人發(fā)【××年】×號(hào);其它方面內(nèi)容依次類推。2、各部門及專業(yè)系統(tǒng)其它方面行文,一律用旭河×××(專業(yè)類別)字【××年】×號(hào)。例如:(1)、公司黨政工團(tuán)行文,一律旭河黨(工、團(tuán))字【××年】×號(hào)。加蓋黨、工、團(tuán)印章。(2)、公司人事任免、調(diào)動(dòng)及除名等決定,用旭河人決字【××年】×號(hào);并加蓋公章。(3)、公司各系統(tǒng)、部門所有臨時(shí)性或階段性針對具體事務(wù)或業(yè)務(wù)流程的通知、通告、規(guī)定辦法或?qū)嵤┘?xì)則等,一律用旭河通字【××年】×號(hào);并加蓋公章。另:具有長遠(yuǎn)影響意義的,對基本制度條款有所變更的規(guī)定辦法要修訂制度,不得以通知形式下發(fā)。(4)、所有系統(tǒng)、部門針對員工或相關(guān)單位違紀(jì)行為的處理意見及通報(bào),用旭河罰字【××年】×號(hào);并以各部門名義落款加蓋部門印章。不以公司統(tǒng)一文號(hào)下發(fā)通報(bào)的處罰行為,一律無效。(5)、其它內(nèi)容依上類推。3、公司周調(diào)會(huì)、經(jīng)辦會(huì)及各系統(tǒng)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)以HB××(會(huì)議名稱)-JY-200×-×號(hào),如周調(diào)會(huì):HBZD-JY-200×-×號(hào).(三)、嚴(yán)禁各部門、各單位不經(jīng)總管理部審核直接自編公文文號(hào)進(jìn)行紙板或電子版行文發(fā)放,否則行文內(nèi)容無效,由此引發(fā)的一切后果由本部門、本單位自行承擔(dān)責(zé)任。第十九條、內(nèi)部發(fā)文辦理流程(一)、發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

(二)、公司層面的基本規(guī)章制度由主管業(yè)務(wù)部門擬稿,由擬文部門經(jīng)理審核后,擬稿人負(fù)責(zé)送總管理部企管進(jìn)行核稿,核稿標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照<公文管理規(guī)定>執(zhí)行,無誤后由核稿人于草稿文件上簽字,擬稿人確定發(fā)放范圍并填寫<發(fā)文審批單>(見附件)逐級送領(lǐng)導(dǎo)閱批,由總經(jīng)理或委托相關(guān)副總簽發(fā)。(三)、各職能部門日常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要通知、通報(bào)等發(fā)文由本部門擬稿后,擬稿人負(fù)責(zé)填寫<發(fā)文審批單>(見附件),按相關(guān)制度規(guī)定由主管領(lǐng)導(dǎo)閱批簽發(fā)。(四)、公司層面的經(jīng)辦會(huì)、周調(diào)會(huì)等會(huì)議紀(jì)要由總管理部負(fù)責(zé)記錄整理并填寫<會(huì)議紀(jì)要簽批單>(見附件),由總經(jīng)理或委托相關(guān)副總簽發(fā);各生產(chǎn)、工程、營銷等系統(tǒng)層面的會(huì)議紀(jì)要由系統(tǒng)副總指定負(fù)責(zé)人記錄整理,由主管副總簽發(fā)。(五)、公文擬稿人為材料編制的第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)督辦審核、校對、印制、下發(fā)全過程。(六)、各類文稿審批完成后,擬稿人將擬稿原稿連同審批單送交總管理部檔案室審核擬文格式,進(jìn)行分類登記編號(hào)。(七)、擬稿人取得編號(hào)后嚴(yán)格按照<公文管理制度>規(guī)定格式制作<發(fā)文稿紙>及正文。公文正式印刷前,要進(jìn)行一次全面地校對后上傳公司局域網(wǎng)”公司發(fā)文”對應(yīng)文件夾,再正式付印,由于校對不認(rèn)真,造成文件的嚴(yán)重差錯(cuò),由校對者負(fù)責(zé)。

(八)、公文印制后即可用印。以公司名義下發(fā)文件使用公司公章;以主管系統(tǒng)、部門名義下發(fā)文件使用部門印章。印章是公文生效的憑證,未蓋章的公文(固定版頭的除外)無效。(九)、文件發(fā)放由擬文單位負(fù)責(zé)打印標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的發(fā)放表,及時(shí)發(fā)送到公司高層領(lǐng)導(dǎo)及各部門車間。一般應(yīng)于發(fā)文第二日將發(fā)放記錄送交總管理部檔案室歸檔。不得拖拉延誤。六、收文辦理第二十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十一條簽收、拆封(一)機(jī)要信件的簽收由總管理部機(jī)要秘書負(fù)責(zé)。簽收要認(rèn)真細(xì)致,對信件的收文單位、機(jī)要編號(hào)、件數(shù)、有無破損等情況進(jìn)行檢查。簽收應(yīng)寫姓名的全稱,注明收到時(shí)間。(二)拆封由機(jī)要秘書負(fù)責(zé),其它人均無權(quán)拆封。(三)領(lǐng)導(dǎo)親啟的機(jī)要件,要送領(lǐng)導(dǎo)者本人拆封。(四)公司人員出差開會(huì)帶回的文件,三天內(nèi)一律交總管理部登記,然后再送批、閱辦、存檔。第二十二條登記、送批(一)機(jī)要秘書收文后要填寫收文登記薄,登記內(nèi)容包括序號(hào)、收文時(shí)間、來文單位、來文文號(hào)、密級、文件標(biāo)題、份數(shù)、發(fā)往單位等。(二)收文登記后,要填寫文件承報(bào)卡,并隨原件送領(lǐng)導(dǎo)批示。第二十三條批文(一)批文原則上由總管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)。(二)批文意見可根據(jù)文件內(nèi)容、機(jī)密程度、閱讀范圍進(jìn)行批辦處理,一是批給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱或部門負(fù)責(zé)人閱;二是批給有關(guān)部門承辦?？偟囊笫羌皶r(shí)、明確、具體。(三)公司領(lǐng)導(dǎo)批給有關(guān)部門辦理的意見,一般包括該交由哪個(gè)部門或哪幾個(gè)部門負(fù)責(zé)處理、如何處理和處理到什么程度、處理時(shí)間的限定等。若需兩個(gè)以上單位或人員承辦,應(yīng)寫明主辦單位或主辦人,以免承辦者互相推諉。七、公文的承辦第二十四條公文的承辦,是指對公文處理各個(gè)環(huán)節(jié)上需及時(shí)落實(shí)和辦理的事項(xiàng)。對于公司發(fā)文或上級來文要求承辦單位落實(shí)的有關(guān)工作事項(xiàng),承辦單位要認(rèn)真地組織承辦,并及時(shí)向考核部門、交辦部門和主管領(lǐng)導(dǎo)反饋、匯報(bào)辦理情況。如未按文件或批示意見完成任務(wù),視同本部門工作計(jì)劃未完成,考核部門將按規(guī)定進(jìn)行考核。第二十五條各辦文部門要對本部門制發(fā)的公文,進(jìn)行催辦檢查落實(shí)情況,并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋,緊急重要文件或事項(xiàng),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問和督促。第二十六條各部門對公文的催辦檢查工作應(yīng)有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念,有嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度,防止推拖壓誤,虛報(bào)假報(bào),敷衍塞責(zé)以及頂著不辦的現(xiàn)象發(fā)生。努力做到件件有回音,事事有結(jié)果。八、公文歸檔第二十七條公文辦理完畢,應(yīng)當(dāng)根據(jù)<中華人民共和國檔案法>和公司的有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十八條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,便于保管和利用。第二十九條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其它部門保存復(fù)印件或其它形式的公文副本。第三十條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。九、公文管理第三十一條公司文件由總管理部統(tǒng)一審核、用印、歸檔和銷毀。第三十二條各部門應(yīng)建立本部門公文處理的有關(guān)制度。第三十三條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第三十四條部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定辦理。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。十、附則第三十五條各部門對公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督察制度。第七章檔案管理制度一、總則為進(jìn)一步加強(qiáng)河北旭陽焦化有限公司(以下簡稱公司)檔案管理,保證檔案資料在企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)中的作用得以發(fā)揮,特制訂本制度。本制度所稱的檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對公司有保存價(jià)值的全部檔案(包括科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、文書檔案、聲像檔案)的總和。其構(gòu)成包括規(guī)章制度、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、生產(chǎn)技術(shù)等方面的信息資料、文件、圖紙、音像、磁盤。二、檔案管理工作操作模式1、公司檔案管理工作模式采用集中形式和網(wǎng)點(diǎn)形式的結(jié)合。公司科技、人事、文書檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)融資、黨委工會(huì)檔案由專業(yè)部門保管,其檔案資料的目錄索引、數(shù)量內(nèi)容統(tǒng)計(jì)表報(bào)綜合檔案室備案。2、財(cái)務(wù)融資、黨委工會(huì)每年材料形成電子檔案之后刻錄入可長久保存的載體(如光盤等)交與綜合檔案室保管。其文字材料由專業(yè)部門按國家規(guī)定制定保管期限表,到達(dá)保管期限的檔案材料由負(fù)責(zé)人編制銷毀記錄表和提出申請,由主管副總、總經(jīng)理簽批后,檔案室備案監(jiān)毀。3、生產(chǎn)技術(shù)、安全環(huán)保材料、勞動(dòng)工資材料、營銷文件報(bào)表等由職能部門積累,并有專人負(fù)責(zé)保管。于每年年初一月份匯總整理交與公司綜合檔案室。其中不納入檔案管理的原始文件材料由部門保管,期限為短期(1－3年),特殊有查考價(jià)值的可為定期(5年、)由部門制定具體期限表,報(bào)綜合檔案室備案。到期銷毀時(shí)由部門編制目錄,提出申請,主管副總批準(zhǔn),于每年年底報(bào)綜合檔案室集中銷毀。此項(xiàng)工作要納入各職能部門工作的程序中,納入部門經(jīng)理及指定負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)中。4、各部門辦理公司證照、項(xiàng)目批準(zhǔn)等重要事項(xiàng)完畢后,隨時(shí)將辦理過程組卷材料及結(jié)論性文件隨時(shí)移交檔案室。其中重要結(jié)論性文件按收到數(shù)量如實(shí)移交,如需使用辦理借閱手續(xù)。5、公司中、高層領(lǐng)導(dǎo)及管理員工外出參觀、開會(huì)、調(diào)研、對標(biāo)等業(yè)務(wù)辦理后帶回資料隨時(shí)交檔案室保管。6、公司工程項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目管理部門于工程竣工驗(yàn)收后移交公司綜合檔案室。零星項(xiàng)目于竣工驗(yàn)收后10天內(nèi)移交,重大建設(shè)項(xiàng)目于竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)移交。工程預(yù)結(jié)算資料可待辦理完畢后移交。超過期限給予主管領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人各100元考核并限期移交。7、公司工程項(xiàng)目資料歸檔前由項(xiàng)目管理部門自項(xiàng)目開工接收資料起每月月底將接收、發(fā)放(不含借閱)記錄(含原始交接手續(xù)復(fù)印件)、現(xiàn)有資料目錄報(bào)綜合檔案室備案。不及時(shí)備案給予工程資料管理員50元考核。8、工程項(xiàng)目資料發(fā)放使用中除給施工單位按合同規(guī)定圖紙?zhí)讛?shù)并按規(guī)定收回竣工圖外,其它我方人員、監(jiān)理方使用后必須完整交回。(項(xiàng)目管理部門簽訂施工合同時(shí)注意圖紙?zhí)讛?shù)的約定要保護(hù)公司資料的機(jī)密性)項(xiàng)目竣工后正式移交資料時(shí)依據(jù)接收發(fā)放的備案記錄。9、工程項(xiàng)目管理部門制定出自己的資料收集整理流程和項(xiàng)目資料收集負(fù)責(zé)人管理考核規(guī)定,報(bào)總管理部企管部門備案發(fā)放執(zhí)行。三、專業(yè)檔案歸檔范圍(一)工程檔案1、基本建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案a、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件;b、工程設(shè)計(jì)原始基礎(chǔ)材料;c、工程設(shè)計(jì)開工報(bào)告;d、初步設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)文件,包括方案設(shè)計(jì),初步設(shè)計(jì)書及附圖,主要設(shè)備表,概算書等;e、技術(shù)設(shè)計(jì)文件;f、施工圖設(shè)計(jì)文件,包括施工圖、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)算書等;g、施工現(xiàn)場設(shè)計(jì)服務(wù)文件,包括設(shè)計(jì)變更單,現(xiàn)場修改、補(bǔ)充文件等;h、工程會(huì)議紀(jì)要和工程大事記;i、工程設(shè)計(jì)總結(jié);j、設(shè)計(jì)單位招投標(biāo)文件。2、基本建設(shè)項(xiàng)目施工檔案a、施工準(zhǔn)備工作文件:包括工程施工承包合同(含招標(biāo)文件及中標(biāo)單位標(biāo)書),施工方案,開工報(bào)告,圖紙會(huì)審記錄、施工預(yù)算書。b、施工文件:包括建筑工程測量定位記錄,建筑工程沉降、位移觀測及變形記錄,設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單,施工日志何施工大事記等;c、施工驗(yàn)收總結(jié)文件:包括基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄,工程質(zhì)量檢查評定及缺陷處理文件,單機(jī)試車、無負(fù)荷聯(lián)動(dòng)試車記錄、交工驗(yàn)收證明,施工技術(shù)總結(jié)等。3、基本建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案a、開工執(zhí)照;b、竣工工程一覽表:包括各個(gè)單個(gè)單項(xiàng)工程的名稱、面積、層數(shù)、結(jié)構(gòu)以及主要工藝設(shè)備和裝置的目錄等;c、地質(zhì)勘察資料。d、工程竣工圖、工程設(shè)計(jì)變更記錄,施工變更洽商記錄(公司項(xiàng)目參照”保密工程”管理規(guī)定,工程竣工后需施工單位將全部圖紙資料交付我方,施工單位不得復(fù)制圖紙)e、竣工圖必須與竣工工程的實(shí)際情況完全相符;竣工圖應(yīng)具有明顯的”竣工圖”字樣標(biāo)志,并包括有名稱、制圖人、審核人和編制日期等基本內(nèi)容。還需加蓋設(shè)計(jì)單位印章。一張竣工圖上改動(dòng)部分超過40％,需重新繪制竣工圖。f、永久性水準(zhǔn)點(diǎn)和坐標(biāo)位置,建筑物、構(gòu)筑物基礎(chǔ)深度測量記錄g、工程施工過程中發(fā)生的質(zhì)量事故記錄,包括事故原因分析及處理結(jié)果等有關(guān)文件。h、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收證明文件。i、其它需要施工單位移交的文件和實(shí)物照片。4、工程預(yù)、決算資料。5、項(xiàng)目開工資料及工程使用、管理。維護(hù)、改擴(kuò)建中形成的資料。(二)生產(chǎn)技術(shù)檔案1、產(chǎn)品生產(chǎn)檔案a、有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖紙和技術(shù)文件,由生產(chǎn)技術(shù)部門負(fù)責(zé)積累整理收集。b、有關(guān)原材料的檢驗(yàn)報(bào)告,產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度過程中形成的各種文件(調(diào)度會(huì)議記錄、調(diào)度命令、產(chǎn)、供、銷協(xié)調(diào)會(huì)記錄,產(chǎn)品生產(chǎn)總結(jié)、新產(chǎn)品試制總結(jié)、產(chǎn)品、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等)。c、有關(guān)產(chǎn)品檢驗(yàn)所形成的統(tǒng)計(jì)資料、質(zhì)量狀況總結(jié),產(chǎn)品檢驗(yàn)有關(guān)技術(shù)性文件、報(bào)表,由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)積累。2、設(shè)備儀器檔案:a、有關(guān)設(shè)備的圖紙、圖冊、技術(shù)文件。b、設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件性材料,設(shè)備儀器運(yùn)行、維修紀(jì)錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料,由設(shè)備部門負(fù)責(zé)積累。3、技術(shù)管理方面:a、有關(guān)質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、能源、科技情報(bào)所形成的技術(shù)性文件。b、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量所形成的技術(shù)性文件材料。c、環(huán)保、安全所形成的技術(shù)性文件材料及其所形成的制度、規(guī)定材料由安環(huán)部積累。(三)供應(yīng)銷售檔案:1、有關(guān)企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種會(huì)議記錄、文件。2、有關(guān)銷售合同、協(xié)議、意向書、市場經(jīng)濟(jì)信息、廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料。3、有關(guān)物資供應(yīng)、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種合同、市場分析報(bào)告、信息匯總、計(jì)劃報(bào)表、規(guī)章制度等各類文件材料。(四)人事檔案:1、有關(guān)定額、定員、勞力調(diào)配、勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)章制度、報(bào)表、標(biāo)準(zhǔn)、原始憑證、介紹信、調(diào)令存根、員工信息報(bào)表、勞動(dòng)合同花名冊及臺(tái)帳、參加養(yǎng)老、失業(yè)等保險(xiǎn)人員名單及變更記錄、人事分析等各類文件材料。2、培訓(xùn)方面:有關(guān)員工培訓(xùn)計(jì)劃、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)練兵、競賽、晉級考試等工作試題、標(biāo)準(zhǔn)答案試卷、成績表、總結(jié)、規(guī)章制度等各種文件材料。(五)財(cái)務(wù)檔案有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的賬冊、報(bào)表、憑證和財(cái)務(wù)分析等文件。(六)黨、工、團(tuán)檔案:1、有關(guān)企業(yè)黨務(wù)工作的組織、宣傳、人事、保衛(wèi)、技檢等工作中形成的報(bào)告、會(huì)議記錄、決議、決定、工作總結(jié)、工作安排計(jì)劃、規(guī)章制度、條例、紀(jì)律條文等各種文件材料2、工會(huì)、共青團(tuán)工作中各種規(guī)章制度、條例、通知、總結(jié)、會(huì)議記錄、決議、決定、工作安排計(jì)劃、報(bào)告,發(fā)展規(guī)劃等各種文件材料,由工會(huì)、共青團(tuán)負(fù)責(zé)整理存檔。(七)文書檔案1、有關(guān)公司歷史的法律文件單獨(dú)歸類保管,如公司設(shè)立,章程修改、變更,董事會(huì)變更,董事會(huì)決議,授權(quán)書等。此類文件不論公司任何系統(tǒng)任何部門保存收集后必須隨時(shí)統(tǒng)一移交公司檔案室存檔。特殊情況只有一份原件對外使用后,必須移交復(fù)印件或掃描件。2、房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料和其它生產(chǎn)、工程項(xiàng)目方面有效許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等及其審批、管理文件材料以及各系統(tǒng)各類榮譽(yù)證書。各部門收到后及時(shí)移交綜合檔案室并移交相關(guān)過程性材料。2、集團(tuán)公司有關(guān)管理制度、規(guī)定和有關(guān)我公司人事機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、人員編制的文件材料;各級政府機(jī)關(guān)發(fā)送我公司各類行文、通知和有關(guān)我公司主要事務(wù)的請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等;與我公司有合作關(guān)系的企業(yè)單位的公文、函件等。3、公司對外重要事務(wù)的申請、函等的紅頭文件及對外的公告、決定、通知等;公司工程項(xiàng)目對外報(bào)送的審批材料;一般介紹信、臨時(shí)事件的請示。各部門對外的請示如收到批復(fù)必須及時(shí)交到公司檔案室(含主管領(lǐng)導(dǎo)在原請示上以簽字代批復(fù)),不交回