科技檔案專題培訓(xùn)課件

科技檔案2023/5/252科技文件和科技檔案的定義科學(xué)技術(shù)文件材料（科技文件）記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)、設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱，以下簡(jiǎn)稱科技文件?？茖W(xué)技術(shù)檔案（科技檔案）國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件，以下簡(jiǎn)稱科技檔案。2023/5/253科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的條件■１、科技檔案是科技生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的科技文件轉(zhuǎn)化而來的?！觯病⒖萍紮n案是一組經(jīng)過系統(tǒng)整理、具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件的集合體，而不是科技文件的簡(jiǎn)單組合?！觯?、科技檔案是履行了移交歸檔手續(xù)、集中保管的科技文件。2023/5/254科技文件的質(zhì)量科技文件的質(zhì)量包括內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面：內(nèi)在質(zhì)量（內(nèi)容質(zhì)量）——科技文件內(nèi)容必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備，與科技活動(dòng)實(shí)際相符合，其內(nèi)容、深度和記錄格式應(yīng)符合有關(guān)的現(xiàn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。外在質(zhì)量（載體質(zhì)量）——主要涉及科技文件的載體（如：紙張、磁盤、光盤等）是否耐久和安全可靠；記錄方式（材料）（書寫字跡、印制字跡、磁記錄、光盤刻錄等）是否耐久、合格?？萍紮n案的質(zhì)量科技檔案質(zhì)量包括兩個(gè)方面：內(nèi)在質(zhì)量、外在質(zhì)量（外在包括載體質(zhì)量質(zhì)量和整理質(zhì)量）?？萍紮n案質(zhì)量總的要求是：內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，編制規(guī)范，簽章手續(xù)完備，載體和書寫印制材料符合檔案保護(hù)要求，分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范，整理符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？萍紮n案質(zhì)量的核心———完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2023/5/256科研檔案科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。成套性特征按課題成套。圍繞一項(xiàng)課題的研究活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的科技文件構(gòu)成一套科研檔案。內(nèi)容構(gòu)成：按科研活動(dòng)的一般程序與規(guī)律分五個(gè)階段形成科技文件研究準(zhǔn)備階段研究實(shí)驗(yàn)階段總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)階段推廣應(yīng)用階段2023/5/257產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案，是指工業(yè)產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、研制和制造活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。

成套性特征按型號(hào)成套。圍繞一個(gè)型號(hào)工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和制造活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的文件構(gòu)成一套產(chǎn)品檔案。內(nèi)容構(gòu)成：產(chǎn)品研發(fā)的一般程序：計(jì)劃準(zhǔn)備階段設(shè)計(jì)與開發(fā)階段

試制與鑒定階段

產(chǎn)品生產(chǎn)階段

產(chǎn)品銷售階段

2023/5/258建設(shè)項(xiàng)目檔案建設(shè)項(xiàng)目檔案建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、使用、維修和維護(hù)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。

成套性特征按建設(shè)項(xiàng)目成套。圍繞一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)行所形成的具有保存價(jià)值的文件構(gòu)成一套項(xiàng)目建設(shè)檔案。

內(nèi)容構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目基本程序:項(xiàng)目建議書階段可行性研究階段設(shè)計(jì)階段建設(shè)準(zhǔn)備階段建設(shè)實(shí)施階段竣工驗(yàn)收階段后評(píng)估階段2023/5/259設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案指各單位作為固定資產(chǎn)購置的各種機(jī)器設(shè)備、車輛船舶、儀器儀表等設(shè)備儀器在購置（自制）、使用、維修中形成的有價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。

成套性特征按型號(hào)成套。在實(shí)際工作中當(dāng)同一種型號(hào)的彼此相對(duì)獨(dú)立的設(shè)備有若干臺(tái)時(shí)，為便于設(shè)備的管理和使用往往是圍繞一臺(tái)設(shè)備的購置、使用和維修活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的文件組成一套設(shè)備檔案，即按單機(jī)成套

內(nèi)容構(gòu)成設(shè)備儀器按其來源可分為：自制設(shè)備外購設(shè)備2023/5/2510一、科技檔案整理依據(jù)1、國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-20081989年首次發(fā)布，2000年第一次修訂，2008年第二次修訂?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》

GB/T50328-2001其它有關(guān)的國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（略）2023/5/25112、企事業(yè)單位制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

企事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定以下檔案業(yè)務(wù)規(guī)范：☆

文件、檔案整理規(guī)范☆檔案分類方案或“檔案分類大綱及編號(hào)方案”（包含科技檔案）☆文件歸檔范圍和檔案保管期限表（包含科技檔案）☆

特殊載體檔案管理規(guī)范2023/5/2512二、科技檔案整理方法和流程

整理工作是科技檔案管理工作的重要業(yè)務(wù)內(nèi)容。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，才能使科技檔案處于有序狀態(tài)，便于保管和利用。2023/5/2513

從一個(gè)科技項(xiàng)目文件材料的形成到轉(zhuǎn)化為一套科技檔案的全過程來說，它的整理工作一般是通過兩個(gè)工作過程來完成的。第一個(gè)過程：在科技文件形成以后和歸檔以前，由科技業(yè)務(wù)部門（項(xiàng)目部門），即科技文件的形成者，在科技檔案部門的協(xié)助、指導(dǎo)下所進(jìn)行的整理工作。其主要內(nèi)容是對(duì)文件材料進(jìn)行鑒別、分類，組成案卷，并對(duì)案卷進(jìn)行基本的編目工作。第二個(gè)過程：科技文件材料經(jīng)過第一個(gè)整理過程歸檔以后，由檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理工作（已不同于第一個(gè)過程中的整理工作）。其主要內(nèi)容包括：對(duì)收進(jìn)的科技檔案案卷進(jìn)行科學(xué)分類、排列和編制檔號(hào)等工作。2023/5/2514科技檔案整理工作內(nèi)容包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠?。系統(tǒng)整理：對(duì)收集的科技文件進(jìn)行分類、排列和組卷，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映科技文件的內(nèi)在聯(lián)系。以遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用為原則；科學(xué)編目：編制頁號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面、案卷脊背和案卷目錄等，用以固定系統(tǒng)整理的成果，并揭示各類案卷的內(nèi)容構(gòu)成。

2023/5/2515

（一）將科技文件按項(xiàng)目分開；（二）依據(jù)《XXX科技文件材料歸檔范圍》判定（鑒定）每一份科技文件是否在歸檔范圍（是否有保存價(jià)值）；（三）依據(jù)《XXX檔案分類方案》對(duì)同一項(xiàng)目有保存價(jià)值的每一份科技文件進(jìn)行歸類，確定其所屬的類目、分類號(hào)。第一步分類2023/5/2516

組卷是科技檔案整理中最關(guān)鍵的步驟，要認(rèn)識(shí)案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。◆組卷的含義：把一組有內(nèi)在聯(lián)系的文件，以案卷的形式組合在一起，形成能表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，且便于保管和利用的基本單元“案卷”。

第二步組卷

2023/5/2517組卷原則★

遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用?！艚M卷要在一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)科研課題、一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目、一套設(shè)備儀器）范圍內(nèi)進(jìn)行，對(duì)具有相同分類號(hào)的文件進(jìn)行合理的組合。2023/5/2518組卷要求(GB/T11822)★案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)齊全、完整,簽章手續(xù)完備。★

案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。2023/5/2519組卷方法★

針對(duì)具體項(xiàng)目（產(chǎn)品、科研、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器）的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?！?/p>

科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷。★

成冊(cè)、成套的科技文件材料宜保持其原有形態(tài)。◆不破壞原來的保管單位及排列順序。2023/5/2520組卷方法

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通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。

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底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。2023/5/2521組卷方法★

產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注?！?/p>

產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。2023/5/2522

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1、科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或案卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。◆沒有譯文的外文資料，要求翻譯標(biāo)題。★

2、案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。

第三步案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列★

3、科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列?！?/p>

4、產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列★5、建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期（依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件）、項(xiàng)目設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。

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6、設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。2023/5/2525卷內(nèi)科技文件的排列

卷內(nèi)文材料的排列通常是按照科技文件材料在形成時(shí)編制的目錄進(jìn)行的（總圖目錄、初步設(shè)計(jì)目錄、隨機(jī)文件目錄等）?？萍嘉募牧蠜]有目錄或原目錄不能適應(yīng)組卷的排列時(shí)需重新排列。卷內(nèi)科技文件材料的排列方法當(dāng)如下：2023/5/2526卷內(nèi)文件的排列（文字材料案卷）1、按重要程度排列重要的在前，次要的在后。如：成果性材料—原始材料—中間性材料；2、按時(shí)間順序排列，形成時(shí)間早的在前，晚的在后；3、按隸屬關(guān)系或邏輯關(guān)系排列，如：來文與復(fù)文關(guān)系，復(fù)文在前，來文在后；主件與附件關(guān)系，主件在前，附件在后；正文與原稿關(guān)系，正文在前，原稿在后。4、如果有譯文的外文資料，一般要求譯文在前，其相對(duì)應(yīng)的原文在后。2023/5/2527卷內(nèi)文件的排列（圖樣材料案卷）■圖樣材料按專業(yè)、圖號(hào)排列按原有圖樣目錄順序排列；沒有圖樣目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列，先總后分，先大后小的原則排列，總的順序?yàn)椋嚎倛D在前，其他圖樣在后；組件在前，部件圖、零件圖在后。◆例a

：機(jī)械產(chǎn)品圖樣材料，按圖樣的隸屬關(guān)系排列，如總圖—組件圖—部件圖—零件圖；◆例b

：建筑工程圖樣材料，按圖樣形成的前后順序排列，如總體布置圖—平面圖—大樣圖?？傮w性、系統(tǒng)性的圖樣在前，局部性、細(xì)部性的在后。2023/5/2528卷內(nèi)文件的排列（圖文混合案卷）案卷內(nèi)既有圖樣，又有文字材料，一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

成冊(cè)材料與零散文件（包括圖紙）組成一卷時(shí)，零散文件在前，成冊(cè)材料放在后面。2023/5/2529

第四步文件折疊、裝訂、編頁號(hào)1、案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》GB/T10609.3。2、破損的科技文件應(yīng)修復(fù)。3、幅面小于A4且影響裝訂的科技文件要裱貼在A4紙上。4、裝訂線外有字跡的要加邊。5、成冊(cè)科技文件小于A4不用加工。6、應(yīng)剔除卷內(nèi)文件上容易銹蝕的金屬物。裝訂前2023/5/2530《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》

GB／T10609．3……3.1折疊后的圖紙幅面一般應(yīng)有A4(210mm×297mm)或A3(297mm×420mm)的規(guī)格。對(duì)于需裝訂成冊(cè)又無裝訂邊的復(fù)制圖，折疊后的尺寸可以是190mm×297mm或297mm×400mm。當(dāng)粘貼上裝訂膠帶(見附錄A)后，仍應(yīng)具有A4或A3的規(guī)格。3.2無論采用何種折疊方法，折疊后復(fù)制圖上的標(biāo)題欄均應(yīng)露在外面。3.3根據(jù)需要，可從本標(biāo)準(zhǔn)中任選取一種規(guī)定的折疊方法?！?023/5/2531裝訂兩種裝訂方式：案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。裝訂要求：符合檔案保護(hù)要求。裝訂所用材料必須對(duì)文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂后要求達(dá)到結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀與復(fù)制。裝訂位置：左側(cè)裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。2023/5/2532裝訂方法①以件為單位裝訂的一般用線裝訂（縫紉機(jī)裝訂、較厚的文件用棉線“三孔一線”裝訂）。

②

整卷裝訂的一般采用棉線“三孔一線”裝訂。2023/5/2533

“三孔一線”的裝訂方式。兩端孔距約180mm，中孔到邊孔距離約90mm，裝訂線距訂口15—20mm。2023/5/2534卷內(nèi)科技文件頁號(hào)的編寫★1、案卷內(nèi)科技文件以件為編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁?！?/p>

2、已有頁號(hào)的，不必重新編寫頁號(hào)；★

3、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。加蓋檔號(hào)章1.以件為單位裝訂的應(yīng)在每份文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章；2.在不裝訂的每張圖紙標(biāo)題欄附近空白處加蓋檔號(hào)章；3.整卷文件材料裝訂在一起（未與內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄裝訂在一起）的案卷首頁空白處需加蓋檔號(hào)章，此時(shí)序號(hào)不填寫。2023/5/2536

編制卷內(nèi)目錄是將卷內(nèi)文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需?！艟韮?nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

第五步編制卷內(nèi)目錄、備考表2023/5/25372023/5/2538卷內(nèi)目錄編制①序號(hào)：應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。

每卷從“1”起依次標(biāo)注文件在卷內(nèi)排列的順序，一份文件一個(gè)序號(hào)，案卷之間序號(hào)不能連續(xù)編寫。②文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。③責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

2023/5/2539卷內(nèi)目錄編制④文件題名：應(yīng)填寫文件的全稱。文件沒有題名的，應(yīng)

由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名?！鑫募}名不準(zhǔn)確、不明確、不完整的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫題名。題名中擬寫增加的部分應(yīng)加“[]”括上。2023/5/2540卷內(nèi)目錄編制⑤日期：應(yīng)填寫文件的形成時(shí)間——年、月、日。應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，年度應(yīng)填寫四位數(shù)字；月、日應(yīng)填寫兩位數(shù)字，月、日不足兩位的前面補(bǔ)0，如：20150410。

⑥頁數(shù)：應(yīng)填寫每件文件的總頁數(shù)。

頁號(hào)：應(yīng)填寫每件文件的起始頁號(hào)或起止頁號(hào)。⑦備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。⑧檔號(hào)。由全宗號(hào)，分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。2023/5/2541編制卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀況記錄單。卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供利用過程中需要說明的問題。并由立卷人、檢查人簽字，以確認(rèn)卷內(nèi)文件內(nèi)容的真實(shí)、有效、準(zhǔn)確與齊全。2023/5/25422023/5/2543

卷內(nèi)備考表編制

①說明：包括案卷內(nèi)科技文件材料的總件數(shù)、總頁數(shù)以及組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。②立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。③立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。④檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是形成部門或科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。

2023/5/2544卷內(nèi)備考表編制⑤檢查日期：應(yīng)填寫審核的時(shí)間。⑥互見號(hào)：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括上。⑦檔號(hào)。由全宗號(hào)，分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。

卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后。2023/5/2545檔號(hào)：J1.4-009

卷內(nèi)備考表互見號(hào)：JG-017（光盤）說明：

1、本卷有文件材料27件，共235頁。其中附圖5張,照片3張。

2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件，原件見J1·4—004案卷。

立卷人：年月日檢查人：年月日2023/5/2546

第六步編制案卷封面、脊背卷盒外表規(guī)格為：310mm×220mm，脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定；卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。2023/5/25472023/5/2548案卷封面編制案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面，亦可采用案卷內(nèi)封面形式（虛線內(nèi)為提示項(xiàng)）?！魞?nèi)封面的規(guī)格要與卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表的規(guī)格相一致，A4型（297mm×210mm）案卷封面內(nèi)容：檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)。2023/5/2549案卷封面編制①案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。案卷題名由立卷人擬寫。

2023/5/2550案卷題名的擬寫要求

擬寫案卷題名要注意以下幾點(diǎn)：1、案卷題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)。比如：“某某工程前期文件材料”。

2、內(nèi)容表達(dá)要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。

案卷題名的擬寫要求3、盡量不要使用序數(shù)詞，比如“某某項(xiàng)目施工文件材料（1）”、“某某項(xiàng)目施工文件材料（2）”；還要注意盡量不要使用相同的題名，要用各種方式把案卷題名區(qū)分開來，比如用階段、單項(xiàng)工程名稱、標(biāo)段、專業(yè)、樁號(hào)等，而不要使用序數(shù)詞來區(qū)分。

4、能標(biāo)出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設(shè)備說明書、安裝說明”，不寫成“某某設(shè)備文件材料”。案卷封面編制立卷單位：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位。

起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚時(shí)間——年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字）。

如：2011年5月17日—2011年8月30日

2023/5/2553案卷封面編制

④保管期限：應(yīng)填寫組卷時(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。⑤密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

⑥檔號(hào)：由全宗號(hào)，分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。

2023/5/2554檔號(hào)檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定?！羧谔?hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。（DA/T42-2009）分類號(hào)：應(yīng)根據(jù)對(duì)本單位檔案分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。目錄號(hào)：應(yīng)填寫目錄編號(hào)。案卷號(hào)：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。2023/5/2555檔號(hào)結(jié)構(gòu)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》DA/T13-1994

檔號(hào)結(jié)構(gòu)有三種：全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)企事業(yè)單位科技類檔案號(hào)基本結(jié)構(gòu)：“全宗號(hào)—分類號(hào)—案卷號(hào)”或“