單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作流程

年5月29日單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作流程文檔僅供參考單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作流程單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊,架構(gòu)如下:訂貨單處理訂貨單處理生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)度與安排單證工作室接單訂單處理安排出貨常規(guī)排產(chǎn)加單代理商庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)代理商庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)匯總盤(pán)庫(kù)表收集數(shù)據(jù)匯總盤(pán)庫(kù)表收集一、訂貨單處理:接單(即接受各客戶(hù)傳真回廠(chǎng)的訂貨單):由于單證工作室成員分微波爐/空調(diào)/小家電三個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤,在訂單的接受上需分清楚產(chǎn)品線(xiàn)。訂單處理:訂單收悉后處理圖表分析:訂單業(yè)務(wù)員訂單業(yè)務(wù)員我司業(yè)務(wù)人員簽名及購(gòu)貨單位公章①訂單價(jià)格是否超常規(guī)③財(cái)務(wù)帳面是否欠款④分配貨源⑤計(jì)算車(chē)位,叫車(chē),送財(cái)務(wù)打單⑥車(chē)隊(duì)初審NO則重做訂單YES,走下一步初步核實(shí)貨源,查看是否有型號(hào)斷貨②初步核實(shí)貨源,查看是否有型號(hào)斷貨②YES,走下一步超常規(guī),沒(méi)報(bào)告則通知無(wú)貨源則業(yè)務(wù)員打報(bào)告申請(qǐng)通知業(yè)務(wù)員是否要沒(méi)超政策或超政策但有報(bào)告申請(qǐng)則走下一步改單,改何種型號(hào)欠款則告知業(yè)務(wù)員補(bǔ)齊手續(xù)同時(shí)又回到起初的作單流程無(wú)欠款則開(kāi)始做單貨源無(wú)問(wèn)題開(kāi)始計(jì)算車(chē)位運(yùn)輸調(diào)度員安排車(chē)隊(duì)實(shí)際發(fā)貨業(yè)務(wù)員填寫(xiě)訂貨單注意事項(xiàng):業(yè)務(wù)員需在客戶(hù)回傳公司的訂貨單上留下自己的姓名及聯(lián)系方式。根據(jù)當(dāng)天公司發(fā)給各營(yíng)銷(xiāo)中心的庫(kù)存表協(xié)助客戶(hù)做次日的訂貨單。核實(shí)價(jià)格是否超常規(guī),如有特殊價(jià)格一定要事前報(bào)告申請(qǐng),并在回傳公司的定單上注明清楚報(bào)告內(nèi)容及日期。如代理商帳面余額不足,出具了銀行承兌匯票、支票、或匯票,則業(yè)務(wù)人員應(yīng)將原件仔細(xì)核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后第一時(shí)間EMS回公司,并在復(fù)印件上簽名后傳真回公司以便第一時(shí)間能發(fā)貨,如果該票是背書(shū)的銀行承兌,則連同票據(jù)的背面都要傳真過(guò)來(lái);(業(yè)務(wù)員是首先收到票據(jù)的人,因此一定要注意看這張票據(jù)的蓋章是否清晰,收款人的帳號(hào)和名稱(chēng)有沒(méi)有寫(xiě)錯(cuò);還要注意看這張票據(jù)的客戶(hù)所屬的銀行是否屬于保兌倉(cāng)的銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌,如果此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌,那就必須要先請(qǐng)示集團(tuán)公司副總裁同意才能收下)。如帳面余額不足,短時(shí)間內(nèi)又無(wú)法辦款,則要求訂貨客戶(hù)出具欠款委托書(shū),說(shuō)明欠款時(shí)間,發(fā)貨金額,報(bào)公司批示后方可發(fā)貨。如有需要安排隨貨走的臨時(shí)贈(zèng)品、宣傳資料請(qǐng)?jiān)谟唵紊项~外注明。在做宣傳資料申請(qǐng)數(shù)量時(shí)要求與終端科協(xié)商好具體出庫(kù)數(shù)量。如代理商發(fā)貨至異地倉(cāng),業(yè)務(wù)人員需要求訂貨單位開(kāi)具委托書(shū)注明收貨地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà),與訂單一同回傳公司,并在訂單的右上角處明確注明發(fā)至異地(?)。單證計(jì)劃科處理訂貨單注意事項(xiàng):單證計(jì)劃組接受到定單后,首先檢查訂單上是否有我司業(yè)務(wù)人員的簽名,以及購(gòu)貨單位的公章。無(wú)公章,通知業(yè)務(wù)人員要求訂貨單位蓋章確認(rèn)后再重傳公司。初步查看所訂型號(hào)是否有斷貨,如某型號(hào)斷貨則聯(lián)系業(yè)務(wù)人員是否調(diào)整,如有調(diào)整則將此份訂單作廢,避免重復(fù)做單。如業(yè)務(wù)告知無(wú)須調(diào)整則待貨源齊全后再補(bǔ)單。核對(duì)產(chǎn)品價(jià)格是否正常,有沒(méi)有特殊性,如價(jià)格特殊,則在各地區(qū)報(bào)告文件夾中查找是否有特殊報(bào)告申請(qǐng),并將此報(bào)告與訂單附在一塊作為審核的依據(jù)。如沒(méi)有特殊申請(qǐng)而價(jià)格又特殊則與業(yè)務(wù)員電話(huà)溝通,詢(xún)問(wèn)清楚情況,要求打報(bào)告申請(qǐng)。經(jīng)過(guò)內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)查詢(xún)客戶(hù)帳面是否有余款,核實(shí)余款是否足夠發(fā)貨。如余額不夠,查看業(yè)務(wù)人員在訂單回傳公司的同時(shí)是否有相關(guān)銀行票據(jù)一起回傳。如有票據(jù),則打開(kāi)內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)將新回傳的票據(jù)輸入系統(tǒng)內(nèi),在輸入票據(jù)的過(guò)程中要核實(shí)是否重復(fù)輸入。要求業(yè)務(wù)人員將原件必須以最快時(shí)間EMS回總部。票據(jù)原件回廠(chǎng)后首先入內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng),注意是否有重復(fù)登記,并在筆記本上登記后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門(mén)。如余額不足,又無(wú)任何票據(jù)則查看是否有超過(guò)公司給與各客戶(hù)的信用額度,如超過(guò)信用額度則查看是否有公司總部批示過(guò)的由營(yíng)銷(xiāo)中心打的申請(qǐng)報(bào)告以及客戶(hù)出具”到期付款保證書(shū)”,保證書(shū)欠款額度100以下俞堯昌副總裁批示即可,欠款額度100萬(wàn)以上要求執(zhí)行總裁批示。這一方面也是為了保障公司的利益,規(guī)范工作制度。另外要求些都是很重要的。貨款問(wèn)題注意細(xì)節(jié):原則上:發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。票據(jù)類(lèi)型:匯票、銀行承匯(三方銀行承匯必須按”銀行提貨單”金額提貨)、電匯(新單位必須貨款到我司帳戶(hù)中方可發(fā)貨)、支票(只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門(mén)、佛山)。當(dāng)收到票據(jù)后,先檢查票據(jù)是否有問(wèn)題,如蓋章模糊、字體不規(guī)范。復(fù)印一式四份,留檔、給財(cái)務(wù)(2份)、出納;原件登記在本子上并給出納簽收;若遇到退票的,如蓋章不清,超過(guò)三次背書(shū)的,馬上退回辦事處重辦,并定期跟蹤情況,直到寄回公司。做好全國(guó)三方客戶(hù)(保兌倉(cāng))的余額明細(xì)表,要是有票據(jù)快要期的客戶(hù)時(shí),要馬上提醒業(yè)務(wù)員去跟進(jìn),讓客戶(hù)盡快到三方銀行存錢(qián)辦提貨通知書(shū)。抓緊資金回籠,公司總部對(duì)業(yè)務(wù)員前期已傳真過(guò)來(lái)的匯票、銀承或電匯底單,超過(guò)10天還未寄回公司財(cái)務(wù)的,除電話(huà)通知她們立即寄回外,還要將客戶(hù)名稱(chēng)、票號(hào)、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名單登記清楚,如果超過(guò)20天還未寄回或者換了票不通知公司的,除要業(yè)務(wù)員說(shuō)明清楚原因外,給予一定的扣罰。返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨?客戶(hù)必確認(rèn)我司財(cái)務(wù)的”財(cái)務(wù)對(duì)帳單”,再由客戶(hù)出保證書(shū),方可發(fā)貨。分配貨源將當(dāng)前庫(kù)存型號(hào)結(jié)合各地區(qū)訂單情況進(jìn)行分配,根據(jù)各業(yè)務(wù)主管的要求安排貨源計(jì)算車(chē)位,安排贈(zèng)品根據(jù)分配好貨源的訂單開(kāi)始計(jì)算車(chē)位,超過(guò)整車(chē)車(chē)位或略少與整車(chē)的訂單與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系略做調(diào)整,保證整車(chē)出貨,盡量避免走臨擔(dān),因?yàn)楫?dāng)前運(yùn)費(fèi)空漲,公司承擔(dān)了很大運(yùn)輸壓力。每做一份訂貨單的同時(shí),要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈(zèng)品、樣機(jī)和資料隨貨走,還要注意這個(gè)要發(fā)貨的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價(jià)中下浮返利差價(jià);注意準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品裝車(chē)貨運(yùn)量,如果該客戶(hù)走的是零擔(dān),就必須要在訂單上注明清楚;如果遇到是第一次發(fā)貨的客戶(hù),就要讓業(yè)務(wù)員提前提供資料——單位全稱(chēng)、收貨詳細(xì)地址、聯(lián)系人電話(huà)、收貨時(shí)間、貨倉(cāng)在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車(chē)通行有無(wú)限制、有無(wú)裝卸工人,要提醒業(yè)務(wù)員該客戶(hù)由于是首次發(fā)貨,因此該客戶(hù)的票據(jù)要收到正本、電匯要到公司帳戶(hù)上才能安排發(fā)貨,等等。具體明細(xì)見(jiàn)附表一:安排出貨:做好計(jì)劃單后,根據(jù)計(jì)劃單叫車(chē),即安排運(yùn)輸車(chē)隊(duì)次日來(lái)廠(chǎng)裝貨。將做好的計(jì)劃單送財(cái)務(wù)單證組打單。財(cái)務(wù)打單人員按”產(chǎn)品訂貨單”打印成”產(chǎn)品提貨通知單”?！碑a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用:第一聯(lián)業(yè)務(wù)科存查——財(cái)務(wù)打單人員存檔第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)存——倉(cāng)庫(kù)計(jì)帳員計(jì)帳第三聯(lián)財(cái)會(huì)部門(mén)結(jié)算——財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第四聯(lián)銷(xiāo)售計(jì)提及財(cái)務(wù)結(jié)算——財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第五聯(lián)送貨回單——運(yùn)輸公司運(yùn)費(fèi)結(jié)算第六聯(lián)業(yè)務(wù)員存——相關(guān)業(yè)務(wù)員記帳存檔第七聯(lián)隨貨同行——運(yùn)輸司機(jī)存檔第八聯(lián)門(mén)衛(wèi)放行——保衛(wèi)科存檔將打好的產(chǎn)品提貨通知單交財(cái)務(wù)科審核,蓋”發(fā)出商品專(zhuān)用章”確認(rèn)。將蓋好章的計(jì)劃單轉(zhuǎn)交運(yùn)輸調(diào)度員,運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸公司的車(chē)輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。并在”產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車(chē)號(hào)。安排車(chē)隊(duì)司機(jī)去倉(cāng)庫(kù)提貨。財(cái)務(wù)打單員與次日上午根據(jù)前一天發(fā)運(yùn)的具體情況(發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車(chē)號(hào)、備注等),匯總數(shù)據(jù)發(fā)電子郵件至各地辦事處。如果運(yùn)輸車(chē)隊(duì)出現(xiàn)任何問(wèn)題:各運(yùn)輸公司的路線(xiàn)由計(jì)劃調(diào)度員提供聯(lián)系方式;在途車(chē)輛直按向運(yùn)輸公司有關(guān)人員查詢(xún),當(dāng)天所有訂單處理完畢后,根據(jù)倉(cāng)庫(kù)條碼系統(tǒng)查詢(xún)當(dāng)日庫(kù)存情況,并發(fā)全國(guó)營(yíng)銷(xiāo)中心,方便各各客戶(hù)、業(yè)務(wù)員清晰知道公司里到底哪些型號(hào)有貨、哪些型號(hào)無(wú)貨,無(wú)貨的型號(hào)預(yù)計(jì)在哪天生產(chǎn),確保她們能準(zhǔn)確掌握公司最新的產(chǎn)品庫(kù)存信息。同時(shí),我們還要注意產(chǎn)品庫(kù)存的準(zhǔn)確性,要是成品倉(cāng)里存在質(zhì)量問(wèn)題而不能正常出貨的產(chǎn)品,請(qǐng)技術(shù)部和倉(cāng)庫(kù)人員第一時(shí)間電話(huà)通知,避免由于倉(cāng)庫(kù)沒(méi)貨裝而導(dǎo)致整天改單據(jù),浪費(fèi)公司資源,重復(fù)工作。二、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)度與安排1)每月20日做下月的常規(guī)生產(chǎn)計(jì)劃:各營(yíng)銷(xiāo)中心必須按產(chǎn)品訂貨單填寫(xiě)下月各地區(qū)所需要型號(hào)數(shù)量、贈(zèng)品數(shù)量。與生產(chǎn)部門(mén)協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)的建議做出適當(dāng)調(diào)整注意:由于生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)必須以下月的銷(xiāo)售目標(biāo)的指定為前提,因此需要各業(yè)務(wù)部門(mén)的大力配合,每月20日前將下月的要貨計(jì)劃回傳公司,且務(wù)必確保計(jì)劃的準(zhǔn)確性,可靠性。2)據(jù)實(shí)際提貨及時(shí)跟進(jìn)生產(chǎn),安排計(jì)劃:與公司計(jì)劃調(diào)度中心的人員溝通好,當(dāng)遇到有部分貨源在有計(jì)劃生產(chǎn)的前提下,而公司庫(kù)存數(shù)量不多,但比較暢銷(xiāo)的型號(hào)斷貨時(shí),要主動(dòng)向計(jì)劃員反映,請(qǐng)她們馬上協(xié)調(diào)車(chē)間安排生產(chǎn),爭(zhēng)取不讓暢銷(xiāo)型號(hào)斷貨太久,喪失市場(chǎng)份額。三、代理商庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月30—31號(hào)收集各營(yíng)銷(xiāo)中心代理商庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表根據(jù)收集齊全的盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行匯總分析,并報(bào)集團(tuán)公司副總裁閱。盤(pán)點(diǎn)表的格式由計(jì)劃單證科不斷更新。即盤(pán)庫(kù)表格里的產(chǎn)品型號(hào)要隨著有新型號(hào)的增加而不斷地更新,然后發(fā)E-mail給全國(guó)辦事處。代理商庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)要求一定要準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)人員要結(jié)合當(dāng)月客戶(hù)的進(jìn)銷(xiāo)存情況進(jìn)行實(shí)地盤(pán)庫(kù),不能僅僅憑借代理商提供的數(shù)據(jù)就回傳公司,一定要確?？蛻?hù)盤(pán)庫(kù)的準(zhǔn)確性。流程分析:以上是單證計(jì)劃科的大致工作流程,經(jīng)過(guò)具體工作時(shí)的流程跟蹤我們發(fā)現(xiàn),每個(gè)環(huán)節(jié)一旦出了問(wèn)題,單證計(jì)劃工作室的科員就需要電話(huà)聯(lián)系業(yè)務(wù)人員,告訴相關(guān)變動(dòng)信息,如此大量的重復(fù)的工作耗費(fèi)了我們80%的精力,也就是說(shuō)做單前的準(zhǔn)備工作(也就是價(jià)格的核實(shí),帳務(wù)問(wèn)題的處理以及貨源的安排)耗用了我們超過(guò)一半的時(shí)間,真正安排做單計(jì)算車(chē)位發(fā)貨的時(shí)間三分之一都不到,因此在流程的處理上很容易出現(xiàn)斷檔。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō):財(cái)務(wù)單證是需要計(jì)劃單才可打單,而由于我們一小時(shí)中前48分鐘是用來(lái)準(zhǔn)備資料,要在后12分鐘才能將做好的計(jì)劃單出來(lái)送交財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)單證組才能進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作,而如果我們準(zhǔn)備資料的時(shí)間只需要花25—30分鐘那么我們就能夠?qū)⒋騿螘r(shí)間提前,那么也就能夠更快進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié),大大提高我們的工作效率。經(jīng)過(guò)以上分析我們不難發(fā)現(xiàn),大量的重復(fù)性的勞動(dòng)是制約我們工作效率的主要就矛盾。在訂單數(shù)量較小,貨源得以保障的時(shí)候,此種流程的建立還是可行的,主要矛盾突顯不出來(lái),只要工作人員對(duì)工作流程熟悉,工作強(qiáng)度不大也還算流暢?？梢坏唵螖?shù)量急劇增加,方案變換頻繁,大量的重復(fù)性工作的矛盾就益創(chuàng)造顯了。針對(duì)這一現(xiàn)象建議如下:生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大化要求我們批量生產(chǎn)我們所需要的產(chǎn)品,不但能夠提高勞動(dòng)生產(chǎn)率也能夠節(jié)省人力。同樣在管理中我們也需要有這樣的思維理念。我們需要要求我們的工作人員在遇到問(wèn)題的時(shí)候批量處理,由于問(wèn)題同質(zhì)化頻率很高,那么在處理的時(shí)候需要集中處理,各個(gè)擊破。不能分別攻占,強(qiáng)行突破。也就是說(shuō)工作人員在處理訂單的過(guò)程中需要按照一個(gè)流程走完后再去走另一個(gè)流程,不能流程沒(méi)有走完就因?yàn)槟承┨厥庠蛑萍s了流程的進(jìn)一步發(fā)展,造成對(duì)后期工作的延誤。通俗點(diǎn)說(shuō)就是當(dāng)個(gè)人在處理訂單的時(shí)候我們要求她第一步先核實(shí)簽名情況,蓋章情況,將有問(wèn)題的先挑出來(lái)放一邊,沒(méi)問(wèn)題開(kāi)始做下一步,直到所有的問(wèn)題都被找出來(lái)后,先將問(wèn)題告知業(yè)務(wù)員,通知完后則做無(wú)問(wèn)題的計(jì)劃單,避免同一份訂單因?yàn)楦黜?xiàng)原因多次通知。一個(gè)人處理流程起來(lái)可能會(huì)比較耗時(shí)耗力,這時(shí)候我們也能夠協(xié)調(diào)各組成成員配合與合作,將問(wèn)題找出來(lái)后,則一個(gè)人負(fù)責(zé)通知對(duì)口業(yè)務(wù)人員,而另一個(gè)人則負(fù)責(zé)開(kāi)始做計(jì)劃單安排車(chē)位。在計(jì)算車(chē)位的時(shí)候我們又發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)人員由于不清楚具體車(chē)位的配置情況以及贈(zèng)品的車(chē)位測(cè)算情況,使得做回來(lái)的計(jì)劃單不是略超過(guò)整車(chē)車(chē)位數(shù)就是少于車(chē)位數(shù),而這時(shí)候單證計(jì)劃科科員又需要通知業(yè)務(wù)人員加單或減單,又需要提供前面我們所提到的相關(guān)手續(xù),又是一個(gè)周期的循環(huán),使得原本能夠發(fā)運(yùn)的訂單又得延誤。針對(duì)這一現(xiàn)象建議對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行車(chē)位的換算的方式的培訓(xùn),并提供各地區(qū)運(yùn)輸車(chē)隊(duì)整車(chē)裝運(yùn)數(shù)據(jù)給各營(yíng)銷(xiāo)中心。最后由于所有的流程跟蹤在前端的處理上是很關(guān)鍵的,俗話(huà)說(shuō)的是好的開(kāi)端是成功的一半,如果業(yè)務(wù)人員在前期的準(zhǔn)備上積極努力的配合,那么我們就能夠節(jié)省很多時(shí)間,避免后期的重復(fù)性工作。因此在這一點(diǎn)上務(wù)必要求各條線(xiàn)部長(zhǎng)要求業(yè)務(wù)人員