協同辦公系統(tǒng)上線規(guī)范制度

年5月29日協同辦公系統(tǒng)上線規(guī)范制度文檔僅供參考XXX協同辦公(OA)系統(tǒng)上線規(guī)范制度XXX集團企業(yè)發(fā)展中心信息化部修改歷史記錄:序號日期版本變更說明修改人注釋1.

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目錄第一篇:OA系統(tǒng)概述 1(一) XXX對于OA系統(tǒng)的需求及建設目標 1(二) 泛微平臺簡述 1(三) 泛微技術平臺優(yōu)勢 2第二篇:OA系統(tǒng)建設規(guī)劃 1(一) 系統(tǒng)建設原則 1(二) 系統(tǒng)實施 3(三) 基礎應用 4(四) 深化應用 4(五) 集成應用 4第三篇:OA系統(tǒng)功能清單 4一、標準主模塊功能清單 4(一) 工作流程管理模塊功能清單 4(二) 知識管理模塊功能清單 8(三) 信息門戶模塊功能清單 11二、擴展主模塊功能清單 13(一) 組織人事管理模塊功能清單 13(二) 客戶管理模塊功能清單 14三、輔助模塊功能清單 15(一) 日程管理模塊功能清單 15(二) 協作溝通管理模塊功能清單 16(三) 會議管理模塊功能清單 16(四) 車輛管理模塊功能清單 17第四篇:OA系統(tǒng)建設體系及工作要求 17第五篇:OA系統(tǒng)試運行工作及要求 18第六篇:OA系統(tǒng)正式上線工作及要求 18第七篇:OA系統(tǒng)運行指標 19第八篇:OA系統(tǒng)使用規(guī)范 19一、引言 19二、整體規(guī)范要求 20三、系統(tǒng)使用規(guī)范 20(一) 知識文檔管理模塊使用規(guī)范 20(二) 工作流程模塊使用規(guī)范 22(三) 信息門戶模塊使用規(guī)范 23(四) 組織人事管理模塊使用規(guī)范 23(五) 客戶管理模塊使用規(guī)范 23(六) 日程管理模塊使用規(guī)范 24(七) 協助溝通管理模塊使用規(guī)范 24(八) 會議管理模塊使用規(guī)范 24(九) 車輛管理模塊使用規(guī)范 25四、對于如何熟悉系統(tǒng)的建議 25第九篇:OA系統(tǒng)管理規(guī)定 25一、目的 25二、OA系統(tǒng)登陸地址 25三、適用范圍 25四、安全規(guī)定 25五、系統(tǒng)使用規(guī)定 26(一) 新用戶錄入系統(tǒng) 26(二) 用戶初次登陸系統(tǒng) 26(三) ”我的流程”相關使用 26(四) ”我的知識”相關使用規(guī)定 27(五) ”我的人事”相關使用規(guī)定 27(六) ”我的會議”使用規(guī)定 28六、附則 28第十篇:XXX集團知識地圖使用及管理辦法 28一、企業(yè)知識地圖的概念 28二、企業(yè)知識地圖的作用 28三、企業(yè)知識地圖的功能 29四、XXX企業(yè)知識地圖 30(一) 企業(yè)知識地圖的創(chuàng)立 30(二) 企業(yè)知識地圖的使用 30(三) 企業(yè)知識地圖的管理辦法 30第十一篇:XXX集團知識討論組 31一、 引言 31二、 XXX集團知識討論組的組建 31三、 XXX集團知識討論組討論方式方法 31四、 XXX集團知識討論組管理辦法 32第十二篇:XXX協同辦公(OA)系統(tǒng)獎懲暫行制度 32第一節(jié) 總則 32第二節(jié) 獎勵 32第三節(jié) 懲罰 33第四節(jié) 申訴 34第一篇:OA系統(tǒng)概述XXX對于OA系統(tǒng)的需求及建設目標XXX集團于7月啟動信息化建設議題,企業(yè)發(fā)展中心于底按照集團的信息化系統(tǒng)建設規(guī)劃指示,啟動了集團OA系統(tǒng)的需求調查及招投標工作,并于2月底與泛微合作展開系統(tǒng)實施工作。系統(tǒng)實現目標為XXX集團兩級用戶和應用系統(tǒng)的協同,提高辦公效率;按照”全集團一套系統(tǒng)、一個平臺、多維度應用、多級門戶”的總體建設思路,構建一個基于互聯網的、電子一體化的、覆蓋XXX集團信息產業(yè)的、統(tǒng)一的現代化辦公協同平臺和企業(yè)信息門戶,滿足XXX集團跨時間、跨區(qū)域、跨部門的集團化協同辦公要求;根據不同的業(yè)務,建立分類的企業(yè)知識庫,形成企業(yè)的知識地圖,將人員、流程和業(yè)務知識緊密集成在一起,促進信息的有效利用和科技創(chuàng)新。系統(tǒng)提供對各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合的方案,建設一個能夠面向整個業(yè)務過程來進行管理的協作平臺。從應用的層面看,OA系統(tǒng)平臺以部門之間、跨部門以及企業(yè)內部與外部的工作流程帶動知識信息流、物流、資金流等在企業(yè)內外的無障礙流動,并完成相關數據庫的更新。對于系統(tǒng)本身,任何一個模塊都能夠看作是系統(tǒng)應用層面上的核心,其它所有的模塊都圍繞本平臺工作,共同完成本平臺所要求的相關應用。從管理的層面上看,OA系統(tǒng)平臺的設計應基于資源協同,實現”以點帶面”和”協同運作”,任何一個因素的變化都在系統(tǒng)中的相關點反應出來,并經過本平臺提供給企業(yè)各部門、以及企業(yè)的外部資源,從而使業(yè)務過程達到高效、協作的目的。用戶只需在統(tǒng)一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作,而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統(tǒng)之間切換。XXXOA系統(tǒng)的建設使用,專注于辦公事務處理,著重于工作流流程審批,具體幫助XXX解決如下問題:梳理集團辦公流程,規(guī)范優(yōu)化流程,進而固化流程,提高日常工作效率。日常文件、表格、單據等的審批從線下紙質流轉轉換為線上電子文檔流轉,實現集團辦公無紙化,提高資料流轉的準確性,并更好的將原始數據進行統(tǒng)一存儲、管理。OA系統(tǒng)信息溝通還可跨越不同機構、不同地域,實現暢通的信息往來,提高流程審批速度。集團、部門等規(guī)章制度、工作知識歸集,實現集團知識共享和規(guī)范管理。經過確認和有效利用已有的和獲取的知識,并經過對各種知識的連續(xù)性管理,提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和創(chuàng)造價值能力,以滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。日程、計劃、資源調度等快速安排協調,實現高效率團隊協作。綜合的數據統(tǒng)計及分析,挖掘信息的價值,為決策層提供有價值的數據。泛微平臺簡述泛微的e-cology產品是一個整體的平臺,遵循J2EE標準,系統(tǒng)運行穩(wěn)定,支持大集團,大用戶量,并可實現復雜的組織架構企業(yè)的應用。在平臺上提取了企業(yè)七大基本管理要素,經過協同矩陣模型和齒輪聯動模型完全實現了真正意義上的協同,完全體現為如下三方面的基本設計思想:信息網狀思想:將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張”信息網”;業(yè)務關聯思想:對各種業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合并實現在統(tǒng)一平臺上的統(tǒng)籌管理;隨需而應思想:企業(yè)的各種資源,能夠被迅速找到并集合到一起,并實現它們之間通暢的溝通和協作。泛微產品功能方面非常強大,七大主模塊之間相互協同,完全信息關聯,高度協作。實用高效的知識解決方案,為企業(yè)從零開始構架一個完整的知識管理。其中”知識權限體系”和知識地圖的應用更為企業(yè)帶來知識管理帶來便捷與活力。強大的工作流引擎系統(tǒng)串聯所有系統(tǒng)模塊,將數據進行傳輸。完全自定義企業(yè)的各類流程,從字段最小元素開始就能夠自定義,個性化的表單定義隨心所遇。流程支持多路由,子流程、流程自啟動等強大功能,并能對每個流程支持自定義報表。泛微的產品完全基于WEB開發(fā),客戶端能夠維護服務端。完全支持大集團化大用戶量的集中管理,并能夠實現集團分權管理、解決你分散的維護成本和數據安全問題,并能大量的節(jié)約你的服務器硬件投入成本。泛微技術平臺優(yōu)勢泛微采用的是Java技術,遵循J2EE標準。J2EE為應用Java技術開發(fā)服務器端應用提供一個平臺獨立的、可移植的、多用戶的、安全的和基于標準的企業(yè)級平臺,從而簡化企業(yè)應用的開發(fā)、管理和部署。使用J2EE技術開發(fā)的企業(yè)級應用能夠部署各種J2EE應用服務器上。優(yōu)點主要表現如下:高可用性和可移植性:跨平臺、數據庫應用,便于管理,節(jié)省投資;可在windows、Linux、solaris、AIX等操作平臺上應用;數據庫平臺支持SQLserver/Oracle等關系型數據庫多種web服務器和應用服務器選擇?？蓴U展性:統(tǒng)一部署企業(yè)IT系統(tǒng),高效,快捷;多數管理系統(tǒng)采用J2EE標準開發(fā)或者兼容JAVA技術應用;安全可靠性高性能:硬件配置的可適應性強;分布式部署應用:能夠實現系統(tǒng)的集群和分布式的應用,對大型應用有較大的優(yōu)勢。技術成熟:技術開源,管理應用成熟度較高。對于大型集團企業(yè)來說,選擇一個戰(zhàn)略性的平臺來實現數據的無縫集成,加速企業(yè)應用的部署。從J2EE優(yōu)勢和特點來看,J2EE是企業(yè)的首選。第二篇:OA系統(tǒng)建設規(guī)劃OA系統(tǒng)建設整體規(guī)劃圖系統(tǒng)建設原則設計原則根據對XXX集團辦公自動化系統(tǒng)項目的需求分析,在設計整個系統(tǒng)之前,結合泛微公司的電子信息產業(yè)企業(yè)信息化經驗,對于系統(tǒng)的設計原則,我們歸納總結為安全性、成熟性、標準化、易用性、開放性、可維護性與高性能、先進性等八大類型要求,并以此作為本系統(tǒng)設計原則。安全性原則安全保密是企業(yè)信息化建設的關鍵。辦公自動化系統(tǒng)涉及到XXX集團重要或機密信息,因此安全性需要放在首位進行考慮。系統(tǒng)要有完善、周密的安全體系和信息安全支撐平臺緊密配合,從物理、傳輸、網絡、應用,采用多層次的安全保障措施。本次項目從分析到設計,安全性的原則貫穿始終。系統(tǒng)的安全性主要應該考慮:系統(tǒng)具備嚴格的等級訪問及授權機制;對于認定的關鍵及敏感數據,只有經過授權的合法用戶才能使用訪問及修改,并具有完備的日志及審核功能。系統(tǒng)應該有一套完整的安全機制,保證系統(tǒng)能夠抵抗內部和外部的黑客性質的攻擊。完整的身份認證與授權,對關鍵用戶、領導的身份確認進行數字簽名,并支持對敏感數據的加密傳輸。確保數據的安全性。系統(tǒng)中存在大量的數據,要確保用戶不能夠直接存取關鍵數據,而只能經過相關的功能模塊對數據進行操作,建立完備的數據備份與災難恢復機制及策略。在泛微公司提供的辦公自動化系統(tǒng)解決方案中,提供了標準的CA認證接口,在以往的多個項目中成功的實現了與多個第三方CA提供商的集成。辦公自動化系統(tǒng)將提供有效的、嚴格的分級管理模式,把系統(tǒng)管理員和各級單位的應用管理員的權限分開,按照各自的職責范圍劃定管理權限,除了系統(tǒng)管理員以外,分別設置網站管理員、公文管理員、檔案管理員以及其它功能模塊的專門管理人員,在保證各施其責的基礎上,保證數據的安全性。成熟性原則作為一套龐大而復雜的應用系統(tǒng)開發(fā)項目,如何降低項目開發(fā)實施風險,避免出現項目失敗是在項目分析階段所必須關注的重要環(huán)節(jié)。而辦公自動化系統(tǒng)產品、系統(tǒng)平臺和使用技術是否成熟,往往會直接影響到項目的結果。實踐證明,過分強調采用先進的平臺和技術,是系統(tǒng)不穩(wěn)定的重要因素。因此,應該選用經過市場考驗和用戶實際應用驗證,在系統(tǒng)穩(wěn)定性、運行效率和可維護性上都達到了國際先進水平的成熟操作系統(tǒng)平臺和應用系統(tǒng)平臺。本次項目采用的技術路線、操作系統(tǒng)平臺、數據庫系統(tǒng)、應用服務器等都遵循了這一原則。標準化原則在系統(tǒng)平臺、技術等選型時,應符合國際標準、工業(yè)標準、行業(yè)標準,特別是國家、行業(yè)發(fā)布的標準和規(guī)范。使系統(tǒng)的通信環(huán)境、軟件環(huán)境相互間依賴減至最小,使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢。另一方面也要強調各種系統(tǒng)之間的通信和信息交換,以信息資源共享為有效的基本出發(fā)點。易用性原則企業(yè)信息化是為了幫助企業(yè)提高管理水平,因此在辦公自動化系統(tǒng)的操作上,需要盡量的直觀,簡潔,操作步驟不能太復雜,廣大用戶能夠經過主流的Internet瀏覽器訪問辦公自動化系統(tǒng),操作與上網類似。在本解決方案中,根據泛微公司多年的經驗,我們將吸取以往用戶所提出的意見,秉承”把復雜的事情簡單化、簡單的事情規(guī)范化”的設計原則,從用戶的實際工作出發(fā)設計整個系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)要徹底改變傳統(tǒng)軟件單調、繁瑣的計算機操作方式,功能要清晰、簡潔、友好、易用和一致,注重整體風格布局,精心設計界面中諸如按鈕位置、數據表現方式等細節(jié),使操作者能夠方便地操作和比較容易地理解界面所表示的信息和內容,便于用戶快速掌握系統(tǒng)的使用。各功能模塊本身要最大限度地簡化操作,用戶應無需長時間的訓練和磨合,在相當短的周期內就能夠熟悉操作,迅速為廣大工作人員接受和樂于使用。同時,系統(tǒng)將改變以往辦公自動化系統(tǒng)單一按照功能進行組織的設計模式,采取”事務聯動”的設計模式,把一個事務中的多個任務有機的組織在一起,用統(tǒng)一的界面反應給用戶,以符合用戶的日常事務處理習慣。開放性原則系統(tǒng)開放程度直接影響到系統(tǒng)的生命周期。系統(tǒng)真正符合三層瀏覽器/服務器(B/S)體系結構,隨著應用水平的提高、規(guī)模的擴大和需求的增加,無須對系統(tǒng)的體系結構做較大的改變就能夠對系統(tǒng)的功能實現擴展。為保證系統(tǒng)穩(wěn)定性,我們將采用優(yōu)秀的框架結構設計本系統(tǒng),以泛微公司的成熟的的管理平臺作為主框架,基于”平臺＋應用”的架構,采用”構件模式”來安裝各種辦公自動化系統(tǒng)功能模塊,所有模塊的用戶都由應用支撐平臺來管理,個別模塊的添加刪除不影響其它模塊的運行。這與電腦的”主板－功能卡”原理類似?？删S護性原則對于XXX集團綜合辦公自動化系統(tǒng)這樣一個涉及范圍廣、用戶數量大的系統(tǒng),對其可維護性具有很高要求。因此,系統(tǒng)在設計時就充分考慮到了系統(tǒng)的部署與配置、業(yè)務管理、性能管理等多方面的要求,提供靈活易用的流程設計、配置管理、實時監(jiān)控和詳細的日志、審計功能。對于管理和維護人員具有可管理和易于維護的特點,能夠實現各部門、各廠的分級管理,力求以最少的人力資源和技術要求,就能夠很好零代碼地維護和管理,并能正常運行。高效性原則辦公自動化系統(tǒng)建設的基本意義是提高工作效率,因此系統(tǒng)自身的性能與效率必須非常高與穩(wěn)定。泛微公司應用支撐平臺系統(tǒng)的強大適應能力和簡便實現能力使高效性得以體現。首先,泛微公司應用支撐平臺系統(tǒng)利用了強大的工作流引擎eFlow機制,并將其處理放在安全可靠的服務器上,系統(tǒng)能夠充分利用服務器的先進特性使得系統(tǒng)能夠高效運作;第二,泛微公司應用支撐平臺系統(tǒng)利用了先進可靠的三層次開發(fā)模式,所有的信息都由中間層來處理,而且信息的處理也都在服務器上;第三,系統(tǒng)具有強大的自定義功能,包括多個自定義的工具和功能,這使得系統(tǒng)的使用、實施和推廣具有高效性。先進性原則當前的信息技術日新月異,如果只著眼于當前需求而忽視系統(tǒng)技術和體系的前瞻性,系統(tǒng)將不能滿足XXX集團日益增長的需求,導致系統(tǒng)的生命周期縮短,從而增加XXX集團在信息化建設上的投資。本方案采用業(yè)界公認先進的和標準的軟件技術,符合信息技術發(fā)展的趨勢,保證系統(tǒng)在可預見的階段內有相當強大的生命力。我們將在以下兩個方面滿足先進性要求:技術先進性技術先進性是保證整個系統(tǒng)生命周期的重要環(huán)節(jié)。在本方案中,我們將使用諸如J2EE、XML等比較成熟而又有發(fā)展前途的先進技術,保證整套系統(tǒng)在一段時間內的整體技術領先。結構先進性結構先進性是保證系統(tǒng)生命周期的基礎。根據我們以往的項目經驗,一般一套龐大的系統(tǒng)不可能在短時間內就能開發(fā)完善,它往往必須經過一段”使用－修改”的循環(huán)過程才能夠比較好的滿足用戶的需要,這個循環(huán)過程就需要靈活、利于擴展的系統(tǒng)結構與科學合理的數據結構。結構不合理正是導致出現所謂”信息孤島”現象的關鍵。為了避免這種現象的產生,我們在設計這套系統(tǒng)時,將充分理解需求,并在此基礎上對需求進行整合分析,再利用先進的數據建模的方法對系統(tǒng)進行規(guī)范設計,保證整個系統(tǒng)的有機完整。系統(tǒng)實施實施范圍:當前規(guī)劃的實施對象包括集團總部、安徽XXX、江陰XXX。實施目的:OA系統(tǒng)實施目標是使XXX集團在統(tǒng)一的信息平臺協同辦公,經過OA系統(tǒng)的實施,期望實現XXX集團分子公司與集團總部,集團總部各中心內部及相互間不受地域及時間限制高效協同辦公。實施規(guī)劃:調研梳理流程->制定方案->實施->關鍵用戶培訓->測試->全體用戶培訓->試運行->正式上線->系統(tǒng)維護流程分期上線第一期,OA試運行階段,25條上線流程選自各中心,目的是讓員工使用熟悉系統(tǒng),收集問題及建議,從而更好地建設維護系統(tǒng)。第二期,OA正式上線,將梳理細分的流程貫穿起來以打通整個工作流的方式上線,使一個整體的工作全部在OA上體現。以工作流的方式上線又按照各中心分階段實施。第三期,OA系統(tǒng)復制,將成功的實施方案移植到子公司,從而實現整個集團在統(tǒng)一信息平臺協同辦公?；A應用保障OA快速上線,組織建立新的工作習慣和模式。實現OA系統(tǒng)重點應用——流程審批。將部門的細節(jié)要求優(yōu)先級排后,將業(yè)務方面的要求優(yōu)先級也排后,保障最大范圍的最小應用。保障流程的順暢執(zhí)行,公文信息的及時流轉,讓所有員工感受到電腦協同方式相較于傳統(tǒng)協同方式的優(yōu)勢,讓員工認同OA系統(tǒng)。深化應用按照各部門的管理規(guī)定、理念及側重點進行深化的推廣應用。經過OA把部門管理的難點、重點經過深度實施解決,明確責任崗位進行檢查和推進。成熟的流程應用轉化為固定的模板,甚至上升為管理制度。同時沉淀積累企業(yè)知識(如業(yè)務處理經驗,系統(tǒng)工具使用技巧捷徑,創(chuàng)新理念等),分享并傳承。集成應用XXXOA系統(tǒng)是信息化系統(tǒng)規(guī)劃建設的第一個系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)的規(guī)劃建設是以支持服務XXX集團發(fā)展為目標,與XXX集團發(fā)展戰(zhàn)略目標同步。當前XXX的PLM、ERP系統(tǒng)也在規(guī)劃中,之后還會有CRM、SCM等系統(tǒng)規(guī)劃建設。這必然要求以后各應用系統(tǒng)之間相互集成,實現信息化系統(tǒng)的最優(yōu)應用和管理。第三篇:OA系統(tǒng)建設體系及工作要求XXXOA系統(tǒng)建設按集團規(guī)劃,五大中心、標準化室、安徽XXX、江陰XXX、北京辦事處、河南辦事處各立門戶。系統(tǒng)還設置了個人門戶,用戶基于工作需求及個人習慣可進行個性化設置。OA系統(tǒng)建設,首先是硬件平臺即服務器的搭建,然后是安裝OA系統(tǒng)至數據庫,接下來實施系統(tǒng)功能,主要是搭建各部門流程以及知識目錄,最后是用戶的應用及反饋。對于流程的搭建,需要各部門關鍵用戶的配合,梳理流程,完善流程節(jié)點及細節(jié)信息的控制,并對流程進行各種測試,對問題進行反饋。信息化部要基于用戶反饋信息進行流程設置的更改,優(yōu)化及維護。對于知識目錄的維護,首先是需要各部門配合去上傳積累企業(yè)知識,然后根據已有的知識構建知識地圖。各部門需要有主要負責人,去及時上傳知識,更新并維護知識。OA系統(tǒng)它是一個工具,每個用戶都有基于權限的使用范圍及配置的功能清單。OA系統(tǒng)的建設運行就是使每個用戶協作起來,共同完成某個工作流程,而且有序地管理相關信息。第四篇:OA系統(tǒng)試運行工作及要求截至5月15日,確保初期上線25各部門關鍵用戶組織部門成員上傳相關知識文檔至對應知識目錄,要求6月1日試運行階段原有線下紙質審批流程與線上審批流程并行,具體認可參考各部門原則規(guī)定。要求各部門積極使用系統(tǒng)辦公,及時對遇到的問題進行反饋,信息化部在問題反應后24小時內應解決問題,如不能解決問題,需向問題反饋者及信息化部經理解釋原因。除了25條已運行流程,接下來信息化部以打通工作流的方式陸續(xù)上線營銷中心、生產中心流程,流程總數運行達到50條。對于業(yè)務相關流程無法在OA上實現的,或者需要大力二次開發(fā)才能實現的,考慮先不上OA,留至ERP系統(tǒng)處理,OA上面僅做過程管控。要求領導及員工于6月1日要求員工按照培訓練習指導進行系統(tǒng)操作練習,6月1日要求各用戶在6月1日需要使用外網辦公(如企業(yè)領導及銷售人員)者,請于6月第五篇:OA系統(tǒng)正式上線工作及要求對于已上線的流程,要求使用率為100%,全體員工必須應用系統(tǒng)進行辦公,線下紙質審批不可歸檔。新建流程時須認真考慮,不得隨意撤銷及收回流程。流程命名及知識文檔命名須規(guī)范,具體參考集團及各部門規(guī)定。如有出差不能遠程辦公者,流程審批必須設置代理。信息化部收集所有系統(tǒng)相關問題,并于問題反應后24小時內解答,如不能及時解答,需向信息化部經理及問題反饋者解釋原因。要求各部門關鍵用戶配合完成剩余流程上線運行工作,包括流程搭建、測試及反饋。要求每個部門設立OA系統(tǒng)負責人,建議由關鍵用戶擔任,關鍵用戶的部分業(yè)務工作建議轉移至部門其它員工分擔。第六篇:OA系統(tǒng)運行指標經過實施初期對集團各中心各部門調研,與實施小組的各關鍵用戶交流討論,一共梳理了154條流程,其中經過再討論和流程優(yōu)化,29條流程合并至已有相關流程,則最后梳理的流程總數為125條。XXX集團OA系統(tǒng)按實施計劃于5月4日如期進入試運行階段。經過實施小組討論決定,試運行階段選擇25條流程上線。25條流程選自5大中心的簡單常見流程,目的是經過試運行,達到調動用戶積極性,使大多數用戶能實際操作應用系統(tǒng),去感受新的工作方式,發(fā)現問題并及時解決問題。OA系統(tǒng)著重于工作流程的審批,XXX集團的目標是以后在OA系統(tǒng)上實現的所有流程都經過OA系統(tǒng)進行信息的流轉及審批,能夠明確員工責任,追溯歷史記錄。試運行上線的25條流程是分散的來自各中心,占梳理流程總數20%,這些流程只能解決部門的部分審批工作,接下來在6月1號正式上線前,計劃按照工作流來逐個梳理流程,階段性上線,達到整個工作流工作審批全程貫通,使員工能用OA系統(tǒng)完成日常所有審批工作。XXX集團OA系統(tǒng)配置如下表,當前的配置足夠滿足500-1000個用戶同時順暢使用系統(tǒng):應用服務器硬件配置內存:4GCPU:主頻2.13,2個4核硬盤:4x300G操作系統(tǒng)Linux:RHEL6_x86_64,經過防火墻接入Internet。數據庫服務器硬件配置內存:4GCPU:主頻2.13,2個4核硬盤:4x300G操作系統(tǒng)Linux:RHEL5.4_x86_64數據庫Oracle10g第七篇:OA系統(tǒng)使用規(guī)范一、引言XXX協同辦公系統(tǒng)是XXX各部門內部及部門間協同工作的平臺,系統(tǒng)本身只是一種工具,對于工具每個用戶能夠有不同的使用習慣或使用方法,但如果XXX所有用戶都按照自己的習慣來使用系統(tǒng),那么系統(tǒng)一定會變得混亂,導致系統(tǒng)并不能給用戶帶來工作上的方便,反而會使所有的數據混亂,數據之間無法關聯。XXX協同辦公系統(tǒng)最大的特色就是把XXX內部各種數據(不同部門、不同人員等產生的數據)按照一定方式組織起來,為用戶的日常工作提供一個行之有效的協同工作平臺,讓每個用戶在合適的時候得到合適的數據。但如果在平常系統(tǒng)的使用過程中,沒有相應的規(guī)范準則作為約束,必將使系統(tǒng)的效能大大降低。<XXX協同辦公系統(tǒng)使用規(guī)范>制定的主要目的就是協助大家按照最佳的方式來協同工作,保證用戶一直在系統(tǒng)上高效地協同運行。使用規(guī)范的制定遵守也會便于系統(tǒng)的管理維護,從而為各用戶提供準確方便的共享資源。希望各位用戶在使用XXX協同辦公系統(tǒng)前能認真仔細地閱讀本<XXX協同辦公系統(tǒng)使用規(guī)范>,為整個XXX集團的良好運作提供規(guī)范有序的數據。二、整體規(guī)范要求XXX協同辦公系統(tǒng)作為集團所有員工的日常工作的平臺,要求各部門所有員工經常使用,使得相關信息能夠及時、準確的在系統(tǒng)上體現反映,從而體現上一套協同辦公系統(tǒng)的目的及意義。在本使用規(guī)范的撰寫過程中,遵循了如下原則:1.以科學的、全面的、長遠的眼光來規(guī)范建設協同辦公系統(tǒng)運行制度。2.結合XXX集團的實際情況,考慮制度的可行性和連續(xù)性。三、系統(tǒng)使用規(guī)范知識文檔管理模塊使用規(guī)范在協同辦公系統(tǒng)上建立完備和規(guī)范的知識管理體系,達到”知識積累”、”知識共享”、”知識促進企業(yè)和個人發(fā)展”三步目標。每位員工及時共享文檔,即在生成一篇文檔的時候就放入系統(tǒng);對于上傳到協同辦公系統(tǒng)中的內容,每位員工有責任保證知識內容的準確性和嚴肅性。公司相關管理部門配合及時整理公司內部的各種知識,并形成各種知識地圖方便知識的共享。上傳文件的規(guī)則:命名規(guī)則:每位員工創(chuàng)立的文檔都要標明文檔主題,文檔主題是對文檔內容的簡單描述。經過文檔主題其它員工能夠大概了解此篇文檔要說明的內容。明確的主題也將方便各位員工在大量的知識文檔庫中以主題準確搜索到所期望的文檔。保存在適合的目錄下:協同辦公系統(tǒng)制定知識歸檔有序化結構化。要實現知識規(guī)范有序地存儲在文檔目錄中,要求每位員工在上傳文檔的時候必須要按照指定的文檔目錄存放。文檔負責人將會對全體員工上傳文檔進行監(jiān)督維護。文檔發(fā)布的規(guī)范發(fā)布在首頁上的文檔必須輸入摘要。文檔格式為PPT、DOC、TXT、JPG、GIF、PDF的直接發(fā)布內容,其它格式則以附件形式上傳。對于直接發(fā)布內容的文檔,根據需要輸入關鍵詞、摘要,對于以附件形式發(fā)布的文檔,則必須輸入關鍵詞、摘要。文檔的命名規(guī)則參考XXX集團文檔命名規(guī)則。附參考:文檔命名規(guī)則:如果銷售現在上傳一份為惠普公司寫的一個銷售方案,它的標題應該是:惠普銷售管理系統(tǒng)方案書_v1.0即客戶名稱文檔主要描述內容文檔類型_版本控制對于日常性的文檔命名規(guī)則參考如下:文檔內容命名規(guī)則樣例項目文檔項目名稱_項目階段_文檔名稱_版本號知識管理項目_系統(tǒng)實施_上線計劃_v1.0日常工作類文檔名稱_版本號×某工作_v1.0年度報告、計劃等部門或者姓名_文檔名稱_年度×××部/姓名_年度工作計劃_月度報告、計劃部門或者姓名_文檔名稱_年月×××部/姓名_月工作計劃_04×××部/姓名_月工作預告表_04周計劃、周工作報告等部門或者姓名_文檔名稱_具體的時間范圍×××部/姓名_周工作計劃_0404-08×××部/姓名_周工作小結_0404-08×××部/姓名_周工作小結計劃_0404-08會議紀要會議紀要_會議名稱_時間會議紀要_中心工作總結會議_0418部門文檔部門_文檔名稱_版本號×××部_知識管理制度_v1.0正式文件發(fā)文字號+公文標題粵國稅發(fā)『】217號轉發(fā)國家稅務總局關于印發(fā)<全國稅務機關公文處理實施辦法>的通知所有的對外文檔和需工作文檔必須注明版本(考慮到以后會有修改可能性,控制資源同步共享)。同時,上傳附件也必須對附件標題注明版本(注意兩者的版本必須一致)。發(fā)布新版本文檔:就相同主題發(fā)布不同版本的文檔,版本的標題必須相同,區(qū)別在于版本號。例如某員工發(fā)布分公司管理政策,共有三個版本,則每篇文檔的標題都為”XXX分公司管理政策_vx.0”文檔發(fā)布式樣:文檔不超過10頁的,而且不是特殊格式的(PPT/圖片等),直接將文檔內容拷貝進來,再鏈接附件。若需以純附件形式發(fā)布文檔,則必須在正文處對此文檔內容及用途作出簡要說明。一般性的文檔首選HTML的方式發(fā)布,便于其它員工瀏覽。各種文檔應在設定的共享范圍以及安全等級、共享方式上盡可能實現知識共享。文檔瀏覽方式:包括在線查閱、搜索、導航等。文檔共享方式:包括確定文檔的共享屬性,安全級別等。文檔在不同的目錄下面有不同的權限設置,能夠針對不同文檔做不同的共享設置。設置文檔目錄設時,盡量開放文檔的”回復”和”修改共享”權限,以方便收集各位員工針對文檔的意見及建議。文檔目錄盡量開放給用戶,這樣方便用戶放置文檔。文檔在創(chuàng)立的時候,務必選擇合適的目錄放置。生產相關的文檔需注意文檔的安全”共享”設置。此類文檔能夠經過流程的方式把文檔共享給相關的人員;即時更新已經陳舊的知識文檔,對于無用、重復的知識文檔,請及時清理。對現有協同辦公的知識結構有任何建議或意見,請與信息化部聯系溝通。公司新聞能夠為不同的部門、不同的事業(yè)部、不同的客戶類別設置不同的新聞頁面。新聞頁能夠用來放置公司的新聞、行業(yè)新聞、公司重要通知或公告。對公司的各類新聞設定模板。對公司的各類通知設定模塊。新聞中心的設置能夠由系統(tǒng)管理員在文檔管理模塊中進行設置。新聞中心能夠被設置成外部網站的新聞頁。新聞中心公布公司重要的新聞和通告,希望各位員工平時多留意。所有員工都能夠創(chuàng)立新聞,新聞創(chuàng)立后進入審批流程,審批經過后方能發(fā)布。創(chuàng)立的新聞最好有圖片和摘要,便于其它員工更直觀了解新聞。對于一般性新聞,能夠在發(fā)布的時候設置成標題新聞。公司的新聞管理部門必須定時的發(fā)布新聞到新聞中心,便于員工即時了解公司的情況。一般性新聞能夠設置員工回復權限,增強員工參與公司運營的積極性與使命感。能夠設置綜合新聞頁,將公司發(fā)布的所有一般性新聞都集中到這個新聞頁。其它能夠按各中心設置不同的新聞頁。工作流程模塊使用規(guī)范工作流程模塊用于規(guī)范企業(yè)的運作,提高工作效率和追溯工作的痕跡。企業(yè)能對所有流程進行統(tǒng)計分析,掌握企業(yè)的運作情況,從而優(yōu)化形成符合XXX企業(yè)特點的工作流程,實現所有的工作流程電子化高效化。每條工作流程都需配備流程說明。經過閱讀流程說明,相關人員能夠快速了解流程的大概內容,進行選擇性地查看和審批流程。流程說明還能用于流程檢索。流程說明由關鍵用戶編寫。流程的表單信息填寫要清楚、規(guī)范,便于相關人員查看審批。請及時登陸系統(tǒng)處理工作流程,以便流程順暢高效執(zhí)行。系統(tǒng)自動記錄處理流程的信息,包括處理的人,處理日期,處理時間等。公司內部的溝通,最好經過流程而不是郵件,以便對事件查詢及快速推廣系統(tǒng)應用。用戶新建流程時,請盡量填寫得詳盡,以便下一個節(jié)點的閱讀和理解。注意對系統(tǒng)中相關的文檔、相關客戶、相關流程、相關項目、相關產品等信息進行關聯。及時跟蹤”我的請求”,督促其它人員及時完成流程。流程標題明確,便于以后查詢。及時查看”待辦事宜”,會議、項目和客戶的提醒流程會以默認流程發(fā)送至各用戶。流程的執(zhí)行過程為企業(yè)協同工作的過程,各位員工應負有責任感。信息門戶模塊使用規(guī)范信息門戶有個人門戶、集團各中心門戶、標準化室、各子公司門戶。個人門戶可根據自身的崗位等建立個人的門戶,包括建立公司新聞鏈接,個人的信息發(fā)布平臺、代辦事宜、常見文件等設置。不得鏈接違反公司規(guī)定的外部網站、股票信息及法律禁止文件等。各中心門戶可建立信息共享平臺,將中心內的通知、通告、新聞、規(guī)章制度、常見的文檔發(fā)布在部門門戶中。需按照各中心使用規(guī)范及規(guī)則發(fā)布內容,文檔發(fā)布先走審批流程。標準化室可建立集團文件、產品等標準化規(guī)定、模板等信息共享。標準化室門戶發(fā)布的內容必須是階段性時間內作為標準參考之文檔。子公司門戶可集中將有關子公司的主要通知、新聞、規(guī)章制度、活動等等信息及時發(fā)布。子公司門戶文檔須由相關部門草擬,相關領導審批后發(fā)布。組織人事管理模塊使用規(guī)范主要是人力資源部門對組織結構、員工信息及福利待遇等進行管理。員工主要用于查詢公司其它員工信息及與其它員工協作。系統(tǒng)管理人員或者人力資源部門可經過”新建人員”功能對新入職員工進行賬號設置,人力資源錄入并維護員工相關信息如基本信息、個人信息、工作信息、工資福利、考勤、培訓記錄等。員工進入”我的卡片/基本信息”對個人聯系信息進行編輯維護。經過”我的下屬”可查詢下屬信息及工作狀態(tài)。經過”密碼設置”可更改當前密碼。要求用戶在系統(tǒng)上線后及時更改,確保使用安全。經過”在線人員”可查看登錄OA系統(tǒng)的用戶信息,可及時進行工作分配,信息傳遞等。”查詢人員”可按多種組合條件查詢公司員工信息?？蛻艄芾砟K使用規(guī)范主要用于客戶信息管理維護如基本信息、歷史項目記錄。及時方便的查詢客戶信息,對客戶進行拜訪等。”新建客戶”功能:要求先輸入客戶名稱,如果有重復名稱系統(tǒng)則會調出原有客戶,用戶選擇性編輯或新建客戶名稱錄入資料信息。系統(tǒng)不允許重復錄入相同客戶名稱?！迸抗蚕怼笨稍O置將客戶信息共享給相關人員?！笨蛻魧搿?按照導入步驟提示準備,批量導入客戶信息?！辈樵兛蛻簟敝С只诳蛻粜畔⒔M合模糊查詢?？蛻粜畔⑿杓皶r維護更新,并注意共享安全設置。日程管理模塊使用規(guī)范能夠做領導日程安排,共享計劃日程,計劃日程更改,計劃日程查詢,計劃日程設計、跟蹤、監(jiān)控,對協作事務進行跟蹤、監(jiān)控,能夠主題、狀態(tài)、類型、時間、創(chuàng)立人等條件查詢。根據用戶使用需要進行建立安排,要求日程建立需與工作需要相關,建立日程后要維護跟蹤記錄,及工作成果。協助溝通管理模塊使用規(guī)范定義協作主題、任務內容、主負責人、協作人,在協作區(qū)內共享各種信息,經過各種方式進行溝通。及時查詢”我的協助”,幫助或解答其它員工發(fā)出的協助請求。”新建協助”不得用于工作無關的協助請求。會議管理模塊使用規(guī)范 高效的會議管理能夠促進整個公司的運作效率,減少協調時間、明確會議主題,從而提高會議效率。重要的會議應該經過系統(tǒng)來準備會議,并對會議的決議進行記錄。系統(tǒng)管理員為企業(yè)各種會議設定相關的會議模板(會議參加人員、會議審批人、會議服務的內容),便于會議快速準確地創(chuàng)立。會議創(chuàng)立人確定與會人員、會議議題、時間、地點等。會議室管理員及時準備相關的會議。會議審批人及時審批會議請求。與會人員及時提交會議參加回執(zhí),便于會議聯系人統(tǒng)計協調。會議主講人準備相關議題資料,讓與會人員提前了解會議大概內容。會議管理員控制會議內容及時間。會議結束以后,記錄員在系統(tǒng)中提交會議紀要。會議結束以后,召集人應及時共享會議內容、決策、任務等給相關她部門或員工。車輛管理模塊使用規(guī)范 車輛管理模塊主要用于對空閑車輛查詢與商務用車申請。車輛使用必須如實記錄,用車申請不得用于私人用途。車輛信息維護須及時更新。四、對于如何熟悉系統(tǒng)的建議XXX協同辦公系統(tǒng)功能很龐大,熟練地使用系統(tǒng)及問題反饋解決是項目成功的關鍵。這需要所有員工主動登陸系統(tǒng),熟悉系統(tǒng),把系統(tǒng)真正實際地在工作中用起來。及時發(fā)現問題,反饋問題至信息化部,以便系統(tǒng)及時改進。在使用系統(tǒng)的過程中能總結使用經驗和使用習慣,并經過流程或文檔的形式共享,與大家交流溝通,達到共同提升的目的。第八篇:OA系統(tǒng)管理規(guī)定一、目的XXX集團網上協同辦公系統(tǒng)(以下簡稱OA),是基于Web網絡技術的辦公信息交流處理平臺,運用瀏覽器進行傳統(tǒng)的辦公信息處理全過程操作及歸檔。為了使該協同辦公系統(tǒng)高效、安全地運行,以及提倡無紙化辦公特制定本規(guī)定。二、OA系統(tǒng)登陸地址內網:外網:三、適用范圍本管理規(guī)定適用于XXX集團協同辦公系統(tǒng)使用和管理。四、安全規(guī)定員工在使用系統(tǒng)前應仔細閱讀功能說明和相關管理制度,在工作中應規(guī)范使用系統(tǒng),若有疑問請及時聯系企業(yè)發(fā)展中心信息化部系統(tǒng)管理員。XXX集團每位正式員工擁有專用的賬號和密碼,系統(tǒng)將自動記錄每位員工的登陸情況,請全體員工正確使用系統(tǒng),保護好自己的用戶名和密碼,不得隨意泄漏給無關人員,如發(fā)現盜用用戶賬號、密碼現象,應立即報告信息化部。如使用者使用公司以外的公用設備(如網吧)登陸系統(tǒng),請在使用后及時退出系統(tǒng),并刪除電腦中相關記錄。員工不得利用系統(tǒng)發(fā)送與工作無關的信息,如有違反,一經發(fā)現將嚴肅處理。員工不得利用系統(tǒng)發(fā)布反動、色情、低級趣味以及國家法律禁止的相關信息,如有違反,將嚴肅處理,情節(jié)嚴重的將追究法律責任。對于惡意操作行為,公司將予以嚴懲,甚至訴諸法律。為保證服務器資源的合理使用,在使用完系統(tǒng)后及時退出系統(tǒng)以便提供更快的服務給使用者。五、系統(tǒng)使用規(guī)定新用戶錄入系統(tǒng)各子公司/事業(yè)部人力資源管理員將新進員工名單報集團人力資源,向集團人力資源管理員統(tǒng)一索取賬號及密碼。各個部門在新員工到崗前必須由行政助理提交新員工入職流程,OA系統(tǒng)管理員在接收到流程申請后1小時內完成新員工的帳號密碼設置和權限分配。集團人力資源管理員必須在3天以內將賬號分發(fā)給各子公司/事業(yè)部人力資源管理員,并備案,所有賬號不得重復。各子公司/事業(yè)部人力資源管理員,收到賬號后在3天內必須將員工信息維護到系統(tǒng)。行政人員:各子公司/事業(yè)部經過系統(tǒng)管理員賬戶為用戶建立登陸系統(tǒng)的賬號為姓的全拼加名的第一個拼音字母,例如:李成的帳號為:lic,初始化密碼”12345”。如果有重復的,則在賬號后面加上阿拉伯數字1,2,3,…按入職先后順序。例如:公司新進員工李春,賬號為lic1,初始化密碼”12345”。非行政人員:不必分配賬號,當從非行政轉為行政人員的時候系統(tǒng)管理員為其建立登陸系統(tǒng)的賬號以及密碼。用戶初次登陸系統(tǒng)首先登陸系統(tǒng)后必須到”我的人事”/”我的卡片”修改自己的密碼以提高安全。其次到”我的人事”/”我的卡片”維護好自己的聯系信息(工作地點、辦公室、辦公室電話(內線)、移動電話、其它電話、傳真電子郵件)。系統(tǒng)內個人的聯系信息必須填寫否則管理員將凍結其賬號登陸系統(tǒng)。”我的流程”相關使用”新建流程”/”日常工作”/”留言”的相關規(guī)定:凡是系統(tǒng)內用戶之間文本交流信息一律使用系統(tǒng)內的”留言”,不得使用其它免費郵箱發(fā)送信息。為了用戶事后查詢留言,使接收者更加清楚明白,留言的時候用戶必須填寫”留言內容”,而且留言內容不得填寫無關的說明如”111””1234”等數字、字母等無實際意義字符。系統(tǒng)管理員一旦發(fā)現這樣的留言會將其刪除,并追究其責任。當被留言人超過30人或是想所有人知道的情況下,請用戶使用通知的形式發(fā)布信息,無發(fā)布通知權限的部門,請將通知發(fā)給各子公司/事業(yè)部辦公室有權限發(fā)布通知人員代替發(fā)布。用戶不得將協同辦公系統(tǒng)當作存放文件的服務器,不得頻繁地將文件單單發(fā)給自己,不得惡意新建流程。管理員發(fā)現該種不良行為或得到舉報將嚴重追究其責任。各中心流程規(guī)定:必須規(guī)范使用流程不得將流程轉發(fā)給與其無關人員,凡是日常的工作能在系統(tǒng)內找到對應的流程的時候必須使用協同辦公系統(tǒng)內的流程。不得線外流轉。所有使用系統(tǒng)的用戶必須每日處理發(fā)到自己賬號內的待辦事宜,每天登錄協同辦公系統(tǒng)應不少于三次(開機后、中午休息時、關機前各一次),以確保信息流程傳輸的及時、準確、暢通。如因出差時間較長,又不能經過外部網絡訪問系統(tǒng)的時候,用戶須使用”流程代理”將流程代理給相關人員,代理人處理相關的待辦事宜。管理員經過監(jiān)控發(fā)現用戶長時間未處理待辦事宜,首先會電話通知,三天內若仍無處理動作,管理員將斷其網絡、封其賬號、沒收電腦,情節(jié)嚴重者上報處理?！蔽业闹R”相關使用規(guī)定新聞與公告的相關規(guī)定各子公司/事業(yè)部發(fā)布新聞與公告的權限有嚴格的控制,各子公司/事業(yè)部不得私自添加或刪除權限用戶。必須經信息化部批準方可添加權限用戶。新聞與通知的不能重復發(fā)布,要區(qū)分新聞和通知不得混淆。各子公司/事業(yè)部發(fā)布重要人事任命,紅頭文件等通知之時在系統(tǒng)內也必須使用系統(tǒng)內的”模板”用紅頭文件樣式,通知的標題格式參考XXX相關規(guī)定,例如”關于XXXXXXXXXX的通知”。”我的人事”相關使用規(guī)定各子公司/事業(yè)部人力資源管理員必須更新維護好本公司的組織架構,各子公司/事業(yè)部組織架構變動通知發(fā)出后1天內必須將本公司的組織架構維護完成。必須根據集團經營責任制的內容維護好各部門下的”崗位”/”職務”。根據實際維護好”基本設置”的相關基本內容。人員入錄系統(tǒng)各子公司/事業(yè)部人力資源管理員在6個工作日內必須將人員入錄系統(tǒng),并維護好以下內容:”個人信息”頁面內的所有信息(出生日期、籍貫、戶口、身份證號碼等)”工作信息”頁面內的所有信息(合同相關內容、教育情況、入職前工作簡歷、資格證書、入職培訓等)。人員的轉正、續(xù)簽、調動、離職、退休等各子公司/事業(yè)部人力資源管理員必須在系統(tǒng)內操作完成。批量人員導入系統(tǒng)請各子公司/事業(yè)部人力資源管理員向信息管理部取得協助。各子公司/事業(yè)部人力資源管理員必須及時維護好本公司的人力資源,所有人力資源報表必須以系統(tǒng)內的人力資源為依據。凡是不能及時維護好人力資源的公司/事業(yè)部將追究其領導責任。”我的會議”使用規(guī)定公司級會議召集人必須提前做詳細會議計劃,所有使用系統(tǒng)人員應該在系統(tǒng)內做好詳細的工作計劃。各部門下發(fā)、上報的各類公文(包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等)原則上統(tǒng)一采用協同辦公系統(tǒng)(OA)發(fā)送,特殊情況打印紙質文件六、附則

本規(guī)定自5月在試運行期間,公司全面利用OA系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通,將逐步推行自動化辦公流程,以實現真正意義上的無紙辦公,加快公司的現代企業(yè)信息科學化建設。各部門在試行中遇到的問題和意見、建議,請及時向信息化部反映,以便對本規(guī)定進行修改。第九篇:XXX集團知識地圖使用及管理辦法一、企業(yè)知識地圖的概念企業(yè)知識地圖是利用現代化信息技術制作企業(yè)知識資源的導航系統(tǒng),具體包括兩部分內容:一是企業(yè)知識資源的總目錄及各知識點間的關聯;二是人員專家網絡,即對企業(yè)員工的知識技能及相關領域專家的描述,以及建立知識與人、人與人之間的聯系。它描繪一個組織系統(tǒng)中的知識存量、結構、功能、存在方位以及查詢路徑等。二、企業(yè)知識地圖的作用有助于企業(yè)知識的重復利用,有效地防止知識的重復生產,節(jié)約檢索和獲取時間;發(fā)現”知識孤島”并在它們之間建立聯系,以促進知識共享發(fā)現企業(yè)內部能有效促進學習的非正式社團;為知識項目評估提供基礎;協助員工快速獲取所需知識;經過提供知識的檢索,來協助企業(yè)決策及業(yè)務問題的解決;提供更多的學習、利用知識的機會;協助組織機構發(fā)掘其智力資產的價值,有助于知識資產的創(chuàng)造和評價;使組織機構內各種專家技能轉化為顯性知識并進而內化為組織的知識資源;有助于建立合適的組織知識管理基礎設施。三、企業(yè)知識地圖的功能企業(yè)知識地圖的搜索導航功能在大量的企業(yè)知識里面,知識地圖對概念和知識關聯進行表述或分類,使用戶快速找到她們所需要的知識點,然后重新返回到相關的知識源。知識源可能指人,文獻資料,非出版的原始資料,甚至能夠是推動某一事務進展的原動力(特定的環(huán)境,職位,地位等)。知識地圖還支持用戶的模糊查詢,它能夠將相毗鄰的知識單元聯系起來并進行詳細的描述。企業(yè)知識地圖的培育評估功能企業(yè)進行知識管理主要有以下幾種類型:評估知識,開發(fā)知識,進行以項目為基礎的學習,管理知識工人。而知識地圖描述知識的過程,也是評估原有知識的過程,由此可見知識地圖對評估知識的作用。而且它對知識的開發(fā)、共享和應用都起到了十分重要的作用。揭示企業(yè)中的隱性知識由于隱性知識存在于人腦中,很難顯性表述,或者轉化成本太高,或在提煉過程中會失去很多特性,而這些特性可能比共性的東西更有價值,因此,找到擁有知識的人,也就找到了需要的知識。知識地圖還能揭示外部專家的知識,從而將外部的專家資源納入資源網絡中,使內部人員能夠方便地獲得外部的支持。揭示知識節(jié)點之間以及知識節(jié)點與人或特定事件相互之間的關系知識地圖經過揭示款目之間的關系實現知識的提取和共享,如等級關系、相關關系、因果關系、邏輯關系、評價關系等。每個知識節(jié)點與其它存在關系的節(jié)點相連,與相關的人員相連,與相關的事件相連,這樣就構成了一個知識網絡。順著這個網絡,能夠找到所有與節(jié)點相關的東西。有助于增強企業(yè)的學習能力,并使新員工盡快適應工作崗位員工經過在地圖中漫游和查詢不但能夠進行實時學習,還能夠發(fā)現新的關聯創(chuàng)造新知識。知識地圖也能夠幫助新員工或重新分配工作的員工找到自己在組織中的角色以及學習如何開展工作。識別不同系統(tǒng)內的知識資源知識地圖經過獲取、集成企業(yè)其它系統(tǒng)(如ERP、PLM、CRM等)中的知識來擴展它的能力。作為企業(yè)的一種知識財產清單知識地圖還能夠作為一種評估企業(yè)的知識現狀,展示能夠利用的資源,發(fā)現需要填補的空白的工具。四、XXX企業(yè)知識地圖企業(yè)知識地圖的創(chuàng)立OA系統(tǒng)試運行及上線階段,各部門關鍵用戶組織部門成員整理上傳已有企業(yè)知識文檔。識別知識地圖關鍵用戶群,如企業(yè)領導,業(yè)務部門員工,明確用戶的需求。明確知識地圖的目標、適用范圍、基礎結構、構成要素、節(jié)點關系的定義、鏈接數據的存貯方法等。信息化部OA系統(tǒng)建設主要負責人與供應商泛微技術人員一起構建知識地圖。確定知識地圖的管理者,維護程序等。擴充知識地圖的內容,并重復測評和完善。企業(yè)知識地圖的使用企業(yè)知識地圖就相像一個自助終端,對于XXX的每個OA用戶,都能夠自助瀏覽、查詢及學習授權的知識。主要體現在以下方面:對于新入職員工的入司準備工作說明。對于新入職員工的系統(tǒng)培訓。對于具體崗位所需具備的能力說明。對于業(yè)務崗位的工作職責說明。對于業(yè)務范圍的定義及日常工作執(zhí)行說明。對于企業(yè)各流程的說明及操作規(guī)范指引。對于常見問題及支持服務的查詢。企業(yè)知識地圖的管理辦法員工應主動采用知識地圖的方法去學習并解決工作中所遇到的問題。每位員工都有義務維護知識地圖中知識的準確性。知識地圖管理者須對知識地圖及時更新。員工對知識地圖有任何建議或意見請反應至信息化部。員工不得對外泄露企業(yè)知識地圖資源。第十篇:XXX集團知識討論組引言XXX集團協同辦公(OA)系統(tǒng)是所有員工日常辦公所用到的系統(tǒng),覆蓋范圍廣,涉及各部門業(yè)務流程及員工日常管理工作流程。OA系統(tǒng)的使用過程,也是企業(yè)知識的沉淀積累分享的過程,這有助于員工的快速成長與提升。經過確認和有效利用已有的知識,并對各種知識進行連續(xù)性管理,達到提高企業(yè)的 創(chuàng)新能力和創(chuàng)造價值能力,以滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要,提升企業(yè)核心競爭力。企業(yè)知識的創(chuàng)造積累分享是增強企業(yè)核心競爭力的源泉,企業(yè)知識能夠分為顯性知識和隱性知識。顯示知識包括行業(yè)標準、日常事務處理流程、規(guī)則、制度等較為容易整理的知識;隱性知識則為那些隱藏在員工頭腦中的經驗、想法、工作技巧、捷徑等不能輕易挖掘出來的知識。