2023年檔案流程管理制度4篇

2023年檔案流程管理制度4篇

書目

第1篇某酒店檔案管理工作流程

第2篇某管理處物業(yè)檔案管理流程

第3篇物業(yè)某項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

第4篇管理處物業(yè)檔案操作流程（10）

管理處物業(yè)檔案操作流程（10）

管理處物業(yè)檔案操作流程(十)

●收集資料(歸檔范圍):

一、工程技術(shù)資料:1、項(xiàng)目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗(yàn)收等報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要;5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;6、其他合同、資料。

二、客戶資料:

1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表;4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭狀況登記;6、租戶資料。

三、修理資料:

1、任務(wù)單;2、報(bào)修、約修記錄。

四、平安維護(hù)管理資料:

1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括狀況、出入登記)。

五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護(hù)安排;5、運(yùn)行、修理、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。

六、綠化管理資料:

1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護(hù)工作安排;4、檢查記錄。

七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

1、工作安排;2、檢查記錄。

八、社區(qū)文化資料:

1、活動(dòng)安排;2、活動(dòng)通知;3、活動(dòng)圖片。

九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、修理回訪記錄。

十、行政文件資料:

1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報(bào)、確定等相關(guān)文件資料。

十一、業(yè)主委員會(huì)資料:

1、籌備、成立等文件資料;2、會(huì)議紀(jì)要、決議等。

十二、財(cái)務(wù)管理資料:

各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常修理費(fèi)、車輛管理費(fèi)等報(bào)表、單)。

●資料整理、歸檔:

根據(jù)市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。

●檔案借閱:

文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

范王碼●檔案的銷毀:

依據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料積累和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時(shí)建立銷毀的文檔清單備查。

某酒店檔案管理工作流程

酒店檔案管理工作流程

辦公室負(fù)責(zé)酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門應(yīng)配備有關(guān)同志兼任部門檔案管理人員,根據(jù)國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:

項(xiàng)目工作規(guī)范

接收

凡酒店經(jīng)營管理活動(dòng)中形成和運(yùn)用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。

整理

酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個(gè)全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。根據(jù)案卷的排列依次編制卷號(hào),案卷書目上應(yīng)區(qū)分狀況標(biāo)明不同保管期限。

保管及利用

酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,并定期進(jìn)行檢查。凡運(yùn)用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。

鑒定和移交

檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進(jìn)行。銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出看法,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動(dòng)工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。

物業(yè)某項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

1、職責(zé)

(1)客服部負(fù)責(zé)業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。

(2)工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。

(3)保安部做好業(yè)戶物品出入申請、車輛等相關(guān)資料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.業(yè)戶狀況發(fā)生變更時(shí),應(yīng)剛好修訂檔案。

②.業(yè)戶文件資料屬隱私級(jí)文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關(guān)借閱記錄。

③.文件、資料要進(jìn)行合理歸檔,分類整理。

④.檔案要常常進(jìn)行清理,以免資料積累混亂,對過期的文件資料要?jiǎng)偤们謇怼?/p>

⑤.部門須指定專人負(fù)責(zé),做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無關(guān)人員泄露。

⑥.業(yè)戶的檔案資料必需保持完整性及完好性,杜絕丟失狀況。

3、檔案管理

(1)當(dāng)業(yè)戶的第一份資料(含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報(bào)信息)轉(zhuǎn)到項(xiàng)目管理中心相關(guān)部門后,按一戶一檔的原則,馬上建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。

(2)為便于管理,每一份業(yè)戶檔案資料需同時(shí)建立書目篇(視工作須要,若資料很少,可以不做書目),檔案的相關(guān)信息增減時(shí),需同時(shí)修改書目。

(3)主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的特點(diǎn)及性質(zhì),選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式:

①.客服部可采納掛牢分類存放等方式,便于日常常見的查閱。

②.工程部裝修圖紙采納檔案袋封存的方式。

③.保安部可視每戶信息量的多少及運(yùn)用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

④.各部門需依據(jù)要求,于當(dāng)日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

(4)業(yè)戶發(fā)生變更后,原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨(dú)存放,確認(rèn)保管年限。超過保管年限后,經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關(guān)銷毀記錄。

(5)客服部主管每周一比照《業(yè)戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進(jìn)行全面檢查或抽查,發(fā)理問題剛好予以指導(dǎo),簽署相應(yīng)評語。

(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理狀況,匯總成書面報(bào)告,由部門主管批閱后,上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。

(7)項(xiàng)目經(jīng)理組織每半年對下屬部門進(jìn)行一次全面的檔案檢查,分別支配在每年的三月份及九月份。

(8)相關(guān)部門借閱檔案時(shí),需經(jīng)部門主管同意,辦理相關(guān)手續(xù)。

某管理處物業(yè)檔案管理流程

管理處物業(yè)檔案管理流程

1、檔案文件的歸檔范圍

1.1業(yè)主資料、工程技術(shù)資料。

1.2各項(xiàng)管理制度。

1.3公司企劃和相關(guān)推廣資料。

1.4內(nèi)部文件、資料、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要。

1.5外來文件。

1.6員工檔案。

2、檔案文件的分類立卷歸檔

2.1客戶資料的立卷歸檔。

2.1.1客戶房屋購/租合同的立卷歸檔。

2.1.2客戶房屋的工程技術(shù)資料的立卷歸檔。

2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。

2.1.4所管理區(qū)域工程技術(shù)資料、圖紙,以及相應(yīng)整改方案的立卷歸檔。

3、外來文件及公司內(nèi)部文件的立卷歸檔

4、管理處制度的立卷歸檔

4.1文件起草。

4.2簽發(fā)打印。

4.3發(fā)放執(zhí)行。

5、操作層員工檔案的立卷歸檔

5.1聘請表、簡歷、相關(guān)證件的復(fù)印件。

5.2員工月度年度考評表。

5.3員工培訓(xùn)、晉升等相關(guān)資料。

5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊,并存檔。

5.5公司、管理處內(nèi)部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統(tǒng)一歸入相對應(yīng)的檔案資料中。

6、檔案的管理

6.1管理處檔案由專人管理。

6.2檔案管理的工作任務(wù)是:

6.2.1便于查閱。

6.2.2保證檔案的平安。

6.2.3防止檔案的損壞。

6.2.4實(shí)行修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

7、檔案文件的借閱

7.1借閱程序。

7.2填寫檔案借閱登記表。

7.3部門負(fù)責(zé)人簽字同意后借出。

7.4借閱檔案文件需注明歸