優(yōu)采購審計(jì)：思路、方案、案例

采購審計(jì)：思路、方案、案例隨著企業(yè)的規(guī)模逐漸發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐漸深化，同時(shí)結(jié)合企業(yè)上市審計(jì)的要求，對(duì)采購進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視，已不僅滿足于東窗事發(fā)后的控制，而要求在采購工作流程中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)加以控制，因此對(duì)采購審計(jì)的要求和內(nèi)容也從過去的查錯(cuò)糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)，即在對(duì)整個(gè)采購過程審計(jì)的同時(shí)，重點(diǎn)放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)上。同時(shí)采購付款循環(huán)又涉及采購、物流、檢驗(yàn)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等眾多部門和環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)的流程體系、人員權(quán)限、不相容職務(wù)在制度流程上尚無明確分工界定，往往權(quán)限過于集中，而一些采購舞弊因?yàn)楦鞣N地域、親緣關(guān)系，手段也越發(fā)隱蔽和不可界定，因此采購流程審計(jì)難度也越來越大，要求審計(jì)人員了解采購的各個(gè)流程板塊，熟悉流程控制節(jié)點(diǎn)，處理好內(nèi)外部關(guān)系，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。一、審計(jì)目的及方式采購流程審計(jì)目的有三個(gè)：一是杜絕采購腐??；二是預(yù)付和控制采購風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范采購流程，降低采購成本，提高采購質(zhì)量。三是在預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，參與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與研發(fā)，經(jīng)過分析提出合理的采購品類、采購周期、庫存結(jié)構(gòu)等合理化建議，從而升化審計(jì)價(jià)值。因此采購流程審計(jì)可以通過流程審計(jì)和穿行測試相結(jié)合的方法進(jìn)行：一是從采購計(jì)劃、請(qǐng)購、供應(yīng)商選擇、詢價(jià)比價(jià)議價(jià)、招投標(biāo)、采購、驗(yàn)收入庫、付款，按流程進(jìn)行審計(jì)不僅可以提高審計(jì)效率更能提高審計(jì)準(zhǔn)確率，通過流程審計(jì)優(yōu)化制度流程，預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)配合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展；二是拋開傳統(tǒng)的審計(jì)流程，分析選定特別關(guān)注的樣本進(jìn)行穿行測試，關(guān)注價(jià)格和價(jià)格以外隱性重點(diǎn)，才能發(fā)現(xiàn)和杜絕采購腐敗。二、審計(jì)的前期準(zhǔn)備眾所周知，采購就像自己買東西一樣，既要采購物品價(jià)格便宜，又要質(zhì)量好，所以采購流程審計(jì)中，審計(jì)人員往往把重點(diǎn)關(guān)注采購的價(jià)格，認(rèn)為通過詢價(jià)就能發(fā)現(xiàn)問題，但是實(shí)際操作過程中卻往往發(fā)現(xiàn)不了什么線索，總之效果不大。其實(shí)，詢價(jià)只是一種方法，往往會(huì)存在誤導(dǎo)。原因：1、電話詢價(jià)，供應(yīng)商往往對(duì)陌生客戶實(shí)力的不了解產(chǎn)生戒心，不會(huì)初次就報(bào)出批量采購的底價(jià)。2、以資訊網(wǎng)站價(jià)格作為參考，往往只有大宗商品和標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的價(jià)格資訊、很多商品和訂制化產(chǎn)品的價(jià)格信息無法查詢。其實(shí)筆者在以往的采購審計(jì)中也遇到過幾家企業(yè)聯(lián)合，通過虛高報(bào)價(jià)哄抬資訊網(wǎng)站價(jià)格的情況，因?yàn)橐恍┑貐^(qū)性資訊網(wǎng)站往往也是通過工作人員電話咨詢當(dāng)?shù)貛准抑饕墓?yīng)商的價(jià)格作為行業(yè)參考價(jià)格，這就給聯(lián)合哄抬價(jià)格提供了操作空間。3、商品的價(jià)格受到規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交期和付款方式的影響，所以審計(jì)人員詢到的價(jià)格得不到采購部門的認(rèn)同。在一次設(shè)備采購中，兩家企業(yè)參與招標(biāo)，一家外資公司產(chǎn)品報(bào)價(jià)是另一家國內(nèi)小企業(yè)產(chǎn)品報(bào)價(jià)的兩倍，表面看著相同，但是材質(zhì)、工藝十分有講究,用一臺(tái)人民幣40萬元的設(shè)備加工出來的零件，和用一臺(tái)20萬人民幣的設(shè)備加工出的東西，肯定是大大不一樣的。所以，在這個(gè)案例中采購部門邀標(biāo)時(shí)將不在同一等級(jí)的產(chǎn)品放在一起招標(biāo)，在技術(shù)標(biāo)環(huán)節(jié)就沒有做到同一等級(jí)，招標(biāo)流程也只能流于形式了。要做好采購審計(jì)，首先在審計(jì)前審計(jì)人員要做到以下幾個(gè)方面：1、首先熟悉采購流程和國際采購商品術(shù)語。采購方式的分類：通常分為招投標(biāo)（大宗采購）、比議價(jià)、定點(diǎn)采購（獨(dú)家采購）3類；國際采購商品術(shù)語中涉及產(chǎn)品的價(jià)格通常分為CIF、FOB。其實(shí)往往所謂的定點(diǎn)采購只是采購部門的說辭，值得審計(jì)人員關(guān)注。一家化工企業(yè)，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)部門要求定點(diǎn)采購某種保密化學(xué)品LB7000，采購人員解釋此種化學(xué)品涉及企業(yè)研發(fā)機(jī)密，是供應(yīng)商為本企業(yè)生產(chǎn)需求專門國外進(jìn)口，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)國外進(jìn)口肯定要有報(bào)關(guān)手續(xù)，產(chǎn)品的品名規(guī)格一目了然，必然無法保密，采購人員前后話語矛盾，果然通過報(bào)關(guān)單查實(shí)該化學(xué)品為常見原料甘油，采購價(jià)格因此也大幅下降。2、了解企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈中的地位、產(chǎn)品主要構(gòu)成（BOM表）、生產(chǎn)工藝、主要原料、輔助材料、五金工具、包材名稱、規(guī)格、品牌、使用范圍、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。因?yàn)槠髽I(yè)的采購規(guī)模、產(chǎn)品要求直接決定著采購的價(jià)格。同樣是兩家電器企業(yè)采購電池，一家是行業(yè)龍頭，年采購量有200萬節(jié)，一家是剛剛起步的企業(yè)，年采購量只有20萬節(jié)，同樣的電池供應(yīng)商肯定給出的價(jià)格是不一樣的。3、了解企業(yè)產(chǎn)品的銷路、銷量和淡旺季，對(duì)原料備貨、現(xiàn)有庫存、滯庫原料、殘次品有所關(guān)注，這些要素都直接決定這采購的計(jì)劃和數(shù)量。4、了解企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和研發(fā)方向，對(duì)采購品類和現(xiàn)有采購物料的通用性有所關(guān)注。三、審計(jì)方案采購流程審計(jì)需要與采購部門、物流部門、倉儲(chǔ)部門、質(zhì)檢部門、財(cái)務(wù)部門的通力協(xié)調(diào)和配合，多方資料相對(duì)應(yīng)才能深入發(fā)現(xiàn)問題，提出切實(shí)有效的建議。例如，通過財(cái)務(wù)部門了解，大宗原料的漲幅是否有調(diào)價(jià)函，并且要對(duì)調(diào)價(jià)進(jìn)行市場調(diào)查；供應(yīng)商無故變動(dòng)需要警惕，通過采購部門查詢有無走規(guī)定的流程，是否存在領(lǐng)導(dǎo)一句話換供應(yīng)商的現(xiàn)象，這些都是價(jià)格走高的前兆。具體審計(jì)模塊、審計(jì)主要機(jī)會(huì)點(diǎn)和審計(jì)工作重點(diǎn)參照下表：1、采購制度及供應(yīng)商管理所需的資料：采購部門制度及職責(zé)分工、供應(yīng)商開發(fā)管理辦法、供應(yīng)商考核管理辦法及結(jié)果、合格供應(yīng)商名錄及備選供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商評(píng)定表。首先復(fù)核采購制度的有效性和可操作性，然后通過查看供應(yīng)商準(zhǔn)入資料與網(wǎng)絡(luò)查詢對(duì)比其真實(shí)性，與驗(yàn)廠人員溝通了解供應(yīng)商的產(chǎn)能是否嚴(yán)重不足，甚至外包的情況；查核供應(yīng)商考核分?jǐn)?shù)不及格，但仍然留廠。通常審計(jì)發(fā)現(xiàn)，新開發(fā)的供應(yīng)商樣品未質(zhì)檢，供應(yīng)商設(shè)備不足或者不具備生產(chǎn)能力；供應(yīng)商資質(zhì)不符合公司準(zhǔn)入要求、資料不全；供應(yīng)商系統(tǒng)存在重復(fù)錄入，供應(yīng)商分類錯(cuò)誤。同時(shí)一般情況下選擇生產(chǎn)廠商直接供貨因?yàn)檫^程環(huán)節(jié)較少，價(jià)格往往低于貿(mào)易商，而且售后維修也能及時(shí)得到處理并提供技術(shù)支持。關(guān)于生產(chǎn)廠商直接供貨與經(jīng)銷商供貨的比較，抽查**企業(yè)所需的化工產(chǎn)品的采購記錄，發(fā)現(xiàn)201*年度同時(shí)從生產(chǎn)廠商和貿(mào)易商采購的3種化學(xué)品物料號(hào)1301**39、1302**21、1302**93，從經(jīng)銷商采購平均價(jià)格分別為12,712元/噸、2,285元/噸和140,000元/噸，分別較從生產(chǎn)廠商采購平均單價(jià)的12,308元/噸、1,967元/噸和134,872元/噸，分別高了404元/噸、318元/噸和5,128元/噸；因此尚有通過直接生產(chǎn)廠商采購替代經(jīng)銷商采購，從而節(jié)降采購成本的空間。關(guān)于制度條款，根據(jù)**年最新版的《供應(yīng)商開發(fā)管理辦法》供應(yīng)商選擇基本條件：②近三年來每年的銷售額應(yīng)在人民幣100萬元以上，特殊有專長的供應(yīng)商可以例外；發(fā)現(xiàn)考核條件②年銷售額的要求，實(shí)際操作中采購部僅以供應(yīng)商提供的銷售數(shù)據(jù)為參考，真實(shí)性無法保證；實(shí)操層面，對(duì)于中小企業(yè)、小規(guī)模納稅人企業(yè)、個(gè)體工商戶，也沒有途徑獲取供應(yīng)商真實(shí)銷售額，因此該條款不具有可操作性。2、物資采購所需的資料：采購明細(xì)、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商目錄、招標(biāo)記錄。首先從采購明細(xì)入手，查詢招標(biāo)流程的規(guī)范性，借助主流外部咨詢網(wǎng)站查詢價(jià)格和波動(dòng)情況，如果采購品無法查詢，可以通過采購品構(gòu)成的主要原材料進(jìn)行分析成本構(gòu)成和價(jià)格波動(dòng)，并用復(fù)核性分析法等手段找出異常訂單，進(jìn)行穿行測試，并關(guān)注價(jià)格以外的眾多相關(guān)要素之間的聯(lián)系。有些物料或者設(shè)備明明是通用的，但采購卻是按訂制的，功能相差不大，但價(jià)格卻翻了幾番，這個(gè)就需要與生產(chǎn)使用部門或者實(shí)際操作工人了解情況。超量采購，供應(yīng)商與采購人員有私人關(guān)系；物料不直接與廠商采購，通過中間商采購，通過以上種種判斷是否有采購舞弊。價(jià)格走勢，采購的**五金件從201*年1月的采購入庫價(jià)格（不含稅）25.15元/片，到201*年2月價(jià)格未變動(dòng)；而該五金件的主原料冷板的價(jià)格在同期間內(nèi)下降了834元/噸，降幅達(dá)到了19.5%；按照主材料冷板在五金件采購價(jià)的比例42%計(jì)算，到201*年2月，采購價(jià)格應(yīng)該下降8%。國際貿(mào)易FOB與FCA價(jià)格分析，**年**物料以FCA交貨為主，但也存在部分FOB交貨，另外距離A港不到2公里的B港也是FOB交貨。該兩個(gè)港口FOB交貨的供應(yīng)商都是**公司。經(jīng)比較，F(xiàn)OB交貨比FCA交貨價(jià)格高70元/BDT，扣除增值稅后約高60元/BDT，而碼頭作業(yè)費(fèi)約39元/BDT，扣除碼頭作業(yè)費(fèi)后，F(xiàn)OB交貨比FCA交貨增加成本約21元/BDT。建議采用FCA交貨方式。3、采購合同、驗(yàn)收及呆滯管理所需的資料：采購合同訂單、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及記錄、扣罰允收明細(xì)、出入庫明細(xì)。抽查采購合同規(guī)范性，物質(zhì)采購合同需要注明物資名稱、規(guī)格、品質(zhì)、數(shù)量、包裝條款、貨物運(yùn)輸條款、貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)條款、產(chǎn)品質(zhì)量保證條款、價(jià)格條款、支付條款、檢測（COA證書）、索賠和仲裁條款及合同期限等，其他還有很多需要關(guān)注的地方此次不一一列舉。通常審計(jì)發(fā)現(xiàn)合同只標(biāo)明產(chǎn)品、單價(jià)、金額，不標(biāo)明產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格；有的合同只標(biāo)明供應(yīng)商，不標(biāo)明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家，這樣的漏洞容易給采購鉆空子；讓步接收未扣除相關(guān)費(fèi)用。呆滯管理，查核庫齡表發(fā)現(xiàn)截止到201*年5月，采購的3噸**物料號(hào)1302**90，庫齡達(dá)到12個(gè)月，已全部計(jì)入化學(xué)品呆滯料；指定品牌采購的5噸**物料號(hào)1301**97,生產(chǎn)日期為201*年10月，庫齡已達(dá)到6個(gè)月，已超過保質(zhì)期。4、采購付款所需資料：送貨單、入庫單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證。檢查采購