公文處理體會(huì)與認(rèn)識(shí)-王壽

發(fā)文辦理業(yè)務(wù)交流公文處理的認(rèn)識(shí)與體會(huì)一、公文的主要內(nèi)容二、二廠公文處理的根本做法三、做好公文處理工作的認(rèn)識(shí)與體會(huì)第一部分公文主要內(nèi)容主要內(nèi)容：一、企業(yè)公文定義、特點(diǎn)二、企業(yè)公文寫(xiě)作根本原那么三、擬寫(xiě)公文常見(jiàn)問(wèn)題四、電子公文推廣后有關(guān)問(wèn)題一、企業(yè)公文種的定義、種類(lèi)和格式主要依據(jù)?中國(guó)石油天然氣股份公文處理方法?〔石油辦字[2006]252號(hào)〕、?新疆油田公司行政公文處理及印章管理方法?〔油新辦字〔2021〕19號(hào)〕、?關(guān)于市、油田黨委系統(tǒng)公文格式的規(guī)定?〔新克油黨辦〔2021〕21號(hào)〕〔1〕定義：公文企業(yè)在實(shí)施管理過(guò)程中形成的具有特定或法定效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文書(shū)，是各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理、處理公務(wù)、溝通聯(lián)系的工具。〔2〕作用：傳達(dá)方針政策、貫徹決議、發(fā)布規(guī)章制度、請(qǐng)示答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作?！?〕特點(diǎn)：法定作者、法定權(quán)威性和約束力、政策性、針對(duì)性、標(biāo)準(zhǔn)的體例格式和特定的處理程序。公文的重要特點(diǎn)是行文的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化公文質(zhì)量的好壞關(guān)系機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作能否正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)公文質(zhì)量也代表部門(mén)、單位形象，是部門(mén)和單位綜合水平、綜合素質(zhì)的反映。

公文的種類(lèi)——要有“法定文種〞的概念?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?〔13個(gè)〕：命令〔令〕、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要油田公司所屬企業(yè)，在規(guī)定的13個(gè)公文種類(lèi)中，最常用的主要有以下9個(gè)文種：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要按照行文方向，可分為：上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、〔意見(jiàn)〕平行文：函下行文：通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、〔意見(jiàn)〕報(bào)告企事業(yè)常用文種使用參考企事業(yè)單位市、油田公司、處室

其他企業(yè)企事業(yè)下屬單位通報(bào)意見(jiàn)決定會(huì)議紀(jì)要函通知批復(fù)請(qǐng)示

地方政府二、企業(yè)公文寫(xiě)作根本原那么根本要求1、準(zhǔn)確無(wú)誤、講究實(shí)效合法合理全面；真實(shí)可行適時(shí)2、嚴(yán)謹(jǐn)周密、簡(jiǎn)明莊重用詞準(zhǔn)確不生歧義；特殊用詞和數(shù)字表達(dá)方式符合規(guī)定；言簡(jiǎn)意賅；恭而不卑、嚴(yán)而不酷、謙而有度3、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一版面、字體字號(hào)、正文用語(yǔ)常用公文寫(xiě)作舉要1、決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲單位及人員，變更或撤消不適當(dāng)決定。嘉獎(jiǎng)決定、處分決定、重要事項(xiàng)安排決定表達(dá)有關(guān)情況—宣布決定具體內(nèi)容—號(hào)召、警示、安排2、通知指示通知、批轉(zhuǎn)通知、知曉通知依據(jù)—目的—內(nèi)容—要求3、通報(bào)用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況表?yè)P(yáng)通報(bào)、批評(píng)通報(bào)、情況通報(bào)具體情況—分析、總結(jié)—要求4、報(bào)告用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)或有關(guān)主管部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)求備案、答復(fù)詢(xún)問(wèn)。工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件材料報(bào)告工作進(jìn)情況—成績(jī)及問(wèn)題—分析、方案、告知5、請(qǐng)示

用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)

指示請(qǐng)示、批準(zhǔn)請(qǐng)示

理由、背景、依據(jù)—請(qǐng)示具體事項(xiàng)—專(zhuān)用結(jié)束語(yǔ)6、批復(fù)7、意見(jiàn)8、函9、會(huì)議紀(jì)要三、擬寫(xiě)公文常見(jiàn)的一些問(wèn)題1、標(biāo)題擬寫(xiě)不標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于張XX開(kāi)除廠籍的請(qǐng)示關(guān)于XX公司更新環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備的請(qǐng)示關(guān)于在全廠范圍內(nèi)開(kāi)展平安工作大檢查的通知正確寫(xiě)法〔1〕邏輯合理用詞精練關(guān)于開(kāi)除張XX廠籍的請(qǐng)示XX作業(yè)區(qū)關(guān)于更新環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備的請(qǐng)示關(guān)于開(kāi)展平安大檢查的通知〔2〕掌握標(biāo)題三要素發(fā)文單位+內(nèi)容+文種平安科關(guān)于發(fā)放勞保用品的通知

*一般性文件標(biāo)題里的作者可省略*標(biāo)題中一般不用符號(hào)法規(guī)、規(guī)章、書(shū)刊名及特定詞語(yǔ)可用。并列人名、單位名可用。并列人名、單位名也可用空格分開(kāi)。*轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題要精練省略法、直轉(zhuǎn)法2、文種不正確關(guān)于購(gòu)置12～14型抽油機(jī)的申請(qǐng)〔請(qǐng)示〕“五五〞普法教育活動(dòng)安排〔通知〕抽油機(jī)井宏觀控制圖管理標(biāo)準(zhǔn)〔通知〕正確寫(xiě)法9類(lèi)文種正確運(yùn)用申請(qǐng)----請(qǐng)示安排、規(guī)定、方法----用通知印發(fā)3、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示關(guān)于油井硫化氫濃度嚴(yán)重超標(biāo)問(wèn)題的報(bào)告正確寫(xiě)法分開(kāi)擬制或?qū)?bào)告作為請(qǐng)示附件4、內(nèi)文標(biāo)題序號(hào)不對(duì)一、〔一〕1.(1)兩級(jí)標(biāo)題可以一、1.組合5、主送抄送不準(zhǔn)確正確寫(xiě)法主送為執(zhí)行和辦理部門(mén)，頂格書(shū)寫(xiě)抄送為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及了解情況或輔助執(zhí)行部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)二廠—白堿灘區(qū)醫(yī)院段公路修路期間車(chē)輛繞行217國(guó)道的函主送白堿灘交警支隊(duì)，抄送白堿灘城建局6、引文不標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)油田公司[2021]26號(hào)文件，我廠----正確寫(xiě)法先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)根據(jù)油田公司?關(guān)于開(kāi)展“百日上產(chǎn)勞動(dòng)競(jìng)賽〞活動(dòng)的通知?〔中油新字[2021]26號(hào)〕，我廠---

語(yǔ)言文字要標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確公文中時(shí)間表達(dá)要具體準(zhǔn)確，如“2021年〞、“1995〞年，不能使用“去年〞、“今年〞、“昨天〞等模糊的寫(xiě)法。在表達(dá)某個(gè)時(shí)代，如“80年代〞時(shí)，前面應(yīng)有“××世紀(jì)〞作限制。上行文應(yīng)準(zhǔn)確把握行文語(yǔ)氣，做到語(yǔ)氣委婉、言辭懇切。擬寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)一般用“擬XXXXXX〞。此外，應(yīng)防止使用“希盡快批復(fù)〞、“望速批準(zhǔn)〞等命令、告誡語(yǔ)氣?！罢?qǐng)示〞的結(jié)束語(yǔ)一般可采用“妥否，請(qǐng)批示。〞應(yīng)注意“否〞后不用“？〞號(hào)，“示〞后不用“！〞號(hào)?！皥?bào)告〞的結(jié)束語(yǔ)一般可采用“特此報(bào)告。〞而不使用“特此報(bào)告，請(qǐng)批示。〞四、電子公文推廣后有關(guān)問(wèn)題1、不發(fā)和限制印發(fā)紙質(zhì)公文，減少數(shù)量，提高質(zhì)量可用、協(xié)商、原件批回等方式解決的，不發(fā)公文；可用網(wǎng)上通知通告解決問(wèn)題的，不發(fā)公文；可用電子公文解決問(wèn)題的，不發(fā)紙質(zhì)公文；領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)一般不以文件印發(fā)。2、標(biāo)準(zhǔn)文件種類(lèi)和文號(hào)黨委文件、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)文件、企業(yè)文件、部門(mén)文件、紀(jì)要類(lèi)文件文號(hào)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。發(fā)電子公文時(shí)注意調(diào)整文號(hào)。3、原有文件標(biāo)識(shí)和印章有效4、一般不聯(lián)合發(fā)文，可會(huì)簽。5、電子文件輸出一份歸檔第二部分采油二廠公文處理基本做法做好文件的收、發(fā)、管理工作，確保文件的平安、保密和及時(shí)提供利用，是辦公室工作的一項(xiàng)重要職責(zé)，也是發(fā)揮參謀助手作用的重要內(nèi)容。因此，采油二廠辦公室在日常工作中始終堅(jiān)持熟知公文處理的有關(guān)規(guī)定、程序和方法，確保公文處理和密級(jí)文件管理的每個(gè)環(huán)節(jié)萬(wàn)無(wú)一失。建立健全公文處理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)油田公司“關(guān)于加強(qiáng)OA系統(tǒng)收文管理的通知〞及有關(guān)制度要求，我們?cè)谌珡S23個(gè)機(jī)關(guān)、科室、部門(mén)及基層單位設(shè)立了專(zhuān)兼職公文處理工作人員，主要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)處理、催辦及清理、登記和銷(xiāo)毀工作。要求專(zhuān)兼職公文處理人員每個(gè)工作日至少兩次從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中接收處理文件，如有文件因接收不及時(shí)延誤時(shí)間超過(guò)1天，將對(duì)該單位進(jìn)行考核，記問(wèn)題點(diǎn)一個(gè)，目的是提高公文流轉(zhuǎn)效率，確保公文處理準(zhǔn)確性和及時(shí)性。目前我廠OA系統(tǒng)使用用戶(hù)---141個(gè)，對(duì)系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與公司進(jìn)行溝通，逐步完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣工作。由于白堿灘區(qū)政府電子公文運(yùn)行系統(tǒng)與我廠電子公文運(yùn)行系統(tǒng)不屬于統(tǒng)一平臺(tái)，收到的來(lái)文均是紙質(zhì)文件，為進(jìn)一步落實(shí)“無(wú)紙化辦公〞的要求，我廠將收到的非涉密紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描整理后利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上傳閱，提高了公文的流轉(zhuǎn)效率。截止2021年9月OA系統(tǒng)接收文件730份，制發(fā)文件94份，并且在保證公文保密的前提下，將應(yīng)用范圍較廣的文件及時(shí)傳遞到采油二廠信息網(wǎng)頁(yè)上實(shí)現(xiàn)共享，沒(méi)有出現(xiàn)一起過(guò)失。認(rèn)真做好收發(fā)文處理工作。收文辦理：我廠收文來(lái)源主要有兩類(lèi)：一是上級(jí)文件。主要是市油田黨委、油田公司下發(fā)的文件及市油田黨委和油田公司轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)文件；二是白堿灘區(qū)政府文件。這類(lèi)文件，我們始終按照及時(shí)登記、及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)、及時(shí)轉(zhuǎn)呈領(lǐng)導(dǎo)批示和及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)的“四及時(shí)〞原那么，認(rèn)真把好文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)。特別是上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)的涉密文件，建立了專(zhuān)門(mén)的收文登記簿，強(qiáng)化每一個(gè)環(huán)節(jié)的保密性。堅(jiān)持緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文每天催辦，提高了文件運(yùn)轉(zhuǎn)速度，有效防止了公文的積壓和漏辦。對(duì)重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示的重要督查事項(xiàng)，辦公室聯(lián)合有關(guān)部門(mén)和人員，對(duì)督查的事項(xiàng)、時(shí)限、承辦單位、反響形式等進(jìn)行直接督查，確保執(zhí)行到位。對(duì)上級(jí)文件中的重要講話(huà)精神經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，辦公室將制作多媒體，組織中心組學(xué)習(xí)。2021年1-9月我廠共收到來(lái)文815份，在辦理和落實(shí)的過(guò)程中無(wú)任何過(guò)失。來(lái)文、來(lái)函辦公室擬辦領(lǐng)導(dǎo)批辦分辦承辦催辦整理（立卷）歸檔

檔案移交簽收、審核、登記信息反饋收文辦理流程發(fā)文辦理：廠發(fā)文辦理嚴(yán)格按照油田公司行政公文處理及市、油田黨委系統(tǒng)公文格式的規(guī)定要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、平安地處理各類(lèi)文件。主要從四個(gè)方面加強(qiáng)了工作：一是為了更好地做到對(duì)文件形成過(guò)程的督查，辦公室要求文件起草部門(mén)在文稿報(bào)辦公室審核送簽前必須對(duì)文稿形成的過(guò)程進(jìn)行文字說(shuō)明，內(nèi)容包括擬稿人、部門(mén)審核人、參加會(huì)稿部門(mén)及相關(guān)人員〔通過(guò)開(kāi)會(huì)討論的要注明開(kāi)會(huì)日期，參加部門(mén)和相關(guān)人員〕、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核情況等等；二是辦公室審核文件實(shí)行3層把關(guān)，第一層由文書(shū)工作人員初步校核，重點(diǎn)審查是否有必要行文，是否符合黨的方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，是否符合文件標(biāo)準(zhǔn)格式。第二層由秘書(shū)校核，再次審查上述內(nèi)容是否到位，并對(duì)文件的政策進(jìn)一步嚴(yán)格審核，對(duì)文件的文字進(jìn)行精雕細(xì)琢，對(duì)文面格式進(jìn)一步把關(guān)。第三層辦公室專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)文件核稿的領(lǐng)導(dǎo)審核，最后送審簽發(fā)。這樣，文件在報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批前已“過(guò)三關(guān)〞，對(duì)發(fā)文質(zhì)量有了較為可靠的保障；三是嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，精簡(jiǎn)文件。發(fā)文少可求精，多那么易濫，對(duì)一些可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)，對(duì)一些應(yīng)以部門(mén)名義發(fā)的文件一律退回由相關(guān)部門(mén)發(fā)，對(duì)一些能精簡(jiǎn)的文件盡量說(shuō)短話(huà)，發(fā)短文。辦公室核稿用印網(wǎng)上傳輸（呈報(bào)）整理（立卷）歸檔檔案移交接收文件擬稿相關(guān)單位會(huì)稿擬稿部門(mén)審核部門(mén)審核領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)回送辦公室核稿接收文件接收文件接收文件（呈文）發(fā)文辦理流程強(qiáng)化公文管理工作。公文管理是公文處理工作的重要內(nèi)容之一。保證公文的平安、保密和及時(shí)提供利用，是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。一是文件的閱讀傳達(dá)范圍。按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，我廠對(duì)發(fā)至各個(gè)層次的文件閱讀傳達(dá)范圍需做明確規(guī)定，尤其是涉密文件要嚴(yán)格依照職級(jí)類(lèi)別進(jìn)行傳閱；二是文件的復(fù)制。目前采油二廠公文根本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，對(duì)機(jī)密級(jí)文件是一律要求不得復(fù)制，對(duì)秘密級(jí)文件確因工作需要，要翻印或復(fù)制的文件，經(jīng)上級(jí)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意后，加蓋公章并嚴(yán)格履行傳閱手續(xù)，視同原文件管理；三是文件的銷(xiāo)毀。辦公室對(duì)整理過(guò)的，經(jīng)鑒定確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值的文件、資料、刊物等，對(duì)涉密文件進(jìn)行登文造冊(cè)后按規(guī)定到保密部門(mén)指定的銷(xiāo)毀點(diǎn)予以銷(xiāo)毀。及時(shí)整理歸檔。公文的辦理程序是個(gè)嚴(yán)密的體系，從程序上看，要經(jīng)過(guò)公文的簽收、登記、批辦、承辦、催辦等過(guò)程，才能將一份公文辦理完畢收集歸檔，但是“存檔意識(shí)〞要貫穿于整個(gè)公文處理的全過(guò)程。在公文辦理過(guò)程中，我廠辦公室人員隨時(shí)收集有關(guān)資料，每辦完一項(xiàng)工作后，都要及時(shí)根據(jù)文書(shū)檔案保管期限表，對(duì)公文的類(lèi)別、保管期限進(jìn)行初步整理，為下一步正式立卷歸檔打下了堅(jiān)實(shí)的根底。為全面反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)狀況，涉及相關(guān)工作的公文等文字材料都要盡可能做到歸檔全面。不僅注重收集有正式文號(hào)的紅頭文件，還加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)、重要會(huì)議、工作方案、責(zé)任書(shū)等其他反映機(jī)關(guān)重要工作的文件材料的收集整理。

嚴(yán)格做好印章管理。一是做好公章刻制審批工作。對(duì)所屬單位刻制公章嚴(yán)格審批，審查公章種類(lèi)、層級(jí)、使用范圍，認(rèn)真填寫(xiě)刻制公章審批單。二是做好公章使用簽批工作。嚴(yán)格遵循公章使用簽批程序，杜絕未經(jīng)審批擅自用印。使用公章時(shí)要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)和廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可用章。三是做好公章保管工作。指定專(zhuān)人保管公章，明確相關(guān)責(zé)任，改善公章保管條件，防止盜用公章行為。四是做好廢止公章封存和銷(xiāo)毀工作。建立廢止公章封存和銷(xiāo)毀制度和流程，對(duì)不再使用的公章進(jìn)行封存、銷(xiāo)毀。五是做好公章管理人員的培訓(xùn)工作，提高管理人員思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，把公章管理各項(xiàng)措施落到實(shí)處。第三部分做好公文處理工作的認(rèn)識(shí)與體會(huì)公文處理是辦公室的一項(xiàng)根底性工作。搞好公文處理對(duì)于改進(jìn)工作作風(fēng)，提高效勞質(zhì)量，樹(shù)立良好的機(jī)關(guān)形象具有非常重要的意義。公文處理從撰寫(xiě)、審核、校印、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、歸檔的整公個(gè)過(guò)程是一環(huán)套一環(huán)、一扣跟一扣的，其中每一項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)那么、方式和要求，否那么無(wú)論在哪一個(gè)環(huán)節(jié)上出了問(wèn)題，都將影響整個(gè)公文工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。通過(guò)我廠近年來(lái)辦文工作的實(shí)踐，對(duì)做好公文處理工作，我淺談以下四個(gè)方面的認(rèn)識(shí)和體會(huì)：一、抓意識(shí)，追求公文處理的高水平做好公文處理工作一定要樹(shù)立“四種〞意識(shí)，即：精品意識(shí)、效益意識(shí)、平安意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)。“精品意識(shí)〞指的是公文質(zhì)量。公文質(zhì)量的好壞直接影響企業(yè)的形象，我們必須要把好“三道關(guān)口〞。一是把好行文關(guān)。按照公文處理規(guī)定，審核本單位制發(fā)的公文是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合上級(jí)有關(guān)方針政策規(guī)定，是否與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽，是否履行了先核后簽辦文程序等，確保行文的必要性和準(zhǔn)確性。二是把好內(nèi)容關(guān)。審核公文的語(yǔ)言表述是否標(biāo)準(zhǔn)、文種使用是否正確，力求做到內(nèi)容充實(shí)，表述清楚，簡(jiǎn)明扼要，邏輯嚴(yán)密，確保文件質(zhì)量。三是把好格式關(guān)。按照公文標(biāo)準(zhǔn)要求，電子公文系統(tǒng)固定了公文的根本版式，可直接使用。但字體、字號(hào)、主題詞、密級(jí)等選擇和標(biāo)注等為活選項(xiàng)，擬稿部門(mén)操作中容易把握不準(zhǔn)、不統(tǒng)一，須進(jìn)行認(rèn)真把關(guān)，確保公文體例標(biāo)準(zhǔn)、要素齊全、外觀整肅?！靶б嬉庾R(shí)〞指的是辦文的效率。公文處理是一項(xiàng)程序強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)高的工作。在收文方面，來(lái)文、件、件不管輕重緩急，一律當(dāng)日來(lái)文，當(dāng)日送閱，及時(shí)催辦，有特殊時(shí)限要求的按要求辦；在發(fā)文方面，凡符合發(fā)文要求、程序到位的當(dāng)日來(lái)文，當(dāng)日印發(fā)，涉及多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)會(huì)簽的及時(shí)催促催辦，對(duì)少數(shù)較復(fù)雜的文件那么限時(shí)辦，對(duì)緊急件那么實(shí)行特事特辦；對(duì)一些常規(guī)性的會(huì)議文件，如“三八〞、“七一〞等節(jié)日慶祝大會(huì)上的表彰性通報(bào)，要增強(qiáng)工作的方案性和預(yù)期性，提前通知有關(guān)單位，盡早草擬文稿，及時(shí)送審，掌握工作主動(dòng)性，減少“逢會(huì)發(fā)文、手忙腳亂〞的被動(dòng)局面。“平安意識(shí)〞指的是公文處理要嚴(yán)格保密。平安保密是公文處理的根本要求和根本原那么。為確保公文處理平安保密，要從三個(gè)方面著手：一是強(qiáng)化涉秘人員的保密意識(shí)，加強(qiáng)平安保密教育。要組織公文處理全體人員進(jìn)行保密知識(shí)學(xué)習(xí)，落實(shí)了保密責(zé)任，簽訂了保密承諾書(shū)，用反面教材加強(qiáng)保密教育，用事實(shí)教育涉密人員汲取教訓(xùn)?！胺瞰I(xiàn)意識(shí)〞是指公文處理優(yōu)質(zhì)效勞。要做好公文處理工作，必須進(jìn)一步強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)，以平和的心態(tài)，認(rèn)認(rèn)真真地做好本職工作，其中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要掌握主動(dòng)，抓住細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)節(jié)更顯優(yōu)質(zhì)。在公文處理中，要始終秉承這一理念，認(rèn)認(rèn)真真、仔仔細(xì)細(xì)地做好這一工作。比方，在文件傳閱過(guò)程中，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙，有時(shí)容易疏忽閱文，一般在上午上班前安排工作人員將文件送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室桌上，并翻開(kāi)文件夾，下午下班后工作人員到領(lǐng)導(dǎo)辦公室查閱文件，看是否批閱。如仍未批閱，給領(lǐng)導(dǎo)本人打，提醒領(lǐng)導(dǎo)批閱。二、抓標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)公文處理的根底做好公文處理工作必須到達(dá)“三個(gè)〞標(biāo)準(zhǔn)，即：文種標(biāo)準(zhǔn)、行文標(biāo)準(zhǔn)、辦理標(biāo)準(zhǔn)。文種標(biāo)準(zhǔn)。要在擬制公文時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)權(quán)限、行文關(guān)系、發(fā)文目的等正確選用文種，確保公文的嚴(yán)厲性、標(biāo)準(zhǔn)性、權(quán)威性和有效性。行文標(biāo)準(zhǔn)。要了解行文關(guān)系，主要有四種類(lèi)型：隸屬關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系、不相隸屬關(guān)系。凡有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)、有指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)部門(mén)，向上級(jí)機(jī)關(guān)和部門(mén)行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；屬于平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的行文，一律采用平行文。辦理標(biāo)準(zhǔn)。公文辦理分為收文〔一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序〕，發(fā)文〔一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、催辦、查辦等程序〕和辦結(jié)文〔一般包括立卷、歸檔、清退、銷(xiāo)毀等程序〕。公文辦理標(biāo)準(zhǔn)就是指的在辦文過(guò)程中要遵守每個(gè)程序的具體規(guī)定和要求。三、抓語(yǔ)言，確保公文質(zhì)量高水平準(zhǔn)確。這是對(duì)公文語(yǔ)言的第一要求，是公文語(yǔ)言的生命。首先，要做到用詞準(zhǔn)確。要注重區(qū)別詞語(yǔ)的不同含義，尤其是要嚴(yán)格辯析同義詞之間的細(xì)微差異，務(wù)求詞義準(zhǔn)確，在此根底上做到造句符合語(yǔ)法邏輯，數(shù)據(jù)圖示準(zhǔn)確無(wú)誤；注重區(qū)別詞語(yǔ)的感情色彩和語(yǔ)體色彩；注重區(qū)別詞義在不同語(yǔ)境中的不同變化；注重把握公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特定用詞；其次，要正確使用句式。要將長(zhǎng)句和短句交替運(yùn)用，使行文鏗鏘有力；要將整句和散句結(jié)合起來(lái)，使行文錯(cuò)落有致；要注重把握好幾種常見(jiàn)的特定句式；要注重表意的準(zhǔn)確性，不用含混不清似是而非的句式。簡(jiǎn)潔。言約意豐，精煉明快，意思表達(dá)清楚而不累贅冗長(zhǎng)，到達(dá)“句中無(wú)余字，篇內(nèi)無(wú)贅語(yǔ)〞。做到簡(jiǎn)潔的要害是：一要?jiǎng)h除一切套話(huà)、空話(huà)、意思重復(fù)的話(huà)；二要注重語(yǔ)句的提煉，杜絕堆砌修飾語(yǔ)現(xiàn)象；三要適當(dāng)使用縮略語(yǔ)；四要恰當(dāng)使用文言詞語(yǔ)及短句。平實(shí)。公文重在“實(shí)用〞，用語(yǔ)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直陳其事，通俗易懂，淺顯流暢；不搞“曲筆〞，不作夸飾，不故弄玄虛，不嬌揉造作。如一般工作報(bào)告，用語(yǔ)看