檔案電子文件專題講座

1/22會組織、企業(yè)、事業(yè)單位中日益普及，計算機輔助設(shè)計(CAD)和計電子商務(wù)(EC)在國內(nèi)外貿(mào)易中廣泛應(yīng)用，形成了大量的電子文件。電子文件(ElectronicRecords)是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)容信息一種編碼體系。概言之，元數(shù)據(jù)是對文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息等2/22子文件管理的各項信息。面對海量信息資源管理,借助基于資源組織記錄電子文件的原始狀態(tài)，還能夠系統(tǒng)地映射出電子文件的生成環(huán)境，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的軟硬件環(huán)境，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，類型，打開方式等信息對象(1)文本文件(Text)，或稱為字(表)處理文件，是指使用文。(2)圖形文件(Graphic)(3)圖像文件(Image)(4)視頻(影像)文件(Video)3/22是指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的等。(5)音頻(聲音)文件(Audio)(6)數(shù)據(jù)文件(Data)(7)命令文件，亦稱計算機程序(Program)件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過(8)多媒體文件(Multimedia)，包含上述兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”這種文件使用多媒體技術(shù)制作，具有較復(fù)雜的分為主文件和支持性、輔助性、工具主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件。支持性文件是指生多媒體軟件等。輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件，如計算機程序類文件(命令文件)往往附始文件和將紙質(zhì)或其他載體(如膠片)文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。4/22的制在計算機系統(tǒng)處理文件，其正常的運作、管理都是建立在一套標息內(nèi)容與載體形式之間具有可分離性。電子文件在和表示，相同的信息可以在表現(xiàn)時呈現(xiàn)多種形式、格式。由于這種5/22的可重用性。一是存儲起來的信息可以被反復(fù)調(diào)取、使用；二是對所存信息整體進行拆分，或提取信息的屬性，并使之與具四是通過數(shù)據(jù)挖掘等方式可以對結(jié)構(gòu)化文件中蘊含的信息進行分析件形成系統(tǒng)的異構(gòu)性。異構(gòu)性是指是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理與描述方式多樣化，不一致。形成電子文件的系統(tǒng)性質(zhì)、功能及功能實現(xiàn)方式是多種多樣的，建設(shè)單位的業(yè)務(wù)特色、工作環(huán)境差異、技術(shù)功能定義、結(jié)構(gòu)方式、技術(shù)路線、技術(shù)構(gòu)成等多方面的異構(gòu)性。解決(1)時間變化：歸檔、鑒定、著錄環(huán)節(jié)提前；著錄將貫穿于電子。(2)內(nèi)容變化：A、簡化：實體整理僅為對脫機保存的磁盤、磁化：歸檔與檢索的集成、邏輯歸檔工作與檢索工作的集成、歸檔與鑒(3)順序變化：由串行向并行、線性向非線性變化。(1)保障電子文件的真實性。電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、6/22礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會價值，得以作為社會記憶長(2)保障電子文件的完整性。電子文件的完整性包括三個方面和背景信息沒有缺損；三是與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性(3)保障電子文件的長期可讀性原則。電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。電子文(1)前端控制原則。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷7/22第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可學(xué)、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環(huán)節(jié)的重(2)全程管理原則。根據(jù)電子文件的特點和管理要求，必須建立(3)集成管理原則。集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程(一)電子文件的鑒別工作鑒別工作就是確定哪些信息是文件，從而需要判斷其價值。鑒鑒別的任務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來，其實質(zhì)是明確(二)電子文件的內(nèi)容鑒定8/22(三)電子文件的技術(shù)鑒定技術(shù)鑒定的任務(wù)即檢查電子文件的技術(shù)狀況，判斷電子文件有用用的狀態(tài)(技術(shù)分析或技術(shù)鑒定)，是對電子文件的各方面技術(shù)狀況進行全面檢查，包括對文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對就是當時當人當事形成的，可以將真實性理解為“原始性”。就電子第二，根據(jù)預(yù)先確定的標準格式和模板編輯文件；第三，對于某些文件可將該文件轉(zhuǎn)換成非數(shù)字形式，如縮微等；第四，對文件的遷移進性鑒定。分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件第一，檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件(如數(shù)據(jù)9/22第三，核實歸檔或遷移時填寫的文件運行的軟硬件環(huán)境、版本第四，檢測在指定的環(huán)境平臺上能否準確讀出電子文件。如發(fā)(2)介質(zhì)規(guī)格的檢查。一般情況下，不應(yīng)選用過時的、不符合工文件的銷毀在計算機中進行，為了防止誤操作，應(yīng)先建立備份，待審查確定銷毀無誤后，再將備份刪除，刪除操作包括“刪除”指令、格須連同載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。銷毀過程應(yīng)予記錄，記10/22(1)保存在文件管理系統(tǒng)中。分為兩種情況，第一，按照歸檔要(2)脫機保存。需要脫機保存的電子文件包括：暫存一段時間后銷毀的電子文件、秘密文件、現(xiàn)行作用較小的永久性文件、需要建(3)縮微。對于那些在現(xiàn)實條件下不能保證真實性可以得到長(4)遷移。當機構(gòu)的系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，應(yīng)將所有在線存儲和脫機保存的電子文件遷移進新系統(tǒng)，以確保這些文件在保管期限程的記錄鑒定是一項難度很大的工作，也具有相當?shù)娘L險。為了監(jiān)督鑒些不當行為，需要對鑒定工作予以記錄。對于電子文件，通過一定的系統(tǒng)設(shè)計，內(nèi)容鑒定和部分處置工作(如銷毀)的過程及結(jié)果可以自動記錄在系統(tǒng)中，而技術(shù)鑒定及另外一些處置工作(如縮微)的過程記錄電子文件鑒定工作的文件包括：文件管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄 (日志)、鑒定報告、銷毀記錄、遷移記錄、縮微記錄等。這些文件。11/22檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交(一)電子文件的歸檔X圍第一，電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支持軟件須一同歸檔。第三，電子文件歸檔時著錄信息、鑒定記錄等應(yīng)與文件(二)電子文件的歸檔方式12/22(三)電子文件的歸檔時間一般來講，邏輯歸檔盡可能實時進行，以免發(fā)生失控；物理歸檔(四)歸檔電子文件的質(zhì)量要求(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮算法，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一(3)用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時收13/22(4)用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，同時收集非通用格式的(5)用音頻設(shè)備獲得的文件，同時收集其屬性標識、參數(shù)和非(6)由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所說的兩(7)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原質(zhì)文件，如軟件開發(fā)任務(wù)書、需求分析說明。系統(tǒng)設(shè)計說明書、程序效，文本文件應(yīng)是最后4、一式兩(三)套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時還可以一式三套，其的錯誤，封存件可以減少出錯、失真現(xiàn)象，兩套封存更為保險，因為14/22的電子文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯。整理貼上標簽，注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環(huán)境等。整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》，內(nèi)容包括電子文文件性質(zhì)、類別、載體編號、保管期限等。歸檔電子登記表可以制成。(五)歸檔手續(xù)歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號、檔號等，歸檔文件及能利用文件信息，不能對之進行刪除、修改等操作。這個過程應(yīng)記錄續(xù)與此類似。在這兩種情況下，都可由系統(tǒng)自動生成一份《歸檔電子件，應(yīng)由移交雙方按照《歸檔電子文件登記表》清點歸檔材料，對歸檔文件進行全面的檢查驗收，在《歸檔電子文件移交檢驗表》、《電子檔雙套歸檔的15/22分兩次進行，第一次是在歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由電子文件形成部門負責，鑒定結(jié)果填入《歸檔電子文件移交檢驗表》；第二次是在歸檔時的檢查驗收，主要內(nèi)容除了檢測技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗結(jié)果填入《電子檔案接收檢驗登記表》。由歸檔電子文件存儲(邏輯)格式式AMRMRealAudioMODseoExcel、Access、maker文本(聲音 16/22表圖形DXF網(wǎng)頁SGML、HTML、XML歸檔電子文件存儲載體(物理格式)格格式(版本)保存(推薦使用)(650MB)存利用數(shù)據(jù)處理、交換(不能載體名稱(介VDRWMacintosh、DOS途(一)電子文件的整理體具有磁盤、磁帶、光盤作簡單整理)。而信息整理則呈強化趨勢。以用戶為中心的服17/22件的保護(一)電子文件載體的保護5％。歸檔光盤應(yīng)保存在14℃一24℃、相對濕度在45％~60％的少空氣中含灰塵量的條件。保證機器清性載體上，能使磁性涂層18/22防止機械震動。機械磨損和強烈震動，也能對電子文件產(chǎn)生破壞。注意做好減震防沖工作。硬盤驅(qū)動器應(yīng)平放固定，防止發(fā)生振動，硬盤驅(qū)動器執(zhí)行讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭5、防止光線和有害氣體的影響。有害氣體和光線(特別是紫外線)對電子文件載體危害極大。注意做好防光工作。要嚴防強光的影存放：無論是軟磁盤、磁帶還是光盤都應(yīng)該垂直放置，以防變形嚴禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定磁性載體和光盤，以免造成介質(zhì)整理：軟磁盤的標簽應(yīng)寫好后貼上，如果軟磁盤上已有標簽，不清潔：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時間過長，出現(xiàn)盤命19/22(二)電子文件內(nèi)容信息的保護數(shù)據(jù)受到保護，不因偶然或惡意的原因而遭到破壞、更改、顯露，使電子文件歸檔是必須解密的文件，文件必須(1)數(shù)字簽名技術(shù)。數(shù)字簽名是以數(shù)字形式存儲并能在通信網(wǎng)(2)身份識別技術(shù)。常采用通行字口令方式。(3)消息認證。接收者能夠檢驗收到的消息是否真實的方法。20/22帶機、光盤、硬盤。備份技術(shù)有拷貝、磁盤鏡像、磁盤雙工、鏡像站點、服務(wù)器集群技術(shù)、災(zāi)難恢復(fù)(一)電子文件管理系統(tǒng)概念理、法律、標準、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)的主體是