企業(yè)協(xié)同辦公解決方案

企業(yè)協(xié)同辦公解決方案目 錄1. 前言 32. 設(shè)計(jì)目標(biāo) 43. 系統(tǒng)架構(gòu) 53.1. 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 53.2. 協(xié)同管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu) 53.3. 完善的產(chǎn)品架構(gòu)，獨(dú)特的緩存技術(shù) 64. 功能結(jié)構(gòu) 85. 企業(yè)日常管理應(yīng)用 95.1. 協(xié)同工作 95.2. 表單定制 95.3. 電子郵件 105.4. 公文管理 115.5. 文檔管理 125.6. 日程會(huì)議計(jì)劃 125.7. 公共信息 136. 企業(yè)關(guān)聯(lián)項(xiàng)目 157. 企業(yè)知識(shí)關(guān)聯(lián) 168. 信息發(fā)布 179. 系統(tǒng)管理設(shè)計(jì) 199.1. 系統(tǒng)管理邏輯結(jié)構(gòu) 1910. 企業(yè)集成擴(kuò)展 2010.1. 應(yīng)用集成 2010.2. 門戶整合 2010.3. 數(shù)據(jù)交換 2010.4. 工作流接口 2010.5. 文檔接口 2010.6. 郵件接口 2010.7. 統(tǒng)一資源接口 2010.8. 插件接口 2010.9. XML標(biāo)準(zhǔn) 21前言現(xiàn)在企業(yè)組織機(jī)構(gòu)龐大，包括諸多的職能部門和子公司，相應(yīng)的管理與控制方面出現(xiàn)很多無(wú)法避免的問(wèn)題，通過(guò)建設(shè)協(xié)同管理系統(tǒng)是滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需要 , 更好的協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息化管理,提升執(zhí)行管理能力。協(xié)同管理解決方案包含八大模塊：協(xié)同工作、公文管理、文檔管理、電子郵件、公共信息、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、日程計(jì)劃會(huì)議、表單應(yīng)用等，并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)插件實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公進(jìn)一步應(yīng)用擴(kuò)展。設(shè)計(jì)目標(biāo)通過(guò)實(shí)施協(xié)同管理系統(tǒng)，在依據(jù)實(shí)用性、可擴(kuò)展性、先進(jìn)性與兼容性、穩(wěn)定性、安全性、集成性的原則基礎(chǔ)上把日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在企事業(yè)單位的部門、群組、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程 /會(huì)議管理、常用工具、產(chǎn)品接銷、包裝分流、物流運(yùn)輸以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。從而達(dá)到管理高效全面的管理效果。協(xié)同管理系統(tǒng)的總體目標(biāo)是："以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實(shí)現(xiàn)園區(qū)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個(gè)覆蓋全園區(qū)的自動(dòng)化辦公信息平臺(tái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)本單位移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為園區(qū)建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。實(shí)現(xiàn)單位管理向無(wú)紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過(guò)協(xié)同管理系統(tǒng)為園區(qū)各企業(yè)的信息傳遞建立聯(lián)系，便于園區(qū)內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實(shí)現(xiàn)信息集中式管理和分布式應(yīng)用。搭建起園區(qū)內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺(tái)。規(guī)范園區(qū)管理行為。通過(guò)協(xié)同管理系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過(guò)程，追求理想管理結(jié)果。實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。提高效率、節(jié)約開支。通過(guò)協(xié)同管理系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，可以使使用者的辦公效率大大提高，人員溝通時(shí)實(shí)快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時(shí)了解任務(wù)、工作的進(jìn)度。節(jié)約公司在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。系統(tǒng)架構(gòu)3.1. 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)3.2. 協(xié)同管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的 J2EE三層架構(gòu)為例子， 使應(yīng)用表現(xiàn)層和運(yùn)用邏輯層、 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的分離， 從架構(gòu)上保證了系統(tǒng)的靈活、高效，并能完成負(fù)載平衡。圖3.4協(xié)同管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)3.3. 完善的產(chǎn)品架構(gòu)，獨(dú)特的緩存技術(shù)協(xié)同管理系統(tǒng)遵循 J2EE架構(gòu)，以JSP和JAVABEAN技術(shù)作為主要的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)手段，開發(fā)出了工作流、文檔、消息提醒和插件接口，并針對(duì)所有的技術(shù)底層設(shè)計(jì)了對(duì)象緩存層，大幅提高了系統(tǒng)效率和對(duì)客戶端的響應(yīng)速度，系統(tǒng)穩(wěn)定性也大為增強(qiáng)。功能結(jié)構(gòu)系統(tǒng)設(shè)置 公文管理 協(xié)同工作基礎(chǔ)設(shè)置 待發(fā)/新建 新建事項(xiàng)應(yīng)用設(shè)置 已發(fā)公文 待發(fā)事項(xiàng)管理維護(hù) 待辦公文 已發(fā)事項(xiàng)已辦公文 待辦/已辦印章管理 協(xié)同表單手寫批注 轉(zhuǎn)為郵件

協(xié)同管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖文檔管理表單應(yīng)用電子郵件我的文檔表單查看新建郵件單位文檔表單統(tǒng)計(jì)收件箱項(xiàng)目文檔表單設(shè)計(jì)發(fā)件箱他人文檔流程綁定草稿箱借閱文檔統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)垃圾箱綜合查詢查找郵件轉(zhuǎn)為郵件轉(zhuǎn)為協(xié)同轉(zhuǎn)為協(xié)同

日程計(jì)劃公共信息常用工具我的計(jì)劃發(fā)布公告員工通訊錄計(jì)劃管理發(fā)布調(diào)查外部聯(lián)系人日程安排討論區(qū)計(jì)算器會(huì)議管理查看公告萬(wàn)年歷查看調(diào)查常用連接信息維護(hù)

個(gè)人設(shè)置修改密碼個(gè)人模板關(guān)聯(lián)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)人員關(guān)聯(lián)項(xiàng)目代理設(shè)置信息轉(zhuǎn)移郵件設(shè)置

應(yīng)用插件綜合辦公公文管理U8插件Office插件騰訊RTX企業(yè)日常管理應(yīng)用5.1. 協(xié)同工作單位內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺(tái) （包括異地協(xié)同）。系統(tǒng)通過(guò)自定義流程和模板套用流程兩種方式建立協(xié)同工作；支持流程權(quán)限節(jié)點(diǎn)自定義，實(shí)現(xiàn)協(xié)同的文檔的歸檔、預(yù)歸檔功能；進(jìn)行項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)；支持簡(jiǎn)捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見(jiàn)加載，以及附件加載。支持手寫簽名、公章管理、痕跡保留，支持 Word、Excel文件的讀寫，支持單位內(nèi)部協(xié)同信息與電子郵件之間的相互轉(zhuǎn)換。5.2. 表單定制OA是對(duì)企業(yè)各種信息進(jìn)行流轉(zhuǎn)、分類、共享和協(xié)同的基礎(chǔ)軟件。而企業(yè)的各種信息分為：格式化信息（日程的單據(jù)，注重統(tǒng)計(jì)功能） ；非格式化信息。（日程的溝通內(nèi)容，注重內(nèi)容共享） 。表單是提供在 OA產(chǎn)品中收集和處理格式化信息的功能。表單已經(jīng)成為繼工作流以后的核心功能。5.3. 電子郵件協(xié)同管理系統(tǒng)提供基于 Web的電子郵件客戶端系統(tǒng)，可以集成企業(yè)現(xiàn)有的電子郵件系統(tǒng)。同時(shí)支持多域名選擇的郵件接收，可以同時(shí)接收多個(gè)郵件服務(wù)器的郵件。填寫收件人、抄送、密送地址在地址薄中選擇收件人、抄送人提供基于 Web的電子郵件發(fā)送、閱讀和存儲(chǔ)功能。提供含多域名選擇的注冊(cè)及登錄頁(yè)面驗(yàn)證郵箱用戶合法身份；允許保留郵件在郵件服務(wù)器上。支持郵件與協(xié)同工作流程的雙向打通，可以直接將收到的郵件通過(guò)協(xié)同工作流程轉(zhuǎn)發(fā)給他人，同時(shí)，在協(xié)同工作中的流程也可轉(zhuǎn)發(fā)為郵件，將工作中的信息共享給不在協(xié)同工作流程中的人員。5.4. 公文管理公文按照國(guó)務(wù)院的行政公文管理方式進(jìn)行管理并自動(dòng)歸檔，解決公文的規(guī)范化和執(zhí)行問(wèn)題，擬發(fā)文、收文分發(fā)、歸檔等具體業(yè)務(wù)的流程化管理都符合國(guó)家公文管理規(guī)定；支持電子簽章，簽名，實(shí)現(xiàn)公文流程以及節(jié)點(diǎn)權(quán)限的全面自定義。5.5. 文檔管理系統(tǒng)的文檔管理提供了集中式歸檔文件夾管理功能，由被授權(quán)的檔案管理員來(lái)進(jìn)行對(duì)相關(guān)公文文件的存檔和對(duì)存檔信息的管理，文檔管理員還可以把使用單位的制度、過(guò)去的公文直接存檔，通過(guò)授權(quán)借閱查詢，有效幫助使用單位達(dá)成管理規(guī)范，同時(shí)最大限度共享關(guān)鍵信息，對(duì)于重要的公文文件，還可以通過(guò)各種存儲(chǔ)形式備份。5.6. 日程會(huì)議計(jì)劃對(duì)企業(yè)的各種計(jì)劃，生產(chǎn)計(jì)劃，銷售計(jì)劃的管理，對(duì)企業(yè)召開的會(huì)議，個(gè)人日程等時(shí)間性較強(qiáng)的信息進(jìn)行管理和安排實(shí)。日程安排可通過(guò)選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定。使用者不僅可以利用日程管理有效利用自己的時(shí)間，同時(shí)系統(tǒng)支持對(duì)私密事件的隱形記錄，支持日程上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。系統(tǒng)還支持自動(dòng)提醒、自動(dòng)日期時(shí)間適配，以及日歷、周歷、月歷記事模式。實(shí)現(xiàn)會(huì)議發(fā)布，會(huì)議回執(zhí)，會(huì)議紀(jì)要整理，進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送進(jìn)行全面的計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)日計(jì)劃，周計(jì)劃，月計(jì)劃，任意期計(jì)劃的設(shè)置，并支持計(jì)劃振蕩回復(fù)設(shè)置會(huì)前提醒時(shí)間當(dāng)日時(shí)間計(jì)劃列表快速定位日期申請(qǐng)占用會(huì)議室會(huì)議召集會(huì)議列表跨日事件列表5.7. 公共信息通過(guò)協(xié)同管理系統(tǒng)提供公共信息模塊，實(shí)現(xiàn)新聞，公告，調(diào)查等信息的發(fā)布，發(fā)布范圍可以根據(jù)企業(yè)部門。職務(wù)等進(jìn)行設(shè)置。通過(guò)討論區(qū)建立企業(yè)員工的信息交流。行政公告財(cái)務(wù)公告業(yè)務(wù)公告規(guī)章制度新聞簡(jiǎn)報(bào)企業(yè)大事記

討論區(qū)版塊及討論主題列表回復(fù)討論企業(yè)關(guān)聯(lián)項(xiàng)目在企業(yè)管理過(guò)程中，部門（組織）管理一直是一個(gè)非常重要的局部性管理。每一個(gè)部門都有自己個(gè)性化的管理風(fēng)格，如事件的壓力，領(lǐng)導(dǎo)和員工的溝通等，管理不當(dāng)會(huì)造成決策執(zhí)行的困難，信息的不連貫，所以管理好一個(gè)部門，就要求部門內(nèi)的必要信息，如：時(shí)間、人員、文件、會(huì)議、計(jì)劃、文檔都是相互聯(lián)系的。協(xié)同會(huì)議部門管理 計(jì)劃文檔人員時(shí)間

信息新建時(shí)綁定部門管理綁定部門管理內(nèi)容含有這些元素：部門名稱、時(shí)間、部門主管領(lǐng)導(dǎo)、人員、部門關(guān)聯(lián)人員、部門工作動(dòng)態(tài)。對(duì)于部門管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，信息查看的權(quán)限完全和各個(gè)部門成員本身的權(quán)限相同。部門文檔在文檔管理中生成部門文件夾,新建立的部門在部門文件夾的對(duì)應(yīng)子目錄 ,通過(guò)預(yù)歸檔和歸檔來(lái)存儲(chǔ)。通過(guò)部門管理，我們可以實(shí)現(xiàn)：部門計(jì)劃管理：形成部門級(jí)的工作計(jì)劃，用來(lái)分析解決問(wèn)題需要花費(fèi)的時(shí)間，增加部門管理可控性。部門信息管理： 對(duì)所有相關(guān)的協(xié)同信息、計(jì)劃、會(huì)議、文檔進(jìn)行組織管理。部門人員管理：對(duì)部門內(nèi)的各個(gè)人員可以查看其他人員部在門內(nèi)執(zhí)行的協(xié)同信息、計(jì)劃、會(huì)議、文檔；同時(shí)可以發(fā)給同部門人員的協(xié)同、郵件。部門內(nèi)信息交流管理：部門內(nèi)的信息和外部信息都需要溝通，郵件連接協(xié)同，協(xié)同關(guān)聯(lián)部門，將部門的內(nèi)信息和外信息進(jìn)行雙向聯(lián)系，達(dá)到信息的全面流通。企業(yè)知識(shí)關(guān)聯(lián)企業(yè)文檔管理是對(duì)個(gè)人文檔和單位文檔進(jìn)行集中式信息管理，并可以授權(quán)下級(jí)部門的文檔管理員，實(shí)現(xiàn)不同部門或下級(jí)單位的多檔案員管理。軟件的文檔管理系統(tǒng)采用了類WINDOWS結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，同時(shí)文檔信息來(lái)源于協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)，也可來(lái)源于直接上傳的文檔。軟件的協(xié)同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了一體化的文檔管理，并且可以按組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分級(jí)，各單位獨(dú)自留自己的文檔，也可借閱、共享給共他單位。文檔管理的功能點(diǎn)分述如下：實(shí)現(xiàn)集中式文檔分類管理。單位的重要文件和工作流程信息在單位服務(wù)器中統(tǒng)一存貯、管理和備份。文檔管理按權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，分別為讀權(quán)限（查看）、寫權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)）、管理權(quán)（讀/寫/增/刪/更名/移動(dòng)/授權(quán)）。文檔管理系統(tǒng)采用類 WINDOWS資源管理器結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)一體化的分級(jí)文檔管理。支持文檔管理權(quán)限分級(jí)授權(quán)，每個(gè)文件夾都可以指定管理員?？梢园唇M織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，設(shè)置各部門獨(dú)立保留自己的文檔，也可借閱、共享給共他部門。支持文檔管理的版本控制，可對(duì)文檔夾中的文件直接下載修改后回傳，在下載修改期間，對(duì)該文件進(jìn)行鎖定，禁止其他人下載修改。支持大容量主題詞文檔檢索功能，支持模糊查詢、組合條件查詢等。支持OA中其它數(shù)據(jù)信息（協(xié)同工作流程信息、公共信息、日程、會(huì)議、計(jì)劃等）歸檔入文檔管理子系統(tǒng)。支持OA中的協(xié)同工作流程信息預(yù)歸檔入文檔管理子系統(tǒng)。信息發(fā)布企業(yè)利用協(xié)同管理系統(tǒng)的信息發(fā)布分為：電子公告；電子調(diào)查；電子論壇；電子刊物四個(gè)部分。公告調(diào)查采用有針對(duì)性批量發(fā)布信息的方式?？梢园凑章殑?wù)級(jí)別、部門或全部發(fā)布信息；調(diào)查的投票功能幫助管理者及時(shí)掌握大范圍的調(diào)查反饋；公告和調(diào)查的發(fā)起功能只有被授權(quán)人才能使用。按照職務(wù)級(jí)別、部門或全部發(fā)布信息調(diào)查回復(fù)和調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)發(fā)布公告、調(diào)查時(shí)對(duì)發(fā)布范圍的選擇及調(diào)查回復(fù)按類別顯示公告、調(diào)查列表公共信息討論 使用電子白板，每個(gè)人都可以在討論區(qū)進(jìn)行互動(dòng)討論，幫助使用單位加強(qiáng)團(tuán)體溝通意識(shí)，輔助用戶單位文化建設(shè)。討論區(qū)版塊及討論主題列表回復(fù)討論企業(yè)的電子刊物 可以在 OA平臺(tái)直接發(fā)布。通過(guò)協(xié)同管理系統(tǒng)提供的協(xié)同工作與文檔管理模塊的“工作流＋知識(shí)管理”完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子刊物的網(wǎng)上編輯、網(wǎng)上篩選，利用文件收發(fā)、批改、共享、借閱、編輯等權(quán)限分配對(duì)電子刊物的內(nèi)容進(jìn)行控制、篩選，最終形成定期發(fā)布的網(wǎng)上期刊，按照企業(yè)的期刊發(fā)行規(guī)則進(jìn)行發(fā)行、流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)9.1. 系統(tǒng)管理邏輯結(jié)構(gòu)用工作流戶公共信息應(yīng)會(huì)議計(jì)劃用電子郵件

附件清理用戶辨別致遠(yuǎn)服務(wù)IE保護(hù)外部聯(lián)接附件存貯數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)管理

基礎(chǔ)設(shè)置 應(yīng)用設(shè)置數(shù)據(jù)管理

管理維護(hù) 安全管理日志管理企業(yè)集成擴(kuò)展10.1.應(yīng)用集成大部份業(yè)務(wù)應(yīng)用都屬于工作流程的范疇，使用 OA的工作流功能，可以解決這部份業(yè)務(wù)應(yīng)用的流程需求及管理需求。如報(bào)銷、車輛調(diào)配等等申請(qǐng)審批傳遞流程。10.2.門戶整合通過(guò)門戶整合，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)單點(diǎn)登錄， 整合控制用戶及權(quán)限。如 OA與U8系統(tǒng)、單位網(wǎng)站等的整合。10.3.數(shù)據(jù)交換針對(duì)一些對(duì)數(shù)據(jù)要求網(wǎng)上錄入或深入統(tǒng)計(jì)分析的功能， 采用統(tǒng)一接口的數(shù)據(jù)交換技術(shù)， 做到OA與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，如：實(shí)現(xiàn)與 U8系統(tǒng)的數(shù)據(jù)打通。10.4.工作流接口采用工作流引擎解決辦公應(yīng)用（包括業(yè)務(wù)應(yīng)用）中的全部申請(qǐng)審批傳遞流程，如：擬文審核改稿過(guò)程、借款、請(qǐng)假、用車申請(qǐng)、報(bào)表審批等。10.5.文檔接口解決企業(yè)內(nèi)部的文件、信息、電子刊物的統(tǒng)一保存和管理，承載知識(shí)管理的功能，包括知識(shí)的形成過(guò)程和版本控制。同時(shí)，文檔管理與工作流聯(lián)合使用，可以解決領(lǐng)導(dǎo)督辦、知識(shí)管理等扁平化、集中化管理需求。10.6.郵件接口以郵件作為 OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA與郵件系統(tǒng)