2023年電子郵件格式范文3篇

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(二)電子郵件的撰寫(xiě)

1.電子郵件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

電子郵件由郵件頭和正文結(jié)構(gòu)而成。

郵件頭包括收件人、抄送人地址、主題(郵件名稱(chēng))、發(fā)件人地址等內(nèi)容。正文包括三部分內(nèi)容。

(1)信頭。第一行頂格寫(xiě)對(duì)收信人的稱(chēng)呼。

(2)信體。開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直接人題，告訴事宜，傳遞信息，共享心情，可自由發(fā)揮。

(3)信尾。寫(xiě)明發(fā)郵件人姓名、發(fā)郵件日期。

2.電子郵件的撰寫(xiě)要求

(1)主題要明確。一封電子郵件，大都惟獨(dú)一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)囫圇電子郵件一目了然了。

(2)語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。

(3)內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)光極為珍貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。

(4)結(jié)構(gòu)要完整。要有“頭”有“尾”，有稱(chēng)謂有署名，保持應(yīng)用文體格式規(guī)范的良好寫(xiě)作習(xí)慣。

1.避開(kāi)濫用

在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)光都是無(wú)比寶貴的。在社會(huì)交往中要敬重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)約時(shí)光。

2.注重禮節(jié)

普通而言，收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回信，既回復(fù)對(duì)方所提事宜，又是一種禮節(jié)的需要。

3.注重編碼

因?yàn)橹形奈淖肿陨淼奶攸c(diǎn)加上一些其他的緣由，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣地區(qū)、港澳地區(qū)，以及僑居國(guó)外的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，因?yàn)殡p方所采納的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)便利很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的“天書(shū)”。因此，此時(shí)必需同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件.

4.慎選功能

現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者挑選。這當(dāng)然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類(lèi)功能商界人士是必需慎用的。

這主要是由于，一方面，對(duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)光增長(zhǎng)，既鋪張時(shí)光又鋪張金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。

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長(zhǎng)城寬帶網(wǎng)絡(luò)公司客戶(hù)服務(wù)部

20xx年x月x日

X經(jīng)理/總：

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十分榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。

XXX

X經(jīng)理/總：

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(在這個(gè)特殊的日子里，為您送上最真摯的祝