用戶手冊(cè)(領(lǐng)導(dǎo)版)

用戶手冊(cè)目錄一、系統(tǒng)登陸 2二、頁面介紹 2三、功能介紹 51、發(fā)文管理 5（1）模塊菜單設(shè)置 5（2）概述及流程 5（3）具體操作 72、收文管理 18（1）模塊菜單設(shè)置 18（2）概述及流程 19（3）具體操作 203、版本跟蹤 27（1）模塊菜單設(shè)置 27（2）概述及流程 27（3）具體操作 284、文檔管理 31（1）模塊菜單設(shè)置 31（2）概述 31（3）具體操作 315、任務(wù)督辦 346、日程管理 347、項(xiàng)目郵箱 348、信息中心 34一、系統(tǒng)登陸1、打開瀏覽器，雙擊桌面InternetExplorer圖標(biāo)；2、在地址欄中輸入系統(tǒng)訪問地址，點(diǎn)擊‘Enter回車’。系統(tǒng)打開登錄頁面，顯示如下：3、系統(tǒng)發(fā)文正文的在線編輯功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系統(tǒng)登錄頁面下方有“本系統(tǒng)需要使用office安裝插件，請(qǐng)點(diǎn)擊這里，按照提示進(jìn)行安裝?！弊謽?，提示用戶安裝Office控件。點(diǎn)擊“這里”（如上圖示）打開安裝頁面，按照提示安裝即可。另外，對(duì)于WIN7操作系統(tǒng)，請(qǐng)將本站點(diǎn)加入信任站點(diǎn)列表。二、頁面介紹系統(tǒng)的頁面分為三大塊（如圖所示）：導(dǎo)航欄，快捷按鈕及主頁面。通過導(dǎo)航欄可以切換系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊；快捷按鈕可以進(jìn)行各種常用的快捷操作；主頁面則是辦公主區(qū)域。登入系統(tǒng)后的界面為系統(tǒng)首頁。首頁中的子模塊如下：①待辦事項(xiàng)：此模塊表示收發(fā)文的消息提示。②抄送給我的公文：收發(fā)文流程中，被抄送人的待辦消息框。③發(fā)文審批提醒；用戶發(fā)文通過審批后的提醒消息。④處理結(jié)果通知：用戶分發(fā)的任務(wù)已經(jīng)處理結(jié)束的通知。⑤圖紙審查任務(wù)；交用戶審查的圖紙文件。如圖示：⑤④③②①⑤④③②①用戶可以自定義首頁布局（包括各個(gè)小板塊的位置和增減）。點(diǎn)擊【添加模塊】，然后在彈出的【選擇顯示模塊】中勾選或取消相應(yīng)板塊后點(diǎn)擊【確認(rèn)】，提交當(dāng)前設(shè)置。設(shè)置完畢點(diǎn)擊【保存布局】，將布局保存為當(dāng)前用戶默認(rèn)設(shè)置。如圖示：由于默認(rèn)密碼過于簡單。建議大家第一次登錄的時(shí)候修改密碼。在首頁中的左邊欄【我的辦公區(qū)】點(diǎn)擊【修改個(gè)人信息】，系統(tǒng)彈出人員信息框，用戶可以修改密碼。最后點(diǎn)擊保存，即可生效。 另外，該頁面的正文保存路徑為用戶提交正文時(shí)，系統(tǒng)為防止提交失敗后正文丟失，自動(dòng)保存到本地文件夾的路徑。設(shè)置為空則表示不使用自動(dòng)保存功能。三、功能介紹1、發(fā)文管理（1）模塊菜單設(shè)置待處理：待處理發(fā)文是指待當(dāng)前用戶處理的發(fā)文，包括發(fā)文草稿、退回修改、待審批的發(fā)文和抄送給當(dāng)前用戶，并且未閱讀的發(fā)文。流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中發(fā)文是指經(jīng)過當(dāng)前用戶處理，待其他用戶處理的發(fā)文。包括待處理、待簽發(fā)的發(fā)文。如果抄送當(dāng)前用戶，用戶閱知后且流程尚未結(jié)束的文，也會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列表中。我的發(fā)文：我的發(fā)文是指與當(dāng)前用戶相關(guān)且已經(jīng)處理結(jié)束的發(fā)文。當(dāng)前用戶曾經(jīng)處理過或抄送給了當(dāng)前用戶的已結(jié)束的發(fā)文都會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列表中。全部發(fā)文：全部發(fā)文是指當(dāng)前用戶可以查看的所有發(fā)文，包括與自己相關(guān)的所有發(fā)文，或者于己無關(guān)，但非受控且已結(jié)束的發(fā)文。（2）概述及流程發(fā)文管理指項(xiàng)目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、簽發(fā)全過程管理，如圖示：發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿審批簽發(fā)發(fā)文流程示意圖如下：對(duì)于當(dāng)前用戶來說，可能需要完成以下環(huán)節(jié)的工作：擬稿（如圖示①）和審批（如圖示②③）。發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿領(lǐng)導(dǎo)審批上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批打印發(fā)文上傳掃描件插入編號(hào)流程結(jié)束上傳回執(zhí)否否否抄送查看系統(tǒng)產(chǎn)生文號(hào)自動(dòng)歸檔通過下一級(jí)審批通過（3）具體操作1）發(fā)文擬稿：當(dāng)前用戶可能需要自己起草一篇發(fā)文。具體操作如下：進(jìn)入發(fā)文擬稿頁面。首先用戶登錄首頁面。打開發(fā)文擬稿的方法有兩種：點(diǎn)擊快捷菜單的【發(fā)文】，直接進(jìn)入【發(fā)文擬稿】界面（如圖示①）；或者在左邊菜單欄的發(fā)文管理里，隨便點(diǎn)擊任意節(jié)點(diǎn)，例如【待處理】，點(diǎn)擊【發(fā)文擬稿】進(jìn)入發(fā)文擬稿頁面（如圖示②）填寫發(fā)文的相關(guān)信息。進(jìn)入【發(fā)文擬稿】頁面后，可以看到項(xiàng)目名稱、發(fā)文部門和發(fā)文人已經(jīng)由系統(tǒng)自動(dòng)帶出。如圖示：此時(shí)用戶需要繼續(xù)填寫該發(fā)文的相關(guān)信息，操作如下：選擇【接收單位】。接收單位是一個(gè)復(fù)選組件，可以同時(shí)選擇多個(gè)選項(xiàng)。我們還可以通過在搜索框輸入用戶的名字或拼音首字母進(jìn)行過濾。需要注意的是，選擇完畢后，一定要點(diǎn)擊【提交】按鈕，將所選單位提交給系統(tǒng)。如圖示：選擇接收單位后，系統(tǒng)自動(dòng)帶出與接收單位相關(guān)聯(lián)的發(fā)文形式和接收人，當(dāng)然，也可以手動(dòng)修改。如圖示：選擇【抄送單位】。抄送單位選框也是一個(gè)復(fù)選組件，可以選擇多個(gè)抄送單位。選擇完畢后，點(diǎn)擊【提交】。如圖示：選擇【內(nèi)部抄送】。這里也是一個(gè)復(fù)選組件，可以選擇多個(gè)內(nèi)部抄送人。如果需要選擇整個(gè)部門，也可點(diǎn)擊部門前面的選框，將整個(gè)部門選中。點(diǎn)擊【重置】，則會(huì)將已選擇的人員全部清空。選擇完畢后，必須點(diǎn)擊【確定】，才能提交選擇。如圖示：填寫主題。如圖示：編輯正文。點(diǎn)擊【生成正文】，系統(tǒng)自動(dòng)打開相應(yīng)發(fā)文的模板，并將發(fā)往單位、抄送單位、收件人、傳真號(hào)、相關(guān)項(xiàng)目和主題信息插入模板。如圖示：正文編輯功能使用嵌入式word文檔，操作和word一樣。用戶需要對(duì)發(fā)文中的正文部分進(jìn)行編輯。對(duì)于系統(tǒng)插入的內(nèi)容用戶也可以進(jìn)行修改（建議與擬稿頁面相應(yīng)字段保持一致）?！颈４妗堪粹o將正文保存至服務(wù)器，且不關(guān)閉編輯頁面。若編輯的時(shí)間較長，建議定時(shí)保存。編輯完畢后，點(diǎn)擊【保存并關(guān)閉】，頁面自動(dòng)關(guān)閉，并回到發(fā)文擬稿頁面。如圖示：正文編輯完，回到發(fā)文擬稿頁面。如果還想對(duì)剛才保存過的正文再編輯，可點(diǎn)擊正文旁邊的【打開】按鈕，再次進(jìn)入正文編輯頁面。如圖示：上傳附件。在擬稿界面，找到附件，點(diǎn)擊【添加文件】按鈕，選擇將要上傳的附件。可一次選擇多個(gè)文件作為發(fā)文的附件。如圖示：添加相關(guān)收發(fā)文。用戶可以把與該發(fā)文相關(guān)的舊文添加進(jìn)去，找到頁面的【相關(guān)收發(fā)文】，點(diǎn)擊【添加文件】，彈出收發(fā)文的選擇框，選擇框帶有搜索功能，用戶可以在關(guān)鍵詞輸入字符搜索，文件類型選擇框可以下拉選擇收發(fā)文類別。勾選需要的文件后點(diǎn)擊【添加】即可。如圖示：選擇發(fā)文秘書。如圖示：選擇審批人。并填寫備注信息。如圖示：臨時(shí)保存。用戶點(diǎn)擊【保存】按鈕，可以將文檔保存為草稿，暫時(shí)不提交給審批人。需要時(shí)從“待處理”列表中找到該文檔繼續(xù)編輯。如圖示：保存后，點(diǎn)擊【發(fā)文管理】的子菜單【待處理】可以查看剛剛保存的發(fā)文草稿信息，點(diǎn)擊【】圖標(biāo)，再次進(jìn)入擬稿界面，還保存著剛剛填寫的信息。如圖示：編輯按鈕編輯按鈕正式提交。用戶完成擬文后，點(diǎn)擊【提交】按鈕，頁面會(huì)彈出提醒框，選擇“是”完成擬文過程，提交給領(lǐng)導(dǎo)審批；選擇“否”則回到擬文界面示.當(dāng)擬稿結(jié)束提交后，發(fā)文將經(jīng)過審批、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，直至秘書正式發(fā)出并線上確認(rèn)后，流程才正式結(jié)束。重新擬稿。假如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批不通過，把發(fā)文退回當(dāng)前用戶修改。那么用戶就得重新擬稿。操作如下：進(jìn)入重新擬稿頁面。用戶進(jìn)入首頁，待辦事項(xiàng)會(huì)出現(xiàn)【重新擬稿】紅色提醒項(xiàng)，點(diǎn)擊查看。如圖示：查看領(lǐng)導(dǎo)審批意見。進(jìn)入重新擬稿界面后，在流程歷史可以看到領(lǐng)導(dǎo)審批意見，如圖示：修改擬文，按照領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改后，選擇發(fā)文秘書和審批人后再次提交。則該發(fā)文就會(huì)回到原來的流程，提交給領(lǐng)導(dǎo)審批。如圖示：2）領(lǐng)導(dǎo)審批 當(dāng)前用戶可能會(huì)接到下級(jí)遞交上來的審批請(qǐng)求。審批工作具體操作如下：進(jìn)入審批頁面：進(jìn)入審批頁面的方法有兩種：A.首頁的待辦事項(xiàng)，單擊【發(fā)文審批】，進(jìn)入處理界面。如圖示：B.通過發(fā)文管理的【待處理】找到該文，系統(tǒng)會(huì)紅色提醒，雙擊該文，或者點(diǎn)擊【】處理該發(fā)文。如圖示：查看發(fā)文內(nèi)容：查看發(fā)文相關(guān)信息。進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)審批頁面，點(diǎn)擊【打開正文】按鈕查看正文并可以進(jìn)行編輯（與發(fā)文擬稿環(huán)節(jié)的正文編輯操作相同）。如圖示：查看或添加附件，可以點(diǎn)擊附件后面的【打開】進(jìn)行查看，當(dāng)然用戶也可以根據(jù)需要添加附件（添加附件操作可參照發(fā)文擬稿頁面），如圖示：選擇是否受控。若受控，則參與此文發(fā)文流程的人員有權(quán)查看此文，沒有參與流程的用戶無權(quán)查看。非受控則沒有限制。如圖示：選擇抄送人。之前環(huán)節(jié)所選擇的抄送人會(huì)自動(dòng)插入到當(dāng)前頁面，當(dāng)然用戶也可以進(jìn)行修改。如圖示：進(jìn)行審批。用戶審批的情況有三種：同意并發(fā)文、提交下一級(jí)審批、退回?cái)M文人。同意并發(fā)文：如果用戶認(rèn)為該文可以直接簽發(fā)，則可以根據(jù)實(shí)際情況確定發(fā)文秘書后，選擇“同意并發(fā)文”，最后點(diǎn)擊【審批通過】將文直接交由秘書完成簽發(fā)環(huán)節(jié)。如圖示：提交下一級(jí)審批：如果認(rèn)為該文沒有問題，但需要更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，則選擇下一步審批人，填寫意見后，點(diǎn)擊【提交下一級(jí)審批】，將文提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。退回上一級(jí)：如果認(rèn)為文件有問題需要打回修改，則可以點(diǎn)擊【退回?cái)M文人】，將文退回上一環(huán)節(jié)提交人。產(chǎn)生編號(hào)。若用戶同意并發(fā)文，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成編號(hào)。無論用戶如何選擇，審批完畢并提交后，可在發(fā)文管理的【流轉(zhuǎn)中】查看到處理后的文件。如圖示：2、收文管理（1）模塊菜單設(shè)置待處理：待處理收文是指待當(dāng)前用戶處理的收文。包括待審批、待處理的收文和抄送給當(dāng)前用戶并且未閱讀的收文。流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中收文是指待其他用戶處理的收文，包括待秘書修改、未處理完畢的收文。如果抄送當(dāng)前用戶，用戶閱知后且流程尚未結(jié)束的收文，也會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列表中。我的收文：我的收文是指與當(dāng)前用戶相關(guān)的，已經(jīng)處理結(jié)束的收文。包括當(dāng)前用戶曾經(jīng)處理過，或抄送給了當(dāng)前用戶的已結(jié)束的收文，都會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列表中。全部收文：全部收文是指當(dāng)前用戶有權(quán)查看的所有收文，包括與自己相關(guān)的所有收文，或者其他非受控且已結(jié)束的收文。（2）概述及流程收文管理指項(xiàng)目組對(duì)外單位收文的登記、審批、處理過程的管理。收文登記收文登記審批處理流程示意如下對(duì)于當(dāng)前用戶來說，可能需要完成以下兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作：項(xiàng)目經(jīng)理審批環(huán)節(jié)（如圖示①）和部門經(jīng)理處理環(huán)節(jié)（如圖示②）文件接收文件接收項(xiàng)目經(jīng)理審批流程結(jié)束工程師處理否收文登記系統(tǒng)產(chǎn)生文號(hào)抄送查看抄送查看抄送查看自動(dòng)歸檔否通過指派處理分發(fā)任務(wù)否部門經(jīng)理處理（3）具體操作：1）領(lǐng)導(dǎo)審批當(dāng)前用戶可能收到由秘書登記后提交上來的收文。審批工作具體操作如下：查看收文信息：首先用戶登錄首頁面，打開審批收文的方法有兩種：在首頁的待辦事項(xiàng)，單擊【審批收文】，進(jìn)入處理界面；或者在收文管理的【待處理】找到該文，系統(tǒng)會(huì)紅色提醒，雙擊該文，或者點(diǎn)擊【】處理該收文。進(jìn)入【審批收文】頁面（和發(fā)文審批頁面相似）。用戶可以操作A.查看正文。點(diǎn)擊【打開正文】按鈕查看正文，如圖示①：B.查看附件。可以點(diǎn)擊附件后面的【打開】，如圖示②：C.選擇是否受控。在發(fā)文流程過程中，若參與到此文的人員，是有權(quán)限查看的，而沒有參與到此文的則看不到，領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)選擇是否【受控】，如圖示③：②①③②①③用戶的審批情況有以下三種：選擇處理人。在這里，假如是通過的情況，那么用戶可以選擇處理人（例如部門經(jīng)理或工程師）。然后填寫處理意見后點(diǎn)擊【審批通過】。不選擇處理人。特殊情況，例如某份紅頭文件，無需處理人，則可以不選擇處理人，填寫處理意見后直接點(diǎn)【審批通過】，結(jié)束流程。假如不通過，那么就可以直接點(diǎn)【退回修改】，把文退回到秘書處。用戶可以選擇抄送人，如圖示：審批通過后，用戶可以在收文管理下的【流轉(zhuǎn)中】找到該文，該文狀態(tài)為“已審批”。如圖示：審批完后，該文就會(huì)交到下一級(jí)處理，直至所有處理人處理完畢，流程結(jié)束。2）任務(wù)處理當(dāng)前用戶可能收到由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)下來的收文處理。處理工作的具體操作如下：進(jìn)入處理頁面。用戶進(jìn)入首頁面，待辦事項(xiàng)顯示【處理】收文，點(diǎn)擊進(jìn)入處理頁面。如圖示：查看收文相關(guān)信息及流程歷史。用戶可以看到收文的相關(guān)情況和前面領(lǐng)導(dǎo)的審批意見。如圖示：查看正文。點(diǎn)擊正文的【打開】按鈕查看正文；查看附件?？梢渣c(diǎn)擊附件后面的【打開】；回復(fù)本文。在處理頁面的頂部會(huì)出現(xiàn)【回復(fù)本文】的按鈕。點(diǎn)擊回復(fù)，啟動(dòng)發(fā)文流程進(jìn)入發(fā)文擬稿頁面并帶入該收文對(duì)應(yīng)信息，包括對(duì)方單位，聯(lián)系人，并建立新發(fā)文與原收文的關(guān)聯(lián)。任務(wù)分發(fā)。用戶可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行分發(fā)，交給工程師處理。如“任務(wù)分發(fā)”留空，則表示獨(dú)立完成任務(wù)，不進(jìn)行任務(wù)分發(fā)。如圖示：如果進(jìn)行了任務(wù)分發(fā)，該文就會(huì)交到下一級(jí)處理，直至所有處理人處理完畢，流程結(jié)束。選擇抄送人。用戶可根據(jù)需要選擇抄送人，如圖示：填寫處理意見。填寫處理意見后點(diǎn)擊【處理完成】，則表示完成收文處理任務(wù)，流程結(jié)束。如圖示：另外，收文流程結(jié)束后，打開【全部收文】列表，找到需要回復(fù)的收文，點(diǎn)擊【】可以進(jìn)行回復(fù)收文。進(jìn)入回復(fù)界面跟【擬稿發(fā)文】界面一樣3、版本跟蹤（1）模塊菜單設(shè)置設(shè)計(jì)文件專業(yè)審批：專業(yè)工程師從分配給自己的審批任務(wù)中，打開設(shè)計(jì)文件實(shí)施審批，并填寫審批意見，選擇審批結(jié)論，完成審批。本專業(yè)未回復(fù)圖紙文件：查看本專業(yè)下的沒有回復(fù)的圖紙文件全部未回復(fù)圖紙文件：查看所有沒有回復(fù)的圖紙文件圖紙審查任務(wù)：可以查看信息最全面的審查的圖紙（2）概述及流程如果來文是專業(yè)設(shè)計(jì)文件，那我們就會(huì)啟用版本跟蹤功能，對(duì)專業(yè)設(shè)計(jì)類文件進(jìn)行管理。通常的流程和一般收文類似，完整的版本跟蹤流程分四個(gè)步驟：專業(yè)設(shè)計(jì)文件登記、專業(yè)設(shè)計(jì)經(jīng)理審批、專業(yè)工程師審圖、回復(fù)設(shè)計(jì)文件。那么當(dāng)前用戶需要完成審批環(huán)節(jié)的工作，如圖示①。設(shè)計(jì)文件登記設(shè)計(jì)文件登記設(shè)計(jì)經(jīng)理審批系統(tǒng)產(chǎn)生文號(hào)工程師審圖圖紙歸檔回復(fù)設(shè)計(jì)文件抄送查看①（3）具體操作通常是由秘書對(duì)專業(yè)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行登記后交專業(yè)設(shè)計(jì)經(jīng)理審批確認(rèn)后，由專業(yè)工程師完成審圖任務(wù)并對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行回復(fù)。假如秘書已經(jīng)把設(shè)計(jì)文件交到當(dāng)前用戶審批，那么用戶操作如下：用戶登錄首頁，在待辦事項(xiàng)處出現(xiàn)【負(fù)責(zé)人審批】的文件。如圖示：進(jìn)入審批界面（與普通收文審批操作相同），用戶可以操作：（如圖示）查看正文受控情況選擇選擇抄送人，CABCAB設(shè)置主審工程師。此時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)顯示設(shè)置好的默認(rèn)專業(yè)工程師，點(diǎn)擊【】可以選擇專業(yè)工程師。如圖示設(shè)置次審工程師。用戶根據(jù)需要，也可以對(duì)某份圖紙?jiān)O(shè)置次審工程師。先勾選需要設(shè)置的圖紙，然后點(diǎn)擊【設(shè)置次審工程師】，在選框選好工程師后點(diǎn)擊【保存】即可。如圖示：或者在圖紙的管理框內(nèi)點(diǎn)擊【】進(jìn)入審批分發(fā)詳情,再設(shè)置主審工程師和次審工程師。如圖示：提交審批結(jié)果：完成以上工作后，點(diǎn)擊頁面下方的【審批通過】，提交審批結(jié)果。如圖示：審批通過之后，在版本跟蹤下的【圖紙審查任務(wù)】就可以看到圖紙的情況，審圖任務(wù)以圖紙為單位下發(fā)到專業(yè)工程師。工程師完成審圖任務(wù)并回復(fù)后，流程結(jié)束。4、文檔管理（1）模塊菜單設(shè)置文檔管理列表：用戶可以查看文檔目錄列表以及查看所有授權(quán)文檔，系統(tǒng)提供檢索功能，方便查閱。（2）概述文檔管理模塊提供了文檔的統(tǒng)一查詢界面。用戶通過全文檢索或高級(jí)檢索，可以在全部文檔范圍內(nèi)或特定目錄范圍內(nèi)查詢文檔。（3）具體操作①進(jìn)入文檔管理頁面。在導(dǎo)航欄的文檔管理模塊下點(diǎn)擊【文檔管理列表】，進(jìn)入文檔管理頁面，該頁面主要分為三個(gè)部分：目錄列表、檢索