會議策劃方案模板范本

會議策劃方案模板范本會議舉辦要注意什么 ?要預(yù)先做什么準備 ?讓我們?nèi)タ纯磿h策劃方案的模板了解了解會議策劃的內(nèi)容吧 !會議策劃方案一、會議背景為了深入貫徹落實《陜西省級政府辦公廳關(guān)于進一步穩(wěn)金融支撐促經(jīng)濟發(fā)展的意見》 (陜政辦發(fā)〔2015〕51號)和《關(guān)于推進中小企業(yè)新三板掛牌工作的實施意見》(陜工信發(fā)294號)等文件精神，在陜西省中小企業(yè)促進局的指導(dǎo)下，陜西中小企業(yè)融資服務(wù)超市 (陜西貝易達現(xiàn)代科技有限公司)積極努力，從三個方面完善相關(guān)服務(wù)體系建設(shè)。第一，完成了陜西中小企業(yè)融資服務(wù)機構(gòu)和專家?guī)旖ㄔO(shè)的第一階段的工作。構(gòu)建了以銀行、擔保機構(gòu)、證券公司、律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所、基金、投資公司、財務(wù)管理公司、資產(chǎn)保理公司、融資租賃公司、培訓(xùn)機構(gòu)、研究機構(gòu)、融資信息服務(wù)機構(gòu)及相關(guān)金融服務(wù)專家為主體的服務(wù)機構(gòu)庫和專家?guī)臁Ｄ壳罢骷瘷C構(gòu)及專家共有 432戶(名)，其中服務(wù)機構(gòu) 153家，專家老師 279名，初步完成了省局第一階段的目標。第二，完成了陜西省中小企業(yè)融資服務(wù)超市的功能升級和網(wǎng)站改版工作，增加了新三板專題版塊。并在此基礎(chǔ)上建設(shè)并運行了陜西省中小企業(yè)融資超市1/16公眾號。能夠更好的服務(wù)我省中小企業(yè)的融資需求。第三，開發(fā)陜西中小企業(yè)新三板備案登記數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，目前已完成開發(fā)、測試，進入試用階段。按照省局部署，為進一步完善中小微企業(yè)融資渠道，優(yōu)化和創(chuàng)新政銀保社等融資對接與服務(wù)模式，完善我省中小企業(yè)融資及新三板企業(yè)培育服務(wù)體系建設(shè)，健全適應(yīng)我省經(jīng)濟發(fā)展的多元化、多渠道投融資機制，促進全省中小企業(yè)又好又快發(fā)展。特申請承辦召開陜西省中小企業(yè)“新三板”上市服務(wù)工作推進會暨陜西中小企業(yè)“新三板”金融服務(wù)大會。二、會議內(nèi)容、會議主題陜西省中小企業(yè)“新三板”上市服務(wù)工作推進會暨陜西中小企業(yè)“新三板”金融服務(wù)大會、會議目的為加快完成我省中小企業(yè)新三板掛牌工作，做好省級新三板掛牌后備企業(yè)資源庫建設(shè)，實現(xiàn)2年內(nèi)全省100戶中小企業(yè)掛牌新三板的目標。吸納更多社會資源服務(wù)中小企業(yè)新三板工作、會議時間2016 年01月2/16、會議地點、會議組織主辦單位陜西省工信廳、陜西省財政廳、陜西省中小企業(yè)促進局、陜西省銀監(jiān)局、陜西省證監(jiān)局、人民銀行西安分行、陜西省金融辦(等)承辦單位陜西貝易達現(xiàn)代科技有限公司 (陜西省中小企業(yè)融資服務(wù)超市)(3)協(xié)辦單位各地市中小企業(yè)促進局、 建設(shè)銀行陜西分行、恒豐銀行、西安市投資擔保有限公司、陜西省中小企業(yè)再擔保公司、陜西省中小企業(yè)協(xié)會、陜西省中小企業(yè)擔保協(xié)會、長江證券、西部證券、陜脈俱樂部、阿米巴企業(yè)管理、我推網(wǎng)、西安市高新區(qū)金融服務(wù)平臺 (等)支持單位各律所、會所、服務(wù)機構(gòu)等50余家媒體支持新華社、新華網(wǎng)、鳳凰財經(jīng)、陜西日報、西安晚報、華商報、陜西電視臺、西安電視臺 (等國家級、省部級、市級媒體)、會議嘉賓陜西省主管金融工作副省長領(lǐng)導(dǎo)、會議主辦方單位機構(gòu)3/16領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)、各協(xié)辦單位機構(gòu)主要負責人、我省著名經(jīng)濟學專家代表、會議人數(shù)人三、會議安排( 一)簽到接站與報到工作、時間：01月、簽到地點：、人員信息收集與會議資料發(fā)放請與會人員填寫個人信息資料并發(fā)放會議相關(guān)資料，會務(wù)工作人員需向報到者說明會議的流程及注意事項等情況，與會嘉賓與相應(yīng)人員需憑邀請函進入會場。( 二)會議安排、開幕式前準備、會議流程主持人介紹本次大會，并進行開幕式開幕式結(jié)束，有請主辦方代表致辭主辦方致辭結(jié)束，主管金融副省長領(lǐng)導(dǎo)致辭省局領(lǐng)導(dǎo)講解工作推進情況協(xié)辦單位代表發(fā)言介紹工作推進計劃上板企業(yè)代表發(fā)言(XX 企業(yè))4/16對在2015年積極參與我省中小企業(yè)“新三板”服務(wù)工作的機構(gòu)和專家進行授牌、表彰( 暫定順序為省、廳領(lǐng)導(dǎo)授牌、三批十五家 )(7) 啟動2016年深化陜西中小企業(yè)“新三板”的服務(wù)工作( 暫定啟動儀式暫定摸球、領(lǐng)導(dǎo)在臺上 )會議休息金融服務(wù)機構(gòu)代表發(fā)言服務(wù)機構(gòu)代表發(fā)言( 暫定順序為 XX律師事務(wù)所、XX會計師事務(wù)所、企業(yè)管理咨詢機構(gòu)、省中小企業(yè)融資超市 )經(jīng)濟學專家專題講座報告、( 新三板專家講解企業(yè)上板相關(guān)工作 )閉幕式中小型企業(yè)會議策劃方案一、會前準備、了解會議基本情況：包括了會議的人數(shù)、會議類型、名稱、時間、會議的特殊要求、與會者的風俗習慣，付款方式和收費金額等。、會桌的要求：很多會議根據(jù)性質(zhì)、人數(shù)、類型的不同直接影響會桌的選擇，組織人員必須在會前就了解這一信息，以免因為臨時的更改延誤會議。5/16、物件排放：這一份沒有特殊要求，一般就好能預(yù)留出超過與會人數(shù)的10%作為備量，確保物品干凈整潔，沒有破損。二、會中服務(wù)、迎賓服務(wù)：迎賓人員最好在會議開始前半小時就在門口處迎接賓客，正確引導(dǎo)參會人員到達指定地點是保證會議良好次序的關(guān)鍵。、檢查相關(guān)的設(shè)備設(shè)施：會議開始半小時前就要開啟會場燈光，并保持燈光明亮，話筒、音響等設(shè)施都要確保能正常工作。、會中服務(wù)細節(jié)：服務(wù)期間要安排服務(wù)員勤觀察，保證及時發(fā)現(xiàn)以及解決會中問題，保證會議的正常進行。4 、茶歇服務(wù)：在會議休息開始前至少 5分鐘，將會議茶歇的各種飲品、茶品、用具等準備齊全，人員做好服務(wù)準備，結(jié)束后整理餐臺，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具。三、會議追蹤會議組織者除了通知、組織會議外，一定要保證會上決定的會議目標、工作任務(wù)得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負責人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監(jiān)督工作更是不容忽視。只有監(jiān)督將會議議項完成了，會議才真正結(jié)束了。6/16大型會議策劃方案預(yù)算會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面 :、交通費用交通費用可以細分為:、出發(fā)地至會務(wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。、會議室/廳費用具體可細分為:、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一7/16些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。、住宿費用8/16住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。、早餐早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可 (但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助9/16餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。、酒水及服務(wù)費通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。、會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。、聯(lián)誼酒會/舞會事實上，聯(lián)誼酒會 /舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認 :10/16、視聽設(shè)備除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括:●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。、其他——點心、水果及調(diào)制色酒、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。11/16那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢 ?展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——相同的地方:住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃:展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。■邀請不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。12/16通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點 (暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當是合理且圓滿的，應(yīng)當包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代13/16理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。■簽到與入住安排如果是小型商務(wù)會議， 簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預(yù)定及確認、會務(wù)交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于 6人——工作時14/16間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項