行政后勤管理制度(匯編)

1行政管理制度■、第一節(jié)總則在有章可循的狀況下提高后勤工作的管理水平,規(guī)范公司的后勤管理,特制定本制度。和認真執(zhí)行本制度的各項規(guī)定。第三條、公司涉及到后勤及行政事務(wù)方面的具體工作,均依照本制度執(zhí)行。■、其次節(jié)管理機構(gòu)及職能部門關(guān)系第四條、公司行政管理部(簡稱行政部)是執(zhí)行后勤事務(wù)和行政事務(wù)的職能部門，履行行政工作事務(wù)劃歸具體職能部門或者組織負責(zé)執(zhí)行并享有管理權(quán)力外，其余后勤行政事務(wù)均第五條、公司行政部之外的其他非下屬職能部門在部門職責(zé)工作方面和行政部之間不存室為主的職能部門還是日常工作以一線經(jīng)營現(xiàn)場為主但涉及到辦公室工作的職能部門，都必須認真協(xié)作行政部工作，并在必要時接受行政部的監(jiān)督、指導(dǎo)和管理。第六條、公司行政部的主管職責(zé)包括：1、辦公區(qū)域環(huán)境的維護和管理。2、來訪來電的接待處理及交接反饋。3、公司制度的規(guī)范及建設(shè)推動。4、公司證照、印章的管理。5、合同、文書、文件及檔案和資料的管理。6、員工獎懲的規(guī)范和落實執(zhí)行.7、會議會務(wù)的支配和管理。8、辦公室物資的管理維護。9、辦公用品的管理.10、其他職能部門工作的跟蹤協(xié)調(diào)和反饋。11、其他日常辦公事務(wù)的執(zhí)行和管理.■、第三章后勤行政事務(wù)工作的基本原則第七條、后勤事務(wù)工作基本原則:1、服務(wù)其他職能部門或人員原則。2、樹立親和形象原則。3、不破壞公司利益和原則前提下的為其他職能部門或人員供應(yīng)盡可能多便利原則。4、美觀、美譽原則.5、合理前提下的成本盡可能把握原則。第八條、行政事務(wù)工作基本原則：2、執(zhí)行規(guī)范及推動規(guī)范化建設(shè)進程原則。3、企業(yè)平安隱患最低化原則.24、以公司整體利益為前提的大局觀原則。5、樹立公正、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹形象原則。6、抵制并排解阻力原則?！觥⒌谒墓?jié)證照管理業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及經(jīng)營運轉(zhuǎn)中所需的各類證件及公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證、工作證等。更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案。在辦理證照過程中有關(guān)職能部門或者人員依據(jù))第十一條、各類證照由行政部登記造冊,實行專人統(tǒng)一管理。證件保管人必需妥當(dāng)保管各類證照，如消滅損壞或丟失，要馬上向主管領(lǐng)導(dǎo)報告外,并與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，準(zhǔn)時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)，同時追究其相關(guān)責(zé)任.第十二條、全部證照實行分類保管。第十三條、全部證照依據(jù)多種形式同步保管原則進行保管.1、全部證照依據(jù)原件、掃描電子文件、復(fù)印件三種形式進行同步保管。2、證照原件一律由行政部最高負責(zé)人進行保管。存在特殊狀況的由總經(jīng)理另外指定專人對部分或則全部證照原件進行保管。3、全部證照復(fù)印件文員處備檔一份。4、重要證照復(fù)印件總經(jīng)理辦公室備檔一份或者由總經(jīng)理指定專人保存一份備檔.5、全部證照的掃描電子文件由總經(jīng)理辦公室、行政主管、文員各保存一份。隨時保證上鎖；復(fù)印件上鎖保存;掃描電子文件加密保存。第十五條、證照在以各種形式保存時均須一并保存同步更新的匯總名目。第十六條、各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得任憑翻動、復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔(dān)保.應(yīng)在登記表上注明領(lǐng)取(交回)時間并簽字.級。如無特殊需要，原則上一般不直接翻閱證照原件。證照查閱的，保管責(zé)任人須在場監(jiān)督查閱操作狀況。全部查閱須有主管領(lǐng)導(dǎo)或者行政部負責(zé)人批準(zhǔn)方可進行查閱。其次十條、證件保管人需對到期的證件,提示主管領(lǐng)導(dǎo)支配相關(guān)人員準(zhǔn)時驗證。不準(zhǔn)時驗證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人擔(dān)負，并追究其責(zé)任.其次十一條、證件主管人因工作需要而調(diào)動崗位時，應(yīng)填制“證件移交清冊”，移交人和接交人在與證件清單核對數(shù)目后，二人均在“證件移交清冊”上簽字。(注：證照移交的，須行政部負責(zé)人、總經(jīng)理辦公室、文員三處的匯總名目一起核對，確認無遺漏。)其次十二條、公司為服務(wù)員辦理的健康證可另委派專人對原件妥當(dāng)保管,不得遺失；公司為職工辦理的工作證由個人保管，職工在離崗時必需交回工作證.■、第五節(jié)印章管理3其次十三條、公司的印章依據(jù)用途、類別分為：公司公章、財務(wù)專用章、法人章。其次十四條、關(guān)于印章的保管：1、公司公章由行政部最高負責(zé)人負責(zé)保管,或者由總經(jīng)理指定專人進行保管。2、公司財務(wù)專用章由財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)保管,或者由總經(jīng)理指定專人進行保管.3、法人章由財務(wù)部出納負責(zé)保管,或者由法人指定專人進行保管.4、公司其他業(yè)務(wù)類用章的按實際需要指定專人負責(zé)保管。其次十五條、各類印章的使用范圍：司出具的證明及有關(guān)資料;公司對外供應(yīng)的財務(wù)報告；公司章程、協(xié)議；員工的調(diào)動、任免2、財務(wù)專用章及法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。其次十六條、關(guān)于印章的管理：1、各類印章的使用須嚴(yán)格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用?。徊环弦?guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。①使用公章須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至行政部填寫《公章使用登記表》，寫明用印事由,并經(jīng)直接經(jīng)理審核同意后，方可用印。②以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料等,由行政部審核后報總經(jīng)理批閱批準(zhǔn)，通過后方可加蓋印章。③任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋公章。④除正常的財務(wù)需要用到財務(wù)專用章與法人章外，其他事項必需經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理報請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。法人章用印須履行登記手續(xù),由經(jīng)辦人至財務(wù)部填寫《法人章使用登記表》寫明用印事由,并經(jīng)直接經(jīng)理，總經(jīng)理審核同意后，方可用印。⑤任何人不得以任何事由在空白書面上加蓋財務(wù)專用章和法人章.任何人指示、要求而違規(guī)用章。4、保管人員不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。其次十七條、由于審批人的過錯打算或者印章保管人的過錯行為履行蓋章手續(xù)而導(dǎo)致公司患病經(jīng)濟損失的,責(zé)任人應(yīng)當(dāng)負責(zé)賠償或者由公司酌情處以相應(yīng)的經(jīng)濟懲罰。其次十八條、凡涉及印章使用事務(wù)的,無論具體印章是否歸屬于行政部管轄，行政部均享有用印查詢及監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)，并須履行定期或不定期的用印記錄查詢及監(jiān)督指導(dǎo)義務(wù)?！觥⒌诹?jié)合同管理或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同、保險合同等。三十條、合同管理的原則：1、合同管理必需遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，準(zhǔn)時調(diào)處，維護企業(yè)合法權(quán)益的原則。2、簽訂、履行、變更、解除合同，必需遵守《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章,參照有關(guān)政策。第三十一條、管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)隱秘.4第三十二條、由行政部履行公司的合同管理職責(zé),必要時顧問人員幫忙參與。三十三條、合同管理職責(zé)：A、合同管理部門對合同管理的主要職責(zé)：2、制定、修訂本公司合同管理制度、方法，組織實施合同管理工作。3、審查合同,防止不完善或不合法的合同消滅.4、幫忙合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同談判與簽訂。5、做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。6、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行狀況.7、宣揚合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、選購人員.8、依法處理本公司的合同糾紛.9、制止公司或個人利用合同進行違法活動.10、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理狀況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。B、合同履行職能部門的主要職責(zé):1、依法簽訂、變更、解除本部門的合同.2、嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同,重大合同提交有關(guān)方面會審。3、對所簽合同，認真執(zhí)行,并定期自查合同履行狀況。4、在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題準(zhǔn)時向行政部通報.5、本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。6、幫忙行政部對合同糾紛的處理。C職責(zé)：1、加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，準(zhǔn)時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付狀況.2、認真做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥當(dāng)保管收、付憑證。必要的就相應(yīng)的財務(wù)事項進行把關(guān)，提出具體分析和財務(wù)依據(jù)，降低財務(wù)風(fēng)險.3、協(xié)作行政部做好合同管理工作。第三十四條、合同審簽管理。1、公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。2、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用.介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年,以備供應(yīng)的合同文本必需送交行政部審核。4、全部合同都應(yīng)按挨次由行政部統(tǒng)一編號。5、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡(符號)清楚，條款完整，內(nèi)容具體,用語精確?????、無歧義。的，數(shù)量和質(zhì)量,價款和酬勞，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。7、對于合同標(biāo)的沒有國家標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面精確?????描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理或主管負責(zé)保管。8、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約力量沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法供應(yīng)保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保?；蛘咦匀蝗恕Ψ疆?dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)力量要參照本制度的規(guī)定進行審59、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院.10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親拘束合同文本上簽名蓋章。11、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章.嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章.單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第三十五條、合同審簽程序.1、簽訂合同前必需嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。①對法人必需審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件(必需有最近年檢章).或定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格.①代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；②被代理人簽發(fā)的授權(quán)托付書；③代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限.3、簽訂合同，必需認真審查對方當(dāng)事人的履約力量。4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)認真審查對方當(dāng)事人供應(yīng)的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察,以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人供應(yīng)的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必需完全全都。5、下列資料不能作為主體資格和履約力量的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備②廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料;④各類電話、傳真、郵箱等通訊工具號碼；⑤對方當(dāng)事人供應(yīng)的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料.6、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份準(zhǔn)時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付第三十六條、合同履行、變更和解除。訂立合同的履行。②在履行合同過程中，依據(jù)狀況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行力量進行跟蹤調(diào)查。和對方當(dāng)事人的履約力量。③接收標(biāo)的必需經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同商定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)準(zhǔn)時提出書面異議。④合同結(jié)算必需通過本單位財務(wù)部門進行.對合法有效的合同，財務(wù)部門必需在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。⑤凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。6對方當(dāng)事人的履約狀況，除妥當(dāng)保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時,應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必需使用掛號信函,并保存郵局備案。2、合同的變更和解除.對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭商定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。馬上以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時樂觀實行補救措施，削減損失。③發(fā)覺對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)督促對方當(dāng)事人實行有效補救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，準(zhǔn)時向行政部報告?；蚪獬贤木売珊蛻┣髮Ψ綍娲饛?fù)的期限,盡快與對方當(dāng)事人達成變更或解除合同的協(xié)第三十七條、合同糾紛處理。①為解決合同糾紛所實行的各項措施，必需在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。②發(fā)覺對方當(dāng)事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)馬上向單位負責(zé)人報告并向公③合同承辦部門、人員應(yīng)協(xié)作好公司行政部參與仲裁或訴訟。④合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。處理糾紛。判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案.2、合同糾紛處理程序:①發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)馬上報告分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部、公司領(lǐng)導(dǎo),行政部、供銷部門、財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時供應(yīng)解決糾紛所需的相關(guān)材料.行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時向法院申請財產(chǎn)保全。③合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法實行一切措施,樂觀收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的狀況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。④向法院供應(yīng)原始證據(jù)時，必需先行復(fù)制，并懇求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。第三十八條、合同資料管理.1、下列資料可以作為合同檔案資料內(nèi)容：①談判記錄、可行性爭辯報告和報審及批準(zhǔn)文件；②對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;③對方當(dāng)事人履約力量證明資料復(fù)印件；件或復(fù)印件；⑤我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)托付書的原件和復(fù)印件；⑥對方當(dāng)事人的擔(dān)保人擔(dān)保力量和主體資格證明資料的復(fù)印件；⑦雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；⑧登記、見證、鑒證、公證等文書資料；7⑨合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;錯誤!交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。2、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理。①公司全部合同都必需統(tǒng)一編號,由行政部妥當(dāng)保管。料移交行政部。司造成損失的，追究相關(guān)負責(zé)人和責(zé)任人的經(jīng)濟和行政責(zé)任。務(wù)主管確認后交行政部檔案管理人員存檔,不得任憑處置、銷毀、遺失?！觥⒌谄吖?jié)文書文件及檔案資料管理第四十一條、行政部為文書、文件及檔案資料管理的職能部門。■、第八節(jié)員工獎懲管理第四十三條、行政部是執(zhí)行員工獎懲并對獎懲事務(wù)進行管理的職能部門。第四十四條、針對員工嘉獎,實行精神嘉獎和物質(zhì)嘉獎并重原則；凡員工懲處，實行行政懲罰和經(jīng)濟懲罰同步原則。第四十五條、員工嘉獎的基本原則：1、促進良好精神或者風(fēng)氣發(fā)揚原則。2、以事實依據(jù)為前提的公正、公正、公開原則。3、適時性和準(zhǔn)時性原則.性原則。5、廣泛性和經(jīng)常性原則。。7、不違反企業(yè)整體進展原則.8、物質(zhì)嘉獎和精神嘉獎同步推動原則。9、以團結(jié)員工為前提的激勵原則.10、多樣性原則.第四十六條、員工懲處的基本原則.1、就事論事、對事不對人的公正性原則。2、大事發(fā)生后處理的準(zhǔn)時性原則。3、懲罰和批判教育結(jié)合的原則.4、懲罰法定原則。5、同質(zhì)錯誤盡可能同樣計量懲罰力度的公正性原則。6、保障當(dāng)事人合法權(quán)益原則。7、打壓不良風(fēng)氣或者精神傾向原則.則。9、懲罰與有效溝通和分析并行的教育原則。10、以團結(jié)員工為前提的方向性原則。11、上級領(lǐng)導(dǎo)人員態(tài)度口徑全都原則.12、懲罰方式機敏合理原則。813、留意場所和環(huán)境的原則。、嚴(yán)禁心情化處理原則。、敬重當(dāng)事人人格原則。第四十七條、關(guān)于員工嘉獎的執(zhí)行：1、例行性嘉獎:其他部門協(xié)作行政部完成核定所需信息收集→行政部統(tǒng)計分析信息→確定具體嘉獎的分布狀況→報總經(jīng)理進行審核→執(zhí)行嘉獎并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→嘉獎信息的備案。2、非例行性嘉獎：嘉獎提議人(部門主管級以上人員)提交嘉獎申報材料→行政部進行審核及必要的調(diào)查→報總經(jīng)理進行審核→執(zhí)行嘉獎并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→嘉獎信息的備案。3、特殊嘉獎：由總經(jīng)理或者董事長提名→傳達到行政部(必要時行政部需進行相應(yīng)的狀況了解,假如消滅嚴(yán)峻不符或者較大偏差的,必需準(zhǔn)時進行反饋)→執(zhí)行嘉獎并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→嘉獎信息的備案。第四十八條、凡是以公司名義進行了嘉獎的，行政部必需進行相應(yīng)的備案。第四十九條、關(guān)于員工懲處的執(zhí)行:1、執(zhí)行程序：事由呈報→職能部門協(xié)作行政部進行具體狀況的核實了解→進行約談和溝通→合理計量懲罰標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行→公布警示→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→懲處信息的備案→跟蹤教育和必要的安撫.2、凡進行懲處的，大事狀況及處理結(jié)果必需進行相應(yīng)的公布，以起到相應(yīng)的警示教育作用.同時，懲處之后必需對當(dāng)事人由相應(yīng)的跟蹤了解,具體職責(zé)由當(dāng)事人的直接上級履行，必要時其他管理人員幫忙參與。假如消滅了特別狀況的,須準(zhǔn)時反饋到行政部.第五十條、凡是以公司名義進行了懲處的，行政部必需進行相應(yīng)的備案.因此涉及到經(jīng)濟罰款或者變相經(jīng)濟罰款的,財務(wù)部不得收取.第五十二條、凡因懲處而涉及到經(jīng)濟罰款的,罰金一律由財務(wù)部收取。其他任何部門或者人員無權(quán)向任何員工收取罰金或者是變相收取實物作為懲罰。第五十三條、財務(wù)部收取罰金時須開具收據(jù),未開具收據(jù)的，當(dāng)事人不予繳納。第五十四條、針對獎懲工作，公司全部員工有權(quán)進行監(jiān)督和投訴?！?、第九節(jié)辦公用品管理第五十五條、行政部是履行辦公用品管理職責(zé)的職能部門。第五十六條、本處所稱辦公用品包括個人辦公使用消耗品、管理品、部門使用消耗品.1、個人使用消耗品包括鉛筆、膠水、大頭針、回形針、釘書針、便簽、信紙、軟抄本、筆記本、墨水、文件夾、鐵夾、鳳尾夾、文件袋等。2、管理品包括剪刀、裁紙刀、訂書機、打孔機、文件筐、尺子、筆筒等。3、部門使用消耗品包括打印復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印泥、碳粉、色帶、墨盒、印刷表格、白板筆(擦)、紙杯、茶葉、飲用水等。第五十七條、全部辦公用品依據(jù)有方案性把握原則進行采買和管理。第五十八條、辦公用品采買均實行先申報再購買的基本原則。，由行政部負責(zé)人批準(zhǔn)。2、100元以上金額的采買，報行政部負責(zé)人審查通過后由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可采買.3、凡擅自采買的物品，一律不賜予報銷。9文員負責(zé)領(lǐng)取發(fā)放。全部辦公用品完成采買后都必需辦理入庫手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的,不得賜予報銷.物品采買后7天內(nèi)未辦理入庫手續(xù)的，不得賜予報銷.品選購時間挨次建立辦公用品選購登記。倉庫管理員和文員之間不得私自交換或者是照抄采購登記。文員以月度為周期向行政部負責(zé)人提交選購登記記錄。第六十一條、全部物品的領(lǐng)出都必需進行具體登記,領(lǐng)用人簽字認可.物品發(fā)出狀況和領(lǐng)用登記信息不全都造成物品流失的，流失部分由保管人員負責(zé)賠償.行核銷，消滅流失的由責(zé)任人負責(zé)賠償。工作異動時管理品須進行有效移交.第六十四條、部門消耗性辦公用品由文員負責(zé)日常管理，并對使用狀況進行記錄?，F(xiàn)非合理斷貨的,追究倉庫管理人員責(zé)任；屬于文員保管的常用物品消滅非合理斷貨的，追究文員責(zé)任。假如因此而造成對工作產(chǎn)生重大影響的，另行追究其他責(zé)任.第四十八條、辦公用品的發(fā)放。2、100元以上金額的，報行政部負責(zé)人審查通過后總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、凡擅自發(fā)放的物品，由保管責(zé)任人負責(zé)賠償。第四十九條、行政部負責(zé)人須定期或者不定期對辦公用品采買及使用狀況進行盤查和監(jiān)督，發(fā)覺特別問題的必需準(zhǔn)時進行處理。第五十條、行政部負責(zé)人以季度為周期就辦公用品采買和使用狀況進行書面匯報.■、第十節(jié)會議管理第五十一條、基本原則:1、以方案為前提的統(tǒng)籌支配原則。題的事項，均不必召開會議.3、會議應(yīng)作到目的明確、材料齊全、議題清楚。4、明確及唯一主持人原則。5、全部參會人員為會議事項保密原則.6、會議期間參會人員接受主持人領(lǐng)導(dǎo)原則。7、會議的根本目的是促進問題的解決。第五十二條、關(guān)于會議的召開：1、例行性會議依據(jù)例行規(guī)章召開。2、非例行性會議以臨時通知為準(zhǔn)。4、會議支配的原則為：小會聽從大會，局部聽從整體，臨時會議聽從例會。因處置突發(fā)大事而召集的緊急會議不受此限制，可遵循“特事特辦”的原則，適時召開。1、凡屬公司內(nèi)部會議,如無特殊支配的，一律由行政部負責(zé)組織會務(wù)工作。2、會議的通知傳達由文員負責(zé)。3、會議中途服務(wù)工作由文員負責(zé).第五十四條、會議指定專人進行會議記錄。第五十五條、會議紀(jì)律:1、通知須參會人員不得拒絕和躲避參與會議。得遲到早退。3、中途不得無故離開，存在特殊狀況的以會議主持人批準(zhǔn)為準(zhǔn)。4、會議期間手機等通訊工作須調(diào)整為關(guān)閉或者靜音狀態(tài)。5、會議期間全部人員由義務(wù)保持良好形象,言行舉止得體。6、會議期間不得任憑打斷他人說話.第五十六條、會議爭辯一律圍繞工作而開放，嚴(yán)禁人身攻擊和人格污辱。第五十七條、凡會議通過事項，必需認真落實履行。有義務(wù)認真聽取會議內(nèi)容。第五十九條、會后工作。1、會議做出的決議、打算，在會議結(jié)束后盡快組織落實。屬綜合性會議由行政部進行工作跟蹤；屬部門專項會議由召集部門督辦；屬于特殊事項指定了專人負責(zé)跟蹤匯報的,由指定的專人負責(zé)跟蹤匯報.。2、會議前后涉及的各種文字材料，待工作結(jié)束后準(zhǔn)時整理、歸檔；需回收的文件、材料應(yīng)準(zhǔn)時上交有關(guān)部門.第六十條、會議記錄及相應(yīng)的資料信息必需有效備檔.■、第十一節(jié)辦公室工作行為規(guī)范第六十一條、鑒于工作實際狀況，辦公室工作人員原則上允許穿便裝.但服裝以比較正規(guī)得體服飾為宜。男性員工嚴(yán)禁穿拖鞋或者涼鞋進入辦公室.工作期間衣著、發(fā)式潔凈，大妝艷抹。不得噴灑氣味過濃香水或者散發(fā)其他刺激或者怪異類的氣味。報知負責(zé)人核準(zhǔn)后拒絕其進入辦公室。班時間睡覺、上網(wǎng)談天、聚眾閑聊、干私活、掃瞄與工作無關(guān)的網(wǎng)站、看與工作無關(guān)的報刊書籍、或者聚眾進行與工作無關(guān)的事項.第六十四條、辦公室內(nèi)禁止高聲喧嘩和嬉笑打鬧.第六十五條、凡進入辦公室的全部員工站、坐、走及言行舉止都必需留意禮貌得體.辦公室人員均有義務(wù)幫忙維護辦公室環(huán)境衛(wèi)生；凡進入辦公室的全部員工都有義務(wù)疼惜辦公已較為嚴(yán)峻地破壞了辦公室環(huán)境衛(wèi)生并不準(zhǔn)時進行改正的,辦公室工作人員有權(quán)報知負責(zé)人核準(zhǔn)后對相應(yīng)人員進行處分。第六十七條、辦公室由文員履行電話接聽及傳真收發(fā)職責(zé).但是假如文員不在的，全部內(nèi)部員工均有義務(wù)認真進行電話接聽和傳真接收。第六十八條、辦公室內(nèi)一律講一般話.公用電話接內(nèi)線，“您好，辦公室(或××部門)"；專用電話接內(nèi)線，“您好，我××(報自己名字)”。接聽電話時如當(dāng)事人不在的,應(yīng)代為記錄并準(zhǔn)時轉(zhuǎn)告。第七十條、遵守電話使用規(guī)范，工作時間應(yīng)避開私人電話；如的確需要,應(yīng)以重要事項陳述為主。嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話，如的確有特殊需要的，需向主管領(lǐng)導(dǎo)請示;如果為撥打長途的,須進行登記并依據(jù)電信局標(biāo)準(zhǔn)進行收費。禁止利用辦公電話接聽私人電話，后如無特殊狀況不得再因私人事務(wù)撥打辦公電話.凡因私使用辦公電話的,辦公室工作人員均有權(quán)報知主管負責(zé)人核定后進行批判教育或者處分.第七十一條、私人資料不得在公司打印、復(fù)印、傳真。第七十二條、全部員工均有義務(wù)疼惜辦公物資并節(jié)省使用。嚴(yán)禁將公司物資帶走私用。第七十三條、嚴(yán)禁在辦公室接待私人親友，消滅臨時到訪的，時間不得超過10分鐘。假如的確存在特殊狀況的，須第一時間請示主管負責(zé)人并活動批準(zhǔn)后方可進行。第七十四條、未征得同意，不得使用他人計算機。第七十五條、不得任憑翻看他人辦公資料物品。第七十六條、凡需保密的資料，資料持有人必需按規(guī)定保存.第七十七條、凡需離開工作崗位時間較長的，必需關(guān)閉電腦或者將電腦切入待機狀態(tài)。超過30分鐘的，須將電腦關(guān)閉。重要資料或者文件必需上鎖保管。第七十八條、、依據(jù)公司需要及職責(zé)規(guī)定樂觀協(xié)作同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕;對他人詢問不屬自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)就自己所知告知詢問對象,不得置之不理。第七十九條、因個人使用破壞了環(huán)境衛(wèi)生的，使用人有義務(wù)進行清理維護。第八十條、必需認真維護好個人使用區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生.第八十一條、嚴(yán)禁將個人物品或者個人工作物資于公共使用區(qū)域任憑擺放。第八十二條、個人下班離開必需認真關(guān)閉電腦(含顯示器電源)。第八十三條、最終下班離開人員必需認真檢查門窗、電器電源、水源，關(guān)閉后再離開?！觥⒌谑?jié)日常辦公事務(wù)管理第八十四條、關(guān)于電話接聽和傳真收發(fā)。1、由文員履行電話接聽和傳真收發(fā)職責(zé),但當(dāng)文員不在或者較忙時全部辦公室工作人員均有義務(wù)幫忙完成工作。2、電話接聽須留意：言語規(guī)范和禮貌；認真認真和急躁；不作無關(guān)閑聊。3、電話接聽凡涉及到重要事項的,須進行認真記錄；涉及到需轉(zhuǎn)告的，要有備忘提示。4、涉及不明身份人員詢問領(lǐng)導(dǎo)電話的，留意努力旁敲側(cè)擊弄明對方身份和意圖后進行處理，一般推銷或者有不法傾向的，不得透露.予接收。同時盡可能簡潔詢問傳真的大體頁數(shù),以確保所裝紙張夠用。6、凡接收傳真，消滅模糊不清的，須準(zhǔn)時向?qū)Ψ椒答?。消滅傳真中斷或者傳真不成功的，必需?zhǔn)時向?qū)Ψ椒答?7、涉及傳真外發(fā)留意說明具體需送達人員，如文件上可以直接標(biāo)注。8、外發(fā)傳真之后留意準(zhǔn)時再次致電對方,確認是否已收到及是否清楚。9、收到傳真的，須準(zhǔn)時進行轉(zhuǎn)交.重要事項備忘提示。10、發(fā)出傳真的，需交回的重要原件準(zhǔn)時交回原主，不需交回的進行備檔.傳真機上而不進行收取和處理。12、其他工作人員代接收傳真的，依據(jù)以上原則進行處理，必要時準(zhǔn)時知會文員。第八十五條、關(guān)于函件收發(fā)管理.1、函件的收發(fā)一般為涉及的專人進行接洽處理。外部送來函件而當(dāng)事人不在的，可由人不在的，準(zhǔn)時電話聯(lián)系轉(zhuǎn)告。2、但凡對外來往函件，一律由文員將復(fù)印件進行備檔。3、函件傳送當(dāng)事人必需準(zhǔn)時將函件轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔。函件發(fā)出或者收到三天之內(nèi)未轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔的，追究當(dāng)事人責(zé)任;假如因此而造成相應(yīng)問題的，另行追究其他責(zé)任.4、文員對備檔函件信息必需保密，文件加鎖保管.第八十六條、關(guān)于來訪接待.1、有人員來訪的，由文員進行前期接待。2、來人找公司主要領(lǐng)導(dǎo)的，需留意問明對方大體身份，擬辦事項及是否有預(yù)約。不管有無預(yù)約，準(zhǔn)時報知領(lǐng)導(dǎo),由領(lǐng)導(dǎo)打算現(xiàn)在是否接待。假如有預(yù)約而領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在不在的，準(zhǔn)時會到公司的，可支配對方進行等候,并致電領(lǐng)導(dǎo)說明大體狀況;假如僅只為一般事項的,盡量擔(dān)憂排等候，禮貌文明具體事項并讓對方留下聯(lián)系方式及可能的資料信息，之后轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)；方式和資料信息，準(zhǔn)時讓其離開，避開影響領(lǐng)導(dǎo)的工作事務(wù)。3、上級主管部門人員來訪，進行禮貌接待并準(zhǔn)時報知上司處理.4、凡消滅有人員來訪的，相應(yīng)事項必需準(zhǔn)時轉(zhuǎn)告，嚴(yán)禁擅做主見不進行報告。行處理,假如明顯不為公司所需人員的,準(zhǔn)時禮貌推掉并支其離開.6、凡有來訪人員在辦公室的，嚴(yán)禁工作人員全部離開消滅公共區(qū)域無人看管。主要目的在于：第一、避開給客人造成不禮貌的印象；其次、看護監(jiān)督,確保公司平安.7、消滅來訪人員任憑走動或者觀看公司不應(yīng)外泄資料的，必需準(zhǔn)時分散客人留意力，第八十七條、關(guān)于內(nèi)部員工的接待.1、必需認真禮貌，急躁對待。2、消滅內(nèi)部員工辦事而對流程事宜不夠生疏的，必需急躁指引和幫忙。3、假如為新員工的，必需認真帶領(lǐng)辦理事宜，做到急躁、周到、愛護.第八十八條、關(guān)于日常工作資料管理。1、全部人員工作資料必需合理進行歸類擺放，嚴(yán)禁亂丟亂放。2、屬于需保密資料的,嚴(yán)禁任憑擺放，必需加鎖保管。3、涉及公司內(nèi)部資料信息的內(nèi)部作廢文件必需準(zhǔn)時銷毀，嚴(yán)禁任憑丟棄.第八十九條、關(guān)于電腦的使用管理。1、凡中途接用的電腦或者是多人共用的電腦，嚴(yán)禁任憑刪除自己不明資料。2、但凡涉及資料信息的電腦，必需設(shè)置為密碼進入，嚴(yán)禁不設(shè)密碼。間原則上不超過5分鐘。5、非電腦維護人員嚴(yán)禁任憑刪除系統(tǒng)文件或者是對系統(tǒng)設(shè)置進行大的改動。6、嚴(yán)禁任憑安裝不明軟件或者是玩耍軟件.進行處理,嚴(yán)禁非專業(yè)人員對自己并不清楚的故障私自進行處理。8、機密文件必需加密存放。9、電腦主要資料信息須定期刻盤備檔。第九十條、關(guān)于電腦維護規(guī)定。1、電腦維護員定期對辦公電腦進行維護。2、電腦使用人員必需樂觀協(xié)作電腦維護員的維護工作，嚴(yán)禁有意推脫阻撓。3、電腦維護員在維護過程中發(fā)覺問題的有權(quán)利和義務(wù)提示和指導(dǎo)使用人合理操作。4、電腦維護員在維護過程中發(fā)型重大問題的,必需準(zhǔn)時同步向工程主管人員和電腦使用人的主管上級進行匯報.假如問題為使用人有意甚至是惡意造成的，必需追究責(zé)任.第九十一條、關(guān)于辦公室常用物資的檢查維護.1、辦公室常用物資由文員每天進行檢查，確保正常合理備貨量。追究責(zé)任。假如因此造成其他工作問題的，另行追究其他責(zé)任。第九十二條、關(guān)于文件資料的打印、復(fù)印。1、文件資料的打印和復(fù)印原則上由文員負責(zé)辦理.2、私人資料嚴(yán)禁打印和復(fù)印，消滅不明資料的，文員需準(zhǔn)時請示上級主管.3、打印復(fù)印操作失誤消滅多印造成鋪張的,鋪張部分由責(zé)任人賠付。第九十三條、關(guān)于內(nèi)部通知的發(fā)放管理.1、內(nèi)部通知統(tǒng)一由文員進行發(fā)放。2、內(nèi)部通知只按涉及的主要部門進行發(fā)放，原則上以發(fā)放到部門負責(zé)人為準(zhǔn)。部門內(nèi)部由負責(zé)人履行傳達和講解職責(zé)。3、發(fā)放非密級通知一律在公布欄張貼一份。4、全部員工有義務(wù)隨時關(guān)注公司公布欄的信息。6、發(fā)出針對多數(shù)人或者全體員工的通知的，值班負責(zé)人于班前會進行通傳.7、通知發(fā)放須有簽收登記。第九十四條、員工更衣室的管理。1、更衣室由行政部履行日常管理職責(zé).2、更衣室由清潔部每天進行打掃，做好衛(wèi)生維護。3、更衣室除存放日常更換衣物和隨身物品外不得存在其他物品.4、消滅存放公司優(yōu)待卡券的，一律依據(jù)飛單進行處理。5、為確保平安，更衣室內(nèi)不得存放現(xiàn)金和貴重物品，否則責(zé)任自負。6、由安防質(zhì)檢部履行更衣室的平安防范職責(zé).上鎖，中途使用的須進行進出登記。8、非使用人員和公司管理人員嚴(yán)禁任憑進出更衣室。9、行政部有權(quán)利和義務(wù)協(xié)同安防質(zhì)檢部定期和不定期對更衣室進行檢查.10、更衣室實行專人專柜,嚴(yán)禁私自更換.11、使用人必需對所使用更衣柜認真上鎖，不規(guī)范使用的須追究責(zé)任。13、工程部只在行政部的授意下進行合理的撬鎖或者換鎖.14、更衣柜使用人員必需留意疼惜使用，如因此造成損壞的,須擔(dān)當(dāng)賠付責(zé)任，并另行追究違規(guī)責(zé)任.15、更衣室嚴(yán)禁嬉笑打鬧，全部使用人員均有義務(wù)認真疼惜和維護環(huán)境衛(wèi)生.第九十五條、員工工號牌等的管理。1、員工工號牌、微笑牌等物品由文員進行管理.2、工號牌嚴(yán)格執(zhí)行一人一號原則,全部領(lǐng)用必需嚴(yán)格登記備檔。3、保管人不得私自將所保管物品發(fā)放或者借給其他人。4、保管人只在見到賠付收據(jù)或者有總經(jīng)理簽字的核銷說明時才給發(fā)放。5、保管人對賠付收據(jù)或者有效核銷說明必需認真