2023年檔案管理辦法篇

2023年檔案管理辦法篇

書目

水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定方法

水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條為進一步加強水利科學技術(shù)檔案(以下簡稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實際,制定本規(guī)定。

其次條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動過程中形成的,具有保存價值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應歸檔保存的水利科技文件材料。

第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則。

在水利部的統(tǒng)一領導下,水利科技檔案由各級水行政主管部門及其所屬單位(以下簡稱各單位)的檔案業(yè)務機構(gòu)分級進行管理,以確保其完整、精確、系統(tǒng)、平安和有效利用。

第四條各單位應仔細履行檔案管理與愛護的法律責任和義務,加強對檔案工作的領導,建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌支配業(yè)務經(jīng)費,依法保障水利科技檔案工作的正常開展。

第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。

其次章收集歸檔

第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應全面、系統(tǒng)地反映水利科學技術(shù)探討、勘測與規(guī)劃設計、基礎數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結(jié)果。

詳細內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

第七條應歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項目(課題)組,指定專人進行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機構(gòu)集中管理,任何部門與個人均不得據(jù)為己有或拒絕按時歸檔。

第八條各單位應仔細執(zhí)行國家有關“同步管理”規(guī)定,把項目文件材料管理納入項目管理工作程序,列入有關部門及人員的職責范圍。

在下達項目安排或簽訂項目合同、協(xié)議時,應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時,應同時檢查項目相關文件材料的收集、整理狀況;在進行項目鑒定(驗收)時,應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔狀況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關項目時,應有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。

第九條完整、精確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進行項目鑒定(驗收)的必備條件。

各單位科技、基建、檔案等業(yè)務主管部門要親密協(xié)作,嚴格把好項目的鑒定(驗收)關。

凡水利科技檔案檢查、驗收不合格項目,不得進行或通過項目的鑒定(驗收),更不能申報科技嘉獎。

科研項目在申請驗收(鑒定)前,其檔案應先通過本單位檔案部門的審查、驗收;重點科研項目和基本建設項目檔案驗收,由項目驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責組織。

水利部要加強對各單位檔案驗收狀況的監(jiān)督檢查,如發(fā)覺未經(jīng)檔案部門審查、驗收或檔案不符合要求的科研項目,已獲得嘉獎或正在上報科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對該項目成果的嘉獎。

第十條水利科技文件材料的歸檔時限:反映水文、水資源、水土保持、勘測、規(guī)劃設計等基礎業(yè)務工作的科技文件材料,一般應按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項目產(chǎn)生的科技文件材料,應在項目實施完成后3個月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長的項目,可分階段或分單項計算歸檔時限);重要儀器設備的隨機文件材料,應在安裝調(diào)試或開箱驗收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項目鑒定或驗收形成的文件材料,應在鑒定或驗收后1個月內(nèi)完成歸檔工作。

第十一條各單位應結(jié)合實際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細化歸檔范圍,明確整編要求。

歸檔的水利科技文件材料應為正本,重要或有特地須要的水利科技文件材料,可適當增加保管份數(shù),其相應的電子文件材料應按有關要求同步歸檔。

第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項目,主持單位應負責項目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應負責其擔當項目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報主持單位歸檔。

第十三條水利科技文件材料的整理應符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2023)。

其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時,應注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內(nèi)容。

第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2023)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。

重要的電子文件歸檔時,應形成相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

第十五條水利科技文件材料歸檔時,應編制歸檔文件材料移交書目(一式2份),由項目或課題的部門負責人審簽,交檔案部門查驗,交接雙方應仔細履行交接手續(xù)。

對不符合要求的,檔案部門應不予接收。

第三章保管利用

第十六條對已接收的水利科技檔案,檔案部門應剛好進行分類、編目、入庫等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)建條件。

第十七條各單位保管的水利科技檔案,應運用檔案專用庫房和裝具,實行相應防護措施,確保水利科技檔案的保管、愛護條件滿意規(guī)范要求。

第十八條各單位應建立健全水利科技檔案庫房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案應剛好修復,最大限度地延長檔案的價值時限。

第十九條各單位應建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設施設備,主動開展水利科技檔案的利用與編研工作。

其次十條各單位應做好水利科技檔案的統(tǒng)計工作,仔細執(zhí)行檔案年報的統(tǒng)計、報送制度。

其次十一條各單位應主動開展水利科技檔案信息化建設,確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。

其次十二條各單位撤銷或合并時,應根據(jù)國家有關檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時,須交清應歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。

其次十三條各單位應依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2023]380號)和《科學技術(shù)保密規(guī)定》(國家科學技術(shù)委員會、國家保密局令第20號)的要求,建立健全保密制度,加強對水利科技檔案的保密管理。

其次十四條各單位應建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對水利科技檔案進行鑒定,提出保存或銷毀看法,報本單位領導批準后實施。

銷毀檔案,應到國家指定場所進行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

銷毀清冊應歸檔保存。

其次十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。

劃分原則與標準,參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。

其次十六條各單位應按水利科技檔案移交進館要求,向有關檔案館移交檔案。

第四章獎懲

其次十七條對在水利科技檔案工作中做出突出成果的單位、部門或個人,上級主管部門或本單位應賜予表彰和嘉獎。

其次十八條對于違反本規(guī)定的單位或個人,上級主管部門或本單位應予以通報指責,限期整改;對逾期未改的,應按規(guī)定對相關單位或干脆責任人賜予懲罰。

造成嚴峻后果的,應依法追究刑事責任。

第五章工作機制及人員

其次十九條水利部設有特地的檔案工作部門,在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導下,依法對水利科技檔案工作履行如下職責:

(一)實行國家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;

(二)督促水利檔案法規(guī)制度的實行;

(三)檢查、指導水利科技檔案工作;

(四)組織重點項目(課題)的檔案專項驗收。

第三十條各單位應結(jié)合工作職責與任務,明確檔案工作部門和人員,依法加強檔案管理、仔細履行檔案管理職責,為促進水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展供應保障。

第三十一條水利科技檔案工作人員應具備檔案專業(yè)和水利等相關專業(yè)學問,愛崗敬業(yè),忠于職守,并應保持相對穩(wěn)定。

第三十二條各單位應有安排地開展對水利科技檔案人員的業(yè)務培訓和接著教化,逐步提高檔案人員的業(yè)務素養(yǎng)和管理水平。

第六章附則

第三十三條本規(guī)定由水利部負責說明。

第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號)同時廢止。

公司客戶檔案管理方法

公司客戶檔案管理方法范本

作為公司的市場與客戶主管,我的其中一個重要職責是與客戶保持良好的關系,并剛好整理好客戶資料,向公司供應客戶最真實和精確的資料,使公司的經(jīng)營順當進行,更好地追求最大利潤。而為了使我的工作有條不紊地綻開,我設計了以下的客戶檔案管理方法:

第一條目的:

本制度立足于建立完善的國內(nèi)和國際市場客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶檔案管理規(guī)程,以提高國內(nèi)和國際營銷效率,擴大國內(nèi)和國際市場占有率,與本公司交易伙伴建立長期穩(wěn)定的業(yè)務聯(lián)系。

其次條適用范圍:

企業(yè)的過去、現(xiàn)在和將來的國內(nèi)和國際市場干脆客戶與間接客戶都應納入本制度的適用范圍。

第三條內(nèi)容:

1.客戶基礎資料

客戶資料的獲得,主要是通過營銷人員對客戶進行的訪問搜集來的。在檔案管理系統(tǒng)中,大多以建立客戶數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)。

客戶基礎資料主要包括客戶的基本狀況、全部者、管理者、與本公司交易時間、企業(yè)規(guī)模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。

2.客戶特征

服務區(qū)域、銷售實力、發(fā)展?jié)摿Α⒐疚幕⒔?jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模(銷售額等)、經(jīng)營管理特點等。

3.業(yè)務狀況

主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務人員的素養(yǎng)、與其他競爭公司的關系、與本公司的業(yè)務聯(lián)系及合作看法等。

4.交易活動現(xiàn)狀

主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、將來的對策、企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件和以往出現(xiàn)的信用問題等。

第四條方法

1.建立客戶檔案系統(tǒng)

本制度規(guī)定客戶基礎資料的取得形式如下,并采納數(shù)據(jù)庫的形式進行:

(1)由銷售代表在進行市場調(diào)查和客戶訪問時進行整理匯總。

(2)向客戶派發(fā)客戶資料表,請客戶填寫。

(3)托付專業(yè)調(diào)查機構(gòu)進行專項調(diào)查。

2.客戶分類

利用上述資料,將企業(yè)擁有的客戶進行科學的分類,目的在于提高銷售效率,增加企業(yè)在國際市場上所占的份額。

客戶分類的主要內(nèi)容包括:

(1)客戶性質(zhì)分類。分類的標識有多種,主要原則是便于銷售業(yè)務的開展?？砂纯蛻羲谛袠I(yè)、客戶性質(zhì)、客戶地域、顧客類型劃分。

(2)客戶等級分類。企業(yè)依據(jù)實際狀況,確定客戶等級標準,將現(xiàn)有客戶分為不同的等級,以便于對客戶進行渠道管理、銷售管理和貨款回收管理。

3.客戶構(gòu)成分析

利用各種客戶資料,根據(jù)不同的標準,將客戶分類,分析其構(gòu)成狀況,以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況,找出不足,確定營銷重點,實行對策,提高營銷效率。

客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括:

(1)銷售構(gòu)成分析。依據(jù)銷售額等級分類,分析在公司總銷售額中,各類等級的客戶所占比重,并據(jù)此確定將來的營銷重點。

(2)商品構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中各類商品所占比重,以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。

(3)地區(qū)構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)總銷售額中不同地區(qū)所占的比重,借以發(fā)覺問題,提出對策,解決問題。

4.客戶信用分析

在客戶信用等級分類的基礎上,確定對不同客戶的交易條件、信用限度額和交易業(yè)務信用處理方法。

第五條客戶檔案管理應留意的問題:

在客戶檔案管理過程中,需留意下列問題:

1.客戶檔案管理應保持動態(tài)性,不斷地補充新資料。

2.客戶檔案管理應重點為企業(yè)選擇新客戶,開拓新的國際市場供應資料。

3.客戶檔案管理應“用重于管”,提高檔案系統(tǒng)的質(zhì)量和效率。

4.客戶檔案系統(tǒng)應由專人負責管理,并確定嚴格的查閱和利用的管理方法。

z建設集團公司審計檔案管理方法

z建設集團公司審計檔案管理方法

第一章總則

第一條為了加強集團公司審計檔案管理工作,規(guī)范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計及銷毀等,以利于嚴守集團機密。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《審計署關于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》、《中國內(nèi)部審計準則》及《甘肅第五建設集團公司內(nèi)部審計工作規(guī)定》,結(jié)合工作實際,制定本方法。

其次條審計檔案是內(nèi)部審計機構(gòu)在進行審計活動中干脆形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。

其次章收集整理

第三條審計檔案應當根據(jù)層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:

(一)審計安排和結(jié)果管理類資料;

(二)審計工作底稿、基礎歸納、匯總論述類資料;

(三)審計原始摘錄、內(nèi)外部證明類資料;

(四)被審計單位供應原始類及復制類資料。

第四條審計工作底稿資料應記錄審計程序?qū)嵤┻^程、審計事項核實、復核看法、審計初步評價看法等,審計底稿還應注明審計項目相關信息、審計外勤內(nèi)勤時間等基本審計信息。

第五條審計檔案整理應當剛好、規(guī)范有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。

第三章復查審核

第六條審計工作底稿等資料都應經(jīng)過審核,應保持謹慎性。

第七條審計工作底稿等資料審查應由內(nèi)審機構(gòu)負責人全面負責,也可授權(quán)有關人員審查。

第八條審計檔案應有記錄及復核人員簽署。

第九條審計檔案應保持完整性,層次分明。

第十條健全審計工作檔案復核制度,提高審計工作質(zhì)量。

第四章立卷歸檔

第十一條審計工作結(jié)束后,應當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂堅固、四邊整齊。

第十二條審計檔案資料包括,但不限于:

(一)審計報告、審計結(jié)果溝通書及管理聲明書;

(二)審計確定書、審計處理懲罰書及審計建議書;

(三)被審計單位整改報告及附件資料;

(四)審計組相關說明及被審計單位執(zhí)行審計確定狀況;

(五)審計實施方案及審計通知;

(六)審計調(diào)查、復查或后續(xù)審計資料;

(七)內(nèi)外部審計證據(jù)和工作底稿分項資料;

(八)被審計單位供應的原始或復制資料;

(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關資料。

第十三條審計檔案應當進行登記造冊,檔案管理人員發(fā)生變動時,應根據(jù)審計工作規(guī)定辦理移交手續(xù)。

第五章保管運用

第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發(fā)覺和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應作永久保存。

第十五條審計檔案由內(nèi)審機構(gòu)負責保存管理,審計人員應恪守保密原則。

審計檔案一般不對外調(diào)閱,任何調(diào)用行為,都要經(jīng)過內(nèi)審機構(gòu)負責人批準,報經(jīng)集團公司董事會同意。

第十六條在工作須要時,依照調(diào)用程序并得到集團公司董事會批準及征求法律顧問看法后,供應給外部審計或司法部門。

第十七條審計檔案管理應嚴格依法依規(guī)進行。

第六章附則

第十八條本方法可依據(jù)詳細狀況適時修訂完善。

第十九條本方法自2023年11月1日起施行。本方法是對2023年10月1日制定印發(fā)的審計檔案管理方法,經(jīng)過探討修訂形成,原方法同時廢止。

其次十條本方法由集團公司審計機構(gòu)負責說明。

中學團委團檔案管理方法

中學團委關于團的檔案管理方法

檔案資料的管理是團的各項管理工作的組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是繼承、發(fā)展團的各項工作,保持連續(xù)性,為目前和今后服務的一項重要工作。

一、凡在我校共青團工作過程中或在團的活動中形成的具有保存價值的文件,以及有關文字、圖片、聲象等材料均屬團的檔案材料管理范圍之列。

二、團員的個人檔案(入團志愿書),年度評優(yōu)登記表等送交人事檔案室保存并隨人事檔案一并轉(zhuǎn)移。

三、各種檔案材料按內(nèi)容劃分不同的保管期限,分永久、長期和短期三種,其中長期保管期限為16―50年,短期為15年以下。

四、歸檔范圍或保管期限。

1、團代會、學代會的文件材料

(1)通知、名單、議程、報告、領導講話、大會發(fā)言、重要的提案及處理結(jié)果、選舉結(jié)果、探討通過的文件、決議、紀要、總結(jié)、公報、主席團會議記錄、簡報、重要的照片、錄音(像)帶和上級批復看法等文件材料,均應做永久保存。

(2)賀信、賀電、一般的提案及處理結(jié)果、探討未通過的文件為長期保存。

(3)大會選舉方法、候選人登記表和狀況介紹、小組會議記錄、參考文件、總結(jié)等文件材料為短期保存。

2、團委的全體委員會、辦公會議的文件材料

(1)會議的公報、決議、確定、記錄、紀要、領導講話、探討通過的文件材料應做永久保存。

(2)探討未通過的文件材料等為短期保存。

3、全校性團員大會的講話稿和會議記錄,重要的做長期保存,不重要的做短期保存。

4、團的上級組織召開會議的文件材料凡涉及本院的報告、總結(jié)、決議等以及本校領導人在會上的重要發(fā)言材料做永久保存;會議的報告、總結(jié)、決議等文件做長期保存;簡報、參考資料做短期保存。

5、團的上級組織的指示、確定、批示、批復、批轉(zhuǎn)、通報、通知、規(guī)定及規(guī)章制度,針對本院的應永久保存;須要長期參照執(zhí)行的,應長期保存;短期內(nèi)參考的應短期保存。

6、團委所發(fā)的確定、規(guī)定、通知、規(guī)章制度、通報和工作簡報,重要的做永久保存;一般的做長期或短期保存。

7、團委的懇求與上級批復,各總支的請示與團委的批復,重要的做永久保存,一般的做長期或短期保存。

8、團委的工作安排、總結(jié),年度或?qū)W年的做永久保存或長期保存;季度或?qū)W期的做長期或短期保存。

9、團委的各種統(tǒng)計報表,年度或?qū)W年的做永久保存,季度或?qū)W期的做長期保存,月份的做短期保存。

10、團委及各基層團組織的專題調(diào)查報告和閱歷總結(jié),重要的做永久或長期保存;一般的做短期保存。

11、團委啟用印章的文件、印模做永久保存。

12、上級機關對團委及各總支人員編制,職務任免的指示文件做永久保存。

13、團委批準入團、退團材料及名單做長期保存。

14、全校團員名冊應做永久保存。

15、團內(nèi)獎懲材料。

(1)優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部、優(yōu)秀團干部標兵、先進團支部名單應永久保存。

(2)優(yōu)秀團員標兵、優(yōu)秀團干部標兵、先進團支部標兵、先進事跡材料應長期保存。

(3)賜予團內(nèi)各種處分及撤消處分的確定材料應做永久保存。

(4)以上各類獎懲材料除在文書檔案室保存之外,還應剛好裝本人人事檔案。

(5)因各種緣由被暫緩團籍注冊的團員名單應永久保存;暫緩注冊登記表應長期保存。

16、團委大事記,反映我校團的重大活動的照片、剪報、錄相帶、錄音帶等應做永久保存。

17、重大活動或事務的電話記錄應做永久或長期保存。

五、各級團干部要按上述管理范圍(除本方法第三條規(guī)定的之外)。剛好或定期將自己分管范圍內(nèi)的有關文件材料整理立卷后上交團委,由團委負責向文書檔案室移交。

建工學院會計檔案管理方法

建工學院會計檔案管理方法

為了加強我院會計檔案的管理,確保財務信息平安和完整,特制定本方法,請仔細執(zhí)行。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應按有關財會制度運用、保管。

⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁,由出納人員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章,銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)整表,經(jīng)主管負責人審核無誤后,由出納和主管負責人簽字蓋章,按月編頁碼裝訂成冊,加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定依次裝訂成冊,加蓋封印妥當保管。

⒉記帳憑證的保管

記帳憑證主要是指機制憑證,經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計算機,并加蓋會計主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領、交款人)簽字確認。當日工作結(jié)束,記帳憑證需經(jīng)復核人員稽核無誤蓋章后,連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊,妥當保管。

⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時間

⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

⑵銀行存款余額調(diào)整表每月由非出納人員編制一次。

⑶總分類賬、各明細科目余額表每月打印一次。

⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次,并同該日記帳憑證一起裝訂。

⑸會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)財務負責人審核無誤后簽字生效。

⒋其他

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必需補充打印,并要求操作人員和財務主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

二、數(shù)據(jù)備份管理

⒈由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,當日數(shù)據(jù)必需當日進行備份。

⒉在日常工作中,打算三套軟盤循環(huán)運用,每張軟盤實行隔日備份的方法,以避開意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

⒊須要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

⒋計算機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等,按月做兩套軟盤備份,或在兩臺以上計算機中備份,備份軟盤應交會計檔案保管人員分別放置不同地方妥當保管,并留意防火、防磁、防潮、防塵。

三、會計檔案管理

財務處會計檔案的管理由財務處長指定專人負責,并建立檔案登記清冊,具體記錄會計檔案的存檔、借閱、移交等相關事項。

⒈會計檔案存檔必需辦理相關手續(xù),打印輸出的憑證帳冊、報表,必需有會計主管的簽章才能存檔保管。

⒉為保證備份數(shù)據(jù)的平安,備份軟盤必需貼上愛護標簽,裝入磁盤盒,存放在平安、干凈、防熱、防潮、防磁的場所。

⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案,根據(jù)《會計檔案管理方法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

⒋隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案按規(guī)定保管。

⒌各類會計檔案的查詢、借閱,必需經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,填寫檔案借閱登記清冊。假如對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性,應制作該備份磁盤的復制件,運用復制件進行操作。

⒍必需加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂變更更、有意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴峻者,將追究其法律責任。

⒎會計檔案由財務處移交給學院檔案室后,其管理方法根據(jù)《學院檔案管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

高校物業(yè)合同檔案管理方法

n高校物業(yè)公司合同檔案管理方法為進一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化,特制定本方法。

一、本方法所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。

內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。

3、合同臺賬采納表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。4合同臺帳應包括以下內(nèi)容:1)、合同名稱;2)、合同主體;3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);4)、合同履行狀況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等狀況)6)、其他應當記載的重要內(nèi)容。

5、合同臺賬應附以下資料:1)、合同文本;2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應供應的資料的復印件;自然人身份證復印件;3)、對方托付代理人授權(quán)托付書及代理人身份證明;4)、補充合同、會議紀要、往來函電;5)、其他與合同有關的重要資料。

6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應剛好在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權(quán)對備案合同及所附資料進行審查,發(fā)覺程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時,應剛好要求合同經(jīng)辦人員實行措施予以訂正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本方法由公司辦公室負責說明。本方法自頒布之日起執(zhí)行。

試驗室工作檔案管理細則方法

一、試驗室工作檔案內(nèi)容

1.試驗室的建立、建設的各種文件和資料。

2.試驗教學過程中的各種文件和資料:試驗教學大綱、試驗教學安排、試驗教材、試驗指導書、各類學生上課狀況、學生試驗報告、成果記錄、試驗項目開發(fā)狀況記錄等。

3.試驗室人員在試驗教學、科學探討、技術(shù)開發(fā)等方面的項目數(shù)及其工作量。

4.試驗教學、科學探討、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等狀況。

5.儀器設備及低值耐用品的總臺件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機技術(shù)手冊;儀器設備的維護保養(yǎng)、修理、報廢等原始記錄。

6.單價5萬元以上大型精密儀器設備(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的申購報告、領導批復;開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設備說明書及全套隨機文件;運用、修理、故障、事故記錄等。運用修理記錄,隨時將運行狀況、運用時間、運用人、擔當任務及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗狀況等照實記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。

技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:

(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批安排單、訂貨合同及有關來往信函等。

(2)設備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。

(3)安裝調(diào)試記錄等。

(4)儀器設備的操作規(guī)程、修理保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員狀況登記表等。

(5)運用過程中的全部記錄。

(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。

7.自制設備的任務書、技術(shù)總結(jié)報告、鑒定材料、設備運用說明書等。

8.試驗室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。

9.試驗室工作的各種統(tǒng)計報表。

10.上級主管部門下發(fā)的試驗室建設與管理文件和本試驗室制定的規(guī)章制度。

二、試驗室工作檔案的管理

1.試驗室主任負責試驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。

2.試驗室工作人員剛好將自己工作中形成的材料交給試驗室主任。

3.試驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設備共存三種。

4.學生上課狀況、試驗報告、成果記錄、試驗項目開出狀況記錄屬短期保存資料,一般至少應保存三年。

5.儀器設備的有關資料應與設備共存,即保存至設備報廢之日為止。

6.除上述兩項資料外,其它資料均應長期保存。

7.試驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續(xù)。

8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動應做好交接工作。

9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的設備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學校檔案館長期保存,復印件由運用人保存;由運用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收報告、運用、修理、故障、事故記錄等材料。材料科學與工程試驗中心

學生檔案管理制度方法

為了加強學生檔案管理,提高學生檔案質(zhì)量,使學生檔案科學化、制度化,制定本規(guī)定。

一、學生的檔案資料

考生原始檔案材料;錄用通知書;新生體檢表;新生登記表;學生成果表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設計)綜合評語,畢業(yè)生體檢表,有關獎懲材料,畢業(yè)證書復印件等。

二、學生檔案的收集與整理

(一)學生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導辦公室負責,將各種檔案材料剛好整理歸檔,統(tǒng)一保管。

(二)學生畢業(yè)時,由就業(yè)指導辦公室負責將每名學生的檔案整理完畢后,分別寄送學生所在單位或戶口所在地的人事部門。

三、學生檔案的借閱

學生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作須要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導辦公室主任批準。

外國語中學校黨風廉政檔案管理方法

外國語中學校黨風廉政檔案管理暫行方法

第一條為加強我校黨風廉政檔案的科學管理,充分發(fā)揮黨風廉政檔案的作用,促進黨風廉政建設和反腐敗斗爭的深化開展,依據(jù)對領導干部要“嚴格要求、嚴格教化、嚴格管理、嚴格監(jiān)督”的方針和檔案法律法規(guī)的有關規(guī)定,制定本方法。

其次條黨風廉政檔案是指各處室、各支部、年級組在對黨員加強管理和監(jiān)督過程中形成的、能夠反映黨風廉政建設狀況和廉潔自律狀況的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。黨風廉政檔案按內(nèi)容可劃分為領導班子集體卷和干部個人卷。

第三條重視黨風廉政檔案建設工作,要將黨風廉政檔案建設作為加強本校本部門黨風廉政建設和反腐敗斗爭的重要措施,切實負起責任,建立健全規(guī)章制度,配備專、兼職檔案人員,并為黨風廉政檔案工作創(chuàng)建必要的物質(zhì)條件。

第四條各處室應建立黨風廉政材料的收集機制,定期將形成的有關黨風廉政建設方面的材料送交黨風廉政檔案管理部門歸檔,重要材料剛好移交。

第五條黨風廉政檔案工作由學校黨總支主管,根據(jù)分支部管理,接受上級紀檢監(jiān)察機關和同級檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。

第六條黨風廉政檔案的建檔范圍為:領導班子、中層干部、支部書記、年級組長等。

第七條黨風廉政檔案主要內(nèi)容包括:領導班子及其成員堅持黨的基本路途,堅持民主集中制,自覺維護團結(jié)方面狀況;貫徹黨風廉政建設責任制,深化開展黨風廉政建設和反腐敗斗爭狀況;遵守領導干部廉潔自律有關規(guī)定,維護黨紀、政紀狀況;堅持群眾路途、關切群眾疾苦、親密聯(lián)系群眾狀況等。

詳細歸檔材料,主要包括:

(一)集體卷

1、實行黨風廉政建設責任制形成的有關材料;

2、黨風廉政考核、巡察形成的有關材料;

3、民主生活會形成的有關材料;

4、其他能夠反映領導班子黨風廉政建設狀況的材料。

(二)個人卷

1、黨風廉政狀況登記表;

2、實行黨風廉政建設責任制和執(zhí)行領導干部廉潔自律規(guī)定形成的有關材料;

3、廉政談話形成的有關材料;

4、個人重大事項報告形成的有關材料;

5、民主生活會的有關材料;

6、任期經(jīng)濟責任審計的有關材料;

7、評優(yōu)評先、獎懲的確定、通報、檢查等材料;

8、信訪件核查的結(jié)論材料,違紀違法案件的處理確定、懲罰確定和起訴書、判決書等材料;

9、其他能夠反映干部黨風廉政建設狀況的材料。

第八條歸檔材料的整理。

1、集體卷和個人卷歸檔材料應分別整理,一個領導班子一卷、一人一卷、一卷一盒(袋);

2、歸檔材料以件為單位裝訂;

3、歸檔材料原則上按形成時間依次排列;

4、歸檔材料按排列依次逐件編件號,每件單獨編頁號;

5、歸檔材料按件號依次編制歸檔文件書目。歸檔文件書目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目;

6、歸檔材料按件號依次裝入檔案盒(袋),并填寫檔案盒(袋)封面、盒脊。檔案盒(袋)封面印制“黨風廉政檔案”字樣,填寫姓名、單位項目。盒脊填寫姓名、單位項目;

7、集體卷檔案盒(袋)可分總支和各支部,按習慣依次排列;個人卷檔案盒(袋)可按干部姓氏筆畫依次排列。集體卷、個人卷檔案盒(袋)不行混同排列。

第九條應編制檢索工具。集體卷卡片書目包括單位及領導班子成員姓名、性別、誕生年月、單位、職務等項目。

第十條應加快黨風廉政檔案管理現(xiàn)代化進程,逐步實現(xiàn)利用計算機等現(xiàn)代化設備和先進技術(shù)存貯、統(tǒng)計、檢索、愛護黨風廉政檔案。

第十一條干部工作調(diào)動或職務變動后,應將其黨風廉政檔案轉(zhuǎn)裝入或轉(zhuǎn)遞給其新的主管單位相應的黨風廉政檔案管理部門。轉(zhuǎn)遞黨風廉政檔案應遵守下列規(guī)定:

1、黨風廉政檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵遞或交本人自帶;

2、轉(zhuǎn)出的檔案必需齊全完整,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;

3、轉(zhuǎn)出、接收檔案必需嚴格履行登記手續(xù);

4、為使黨風廉政檔案能夠隨著干部調(diào)動或職務變動而剛好轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門應將干部調(diào)配和任免狀況剛好通知黨風廉政檔案管理部門,并建立必要的聯(lián)系制度。

第十二條干部退休、離職或死亡后,其黨風廉政檔案由原管理單位接著保管三年。三年后應予銷毀,銷毀前應登記造冊,并經(jīng)單位領導批準。

第十三條應加強黨風廉政檔案統(tǒng)計工作,對黨風廉政檔案收進、轉(zhuǎn)遞、利用、銷毀等狀況,進行剛好精確的登記、統(tǒng)計。

第十四條組織人事部門在考察、舉薦、考核、評議干部和干部評優(yōu)評先等工作中,應征求紀檢監(jiān)察機關的看法,并把黨風廉政檔案作為重要依據(jù)。

第十五條查閱利用黨風廉政檔案,須辦理審批、登記手續(xù),并嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。對黨風廉政檔案利用中的違法行為,要依法予以查處。

第十六條本方法自頒發(fā)之日起實施。

設施設備檔案管理制度方法

設施設備檔案管理制度

1目的

對設施設備技術(shù)資料進行限制,確保設施設備的可追溯性。

2適用范圍

適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術(shù)資料的管理和限制。

3職責

3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和限制。

3..2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、運用、分發(fā)、借用、作廢等詳細工作。

3..3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。

4操作步驟

4.1技術(shù)資料的收集

4.1.1新購設備技術(shù)資料的收集

4.1.1.1新購設備進行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負責收集設備隨帶的技術(shù)資料。

4.1.1.2設備技術(shù)資料的原件應交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如運用部門須要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進行復印,并將復印件供應給運用部門。

4.1.1.3復印份數(shù)及分發(fā)狀況必需照實記錄。

4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集

公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復印件。

4.1.3其他技術(shù)資料的收集

4.1.3.1工程技術(shù)部文員平常應留意收集國家、地方或有關部門發(fā)布的與設備有關的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。

4.1.3.2工程技術(shù)部文員平常應留意收集有關設備及設備廠家的最新技術(shù)資料。

4.2技術(shù)資料的存檔

4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

4.2.2工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。

4.2.3工程技術(shù)部文員應建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。

4.3技術(shù)資料的運用

4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)須要,應由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。

4.3.2公司員工須要查閱相關的設備技術(shù)資料,必需出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

4.4技術(shù)資料的作廢

4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應予以處理

以下狀況技術(shù)資料要進行作廢處理:

a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴峻抵觸,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的設備的技術(shù)資料;

c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。

4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。

4.4.4全部作廢的技術(shù)資料必需加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。

4.4.5因任何目的須要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后,加蓋“保留”章后方可保留。

5記錄

技術(shù)資料發(fā)放表

技術(shù)資料登記表

作廢技術(shù)資料處理記錄表

工程技術(shù)檔案管理規(guī)定方法

工程技術(shù)檔案管理規(guī)定大家有了解過嗎以下是我共享的工程技術(shù)檔案管理規(guī)定全文,請閱讀!

工程檔案管理規(guī)定

1、根據(jù)現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類27個,要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:

(1)監(jiān)理規(guī)劃:

1)監(jiān)理規(guī)劃(建設單位長期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門保存;

2)監(jiān)理實施細則;

3)監(jiān)理部總限制安排等。

(2)監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題。

(3)監(jiān)理睬議紀要中的有關質(zhì)量問題。

(4)進度限制:

1)工程開工/復工審批表;

2)工程開工/復工暫停令。

(5)質(zhì)量限制:

1)不合格項目通知;

2)質(zhì)量事故報告及處理看法。

(6)造價限制:

1)預付款報審與支付;

2)月付款報審與支付;

3)設計變更、洽商費用報審與簽認;

4)工程竣工決算審核看法書。

(7)分包資質(zhì):

1)分包單位資質(zhì)材料;

2)供貨單位資質(zhì)材料;

3)試驗等單位資質(zhì)材料。

(8)監(jiān)理通知:

1)有關進度限制的監(jiān)理通知;

2)有關質(zhì)量限制的監(jiān)理通知;

3)有關造價限制的監(jiān)理通知。

(9)合同與其他事項管理:

1)工程延期報告及審批;

2)費用索賠報告及審批;

3)合同爭議、違約報告及處理看法;

4)合同變更材料。

(10)監(jiān)理工作總結(jié):

1)專題總結(jié);

2)月報總結(jié);

3)工程竣工總結(jié);

4)質(zhì)量評估報告。

2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,伴同文件和記錄進行傳閱。

3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。

工程技術(shù)資料及檔案管理制度

1范圍

本制度規(guī)定了**發(fā)電有限公司全部部門工程技術(shù)資料管理標準、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。

本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項目立項前打算階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間全部工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。

凡是注日期的引用文件,其隨后全部的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準,然而,激勵依據(jù)本標準達成協(xié)議的各方探討是否可運用這些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。

建設項目(工程)檔案驗收方法(國檔發(fā)[1992]8號)

火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號)

火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2023)

火電機組達標投產(chǎn)考核方法(試行)(國電集工[2023]125號)

da/t22-2000歸檔文件整理規(guī)則

gb/t11322-2000科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

da/t28—2023國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

3公司技術(shù)檔案管理層次

3.1公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見圖1。

職責

3.2綜合部

3.2.1公司檔案室的干脆管理部門,負責建立規(guī)范的公司檔案室,設立專職工程技術(shù)檔案管理人員。

3.2.2負責依據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術(shù)檔案管理制度,報公司批準后,印發(fā)各部門執(zhí)行。

3.2.3剛好向公司檔案室移交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。

3.3公司檔案室

3.3.1負責公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作,負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。

3.3.2負責歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。

3.3.3負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術(shù)資料。

3.3.4負責檔案設施、設備的維護管理,負責庫存工程技術(shù)檔案的平安及保密工作。

3.3.5負責達標投產(chǎn)的資料整理工作。

3.4工程部

3.4.1建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室,設立專職工程技術(shù)檔案管理人員。

3.4.2督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理方法,并納入合同條款中進行管理。

3.4.3協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。

3.4.4審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料,并剛好移交資料室。

3.5工程部資料室

3.5.1負責圖紙、設備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。

3.5.2負責各種工地會議紀要、施工措施、監(jiān)理月報、質(zhì)檢報驗單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。

3.5.3負責工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。

3.5.4負責進口設備有關外文資料的翻譯。

3.5.5參與設備開箱驗收,收取設備開箱資料。

3.5.6剛好向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。

3.5.7幫助公司檔案室做好達標投產(chǎn)要求的資料整理工作。

3.6安排部

3.6.1負責提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料,包括工程項目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項目開工報告和批復文件;工程開工前的審計文件;工程項目的設計合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程的設備合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;設備招標投標文件;工程項目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程項目招標投標文件;本部門發(fā)出的有關工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀要、備忘錄等。

3.6.2負責4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。

3.6.3負責借閱檔案資料的妥當保管剛好歸還。

3.6.4負責經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

3.6.5負責與設備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。

3.6.6負責在新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。

3.7生產(chǎn)打算部

3.7.1負責提交考核期的運行材料,包括本企業(yè)的技術(shù)標準,系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運行日志等運行臺帳,培訓教材,考核期的生產(chǎn)記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。

3.7.2負責4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。

3.7.3負責借閱檔案資料的妥當保管剛好歸還。

3.7.4負責經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

4管理內(nèi)容與方法

4.1工程技術(shù)資料歸檔范圍

4.1.1建設項目工程技術(shù)資料歸檔范圍,見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產(chǎn)考核標準(2023年版)及其條文說明》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。

4.1.2公司凡持有上條所述標準規(guī)定之范圍中所列資料的,無論是由部門或者個人保管,均應按本制度要求進行整理,由檔案工作人員驗收后歸檔。

4.1.3對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理后歸檔。

有電子文檔資料的,應同時收集齊全。

4.1.4全部歸檔的工程文件應為原件。

4.2工程技術(shù)資料管理

4.2.1接收:技術(shù)檔案室在接收資料時應細致核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損)。

4.2.2登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后比照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2023)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動生成的檔案編號與分類表一樣。

4.2.3填寫卷盒封面、脊背。

4.2.4排架。

資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面對左。

4.2.5資料的分發(fā)及借閱:

4.2.5.1資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫“資料借閱登記表”,簽字備查。

4.2.5.2公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員運用,外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領導批準,見有效證件才可接待。

4.2.5.3資料外借一般不超過1個月,最長不超過3月。

超過規(guī)定時間應辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應少于二套,只剩二套時,原則上不再外借,特別狀況下急需借閱,必需經(jīng)過綜合

部主任簽字批準。

4.2.5.4借閱資料要剛好歸還。

4.2.5.5對借出歸還的資料要仔細核對清點。

4.2.5.6收到歸還的資料要剛好放回原處,并在借閱登記表上注銷。

4.2.5.7檔案室對借出資料每月匯總一次,對到期未還的資料發(fā)出催還通知。

4.3工程技術(shù)檔案管理

4.3.1收集

4.3.1.1凡**發(fā)電有限公司2×600mw建設工程從項目立項前打算階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間,辦理完畢并能反應與生產(chǎn)、建設、科研、技術(shù)等有關重要職能活動,對今后各項工作和持續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進行收集。

而事務性、臨時性、重復性且無查考利用價值則不需進行收集。

4.3.1.2詳細歸檔范圍見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產(chǎn)考核標準(2023年版)及其條文說明》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2023)執(zhí)行。

4.3.1.3檔案管理人員應堅持“五參與”(參與科研成果和科研項目鑒定;參與設備招、評標,參與設備開箱;參與工程項目驗收;參與重要的生產(chǎn)事故分析會),了解工程進度及有關資料狀況,以保證各類檔案資料剛好、齊全、精確的歸檔。

4.3.2分類、組卷

4.3.2.1分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,做到分類科學。

組卷合理,層次分明,檢索便利。

4.3.2.2本公司工程技術(shù)檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6-9)大類》(2023)分類方法進行分類,分類號由四位阿拉伯數(shù)構(gòu)成四級類目,各級類目均用0-9標識。

4.3.2.3在做好分類的基礎上,按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。

4.3.3編號

4.3.3.1對已組成的案卷編寫檔案號。

4.3.3.2檔案號由書目號(代號)、分類號、案卷依次號構(gòu)成,表示方法如下:

1)6大類代號用年頭標識。

2)7大類的代號采納7001標識,首位數(shù)代表類別名,后三位數(shù)代表課題依次號。

3)8-9大類(從基本建設工程立項前打算到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料),書目號的前兩位數(shù)代表工期號,后兩位數(shù)代表機組號(公用部分書目號的后兩位用“00”標識)。

4)舉例:“**發(fā)電有限公司#1機組汽輪機安裝質(zhì)量驗評記錄”檔案號為:“0101-8055-001”。

4.3.4案卷的整理

4.3.4.1卷內(nèi)文件排列

1)管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。

2)設備資料要求文字材料在前,圖樣在后。

3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。

4.3.4.2裝訂

1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,實行三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。

不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。

不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。

且要求裝訂邊及底邊對齊。

2)圖紙一律不裝訂,但案卷內(nèi)大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采納反折式手風琴折疊法(反面在外),圖標欄在圖紙縱向右下角。

4.3.5案卷的編目,用微機、檔案管理軟件進行編目。

4.3.5.1編寫案卷頁號。

1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。

2)頁號用自動號碼機編寫,單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。

雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。

3)案卷封面、卷內(nèi)書目(原有圖樣書目除外),卷內(nèi)備考表不編頁號。

4.3.5.2案卷封面的編制

1)案卷采納內(nèi)封面,內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi),放在卷首。

2)擬寫案卷題名,要求簡明、精確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。

案卷題名的主要內(nèi)容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。

3)編制單位:填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責任者。

4)編制日期:填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。

5)保管期限,填寫其劃定的保管期限,根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。

6)密級依據(jù)保密規(guī)定填寫。

7)填寫檔案號。

4.3.5.3案卷脊背的編制。

1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書寫(或打印脊背)。

2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號和案卷題名。

客運專線公司檔案管理暫行方法

第一章總則

第一條為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施方法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本方法。

其次條本方法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。

其次章檔案工作機構(gòu)及職責

第四條公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第五條公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作安排,并組織工作安排的實施。

第六條檔案部門應借助先進的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用供應便捷的服務,采納新技術(shù)、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。

第三章檔案管理要求

第七條檔案工作涉及公司建設、經(jīng)營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向究竟、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條依據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由安排財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),精確地反映公司科研、工程建設、經(jīng)營、財務管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁運用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必需紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清楚,反差良好。

第十一條公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應剛好向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學探討檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格根據(jù)上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標準進行整理,按歸檔要求剛好整理上架。

第十二條對機密檔案、涉及公司自主學問產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)隱私的檔案,要制定檔案平安保密制度,切實加強平安保管,確保檔案的肯定平安。

第十三條應實行科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置特地的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿意須要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的平安防護和長期保存。

第四章文件的收集與歸檔

第十四條各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、安排總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務評聘形成的文件材料,干部教化與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以協(xié)作。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境愛護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預可行性探討、可行性探討、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、詢問監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量平安、工作總結(jié)報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應剛好將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清書目,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,根據(jù)文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2023〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2023)執(zhí)行;

基本建設檔案、科學探討檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術(shù)檔案分類與代碼》(tb/t1588-2023)、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行方法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2023)執(zhí)行。

第十六條立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必需符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構(gòu)的主要業(yè)務工作狀況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并依據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類精確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清晰;案卷標題簡明準確,語言通順;裝訂要整齊、牢固,卷皮字跡要工整。

第十七條歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的其次年上半年歸檔。

基本建設檔案:業(yè)務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結(jié)束后歸檔。

科學探討檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調(diào)試或運用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一樣。

第十八條沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,隱私及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條檔案鑒定工作應依據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預料,確定須要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)分有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

其次十條工程建設全部檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復印,必需經(jīng)公司領導批準。

其次十一條項目竣工后,各部門要做好全部檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章附則

其次十二條本方法由綜合部負責說明。

其次十三條本方法自發(fā)布之日起施行。

營銷檔案管理方法

營銷檔案管理規(guī)定

第一條客戶基本信息檔案管理

現(xiàn)有來往的老客戶的基本信息一年進行一次調(diào)查,每月溝通復檢,由責任營銷員執(zhí)行,年檢的每年度3月底前把客戶基本信息表交市場分部歸檔。

新客戶的資料在第一次交易結(jié)束后10個工作日內(nèi),責任營銷員把客戶基本信息表交市場部分,下一年歸入老客戶。

交基本信息表時市場分部負責登記,并對各責任營銷員完成狀況進行記錄,作為考核依據(jù)。

市場分部把客戶基本信息表錄入計算機系統(tǒng),供相關人員查詢。年度進行系統(tǒng)備份,交公司檔案室。

其次條商務文件檔案管理

客戶訂貨傳真、訂貨電話等,責任營銷員應作臺賬登記,市場分部每半年組織檢查一次。

銷售合同一式肆份簽訂,雙方蓋章后各執(zhí)2份原件,我方客戶服務部合同管理人員保存一份,財務保存一份,并由客戶服務分部錄入計算機系統(tǒng),便于查詢。傳真簽訂的合同雙方蓋章后責任營銷員復印1份交客戶服務部保存。客戶服務部把合同裝訂歸檔,年底交公司檔案室。

合同評審相關手續(xù)完成后,合同評審單由客戶服務部合同管理人員統(tǒng)一保管,肯定時間后裝訂成冊歸檔處理。年終交公司檔案室。

發(fā)生退換貨的,相關手續(xù)辦理結(jié)束后,客戶服務部要保留一份退換貨單,并建立客戶退換貨臺賬。

以電話、傳真形式向客戶服務分部進行投訴的,客戶服務分部要按要求填寫客戶投訴單交有關部門和人員處理,客戶服務分部還要做好客戶投訴臺賬,具體記錄投訴狀況和處理狀況。

第三條交易檔案管理

產(chǎn)品發(fā)出后二天內(nèi),客戶服務分部統(tǒng)計人員按發(fā)貨單錄入計算機系統(tǒng),核對人員進行核對。發(fā)貨單裝訂歸檔,年底交公司檔案室。

客戶來款到達后二天,客戶服務分部統(tǒng)計人員按財務供應的信息錄入計算機系統(tǒng),核對人員進行核對。

統(tǒng)計人員按月給各產(chǎn)品部、責任營銷員供應銷售和來款數(shù)據(jù)。

第四條其他檔案管理

會議時,指定人員做好會議記錄,會議結(jié)束后客戶服務分部內(nèi)勤人員進行整理,和會議的議案、決議一起進行分類歸檔。

市場營銷部對外的發(fā)文以及公司各部門對市場營銷部的發(fā)文,客戶服務分部內(nèi)勤人員進行分類歸檔。

市場營銷部的各種規(guī)定、制度、方案等,客戶服務分部要進行歸檔備份。

各種市場反饋信息、調(diào)查結(jié)果等,市場分部都要按期進行分析、作出報告文件,并進行歸檔。

市場分部進行的各種宣揚策劃、培訓等,要做好記錄并歸檔。

第五條各相關部門和人員要按規(guī)定傳遞和保管檔案文件,以便于記錄和查詢,并遵循公司規(guī)定做好保密工作。市場分部每半年檢查一次檔案狀況,檢查結(jié)果作為考核相關部門和人員的指標?？己税础?023年市場營銷部績效考核方法》中日常工作質(zhì)量考核的規(guī)定執(zhí)行。

會計檔案管理方法

《會計檔案管理方法》已經(jīng)財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過,修訂后的《會計檔案管理方法》自2023年1月1日起就已經(jīng)起先施行。下面是我整理的《會計檔案管理方法》的詳細內(nèi)容,歡迎大家閱讀。

會計檔案管理方法

第一條為了加強會計檔案管理,有效愛護和利用會計檔案,依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī),制定本方法。

其次條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理睬計檔案適用本方法。

第三條本方法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,實行牢靠的平安