高效會議管理綜述課件

高效會議管理先請大家估算一下我們這次會議的成本？22023/6/7

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會議成本包括：直接成本時間成本損失成本會議成本會議成本=每小時人均工資X3X2X

開會人員X

開會時間+直接成本業(yè)界通用的會議成本計算公式：42023/6/752023/6/7

“得會議者得天下”、“開好會者事竟成”。會議開不好，后果很嚴重。一部電影說出這樣的道理不難，難就難在要說得有道理。韓三平做到了，他說的甚至不是道理，而是哲理。為什么藍營（國民黨）實力強大，最后卻慘敗在紅營（共產黨）手上？影片通過一系列細節(jié)對比，非常雄辯地告訴我們，這是歷史的必然。對會議的態(tài)度不同，決定了成敗。藍營不是不開會，他們也開會，但他們會開不好，大家發(fā)言不踴躍，場面冷冷清清。紅營就不同了，他們會上熱熱鬧鬧，爭先發(fā)言，形式也很活潑，場面十分感人。和張國立相比，唐國強的性格真是太適合主持會議了，談笑風聲，張弛有度。毫不夸張地說，從來沒有一部電影能把“會議”這個主題拍得如此深入。每一次戰(zhàn)爭都是為了開好一次會，每一次會開不好都將引發(fā)戰(zhàn)爭。

——摘自豆瓣影評62023/6/7

如果你想以最快的速度了解一個團隊，最有效的辦法就是參加幾次這個團隊的會議。因為在組織會議的方式和水平中，融入了該團隊一切外顯和內涵的東西。

72023/6/7高效會議能帶來。。。。。。

高效會議提高決策效率降低運作成本增強團隊執(zhí)行力提高團隊凝聚力促進組織氛圍建設構建學習型組織82023/6/7會議沒有意義，沒有必要召開；會議與我無關，不了解為什么要我參加；會上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒有形成結論，不能達成決策；會議決策沒有執(zhí)行，不了了之；會議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會議紀律散漫，遲到、早退、玩手機現(xiàn)象較嚴重等。會議常見的問題92023/6/7會議成功的要素

高效會議一個中心兩個基本點三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟102023/6/7會議成功的要素

一個中心：會議目的兩個基本點：會前準備和會后跟蹤三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟112023/6/7會議目的

會議目的就是召開會議的理由，也就是WHY。召開會議前，請先考慮以下幾個問題：為什么要召集這個會議？一定要通過開會才能達到這個目的嗎？是否有其它的替代辦法？122023/6/7會議有哪些目的？

會議目的樹立導向制定計劃解決問題達成決策分享信息收集點子分配任務監(jiān)控進展132023/6/7會議成功的要素

一個中心：會議目的兩個基本點：會前準備和會后跟蹤三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟142023/6/7一、會前準備ClickClicktoaddTitle會議目的WHYWHO:誰開會？WHEN:什么時候開會？WHERE:在哪開會？WHAT:開什么會？HOW:怎樣開會？會議計劃表會前準備

輸入

輸出152023/6/7有權做決定的人執(zhí)行會議決議的人能幫助解決問題的人關心會議結果的人WHO：誰開會？如何確定與會人員：建議：將與會人員區(qū)分為：必須參會人員、邀請參會人員、分段參會人員。162023/6/7會議角色分配主持人紀要人會務組織者監(jiān)控責任人分配原則：讓合適的人做合適的事172023/6/7預計會議所需時長；協(xié)調“必須參會人員”都能參加的時間段；盡量提前規(guī)劃，避免臨時會議；如果議題時間較短，可考慮與其它會議合并。WHEN：什么時候開會？如何選擇會議時間：182023/6/7場地能夠容納所有與會者；令大多數(shù)與會者方便；考慮議題展開的形式；考慮成本因素。WHERE：在哪開會？如何選擇會議地點：192023/6/7WHAT：開什么會？形式目的特點政策宣講、經驗分享、工作匯報等樹立導向；分享信息；督促進展；以單向傳遞為主；強調受眾理解；頭腦風暴挖掘點子；強調平等；不同領域不同背景的人更佳；數(shù)量比質量更有價值；不做評斷；鼓勵狂熱和夸張；鼓勵搭便車，在別人的想法上更進一步；群策群力發(fā)現(xiàn)并解決問題；做出決策；強調自下而上；來自同一部門的最了解工作的一線員工；提出最需要改進的程序或制度；需要一個部門外的督導員，督導員引導大家針對每個問題提出解決方案；經理在討論結束后，決定是否采納；專題研討形成最佳方案；制訂計劃；分配任務針對某一專題，分組討論幾個預選方案；主持人引導大家比較每個方案的優(yōu)劣，并形成最佳方案，制定行動計劃。對主持人要求較高，最好由專家或負責人擔任主持人202023/6/7讓與會人員了解會議目的；了解關鍵人物對會議材料的看法；了解關鍵人物對問題的看法；提醒與會者應做的準備。HOW：怎樣開會？針對會議目的及形式，設計合理的步驟及流程；結合會議內容，準備會議材料；進行會前溝通：212023/6/7會前準備輸出：會議計劃表會議名稱會議目的與會人員必須參會人員：XXX，XXX，XXX邀請參會人員：XXX，XXX，XXX分段參會人員：XXX，XXX，XXX角色分配主持人：XXX，

紀要員：XXX，會務組織者：XXX，監(jiān)控責任人：XXX會議時間會議地點議程責任人形式時間分配會議材料會前溝通與會人員是否了解會議目的？是否了解關鍵人物對會議材料的看法？是否了解關鍵人物對問題的看法？與會者是否做了準備？會場準備1.會場布置；2.設備儀器；3.信息安全222023/6/7二、會后跟蹤11TextText會議紀要執(zhí)行跟蹤有效反饋23232023/6/7會后跟蹤1：會議紀要

及時輸出領導審核有效傳達歸檔保存242023/6/7責任到人：任務責任到人，監(jiān)控責任到人時間限制：在規(guī)定的時間內跟蹤任務的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理會后跟蹤2：執(zhí)行跟蹤

以下任務監(jiān)控人：XXX任務項責任人計劃完成時間進展情況交付件請各任務責任人及時反饋進展情況至監(jiān)控人！252023/6/7監(jiān)控責任人定期將跟蹤到的遺留問題進展情況按照合適的方式反饋給會議召集人、與會人員及其他相關人員。反饋方式：會后跟蹤3：有效反饋

如果是例行會議，強烈建議在每次例會開場時回溯上次會議遺留問題進展情況；長期任務，可通過月報反饋；短期任務，可通過周報反饋。監(jiān)控責任人會議召集人，與會人員，其他相關人員任務2責任人任務1責任人262023/6/7會議成功的要素

一個中心：會議目的兩個基本點：會前準備和會后跟蹤三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟272023/6/7五個會議步驟有效開場OPEN澄清觀點CLARIFY展開討論DEVELOP形成決策FACILITATE總結跟進CLOSE282023/6/7營造會議氣氛明確會議規(guī)則分配會議角色陳述會議目的講述會議議程會議步驟1：有效開場

292023/6/7闡述議題背景展示相關資料和信息對關鍵點進行澄清會議步驟2：澄清觀點

302023/6/7征詢意見收集點子發(fā)掘可行方案會議步驟3：展開討論312023/6/7權威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策(雙贏思維，全局觀)會議步驟4：形成決策322023/6/7歸納共識總結遺留問題明確分工計劃感謝參與會議步驟5：總結跟進332023/6/7有效開場澄清觀點展開討論形成決策總結跟進營造會議氣氛陳述會議目的明確會議規(guī)則講述會議議程分配會議角色征詢意見收集點子權威決策少數(shù)服從多數(shù)歸納共識總結遺留問題明確分工計劃感謝參與發(fā)掘可行方案共識決策闡述議題背景展示相關資料和信息對關鍵點進行澄清五個會議步驟

342023/6/7案例：

打造高績效OPPO秘書團隊會議紀要352023/6/7會議成功的要素

一個中心：會議目的兩個基本點：會前準備和會后跟蹤三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟362023/6/7372023/6/7團結與會人員尊重、理解客觀、公正集中大家注意力時刻保持警惕控制會議方向檢驗理解程度鼓勵發(fā)言注重互動，提前設計認真傾聽，有效提問感謝發(fā)言，記錄建議三個會議主持法則

382023/6/7會議成功的要素

一個中心：會議目的兩個基本點：會前準備和會后跟蹤三個會議主持法則四種干擾行為的管理五個會議步驟392023/6/7關鍵點：不傷害他人的自尊滔滔不絕者沉默者交頭接耳者跑題者四種干擾行為的管理

402023/6/7高效會議兩個基本點三個會議主持法則四種干擾行為管理五個會議步驟一個中心會議目的會前準備會后跟蹤團結與會人員集中大家注意力鼓勵發(fā)言滔滔不絕者交頭接耳者沉默者跑題者澄清觀點展開討論形成決策總結跟進

有效開場

總結：

412023/6/7凡是會議