項目二時間管理課件

時間管理

Time Management2014年3月項目二

時間管理任務(wù)五提高效率學(xué)習(xí)目標掌握活動跟蹤表的內(nèi)容，學(xué)會使用活動跟蹤表；★掌握保持工作和生活中幾種關(guān)系的平衡的方法；重點掌握改進工作方式的幾種方法；★使用時間管理矩陣，運用優(yōu)先級法分清工作的輕重緩急?！?/p>

姓名、班級用一個詞描述你目前的學(xué)習(xí)生活狀況描述你心目中理想的時間管理狀態(tài)是什么樣？許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙盲盲盲盲的已經(jīng)沒有主張盲的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場一、時間管理理論6點優(yōu)先工作制帕累托原則莫法特休息法麥肯錫30秒電梯理論六點優(yōu)先工作制工作妙招之——故事

美國伯利恒鋼鐵公司總裁曾因為公司瀕臨破產(chǎn)而向效率大師艾維利求助。艾維利用10分鐘的時間告訴了他一套時間管理方法。在近半個小時的交流中，前20分鐘艾維利耐心地聽完其焦頭爛額的傾訴，最后請他拿出一張白紙，并讓他寫下第二天他要做的全部事情。幾分鐘后，白紙上滿滿記錄了總裁先生幾十項要做的工作。此時，艾維利請他仔細考量，并要求他按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。同時告訴他，請他從明天開始，且每天都這樣做：“每天一開始，請你全力以赴做好標號為‘1’的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴的做標號為‘2’的事，依次類推……”

艾維利認為，一般情況下，如果人們每天都能全力以赴的完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他請伯利恒總裁自己先按此方法試行，并建議他，若他認為有效，可將此法推行至他的高層管理人員，若還有效，繼續(xù)向下推行，直至公司每一位員工。

1年后，作為此次咨詢的報酬，艾維利收到了一張來自伯利恒公司的2.5萬美金的支票。

5年后，伯利恒鋼鐵公司一躍成為當(dāng)時全美最大的私營鋼鐵公司。合理運用六點優(yōu)先工作制4步驟1制定目標如果想運用六點優(yōu)先工作制把工作安排好，應(yīng)該問自己：今年的目標是什么？這個月的目標是什么？今天的目標是什么？首先要把握年度目標，并讓自己每天的工作圍繞這個目標展開。2根據(jù)周工作計劃制定日工作計劃六點優(yōu)先工作制應(yīng)該以周工作計劃為基礎(chǔ)，結(jié)合隨時可能發(fā)生的事情制定而成。3預(yù)估每項工作需要完成的時間

——帕金森定律4工作布置后追蹤查詢追蹤查詢制度1、要列出當(dāng)日需要處理的事情。2、按事情的重要性進行排序：標出序號“1”，“2”，“3”……列出最重要的6件事，并將目標量化。3、按優(yōu)先順序處理事情：每天開始，全力以赴坐標號為“1”的事情，直到被完成或被完全準備好，然后全力以赴做標號為“2”的事情，依次類推。4、要檢查完成情況。運用六點優(yōu)先工作制的注意事項工具——六點優(yōu)先工作制表序今日事務(wù)全記錄量化目標完成狀態(tài)12345678六點優(yōu)先工作制表___月___日帕累托原則又稱二八定律、80/20原則、最省力法則、不平衡原則、猶太法則、馬特萊法則這是由19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。

二八定律描述的是不平等關(guān)系的出現(xiàn)，不管結(jié)果是不是恰好為80%和20%(從統(tǒng)計學(xué)上來說，精確的80%和20%不太可能出現(xiàn))。習(xí)慣上，二八定律討論的是頂端的20%，而非底部的20%。

20%80%二八法則的核心：不要平均地分析、看待、處理問題及矛盾帕累托原則

3、財富分配問題

3、財富分配問題

3、財富分配問題

1、時間管理問題

2、重點客戶問題

4、資源分配問題

5、核心產(chǎn)品問題

6、核心利潤問題

3、財富分配問題

3、財富分配問題

7、關(guān)鍵人才問題

8、融資問題二八定律應(yīng)用的范圍我們討論的核心是二八定律應(yīng)用于企業(yè)方面二八定律二八管理定律

企業(yè)主要抓好20％的骨干力量的管理，再以20％的少數(shù)帶動80％的多數(shù)員工，以提高企業(yè)效率。

二八決策定律

住企業(yè)普遍問題中的最關(guān)鍵性的問題進行決策，以達到綱舉目張的效應(yīng)

二八融資定律

管理者要將有限的資金投入到經(jīng)營的重點項目，以此不斷優(yōu)化資金投向，提高資金使用效率。

二八營銷定律

經(jīng)營者要抓住20％的重點商品與重點用戶，滲透營銷，牽一發(fā)而動全身。

二八定律在企業(yè)的應(yīng)用莫法特休息法《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯-莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三章擺的是他正在寫的一篇偵探小說。他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

二、時間管理的原則與方法設(shè)立明確的目標學(xué)會列清單做好“時間日志”制定有效的計劃遵循二八定律識別自己的時間層安排“不被干擾”時間嚴格規(guī)定完成時限合理平衡好工作、學(xué)習(xí)、生活時間設(shè)立明確的目標目標設(shè)置符合SMART標準。員工日常目標

——員工短期目標是和當(dāng)日事當(dāng)日畢的原則相對應(yīng)的。企業(yè)目標

——團隊領(lǐng)導(dǎo)既有遠期目標，又有近期目標，這些目標同企業(yè)目標必須聯(lián)系在一起。在所有目標中，找出一個核心目標，并依次排列重要性（即優(yōu)先級別）學(xué)會列清單將年度目標切割成季度目標，列出清單；將季度目標切割成月目標，列出清單；每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；每天晚上把第二天要做的事情列出來。做好“時間日志”（即活動跟蹤表★）活動時間有效/無效側(cè)重點（任務(wù)/團隊/）優(yōu)先級別（A，B，C或D）活動跟蹤表的步驟第一步：把一天的工作活動詳細地記錄下來，包括具體工作內(nèi)容、聊天、喝茶、打電話等，填寫的時候必須細致；第二步：把第一個活動的起止時間記錄下來，整個過程的時間是連續(xù)的、不間斷的（例如從14:00—15:15)，最好不要有任何遺漏；第三步：對自己工作活動的有效性進行分析，標出有效或者無效；第四步：分析這些活動是屬于團隊管理工作，還是員工管理工作；第五步：對自己一天的活動按照優(yōu)先級別進行分析，標出每個有效活動的優(yōu)先級別。小劉的活動跟蹤表序號時間活動有效或無效18:00-8:10打掃衛(wèi)生

28:10-8:20上網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁

38:20-8:30一天工作安排有效48:30-8:40給客戶發(fā)郵件有效58:40-8:55召開部門臨時會議

68:55-9:00接朋友來電

79:00-9:15繼續(xù)給客戶發(fā)郵件有效89:15-9:20喝水、上廁所

99:20-10:00分析客戶投訴意見有效1010:00-10:20和同事聊天

1110:20-10:50與客戶電話溝通有效1210:50-11:10幫助同事準備會議材料

1311:10-11:30與客戶電話溝通有效1411:30-11:50準備臨時會議材料有效1511:50-12:00打電話處理私事

小劉的活動跟蹤表請問，小劉上午的工作效率如何？活動跟蹤表有什么作用？制定有效的計劃究竟該怎樣做計劃呢？1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。遵循二八定律（確定工作優(yōu)先級別★）分清輕重緩急——決定哪些事情重要，哪些事情緊迫緊迫之事和重要之事矩陣時間管理矩陣★緊迫不重要重要不緊迫危機和緊急情況有最后期限的任務(wù)急待解決的問題準備與預(yù)防措施計劃與審議團隊建設(shè)團隊與個人發(fā)展閑聊的電話干擾雞毛蒜皮的事電話不必要的會議解決團隊成員的問題優(yōu)先級A優(yōu)先級B優(yōu)先級C優(yōu)先級D重要而且緊迫重要但不緊迫不重要但緊迫不重要也不緊迫請看下面的案例安排計劃工作時你會考慮哪些問題？所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪談重要客戶了解服務(wù)需求客戶的抽樣意見調(diào)查，并制成統(tǒng)計表估計不準無法預(yù)知因素同事或設(shè)備原因盡量準確，留有余地時間點的設(shè)置不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間盡量提前給最后期限設(shè)留緩沖區(qū)能同時做的事情不要分開去做可并行任務(wù)類型任務(wù)類型你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目

----------------------------------------------------------------------------------------------------------寫出完成這些工作項目的時間點

----------------------------------------------------------------------------------------------------------張經(jīng)理的難題張經(jīng)理是珠海某著名四星級酒店的客房部經(jīng)理，7月某天上午8：30，他剛踏入辦公室，秘書小李就風(fēng)風(fēng)火火地跑進來，興奮地說“國家正式發(fā)布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要將重點轉(zhuǎn)到恢復(fù)正常的經(jīng)濟工作上去?！睆埥?jīng)理還沒好好感受這好消息，一系列的難題就來了。銷售部說今天上午9點有一個日本旅游團50人入住，其中45人是一家三口組成，需要15間家庭套房，但房務(wù)部告之今天只有10間家庭套房，12點之前肯定騰不出房？旅游局通知，今天上午9點召開全市酒店工作會議，主要布置非典過后，各酒店如何恢復(fù)生產(chǎn)，迎接可能到來的旅游高峰期，并保持今年我市旅游成績既定的增長12%計劃，而且指明張經(jīng)理這家酒店出席并準備代表企業(yè)發(fā)言？總經(jīng)理秘書來電話說，老總下午要出差，希望9點能夠與張經(jīng)理討論一下非典過后，客房部如何完成下半年的營運目標？公關(guān)部經(jīng)理來電說，酒店準備與南方航空公司在廣州、北京、上海推出“浪漫珠海新感覺，機票+酒店套餐”，廣告稿已經(jīng)設(shè)計出來，需要他來定，時間定在9點？人力資源部來電說，小林上午要辭職，原因好象是另外一家酒店要挖她過去；小林可是他培養(yǎng)了五年的愛將，做事認真負責(zé)，對待客人真誠，酒店各項業(yè)務(wù)都精通，這可怎么辦?。坷掀艁黼娫?，岳母大人上午10點到，要張經(jīng)理開車去機場接一下，這是命令？假如你是張經(jīng)理的秘書，你應(yīng)該怎么辦？張經(jīng)理的任務(wù)優(yōu)先級分析任務(wù)優(yōu)先級處理方法1、處理客房部家庭套房的事情A馬上做2、準備旅游局會議A稍后做3、與總經(jīng)理談運營目標B換時間做4、新項目廣告審定B換時間做5、解決員工辭職問題C協(xié)助和提建議6、去機場接岳母C安排別人代勞張經(jīng)理的時間管理矩陣分析緊迫不重要重要不緊迫1、處理客房部家庭套房的事情2、準備旅游局會議3、與總經(jīng)理談運營目標4、新項目廣告審定案例中沒有D級別的任務(wù)5、解決員工辭職問題6、去機場接岳母優(yōu)先級A優(yōu)先級B優(yōu)先級C優(yōu)先級D提高工作效率的方法★保證每天在重要但不緊迫的任務(wù)上適當(dāng)花費一定的時間；分析一下自己何時工作效率最高；為重要的工作選擇最佳時間；確保在做重要工作時不被打擾；少接電話以避免被打擾；預(yù)見并及時處理問題；養(yǎng)成并堅持良好的工作習(xí)慣；根據(jù)工作優(yōu)先級，確定自己每天的實際目標和工作方式；嚴格執(zhí)行計劃。識別自己的時間層找出自己效率最高的時間帶，將重要的工作安排在這個時間帶來處理。安排“不被干擾”時間你的角色應(yīng)是平衡的個人丈夫/父親新產(chǎn)品經(jīng)理人事經(jīng)理行政經(jīng)理有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未來的角色是我現(xiàn)在可以開始努力的？確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)平衡時間（保持各種平衡關(guān)系的方法★）思考和行動之間的平衡－先有思考工作效率和工作效果之間的平衡－－效果更重要工作和維持工作能力之間的平衡－－培訓(xùn)與充電壓力不足和壓力過度的平衡－－適度工作和生活之間的平衡－－調(diào)整任務(wù)、團隊和個人之間的平衡－－三環(huán)領(lǐng)導(dǎo)力模型三環(huán)領(lǐng)導(dǎo)力模型★完成任務(wù)發(fā)展個人建設(shè)團隊三環(huán)領(lǐng)導(dǎo)力模型——基于團隊、基于任務(wù)、基于員工的活動搭配.任務(wù)——完成工作任務(wù)團隊——建立和維護團隊員工——監(jiān)督、激勵、培養(yǎng)和發(fā)展團隊成員案例分析1、馬先生終于領(lǐng)悟到同事說的“回歸生活”這句話。大家經(jīng)常談?wù)撨@個話題，他卻總是不屑一顧，堅持著自己的生活方式。馬先生認為自己做的很好——周一到周五從不加班，每周末最多加一天班。但他經(jīng)常把工作拿回家做，一回到家便開始為工作發(fā)愁，有時孩子靠近他，他就會忍不住發(fā)脾氣。晚餐后也總是獨自在書房處理工作，那時他已經(jīng)疲憊不堪，做事的效率比想象中差很多。他漸漸意識到，他的工作和工作習(xí)慣已經(jīng)把自己壓垮，到了應(yīng)該回歸生活的時候了。2、很多人都對上下班的車流高峰期有很大抱怨，但王先生卻很喜歡，因為這樣就把工作單位和家分開了，給自己留出一個獨處的空間。王先生會在路上思考過去發(fā)生的事，有時也籌劃一些事，偶爾也會發(fā)火等，但大多數(shù)只是開車、聽聽廣播，什么也不想，等到家時，他就已經(jīng)把心態(tài)調(diào)整好了。請問，上面的二位主人公是如何做到工作和生活之間的平衡？你有什么感想？三、改進工作方式的幾種方法★解決時間觀念差的方法防止壓力過度的方法克服拖延的方法避免虎頭蛇尾的方法提高靈活性的方法克服過于忙碌的方法三、改進工作方式的幾種方法★防止壓力過度的方法定期停止工作進行休息工作延期的截止時間每天安排一些“慢節(jié)奏”的工作不要一下子做的太多工作每天至少一次身體鍛煉請求別人的幫助不要事必躬親三、改進工作方式的幾種方法★克服拖延的方法接受自己需要時間思考的事實，并留出時間思考找出需要重新思考的活動或事情現(xiàn)在開始做，不得拖延分階段完成工作，每階段都要集中注意力將重要的工作放前面做給自己規(guī)定開始和結(jié)束的時間三、改進工作方式的幾種方法★避免虎頭蛇尾的方法把工作分為幾個部分，給自己確立子目標每達到一個子目標都對自己進行獎勵一次只專心完成一件事克服障礙，勇往直前給每件工作留出足夠的時間計劃好每一天拒絕接聽干擾性的電話把整件事都做完以后再慶祝三、改進工作方式的幾種方法★提高靈活性的方法目標定在“挺好”而不是“完美”上規(guī)劃出一天中的“機動時間”不要期待別人和自己一樣做好應(yīng)對變化的準備允許事情不完全按想象的情形發(fā)展給別人留有空間別對自己太苛刻三、改進工作方式的幾種方法★克服過于忙碌的方法思考要做的每件工作是否屬于自己的職責(zé)范圍明確工作目標提前一天進行計劃，留出做案頭工作的時間按輕重緩急分配工作量信任團隊成員，下放和分派更多的責(zé)任和任務(wù)對自己的時間負責(zé)拓展實訓(xùn)拖拉測試P35根據(jù)時間價值法寫出你的時間價值，并談?wù)劯邢隤37談一談如果坐長途客車時，將如何利用這段時間？任務(wù)六克服障礙學(xué)習(xí)目標掌握自信、好斗、自卑等各類人的行事特點；重點掌握建立自信的幾種方法?！?/p>

六頂帽子思考法?！镆弧⒎e極主動與自信果斷喜歡主動行事的人往往是樂觀的，會推動事情的發(fā)展。自信果斷的人能夠恰當(dāng)?shù)乇磉_自己的需求和情感，能夠在不冒犯他人利益的前提下爭取自己的權(quán)利。三種不同的行為類型★自信果斷的人好斗的人消極自卑的人清楚表達自己的需求不惜一切代價過分謙虛說話切題把觀點說成事實自嘲具有合作精神不傾聽繞圈子勇往直前威脅拐彎抹角能夠支持他人恫嚇容納他人合理公正擊敗他人自我犧牲承認自身弱點愛說“你應(yīng)該”焦慮不安聽取他人意見責(zé)備他人易被別人操縱考慮周全不耐心不承認自己弱點優(yōu)柔寡斷二、建立自信的方法學(xué)會說“不”說出你的要求不要浪費時間學(xué)會應(yīng)付打擾。如何說“不”積極自信認為自己有權(quán)利被要求做某事時三思而后行看著對方的眼睛不做某事就不必去想之真正把“不”說出口緘口不言用不著解釋案例分析小王的工作量現(xiàn)在已經(jīng)是超負荷了，但是部門主管還要給他增加別的工作任務(wù)，而且這些任務(wù)本身并不在小王的工作范圍內(nèi)。這讓小王很為難。拒絕怕領(lǐng)導(dǎo)不高興，但接受實在完成不了這么多的工作。這讓小王感到十分煩惱。請問，小王應(yīng)該怎么做？應(yīng)該勇敢地拒絕這些額外增加的工作任務(wù)或?qū)ぷ骷右哉{(diào)整，表達出自己的想法，征求部門主管的意見。案例分析2

有一個農(nóng)夫在耕地，眼看就要耕完的時候，他的農(nóng)具突然壞了，農(nóng)夫十分沮喪，按計劃他應(yīng)該在當(dāng)天就把田耕完。他想還是先借用一下鄰居的農(nóng)具吧，于是農(nóng)夫以極快的速度趕往鄰居家。翻過了高山穿過了溪谷，他一邊走一邊想：“鄰居自己也要用耕具，我們的情況差不多，他肯定不會借我?！痹诳煲M村莊時，他內(nèi)心一個消極的聲音在說：“不，他不會幫我的，他為什么要幫我？”轉(zhuǎn)過彎，上了橋，這個聲音在重復(fù)：“他不會借給我的，他根本不喜歡我?！弊詈髞淼洁従蛹視r，農(nóng)夫的心情已經(jīng)遭極了。當(dāng)他的鄰居打開門時，農(nóng)夫囔著：“我再也不需要你的耕具了?！比缓笈ゎ^就走了，鄰居感到大惑不解。案例分析2

請問這個寓言故事說明了一個什么道理？能否直截了當(dāng)?shù)卣f出你的想法是自信做事的關(guān)鍵，在此過程中要派出各種干擾雜念和內(nèi)心的消極暗示。案例分析3小李是某公司業(yè)務(wù)部的主管，最近他對一些電話來訪非常頭痛，這些電話有的是咨詢的，有的是投訴的，一天下來，他覺得自己沒干什么工作就該下班了，其他重要的決策和一些會議都不能正常進行。鑒于小李的這種情況，有什么建議可以讓他解決目前的難題呢？案例分析3以下是處理干擾電話的一些方法別人給你打電話之前，可以在方便的時候主動接觸他們并給他們打電話留出打電話的時間，然后集中時間把這些電話打完別等來過電話的人再打給你，如果是重要電話，主動打給他們給打電話的人一個時限，告訴他，“是的，我可以談幾分鐘”你先說結(jié)束語：“在我們掛斷之前……”說“