唐山工業(yè)職業(yè)技術學院

———唐山工業(yè)職業(yè)技術學院歸檔文件整理辦法實施細則（修訂）唐工院字〔2021〕25號1.總體要求。依照國家檔案局《城市社區(qū)檔案管理辦法》、唐山市檔案局《唐山市歸檔文件整理辦法實施細則》等檔案工作文件匯編，進一步規(guī)范我院檔案工作，加強在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等操作環(huán)節(jié)的科學化、規(guī)范化、合理化，理順工作程序，明確工作職責，保證檔案的完整性及保密性。2.時間要求。歸檔材料形成時間范圍為年度歸檔上一年度形成的材料，即上一年度01月01日-12月31日之間形成的材料，并完成檔案材料的規(guī)范移交工作，上交檔案室時間截至每年4月底。3.文書檔案歸檔整理

3.1歸檔文件為與本部門職能活動有關的上級、同級發(fā)來的及自身形成的文件材料。紙質(zhì)文件以件為單位，文件處理程序已經(jīng)完畢。

3.2歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

3.3整理方法

專職檔案員負責檔案整理的修整、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、排架等步驟。

各系處部室兼職檔案員負責檔案整理的收集、組件、排列、編號、編頁、編目等步驟。3.4第一步：收集各部門兼職檔案員要催收辦理完畢的文件及時歸檔，做到應歸盡歸。

3.5第二步：組件3.5.1確定歸檔文件的“件”（組件）。歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。3.5.2件內(nèi)文件排序。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3.6第三步：修整（專職檔案員負責）3.7第四步：裝訂（專職檔案員負責）3.8第五步：分類我院統(tǒng)一采用年度—保管期限方法。一般應以文件成文日期即落款日期為準?？缒甓绒k理文件，統(tǒng)一歸入辦結年。文件未標明日期通過特征或內(nèi)容推斷歸入相應年度。唐山工業(yè)職業(yè)技術學院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表參見附件一。

3.9第六步：排列

各系部處室年度內(nèi)歸檔材料大流水排列即可，即從0001開始。3.10第七步：編頁

3.10.1紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼（001開始）。即把確定為“一件”的文件進行排序，頁碼應逐頁編制，頁號用阿拉伯數(shù)字編寫，該件有圖文面即為一頁。頁碼應分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.10.2文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。3.11第八步：編寫檔號（專職檔案員負責）3.12第九步編目即編制歸檔文件目錄，編目應準確、詳細、便于檢索。歸檔文件目錄的格式參見附件二3.12.1序號：在年度內(nèi)保管期限下從“1”開始流水。3.12.2檔號：專職檔案員負責填寫3.12.3文號：即填寫發(fā)文的字號。一般由單位代字、年度、順序號組成，如唐工職院字[2017]50號。3.12.4責任者：唐山工業(yè)職業(yè)技術學院。聯(lián)合發(fā)文的文件，填寫包括立檔單位在內(nèi)的3個責任者。協(xié)議類文件填寫對方單位全稱。3.12.5題名：填寫文件標題，標題中的單位名稱可以省略；會議記錄格式應為會議類別【會議提要】，如黨政專項會【討論專業(yè)群及專業(yè)調(diào)整方案】。3.12.6日期：填寫文件的形成日期（落款日期），此項應用8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2020年1月1日標注為20200101，如文件未標注日期應根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。3.12.7密級：不填寫3.12.8頁數(shù)：同編號頁數(shù)，三位數(shù)，如060。3.12.9備注：注釋文件需要說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀、附件等。

3.13第十步裝盒（專職檔案員負責）

3.14第十一步排架（專職檔案員負責）4.會計檔案歸檔整理（財務處負責，2019年度之后上交的會計檔案材料必須涵蓋以下四類）會計檔案保管期限及歸檔目錄參見附件三、四、五4.1會計憑證類：原始憑證、記帳憑證（憑證封面需加蓋出納、會計、財務章）4.2會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性帳薄4.3財務報告類：月報、季報、半年度、年度財務會計報告。4.4其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。4.5注意：4.5.1在財務會計各項管理活動中形成的其他文件材料，如：政策法規(guī)、計劃總結、請示批復等均屬文書檔案歸檔范疇;本單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃以及各種財務制度，財務管理文件材料，納入文書檔案立卷。4.5.2工資年報，職工工資、獎金及各種福利審批名冊，養(yǎng)老保險繳納名冊，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計報表，清產(chǎn)核資材料，干部職工調(diào)動的工資介紹信、屬于文書檔案，不能納入會計檔案。5.數(shù)碼照片歸檔整理5.1歸檔范圍5.1.1記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；本單位重點建設項目、重點科研項目的數(shù)碼照片；領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的數(shù)碼照片；本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片；本單位歷屆領導班子成員的數(shù)碼證件照片。5.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。5.1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數(shù)碼照片。5.1.4其他具有保存價值的數(shù)碼照片。5.2保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限為永久。5.3歸檔時間數(shù)碼照片在拍攝完成后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。5.4歸檔要求5.4.1歸檔的數(shù)碼照片應是用數(shù)字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件。5.4.2反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。5.4.3歸檔的數(shù)碼照片推薦采用JPEG格式。5.4.4歸檔的數(shù)碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。5.5整理編目要求：5.5.1分類和排列同一全宗內(nèi)的歸檔數(shù)碼照片檔案按“年度一保管期限一照片組”分類。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。5.5.2編號5.5.2.1檔號：結構為檔案門類代碼·年度－保管期限一照片組號—張?zhí)柺纠篫P·2021-Y-0001-00015.5.2.2檔案門類代碼：數(shù)碼照片代碼用ZP表示。5.5.2.3年度：數(shù)碼照片形成年度，采用4位阿拉伯數(shù)字。5.5.2.4保管期限：數(shù)碼照片所劃定的保管期限，永久用“Y”表示。5.5.2.5照片組號：為4位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。5.5.2.6張?zhí)枺簽?位阿拉伯數(shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。5.5.3整理命名：數(shù)碼照片必須沖印插冊，照片背面要標注照片檔號。實體和電子雙套保管?！?.5.3.1存儲路徑：數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片門類代碼·年度”總文件夾，在總文件夾下依次按保管期限和照片組建立層級文件夾。示例：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2021年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2021年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應存放在以下路徑：D:\ZP·2021\Y\00015.5.3.2命名：文件夾以存儲路徑的層級文件夾命名：每張照片以“數(shù)碼照片門類代碼·年度－Y一照片組號一張?zhí)?擴展名”格式命名。示例：文件夾名稱：D盤下總文件夾名稱為“ZP·2021”，下一層文件夾名稱為Y(永久用Y表示），下一層文件夾名稱為照片組編號。照片文件名稱為：ZP·2021-Y-0001-0001.jpg5.5.3.3電子目錄：在年度下建立電子目錄。5.5.4編目數(shù)碼照片檔案目錄包括以下項目：序號、檔號、說明、部門、參見號、攝影者、時間、文件格式、開放狀態(tài)、備注（目錄式樣參見附件六)。5.5.4.1序號：數(shù)碼照片順序號，從“1”開始逐條編制。注：只編張?zhí)?，不編照片組號。5.5.4.2檔號：同編號中的檔號保持一致。5.5.4.3組說明：應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，詳細說明該組照片所反映的主要內(nèi)容；每張照片說明：概況說明該張照片所反映的內(nèi)容。5.5.4.4部門：宣傳部或其他部門名稱。5.5.4.5參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。5.5.4.6攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。5.5.4.7時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯數(shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補“0”。5.5.4.8文件格式：本張照片的計算機文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。5.5.4.9開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標記，開放為“是”，不開放為“否”。5.5.4.10備注：注釋需要說明的情況。6.本細則由唐山工業(yè)職業(yè)技術學院黨政辦公室和檔案室負責解釋，自發(fā)布之日起實施。附件：1.唐山工業(yè)職業(yè)技術學院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表2.歸檔文件目錄樣式3.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表4.財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表5.會計檔案歸檔目錄6.數(shù)碼照片歸檔目錄式樣2021年10月25日附件1唐山工業(yè)職業(yè)技術學院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表部門名稱01黨政辦公室02督查室序號歸檔范圍保管期限1上級黨組織有關黨的建設的文件材料長期2黨代會文件材料（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、領導講話稿、發(fā)言稿、照片、錄音、錄像、秘書長、代表和列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結果和上級批復等。永久（2）提案及辦理情況、會議簡報、會議情況、情況反映記錄、小組會議記錄等。長期（3）參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣。短期3學院黨委會、黨委擴大會、紀要、決議及會議討論的文件。永久4黨委工作計劃、報告、總結（包括經(jīng)驗總結）永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批復、通報和通知永久6以黨委名義召開的工作會議材料永久7學院黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學院工作形成的文件材料永久8黨委委員在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級機關召開的重要會議的發(fā)言稿永久9工作簡報永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久13黨總支、黨支部、直屬支部的工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄永久14黨委保密、秘書工作的有關文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關機關聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17總支、支部工作計劃、總結、重要報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、會議記錄和統(tǒng)計表長期18總支、支部黨建工作和人員獎勵及有關材料長期19上級有關黨建、行政管理的綜合性文件、傳真、信函長期20全院性的規(guī)章制度永久21學院年度、學年度、學期工作計劃、報告、總結永久22院長辦公會、領導班子會、專題會議等行政工作會議記錄和紀要永久23全院性的工作會議、座談會文件和材料長期24院領導在會上的重要講話和參加院外會議發(fā)言稿、國際交流等相關材料及年度統(tǒng)計表長期25學院教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復永久26學院歷史沿革、情況介紹、隸屬關系、學院體制改革、調(diào)整合并、撤銷、更改名稱、搬遷等文件材料永久27學院向上級的請示及其批復永久或長期28學院各單位的請示及其批復長期29學院基層報表及綜合統(tǒng)計表永久30啟用印章的文件及印模永久31學院大事記、簡報、信息、動態(tài)永久32校友工作材料長期33校史工作材料永久34校慶工作材料長期（1）院慶活動計劃，各級領導和知名人士的簽到冊，題詞、賀信、賀電永久（2）海內(nèi)外友好人士及院校贈送的禮品永久（3）重要人物的講話稿，活動照片永久（4）院慶一般文件材料短期35群眾來信來訪文件材料長期36普選工作材料短期37上級有關與本院的來文長期38學院與國內(nèi)外有關單位合作的協(xié)議、合同等材料長期39學院開展各種學術活動、來訪交流、上級指導工作等的文件、資料及年度統(tǒng)計表長期40其他有保存價值的文件材料長期部門名稱03組織部序號歸檔范圍保管期限1上級有關組織、黨建工作的文件（1）針對學院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學院有關組織、黨建工作的文件材料

（1）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期3有關組織工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責長期4組織工作計劃、報告、總結、調(diào)查材料、請示、批復、匯報等材料永久5學院組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知永久6關于干部任免及待遇問題的決定、批復、通知及呈報表永久7關于干部調(diào)動、離休和享受待遇的報告、決定、批復長期8黨員和黨組織年度統(tǒng)計表永久9科級以上干部名冊永久10黨政領導班子及科級以上干部考核、考察與管理材料長期11黨員、干部教育培訓材料長期12落實政策的有關材料長期13學院關于組織、黨建工作向上級的請示及批復永久14黨員名冊、發(fā)展新黨員及預備黨員轉(zhuǎn)正的文件材料長期15黨總支、黨支部、直屬支部委員名冊，改選報告、審批材料長期16黨員退黨、預備黨員取消資格的決定長期17黨員出國的報告及批復長期18黨員組織關系轉(zhuǎn)進、轉(zhuǎn)出的介紹信及存根長期19評選先進黨支部、優(yōu)秀黨員的事跡材料及名單長期20學院黨校工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度長期21學院黨校學員名單及考試成績長期22組織機構沿革長期23其他有保存價值的文件材料長期部門名稱04宣傳部（風景線）序號歸檔范圍保管期限1上級有關宣傳工作的文件（1）針對我院宣傳工作的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學院宣傳工作計劃、總結、決定、報告、通知、請示及批復永久3有關宣傳工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責長期4反映學院重大活動的剪報、圖表、媒體有關學院報道及年度統(tǒng)計表永久5黨委中心組會議記錄；政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料長期6教職工政治理論學習、重要紀念活動、政治活動等決定、通知、計劃、總結、重要情況匯報等材料長期7宣傳教育工作先進事跡材料及名單長期8媒體有關學院的報道及年度統(tǒng)計永久9其他有保存價值的文件材料長期10學院簡報、宣傳畫冊等材料永久11學院黨代會、教代會、團代會、學代會照片永久12學院召開的各項工作會議（較重要的）照片永久13學院表彰先進、勞模報告會等照片永久14上級有關部門在學院召開的各類會議照片（較重要的）永久15上級領導來院視察活動照片永久16院慶活動照片永久17學院節(jié)日紀念活動、文娛活動、田徑運動會、大運會（較重要的）照片永久18學院建筑奠基、落成典禮照片永久19學院召開的各類科研、學術會議和學生交流會照片永久20學院歷屆開學典禮、畢業(yè)典禮、運動會照片永久21上級領導來院檢查教學工作的照片永久22兄弟院校來院參觀、進行學術交流的照片永久23各類教學活動照片永久24招生工作照片永久25德育教育、政治思想工作照片永久26教學管理工作照片永久27對外學術交流活動照片永久28學院人員出訪外國活動照片永久29外國友人來訪照片永久30學院原貌照片永久31校園風景建筑物照片永久32學院新落成建筑物照片永久33科研成果實物照片永久34榮譽證書（較重要的）照片永久35錦旗（較重要的）照片永久36上級領導來院活動人物照片永久37學院領導、教授、優(yōu)秀教職工、優(yōu)秀學生的工作、學習、生活照片永久38畢業(yè)生合影永久39會議代表合影（較重要的）永久40領導人物合影永久41黨委委員、工會委員、團委委員、學生會委員合影永久42其他各類紀念性集體合影（較重要的）永久部門名稱05紀委辦公室序號歸檔范圍保管期限1上級紀委關于紀檢工作的文件（1）針對學院紀檢工作的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學院紀委關于紀檢工作的文件

（1）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期3學院紀檢工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責長期4學院紀檢工作計劃、報告、總結、請示、批復調(diào)查材料及重要統(tǒng)計表永久5紀委會議記錄長期6學院紀委召開的重要會議討論通過的文件及有關材料長期7黨員處分決定及復查、撤銷處分材料長期8群眾來信來訪及處理意見（有領導批示或處理結果的）短期9受理重大事件所形成的文件材料永久或長期10其他有保存價值的文件材料長期11上級有關監(jiān)察、審計工作的文件材料（1）針對學院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期12學院監(jiān)察、審計工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責長期13學院監(jiān)察、審計工作計劃、報告、總結、調(diào)查報告長期14學院監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表長期15學院審計報告永久16關于監(jiān)察、審計工作向上級的請示及批復永久17院領導、處級領導離任審計材料長期18工程項目審計材料及復查材料長期19學院監(jiān)察、審計工作會議記錄長期部門名稱06人事處序號歸檔范圍保管期限1上級機關有關人事工作的需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2學院人事工作規(guī)章制度長期3人事工作請示及批復、工作計劃、報告總結、調(diào)查材料、會議記錄永久4關于機構、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復永久5關于院內(nèi)機構設置、變化的文件材料永久6人事處權限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎勵先進集體、先進個人的有關材料長期8處分教職工的材料和復查、撤銷處分的有關材料長期9教職工動態(tài)月報長期10師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)劃、方案、總結永久11教師進修計劃、安排、總結、名冊、登記表及年度統(tǒng)計表長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務考核材料長期14人事統(tǒng)計表（1）年度或?qū)W年度（2）學期的，季度或月份永久或長期/短期15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教研室正、副主任名冊長期17教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱材料及上級批復（按類立卷，要求附審批表）長期18教職工工資調(diào)整的工作計劃、方案、總結、請示及批復、名單、統(tǒng)計報表等有關材料永久或長期19教職工轉(zhuǎn)正定級的材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動材料長期21教職工的錄用、調(diào)入的有關材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關系介紹信）長期22教職工調(diào)出的有關材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關系介紹信存根）長期23教職工援外和支援邊遠地區(qū)及下基層鍛煉名單、名冊等材料長期24教職工退休、離職和出國的的有關材料長期25教職工離休、退休及有關榮譽證書授予工作的材料長期26教職工退休后重新工作的材料長期27教職工福利工作長期28使用臨時工有關材料長期29人民來信來訪材料長期30人事檔案工作有關材料長期31教職工兼任院外社會職務和學位、學術職務名單、參加團體、登記表和統(tǒng)計表等永久或長期32聘請兼職教師、名譽教授的名冊及有關材料永久33其他有保存價值的文件材料長期34上級有關人事檔案工作的文件材料

（1）針對學院的（2）需要長期貫徹執(zhí)行的（3）需要短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期35人事檔案工作規(guī)章制度長期36人事檔案工作規(guī)劃、計劃、報告、總結長期37人事檔案工作統(tǒng)計報表永久38檔案工作向上級的請示及批復永久39人事檔案全宗指南、全宗介紹永久40檔案工作先進集體和個人的事跡材料及名單長期41其他有保存價值的文件材料永久或長期部門名稱07教務處序號歸檔范圍保管期限1上級下達的有關教學工作的需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2上級主管機關關于教育工作培訓目標，培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法、通知、通報、條例、批轉(zhuǎn)、批復和召開專業(yè)會議文件長期（1）針對學院的永久（2）屬普發(fā)的而學院須長期貫徹執(zhí)行的；對學院有查考利用價值的長期3教育部、河北省教育廳下達的教育事業(yè)計劃（長遠規(guī)劃、年度計劃）針對學院的永久4上級主管機關或有關部門對學院、系教學的視察、檢查、調(diào)查所形成的文件（1）重要的（2）一般的永久或長期或短期5上級主管機關在學院召開的教學工作會議形成的文件（1）上級主管機關和學院領導人在會議上的重要講話材料、照片、視頻、音頻文件、錄音帶和錄像帶永久（2）會議的報告、總結、決議等文件（3）會議簡報、參考資料永久或長期或短期6學院召開的教學工作會議文件及有關資料（1）會議的主要報告、決議、總結、領導人（含上級）講話、會議記錄、會議紀要、重要的錄音帶、照片等永久（2）會議典型材料、發(fā)言稿、簡報（3）會議參考資料長期或短期7學院向上級機關報送的有關教育工作報告、請示與批復文件（1）重大問題的及有歷史意義的（2）一般業(yè)務問題的永久或短期8學院編制的教育事業(yè)計劃、發(fā)展規(guī)劃（1）年度的和長遠的（2）季度的永久或長期或短期9（1）重要的（2）一般的永久或長期10學院教學改革方案、總結永久或長期11學院培養(yǎng)目標和教育體制及學制變更，教學人員編制永久12學院教學的規(guī)章制度永久13有關教學問題的調(diào)查研究形成的文件材料（1）重要的、典型的、系統(tǒng)的（2）一般的永久或長期或短期14有關教學工作、各類學生人數(shù)的各種統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料（1）年報和年度以上的、典型的（2）季報（3）月報永久或長期或短期15畢業(yè)證書的制發(fā)及樣本永久或長期16授課計劃長期17學院加具意見轉(zhuǎn)發(fā)上級和學院各系關于教學的文件（1）需要各單位執(zhí)行的（2）一般的長期或短期18教學檢查、評估和評選、表彰優(yōu)秀教學獎、優(yōu)秀班主任獎，先進個人事跡、名冊等。永久或長期19在報刊和電視、廣播電臺上發(fā)表的反映學院教學工作活動的院外宣傳稿件、簡報、照片、錄音帶、錄像帶等材料（1）重要的（2）一般的永久或長期或短期20各系報送學院有關教學工作報告、總結等文件材料（1）重要的（2）一般的長期或短期21教學工作文件資料匯編、匯集永久或長期22教學簡報永久或長期23優(yōu)秀教學成果評獎材料長期24教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況25教師業(yè)務考核材料長期26推廣普通話、有關普通話測試站重要材料長期27其他有保存價值的文件材料長期28專業(yè)、專業(yè)群、專業(yè)設置、實訓室建設的論證、評估、申報、審批文件材料永久29專業(yè)、專業(yè)群、重點專業(yè)、實訓室建設材料永久30課程、專業(yè)、專業(yè)群、實訓室建設統(tǒng)計報表永久31課程、專業(yè)、專業(yè)群、實訓室建設計劃、情況匯報總結、簡報材料長期32課程、專業(yè)、實訓室建設課程評估申報、審批材料長期33各專業(yè)教學計劃、培養(yǎng)方案及教學大綱永久34課程建設要求及安排、校歷表長期35學院所開課程的試題、標準答案和試卷分析長期36教改教案、重要備課記錄長期37公開課評比材料長期38院級領導聽課記錄長期39學院學年教學考評一覽表長期40教學研究工作計劃、規(guī)劃、情況綜合等材料長期41教師教學研究的重要成果、成果鑒定、獲獎等材料長期42教學質(zhì)量、辦學水平評估、教學評估、辦學社會效果、典型經(jīng)驗等文件材料長期43畢業(yè)設計的有關規(guī)定及論文、作品等資料長期44畢業(yè)生的優(yōu)秀作品及評審意見長期45英語等級考試考生名冊及成績長期46教學實習、實訓計劃、總結及有關材料長期47歷次修訂教學計劃的有關規(guī)定長期48關于課程建設規(guī)劃及有關材料長期49各級精品課程有關文件材料長期50教室、實訓室管理制度文件長期51全院性選修課課程目錄、簡介長期52課程表、教學任務書長期53教學檢查的相關制度、方法及各種文件、記錄、總結長期54有關建立試題庫材料長期55社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結及有關材料短期56選修課材料及輔修專業(yè)材料(包括課程名稱、教師、選修學生名單等)短期57教學督導工作制度、計劃、總結及相關材料長期58各學期期末考試成績統(tǒng)計分析和總結長期59專業(yè)技能大賽長期60其他有保存價值的文件材料長期部門名稱08科研處序號歸檔范圍保管期限1科研統(tǒng)計報表永久2科研行政管理文件材料長期3科研計劃管理文件材料長期4科研成果管理文件材料長期5科研經(jīng)費管理文件材料長期6申報科研基金及有關批復長期7學會工作（學術活動）材料短期8其他有保存價值的文件材料長期9開題報告與課題調(diào)研論證材料長期10任務書、合同書、協(xié)議書、課題人員名單永久或長期11課題研究計劃、設計長期12計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤消報告短期13課題投資和預、決算材料短期14實驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含關鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久或長期15數(shù)據(jù)處理材料、包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結果）永久或長期16設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等）永久或長期17研究工作階段小結、年度報告長期18配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等永久或長期19樣品、標本等實物目錄永久或長期20研究報告、研制報告永久或長期21論文專著永久或長期22工藝技術報告永久或長期23技術訣竅報告永久或長期24專家評審意見永久或長期25鑒定會材料（鑒定會代表名單、會議記錄、鑒定意見及有關照片）長期26鑒定證書永久或長期27推廣應用意見長期28課題工作總結長期29科研成果登記表永久或長期30科技成果報告表永久或長期31科技成果獎勵與審批材料永久或長期32科技成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)原件或影印件永久或長期33專利申請書或證書原件或影印件永久或長期34轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書永久或長期35生產(chǎn)定型鑒定材料永久或長期36推廣應用方案及實施情況長期37擴大試生產(chǎn)設計文件、工藝文件長期38對外學術交流材料長期39成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見長期40成果宣傳報道材料短期41對外學術交流材料長期42上級有關編輯出版工作的文件長期或短期43學院編輯出版工作規(guī)劃、計劃、報告、總結、簡報和重要會議記錄、統(tǒng)計報表永久44學院編輯出版工作規(guī)章制度永久或長期45學院有關期刊、報紙的創(chuàng)刊、停辦、復辦、發(fā)行等的請示與批復永久46獲獎或受查處情況的文件材料長期47編輯出版部門事務管理形成的文件材料短期48編輯出版合同、協(xié)議書長期49出版請示與批復永久或長期50原稿（含照片、手跡原件）或復印件（退還作者后應有原稿簽收單）（1）反映學院教學、科研重要成果和名人譯稿（2）一般的和社會上的永久或長期51各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件長期52封面設計圖樣、選用的插圖、照片長期或短期53出版通知單、書刊、音像出版物樣品永久54出版發(fā)行記錄，發(fā)稿后的變動情況，稿酬、版稅通知單長期55有參考價值的讀者來信、重要評論長期或短期56作者、譯者登記表永久或長期57再版修改意見長期或短期58領導人或著名人物的題詞、手稿等永久59院刊樣品永久部門名稱09學生處（武裝部）序號歸檔范圍保管期限1評優(yōu)材料（優(yōu)秀學生干部、三好學生、先進班集體）長期2各類獲獎學金、助學金、特困補助者名單長期3學生處分決定、請示與批復，處分復查、甄別與撤銷處分等材料長期4有關學籍管理的規(guī)章制度永久5本部門的年度計劃總結及其他有保存價值的文件材料長期部門名稱10質(zhì)量督導處序號歸檔范圍保管期限1評估、示范督導工作計劃、規(guī)劃、總結長期2《教學督導簡報》長期3學院評估、示范性高職院校建設有關材料永久或長期4督導學院專業(yè)建設、課程建設、教材建設、實驗實訓基地建設等形成的材料長期5評估處室、系（部）工作水平形成的材料長期6評估教師教學質(zhì)量形成的材料長期7院級以上精品課程、示范專業(yè)評估材料長期8實訓基地評估材料長期9試卷質(zhì)量評估材料長期10教材選用質(zhì)量評估材料長期11本部門的年度計劃總結及其他有保存價值的文件材料長期部門名稱11繼續(xù)教育學院序號歸檔范圍保管期限1上級關于繼續(xù)教育工作的規(guī)定、指示、意見等文件材料長期2與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書永久3學籍表（卡）、成績單及成績總冊永久4課程安排表長期5其他有保存價值的文件材料長期部門名稱12國際交流處序號歸檔范圍保管期限1上級關于外事工作的規(guī)定、指示、意見等文件材料長期或短期2學院外事工作計劃、總結、簡報、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、請示與批復、接待外賓登記表等材料永久或長期3外事工作會議材料長期4外事工作一般往來函件短期5其他有保存價值的文件材料長期6學院組團出國（境）考察、訪問及有關人員出國（境）參加國際學術活動、紀念活動、講學、進修、留學等工作計劃、請示與批復、簡報、總結材料永久或長期7關于出國（境）講學、進修、留學人員的業(yè)務審查（論文、論著、科研成果等情況調(diào)查）有關文件及選派對象登記表，專家推薦信和國（境）外指導教師邀請信永久或長期8出國（境）進修、留學取得的學位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久9參加國際學術會議論文永久或長期10向國（境）外投寄的學術論文及審批材料永久或長期11出國（境）參加國際學術會議、考察、訪問、講學、進修、科研、攻讀學位人員有關材料（如申請報告、申請表；學院和上級主管機關審批材料；返院后的總結、匯報、照片等）永久或長期12上級邀請、聘請外籍人士的計劃、批復和來往函件長期13外國黨政官員、各界人士來院參觀訪問的文件材料長期14外籍教師、專家、學者及友好人士來院講學的講稿、教材等材料永久15來院進修、短期培訓研究的外籍人士有關材料長期16中外合作院際交流協(xié)議、合同、項目紀要材料、備忘錄永久17學院完成的國際合作項目、成果等材料永久18合作項目中國外單位完成項目、成果等材料長期19授予外籍人士名譽稱號的材料永久20雙方互贈的禮品、紀念品（入實物類）長期21外國留學生錄取審批材料 永久22外國留學生學籍登記表、學籍卡片永久23外國留學生教學計劃、大綱、安排長期24外國留學生學習情況、成績及評語永久25外國留學生學位論文及學位證書復印件長期26外國留學生學生名冊永久27外國留學生學生去向及有關材料長期部門名稱13大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡中心序號歸檔范圍保管期限1上級有關網(wǎng)絡、信息化建設工作的文件材料

（1）針對我院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2工作計劃、總結長期3學院關于網(wǎng)絡、信息化建設的統(tǒng)計報表永久4學院關于網(wǎng)絡、信息化建設工作向上級的請示及批復永久5學院網(wǎng)絡建設、信息化基礎設施建設方面的規(guī)劃、計劃、報告、總結方面的的文件材料長期6校園網(wǎng)管理條例、規(guī)章制度長期7確保校園網(wǎng)運行的暢通和校園網(wǎng)主干網(wǎng)絡基礎設施的建設與維護方面的文件材料長期8校園網(wǎng)公共服務體系的建設方面的文件材料長期9開展現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的研發(fā)工作方面的文件材料長期10電子校務建設方面的文件材料長期11面向師生開展信息技術與現(xiàn)代教育技術的教學與培訓材料短期12數(shù)字化校園建設有關材料長期13其它重要的文件材料永久或長期14承擔有關計算機網(wǎng)絡與現(xiàn)代教育技術方面科研項目材料長期部門名稱14團委序號歸檔范圍保管期限1上級關于共青團工作的文件，需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期2團委工作計劃、總結、報告、決定永久3團委工作規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責、機構設置、機構沿革及統(tǒng)計報表材料長期4團代會、學代會文件材料（1）關于召開會議的請示、批復、通知、代表名單、工作報告、領導選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和大會通過的決議等文件材料永久（2）大會議程、紀要、簡報、、提案長期（3）籌備工作計劃、總結、會議組織工作材料等短期5關于團的工作向上級的請示及批復永久6團員大會、經(jīng)驗交流會、座談會形成的有關重要材料長期7團委會議記錄長期8表彰先進團支部、優(yōu)秀團員的材料及評優(yōu)上報材料長期9團干部名單、考察、選拔和培養(yǎng)材料、團員名冊長期10長期11批準入團、離團材料及名單長期12舉辦團校、組織黨章小組學習的材料長期13團組織狀況、團員思想教育活動材料、團員思想動態(tài)綜合分析材料長期14團總支有關材料長期15學生會有關材料，如學生會干部名單、考察、選拔和培養(yǎng)材料長期16學生社團組織名稱、名單、章程、刊物及統(tǒng)計材料長期17重大活動有關材料，如迎新晚會、畢業(yè)生晚會、校園文化藝術節(jié)（包括活動方案、領導講話稿、節(jié)目單、視頻）長期18學生社團活動、社會實踐（如“三下鄉(xiāng)”活動）、青年志愿者活動有關材料，包括簡報、計劃、總結以及典型調(diào)查報告長期19獲獎相關：報送評選材料、獲獎公示、公告長期20其他有保存價值的文件材料長期部門名稱15財務處序號歸檔范圍保管期限1參見附件三和四長期或三十年部門名稱16后勤管理處序號歸檔范圍保管期限1上級有關基建工作的文件材料，針對學院的或需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期

2學院基建工作總體規(guī)劃永久3學院基建工作計劃、總結長期4基建工作年度（季度）總結、統(tǒng)計報表永久5基建工作規(guī)章制度長期6基建工程財務預、決算及上級批復長期7全院性總體規(guī)劃、設計總平面圖永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料永久10其它重要的文件材料永久11上級有關后勤服務工作的文件材料，針對學院的或長期或短期需要貫徹的永久或長期或短期

12后勤服務工作的規(guī)章制度、管理辦法長期13后勤服務工作規(guī)劃、計劃、總結長期14后勤服務工作統(tǒng)計報表長期15節(jié)能節(jié)支有關材料長期16水電管理、維修工作有關材料長期17膳食管理工作有關材料短期18校園綠化愛國衛(wèi)生工作有關材料（規(guī)劃、方案）短期19學院通勤車輛工作有關材料短期20重要合同、協(xié)議書長期21其他重要的文件材料永久或長期22衛(wèi)生保健宣傳工作材料短期部門名稱17安全工作處序號歸檔范圍保管期限1上級關于安全保衛(wèi)工作的文件，針對學院的或需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學院安全保衛(wèi)工作計劃、報告、總結、重要工作的請示及批復、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表永久3學院安全保衛(wèi)工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責長期4教職工、學生案件的偵查、調(diào)查、處分及平反、復查處理結論材料長期5戶籍管理材料長期部門名稱18招生就業(yè)處序號歸檔范圍保管期限1上級有關招生工作的文件材料（計劃、方案、招生、專業(yè)目錄等）永久或長期2學院五年一貫制、普通大專生招生計劃、總結、生源計劃、實際招收情況、錄取名冊、統(tǒng)計報表、請示與批復文件等永久3招生簡章、專業(yè)介紹、招生宣傳材料長期4學院每年招生錄取標準分數(shù)線長期或短期5委托代培、定向培養(yǎng)合同、協(xié)議書、名單長期6各類學生新生錄取名冊及批復、招收新生成績表永久7招生工作統(tǒng)計報表永久8招生監(jiān)察工作材料長期或短期9其他有保存價值的文件材料長期10各類學生新生注冊表、學生名冊永久11上級有關畢業(yè)生就業(yè)的文件材料，針對學院的或需要長期或短期貫徹的永久或長期或短期

12學院畢業(yè)生就業(yè)工作會議有關材料長期13畢業(yè)生就業(yè)工作計劃、總結長期14畢業(yè)生就業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核與上報工作材料長期15各系就業(yè)工作檢查、考核評比材料長期16就業(yè)指導、就業(yè)服務、就業(yè)管理工作材料、各系就業(yè)工作人員培訓相關材料長期17建立就業(yè)基地、組織畢業(yè)生招聘會相關材料長期18畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期部門名稱19校產(chǎn)處（項目辦）序號歸檔范圍保管期限1新校區(qū)建設、農(nóng)民工基地建設相關文件長期2可行性研究文件

（1）項目建議書及上級批復永久（2）可行性研究報告永久（3）項目評估永久（4）環(huán)境預測、調(diào)查報告永久（5）設計任務書及計劃任務書永久3設計基礎文件

（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土巖樣及說明永久（2）地形、地貌控制點建筑物、構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄永久（3）水文、氣象、地震等其它設計基礎材料永久4設計文件（1）初步設計永久（2）技術設計永久（3）施工圖設計短期（4）技術秘密材料、專利文件永久（5）設計計算書長期（6）關鍵技術實驗永久（7）總體規(guī)劃設計永久（8）設計評價、鑒定及審批長期5工程管理文件

（1）征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書永久（2）工程承包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件永久（3）施工執(zhí)照永久（4）環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件，水、電、氣、暖供應協(xié)議書永久（5）產(chǎn)權證書永久6施工文件

6.1土地施工文件

（1）開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要短期（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝長期（3）原材料及構件出廠合格證、試驗報告長期（4）建筑材料實驗報告長期（5）設計變更通知單永久（6）測量定位成果復查記錄永久（7）土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久（8）土、巖試驗報告，基礎處理、基礎工程施工圖永久（9）隱蔽工程驗收記錄永久（10）建筑物沉降(變形)觀測記錄永久（11）事故處理報告永久（12）技術核定通知單永久（13）施工日記永久（14）砼施工日記永久（15）砼、砂漿配合比通知單長期（16）地基驗槽記錄長期（17）結構驗收記錄、結構吊裝記錄長期（18）分部及分項工程質(zhì)量評定材料長期（19）交工驗收記錄證明長期（20）竣工報告、竣工驗收報告永久6.2設備及管線安裝施工文件

（1）開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要短期（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批長期（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄長期（4）隱蔽工程檢查驗收記錄長期（5）強度、密閉性試驗報告長期（6）設備調(diào)試記錄短期（7）設備、材料合格證長期（8）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長期（9）系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄長期（10）管線清洗、通水、消毒記錄短期（11）管線標高位置、坡度測量記錄長期（12）中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定長期（13）竣工報告、竣工驗收報告長期6.3電氣、儀表安裝施工文件

（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要短期（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批長期（3）試驗、調(diào)整記錄長期（4）性能測試和院核長期（5）施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告長期（6）操作、聯(lián)動試驗短期（7）電氣裝置交接記錄短期（8）中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定長期（9）竣工報告、竣工驗收報告長期6.4監(jiān)理文件（1）監(jiān)理合同長期（2）工程質(zhì)量、安全、文明施工事故的處理方案報審單、處理結果長期（3）各施工階段的質(zhì)量評估報告長期（4）工程質(zhì)量評估報告長期7竣工驗收文件（1）竣工驗收報告永久（2）全部竣工圖紙永久（3）質(zhì)量評審材料：勘察單位工程質(zhì)量檢查報告（合格證明書）、設計單位工程質(zhì)量檢查報告（合格證明書）、施工單位工程質(zhì)量檢查報告（合格證明書）永久（4）工程檔案審核意見書及檔案驗收合格證永久（5）工程現(xiàn)場聲像材料永久（6）竣工驗收會議決議文件永久8基建財務、器材管理文件

（1）財務計劃、年度計劃短期（2）工程概算、預算、決算永久（3）主要材料消耗、器材管理短期（4）交付使用的固定資產(chǎn)永久9其他有保存價值的文件材料永久部門名稱20工會序號歸檔范圍保管期限1上級下發(fā)的有關工會工作需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2工會工作計劃、報告、決定、總結、統(tǒng)計長久3表彰工會先進集體、先進個人的材料、名單長期4基層工會干部名冊長期5婦女工作材料長期6家屬工作材料長期7教職工逝世訃告、悼詞、撫恤、善后工作及死亡情況登記表等有關材料長期8教職工計劃生育工作文件，重要的或一般的長期或短期9其他有保存價值的文件材料 長期部門名稱21國有資產(chǎn)管理處序號歸檔范圍保管期限1上級有關儀器設備管理的規(guī)定、通知及學院需要貫徹執(zhí)行的文件，學院儀器設備管理的規(guī)章制度長期2貴重儀器設備購置計劃、報告長期3儀器設備移交清冊及設備儀器報廢調(diào)撥報告和批復長期4有關儀器設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料長期5學院固定資產(chǎn)帳長期6固定資產(chǎn)年度統(tǒng)計表永久7物資管理工作的有關規(guī)定、制度、計劃、總結長期8儀器、設備申購報告、論證報告及上級有關領導批復長期9定購合同（復印件）和會談紀要長期10其他有保存價值的文件材料部門名稱22創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)中心序號歸檔范圍保管期限1上級有關與本部門的來文長期2本部門會議記錄、紀要、簡報長期3本部門計劃、總結、報告長期4本部門統(tǒng)計年報、紅頭文件及重要資料長期5本部門牽頭負責的與國內(nèi)外有關單位合作的協(xié)議、合同等材料長期6本部門牽頭負責的各種活動、來訪交流、上級指導工作等的文件、資料及年度統(tǒng)計表長期7其他有保存價值的文件材料部門名稱23實訓中心（校企合作）序號歸檔范圍保管期限1上級有關培訓工作的文件材料，針對學院的或需要長期或短期貫徹的永久或長期或短期

2培訓工作學期計劃、總結長期3培訓教學規(guī)劃、實施計劃、調(diào)研報告永久4培訓工作各類統(tǒng)計報表永久5關于培訓向上級的請示及批復永久6培訓教學檢查、評估材料長期7聯(lián)合辦學、非學歷教育各種培訓班、進修班材料長期8與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書長期9職業(yè)資格證書考生名冊及成績長期10培訓人員名冊永久11學籍表（卡）、成績單及成績總冊永久12培訓課程教學計劃、方案、教學大綱長期13課程安排表長期14各類培訓班結業(yè)證書領取簽收冊長期15學院舉辦的非學歷教育培訓班、證書班、進修班、函授班等的協(xié)議書、合同、情況匯報、總結等文件材料永久或長期16其他有保存價值的文件材料長期部門名稱24-34教學系，馬克思主義學院，公共體育部，通識教育中心序號歸檔范圍保管期限1各系（部）黨總支、黨支部會議、黨政聯(lián)席會、黨政聯(lián)席擴大會會議記錄、會議紀要永久2各系（部）年度工作計劃、總結、報告、請示及領導批復長期3各系（部）重要會議記錄、會議紀要、簡報等長期4各系（部）與外單位協(xié)作的有關材料長期5課堂教學材料、課程進度表短期6教師任課安排、教案長期7優(yōu)秀實習報告短期8本專業(yè)教學檢查、調(diào)查材料及總結短期9教師工作量核算、登記材料短期10系（部）自辦或與其他單位聯(lián)合主辦的藝術活動演出節(jié)目單、師生創(chuàng)作作品匯展、學術活動文字照片等材料長期11其他有保存價值的文件材料長期12各系（部）教學工作日程表長期13教師手冊長期14試卷分析長期15教師聽課表短期16各學期期末考試成績統(tǒng)計分析和總結短期17體育測試、學生早操出勤率等匯總材料短期部門名稱35圖書館序號歸檔范圍保管期限1上級有關圖書工作的文件材料，針對學院的或需要長期或短期貫徹的永久或長