淺談工程資料的管理

淺談工程資料的管理【摘要】工程資料是記載工程施工活動全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是施工單位在工程施工過程中形成的，是實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫照，無論工程的原材料、構(gòu)配件質(zhì)量，還是分項(xiàng)工程質(zhì)量評定，資料都客觀的反映了實(shí)際施工狀況，因此它是核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)，同時，它又是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】施工資料；工程；資料管理

一、資料員的職責(zé)

施工單位的資料員應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的收集、編制、保管工作，及時收集項(xiàng)目管理和控制資料，檢查資料手續(xù)是否完整、資料編寫是否規(guī)范，對不符合要求的資料及時反饋給責(zé)任人，定時整改好。施工項(xiàng)目的資料管理應(yīng)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級建立健全施工資料管理崗位責(zé)任制。

二、施工資料的組成

施工資料是以單位工程為組成單元，按專業(yè)類別進(jìn)行整理。每個工程根據(jù)其使用功能和建設(shè)規(guī)模確定了相應(yīng)的施工項(xiàng)目，每個專業(yè)都應(yīng)按照專業(yè)產(chǎn)生相應(yīng)的施工資料。根據(jù)工程形式的不同，還會產(chǎn)生更多的專業(yè)分部。各單位工程驗(yàn)收程序分檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）、單位工程四個驗(yàn)收層次。

三、施工資料的收集整理

施工單位的施工資料應(yīng)以各施工過程中形成的重要資料為主進(jìn)行收集、整理。一般可以分為幾個階段：①工程施工前的資料收集、整理；②施工過程中各分部工程資料的收集、整理；③施工竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理。具體主要包括1、施工技術(shù)管理文件；2、原材料、成品、半成品、復(fù)試報(bào)告；3、施工試驗(yàn)；4、見證記錄；5、施工記錄；6、測量復(fù)核及報(bào)驗(yàn)材料；7、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；8、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定及報(bào)驗(yàn)材料，包含檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）、單位工程的質(zhì)量評定；9、功能性試驗(yàn)；10、工程竣工驗(yàn)收資料；11、竣工圖等十一部分。

1、工程施工前收集、整理的資料

工程開工前，就應(yīng)收集工程動工審批表、施工許可證、地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖紙、開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等資料。其中施工組織設(shè)計(jì)是指導(dǎo)擬建工程施工全過程各項(xiàng)活動的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和組織的綜合性文件。施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)該在施工之前編制完成。施工組織設(shè)計(jì)編制完成后，應(yīng)該上報(bào)請企業(yè)主要技術(shù)負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)工程監(jiān)理審批后方能生效。資料員應(yīng)該認(rèn)真收集施工組織設(shè)計(jì)文件，同時還要收集企業(yè)負(fù)責(zé)人的審批報(bào)告及監(jiān)理報(bào)審表，這兩個報(bào)告是確定施工組織設(shè)計(jì)有效性的關(guān)鍵文件。

2、施工過程中各分部工程資料的收集、整理

各分部工程資料一般包括：1設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更洽商記錄；2、技術(shù)交底；3、原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和復(fù)試報(bào)告；4、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證記錄；5、施工記錄；6、測量復(fù)核及報(bào)驗(yàn)；7、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；8、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄等。

3、施工竣工資料的收集、整理

一項(xiàng)工程完成后，在收集整理好各個分部工程資料后，就要進(jìn)入竣工資料整理。（1）施工單位出具《工程竣工報(bào)告》，向監(jiān)理機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位報(bào)告工程已完成，要求進(jìn)入竣工驗(yàn)收程序，并提供全套施工技術(shù)資料交監(jiān)理機(jī)構(gòu)核查。監(jiān)理機(jī)構(gòu)核查技術(shù)資料和工程實(shí)體，認(rèn)為技術(shù)資料基本齊全、整理有序，工程實(shí)體已按設(shè)計(jì)、按合同要求完成后，交由建設(shè)單位在《工程竣工報(bào)告》上簽章，簽章后，工程進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段（2）收集監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察三方分別出具的竣工驗(yàn)收報(bào)告資料。（3）收集單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄：匯總表，工程質(zhì)量主要控制資料核查記錄、安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，觀感檢查記錄，實(shí)測實(shí)量記錄等。（4）編制竣工圖。其方法是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達(dá)到八成新以上，無油污、無磨損、圖字清晰，并在顯示標(biāo)題欄的頁面空白處加蓋竣工圖章后方可作為竣工圖，竣工圖編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)逐張簽字。然后由現(xiàn)場監(jiān)理工程師及總監(jiān)理工程師簽字方可歸檔。

四、施工資料歸檔與移交

（1）工程資料的歸檔文件必須是準(zhǔn)確系統(tǒng)，并能夠反映工程建設(shè)活動全過程的文件材料，歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

（2）工程資料的移交：工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套移交城建檔案館。且城建檔案館的資料必須是原件，以便今后查閱。

盡管基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定對建設(shè)工程竣工資料編制內(nèi)容和竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求，但由于種種原因，在工程竣工資料的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：

1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。

2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。

3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

4、竣工資料移交不及時。不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。

五、提高工程資料質(zhì)量的措施與對策：

1、加大宣傳，提高意識。在工程建設(shè)初期，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的檔案意識，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料；二是對專業(yè)檔案管理人員適當(dāng)進(jìn)行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開展。

3、健全制度，落實(shí)責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程資料的管理。

4、過程參與，同步管理。從工程建設(shè)籌劃開始，檔案人員就應(yīng)要求工程部門的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進(jìn)行登記，建立借閱制度。對在編制資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規(guī)范”、“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究給予解決。要嚴(yán)格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步。檔案工作人員要始終參與整個工程的建設(shè)和竣工工作驗(yàn)收全過程，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，從源頭保證編制資料的質(zhì)量。

建設(shè)工程資料管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及各個專