公司會(huì)議行政管理制度安排

公司會(huì)議行政管理制度安排1.背景為了規(guī)范公司的會(huì)議行政管理制度，提高會(huì)議效率，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體職員的會(huì)議行政管理。3.會(huì)議室預(yù)約管理3.1會(huì)議室預(yù)約方式公司內(nèi)部會(huì)議室使用需通過(guò)公司的信息系統(tǒng)或者人力資源部門進(jìn)行預(yù)約，嚴(yán)禁私自占用或在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下進(jìn)行使用。3.2會(huì)議室預(yù)留時(shí)間管理公司對(duì)會(huì)議室的預(yù)留時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格管理，在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)清理整理會(huì)議室，并按時(shí)將會(huì)議室還回給后續(xù)使用單位。3.3會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的使用需提前申請(qǐng)。使用完畢后，將設(shè)施設(shè)備原物返還并進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)。如有破損應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。4.會(huì)議議程管理4.1會(huì)議議程編制會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)議召開前規(guī)劃完畢。在會(huì)議開始之前，會(huì)議組織人員應(yīng)運(yùn)用公司信息系統(tǒng)、郵件通知等方式，將會(huì)議議程內(nèi)容告知與會(huì)人員。4.2會(huì)議記錄管理為了方便議程的記錄與歸檔，每個(gè)會(huì)議應(yīng)有專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄應(yīng)以文字形式進(jìn)行，并妥善保管。如需傳閱可通過(guò)公司的信息系統(tǒng)進(jìn)行傳遞。4.3會(huì)議其他匯報(bào)會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)議其他和匯報(bào)。其他內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果和后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃等。其他內(nèi)容應(yīng)以文字形式記錄并存檔。5.會(huì)議參與管理5.1會(huì)議參與的線上管理對(duì)于那些處于遠(yuǎn)程或不便前往的參與者，公司信息系統(tǒng)可提供遠(yuǎn)程參與選項(xiàng)。邀請(qǐng)參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前做好提前測(cè)試與聯(lián)絡(luò)工作。5.2會(huì)議參與的線下管理對(duì)于當(dāng)?shù)貐⒓拥膮⑴c者，應(yīng)提供足夠的信息以及需要的場(chǎng)所等。保證參與人員的身體健康、身體感覺以及座椅與桌子的指定。6.會(huì)議紀(jì)律管理6.1會(huì)議紀(jì)律規(guī)范為提高會(huì)議的效率，會(huì)議需要規(guī)范會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議的管理者具備構(gòu)建和維護(hù)會(huì)議紀(jì)律的權(quán)力。6.2會(huì)議禮儀管理參加者應(yīng)注意自己的儀態(tài)，各有自己應(yīng)遵守的儀程。例如：著裝規(guī)范、言行規(guī)范、時(shí)間達(dá)標(biāo)、尊重他人等。7.會(huì)議閉幕管理7.1會(huì)議閉幕程序會(huì)議結(jié)束時(shí)，組織人員應(yīng)發(fā)布會(huì)議結(jié)束的通知，并通知與會(huì)人員記錄會(huì)議討論的結(jié)果。如有需要，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行各項(xiàng)工作。若需要對(duì)以往的會(huì)議進(jìn)項(xiàng)深入教育，則應(yīng)及時(shí)發(fā)布相關(guān)文件與規(guī)定。8.會(huì)議效果評(píng)估組織人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議進(jìn)行效果評(píng)估，調(diào)查與會(huì)人員對(duì)會(huì)議情況的評(píng)價(jià)反饋，評(píng)估結(jié)果將用于下一次會(huì)議的改進(jìn)。9.附