揚(yáng)州大學(xué)檔案實(shí)體分類方案

揚(yáng)州大學(xué)檔案實(shí)體分類方案為了保證學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，依據(jù)國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T10-1994），特制定本方案。本方案由類目設(shè)置及標(biāo)識(shí)符號(hào)（含主表）、檔號(hào)編制方式、附則等三部分組成。一、類目設(shè)置及標(biāo)識(shí)符號(hào)檔案類目通常分為：一級(jí)類目、二級(jí)類目和三級(jí)類目。（一）一級(jí)類目及其標(biāo)識(shí)符號(hào)根據(jù)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)和載體特點(diǎn)，學(xué)校檔案分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)類、出版類、外事類、財(cái)會(huì)類、聲像類、實(shí)物類、人事類、人物類和征集類等15個(gè)一級(jí)類目。一級(jí)類目是檔案實(shí)體分類的最高層位。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，采用類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：“DQ”即“dangqun”（黨群）的簡(jiǎn)稱。其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：黨群類DQ主要包括：校（院）黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等黨群系統(tǒng)在工作中形成的文件材料。行政類XZ主要包括：校行政職能部門（教務(wù)、科研、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料和各學(xué)院除“黨群類”之外的文件材料。教學(xué)類JX主要包括：反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的文件材料（含學(xué)生學(xué)籍類文件材料）?？蒲蓄怟Y主要包括：科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料?；窘ㄔO(shè)類JJ主要包括：基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。儀器設(shè)備類SB主要包括：儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類CP主要包括：產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。出版類CB主要包括：出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。外事類WS主要包括：外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。財(cái)會(huì)類CK主要包括：財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。聲像類SX主要包括：以聲音、圖像為內(nèi)容，以磁性或感光材料為載體，可閱讀保存使用的文件材料。實(shí)物類SW主要包括：反映辦學(xué)歷史及成就的、可收藏保存的物品，包括獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌、印章、紀(jì)念品、禮品和字畫等。人事類RS主要包括：學(xué)校人事檔案室向檔案館移交的已故人員人事檔案材料。人物類RW主要包括：為學(xué)校事業(yè)發(fā)展作出了重大貢獻(xiàn)的師生員工、校友及知名人士的文件材料。征集類ZJ在檔案征集活動(dòng)中獲得的各類檔案材料包括校史資料等。（二）二級(jí)（或三級(jí)）類目設(shè)置及標(biāo)識(shí)符號(hào)二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為12、13……99，但不適用10、20……等帶“0”的數(shù)字。三級(jí)類目是在二級(jí)類目基礎(chǔ)上的細(xì)分和拓展，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。根據(jù)我校檔案管理工作的實(shí)際，二級(jí)（或三級(jí)）類目的設(shè)置及標(biāo)識(shí)如下：DQ黨群DQ11黨務(wù)綜合（各學(xué)院黨委綜合材料入此）DQ12紀(jì)檢監(jiān)察DQ13組織DQ14宣傳教育DQ15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此）DQ16工會(huì)（院工會(huì)工作材料入此）DQ17團(tuán)委（學(xué)生社團(tuán)材料、院團(tuán)委材料入此）XZ行政XZ11綜合（各學(xué)院綜合材料入此）XZ12人事（師資培養(yǎng)材料入此）XZ13審計(jì)（采購(gòu)辦材料入此）XZ14人武、保衛(wèi)XZ15國(guó)資、后勤XZ16檔案、圖書、文博XZ17學(xué)生工作JX教學(xué)JX11綜合（管理性文件材料入此）JX12研究生教育JX13全日制本科生教育JX14繼續(xù)教育KY科研KY11綜合（管理性文件材料入此）KY12課題申報(bào)、批復(fù)及研究、結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等材料KY13專利材料KY14軍工項(xiàng)目材料JJ基本建設(shè)JJ11綜合（管理性文件材料入此）JJ12維修工程JJ［13—n］按新建工程項(xiàng)目設(shè)置類目SB儀器設(shè)備SB11綜合（管理性文件材料入此）SB[12—n]按儀器設(shè)備名稱設(shè)置類目CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)CP11綜合CP[12—n]按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目（檔案實(shí)體由產(chǎn)品研發(fā)和生產(chǎn)單位保存）CB出版CB11綜合（管理性文件材料入此）CB12《揚(yáng)州大學(xué)報(bào)》（報(bào)紙）CB[13-n]按正式出版刊物名稱分類WS外事WS11綜合（管理性文件材料入此）WS12出國(guó)（境）文件材料（含學(xué)校組團(tuán)出訪的材料）WS13來(lái)校文件材料（含外籍教師材料）WS14國(guó)際合作與主辦、承辦、參加的國(guó)際會(huì)議材料WS15外國(guó)留學(xué)生工作材料（含學(xué)籍等）CK財(cái)會(huì)CK11綜合（管理性文件材料入此）CK12會(huì)計(jì)報(bào)表CK12.12財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)報(bào)表CK12.31后勤保障處會(huì)計(jì)報(bào)表CK12.32資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司會(huì)計(jì)報(bào)表CK12.33實(shí)驗(yàn)農(nóng)牧場(chǎng)會(huì)計(jì)報(bào)表CK13會(huì)計(jì)帳簿CK13.12財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)帳簿CK13.15基建財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿

CK13.21工會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿CK13.22國(guó)際交流服務(wù)中心財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿CK13.23校友會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿CK13.24教育發(fā)展基金會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿CK13.25鎮(zhèn)江高新技術(shù)研究院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿CK13.31后勤保障處會(huì)計(jì)帳簿CK13.32資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司會(huì)計(jì)帳簿CK13.33實(shí)驗(yàn)農(nóng)牧場(chǎng)會(huì)計(jì)帳簿CK14會(huì)計(jì)憑證CK14.12結(jié)報(bào)中心會(huì)計(jì)憑證

CK14.13瘦西湖校區(qū)財(cái)辦會(huì)計(jì)憑證CK14.14揚(yáng)子津校區(qū)財(cái)辦會(huì)計(jì)憑證

CK14.15基建財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證

CK14.21工會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證CK14.22國(guó)際交流服務(wù)中心財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證CK14.23校友會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證CK14.24教育發(fā)展基金會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證CK14.25鎮(zhèn)江高新技術(shù)研究院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證CK14.31后勤保障處會(huì)計(jì)憑證CK14.32資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司會(huì)計(jì)憑證CK14.33實(shí)驗(yàn)農(nóng)牧場(chǎng)會(huì)計(jì)憑證CK15工資清冊(cè)CK15.12財(cái)務(wù)處工資清冊(cè)CK15.31后勤保障處工資清冊(cè)CK15.32資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司工資清冊(cè)CK15.33實(shí)驗(yàn)農(nóng)牧場(chǎng)工資清冊(cè)SX聲像SX12-照片SX12.12——畢業(yè)生集體照SX12.13——學(xué)生個(gè)人信息采集照（或?qū)W位照）SX12.14——上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察的照片；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)我校干部師生的照片。學(xué)校舉辦的重要會(huì)議、活動(dòng)照片；學(xué)校舉辦和參加的重大賽事的照片SX12.15——學(xué)校重要外事活動(dòng)照片SX12.16——校園建筑物（含基建類照片）和校景照片SX12.17——校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子集體照；學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、院士和其他“著名人物”（列入“人物檔案”范疇）的標(biāo)準(zhǔn)照SX13-錄音帶SX14-錄像帶SX15-幻燈片SX16-磁盤SX17-影視膠片SX18-縮微膠片SX19-光盤SX19.12——照片SX19.13——學(xué)位論文SX19.14——圖紙、數(shù)據(jù)庫(kù)SX19.15——重要會(huì)議、重要活動(dòng)及電視新聞等SX19.16——其它SW實(shí)物SW12——獎(jiǎng)狀SW13——證書SW14——獎(jiǎng)牌SW15——錦旗SW16——禮品SW17——字畫SW18——印章SW19——其它（包括學(xué)校在重大活動(dòng)中制作的有保存價(jià)值的紀(jì)念品、屬于學(xué)校所有的各類文物或其它反映學(xué)校歷史面貌的重要物件）RS人事學(xué)校人事檔案室向檔案館移交的已故人員人事檔案RW人物RW12生平傳記材料RW13創(chuàng)作材料RW14公務(wù)活動(dòng)材料RW15個(gè)人信函RW16經(jīng)濟(jì)材料RW17社會(huì)評(píng)價(jià)材料RW18聲像材料RW19實(shí)物材料ZJ征集ZJ11文書類ZJ12聲像類ZJ13實(shí)物類二、檔號(hào)編制方式檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)和排架的依據(jù)，反映檔案的分類體系和物理位置。檔號(hào)通常由全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、件號(hào)組成。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、件號(hào)之間用連接符號(hào)“-”連結(jié)。“全宗號(hào)”根據(jù)本單位全宗編號(hào)來(lái)確定。我校共設(shè)有七個(gè)全宗號(hào)：01號(hào)全宗，指揚(yáng)州大學(xué)檔案全宗；02號(hào)全宗，指原揚(yáng)州師范學(xué)院及其前身檔案全宗；03號(hào)全宗，指原江蘇農(nóng)學(xué)院及其前身檔案全宗；04號(hào)全宗，是指原揚(yáng)州工學(xué)院及其前身檔案全宗；05號(hào)全宗，是指原揚(yáng)州醫(yī)學(xué)院及其前身全宗；06號(hào)全宗，指江蘇水利?？茖W(xué)校及其前身檔案全宗；07號(hào)全宗，指江蘇商業(yè)專科學(xué)校及其前身檔案全宗?！澳甓忍?hào)”是指歸檔材料形成年份，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。“分類號(hào)”