秘書(shū)商務(wù)活動(dòng)管理之新聞發(fā)布會(huì)、參觀接待、協(xié)調(diào)矛盾

秘書(shū)商務(wù)活動(dòng)管理之新聞發(fā)布會(huì)、參觀接待、協(xié)調(diào)矛盾1.新聞發(fā)布會(huì)又稱記者招待會(huì)，它是政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問(wèn)，由專人回答問(wèn)題的一種活動(dòng)。新聞發(fā)布會(huì)是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報(bào)道的行之有效的手段。2.新聞發(fā)布會(huì)大致有發(fā)布某一消息、說(shuō)明某一活動(dòng)、解釋某一事件等類型。3.新聞發(fā)布會(huì)十分強(qiáng)調(diào)禮儀規(guī)范，其核心是誠(chéng)，真誠(chéng)地面對(duì)新聞?dòng)浾撸钩堑墓寂c組織機(jī)構(gòu)相關(guān)的信息。4.新聞發(fā)布會(huì)的程序宣布開(kāi)始→發(fā)布新聞或消息→答記者問(wèn)→宣布結(jié)束→提示會(huì)后安排5、準(zhǔn)備工作如下：（1）確定被邀請(qǐng)記者的范周該邀請(qǐng)哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來(lái)決定。如事件涉及全國(guó)，則要邀請(qǐng)全國(guó)性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請(qǐng)當(dāng)?shù)匦侣剢挝坏挠浾?；如事件涉及到專門(mén)業(yè)務(wù)，就需邀請(qǐng)專業(yè)新聞單位的記者。一般說(shuō)來(lái)，邀請(qǐng)記者的覆蓋面要廣，各方新聞機(jī)構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報(bào)紙、雜志記者，還要有電臺(tái)和電視臺(tái)的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有攝影記者。（2）確定時(shí)間和場(chǎng)所確定記者招待會(huì)的日期，一是要及時(shí)，當(dāng)新產(chǎn)品、新政策出臺(tái)前夕及時(shí)舉行，或組織單位受到指責(zé)、誤解時(shí)及時(shí)舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當(dāng)避開(kāi)重大會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)，如全國(guó)人民代表大會(huì)會(huì)議期間、奧運(yùn)會(huì)期間、新聞界和公眾的注意力集中于它們，作為一個(gè)一般的社會(huì)組織相比之下居次要地位，不易被公眾廣泛接受。記者招待會(huì)在何處舉行，要根據(jù)會(huì)議的主題來(lái)確定，如果是一般情況，可以在本組織單位的會(huì)議室、接待室舉行或租用賓館、招待所、或赴外地舉行；如果是希望造成全國(guó)性影響的，則可以赴首都或大都市租用場(chǎng)地舉行。（3）確定主持人和發(fā)言人出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺(tái)的問(wèn)題，這對(duì)主持人和發(fā)言人都提出了很高的要求。記者招待會(huì)一般由公關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或辦公室主任、秘書(shū)長(zhǎng)等主持。主持人負(fù)責(zé)介紹主題及基本情況，其措詞講究典雅面有力，風(fēng)趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔(dān)任，要求熟悉全面情況、頭腦機(jī)敏、有較高文化修養(yǎng)和風(fēng)度、語(yǔ)言表達(dá)能力答的特殊會(huì)議。（4）準(zhǔn)備發(fā)言材料和布置會(huì)場(chǎng)為了使參加會(huì)議的記者們對(duì)舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問(wèn)題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負(fù)責(zé)招待會(huì)的秘書(shū)部門(mén)一定要準(zhǔn)備好必要的資料。資料應(yīng)包括會(huì)議程序、領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言材料，送給記者的有關(guān)資料、單位對(duì)問(wèn)題的理解、認(rèn)識(shí)和感受等方面的文字資料。會(huì)議要選擇交通便利、安靜而無(wú)噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會(huì)議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會(huì)，可使用長(zhǎng)方形的桌子，并分別標(biāo)明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫(xiě)明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人還應(yīng)設(shè)置標(biāo)明職務(wù)的姓名牌，以便記者識(shí)別。如邀請(qǐng)的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現(xiàn)混亂和不愉快。準(zhǔn)備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。（5）制作經(jīng)費(fèi)預(yù)算費(fèi)用應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會(huì)的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。其費(fèi)用項(xiàng)目一般有租場(chǎng)費(fèi)、印刷費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、茶點(diǎn)費(fèi)、禮品費(fèi)、文具費(fèi)、郵費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)等。（6）組織會(huì)議秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人如擔(dān)任主持人，其職責(zé)是把握會(huì)議的主題，別使大家離題太遠(yuǎn)，發(fā)言人講完后，主持人要引導(dǎo)記者踴躍提問(wèn)，遇到冷場(chǎng)時(shí)，可用輕松、幽默的語(yǔ)言活躍氣氛，提高記者們提問(wèn)的興趣和勇氣；遇到記者競(jìng)相提問(wèn)時(shí)，應(yīng)控制提問(wèn)時(shí)間，避免提重復(fù)的問(wèn)題，以提高會(huì)議效率。記者招待會(huì)的時(shí)間一般控制在二小時(shí)之內(nèi)。（7）參觀活動(dòng)安排如有條件，記者招待會(huì)前后可以配合招待會(huì)主題組織記者進(jìn)行參觀活動(dòng)，如觀看設(shè)施、實(shí)物、成果展覽、模型、圖片等給記者創(chuàng)造實(shí)地采訪、攝影、錄像的機(jī)會(huì)，增加記者對(duì)會(huì)議主題的感性認(rèn)識(shí)。（8）小型宴請(qǐng)安排如果必要，可以在招待會(huì)或參觀活動(dòng)后，邀請(qǐng)記者參加午餐或晚餐，以進(jìn)一步進(jìn)行溝通。（9）收集有關(guān)新聞報(bào)道記者招待會(huì)舉行后