關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討獲獎(jiǎng)科研報(bào)告【摘要】隨著現(xiàn)代科技水平的不斷發(fā)展，高科技開始應(yīng)用于很多領(lǐng)域。目前，在我國事業(yè)單位的檔案信息化管理中，科技就發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用。檔案管理對于一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展與運(yùn)行有相當(dāng)重要的作用，需要事業(yè)單位高層管理者的關(guān)注與重視。我國檔案的現(xiàn)行處理方式在某些方面還存在一些問題，本文將就我國目前的事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展方面展開討論與分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)與發(fā)展

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程加快，致使需要整理存檔的資料也日益增多。檔案對于發(fā)展的意義重大，對于領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的最終決策、人才的培養(yǎng)與考核都有著十分重要的作用，無法高效整理這些資源與檔案，會(huì)直接阻礙工作的順利開展。隨著信息化建設(shè)的步伐不斷加快，將信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案整理歸納工作，能夠更快更好地處理問題，提升檔案管理的工作效率。

1檔案管理的信息化

1.1檔案的內(nèi)涵

檔案，就是一種記載事物的載體。具體來說，就是在社會(huì)生產(chǎn)生活的活動(dòng)中所形成的一些具有保存價(jià)值的材料。一言以蔽之，就是一種歷史記錄。在中國歷史上存在很多檔案，比如現(xiàn)存的一些歷史價(jià)值極高的文獻(xiàn)資料。我國現(xiàn)存最古老的檔案，就是我們?nèi)穸际煜さ囊环N文字——甲骨文。甲骨文記載了商周時(shí)期的很多歷史事件，這就是一種最簡單的檔案，它是以文字的形式承載的。目前，也有很多檔案是以磁帶、光盤、錄像或是視頻記載的，都屬于檔案。事業(yè)單位的檔案管理，不僅僅是為了保存資料，而且為在保存下來的資料中尋求經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并給事業(yè)單位的發(fā)展予以一定的幫助，進(jìn)而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

1.2檔案管理的信息化

隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，我國目前的檔案管理也進(jìn)入了信息化時(shí)代。所謂信息化，就是指事業(yè)單位對檔案的整理、收集、分類、統(tǒng)計(jì)、保存、管理以及應(yīng)用等等一系列程序的實(shí)施，都將通過現(xiàn)行的高科技來控制與實(shí)施。這在目前來說，是一件極其普遍的事情。在我國其他的社會(huì)行業(yè)內(nèi)，信息化管理早已成為屢見不鮮的事實(shí)[1]。盡管在事業(yè)單位的檔案管理中信息化的實(shí)施發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用，但是目前仍然存在一系列問題，亟須引起相關(guān)部門與企業(yè)的重視，盡快提出合理、科學(xué)的解決方案。

2當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案的信息化管理中存在的問題

2.1檔案信息化的設(shè)備缺乏

事業(yè)單位檔案的信息化管理需要非常先進(jìn)的科技設(shè)備。只有擁有先進(jìn)的信息化設(shè)備，才能更好地對信息資料進(jìn)行收集與整理。因此，在購買檔案管理所需的信息化設(shè)備時(shí)，需要采購部門在采購之前就做好必要的前提準(zhǔn)備，要對所選購的設(shè)備相當(dāng)熟悉。目前，在各單位的設(shè)備采購中，就存在諸多問題。一方面，采購人員對所需購買的設(shè)備不熟悉，因此可能會(huì)影響購買回來的信息化設(shè)備的質(zhì)量。另一方面，主要因?yàn)檫@些設(shè)備的費(fèi)用過高，而單位內(nèi)部在采購環(huán)節(jié)所準(zhǔn)備的預(yù)備資金往往所占比例較少。因此，造成了目前設(shè)備嚴(yán)重不足的問題，有的單位即使擁有設(shè)備也往往不是市場上最先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，很難滿足檔案信息化管理的需要。

2.2檔案管理不統(tǒng)一

在現(xiàn)行階段，我國各大單位的檔案管理都存在這樣一個(gè)問題，就是相關(guān)部門對管理工作沒有制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)矩不成方圓，沒有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化，管理深層次的工作就不能順利開展。目前我國檔案管理的信息搜集、整理以及利用的能力都比較差，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，整理以前煩瑣的檔案工作，對在職人員來說是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作不統(tǒng)一，影響目前我國的檔案信息化管理。

2.3檔案信息化管理人員的專業(yè)水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，在主觀因素上，最需要檔案管理人員整體素質(zhì)的專業(yè)化。管理人員要對檔案的管理工作流程相當(dāng)熟悉，能夠操作先進(jìn)技術(shù)參與管理工作的新設(shè)備。但目前存在的一個(gè)比較嚴(yán)重的問題就是檔案管理工作人員自身素質(zhì)不高，知識層次較低，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約我國事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展與進(jìn)步[2]。

3關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1加強(qiáng)設(shè)備更新

技術(shù)企業(yè)要加大對技術(shù)的更新與開發(fā)。基于目前我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化必然要逐漸進(jìn)步發(fā)展。因此，企業(yè)要抓住此次機(jī)遇，重點(diǎn)加大技術(shù)的更新與進(jìn)步，為現(xiàn)行檔案管理工作的信息化實(shí)施提供先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，不斷補(bǔ)充與完善企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。

3.2建立完善的事業(yè)單位檔案信息化管理制度

3.2.1建立檔案管理制度

沒有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化，深層次的管理工作就不能開展。因此，科學(xué)化的管理對事業(yè)單位的信息化管理有非常重要的作用。所以，事業(yè)單位要建立完善的管理制度體系，建立各項(xiàng)管理工作的規(guī)章制度。比如，要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立電子文件的歸檔制度以及科學(xué)合理的流程審批制度。同時(shí)，對檔案的歸檔要先容它價(jià)值再歸檔。

3.2.2建立賞罰制度

事業(yè)單位要根據(jù)工作人員的績效來考核。要在事業(yè)單位內(nèi)部建立相應(yīng)的賞罰制度。對待工作認(rèn)真，沒有操作失誤的工作人員，應(yīng)該給予一定的鼓勵(lì)與表揚(yáng)。而對那些工作態(tài)度不認(rèn)真，因嚴(yán)重的操作失誤而造成事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益損失甚至是人員傷亡事件的人員，除了應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任外，還要接受單位的批評，以達(dá)到管理的目的。

3.3培訓(xùn)人才隊(duì)伍

檔案管理工作的人員，自身的素質(zhì)不高，知識層次不高，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約檔案的信息化管理的良性發(fā)展與進(jìn)步。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對在職人才隊(duì)伍的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平與自身素質(zhì)。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的教師，在單位內(nèi)部開展相關(guān)的專題講座。除此之外，也應(yīng)該開展對在職工作人員的實(shí)習(xí)培訓(xùn)，充分利用各種積極有效的教學(xué)資源，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)與鍛煉[3]。

3.4加強(qiáng)管理人員的安全技術(shù)以及安全意識

對于事業(yè)單位檔案的管理，除了管理制度的規(guī)范，設(shè)備技術(shù)的更新外，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員安全管理意識的宣傳。信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位使用多媒體技術(shù)對員工進(jìn)行灌輸教育、導(dǎo)入培訓(xùn)、廣而告知，從而形成濃厚的輿論氛圍。員工目前普遍存在的僥幸心理、自負(fù)心理、投機(jī)心理、浮躁心理以及麻痹心理等等消極因素，都需要及時(shí)排解與消除。事業(yè)單位要加強(qiáng)安全管理意識的宣傳，使員工在參與中潛移默化地接受新的安全價(jià)值觀，并逐漸用以指導(dǎo)自己的行動(dòng)。

3.5管理者要重視信息技術(shù)的管理與系統(tǒng)安全

信息化時(shí)代的發(fā)展，使信息技術(shù)充斥在我們社會(huì)生活的方方面面。隨著我們對信息技術(shù)信賴程度的加強(qiáng)與使用頻率的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題也頻繁發(fā)生。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，就目前來看，存在很多的隱患問題。主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身存在諸多的不安全因素，加上一些人為的、故意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題較多。

4結(jié)語