專(zhuān)職秘書(shū)在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用

專(zhuān)職秘書(shū)在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用專(zhuān)職秘書(shū)在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用一、概述.醫(yī)學(xué)秘書(shū)的概念在歐美國(guó)家，醫(yī)學(xué)秘書(shū)是指受聘于各類(lèi)醫(yī)院、醫(yī)生個(gè)人、政府醫(yī)療保健部門(mén)、大公司的衛(wèi)生部門(mén)、生活醫(yī)藥醫(yī)療用品的大公司、醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)和醫(yī)藥圖書(shū)出版布部門(mén)等處的秘書(shū)。這類(lèi)秘書(shū)主要的職責(zé)和任務(wù)是：與病人預(yù)約就診時(shí)間，辦理病人的就診手續(xù)，為醫(yī)生制定的就診病人聯(lián)絡(luò)會(huì)診醫(yī)院，醫(yī)療文件書(shū)寫(xiě)，審核醫(yī)療保險(xiǎn)等，醫(yī)學(xué)秘書(shū)要具備良好的醫(yī)德、較多的醫(yī)學(xué)知識(shí)和熟悉工作程序，并掌握會(huì)計(jì)、保險(xiǎn)方面的知識(shí)和技能，到專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)學(xué)校學(xué)習(xí)，通過(guò)考試獲得合格證書(shū)。.本院專(zhuān)職秘書(shū)情況本院是大型綜合型教學(xué)醫(yī)院，年門(mén)診量達(dá)250萬(wàn)人次，年住院量達(dá)100萬(wàn)人次，近十年來(lái)，患者需求不斷增多，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，床位達(dá)5000張，醫(yī)護(hù)人員的工作量日益增加，工作時(shí)間處于飽和狀態(tài)，醫(yī)患需求失衡。除了處理臨床業(yè)務(wù)之外，還有大量事務(wù)性工作需要處理，一些非醫(yī)療性質(zhì)的工作占了一定的比例，這些工作增加了醫(yī)護(hù)人員體力和精神上的負(fù)擔(dān)。為了給臨床醫(yī)護(hù)人員減壓，為臨床科室專(zhuān)門(mén)承當(dāng)非醫(yī)療性質(zhì)工作，使其有更多的精力和時(shí)間投入到醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理工作中，減少繁瑣的行政事務(wù)性工作的壓力，進(jìn)步管理質(zhì)量和業(yè)務(wù)程度，實(shí)現(xiàn)人才效益的最大化，為專(zhuān)家裝備專(zhuān)職秘書(shū)，代其處理可替代性工作的需求應(yīng)運(yùn)而生。然而受醫(yī)院人事編制、職業(yè)開(kāi)展空間的影響，醫(yī)生秘書(shū)這個(gè)職業(yè)需求旺盛但推廣難。結(jié)合自身特點(diǎn)，本院于2002年建立了有自身特色的專(zhuān)職秘書(shū)體系，局部臨床科室裝備了專(zhuān)職秘書(shū)，到目前為止，所有臨床科室均裝備了專(zhuān)職秘書(shū)。二、功能職責(zé)醫(yī)院專(zhuān)職秘書(shū)定位于科室秘書(shū)，從效勞對(duì)象來(lái)說(shuō)，有別于私人秘書(shū)或者辦公室秘書(shū)，除了主要效勞于專(zhuān)家教授、科室主任、技術(shù)骨干外，同時(shí)也需要協(xié)助科室其他醫(yī)護(hù)人員，以及配合醫(yī)院和各個(gè)行政職能部門(mén)，一起做好協(xié)調(diào)管理工作。1.科室管理方面〔1〕幫助搜集整理科室各類(lèi)各級(jí)人員的信息資料，建立科室人力資源檔案資料并定期進(jìn)展維護(hù)?！?〕認(rèn)真地做好科室內(nèi)部、院內(nèi)和院外會(huì)議準(zhǔn)備工作，并做好記錄，會(huì)后及時(shí)整理。.醫(yī)療、教學(xué)、科研方面〔1〕幫助科室搜集病人資料、入院病人的登記預(yù)約和出院病人隨訪?！?〕建立患者投訴、醫(yī)療糾紛記錄本，搜集、整理意見(jiàn)和建議，協(xié)助科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理，并本文由論文聯(lián)盟搜集整理記錄處理結(jié)果?！?〕協(xié)助科室負(fù)責(zé)人和教學(xué)辦公室安排科內(nèi)教學(xué)場(chǎng)地，提早準(zhǔn)備教具，制作相應(yīng)教學(xué)課件，協(xié)助安排研究生論文辯論工作，并負(fù)責(zé)教學(xué)檔案和各種教學(xué)資料的日常整理和維護(hù)。〔4〕及時(shí)發(fā)布科研信息，提醒醫(yī)護(hù)人員申報(bào)各級(jí)各類(lèi)基金課題和科研成果獎(jiǎng)，安排好科室各項(xiàng)學(xué)術(shù)活動(dòng)，搜集整理科室重點(diǎn)學(xué)科建立和申報(bào)資料。.科室日常工作和考勤〔1〕協(xié)助科室負(fù)責(zé)人做好醫(yī)護(hù)人員考勤記錄，記錄休假及補(bǔ)休時(shí)間，定期向科室負(fù)責(zé)人報(bào)告缺勤事件?！?〕協(xié)助科室負(fù)責(zé)人書(shū)寫(xiě)申請(qǐng)、報(bào)告及收發(fā)通知，科室負(fù)責(zé)人審核簽核后，送至醫(yī)院相關(guān)部門(mén)或指導(dǎo)，及時(shí)向科室負(fù)責(zé)人反潰〔3〕及時(shí)向科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)匯報(bào)科室發(fā)生的突發(fā)事件，按時(shí)完成醫(yī)指導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)和科室負(fù)責(zé)人臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù)。.信息交流、傳遞及反應(yīng)〔1〕協(xié)助醫(yī)院行政部門(mén)發(fā)布各種信息。〔2〕建立文件收發(fā)登記本，負(fù)責(zé)科室信件的收發(fā)、登記和管理。〔3〕公務(wù)登記，及時(shí)聯(lián)絡(luò)相關(guān)人員?！?〕協(xié)助護(hù)士長(zhǎng)對(duì)患者進(jìn)展?jié)M意度調(diào)查，及時(shí)對(duì)信息分析反潰三、作用及效果.根據(jù)臨床科室需求合理安排秘書(shū)入職本院招收的專(zhuān)職秘書(shū)來(lái)自不同的專(zhuān)業(yè)，包括醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、電子商務(wù)、信息管理、外語(yǔ)等。在秘書(shū)招聘之前，由科室向人事科提出申請(qǐng)，人事科根據(jù)每個(gè)科室需要專(zhuān)職秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)、業(yè)務(wù)技能等進(jìn)展調(diào)研，由醫(yī)院對(duì)秘書(shū)進(jìn)展統(tǒng)一培訓(xùn)、考核，將條件相符的秘書(shū)合理地分配到相應(yīng)科室，既滿足了臨床科室的特殊需求，又充分發(fā)揮專(zhuān)職秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和各項(xiàng)技能，對(duì)科室的開(kāi)展和專(zhuān)職秘書(shū)的價(jià)值表達(dá)都有很大的幫助。.優(yōu)化臨床科室事物流程，保證更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療護(hù)理醫(yī)院尤其是教學(xué)醫(yī)院，作為高技術(shù)、高人才密集型單位，一方面醫(yī)護(hù)人員要面對(duì)患者，要保證醫(yī)療質(zhì)量;另一方面又要進(jìn)展教學(xué)和科研，還有其他行政工作，醫(yī)護(hù)人員需要更多的時(shí)間、更大的空間。因此，專(zhuān)職秘書(shū)體系應(yīng)運(yùn)而生，從臨床科室反應(yīng)，醫(yī)護(hù)有更多的時(shí)間與患者溝通，不僅可以較少醫(yī)療糾紛，同時(shí)有更多的時(shí)間進(jìn)展學(xué)術(shù)研究。.信息傳達(dá)及反應(yīng)質(zhì)量，進(jìn)步效率隨著醫(yī)院的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院各臨床科室床位擴(kuò)張，科室人員增加，各種新技術(shù)新業(yè)務(wù)逐步開(kāi)展，各科室之間有了更多的聯(lián)絡(luò)和交流，專(zhuān)職秘書(shū)將科室內(nèi)部信息和醫(yī)院下達(dá)的各項(xiàng)政策及決定快速、準(zhǔn)確、有效地傳遞給科室人員，使科室人員及時(shí)理解科室醫(yī)院各項(xiàng)政策和規(guī)定，加快了信息的傳遞和反應(yīng)速度，保證了醫(yī)院各項(xiàng)政策精神在臨床科室的透明化，讓科室人員及時(shí)理解醫(yī)院動(dòng)向和開(kāi)展，保證醫(yī)療護(hù)理工作的正常進(jìn)展，加大醫(yī)院行政部門(mén)的執(zhí)行力。四、體會(huì)我院建立專(zhuān)職秘書(shū)體系十余年，完成了大量的行政事務(wù)性工作，如科室人員信息檔案管理、醫(yī)院文件傳遞、科室各種數(shù)據(jù)整理、出院病人隨訪等，尤其在全國(guó)百佳醫(yī)院評(píng)審、三甲醫(yī)院評(píng)審、醫(yī)療質(zhì)量管理年、國(guó)家重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)、各專(zhuān)科學(xué)術(shù)年會(huì)、科研、教學(xué)、職稱(chēng)評(píng)審等工作中起到非常重要的作用，真正把學(xué)科學(xué)術(shù)領(lǐng)頭人、教授及科室指導(dǎo)等從繁瑣的行政非臨床事務(wù)中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了人力資源專(zhuān)業(yè)化的目的。專(zhuān)職秘書(shū)在工作過(guò)程中逐漸形成一套專(zhuān)門(mén)的工作流程，行動(dòng)快、效率高，起到事半功倍的效果，在科室與科室人員之間、各科室之間、科室與醫(yī)院行政部門(mén)之間起到橋梁作用。專(zhuān)職秘書(shū)體系的建立，確實(shí)為醫(yī)院和科室的快速開(kāi)展，起到了很大的輔助作用。但專(zhuān)職秘書(shū)的工作和效果量化，是否可以引進(jìn)職業(yè)經(jīng)理人的培訓(xùn)形式或其他管理形式，尚需要進(jìn)一步討論研究。臨床專(zhuān)職秘書(shū)并不是一件簡(jiǎn)單的工作，它不僅要求從業(yè)者有醫(yī)學(xué)背景，還需要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和溝通才能，再加上這