物業(yè)公司辦公用品管理制度

物業(yè)公司辦公用品管理制度一、制度目的為了規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的采購、使用、保管和報廢等相關(guān)事宜，保證公司資產(chǎn)安全和辦公工作的正常進行，特制定本管理制度。二、制度適用范圍本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)所有辦公用品的采購、使用、保管和報廢等相關(guān)事宜。同時，公司所有部門及職工都應(yīng)當遵守本制度。三、基本原則節(jié)約用品，嚴格控制采購。合理使用，確保辦公用品得到合理的利用。合法保管，加強資產(chǎn)保護。嚴格管理，制定日常管理、維修保養(yǎng)、報廢或更新等相應(yīng)的制度和規(guī)定，做到管理有法可依，使用有度可依，保管有責可依。四、采購管理采購管理范圍公司內(nèi)部所有辦公用品的采購均需在財務(wù)部進行審核確認后進行。采購方式（1）公司內(nèi)部采購方式主要用傳真、電話、網(wǎng)上購物等方式進行，采購人員需至少三種途徑進行比價。（2）如需外部采購，則需經(jīng)過采購部門總負責人審批，審批同意后進行采購，外部采購金額超過公司規(guī)定的金額需統(tǒng)一報財務(wù)部進行審核確認。采購原則（1）采購應(yīng)按照業(yè)務(wù)需要進行，做到“合理、合法、合規(guī)、經(jīng)濟”。（2）采購商品須具有保修、包退、保修范圍內(nèi)免費上門服務(wù)或寄送服務(wù)等售后服務(wù)承諾性。（3）采購金額應(yīng)在規(guī)定范圍之內(nèi)，不能超出預算。采購記錄管理（1）經(jīng)過審核確認的采購需在采購記錄中進行登記，如需報銷，則需在報銷申請中進行登記。（2）采購記錄需保存至少兩年，方便查詢和做后期評估。五、使用管理辦公用品領(lǐng)用（1）辦公用品需經(jīng)過領(lǐng)用審批，領(lǐng)用人需進行個人簽字確認。（2）辦公用品領(lǐng)用時間應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行，嚴禁私自領(lǐng)用公司辦公物品。辦公用品使用（1）應(yīng)按照使用說明和方法來使用，避免造成不必要的損壞。（2）如有辦公用品故障或損壞，需及時進行報備，并盡快進行維修或更換。辦公用品保養(yǎng)（1）辦公用品必須保持清潔整齊，定期擦拭和保養(yǎng)設(shè)備。（2）辦公用品的使用壽命一般為兩年，相應(yīng)的耗材為一個季度，需在相應(yīng)的時間段檢查、維護和更換。六、保管管理辦公用品存放（1）公司辦公室內(nèi)應(yīng)設(shè)定專門的存放點。（2）存放點應(yīng)保證通風、防潮、避光、清潔衛(wèi)生優(yōu)良。辦公用品標識（1）辦公用品應(yīng)制作標識標明公司名稱、購買時間、數(shù)量等相關(guān)信息。（2）定期清點辦公用品，并進行登記。辦公用品定期點檢（1）定期檢查辦公用品的狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，需及時上報主管領(lǐng)導并重新制定采購計劃。（2）對于長時間未被使用的辦公用品，應(yīng)按照公司相關(guān)要求進行妥善保管或報廢處理。辦公用品保險（1）公司內(nèi)部所有辦公用品都應(yīng)進行相應(yīng)的保險，確保資產(chǎn)安全。（2）保險金額應(yīng)根據(jù)實際情況進行，保險單應(yīng)在保險期限內(nèi)，及時納入保險文件進行保存。七、報廢管理辦公用品報廢銷毀（1）檢查報廢的辦公用品是否存在商業(yè)敏感信息，需進行合法銷毀處理。（2）對于不屬于敏感信息的物品進行分類清除，收回備注登記。辦公用品更新（1）辦公用品超過使用壽命或已無法維修時需進行更新。（2）根據(jù)采購計劃及時進行更新，需審核確認后進行。八、違規(guī)處理規(guī)定違反本規(guī)定的，視情形給予警告、嚴重者停職、調(diào)崗、解除勞動合同等處理。對于私自拿走辦公用品、私自購置辦公用品等行為，給予嚴厲處理，并給予紀律處分。九、制度的監(jiān)督與改進物業(yè)服務(wù)部定期對公司辦公用品管理制度的實施進行檢查，提出問題并制定整改措施。物業(yè)服務(wù)部及采購部門應(yīng)及時跟蹤市場流動信息及物品更新情況，針對實際需求不斷改進制度，以更好地發(fā)揮本制度的效能。十、附則本制度的解釋權(quán)歸物業(yè)服務(wù)部。本制度的