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物業(yè)公司辦公用品管理制度一、制度目的為了規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的采購、使用、保管和報廢等相關(guān)事宜,保證公司資產(chǎn)安全和辦公工作的正常進行,特制定本管理制度。二、制度適用范圍本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)所有辦公用品的采購、使用、保管和報廢等相關(guān)事宜。同時,公司所有部門及職工都應(yīng)當遵守本制度。三、基本原則節(jié)約用品,嚴格控制采購。合理使用,確保辦公用品得到合理的利用。合法保管,加強資產(chǎn)保護。嚴格管理,制定日常管理、維修保養(yǎng)、報廢或更新等相應(yīng)的制度和規(guī)定,做到管理有法可依,使用有度可依,保管有責可依。四、采購管理采購管理范圍公司內(nèi)部所有辦公用品的采購均需在財務(wù)部進行審核確認后進行。采購方式(1)公司內(nèi)部采購方式主要用傳真、電話、網(wǎng)上購物等方式進行,采購人員需至少三種途徑進行比價。(2)如需外部采購,則需經(jīng)過采購部門總負責人審批,審批同意后進行采購,外部采購金額超過公司規(guī)定的金額需統(tǒng)一報財務(wù)部進行審核確認。采購原則(1)采購應(yīng)按照業(yè)務(wù)需要進行,做到“合理、合法、合規(guī)、經(jīng)濟”。(2)采購商品須具有保修、包退、保修范圍內(nèi)免費上門服務(wù)或寄送服務(wù)等售后服務(wù)承諾性。(3)采購金額應(yīng)在規(guī)定范圍之內(nèi),不能超出預算。采購記錄管理(1)經(jīng)過審核確認的采購需在采購記錄中進行登記,如需報銷,則需在報銷申請中進行登記。(2)采購記錄需保存至少兩年,方便查詢和做后期評估。五、使用管理辦公用品領(lǐng)用(1)辦公用品需經(jīng)過領(lǐng)用審批,領(lǐng)用人需進行個人簽字確認。(2)辦公用品領(lǐng)用時間應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行,嚴禁私自領(lǐng)用公司辦公物品。辦公用品使用(1)應(yīng)按照使用說明和方法來使用,避免造成不必要的損壞。(2)如有辦公用品故障或損壞,需及時進行報備,并盡快進行維修或更換。辦公用品保養(yǎng)(1)辦公用品必須保持清潔整齊,定期擦拭和保養(yǎng)設(shè)備。(2)辦公用品的使用壽命一般為兩年,相應(yīng)的耗材為一個季度,需在相應(yīng)的時間段檢查、維護和更換。六、保管管理辦公用品存放(1)公司辦公室內(nèi)應(yīng)設(shè)定專門的存放點。(2)存放點應(yīng)保證通風、防潮、避光、清潔衛(wèi)生優(yōu)良。辦公用品標識(1)辦公用品應(yīng)制作標識標明公司名稱、購買時間、數(shù)量等相關(guān)信息。(2)定期清點辦公用品,并進行登記。辦公用品定期點檢(1)定期檢查辦公用品的狀態(tài),如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,需及時上報主管領(lǐng)導并重新制定采購計劃。(2)對于長時間未被使用的辦公用品,應(yīng)按照公司相關(guān)要求進行妥善保管或報廢處理。辦公用品保險(1)公司內(nèi)部所有辦公用品都應(yīng)進行相應(yīng)的保險,確保資產(chǎn)安全。(2)保險金額應(yīng)根據(jù)實際情況進行,保險單應(yīng)在保險期限內(nèi),及時納入保險文件進行保存。七、報廢管理辦公用品報廢銷毀(1)檢查報廢的辦公用品是否存在商業(yè)敏感信息,需進行合法銷毀處理。(2)對于不屬于敏感信息的物品進行分類清除,收回備注登記。辦公用品更新(1)辦公用品超過使用壽命或已無法維修時需進行更新。(2)根據(jù)采購計劃及時進行更新,需審核確認后進行。八、違規(guī)處理規(guī)定違反本規(guī)定的,視情形給予警告、嚴重者停職、調(diào)崗、解除勞動合同等處理。對于私自拿走辦公用品、私自購置辦公用品等行為,給予嚴厲處理,并給予紀律處分。九、制度的監(jiān)督與改進物業(yè)服務(wù)部定期對公司辦公用品管理制度的實施進行檢查,提出問題并制定整改措施。物業(yè)服務(wù)部及采購部門應(yīng)及時跟蹤市場流動信息及物品更新情況,針對實際需求不斷改進制度,以更好地發(fā)揮本制度的效能。十、附則本制度的解釋權(quán)歸物業(yè)服務(wù)部。本制度的
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