對(duì)加強(qiáng)成人教育檔案工作的思考

對(duì)加強(qiáng)成人教育檔案工作的思考

隨著我國(guó)高等學(xué)校教育改革不斷深入發(fā)展，成人教育檔案利用需求日益增長(zhǎng)。一是成人教育管理部門對(duì)成人教育檔案利用需求不斷增長(zhǎng)，如成人教育評(píng)估、擴(kuò)大成人教育招生規(guī)模、調(diào)整專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育檔案，以借鑒以往辦學(xué)成功的經(jīng)驗(yàn)，獲得準(zhǔn)確的信息。二是歷屆成人教育畢業(yè)生利用成人教育檔案的需求不斷增長(zhǎng)，出國(guó)留學(xué)、用人單位招聘、繼續(xù)求學(xué)深造、畢業(yè)證書丟失、補(bǔ)辦學(xué)歷學(xué)位證明等等，都需要查閱成辦教育檔案。

然而，學(xué)校成人教育檔案的管理并非盡如人意，忽略成人教育檔案管理的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，搞好成人教育檔案管理工作，是需要認(rèn)真研究探討的課題。

一、成人教育檔案的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

1、成人教育的三個(gè)特點(diǎn)

①社會(huì)性強(qiáng)學(xué)員多為在職在崗的工作人員,學(xué)員數(shù)量多、涉及面廣,層次參差不齊。②教育層次豐富，可以開(kāi)展?？啤⒈究粕踔链T士、博士等學(xué)歷教育,也可以根據(jù)崗位的需要進(jìn)行崗位技能培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)、職業(yè)教育、繼續(xù)教育等非學(xué)歷教育。③學(xué)習(xí)方式靈活多變，學(xué)員可以選擇函授、夜大、專業(yè)特色自考、專業(yè)證書后大專等不同的學(xué)習(xí)方式，同時(shí)還可以選擇脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、不脫產(chǎn)的學(xué)習(xí)方式。

2、工作特點(diǎn)決定了成人教育檔案內(nèi)容的龐雜，種類繁多

①有文書檔案,主要包括：教育行政主管部門下發(fā)的有關(guān)成人教育工作的政策、法律、法規(guī)等文件；院校下發(fā)的成人教育教學(xué)工作、專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)籍管理以及有關(guān)規(guī)章制度等方面的文件；成人教育規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、學(xué)員管理、時(shí)間及經(jīng)費(fèi)安排、獎(jiǎng)懲措施等方面的文件；其他有關(guān)文件。②有學(xué)籍檔案，包括學(xué)員入學(xué)登記、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)員成績(jī)總冊(cè)、在校學(xué)員名冊(cè)、學(xué)員學(xué)籍變更等材料。③有教學(xué)、教務(wù)檔案，包括成人教育各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)方法、課程設(shè)置要求及安排、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、教材選用、授課教師資歷及授課情況反饋等內(nèi)容。④有招生檔案，包括年度招生工作所涉及的學(xué)員報(bào)名、考試、錄取、收費(fèi)等方面的材料、表格，招生對(duì)比分析、招生工作總結(jié)等材料。⑤畢業(yè)學(xué)員檔案，包括畢業(yè)學(xué)員的選題答辯、畢業(yè)總結(jié)、學(xué)位評(píng)定及授予情況材料、畢業(yè)證的發(fā)放、領(lǐng)取簽字等內(nèi)容，還包括畢業(yè)學(xué)員專業(yè)工作情況的跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等。

3、成人教育檔案在管理中存在的三個(gè)問(wèn)題

①檔案散存、亂存現(xiàn)象嚴(yán)重。②檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重。由于人員的內(nèi)部調(diào)動(dòng)、部門的撤并調(diào)整，加上具體經(jīng)辦人員的升遷調(diào)動(dòng),檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象普遍存在，一人多專、數(shù)人一專的成人教育檔案缺失尤為嚴(yán)重。③檔案管理的模式陳舊，水平低下。仍沿用陳舊的管理方法，管理人員不專業(yè)，內(nèi)容單一，加上硬件條件的不足，查詢和使用方法落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足成人教育發(fā)展的要求。

二、當(dāng)前形勢(shì)下加強(qiáng)成人教育檔案工作的對(duì)策

1、抓意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄、管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)。尤其在高等學(xué)校，成人教育被許多領(lǐng)導(dǎo)看作“掙錢機(jī)器”，認(rèn)為成人教育只要能為學(xué)校掙來(lái)錢就是對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作最大的支持，是對(duì)學(xué)校發(fā)展最大的貢獻(xiàn)。在這種思想的左右下，許多高等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)根本不重視成人教育檔案的管理，檔案管理意識(shí)非常淡漠,比如些高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只強(qiáng)調(diào)長(zhǎng)期保存普高學(xué)生考試試卷,而對(duì)于成人教育學(xué)生考試試卷保存則不予重視,對(duì)普高生在校內(nèi)的一切活動(dòng)都能做詳細(xì)的紀(jì)錄并加以歸類，而對(duì)于成教學(xué)生的活動(dòng)卻不聞不問(wèn)，很少紀(jì)錄。因此，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開(kāi)展和有效利用，成為普通高校成人教育檔案管理工作很難適應(yīng)教育發(fā)展的重要原因領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把抓檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。

2、抓源頭

為了逐步實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，為今后考核成人教育質(zhì)量提供可靠依據(jù)，必須從日常工作的點(diǎn)滴做起，注意檔案平時(shí)的積累和保管，為日后檔案的利用打下良好的基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，在高等學(xué)校檔案管理工作中，成人教育檔案管理工作末能得到應(yīng)有的重視，部分高校在實(shí)際工作中忽視成人教育檔案的收集、整理，致使成人教育檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了成人教育檔案的開(kāi)發(fā)利用。有的學(xué)校在成人教育學(xué)生電子注冊(cè)工作中，由于檔案材料沒(méi)有按時(shí)立卷歸檔，因此給學(xué)生電子注冊(cè)工作帶來(lái)很多困難，不能按時(shí)完成上級(jí)交辦的學(xué)生電子注冊(cè)工作。高等學(xué)校必須加大成人教育三級(jí)檔案管理工作的力度，從檔案形成部門的源頭抓起，努力營(yíng)造人人關(guān)心、重視學(xué)校成人教育檔案管理工作的若氛圍，為日后檔案的管理打下良好的基礎(chǔ)。

3、抓制度

成人教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來(lái)龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎(chǔ)。要建立成人教育檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立歸檔范圍，建立各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成人人負(fù)責(zé)，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。

4、抓管理

改革傳統(tǒng)管理思維，建立檔案信息服務(wù)體系。隨著教育的改革和發(fā)展,高等學(xué)校檔案工作重點(diǎn)應(yīng)從以往收集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開(kāi)發(fā)、利用、服務(wù)為主，把主要精力放在提高檔案的利用、發(fā)揮檔案材料的價(jià)值和效益方面上來(lái)。此外，根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務(wù)體系是檔案信息社會(huì)化的要求，也是提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值的可靠保證。檔案信息服務(wù)體系是檔案信息社會(huì)化的產(chǎn)物，建立檔案信息服務(wù)體系的目的是根據(jù)檔案信息服務(wù)社會(huì)化、市場(chǎng)化的要求,加強(qiáng)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的合理分工和協(xié)作，提高檔案信息的傳遞能力和服務(wù)水平，滿足用戶多層次、不斷增長(zhǎng)的服務(wù)需求。

5、抓協(xié)調(diào)

成人教育檔案來(lái)源于各基層單位，產(chǎn)生于教學(xué)管理、學(xué)生行為管理等各項(xiàng)工作之中，成人教育檔案貫穿于學(xué)校成人教育管理工作的始終，需要各環(huán)節(jié)工作協(xié)同配合，更好地完成成人教育檔案的管理工作。第一是成人教育學(xué)院兼職檔案員與本單位三級(jí)兼職檔案員的協(xié)調(diào)配合。要主動(dòng)爭(zhēng)得三級(jí)檔案員的配合和支持，認(rèn)真指導(dǎo)檢查本單位現(xiàn)行文件的管理和立卷歸檔情況，從檔案形成部門的源頭抓起。第二是與本單位領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)和配合。主動(dòng)爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，督促領(lǐng)導(dǎo)做好文件材料的積累和歸檔工作。領(lǐng)導(dǎo)用過(guò)的文件材料要及時(shí)收回，合理保管。第三是與學(xué)校檔案部門的協(xié)調(diào)配合。要主動(dòng)接受學(xué)校檔案部門的檢查和指導(dǎo)，配合學(xué)校檔案部門的工作，按照學(xué)校的統(tǒng)一要求做好本單位的立卷歸檔工作。

6、抓硬件

為了適應(yīng)現(xiàn)代成人教育檔案資料大容量、繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應(yīng)，成人教育檔案管理必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的信息化與資源共享。現(xiàn)代化的管理手段，使之不但能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關(guān)檔案資料，而且能做到及時(shí)、省時(shí)，更好地為成人教育工作服務(wù)。