學(xué)年論文-對企業(yè)備用金的研究-大學(xué)論文

摘要備用金（國際上也稱暫定金額）是企業(yè)、機關(guān)、事業(yè)單位或其經(jīng)濟組織等撥付給非獨立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用，且事后需要報銷的款項。備用金的管理包括兩種：一是隨借隨用、用后報銷的非定額制度，另一種是定額備用金制度。備用金的需要量，也要經(jīng)過銀行核準(zhǔn)，包括在庫存現(xiàn)金的限額內(nèi)?？己似髽I(yè)資金周轉(zhuǎn)的快慢，是采用流動資金占用率來衡量，那么備用金占用的多少，直接影響著流動資金備用金業(yè)務(wù)在企業(yè)日常的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)中占有很大比重，應(yīng)指定專業(yè)人員管理，對備用金的預(yù)借和報銷，既要有利于企業(yè)各項經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的正常進行，又要建立必要的手續(xù)制度，并認(rèn)真執(zhí)行。在經(jīng)濟發(fā)展高速化的時代，企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展頻繁，加之人員更換及累計時間較長等諸多因素，企業(yè)往往會遭受一部分備用金損失，同時也讓備用金舞弊行為有空可鉆，這嚴(yán)重?fù)p害了我國的財經(jīng)法紀(jì)，直接影響了企業(yè)經(jīng)營活動的真實性、合法性和正常的市場經(jīng)濟秩序，同時也阻礙了現(xiàn)代企業(yè)制度改革的進程。因此，備用金管理是否科學(xué)合理關(guān)系到企業(yè)資金的使用效率、資金運轉(zhuǎn)安全性等問題?！娟P(guān)鍵詞】備用金現(xiàn)狀舞弊科學(xué)管理AbstractDeposit(alsoknownasinternationalprovisionalsum)isanenterprise,agency,institutionoritseconomicorganizationallocatedtotheindependentaccountingoftheinternalunitorstaffpreparefortravelexpenses,sporadicprocurement,retailspending,andlaterneedtosubmitanexpenseaccount.Depositmanagementincludestwokinds:oneisincreaseswiththeincreasingloanreimbursementafteruse,theuseofquotas,theotherisasystemofimprestfund.Approvedbythebankdepositrequirements,alsowantto,isincludedintheinventoryofcashwithinthequota.Assessmentofenterprisecapitalturnoverspeed,ismeasuredbyliquidityoccupancyrate,sodeposittakesuphowmuch,directimpactonliquidityoccupancyrate.Depositincashreceiptsandcashdisbursementsofbusinessenterprisedailybusinessoccupiesalargeproportion,shallappointprofessionalmanagement,advancesandreimbursementofdeposit,shouldnotonlybeneficialforthenormalconductofthebrokeragebusiness,andtobuildupthenecessaryproceduresystem,andseriouslyimplement.Inanageofhighspeedeconomicdevelopment,theenterprisebusinessdevelopmentfrequently,andpersonnelchangeandaccumulatedforalongtime,andmanyotherfactors,businessestendtobepartofthedepositlosses,atthesametimealsoletfreedepositfraudcandrill,theseriousdamagetothedisciplineoffinanceandeconomicsinChina,directlyaffecttheenterprisemanagementactivityofauthenticity,legality,andthenormalorderofmarketeconomy,butalsohinderedtheprocessofmodernenterprisesystemreform.Pettycashmanagementisscientificandreasonablerelationshiptotheenterprise,therefore,theuseoftheefficiencyoffunds,capitaloperationsafetyandotherissues.【keywords】pettycashfraudembezzlementScientificmanagement緒論企業(yè)因經(jīng)營發(fā)展的需要，需要在相關(guān)部門及相關(guān)崗位儲存一定數(shù)額的流動資金，以備應(yīng)急及日常月結(jié)使用。管好企業(yè)備用金有利于維護企業(yè)資產(chǎn)完整性，有效控制資金風(fēng)險，提高資金周轉(zhuǎn)何其使用效率。本文先簡單介紹了備用金的相關(guān)內(nèi)容，再從現(xiàn)有企業(yè)備用金管理現(xiàn)狀出發(fā),分析了造成備用金使用不合理,備用金回收情況不佳的原因和備用金舞弊行為，并提出了相應(yīng)的對策和建議,希望能夠?qū)ζ髽I(yè)科學(xué)管理備用金,減少備用金不合理支出,防范備用金舞弊行為，保證資金安全，提高資金使用效率有所幫助。一、備用金的管理備用金管理流程按要求填借款單注明借款用途借款人簽名按要求填借款單注明借款用途借款人簽名備用金借款管理按要求填借款單注明借款用途借款人簽名按要求填借款單注明借款用途借款人簽名備用金借款管理部門經(jīng)理審核并簽字是否工作需要借款金額是否合理 一般出差人 部門經(jīng)理審核并簽字是否工作需要借款金額是否合理總裁審批總裁審批財務(wù)總監(jiān)審核簽字財務(wù)總監(jiān)審核簽字財務(wù)經(jīng)辦人審核其前次借款是否已還清財務(wù)經(jīng)辦人審核其前次借款是否已還清 無備用金余額前次借款未還清經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)可以保持一定金額的周轉(zhuǎn)金余額 經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)可以保持一定金額的周轉(zhuǎn)金余額不予辦理借款財務(wù)經(jīng)辦人填制記賬憑證不予辦理借款財務(wù)經(jīng)辦人填制記賬憑證財務(wù)復(fù)核財務(wù)復(fù)核出納付款出納付款備用金管理是企業(yè)現(xiàn)金管理中的重要部分，管理好企業(yè)備用金對企業(yè)有重要意義。備用金的管理包括定額備用金制度和非定額備用金制度。備用金的核定預(yù)算單位未辦理日常的零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3～5天零星支付所需要的現(xiàn)金。每個預(yù)算單位根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小以及零星開支情況向財務(wù)部門提交備用金申請，財務(wù)部門依據(jù)預(yù)算單位的申請及具體情況核定其金額，再簽字批準(zhǔn)。1.定額備用金制度定額備用金制度指的是財務(wù)部門根據(jù)各部門的備用金使用情況，設(shè)定備用金的使用上限，并撥付相應(yīng)資金給各部門。在上限的適用范圍之內(nèi)，各部門自主使用備用金，一段時間后將使用的原始憑證匯總，定期向財務(wù)部門報賬，并補充備用金的使用上限。如果要撤銷備用金，各部門需將未報銷的原始憑證和未使用的備用金一同交予財務(wù)部門。如此有利于提高備用金的使用效率，簡化了備用金的報銷過程。適用于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)較多的單位。2.非定額備用金制度非定額備用金制度是指不設(shè)備用金的上限，隨借隨用隨報賬，且在該方法下，手續(xù)繁瑣，不利于提高備用金的使用效率。適用于規(guī)模較小、業(yè)務(wù)不多的單位用戶。備用金的提取1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務(wù)部門核定其零星開支便于管理；另一方面，憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。2、各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應(yīng)由企業(yè)部門經(jīng)理核準(zhǔn)。3、各部門零星備用金借支應(yīng)將取得的正式發(fā)票定期送到財務(wù)部門備用金管理人員（出納員）手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補充備用金。（三）備用金的保管1、備用金收支應(yīng)設(shè)置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經(jīng)理。2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。3、備用金賬戶應(yīng)做到逐月結(jié)清。4、出納人員應(yīng)妥善保管各種與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。（四）備用金的賬務(wù)處理企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位周轉(zhuǎn)使用的備用金，應(yīng)在“其他應(yīng)收款——備用金”賬戶核算，也可以單獨設(shè)置“備用金”賬戶核算；不得在“庫存現(xiàn)金”賬戶核算。1.定額備用金制度下的賬務(wù)處理定額管理指財會部門對經(jīng)常需要使用備用金的部門核定備用金定額，并按核定的定額支付備用金，定額備用金使用后報銷時，財會部門按照核準(zhǔn)的報銷金額付給現(xiàn)金，補足定額備用金額度。其核算過程如下：①按定額撥付備用金：借：其他應(yīng)收款——備用金貸：庫存現(xiàn)金②使用后報銷時：借：管理費用（銷售費用等）貸：庫存現(xiàn)金用多少補多少，用掉的計入成本費用，“補”是指用現(xiàn)金補足花掉的，是備用仍保持原有的定額數(shù)。2.非定額備用金制度下的賬務(wù)處理非定額管理財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門或個人的實際需要，一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證到財務(wù)部門報銷，報銷時財會部門根據(jù)所付款項和應(yīng)報銷的金額進行清算，若有余款全部收回，若不足，則補足差額。其核算過程如下：①按實際數(shù)額撥付備用金：借：其他應(yīng)收款——備用金（××）貸：庫存現(xiàn)金②使用后報銷時（實報實銷，多退少補）借：管理費用（銷售費用等）庫存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）或：借：管理費用（銷售費用等）貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）庫存現(xiàn)金（原借少了，應(yīng)補給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動。二、備用金管理的現(xiàn)狀及存在的問題現(xiàn)實生活中有許多企業(yè)由于各種原因，對企業(yè)備用金管理不善，給部門利益和企業(yè)利益造成了不良影響，這嚴(yán)重影響了部門在企業(yè)中的地位。且企業(yè)備用金一般都是有職工個人掛賬、報賬和清帳，直接與職工個人發(fā)生關(guān)系，很容易發(fā)生公款私用或公款私存的現(xiàn)象。（一）備用金的金額安排不合理要合理的使用備用金就要先確定其使用范圍及用于各個方面的限額，不然難以做到資金的合理運用，對企業(yè)只會起反作用。1.備用金的使用金額沒有合理的額度每項工作由于其內(nèi)容不同，需要的人力、財力和無力也是不同的，工作人員針對某項工作進行備用金的申請時應(yīng)充分考慮工作的需要，根據(jù)具體工作進行備用金的申請，而財務(wù)部門也應(yīng)對經(jīng)常性事務(wù)有所了解。現(xiàn)實中存在部門批準(zhǔn)每項備用金的使用時并沒有考慮到該項工作的具體使用限額，不管申請數(shù)目，盲目批準(zhǔn)，這樣同樣導(dǎo)致了備用金的使用率低下、資金浪費的情況。2.備用金的預(yù)算不準(zhǔn)確預(yù)算就是預(yù)計并根據(jù)下一年的相關(guān)工作及業(yè)務(wù)對費用進行估計，預(yù)算相當(dāng)于計劃，各部門應(yīng)根據(jù)自己以往的經(jīng)驗對下一階段的工作內(nèi)容進行評價，要求具有準(zhǔn)確性和科學(xué)性。這樣費用就能用在計劃之內(nèi)的項目上，沒有在預(yù)算之內(nèi)的項目就要認(rèn)真考慮其可行性。在現(xiàn)實生活中有兩種備用金預(yù)算不準(zhǔn)確的情況：一是備用金預(yù)算不足。造成這種情況的原因包括對項目的計劃不到位、遺漏部分工作的預(yù)算以及資金使用額度沒有控制好，致使月末或年末的備用金不足。另一種情況是備用金于算過大。造成這種情況的原因主要是在計劃工作時多要了預(yù)算，因為在企業(yè)各部門之間也存在競爭，且最大的競爭是資源的競爭，所以各部門也會因此而在預(yù)算外額外提高備用金預(yù)算。如果預(yù)算在月末或是年末沒有完成，部門就很可能將備用金用在一些無關(guān)緊要的消費上，這就導(dǎo)致了資金的時用的不合理、利用率低下的問題。（二）備用金的管理不合理備用金管理是企業(yè)財務(wù)管理工作的一項重要內(nèi)容，備用金管理不合理將會引起諸多企業(yè)資金問題。1.清理職工欠款不及時工作人員在備用金借款被批準(zhǔn)后應(yīng)在一定期限內(nèi)補齊錢款，如此才能保證備用金的收回。然而，在現(xiàn)實生活中常有員工屢借不還的現(xiàn)象，大量企業(yè)資金被個人長期占用，形成資金沉淀，影響了會計的核算、費用的歸集，且其嚴(yán)重違背了備用金的使用制度，導(dǎo)致了備用金不能正常收回，影響了流動資金的周轉(zhuǎn)及資金效益的提高。要保證備用金的正常使用，就必須保證資金在合理的期限內(nèi)如期收回，也才能保證資金循環(huán)順暢流通。2.職工欠款呆賬壞賬多欠款回收期限長和欠款不能回收是完全不同的兩個概念。前者是影響了資金的周轉(zhuǎn)，后者則是導(dǎo)致資金流失，這對一個以盈利為目的的企業(yè)來說是非常危險的。因為企業(yè)的所有經(jīng)營活動都是為了賺取利益，與其有關(guān)的所有工作及活動所涉及的費用也是為了獲得更多收益才發(fā)生的投資。費用收不回來相當(dāng)于企業(yè)后院起火。王超軍.淺談企業(yè)備用金管理[J].中國城市經(jīng)濟.2011年24期王超軍.淺談企業(yè)備用金管理[J].中國城市經(jīng)濟.2011年24期3.職工欠款管理上存在帳卡不符現(xiàn)象與企業(yè)經(jīng)濟活動相關(guān)的各種行為都要進行會計核算，且在會計核算時要保證賬實相符，帳卡一致。數(shù)據(jù)和其他相關(guān)信息保持高度一致時才能夠保證企業(yè)在處理相關(guān)問題時能找到有說服力的憑證。王超軍.淺談企業(yè)備用金管理[J].中國城市經(jīng)濟.2011年24期王超軍.淺談企業(yè)備用金管理[J].中國城市經(jīng)濟.2011年24期（三）備用金監(jiān)管不嚴(yán)企業(yè)備用金的監(jiān)管主要體現(xiàn)在上級部門對下級部門備用金使用的監(jiān)管和下級部門對本部門備用金使用的分析管理。上級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管力度不到位，借款手續(xù)不完善、執(zhí)行不夠嚴(yán)格，根本原因是上級部門對備用金的使用沒有做出相應(yīng)明確的規(guī)定和要求，如借款事由、金額及必須有哪些負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，否則使得下級部門對待備用金問題時也只是敷衍了事，許多相應(yīng)工作都成為了沒有多大意義的走過程、走程序，這會導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)丟失或是內(nèi)容不全。根據(jù)這樣不完整的數(shù)據(jù)，上級部門如何科學(xué)的判斷備用金的使用效率和使用情況，又如何對下一期的備用金使用做出合理的安排。下級部門在向上級管理部門提交相應(yīng)數(shù)據(jù)時往往只是對本會計期間發(fā)生的備用金的使用總額作簡要的說明，并沒有明白哪些數(shù)據(jù)有用，哪些數(shù)據(jù)不必要，哪些數(shù)據(jù)又是必須的，無法提供對上級決策有用的信息，沒有了解到該項工作的意義所在。（四）工作人員缺少相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)職業(yè)素質(zhì)是勞動者對社會職業(yè)了解與適應(yīng)能力的一種綜合體現(xiàn)，其主要表現(xiàn)在職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)個性及職業(yè)情況等方面。一方面，領(lǐng)導(dǎo)人沒有從全局、整體的利益出發(fā)，考慮備用金的科學(xué)管理，作為領(lǐng)導(dǎo)人，他的一言一行都會受到員工的關(guān)注，對員工的影響力很大，一個有高度職業(yè)素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)人不僅會自己做好示范，也會讓下屬在一個合理公平的環(huán)境中工作。如果領(lǐng)導(dǎo)人不負(fù)責(zé)、做事不考慮后果，不但起不到良好的示范作用，反而會影響了工作的氛圍。對備用金方面，沒有制定合理的使用和管理制度，在簽字批準(zhǔn)時也沒有考慮相關(guān)申請是否合理等問題都是領(lǐng)導(dǎo)人存在的問題。另一方面，職工對待工作的態(tài)度如何也嚴(yán)重影響著整個企業(yè)的工作氛圍,接受了企業(yè)的薪酬的同時為企業(yè)工作，就要對自己的工作負(fù)責(zé)，在對待備用金的問題上，員工拖欠歸還日期，企圖占用或是挪用備用金，為了自己的個人利益而損害企業(yè)的利益，忘記了自己應(yīng)該堅持的操守，給企業(yè)的工作環(huán)境造成不良影響。三、企業(yè)備用金的管理建議合理安排備用金的額度對于備用金的使用額度的合理安排來說，核心在于備用金的預(yù)算。第一，企業(yè)在向各部門不符備用金時要考慮各部門的工作性質(zhì)，再根據(jù)其工作性質(zhì)撥付相應(yīng)的備用金額度。因為各部門的工作性質(zhì)不同，有的部門在很多方面都會有很大的花費，而有的部門基本上用不了多少費用，花費很少。所以，企業(yè)要加強備用金的管理就要先考慮不同部門的備用金預(yù)算。第二，各部門在做備用金預(yù)算時，要以具體的工作或項目為依據(jù)，在申請備用金時要說明備用金的具體用途，以方便財務(wù)人員作出合理的判斷。例如：企業(yè)下月A部門要派一人到甲地出差，那么可以根據(jù)出差地的里程計算出交通費用和在途相應(yīng)費用，再根據(jù)出差地情況計算出如住宿費和其他相應(yīng)的開支，那么，這次出差費用的預(yù)算就為：預(yù)算差旅費=來回交通費用+在途費用+住宿費用+其他費用在計算出每項活動的預(yù)算的同時，也要考慮到各部門的活動計劃，例如：下個月A部門有2人要到乙地出差，同時B部門和C部門也各有1人要到乙地出差，那么，可以根據(jù)各部門間相互聯(lián)系的工作關(guān)系，調(diào)整出差人數(shù)，以節(jié)省開支。如此，根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)計算相應(yīng)的預(yù)算，可以更為方便的為財務(wù)人員判斷備用金預(yù)算合理與否提供依據(jù)。（二）加強備用金的清理報銷工作1.加強備用金使用的跟蹤管理財務(wù)人員將備用金借出后要及時的了解出差人員及相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)辦理情況或是工作進程，一旦借款事項工作結(jié)束就要借款人及時到財務(wù)部門報銷清帳，同時提醒借款人規(guī)定的還款期限，并要求其在還款期內(nèi)歸還欠款。在規(guī)定期限內(nèi)仍未歸還欠款的，有財務(wù)人員負(fù)責(zé)催促并提出警告，并逐月從其工資薪金中扣還，直到還清欠款。2.嚴(yán)格遵循“前帳不清，后賬不借”的原則對于不能及時辦理借款清帳手續(xù)的，一律不得再借出備用金，只有在上次的借款如數(shù)歸還后，下一次的備用金申請才能通過，對于拖欠時間較長、金額較大的借款，實行專項管理，限時清理。加強企業(yè)內(nèi)部控制和管理1.加強財務(wù)部門的監(jiān)管加強財務(wù)部門的監(jiān)管職能，設(shè)定科學(xué)合理的工作制度，讓每個職員明白自己的職責(zé)，將備用金的管理滲透到企業(yè)管理的各方面，嚴(yán)把可能導(dǎo)致備用金發(fā)生損失的關(guān)口，只要有員工有調(diào)離，辭職或是辭退等情況時，又要有財務(wù)部門審查與員工有關(guān)的備用金借款情況，清帳后經(jīng)財務(wù)部門簽字，人事部門才可以辦理相關(guān)手續(xù)。2.規(guī)范備用金審批制度各部門的備用金申請都要經(jīng)過相應(yīng)的負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，單據(jù)才具有效力。在申請時要注明具體的工作事項、原因及金額，方便負(fù)責(zé)人審核。對于金額較大的備用金申請，要提前申請，并經(jīng)過多層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。3.加強報賬會計的雙面管理一方面。會計核算部門要取得單位的支持與配合，使每個工作人員都形成所有經(jīng)營活動都要經(jīng)過會計統(tǒng)一核算的共識。田巧芬.會計集中核算制度下的備用金管理[B].衛(wèi)生經(jīng)濟研究.2005年08期那么在對待備用金方面也不會太容易出現(xiàn)各種有損企業(yè)利益的現(xiàn)象。另一方面，會計部門要對報賬會計定期進行相應(yīng)的會計專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，以提高其職業(yè)素質(zhì)。田巧芬.會計集中核算制度下的備用金管理[B].衛(wèi)生經(jīng)濟研究.2005年08期4.對備用金進行定期財務(wù)分析要完善備用金的管理，就還要在沒會計期末對備用金進行財務(wù)分析，總結(jié)在此期間內(nèi)的備用金使用情況，并對各方面的信息用會計專業(yè)知識與方法進行進一步的分析解剖，以發(fā)現(xiàn)備用金各個方面存在的問題，對所存在的問題給予及時的解決有很大幫助。對于異常的備用金支出要給與重點關(guān)注和深度分析，預(yù)防不合理費用的發(fā)生。如此，便可對備用金進行科學(xué)合理的管理，同時也能為上層領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供科學(xué)有用的數(shù)據(jù)，進而做出對企業(yè)有用高效的決策。結(jié)語有效和嚴(yán)密的貨幣資金內(nèi)部控制既要包括將收到的現(xiàn)金和支票每日如數(shù)交予開戶銀行，又必須對每筆付款經(jīng)嚴(yán)格的審批手續(xù)開具支票支付。但為了企業(yè)內(nèi)部各部門頻繁發(fā)生的日常性的小零星開支，能擺脫常規(guī)的繁瑣手續(xù)而予以簡化，根據(jù)重要性原則，對為數(shù)較少必須使用現(xiàn)金的各項零星開支用備用金制度加以控制。備用金的管理是一項細(xì)致而又繁瑣的工作，它涉及到企業(yè)每一項經(jīng)濟活動進行的順利與否，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用，即其在核定、使用范圍及管理等方面都嚴(yán)格的規(guī)定。備用金更是企業(yè)現(xiàn)金管理的重要部分，現(xiàn)金對一個企業(yè)來說就像是血液對人體一樣的存在和必要物，管理好各方面的備用金經(jīng)濟經(jīng)營活動，并及時防范有關(guān)