檔案數(shù)字化副本和電子檔案有的區(qū)別和聯(lián)系

檔案數(shù)字化副本

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果中的數(shù)字圖像就是檔案數(shù)字化副本。

一般，檔案數(shù)字化副本是指將紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成以數(shù)字形態(tài)存在的能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)據(jù)。1.檔案數(shù)字化副本的文件格式

紙質(zhì)檔案：TIFF、JPEG、PDF、PDF/A、OFD;

照片檔案：TIFF、JPEG、PDF、OFD;

錄音檔案：WAV、MP3；

錄像檔案：MPG、MP4、FLV、AVI；

實(shí)物檔案：

二維圖像TIFF、JPEG、PDF、OFD；

幾何數(shù)據(jù)3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE

紋理數(shù)據(jù)JPG、TIFF、PNG、DDS、TGA

環(huán)物攝影AVI、MXF2.檔案數(shù)字化副本獲取的方式

紙質(zhì)檔案、照片檔案一般通過平板（高速）掃描儀進(jìn)行數(shù)字化掃描；

錄音檔案、錄像檔案一般通過模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換；

實(shí)物檔案可以通過平板掃描儀或三維掃描儀進(jìn)行數(shù)字化掃描、攝影；電子檔案

電子文件是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。1.電子檔案的收集要求

應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：

①同一業(yè)務(wù)活動形成的電子文件應(yīng)齊全、完整；

②電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T9704—2012的有關(guān)要求；

③在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；

④聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容、人物和場景等；

⑤郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應(yīng)同時收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊等；

⑥以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應(yīng)同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。2.電子文件歸檔格式（1）電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。（2）電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。（3）以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

①電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；或

②電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件。（4）在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

①二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；

②三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。（5）以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

①以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔

②參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。（6）照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且