物業(yè)項目部會議室管理規(guī)定及會議室使用通知單

會議室管理規(guī)定為規(guī)范綜合樓會議室的管理，確保為移動各部門提供周到、細致、溫馨的會議服務，現(xiàn)針對綜合樓會議室的實際使用情況，特此制定以下管理規(guī)定：會議室管理由會務助理負責，實行預約登記制度，并填寫登記表。會議室按照“先預約先使用”的原則安排會議室。如會議室已經(jīng)排滿，又確定有緊急或重要會議召開時，樓層助理需向客戶提供各會議室的預約登記情況，并及時了解客戶之間的協(xié)商情況，并由會議助理進行跟蹤服務。召開重要會議，物業(yè)服務中心派出督察員進行全程跟蹤，協(xié)協(xié)調(diào)各種問題。若會議室需要布置橫幅、歡迎牌、名牌、鮮花、水果的擺放等，會務助理應協(xié)助相關工作人員做好相關工作。會議如需使用紙巾、碟子等物品，會議助理須聯(lián)系本部門部長提前半天時間到15樓領取并登記.使用完畢應清洗干凈及時如數(shù)歸還.會議使用的果盤，應定期消毒，確保衛(wèi)生。會議使用的水果應按照：浸泡—清洗—分類—裝盤的流程操作。裝盤時需將帶皮的水果與直接食用的水果分開裝盤。如未按規(guī)定執(zhí)行或工作中出現(xiàn)可避免性失誤情況者將按崗位考評細則做相應的處理。會務助理在會議開始前20分鐘整理好會議室，包括開啟照明，調(diào)節(jié)室內(nèi)空調(diào)溫度，清理臺面，擺齊桌椅，準備茶水等。大型或重要會議，樓層助理提前半小時完成準備工作，包括聯(lián)系技術(shù)人員調(diào)試音響，麥克風，投影設備，協(xié)助擺放會議資料，完成使用部門要求的布置項目。會務助理若發(fā)現(xiàn)會議設施設備有損壞情況必須立即向物業(yè)服務中心匯報，及時安排人員檢修并視情況向移動后勤工作人員匯報處理。會務助理負責在會議使用期間的服務工作，除有特殊要求外，每隔十五至二十分鐘加一次茶水。大型或重要會議需要提供迎賓服務，由物業(yè)服務中心根據(jù)移動公司的要求，視實際情況并安排人員在各路口，迎接引領來賓。會議中場休息，會務助理若需離開應告知上級部長,經(jīng)上級部長同意并增派其他工作人員進行監(jiān)管，做好相關交接工作后，方可離場。大型或重要會議，應提前一天對相關設施設備運行情況進行調(diào)試，并聯(lián)系相關部門做好突發(fā)情況的應急準備，避免會議中出現(xiàn)故障。會務助理應按使用部門要求進行人員安排，樓層助理應對會議進行跟蹤服務直至會議結(jié)束。會議內(nèi)容涉及公司機密的，如客戶要求工作人員離場，會務助理需及時離開并在會場外等候。會議中場休息時，會務助理應將會議室門上鎖，得到通知是方可打開。會務助理不得透露與會議有關的內(nèi)容，會后應及時將剩下的資料等銷毀。會議結(jié)束后，由會議負責人按使用部門要求將會議使用后的物品收集，歸還使用部門處。水果、飲料等物品應統(tǒng)一收集，歸還到會議使用部門或后勤服務中心生活室統(tǒng)一處理。未經(jīng)允許擅自拿取物品者將按崗位考核細則進行相關處理。會務助理負責協(xié)調(diào)相關部門清理會場，包括將桌椅擺放、臺面清理、窗簾回位、照明設備和空調(diào)的關閉，門窗上鎖等，如在下班時本樓層的會議尚未結(jié)束,會議助理須將相關的工作及時與值班事務助理交接，由值班事務助理負責處理整理會議室。如未按規(guī)定執(zhí)行或工作中出現(xiàn)可避免性失誤情況者將按崗位細則做相應處理附件：會議室使用通知單時間：202年月日NO:使用部門聯(lián)系人姓名會議名稱聯(lián)系人電話會議人數(shù)會議時間會議形式a、培訓b、會議c、排練d、招聘e、電視電話會議〇〇〇〇〇主席臺〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇主席臺〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇......................................................具體要求會議用具及相關工作（在相應欄目打“√”）音響